Diễn giải NHÀ MÁY Chuẩn bị xuất hàng Bảo vệ Kiểm tra an ninh hàng hóa Nghiêm trọng Ngưng hoạt động điều tra Không nghiêm trọngXử lý được Sắp xếp hàng và điều xe Kiểm tra xe Báo với cấp t
Trang 1QUY TRÌNH XUẤT HÀNG
1 Mục đích
Thủ tục này hướng dẫn việc thực hiện lên hàng, đảm bảo quá trình lên hàng được kiểm soát tốt, tránh bị sai hỏng, làm mất mát.
2 Phạm vi
Áp dụng cho toàn thể nhà máy Công Ty TNHH ………….
3.Quy trình
Không đạt
Đạt
Có Vấn Đề
Đạt
Không đạt
Đạt
Có Vấn Đề
3 Diễn giải
NHÀ MÁY
Chuẩn bị xuất hàng
Bảo vệ
Kiểm tra an ninh hàng
hóa
Nghiêm trọng (Ngưng hoạt động điều tra)
Không nghiêm trọng(Xử lý được) Sắp xếp hàng và điều
xe
Kiểm tra xe
Báo với cấp trên,thay đổi xe
Kiểm tra xe
Vận chuyển hàng lên
xe
Nghiêm trọng (Ngưng hoạt động để điều tra)
Không nghiêm trọng(Xử lý được)
Đóng seal
Xe bắt đầu rời nhà máy
Xe rời khỏi nhà máy Báo với cấp trên,thay
đổi xe
Trang 24.1.1 Kiểm tra an ninh hàng hóa,số lượng hàng hóa so với packing list.
thực tế trên chứng từ của bộ phận quản lý đơn hàng
nhãn không có vết rách,dán keo 2 lần.
+Không nghiêm trọng :
Nếu phát hiện thùng hàng bi rách ,thấm nước,rách keo… thì bộ phận tự giải quyết:cho dán keo lại hoặc đổi thùng hang khác.
+Nghiêm trọng:
Nếu phát hiện thùng hàng không đúng với tên dán trên thùng thì lập tức lập biên bản
và báo cấp trên để xử lý Nếu số lượng hàng hóa xuất đi không khớp với packing list phải lập biên bản,báo cáo cấp trên xử lý(Thực hiện theo quy trình xử lý khi phát hiện hàng dư thiếu) +Bất thường:
Thùng hàng nặng ,nhe,bao bì không đúng qui cách,nhận dạng khác hàng cùng loại thì xữ lý theo quy trình hàng hóa bị xâm nhập
4.1.2 Sắp xếp xe vận chuyển
quản lý đơn hàng hoặc xuất nhập khẩu tiến hành sắp xếp xe đến vận chuyển hàng hóa đi.Nếu có sự cố thì lập tức điều xe khác để thay thế ngay,tránh làm chậm trễ chuyến xuất hàng
4.2 Bảo vệ:
4.2.1 Kiểm tra xe tải/container vào nhà máy:
kiểm tra tình hình an ninh của xe để đảm bảo xe cón nguyên vẹn,không bị hư hay có sự xâm nhập,khả nghi nào
ảnh,tên dấu hiệu nhận dạng với người đang sử dụng
- Đăng ký vào sổ thời gian xe đến nhà máy.(giao hàng,nhận hàng,đưa đón khách)
Trường hợp nếu đem hàng từ nhà máy đi giao thi xe không được là xe mui bạt(không an toàn,dễ thất thoát hàng hóa->báo lên bộ phận văn phòng để có kế hoạch đổi xe khác)
trong,ngoài cửa,bên ngoài,khung xe.Nếu xe đảm bảo an toàn thì cho vào nhà máy
Trang 3+Nếu kiểm tra xe không đạt đảm bảo an toàn thì nhân viên bảo vệ báo cho bộ phận nhà máy
để đổi phương tiện khác
theo dõi và hướng dẫn xe đến đúng vị trí
4.3 Vận chuyển hàng lên xe:
- Sau khi xe đã đươc đưa vào khu vực lên hàng,quản lý hoàn thành có trách nhiệm kiểm tra lại xe 1 lần nửa(kiểm tra 9 điểm xe tải/container,chụp hình ghi nhận)
+Nếu không đảm bảo an toàn thì báo bên văn phòng để cử người kiểm tra và đổi xe khác +Nếu đảm bảo an toàn thì bộ phận kho tiến hành cho việc lên hàng.
- Vận chuyển hàng hóa lên xe phải tuân theo sự sắp xếp của quản lý,lên container nào,số container,số xe…giúp cho quá trình kiểm tra đối chiếu được chính xác.Tuyệt đối không tự ý đưa hàng lên xe khi chưa được phép của cấp quản lý.
+Không nghiêm trọng:
Lên hàng theo chỉ dẫn của quản lý.Trong quá trình lên hàng,nếu hàng hóa có sự cố rớt rách bao bì phải báo ngay cho quản lý để khắc phục ngay
+Nghiêm trọng:
Trong quá trình lên hàng,nếu hàng hóa có sự cố rớt rách bao bì,hàng rớt ra đối chứng không giống với chứng từ thì báo ngay cho cấp trên để ngưng hoạt động lên hàng và chờ tìm nguyên nhân
quan thì không được phép vào khu vực này,
quá trình lên hàng gồm:Trước khi lên,hàng lên 10%,hàng lên 50%,hàng lên 100% và đóng seal.Lưu lại chứng từ hàng hóa xuất
lên.Khi hết ca mà hàng hóa chưa lên xong,phải bàn giao chi tiết số lượng,chủng loại hàng hóa chưa lên xong,và số lương chủng loại hàng hóa lên xong, để cho bảo vệ sau tiếp tục theo dõi
khóa container lại, tiến hành gián giấy niêm phong để đảm bảo độ an toàn
kho thanh phẩm phải tiến hành kiểm tra ghi chép lại số lượng đã được lên,kiểm tra ngoại quan,chụp hình lưu để đối chiếu và cùng với bảo vệ tiến hành niêm phong tạm thời container
cao,độ dài hàng hóa trong container)
Trang 4- Niêm phong thùng xe tải/ container phải được đảm bảo đạt tiêu chuẩn PAS 17712
- Phải kiểm tra tình trạng seal trước và sau khi đóng, seal phải còn nguyên vẹn, thấy rõ
số seri của seal và dấu niêm phong hoặc số hóa đơn của hàng hóa được chính xác và đầy đủ Nếu seal có dấu hiệu bị trầy, bị dứt hay bị lỗi thì phải lập biên bản và thay đổi seal mới.
- Khi hàng hóa đã được chất đủ số lượng, nhận seal từ bộ phận quản lý đơn hàng Tiến hành lập biên bản đóng seal/khóa với bảo vệ.
- Sau khi đóng seal, quản lý kho giao chứng từ tài xế để xe rời khỏi nhà máy
4.5 Xe bắt đầu rời nhà máy.
- Bảo vệ kiểm tra lại phương tiện một lần nữa sau khi đã nhận được thông báo xe rời khỏi nhà máy của bảo vệ tại khu vực lên / xuống hàng
- Tài xế đưa chứng từ cho Bảo vệ kiểm tra, bảo vệ kiểm tra hàng hóa với chứng từ, đối chiếu lại thời gian phương tiện ra tới cổng nhà máy có đúng với thực tế hay không, có đúng với thời gian bảo vệ tại khu vực lên hàng báo không.
- Đăng ký thời gian phương tiện ra khỏi nhà máy vào sổ.
- Trả lại giấy tờ cho tài xế Thu lại thẻ khách.
4.6 Xe rời khỏi nhà máy và lưu hồ sơ
- Để container tới cảng an toàn, nhân viên nhà máy phải theo dõi tình hình container trên đường bằng cách liên lạc với tài xế để lập biên bản theo dõi.
- Bộ phận xuất nhập khẩu có trách nhiệm thông báo với nhân viên xuất nhập khẩu làm thủ tục tại cảng thời gian container rời khỏi nhà máy, lộ trình xe đi, thời gian tới cảng
và số điện thoại liên lạc của tài xế.
- Nhân viên Xuất Nhập Khẩu tại cảng có nhiệm vụ kiểm tra lại các chứng từ xem có bị sửa đổi tẩy xóa hay không Tình hình seal và niêm phong còn tốt không.
- Khi container đã tới cảng an toàn, nhân viên xuất nhập khẩu báo cáo về cho trưởng phòng Xuất nhập khẩu và người theo dõi để hoàn tất biên bản theo dõi container.
- Lưu hồ sơ có liên quan
Tây Ninh, ngày 01 tháng 02 năm 2017
TỔNG GIÁM ĐỐC
KWON KI HONG