Báo cáo môn HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2

Đặc điểm quản lý hệ thống tài khoản: Quản lý phân quyền truy cậpĐặc điểm theo dõi chi tiết các đối tượng: theo dõi theo các đối tượng riêng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, nhóm khách hàng nhà cung cấpĐặc điểm khai báo số dư ban đầu cho tài khoản và các đối tượng theo dõi chi tiết: khai báo cho từng số dư của từng tài khoản, các đối tượng theo dõi chi tiết theo khu vựcĐặc điểm nhập liệu: nhập liệu trên máy vi tínhĐặc điểm của hệ thống báo cáo: hệ thống báo cáo bao gồm báo cáo tài chính, quỹ, ngân hàng, bán hàng, mua hàng, kho, công cụ dụng cu, tiền lương, thuế, giá thành, tổng hợp, hợp đồng, thủ quỹ, thủ kho, ngân sách, báo cáo đối chiếu.

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ HUẾ

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

-BÁO CÁO NHÓM 7 MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2

Giảng viên hướng dẫn Thạc sĩ NGUYỄN QUỐC TÚ

Huế, ngày 18 tháng 11 năm 2018

Báo cáo tổ chức công tác kế toán tại công ty NHÓM 7

1 Đặc điểm của doanh nghiệp

1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ

Đặc điểm kinh doanh: Hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hóa trên hình thức bán buôn, bán qua các đại lý và bán lẻ Công ty là nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc cho một số nhà cung cấp lớn ở trên thị trường

Cơ cấu tổ chức của công ty:

1.2 Đặc điểm của hệ thống kế toán

*Hình thức tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: kế toán trưởng, kế toán mua hàng- bán hàng-công nợ, kế toán lương, thủ quỷ, thủ kho

*Kì kế toán: năm

*Tóm tắt các chính sách kế toán tại doanh nghiệp

Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán

Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam VNĐ

Tỷ giá hạch toán ngày 31/12/2017 là 22.246VND/USD

Chế độ kế toán áp dụng:

GIÁM ĐỐC

BỘ

PHẬN

MUA

HÀNG

BỘ PHẬN BÁN HÀNG

BỘ PHẬN MARKE TING

BAN KIỂM SOÁT

ĐIỀU PHỐI KHO VẬN

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH

- Công ty áp dụng Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

- Phương pháp xác định HTK cuối kỳ: theo phương pháp đích danh

- Nguyên tắc đánh giá HTK: Theo nguyên tắc giá gốc

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Lập dự phòng phải thu khó đòi: vào thời điểm khoá sổ Công ty tổ chức đánh giá lại HTK

và trích lập trên cơ sở chênh lệch lớn hơn của giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK

- Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: theo phương pháp đường thẳng đề trừ dần nguyên giá TSCĐ theo thời gian hữu dụng ước tình theo Thông tư số 147/2016/TT-BTC ngày 13 tháng 10 năm 2016 của BTC Thời gian hữu dụng ước tính của các nhóm TSCĐ: Nhà cửa, vật kiến trúc (10-35 năm), máy móc thiết bị (4-7 năm), phương tiện vận tải (10 năm)

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán hỗ trợ

Đặc điểm quản lý hệ thống tài khoản: Quản lý phân quyền truy cập

Đặc điểm theo dõi chi tiết các đối tượng: theo dõi theo các đối tượng riêng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, nhóm khách hàng nhà cung cấp

Đặc điểm khai báo số dư ban đầu cho tài khoản và các đối tượng theo dõi chi tiết: khai báo cho từng số dư của từng tài khoản, các đối tượng theo dõi chi tiết theo khu vực

Đặc điểm nhập liệu: nhập liệu trên máy vi tính

Đặc điểm của hệ thống báo cáo: hệ thống báo cáo bao gồm báo cáo tài chính, quỹ, ngân hàng, bán hàng, mua hàng, kho, công cụ dụng cu, tiền lương, thuế, giá thành, tổng hợp, hợp đồng, thủ quỹ, thủ kho, ngân sách, báo cáo đối chiếu

Đặc điểm kiểm soát của phần mềm

Kiểm soát chung (Sao lưu dự phòng, phân quyền sử dụng, tài liệu hướng dẫn)

Kiểm soát ứng dụng (kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất)

1.4 Các đối tượng theo dõi chi tiết

Bảng 1

Đối tượng chi

tiết Các nội dung mô tả Các nội dungquản lý Mã hóa

Chu trình doanh

Khách hang Tên HH, Mã HH, ĐVT khu vực, phân

vùng, kênh phân phối, dư

nợ KH (hạn mức tín dụng)

KH_KPP_KV_STT Quy ước:

KPP:

ST siêu thị: STMA, STCO, STSA

ĐL đại lý: ĐLML,ĐL CA (Mai Lan, Châu Á)

KV: MB, MT, MN, HC STT:0001, 0002…

VD: KH_CM_HC_0001 Khách hàng 0001 là siêu thị Chase Mahattan , tại khu vực Hồ Chí Minh

Nhân viên TeenNV,mã,đchỉ,phone Phòng ban NV_PB_STT

Quy ước:

PGD: ban giám đốc PKT: phòng kế toán PMH: phòng mua hàng PBH: phòng bán hàng PKV: bộ phận kho vận STT: 001, 002, 003…

Ví dụ:

NV_PGD_001: nhân viên 001 thuộc ban giám đốc

Hàng hóa Tên HH, Mã HH, ĐVT Chủng loại,

nhãn Hiệu, sl tồn, giá bán, kho hàng

HH_CL_NH_STT Quy ước:

Chủng loại (mặt hàng) MI: máy in

DB: máy tính để bàn XT: máy tính xách tay Nhãn hiệu

XE: xerorx HP:

BM: IBM

CO: compaq TO: toshiba NE: net STT: 0001, 0002, 0003…

Ví dụ:

HH_MI_XE_0001: máy in xeror

mã số 0001

vực, nhân viên

KHO_LK_KV Quy ước:

Loại kho: CT: công ty, DL: đại lý Khu vực: KV

HCM: Khu vực Hồ Chí Minh ĐN: Đà Nẵng

CT: Cần Thơ HN: Hà Nội VD: KHO_CT_HN: Kho công ty khu vực Hà Nội

Chu trình chi

phí

Nhà cung cấp tên, mã, mst,đc loại ncc, kênh

phân phối, khu vực, phân vùng, khoản giảm trừ, nhân viên bán hàng

CC_Loại_STT (khu vực phải trước phân vùng)

Quy ước:

Loại: TN: trong nước, NN: nước ngoài

STT:001, 002…

VD: CC_NN_001 Nhà cung cấp 001 là tập đoàn nước ngoài IBM

1.5 Tài khoản sử dụng:

Bảng 2

Tài khoản

tổng hợp

Các nội dung quản

lý của tài khoản

Nội dung theo dõi theo đối tượng chi tiết trên TK

Nội dung theo dõi trên TK

Kết cấu tài khoản

Chu trình

doanh thu

Doanh thu mặt hàng, nhóm

hàng (nhãn hiệu), dòng sản phẩm khách hàng, khu vực, kênh phân phối,

nvbh, loại hoạt động kinh doanh (bán hàng hay cho thuê kho bãi…)

Theo dõi chi tiết theo nhiều đối tượng:

- hàng hóatheo dõi luôn chủng loại (máy in hay mtxt) gián tiếp thông qua

bộ mã hh

- khách hàngtheo dõi luôn kênh phân phối, khu vực gián tiếp qua bộ mã khách hàng

- nhân viên

loại hoạt động:

theo dõi trên tài khoản, tương ứng với 1 cấp trên tk

5111: doanh thu hàng hóa (chi tiết cho hàng hóa, khách hàng, nhân viên) 5113: doanh thu hoạt động dịch vụ thuê kho (chi tiết…)

Mặt hàng, nhãn hiệu, dòng sản phẩm

Khách hàng, khu vực, kênh phân phối,

NVBH Loại hoạt động kinh doanh

Hàng hóa: gián tiếp cho chủng loại

(khách hàng, khu vực, kênh phân phối,

nvbh,

 tổ chức trên màn hình nhập liệu)

loại hoạt động 5111: doanh thu

hàng hóa (chi tiết cho hàng hóa) 5113: doanh thu hoạt động dịch vụ (chi tiết hàng hóa)

Nợ phải thu Từng khách hàng,

từng khu vực, chứng từ

Theo Khách hàng Khu vực: gián tiếp qua khách hàng

 còn lại chứng từ

Số dư của từng khách hàng

131 chi tiết theo khách hàng

C khấu ttoan Từng khách hàng,

chứng từ

Chi tiết cho Khách hàng

Loại chi phí 635: chi phí tài chính

 6351: chi phí (chiết khấu thanh toán)

Tiền mặt Theo ngoại tệ Theo từng loại

ngoại tệ Loại ngoại tệ 1111 tiền mặt1112 tiền mặt (chi

tiết cho từng loại ngoại tệ)

Tiền gửi Theo tài khoản

ngân hàng, ngoại

tệ,

Chi tiết trên tài khoản ngân hàng

Có thể gián tiếp theo dõi luôn ngoại

tệ (do tk ngân hàng

có phân biệt loại ngoại tệ nào)

Loại tài khoản ngân hàng

1121: vnđ (chi tiết theo ngân hàng) 1122: ngoại tệ (chi tiết theo tk ngân hàng)

GVHB gvhb từng mặt

hàng, hoạt động bán buôn hay bán lẻ

Chi tiết theo mặt hàng Loại hàng hóa 6321: giá vốn hàng bán

6322: giá vốn dịch vụ

Hàng hóa Chủng loại, nhãn

Hiệu, sl tồn, giá bán, kho

Chi tiết cho từng mặt hàng Loại hàng hóa 1561: giá mua hàng hóa

1562: chi phí thu mua hàng hóa 157: hàng gửi đi bán Chiết khấu

thương mại

khách hàng, chứng từ

Chi tiết cho từng khách hàng Số chi tiết từng khách hàng 521: chiết khấu thương mại Khoản giảm

doanh thu

chứng từ

Chi tiết cho từng khách hàng Đối tượng khách hàng 531: hàng bán bị trả lại

532: giảm giá hàng bán (do kém phẩm chất)

gia tăng đầu ra Chu trình chi

phí

Nợ phải trả Nhà cung cấp,

chứng từ

Chi tiết cho từng nhà cung cấp

Số dư từng nhà cung cấp

331: phải trả người bán

Chiết khấu

thanh toán

Nhà cung cấp, chứng từ (ngày hóa đơn)

Nhà cung cấp Chi tiết theo nhà

cung cấp 515: doanh thu tài chính (chiết khấu

thanh toán được hưởng do mua hàng hóa, dịch vụ)

Tạm ứng

(mua hàng

bằng tạm ứng)

Nhân viên, chứng từ

Chi tiết theo nhân

1.6 Tổ chức chứng từ kế toán

Bảng 3

Số hiệu

nghiệp

vụ

CP1 Phiếu nhập kho NK00001 Kiểm tra số lượng, chất lượng

CP2 Phiếu chi PC00001 Kiểm tra nghiệp vụ chi tiền có thực

CP3 Phiếu nhập kho NK00002 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập kho CP4 Chứng từ chuyển kho CK00001 Kiểm tra số lượng hàng thực chuyển giữa các

kho CP6 Chứng từ mua dịch vụ

Phiếu nhập kho

Chứng từ nghiệp vụ khác

Phiếu thu

MDV00001 NK00003 NVK00002 PT00001

Kiểm tra số tiền thực chi

Kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa Kiểm tra số tiền công tác phí thực chi Kiểm tra số tiền tạm ứng hoàn lại

CP7 Phiếu nhập kho NK00004 Kiểm tra số lượng, chất lượng

CP8 Ủy nhiệm chi UNC00001 Kiểm tra số tiền thực chi

CP9 Chứng từ mua dịch vụ MDV00003 Kiểm tra so sánh số tiền trên hóa đơn và

chứng từ CP10 Phiếu chi PC00003 Kiểm tra số tiền thực chi mua dịch vụ điện

thoại

DT1 Chứng từ thu tiền từ khách

hàng

NTTK00001 Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng

DT2 Ủy nhiệm chi UNC00002 Kiểm tra số tiền rút tại ngân hàng và thực

nhận tại quỹ DT3 Hóa đơn GTGT BH00001 Kiểm tra tính xác thực của nghiệp vụ bán hàng DT4 Chứng từ chuyển kho

Chứng từ mua dịch vụ

CK00002 MDV00004

Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng được chuyển

Kiểm tra so sánh số tiền trên hóa đơn và chứng từ

DT5 Chứng từ trả lại hàng bán BTL00001 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng bán bị trả

lại DT6 Chứng từ thu tiền từ khách

hàng

NTTK00002 Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng

DT7 Chứng từ bán hàng

Chứng từ nghiệp vụ khác

BH00002 NVK00003

Kiểm tra tính xác thực của nghiệp vụ bán hàng

Chứng từ thu tiền khách

hàng

NTTK00003 Kiểm tra tiền chi hoa hồng cho đại lý

Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng DT8 Chứng từ bán hàng

Chứng từ nghiệp vụ khác

Chứng từ thu tiền khách

hàng

BH00003 NVK00004 NTTK00004

Kiểm tra tính xác thực của nghiệp vụ bán hàng

Kiểm tra tiền chi hoa hồng cho đại lý Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng DT9 Ủy nhiệm chi UNC00003 Kiểm tra số tiền rút tại ngân hàng và thực

nhận tại quỹ DT10 Chứng từ nghiệp vụ khác NVK00005 Kiểm tra thưởng doanh số cho đại lý

1.7. Tổ chức bộ máy kế toán

Bảng 4

Nhân viên 1

trưởng)

Nhân viên 2 (Kế toán bán hàng – mua hàng, công nợ)

Nhân viên 3

lương)

Nhân viên 4 (Thủ kho) Nhân viên 5(Thủ quỹ)

A Quản trị

hệ thống

Khai báo tài

Khai báo các

B Nhập

chứng từ

Chu trình

doanh thu

Xuất kho

Xuất kho gửi

đại lý

Ghi sổ

Ghi nhận np

thu

X, S, T

Đc giam np

Thuế đầu ra X, S, T

Chiết khấu

thanh toán

Phiếu thu

Chu trình CP

Nhập hàng –

hóa đơn mua

hang

Thuế đầu vào X, S, T

Điều chỉnh

Điều chỉnh nợ

phải trả

X, S

Điều chỉnh

Chiết khấu

Bút toán

Tổng hợp

Mô tả nhiệm vụ chi tiết của từng nhân viên

Bảng 5

1.Phan Nguyễn Khánh Hân Tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị do mình

phụ trách Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành “Theo Luật kế toán hiện hành, kế toán trưởng trong các doanh nghiệp do Nhà nước bổ nhiệm giữ chức năng giám sát viên kế toán – tài chính của Nhà nước đặt tại doanh nghiệp" Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng các cấp trên

Phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn cho các kế toán viên

- Ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định

- Yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công

việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó

- Được tham gia vào công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt vị trí cho các kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ trong doanh nghiệp theo quy định của doanh nghiệp

Thực hiện các bút toán tổng hợp

2.Nguyễn Thị Như Ngọc Bán hàng: Căn cứ hóa đơn bán hàng và các chứng từ

có liên quan tiến hành ghi nhận doanh thu, giá vốn,

nợ phải thu khách hàng Theo dõi sổ công nợ

Mua hàng: Theo dõi ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp Theo dõi nợ phải trả, khoản nào đến hạn trả khoản nào chưa, tránh doanh nghiệp không được hưởng chiết khấu, bị phạt lãi nộp châm 3.Trần Thị Bích Ngọc Kiểm tra chứng từ ( bộ phận sử dụng lao động chuyển

sang, chứng từ liên quant hay đổi lao động do bộ phận nhân sự chuyển sang) Kiểm tra xét duyệt của trưởng bộ phận chuyển chứng từ sang Căn cứ vào bộ chứng từ tập hợp được tiến hành tính lương và các khoản khấu trừ có liên quan Lập bảng thanh toán lương

Khi tiến hành trả lương thì lập ủy nhiệm chi có xét duyệt của kế toán trưởng và quản lý cấp trên rồi chuyển cho ngân hàng tiến hành chi trả lương cho nhân viên

4.Cao Thị Thu Vân Theo dõi hàng tồn kho Ghi nhận các nghiệp vụ nhập

xuất hàng xảy ra trong doanh nghiệp Thường xuyên kiểm kê, theo dõi hàng hóa xem có xảy ra hư hỏng giảm chất lượng hay không, mặt hàng nào bị mất mát, tìm hiểu nguyên nhân Kịp thời báo cho doanh nghiệp những mặt hàng nào sắp hết cần mua bổ sung

5.Nguyễn Trần Bảo Trân Kiểm tra các hoạt động thu chi tại quỹ của công ty

Theo dõi, tập hợp các phiếu thu chi của các nghiệp vụ xảy ra trong từng kì

Căn cứ vài các chứng từ thu chi tiến hành thu chi tiền

1.8 Tổ chức hệ thống báo cáo

Bảng 6

Báo cáo Nội dung Cách

thức lập Thời gianlập Hình thức Người lập BP sửdụng

1 Chu trình doanh thu

a Báo cáo hoạt động

Báo cáo nợ Theo dõi Chi tiết Mỗi tháng Bằng văn Kế toán Bộ phận

phải thu chi tiết nợ

phải thu khách hàng, khách hàng thanh toán không đúng hạn hay số dư

nợ phải thu vượt quá hạn mức tín dụng

theo từng khách hàng của từng khu vực nhất định

một lần bản bán hàng Kế toán –

tài chính

và các phòng ban liên quan trong doanh nghiệp

Báo cáo

doanh thu

bán hàng và

các khoản

giảm giá

chiết khấu

thương mại,

hàng bán bị

trả lại

Theo dõi theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng, từng khách hàng, từng khu vực bán hàng/

kênh phân phối và theo dõi doanh số bán hàng cho từng nhân viên

để tính thưởng

Chi tiết theo theo từng khách hàng, mặt hàng, khu vực, kênh phân phối, doanh số của từng nhân viên bán hàng

Mỗi tháng một lần

Bằng văn bản

Kế toán bán hàng

Bộ phận kế toán _ tài chính

b Báo cáo tình trạng

Báo cáo

hàng tồn

kho

Quản lý về

số lượng, chất lượng, chủng loại của từng mặt hàng theo từng kho của từng khu vực, từng loại kho ( kho công

ty, kho đại

lý của từng

kh vực, )

Chi tiết theo từng kho hàng

Một tuần một lần Bằng vănbản Thủ kho Bộ phận kếtoán _ tài

chính và các phòng ban liên quan

2 Chu trình chi phí

Báo cáo nợ

phải trả

Theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp

Chi tiết theo từng nhà cung cấp

Mỗi tháng một lần

Bằng văn bản

Kế toán mua hàng

Kế toán _ tài chính

2 Tổ chức kiểm tra, kiểm soát

Bảng 7

Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ Rủi ro kiểm soát được

Xét duyệt Nhân viên tự ý mua hàng không đúng nhu cầu

của công ty, mua thừa, mua thiếu hàng hóa, mua sai số lượng, chất lượng, quy chuẩn hàng hóa

Bán hàng cho khách hàng vượt quá hạn mức tín dụng, không đủ điều kiện bán chịu Bán hàng sai đối tượng khách hàng

Chi tiền sai mục đích, chi tiền vào mục đích cá nhân Chi cao hơn số tiền của nghiệp vụ cần chi Chi tiền cho những nghiệp vụ không có thật

Các khoản nợ phải thu khó đòi không được kiểm soát chặt chẽ, nhân viên lợi dụng xóa sổ các khoản nợ khó đòi cho người quen, cho khách hàng đã trả nợ để biển thủ

Phân chia trách nhiệm Thủ kho vừa giữ hàng vừa kiêm ghi chép sổ sách

ngụy tạo chứng cứ xuất hàng để biển thủ hàng, nhận hàng nhưng không nhập kho, xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho

Kế toán công nợ kiêm thủ quỹ kiêm thu nợ thì có thể biển thủ tiền thu từ khách hàng rồi tìm cách xóa sổ nợ

Phòng kinh doanh kiêm bán hàng kiêm xét duyệt bán chịu xét duyệt cho những đơn hàng không đáp ứng đủ nhu cầu bán chịu của công ty, nhân viên bán chịu cho những khách hàng quen, người thân mà không có người kiểm tra

Kế toán tiền lương kiêm trả lương có thể ngụy tạo nhân viên ảo để hưởng phần chênh lệch

Bộ phận nhân sự kiêm bộ phận sử dụng lao động

có thể dẫn đến tuyển dụng sai đối tượng, sai vị trí, nhân viên không đủ trình độ, ngụy tạo nhân