Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.. Đề tà
Trang 1MỞ ĐẦU
Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản
là tham mưu tổng hợp và hành chính quản trị cho cơ quan, tổ chức Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả
Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập
và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát
từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của
văn phòng, đặc biệt là việc “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả tại Văn phòng cơ quan Huyện ủy Gio Linh” nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đảng, góp
phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí, và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước theo hướng hiện đại
Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu thực tế tại Văn phòng Huyện ủy Gio Linh, tham khảo tài liệu, thu thập và phân tích các số liệu nội dung liên quan nhằm làm sáng tỏ thực trạng và đề xuất các kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
Đề tài là kết quả của các kiến thức lí luận tiếp thu trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế, nghiên cứu tài liệu liên quan ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Đảng Đề tài góp phần đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong hoạt động cơ quan Đảng nói chung tại Văn phòng Huyện ủy Gio Linh, tổng kết những thành tựu, hạn chế, kiến nghị, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động trong thời gian tới
Với yêu cầu của đợt nghiên cứu thực tế đồng thời theo đề cương hướng dẫn
tôi tìm hiểu và lựa chọn đề tài đợt nghiên cứu thực tế: “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả tại Văn phòng cơ quan Huyện ủy Gio Linh” nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao
hiệu quả công việc, thực hiện cải cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu tin học hóa hoạt động của cơ quan Đảng Do thời gian nghiên cứu có hạn, đồng thời theo yêu cầu của đề cương hướng dẫn, nội dung chính sẽ đề cập đến các vấn
đề sau đây:
PHẦN 1 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THỰC TẾ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY GIO LINH:
I Vị trí, vai trò của vấn đề nghiên cứu
Trang 2II Quan điểm của Đảng, Nhà nước về vấn đề nghiên cứu
III Khái quát tình hình điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội nơi nghiên cứu thực tế
PHẦN 2 NỘI DUNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU:
I Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng Huyện ủy Gio Linh
II Phương hướng, giải pháp
Trang 3NỘI DUNG PHẦN I TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THỰC TẾ TẠI VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY GIO LINH
I Vị trí, vai trò của vấn đề nghiên cứu
Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong tham mưa, giúp việc cho Ban Chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ Huyện uỷ thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng “mạnh” Công tác văn phòng phải mạnh, đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
Công việc quản lí nói chung và quản lí hành chính trong cơ quan Đảng nói riêng ngày càng phức tạp Để quản lí có hiệu quả các công việc, giải quyết tốt các nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới đòi hỏi cần có công cụ hỗ trợ hiệu quả Không thể không thừa nhận những thành tựu của tin học và công nghệ thông tin đã hỗ trợ con người trong xử lí, giải quyết các công việc Tin học, công nghệ thông tin đã trở thành công cụ đắc lực cho con người Trong công tác văn phòng, tin học, công nghệ thông tin đã cải thiện rõ rệt hiệu quả công việc, thể hiện trong việc nhanh chóng truyền nhận thông tin một cách đầy đủ, chính xác, xử lí và giải quyết một cách có khoa học, thống nhất
II Quan điểm của Đảng, Nhà nước về vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, Đảng, Nhà nước đã có sự quan tâm lớn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính Nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí Nhà nước đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc hiện đại hóa, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của đất nước đang phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về cải cách nền hành chính theo hướng tinh gọn, hiện đại
Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan Đảng nói chung vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế Cần có sự nghiên cứu đầu tư đồng bộ về cơ sở vật chất,
kỹ thuật, công nghệ, cùng với đào tạo, bồi dưỡng lực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao hiệu quả
Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong quản
lí hành chính, cùng với qua nghiên cứu thực tế tại Văn phòng Huyện ủy Gio Linh, tôi chọn đề tài về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả
Trang 4III Khái quát tình hình điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội nơi nghiên cứu
Gio Linh là một huyện của tỉnh Quảng Trị, có diện tích đất tự nhiên là 473 km², dân số 72.100 người, có 2 thị trấn là thị trấn Gio Linh, thị trấn Cửa Việt và 19
xã gồm Trung Giang, Trung Hải, Trung sơn, Vĩnh Trường, Linh Thượng, Gio An, Gio Bình, Gio Sơn, Gio Hoà, Hải Thái, Linh Hải, Gio Phong, Gio Châu, Gio Mỹ, Gio Thành, Gio Hải, Gio Việt, Gio Mai, Gio Quang Gio Linh nằm ở toạ độ 16050’ đến 170 vĩ bắc, 106015 đến 106042’ kinh đông, phía bắc giáp huyện Vĩnh Linh, phía nam giáp thành phố Đông Hà, huyện Triệu Phong và huyện Cam Lộ, phía tây giáp huyện Hướng Hóa và huyện Đa Krông phía, đông giáp biển Đông, bờ biển dài 15km từ Cửa Tùng đến Cửa Việt Thời tiết chịu ảnh hưởng của gió tây khô nóng và gió mùa ẩm ướt, nên có 2 mùa rõ rệt
Về giao thông, có quốc lộ 1A và đường sắt Bắc Nam chạy theo chiều dài của huyện, các đường xuyên Á, 73, 74, 75, 76 nối từ vùng đông lên đường mòn Hồ Chí Minh toả về các vùng tạo ra hệ thống giao thông đường bộ thuận tiện
Về lâm thổ sản, ở Gio Linh khá phong phú, trên rừng ngoài mây, song dùng
để đan lát còn có cây lấy gỗ tốt như kiền kiền, gõ, lim, sến…Sản vật có hồ tiêu, dứa, chuối, và các loại cây ăn quả
Về hải sản, ngư trường Gio Linh có nhiều loại cá ngon và những đặc sản quý như tôm hùm, tôm bạc, tôm sú, đồi mồi, mực nang…
Mặc dù điều kiện khí hậu có khó khăn cho nghề nông, nhưng nghề nông vẫn
là nghề chủ yếu, lâu đời
Đất Gio Linh nhiều danh lam thắng cảnh, người Gio Linh cần cù, thông minh và giàu lòng yêu quê hương đất nước Theo sách “Đại Nam nhất thống chí”
và “Quốc Triều đăng khoa lục” của Cao Xuân Dục thì nhiều người Gio Linh đã làm rạng danh cho quê hương qua các kỳ thi cử dưới thời phong kiến
Gio Linh là nơi có nhiều người giỏi vè hò đối đáp, là địa bàn thường xuyên diễn ra những đêm hò giã gạo dưới ánh trăng rạo rực ân tình Nội dung của hò là trao đổi tình yêu trai gái, đậm đà tình cảm quê hương, tinh thần dân tộc và khát vọng cuộc đời Những câu hò, giọng hát đã góp phần làm phong phú thêm bản sắc văn hoá của địa phương, thể hiện vẻ đẹp của con người trong đấu tranh giai cấp, đấu tranh dân tộc, trong lao động sáng tạo của quê hương Gio Linh anh hùng
Trang 5PHẦN 2 NỘI DUNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
I THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY GIO LINH
1 Quá trình thực hiện:
Thực hiện Quyết định số 47-QĐ/TW ngày 06/08/2002 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Ban hành Đề án tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2001 – 2005; Đề án 06 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2006 - 2010; Quyết định số 233 - QĐ/TU ngày 08/01/2007 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc phê duyệt dự án tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng tỉnh Quảng trị giai đoạn 2006 - 2010 Thường trực Huyện ủy đã tập trung chỉ đạo các Ban Đảng, Văn phòng Huyện ủy và các Đảng ủy xã, thị trấn bám sát các chương trình, kế hoạch của Văn phòng, Ban chỉ đạo CNTT Tỉnh ủy để triển khai thực hiện và ứng dụng CNTT một cách có hiệu quả
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ Đảng, đặc biệt là trong công tác điều hành tác nghiệp, Thường trực Huyện uỷ đã ban hành Quy định số 03 - QĐ/HU về việc quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống mạng diện rộng của Đảng; Quy định số 08 - QĐ/HU về việc quản
lý, bảo quản máy vi tính và ứng dụng CNTT đối với các Đảng uỷ xã, thị trấn; Xây dựng quy chế hoạt động mạng tại cơ quan huyện uỷ và các Đảng uỷ xã, thị trấn Bên cạnh đó Thường trực Huyện uỷ đã có chính sách thực hiện phụ cấp 0,3 đối với cán bộ làm công tác quản trị mạng nhằm động viên tinh thần cán bộ làm công tác CNTT
Thường trực Huyện uỷ đã chỉ đạo các Ban Đảng, Văn phòng Huyện uỷ và các Đảng uỷ xã, thị trấn thực hiện tốt các quy định của Trung ương, Tỉnh uỷ về gửi nhận văn bản trên mạng nhằm đảm bảo chính xác, khoa học và tiết kiệm
Thực hiện Công văn số 645 - CV/VPTU của Văn phòng Tỉnh uỷ về việc sử dụng dịch vụ Mega Wan (ADSL) cho các Đảng uỷ xã, phường, thị trấn Văn phòng Huyện uỷ đã có Công văn số 37 - CV/VPHU về việc triển khai đường truyền MegaWan ở các Đảng uỷ xã, thị trấn Nhờ vậy, mà quá trình triển khai thực hiện kết nối mạng diện rộng của Đảng đến các Đảng uỷ xã, thị trấn đã tránh được những vướng mắc
2 Những kết quả đạt được
Tính đến tháng 12 năm 2010 cơ quan Huyện uỷ đã được trang bị 03 máy chủ, 29 máy trạm và hệ thống mạng LAN, hệ thống chống sét cho mạng LAN, 01 Router, 02 Switch, 04 Modem và 06 máy in
Trang 6Đối với các Đảng uỷ xã, thị trấn mỗi đơn vị đã được trang bị một bộ máy tính, 01 máy in và 01 Modem USRobotics, 01 tích điện Santak, 15 Modem xDSL Tính đến nay có 17/21 Đảng uỷ xã, thị trấn đã đăng ký sử dụng dịch vụ Mega Wan
và đã đưa vào ứng dụng phần mềm Lutus notes để gửi nhận công văn, thư điện tử
đã mang lại hiệu quả cao trong xử lí công việc, đảm bảo tiết kiệm, nhanh chóng, chính xác và khoa học
Cùng với đầu tư cơ sở hạ tầng, việc đẩy mạnh khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin được quan tâm, chú trọng Các Ban Đảng, Văn phòng Huyện ủy cũng như các xã, thị trấn đã tích cực, chủ động trong việc ứng dụng tin học vào công tác Đảng, quá trình khai thác cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp như: gửi, nhận văn bản; thư điện tử; xử lý công văn đi, đến; chương trình công tác; thông tin phục vụ lãnh đạo; văn kiện Đảng, khai thác các phần mềm chuyên ngành phục vụ công tác; khai thác thông tin trên Website Tỉnh ủy được tiến hành thường xuyên và đạt kết quả tốt cả về dung lượng và thời gian khai thác Việc chuyển tải thông tin trên mạng được tiến hành hiệu quả và đồng bộ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã làm thay đổi cách thức và lề lối làm việc, góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả công việc
Qua quá trình ứng dụng CNTT vào công việc chuyên môn nghiệp vụ, đến nay cơ quan Huyện uỷ Gio Linh đã cập nhật được 2459 hồ sơ đảng viên phiếu 4 trang, nhập mục lục hồ sơ văn kiện Đảng, xây dựng văn kiện Đảng bộ huyện giai đoạn 1961 đến 2006, nhập hồ sơ UBKT, ứng dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lí tài sản Đảng
Ứng dụng phần mềm kiểm phiếu và quản lý đại biểu tại Đại hội Đảng bộ huyện và Đại hội các Đảng bộ xã, thị trấn Qua đó thấy được việc ứng dụng CNTT mang lại hiệu quả thiết thực, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và thay đổi được việc kiểm phiếu truyền thống bằng tay
lượng
I Hạ tầng Công nghệ
Trang 79 Số máy tính hư hỏng không sử dụng được 0
II Hệ thống Thông tin
10 Số bản ghi có gắn tệp toàn văn ở CSDL Công văn đi cấp huyện 391
11 Số bản ghi không gắn tệp toàn văn ở CSDL Công văn đi cấp huyện
12 Số bản ghi có gắn tệp toàn văn ở CSDL Công văn đến ở cấp huyện 719
13 Số bản ghi không gắn tệp toàn văn ở CSDL Công văn đến ở cấp huyện
15 Số bản ghi có gắn tệp toàn văn ở CSDL Văn kiện Đảng ở cấp huyện 2554
16 Số bản ghi ở CSDL Mục lục Hồ sơ lưu trữ ở cấp huyện 147
17 Số bản ghi ở CSDL Thông tin phục vụ lãnh đạo ở cấp huyện 292
19 Số bộ hồ sơ có gắn tệp toàn văn được nhập vào CSDL Kiểm tra Đảng ở cấp
huyện
21 Số lần cấp ủy yêu cầu khai thác CSDL Hồ sơ đảng viên ở cấp tỉnh 0
22 Số hộp thư điện tử (địa chỉ E-mail) trong Lotus Notes 468
23 Số lần gửi thư điện tử trong Lotus Notes (máy chủ huyện) 1946
III Đào tạo CNTT
26 Số lượt chuyên viên, nhân viên được tập huấn về CNTT 03
IV Quy định CNTT
29 Số hướng dẫn, quy chế, quy định về ứng dụng CNTT được ban hành 03
3 Những hạn chế
Việc trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho ứng dụng công nghệ trong công tác văn phòng, trong hoạt động của cơ quan Nhà nước còn khó khăn, việc trang bị cũng chưa đồng bộ về số lượng cũng như chất lượng Sự tương tác giữa các máy tính nối mạng không cao, gặp nhiều trục trặc khi sử dụng phần mềm tác nghiệp Lotus note, Website điều hành để gửi báo cáo, trao đổi thông tin
Trang 8Việc đào tạo, tập huấn về tin học được Trung tâm CNTT Văn phòng Tỉnh uỷ
tổ chức nhưng do một số cán bộ, chuyên viên vẫn chưa có máy tính để làm việc nên một thời gian sau khi được tập huấn lại quên không sử dụng được
Một số phần mềm dùng chung được cài đặt nhưng chưa tối ưu nên còn một số trục trặc nhỏ dẫn đến mất thời gian và hiệu quả sử dụng chưa cao
Đường truyền Mega Wan hoạt động chưa thật sự ổn định, nhiều lúc bị rớt mạng nhiều tháng liền hoặc nhiều lần trong ngày nên việc truy cập để khai thác thông tin gặp khó khăn
Văn bản chưa truyền gửi qua mạng máy tính một cách phổ biến Đối với các văn bản theo quy định chỉ gửi mạng vi tính cũng còn gửi theo chế độ đường công văn, văn bản Văn bản đến sau khi lãnh đạo văn phòng xử lí chuyển để phân công
xử lí, để báo cáo hay để theo dõi thực hiện đều phải photocopy tốn kém lượng giấy rất lớn
4 Nguyên nhân những kết quả, hạn chế
Về cơ sở vật chất: Kinh phí để hỗ trợ thực hiện dự án đang gặp nhiều khó
khăn, cơ sở hạ tầng về CNTT chủ yếu là Dự án trang cấp Một số máy tính trang bị trước đây đã xuống cấp, không thể đáp ứng được yêu cầu công việc
Về nguồn nhân lực: Do bước đầu ứng dụng nên cán bộ còn lúng túng trong
xử lí công việc, các bước, các khâu chưa thực hiện đầy đủ, hoàn chỉnh Một số cán
bộ chưa có trình độ tin học cơ bản, số còn lại đã có trình độ tin học văn phòng nhưng trước đây không thường sử dụng nên đến khi sử dụng trở lại thì không thành thạo dẫn đến không tận dụng được tất cả các chức năng hỗ trợ của chương trình để nâng cao hiệu quả công việc Sự không thành thạo, hiểu rõ hoạt động của các chương trình phần mềm cũng là nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong sáng tạo các sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công việc
Về công tác quản lí, chỉ đạo: Huyện uỷ đã có nhiều văn bản chỉ đạo ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác, hoạt động của cơ quan Đảng nhưng do lần đầu triển khai nên còn lúng túng, thiếu kiên quyết trong chỉ đạo Một số giải pháp chưa được thực hiện nghiêm túc Nguyên nhân xuất phát từ yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn lực chưa đồng bộ, đồng loạt, chưa đáp ứng đầy đủ, phù hợp theo yêu cầu
II PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP
1 Phương hướng:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong cơ quan Đảng đòi hỏi phải là quá trình lâu dài và phải có những giải pháp chuyển đổi phù hợp Dựa trên tình hình thực tế tại cơ quan và tinh thần Đề án 06 về tin học hoá hoạt động của cơ quan Đảng xin nêu ra một số phương hướng và giải pháp như sau:
* Về cơ sở vật chất:
Trang 9Giải pháp hàng đầu là đầu tư cơ bản và nâng cấp phù hợp với sự phát triển Hiện nay Ban quản lí dự án CNTT tỉnh đã trang bị hệ thống máy vi tính tương đối hiện đại và bước đầu đáp ứng được nhu cầu thao tác công việc của cán bộ công chức Nhưng cần chú ý vì sự phát triển của công việc hiện nay là rất nhanh, song song với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, nếu đầu tư không lựa chọn và tính toán kỹ sẽ nhanh chóng lạc hậu và việc nâng cấp cũng khó khăn để theo kịp với sự phát triển
Về đầu tư cơ sở hạ tầng và triển khai một cách đồng loạt: Hệ thống thông tin kết nối phải được thông suốt, tất cả các cơ quan Đảng từ huyện đến xã, thị trấn và khối Mặt trận, các đoàn thể, khối nhà nước phải được nối kết và hoạt động thông suốt, đồng loạt trên địa bàn huyện Có như vậy thì thông tin mới được điều chuyển một cách đầy đủ, hợp lí và hiệu quả Không thể có một khâu không kết nối Trên cơ sở kỹ thuật, có thể một cơ quan không kết nối mạng hay đã kết nối vào mạng nhưng không hoạt động thì các cơ quan khác vẫn hoạt động bình thường Nhưng khi đó sự đầy đủ, tính thông suốt của luồng thông tin không đảm bảo cả hai chiều chỉ đạo và báo cáo Và như vậy công việc điều hành sẽ không đạt được kết quả như dự kiến Khi đó, việc điều hành lại trở về các công cụ trước đó (qua văn bản, bưu điện, điện thoại) Đối với một vài cơ quan sẽ làm rối loạn quá trình quản
lí của cấp trên, thiếu tính thông nhất và đồng bộ trong quá trình điều hành cũng như quá trình tác nghiệp Càng về sau việc quản lí càng khó do công việc ngày càng nhiều, việc triển khai thiếu thống nhất và đồng bộ sẽ dẫn đến hiệu quả kém,
có khi hiệu quả còn kém hơn so với quy trình cũ (không ứng dụng mạng tin học, công việc thông qua văn bản, gửi qua đường bưu điện, điện thoại, fax,…)
* Về kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu:
Xây dựng các biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống,
sử dụng để bảo đảm thể thức văn bản Danh sách các biểu mẫu điện tử phải tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lí, cập nhật kịp thời để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng
Website Tỉnh ủy có trách nhiệm cung cấp thông tin thực hiện theo nguyên tắc tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng, tạo thuận lợi cho các hoạt động trên môi trường mạng Tiếp nhận ý kiến góp ý, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin của tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lí, cập nhật, cung cấp thông tin, trả lời các yêu cầu; chuyển yêu cầu cung cấp thông tin đến đúng cơ quan có liên quan nếu nội dung yêu cầu cung cấp thông tin vượt quá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
* Về phương thức quản lí:
Đưa vào hoạt động hệ thống "xếp hàng tự động" trong tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ
Mở rộng quy mô xây dựng website của Tỉnh ủy với các yêu cầu cần đặc biệt lưu ý: thông tin phải hiển thị nhanh; có công cụ tìm kiếm thông tin dễ sử dụng và cho kết quả đúng nội dung cần tìm kiếm; thông tin phải cập nhật nhanh chóng và thường xuyên, có quy định rõ thời hạn tồn tại của từng loại thông tin
Nâng cao hơn nữa tính tương tác của website Tỉnh ủy bằng cách cung cấp nhiều hơn nữa các dịch vụ trực tuyến cho người người sử dụng như tra cứu hồ sơ,
Trang 10tra cứu thủ tục và trao đổi thông tin trực tuyến, cung cấp thông tin 2 chiều… tiết kiệm được chi phí hành chính, giảm hồ sơ thủ tục giấy tờ
Bảo đảm an toàn thông tin trên môi trường mạng: các thông tin thuộc danh mục bí mật của Đảng, nhà nước phải được phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin, cử cán bộ phụ trách quản lí an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin
Xây dựng một chiến lược phát triển công nghệ thông tin khoa học, bài bản, phân kì rõ ràng, tránh tham lam, cùng một lúc tin học hóa nhiều bộ phận, lĩnh vực Khi xây dựng và lựa chọn các phần mềm tác nghiệp, các bộ phận, công chức có thể làm việc bán thủ công, rồi mới tiến dần đến việc ứng dụng triệt để
* Về nguồn nhân lực, cán bộ:
Yếu tố nguồn nhân lực, con người rất quan trọng, cán bộ công chức, viên chức phải nhận thức được tầm quan trọng và khả năng nâng cao hiệu quả công tác của công nghệ thông tin trong thực thi công việc Cần biện pháp nâng cao nhận thức và thay đổi dần từ cách làm việc thủ công kém hiệu quả sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả Việc ứng dụng phải phù hợp với công việc, không nhất thiết phải toàn bộ cán bộ, công chức cơ quan phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc vì có những công việc không thể ứng dụng nó và không đạt hiệu quả cao hơn khi ứng dụng Về yếu tố này cần chú ý giải quyết hai mặt: đầy đủ về số lượng và đạt chuẩn về chất lượng (trình độ)
Đối với lực lượng cán bộ, công chức hiện tại: Chú ý bồi dưỡng, cập nhật các
chương trình ứng dụng mới Đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập cần nhấn mạnh yếu tố hiểu biết, ứng dụng và sáng tạo ứng dụng trong công việc để nâng cao hiệu quả Cần chú trọng các nội dung bồi dưỡng về quản lí thông tin, thư mục (folder), tập tin (file) có khoa học, hệ thống; nhất là kỹ năng, thủ thuật sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word, sử dụng Internet để tra cứu thông tin, sử dụng thành thạo các công cụ tìm kiếm thông tin, thư điện tử, trao đổi công việc qua mạng, Phương án bồi dưỡng là tập trung theo chuyên đề ngắn Có thể sử dụng phương pháp đào tạo điện tử để soạn các giáo trình phù hợp, nghiên cứu các phần mềm hướng dẫn sử dụng để cài đặt trên các máy
Định kỳ cần tổ chức kiểm tra trình độ ứng dụng, sử dụng các chương trình công nghệ thông tin trong giải quyết công việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời Chỉ khi cán bộ, công chức sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm ứng dụng thì mới có thể tận dụng hết chức năng hỗ trợ của chương trình nâng cao hiệu quả công việc
Cũng cần lưu ý nội dung phổ cập, cập nhật, bồi dưỡng, đào tạo phải phù hợp với vai trò, vị trí của cán bộ đó bao gồm các nhóm sau: Cán bộ lãnh đạo, quản lí; Cán bộ chuyên ngành công nghệ thông tin; Cán bộ nghiệp vụ, chuyên viên
Về phương thức đào tạo: tập trung, tại chỗ, từ xa
- Đối với cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lí: