Chương 1: Bài tập 1. Lưu đồ Công ty Toàn Thắng chuyên sản xuất máy vi tính và thường xuyên có nhu cầu mua thiết bị sản xuất. Chu trình mua thiết bị sản xuất của công ty như sau: Phòng ban có yêu cầu mua sắm thiết bị (phòng R) lập một yêu cầu mua hàng và một bản copy của yêu cầu mua hàng đó. Bản copy yêu cầu mua hàng được lưu file theo số thứ tự tại bộ phận R. Bản chính yêu cầu mua hàng được gửi đến phòng kế hoạch đầu tư (phòng I). Phòng I trả về cho phòng R yêu cầu mua hàng bị từ chối, hoặc chuyển cho bộ phận mua hàng (bộ phận P) các yêu cầu mua hàng được chấp nhận mua. Bộ phận P sử dụng yêu cầu mua hàng đã được xét duyệt lập 1 lệnh mua hàng và 1 bản copy lệnh mua hàng đó. Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và phân công nhân viên tiến hành mua hàng. Bản gốc được lưu file theo số thứ tự và bản copy được gửi đến bộ phận nhận hàng (bộ phận L). Nhân viên nhận hàng ở cảng nhận hàng hóa, kiểm tra và đối chiếu với lệnh mua hàng, xác nhận vào mặt sau của lệnh mua hàng, lập báo cáo nhận hàng và vận chuyển thiết bị đến bộ phận yêu cầu mua hàng. Lệnh mua hàng và bản copy báo cáo nhận hàng được lưu tại bộ phận nhận hàng. Bản chính của báo cáo nhận hàng được chuyển đến bộ phận thanh toán. Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chu trình mua thiết bị của công ty nêu trên.
Trang 1BÀI TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Chương 1:
Bài tập 1 Lưu đồ
Công ty Toàn Thắng chuyên sản xuất máy vi tính và thường xuyên có nhu cầu mua thiết
bị sản xuất Chu trình mua thiết bị sản xuất của công ty như sau:
Phòng ban có yêu cầu mua sắm thiết bị (phòng R) lập một yêu cầu mua hàng và một bản copy của yêu cầu mua hàng đó Bản copy yêu cầu mua hàng được lưu file theo
số thứ tự tại bộ phận R Bản chính yêu cầu mua hàng được gửi đến phòng kế hoạch đầu tư (phòng I) Phòng I trả về cho phòng R yêu cầu mua hàng bị từ chối, hoặc chuyển cho bộ phận mua hàng (bộ phận P) các yêu cầu mua hàng được chấp nhận mua
Bộ phận P sử dụng yêu cầu mua hàng đã được xét duyệt lập 1 lệnh mua hàng và 1 bản copy lệnh mua hàng đó Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và phân công nhân viên tiến hành mua hàng Bản gốc được lưu file theo số thứ tự và bản copy được gửi đến bộ phận nhận hàng (bộ phận L)
Nhân viên nhận hàng ở cảng nhận hàng hóa, kiểm tra và đối chiếu với lệnh mua hàng, xác nhận vào mặt sau của lệnh mua hàng, lập báo cáo nhận hàng và vận chuyển thiết bị đến bộ phận yêu cầu mua hàng Lệnh mua hàng và bản copy báo cáo nhận hàng được lưu tại bộ phận nhận hàng Bản chính của báo cáo nhận hàng được chuyển đến bộ phận thanh toán
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chu trình mua thiết bị của công ty nêu trên
Bài tập 2 Lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu
Sau khi nhận thông tin về xuất hàng do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” 3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán
Sau khi nhận được phiếu gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập
“Hoá đơn bán hàng” 2 liên và lưu phiếu gửi hàng tại bộ phận lập hoá đơn Liên 1 hoá đơn bán hàng gửi cho người mua, liên 2 gửi cho kế toán
Định kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng
Bài tập 3
Trang 2Hệ thống tiền lương trong các phân xưởng của công ty Kim Hưng được mô tả như sau: Công nhân bấm thẻ thời gian mỗi khi vào và ra phân xưởng Vào cuối mỗi tuần, bộ phận chấm công sẽ thu lại các thẻ thời gian và lập các bảng tổng hợp giờ công (2 liên) theo từng phòng ban, trong đó ghi ra tổng số giờ công và số lượng nhân viên Các thẻ thời gian và liên 1 của bảng tổng hợp giờ công được gởi đến bộ phận kế toán tiền lương Liên 2 của bảng tổng hợp giờ công được lưu theo ngày tại bộ phận theo dõi thời gian Tại bộ phận kế toán tiền lương, các bút toán về nghiệp vụ lương được thực hiện căn cứ vào những thông tin trên thẻ thời gian, và tổng số giờ công trên bảng tổng hợp giờ công Những định khoản này được lưu vào tập tin nghiệp vụ về lương trên đĩa từ Tập tin các nghiệp vụ lương được đưa đến bộ phận xử lý dữ liệu, và được sắp xếp theo mã số nhân viên Tại bộ phận xử lý
dữ liệu, có một chương trình máy tính kiểm tra sự phù hợp giữa mã số nhân viên với tập tin chính về nhân viên; giữa tổng số giờ làm việc, số lượng nhân viên trên bảng tổng hợp với số ghi chép tập tin nghiệp vụ Một bản in chi tiết theo lô và theo mã số nhân viên được
in ra Trên bản in thể hiện thông tin về mã của từng nhân viên, số giờ công của từng nhân
và tổng số giờ công của toàn bộ nhân viên Bản in này được chuyển trở lại bộ phận kế toán tiền lương để xử lý chênh lệch nếu có, và được lưu theo ngày Trong quá trình này, tập tin chính về lương được cập nhật
Yêu cầu: Chú thích cho các số tương ứng (từ 1 đến 16) để hoàn thành lưu đồ về hệ thống
tiền lương đã mô tả ở trên
BP chấm công BP Kế Toán tiền lương BP xử lý dữ liệu
1 1 1
2
3
D
1 1 4
5
6
8
1 1 7
Trang 3Bài tập 4 Mã hóa đối tượng
Novelty Gadgets là một nhà tiếp thị về sản phẩm đồ chơi trẻ em giá rẻ và các sản phẩm dành cho trẻ sơ sinh Đây là những dòng sản phẩm có thể bán cho các cửa hàng bán lẻ, các cửa hàng trong khu nhà ở cao cấp và các đại lý kinh doanh Với vị trí là một kế toán của công ty, bạn được yêu cầu phải thiết lập hệ thống mã cho các sản phẩm Để có thể thực hiện yêu cầu này, bạn đã nghiên cứu về công ty và thu thập được một số thông tin như sau:
- Công ty có ba dòng sản phẩm chính: (1) đồ chơi trẻ em; (2) các sản phẩm dùng trong gia đình như bàn, ghế, bảng dùng cho trẻ em và (3) các món quà tặng có giá rẻ Mỗi dòng sản phẩm chính này sẽ có nhiều dòng sản phẩm con của nó, tương đương như sau 25, 18 và 113 dòng sản phẩm con
- Công ty đang kinh doanh theo năm khu vực địa lý khác nhau: (1) Hoa Kỳ, (2) các nước thuộc khu vực Viễn Đông, (3) khu vực Châu Âu và Châu Phi, (4) Anh, (5) các quốc gia nước ngoài còn lại Mỗi vùng địa lý khác nhau sẽ có nhiều quận khác nhau (không có quốc gia nào có nhiều hơn 99 quận) Công ty sẽ có từ 1 đến 20 nhân viên phụ trách cho một quận
- Khách hàng của công ty gồm khách hàng trong nước và nước ngoài; khách hàng lẻ
và khách hàng sỉ; mỗi khu vực kinh doanh có tối đa 100 khách hàng
Yêu cầu: Hãy thiết kế mã cho công ty nhằm mục đích lập báo cáo để theo dõi chi tiết cho
từng đối tượng khác nhau: theo sản phẩm, theo vùng, theo khách hàng
Bài tập 5 Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT được tin học hóa
Carl Beer Enterprises Ltd là một công ty 100% vốn của Mỹ, đang hoạt động kinh doanh tại Việt Nam Công ty này là một công ty chuyên sản xuất và bán các thiết bị điện tử cho khách hàng cá nhân, tổ chức và các đại lý tại các tỉnh thành VN
Các bảng số liệu sau mô tả một vài mẫu thông tin cơ bản về cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin của công ty Hãy sử dụng các bảng dữ liệu này để thực hiện và trả lời các câu hỏi yêu cầu của bài toán
Có thể lấy ví dụ 2 trong các mẫu bảng thông tin như sau:
a Bảng thông tin về “Doanh thu của từng mặt hàng tồn kho” trình bày chi tiết về dữ liệu doanh thu trong kỳ cho từng đối tượng hàng tồn kho
b Bảng thông tin về “Việc thanh toán của khách hàng” mô tả việc trả tiền mua hàng của khách hàng (thông thường là thanh toán bằng tiền mặt) Bảng này được liệt kê theo mã số của từng hóa đơn
Yêu cầu:
1 Bảng thông tin về “Doanh thu của từng mặt hàng tồn kho” được trình bày và liệt kê theo mã số của hàng tồn kho Việc này sẽ mang lại lợi ích gì cho công ty? Nếu như
Trang 4công ty trình bày bảng thông tin này theo mã số hóa đơn (thay vì theo mã số hàng tồn kho) thì có hữu ích và đáp ứng nhu cầu thông tin không? Tại sao?
2 Bảng thông tin về “Doanh thu theo mã hóa đơn”, hóa đơn có ký hiệu V-3 cho thấy tổng số tiền doanh thu là 16.000USD Hãy cho biết tên của khách hàng đã mua hàng hóa tương ứng với số tiền này? Khách hàng này đã mua mặt hàng nào? Khách hàng này đã thanh toán bao nhiêu tiền?
3 Theo quy định công ty, khách hàng có thể chọn một trong ba phương thức sau để tiến hành thanh toán Thứ nhất, được hưởng chiết khấu thanh toán 5% nếu thanh toán ngay khi mua Thứ hai, được hưởng chiết khấu thanh toán 2% nếu thanh toán tiền mua hàng trong khoảng 15 ngày kể từ ngày mua hàng Thứ ba là thanh toán tiền mua hàng trong khoảng thời gian sáu tháng Khách hàng J.P Carpenter đã lựa chọn phương thức thanh toán nào khi mua hàng với hóa đơn mã V-2?
4 Sử dụng thông tin được cung cấp, cho biết tổng số tiền doanh thu từng quý theo từng nhân viên bán hàng tương ứng với mã số S-10, S-11, S-12
5 Giả sử khách hàng từ C-1 đến C-5 bắt đầu số dư đầu kỳ của khoản phải thu là 0 Cho biết số dư mới của tài khoản phải thu khách hàng lúc này là bao nhiêu?
Doanh thu từng mặt hàng tồn kho
Mã số HTK Mã số hóa đơn Số lượng Đơn giá
I-6
V-2 V-4 V-5 V-7
Doanh thu theo từng hóa đơn
Mã số HĐ Tổng tiền Mã số KH Ngày mua Mã số NV bán
C-1 C-2 C-5
01/07/20XX 12/07/20XX 22/07/20XX
S-12 S-10 S-10
Trang 5C-2 C-5 C-3 C-4
26/07/20XX 31/07/20XX 01/08/20XX 02/08/20XX
S-10 S-10 S-10 S-11
Doanh thu theo từng nhân viên bán hàng
Mã số NV bán hàng Doanh thu từng quý Tỷ lệ hoa hồng
S-10 S-11 S-12 S-78
Việc thanh toán của khách hàng
V-1 V-2 V-2 V-3 V-4 V-5
R-3 R-1 R-5 R-4 R-2 R-4
7.200 1.666 1.666 16.000 10.000 16.600
Dữ liệu về khách hàng
Mã số KH Tên KH Tổng nợ phải
thu KH
Nhân viên bán hàng
Trang 6Để có thể thuê băng đĩa tại trung tâm, ban đầu khách hàng phải làm thủ tục để được cấp thẻ thuê Bộ phận làm thẻ sẽ dựa trên thông tin do khách hàng cấp và cấp cho khách một thẻ thuê Thông tin về việc cấp thẻ sẽ được cập nhập vào cơ sở dữ liệu nghiệp vụ của trung tâm Mỗi lần đến thuê băng đĩa, khách hàng sẽ trình thẻ thuê và nêu yêu cầu thuê
cụ thể Bộ phận cho thuê sẽ xử lý và đáp ứng yêu cầu thuê của khách hàng dựa trên thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ của trung tâm Ngay khi thuê, khách hàng sẽ nhận được hoá đơn thuê và thanh toán tiền tiền thuê luôn Khi khách hàng đến trả băng đĩa,
bộ phận trả sẽ xử lý yêu cầu trả của khách hàng dựa trên thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ Dữ liệu liên quan đến các hoạt động thuê và trả đều được cập nhật vào cơ
sở dữ liệu nghiệp vụ của trung tâm
Định kỳ hàng tháng, từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ, các báo cáo quản lý sẽ được lập và gửi cho bộ phận quản lý trung tâm Theo chính sách mở rộng thị trường của trung tâm, định kỳ hàng năm trung tâm sẽ gửi thư khuyến mãi cho khách hàng, thông báo thông tin cho thuê miễn phí đối với những khách hàng đạt mức thuê trên mức khuyến mãi năm do trung tâm quy định
1 Hãy vẽ lưu đồ chứng từ mô tả chức năng công việc của trung tâm
2 Hãy vẽ sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) mô tả chức năng công việc của trung tâm
Việc tính thuế thu nhập được thực hiện nhờ các dữ liệu đã có trong tệp Thu nhập và tệp Hồ sơ nhân viên Sau khi tính xong, dữ liệu lại được cập nhật vào các tệp này; đồng
Trang 7thời bảng kê tiền thuế, tiền thuế sẽ được gửi lên Kho bạc nhà nước và hoá đơn thu thuế được gửi cho các nhân viên phải chịu thuế thu nhập
1 Hãy vẽ lưu đồ chứng từ mô tả chức năng công việc của trung tâm
2 Hãy vẽ sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) mô tả chức năng công việc của trung tâm
Bài tập 8
Một thư viện của một trường đại học muốn xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá để quản lý thư viện của mình Hệ thống thông tin quản lý thư viện này có nhiều phân hệ khác nhau, trong đó có phân hệ quản lý việc mượn và trả sách Quy trình quản lý việc mượn và trả sách được tóm tắt như sau:
Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả sẽ tra cứu đầu sách mình muốn mượn nhờ sự trợ giúp của máy tính để tìm kiếm mã số của những sách muốn mượn? Khi mượn sách, độc giả phải điền thông tin vào một phiếu mượn sách (bao gồm: mã độc giả, ngày mượn,
mã số sách cần mượn, thời hạn mượn ) Thủ thư sẽ kiểm tra thẻ độc giả và tra cứu tệp quản lý độc giả và tệp kho sách Sách mượn sẽ được trao cho độc giả nếu thẻ còn hợp lệ
và sách được phép cho mượn Các thông tin về việc mượn sách này sẽ được cập nhật vào tệp quản lý mượn/trả sách và tệp kho sách Ngược lại, độc giả sẽ nhận được thông báo
từ chối Khi trả sách, thủ thư lại kiểm tra thẻ độc giả và cập nhật thông tin trả sách vào tệp quản lý mượn/trả sách và tệp kho sách Độc giả sẽ nhận được một phiếu xác nhận việc trả sách Trong trường hợp sách mượn quá hạn, độc giả phải nộp tiền phạt và nhận biên lai phạt Sách trong một phiếu mượn có thể được trả làm nhiều lần và độc giả cho thể đề nghị gia hạn mượn sách nếu có nhu cầu Mọi thông tin về việc gia hạn sách đều được cập nhật vào tệp quản lý mượn/trả sách và độc giả sẽ nhận được một phiếu gia hạn Định kì hàng tháng, bộ phận quản lý việc mượn/trả sách sẽ tiến hành lập các báo cáo thông kê gửi lên ban giám đốc thư viện
a Hãy vẽ sơ đồ chức năng (BFD) của phân hệ quản lý mượn/trả sách của thư viện
b Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của phân hệ trên
Trang 8Bài tập 9
Hoạt động của hệ thống quản lý việc đăng ký học qua mạng của một trường học
được mô tả như sau:
Khi các học viên muốn đăng ký học thì họ phải gửi các phiếu đăng ký trong đó điền
đầy đủ thông tin về họ tên, số chứng minh thư và mã số của những lớp học họ muốn tham
gia cho trường Hệ thống kiểm tra từng lớp học được đăng ký có còn tiếp nhận học viên
không bằng cách tra cứu tệp Danh sách lớp Các dữ liệu trong tệp này cho biết lớp học
nào còn tiếp nhận học viên, lớp học nào đã bị huỷ bỏ và lớp học nào đã đủ học viên Từ
đó hệ thống có thể xác định được những lựa chọn nào của học viên được chấp nhận và
những lựa chọn nào bị từ chối
Những học viên nào được chấp nhận nguyện vọng sẽ được ghi danh vào vào những
lớp mà họ đăng ký Tên và số chứng minh thư của các sinh viên này sẽ được cập nhập vào
tệp Danh sách lớp và sĩ số lớp học sẽ được tính lại Nếu lớp học đó đã đủ học viên thì mã
lớp học đó sẽ được đánh dấu là đã khoá sổ Các dữ liệu về sinh viên mới và những dữ liệu
bổ sung hoặc thay đổi của sinh viên cũ trong quá trình ghi danh này cũng được cập nhập
vào tệp Hồ sơ sinh viên chung trong toàn trường
Cuối cùng, hệ thống sẽ gửi cho từng học viên đăng kí một bản thông báo trong đó
liệt kê danh sách những lớp học mà họ đã đăng kí và đánh dấu vào những lớp học họ
được chấp nhận
Yêu cầu
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của trung tâm
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của trung tâm
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập 10
Hoạt động của một hệ thống xử lý bán hàng được mô tả như sau:
Khi khách hàng gửi một đơn đặt hàng cho bộ phận tiếp nhận đơn hàng, bộ phận này
sẽ nhận đơn đặt hàng và trả một biên lai cho khách hàng Các dữ liệu liên quan tới quá
trình nhận đơn hàng sẽ được lưu giữ trong tệp Giao dịch Vào cuối từng ngày, người ta
Trang 9tiến hành xử lý các giao dịch bằng cách lấy các dữ liệu trong tệp Giao dịch kết hợp với việc tra cứu dữ liệu của tệp Kiểm soát bán hàng Sau khi thực hiện xong quá trình này, các dữ liệu lại được cập nhật vào tệp Kiếm soát bán hàng, đồng thời một số dữ liệu được chọn lọc sẽ được lưu trữ vào tệp Phân tích bán hàng Dữ liệu của tệp phân tích bán hàng lại được sử dụng để chuẩn bị cho quá trình phân tích bán hàng Kết quả được chọn của quá trình phân tích bán hàng sẽ được gửi cho những người quản lý có liên quan
Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập số 11:
1 Khi có yêu cầu lấy một mặt hàng kẹo nào đó từ các đại lý, bộ phận quản lý việc xuất sản phẩm sẽ kiểm tra số sản phẩm trong kho Nếu sản phẩm đủ để đáp ứng yêu cầu thì bộ phận này sẽ lập một phiếu xuất để xuất sản phẩm được yêu cầu cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa chỉ đại lý, tên người nhận, ngày xuất, các thông tin về sản phẩm được xuất: tên sản phẩm, đơn giá, số lượng xuất, loại sản phẩm, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký của người viết phiếu, người nhận và thủ trưởng đơn vị Ngoài ra trên phiếu còn ghi rõ số hiệu phiếu Một bản sao của phiếu xuất được hệ thống lưu lại Nếu số lượng sản phẩm yêu cầu không đủ thì thông báo từ chối xuất
2 Sản phẩm kẹo từ các xưởng sản xuất sẽ chuyển đến bộ phận nhập sản phẩm Bộ phận này sẽ kiểm tra chất lượng của sản phẩm trước khi nhập kho Nếu chất lượng đảm bảo, bộ phận nhập sản phẩm sẽ lập một phiếu nhập sản phẩm trên phiếu có ghi rõ tên xưởng sản xuất, địa chỉ, tên người giao, các thông tin về sản phẩm được nhập Phiếu nhập được viết thành 2 bản, một bản giao cho xưởng sản xuất, một bản lưu giữ lại sau khi sản phẩm được chuyển vào kho
3 Hàng tháng một bộ phận sẽ thống kê lại lượng sản phẩm xuất, thu tiền từ các đại
lý Bộ phận này cũng thống kê số lượng của từng sản phẩm còn tồn trong kho sau đó làm báo cáo gửi cho bộ phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau Ngoài ra hệ
Trang 10thống cần lưu trữ thông tin về các xưởng sản xuất bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, những sản phẩm sản xuất Các thông tin về sản phẩm gồm có tên sản phẩm, loại sản phẩm, hình thức đóng gói, đơn giá bán Trong thông tin lưu trữ về các đại lý cần có thông tin về lượng hàng đã lấy, số tiền đã trả, số tiền còn nợ để đảm bảo không một đại lý nào được nợ quá số tiền cho phép
Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập số 12
1 Khi có yêu cầu xuất một loại quạt máy nào đó từ các đại lý, bộ phận quản lý xuất
sẽ kiểm tra số lượng quạt máy được yêu cầu trong kho Nếu lượng quạt máy đủ đáp ứng thì bộ phận này sẽ lập một phiếu xuất để xuất quạt máy cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa chỉ đại lý, tên người nhận, ngày xuất, các thông tin về quạt máy được xuất: tên quạt, đơn giá, số lượng xuất, loại quạt máy, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký của người viết phiếu, người nhận và thủ trưởng đơn vị Ngoài ra trên phiếu còn ghi rõ phiếu
do Bộ công nghiệp phát hành, ngày phát hành và số hiệu phiếu Một bản sao của phiếu xuất được hệ thống lưu lại Nếu số lượng quạt máy không đủ để đáp ứng trên 2/3 số lượng yêu cầu thì thông báo từ chối xuất
2 Quạt máy từ các phân xưởng lắp ráp sẽ chuyển đến bộ phận nhập kho Bộ phận này kiểm tra chất lượng quạt máy trước khi nhập kho Nếu chất lượng đảm bảo, bộ phận này sẽ lập một phiếu nhập trên phiếu có ghi rõ tên số hiệu xưởng lắp ráp, tên người giao, các thông tin về quạt máy được nhập Phiếu nhập được viết thành 2 bản, một bản giao cho xưởng lắp ráp, một bản lưu giữ lại sau khi quạt máy được chuyển vào kho
3 Hàng tháng một bộ phận sẽ thống kê lại lượng quạt máy xuất, thu tiền từ các đại
lý Bộ phận này cũng thống kê số lượng của từng loại quạt máy còn tồn trong kho sau đó làm báo cáo gửi cho bộ phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau Ngoài ra
hệ thống cần lưu trữ thông tin về các xưởng lắp ráp bao gồm số hiệu, số điện thoại, loại
Trang 11quạt lắp ráp Các thông tin về quạt máy gồm có tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá bán Trong thông tin lưu trữ về các đại lý cần có thông tin về lượng hàng đã lấy, số tiền
đã trả, số tiền còn nợ để đảm bảo không một đại lý nào được nợ quá số tiền cho phép Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập số 13
CHO THUÊ XE Ô TÔ
- Quản lý danh mục các loại xe: nhập thêm các loại xe mới từ các hãng sản xuất ô tô, xoá bỏ thông tin về loại xe khi các hãng không còn sản xuất, sửa đổi thông tin về loại xe, tìm kiếm thông tin loại xe khi cần Thông tin về loại xe bao gồm: mã loại xe, tên loại, hãng sản xuất, năm sản xuất, mô tả khác
- Quản lý thông tin xe: nhập thông tin xe mới khi có một xe được mua về Khi xe không còn phục vụ được nữa thì xoá bỏ thông tin về xe, nhân viên có thể tìm kiếm xe khi khách muốn thuê Ngoài ra có thể sửa đổi thông tin về xe khi cần thiết Thông tin về xe bao gồm: biển số xe, mã loại xe, màu sơn, tình trạng và mô tả khác Các thông tin về loại
xe và xe đều do nhân viên của công ty cung cấp
- Khách hàng muốn thuê xe tại công ty lần đầu thì thông tin về họ được lưu trữ lại Quản lý các khách hàng: thêm mới thông tin của khách gồm: họ tên, giới tính, điện thoại, địa chỉ và các đặc điểm khác để xác nhận như: số chứng minh thư nhân dân hoặc số hộ chiếu hoặc số tài khoản Mỗi khách hàng được gán một định danh duy nhất là mã khách hàng Sau khi xác nhận các thông tin về khách hàng hệ thống lưu trữ thông tin của họ Thông tin của khách hàng thay đổi thì được cập nhật lại, xoá bỏ thông tin của khách hàng khi họ không thuê xe trong vòng 1 năm
- Khi thuê xe tại công ty khách hàng chỉ được thuê không quá 2 chiếc Trước khi thuê
họ phải trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và đặt cọc một khoản tiền là 20 triệu đồng/xe Quản lý cho thuê xe được thực hiện như sau: sau khi kiểm tra chứng minh
Trang 12thư hoặc hộ chiếu và kiểm tra xe mà khách yêu cầu thì sẽ nhận tiền đặt cọc Nếu công ty không còn xe mà khách yêu cầu thì từ chối cho thuê Nếu công ty có xe đáp ứng được yêu cầu của khách thì tiến hành lập phiếu cho thuê gửi đến khách Thông tin trong phiếu cho thuê gồm: Số phiếu thuê, ngày thuê, mã khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và các thông tin về xe gồm: {biển số xe, loại xe, hãng sản xuất, năm sản xuất, tình trạng, số lượng, số ngày mượn và đơn giá mượn Khi khách hàng trả xe thì nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra tình trạng xe trả và ghi nhận về việc trả xe của khách Nếu khách trả muộn so với ngày quy định trên phiếu cho thuê thì họ phải chịu một khoản tiền phạt là 500000/ngày, còn nếu xe bị hỏng hóc thì khách phải chịu chi phí sửa chữa hoặc thay phụ tùng và tiến hành lập phiếu nộp phạt Thông tin trong phiếu nộp phạt gồm có: số phiếu phạt, ngày phạt, mã khách hàng, họ tên khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và danh mục các khoản nộp phạt như: { lý do nộp phạt, số tiền nộp phạt} và tổng
số tiền nộp phạt Mỗi phiếu cho thuê xe do một nhân viên thu tiền Mỗi nhân viên có thể thu tiền của nhiều phiếu cho thuê xe
- Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, công ty thực hiện thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Các thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác
- Ngoài ra để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, danh sách các xe không còn sử dụng được, báo cáo về loại xe mà khách hay thuê để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh
Dựa theo mô tả trên đây, anh (chị) hãy thực hiện các yêu cầu sau:
Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập số 14
Trang 13Quản lý thuê, trả phòng: Khi khách hàng đến thuê đặt phòng, bộ phận quản lý thuê phòng sẽ kiểm tra yêu cầu của khách Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra thông báo từ chối, nếu đáp ứng được thì lập phiếu thuê cho khách hàng Thông tin trên phiếu thuê gồm có: Mã phiếu thuê, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa chỉ khách hàng, số tiền đặt trước, yêu cầu Phiếu thuê được lập thành hai bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại Khách hàng có thể thuê nhiều lần khi có nhu cầu thuê phòng, mỗi lần thuê sẽ có một phiếu thuê được lập Khi khách hàng trả phòng hoá đơn thanh toán sẽ được lập cho khách hàng Thông tin trên hoá đơn gồm: Mã hoá đơn, mã phiếu thuê, tên khách hàng, số CMND và thông tin về phòng thuê gồm {số phòng, tình trạng phòng, đơn giá phòng, số ngày ở, thành tiền}, tổng tiền dịch vụ, tổng tiền thanh toán, ghi chú Hoá đơn được lập thành hai bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại
Quản lý dịch vụ: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, bộ phận quản lý dịch
vụ sẽ kiểm tra yêu cầu của khách Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra thông báo
từ chối, nếu đáp ứng được thì cung cấp dịch vụ cho khách Bộ phận này phải lưu đầy đủ thông tin theo dõi quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng trong hoá đơn dịch vụ: số hoá đơn dịch vụ, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, và thông tin về dịch
vụ gồm {mã dịch vụ, tên dịch vụ, ngày sử dụng, thời lượng sử dụng, thành tiền}, tổng tiền, ghi chú Mỗi phiếu thuê có thể có nhiều hoá đơn sử dụng dịch vụ Ngoài ra bộ phận này còn phải thêm dịch vụ nếu là dịch vụ mới, xoá dịch vụ nếu dịch vụ đó không dùng nữa và sửa chữa thông tin dựa trên các thông tin về các dịch vụ do nhà cung cấp gửi tới từ yêu cầu của khách sạn Thông tin gồm: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá, mô tả khác
Quản lý khách hàng: trong thời gian lưu lại khách sạn, bộ phận quản lý khách hàng
sẽ nhập và lưu toàn bộ thông tin về khách hàng Khi cần thiết cũng có thể sửa chữa và xoá thông tin khách hàng Thông tin khách hàng gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa chỉ, điện thoại, quốc tịch, số hộ chiếu
Quản lý phòng: nhập mới thông tin phòng, sửa chữa thông tin về phòng, xoá bỏ thông tin phòng Thông tin về phòng do ban quản lý cung cấp và gồm các thông tin: Số phòng, loại phòng, diện tích, tình trạng phòng, đơn giá phòng
Trang 14Quản lý tiện nghi: Việc thêm mới tiện nghi được thực hiện khi có tiện nghi mới được nhập về từ nhà cung cấp Nếu một tiện nghi không dùng nữa thì xoá thông tin tiện nghi
đó Thông tin tiện nghi cũng có thể được sửa chữa Thông tin tiện nghi gồm: Mã tiện nghi, tên tiện nghi, tình trạng tiện nghi, số lượng hiện có.Trong một phòng có thể có nhiều tiện nghi, các tiện nghi cũng có thể có trong nhiều phòng Bộ phận báo cáo thống kê lấy thông tin từ các bộ phận khác và có nhiệm vụ thống kê khách hàng thuê, thống kê tình trạng phòng, thống kê tình trạng thuê phòng, thống kê doanh thu để đưa lên ban quản lý khi nhận được yêu cầu từ ban quản lý
Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
về sách nhập, đơn giá, số lượng xuất, lĩnh vực, thành tiền, tổng số tiền, các chữ ký của người viết phiếu, người giao, thủ trưởng đơn vị Ngoài ra trên phiếu còn ghi rõ phiếu xuất
do công ty phát hành sách phát hành, ngày phát hành, số hiệu phiếu Một bản phiếu nhập sách giao cho nhà xuất bản, một bản lưu giữ lại và sau đó sách được chuyển vào kho
Trang 153 Hàng tháng các đại lý sẽ gửi danh mục những sách đã bán được cho bộ phận thống
kê Bộ phận này sẽ thống kê lại lượng sách đã bán, thu tiền và điều chỉnh sách từ các đại
lý Bộ phận này cũng thống kê lượng sách còn tồn trong kho sau đó gửi thông báo về sách tồn và thanh toán tiền sách đã bán cho các nhà xuất bản
Ngoài ra hệ thống cần lưu giữ các thông tin về sách gồm tên sách, tên tác giả, lĩnh vực…Các thông tin về nhà xuất bản gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản,…Trong thông tin lưu trữ về các đại lý cần có thông tin về lượng sách đã lấy, số tiền đã trả, số tiền còn nợ để đảm bảo không một đại lý nào được nợ quá số tiền cho phép
Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập số 16
- Quản lý thông tin các đại lý: các đại lý lần đầu tiên liên hệ với công ty để đặt mua sản phẩm thông tin về họ được lưu trữ lại bằng thao tác thêm mới, nếu sai sót được thực hiện bằng thao tác sửa chữa, xoá bỏ các đại lý không còn giao dịch với công ty Thông tin của các đại lý bao gồm: số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ và các đặc điểm khác
- Quản lý thông tin sản phẩm bằng cách thêm mới sản phẩm khi nó được nhập vào kho từ các xưởng sản xuất, sửa chữa các thông tin khi cần thiết và xoá bỏ thông tin về sản phẩm khi không còn sản xuất nữa Các thông tin về sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả về sản phẩm, thời gian bảo hành, số lượng hiện có
- Việc bán sản phẩm của công ty được thực hiện như sau: Khi các đại lý muốn mua sản phẩm, họ gửi đến công ty một phiếu đặt mua sản phẩm Trên phiếu đặt mua sản phẩm có các thông tin về: các sản phẩm mà họ muốn mua cũng như các thông tin về chính
họ Khi nhận được phiếu đặt mua sản phẩm của các đại lý công ty thực hiện kiểm tra các sản phẩm mà đại lý yêu cầu Nếu sản phẩm mà đại lý yêu cầu không còn hoặc không đủ
số lượng đáp ứng thì đưa ra một thông báo từ chối bán Nếu các yêu cầu của đại lý được đáp ứng thì viết hoá đơn gửi cho đại lý để họ thanh toán và lưu lại bản sao của hoá đơn
Trang 16Khi đại lý đã thanh toán xong thì xác nhận đã thanh toán vào hoá đơn và chuyển hoá đơn này cho bộ phận xuất sản phẩm Bộ phận này xuất theo hoá đơn đã nhận được Nếu đại
lý nhận sản phẩm trực tiếp tại công ty thì sản phẩm được giao ngay cho khách Nếu cần phải chuyển đến địa chỉ của đại lý, bộ phận này lập một phiếu chuyển sản phẩm gửi cho nhân viên chuyển Nhân viên chuyển sản phẩm được thực hiện vận chuyển sản phẩm cho đại lý theo phiếu chuyển sản phẩm nhận được Khi chuyển xong thì báo lại cho công ty biết đã chuyển thành công Phiếu chuyển sản phẩm được lưu trữ lại Các thông tin trên hoá đơn gồm: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã thanh toán hay chưa, ghi chú và các thông tin về sản phẩm được bản gồm: {Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả về sản phẩm,
số lượng và đơn giá} Các thông tin trên phiếu chuyển sản phẩm gồm: Số phiếu chuyển,
số hiệu người chuyển, ngày chuyển, đã chuyển thành công
- Để theo dõi và quản lý nhân viên vận chuyển công ty có một danh sách các nhân viên chuyển sản phẩm Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Các thông tin về nhân viên gồm: Số hiệu người chuyển, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác
- Ngoài ra để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, danh sách các sản phẩm đã bán, báo cáo về sản phẩm tồn kho để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh
Yêu cầu:
1 Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức năng công việc của hệ thống xử lý bán hàng
2 Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động của hệ thống
3 Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu để thực hiện phân rã sơ đồ ngữ cảnh trên
Bài tập số 17
Sài Gòn Video là một công ty chuyên kinh doanh và cho thuê băng đĩa có cửa hàng giao dịch đặt tại trung tâm thành phố Hàng ngày mở của từ 8h đến 21h để giao dịch với khách