Huong dan su dung phan mem online

Ngoài ra trên màn hình chính còn có thể thực hiện một số thao tác khác như: j Sắp xếp danh mục theo thứ tự tăng dần hay giảm dần Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đ

Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Tel: 043 568 22 22; Hotline: 09 4258 4285 Website: www.sse.net.vn; Email: Supports@sse.net.vn

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SSE ACCOUNTING ONLINE

Tên tài liệu: SAO_UG

Lưu trữ

Người tạo Nguyễn Xuân Chi

Chức vụ Trưởng phòng tư vấn chuyển giao công nghệ

Người duyệt Vũ Đình Hội

Chức vụ Giám đốc điều hành

Mục lục

1 Giới thiệu chung 15

1.1 Tính năng cơ bản của SSE Accounting Online 15

1.2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với chương trình 15

1.2.1 Các biểu tượng dùng trong tài liệu này 15

1.2.2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với giao diện của chương trình 15

1.2.2.1 Các trình duyệt có thể sử dụng 15

1.2.2.2 Các thiết lập liên quan trình duyệt 15

1.2.2.3 Các chú ý về thao tác sử dụng 17

1.3 Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục 23

1.3.1 Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục 23

1.3.1.1 Tất cả các màn hình khai báo danh mục đều có một số thao tác chung, bao gồm: 23

1.3.1.2 Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như: 25 1.3.2 Một số thao tác đặc biệt 28

1.4 Thao tác chung khi làm việc với chứng từ 28

1.4.1 Thao tác chung khi làm việc với chứng từ 28

1.4.1.1 Màn hình xem chứng từ 28

1.4.1.2 Màn hình chi tiết chứng từ 31

1.4.1.3 Thao tác trong các chức năng xử lý 31

1.4.1.4 Lấy dữ liệu từ tệp excel 34

1.4.1.5 Các lưu ý khác 35

1.5 Hướng dẫn một số báo cáo 39

1.5.1 Hướng dẫn một số báo cáo 39

1.5.1.1 Kế toán tổng hợp 39

1.5.1.2 Kế toán công nợ phải thu/ Phải trả 40

1.5.1.3 Quản lý hàng tồn kho 40

1.5.1.4 Giá thành vụ việc công trình 40

1.5.1.5 Báo cáo tài chính 40

1.6 Một số hướng dẫn chung về báo cáo 41

1.6.1 Một số hướng dẫn chung về báo cáo 41

1.6.1.1 Các thao tác chung 41

1.6.1.2 Giải thích chung các thông tin khi khai báo mẫu báo cáo 45

1.6.1.3 Một số lưu ý về cách thực hiện các báo cáo 46

1.7 Các hướng dẫn khác 46

1.7.1 Các hướng dẫn khác 46

1.7.1.1 Xử lý hạch toán trùng liên quan tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 46

1.7.1.2 Chênh lệch tỷ giá liên quan tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 49

1.7.1.3 Ứng dụng phương pháp trung bình tháng trong chương trình 51

1.7.1.4 Ứng dụng phương pháp trung bình di động trong chương trình 53

1.7.1.5 Ứng dụng phương pháp đích danh trong chương trình 55

2 Hệ thống 56

2.1 Danh mục 56

2.1.1 Chọn ngày làm việc 56

2.1.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ 56

2.1.3 Danh mục đơn vị cơ sở 57

2.1.4 Danh mục bộ phận nhân sự 58

2.1.5 Danh mục mã giao dịch 58

2.1.5.1 Giải thích các trường thông tin 58

2.1.6 Danh mục bộ phận 59

2.1.7 Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính 60

2.1.8 Khai báo các màn hình nhập chứng từ 61

2.1.8.1 Màn hình khai báo các màn hình nhập chứng từ 61

2.1.9 Khai báo các tham số tùy chọn 64

2.1.9.1 Màn hình khai báo 65

2.1.9.2 Thao tác 76

2.1.10 Khai báo ngày bắt đầu nhập liệu 77

2.1.10.1 Màn hình khai báo ngày bắt đầu sử dụng 77

2.2 Người sử dụng 77

2.2.1 Khai báo người sử dụng 77

2.2.1.1 Màn hình khai báo người dùng 77

2.2.2 Khai báo nhóm sử dụng 81

2.2.3 Phân quyền truy nhập 81

2.2.4 Phân quyền truy nhập theo nhóm người dùng 83

2.2.5 Phân quyền truy nhập theo đơn vị cơ sở 84

2.2.6 Giới hạn quyền truy cập 84

2.2.7 Phân quyền nhóm người sử dụng 85

2.2.8 Giới hạn quyền truy cập theo nhóm người dùng 86

2.2.9 Giới hạn quyền truy cập theo đơn vị cơ sở 87

2.2.10 Giới hạn quyền truy nhập cho các trạng thái của chứng từ 87

2.2.10.1 Giải thích 88

2.2.12 Giới hạn địa chỉ truy cập theo người dùng 89

2.2.13 Giới hạn địa chỉ truy cập theo nhóm người dùng 89

2.3 Bảo trì số liệu 90

2.3.1 Khóa số liệu theo chứng từ 90

2.3.2 Màn hình khóa số liệu theo chứng từ 90

2.3.3 Khóa số liệu theo đơn vị cơ sở 90

2.3.4 Khóa số liệu 92

2.3.5 Lưu trữ số liệu 92

2.3.6 Tạo dữ liệu 93

2.3.7 Tính số liệu theo kỳ 93

2.4 Hướng dẫn 93

3 Kế toán tổng hợp 93

3.1 Cập nhật dữ liệu 93

3.1.1 Phiếu kế toán 94

3.1.1.1 Màn hình phiếu kế toán 94

3.1.2 Bút toán phân bổ tự động 101

3.1.2.1 Màn hình phân bổ tự động 101

3.1.3 Bút toán kết chuyển tự động 103

3.1.3.1 Màn hình 104

3.1.4 Bút toán chênh lệch tỷ giá 105

3.1.5 Bút toán đảo chênh lệch tỷ giá 105

3.1.6 Cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản 107

3.1.6.1 Màn hình cập nhật số dư 107

3.1.7 Chuyển các giao dịch vào sổ cái 110

3.1.8 Chuyển số dư của các tài khoản sang năm sau 111

3.2 Sổ nhật ký chung 112

3.3 Sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 112

3.3.1 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 112

3.3.1.1 Các thao tác 112

3.4 Lọc tìm số liệu 113

3.5 Báo cáo tài chính 113

3.5.1 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 113

3.5.1.1 Màn hình điều kiện lọc 113

3.6 Danh mục 114

3.6.1 Danh mục diễn giải chứng từ tự động 114

3.6.2 Khai báo sử dụng quyển chứng từ 115

3.6.2.1 Giải thích các trường 115

3.6.3 Danh mục quyển chứng từ 116

3.6.3.1 Giải thích các trường 116

3.6.4 Danh mục tài khoản 118

3.6.4.1 Phương án tổ chức danh mục tài khoản 118

3.6.5 Khai báo mẫu bảng cân đối kế toán 121

3.6.6 Khai báo mẫu bảng cân đối kế toán kế toán chủ đầu tư 126

3.6.7 Khai báo bút toán phân bổ tự động 126

3.6.8 Khai báo thông tin bộ phận, mã phí cho tài khoản 129

3.6.9 Khai báo bút toán kết chuyển tự động 130

3.6.10 Khai báo mẫu bảng cân đối kế toán tổng hợp 133

3.6.11 Khai báo mẫu báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp 133

3.6.12 Khai báo mẫu bảng cân đối phát sinh các tài khoản 137

3.6.13 Khai báo mẫu báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh 139

3.6.14 Khai báo mẫu báo cáo nguồn vốn đầu tư 142

3.7 Tạo mẫu báo cáo 143

3.7.1 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 143

3.7.2 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp 148

3.7.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tổng hợp theo phương pháp trực tiếp 150

3.7.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tổng hợp theo phương pháp gián tiếp 150

3.7.5 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp 150

3.7.6 Điều chỉnh Phụ lục kết quả kinh doanh 153

3.7.7 Phụ lục kết quả sản xuất kinh doanh 153

3.7.8 Thuyết minh báo cáo tài chính 153

4 Kế toán vốn bằng tiền 161

4.1 Cập nhật 161

4.1.1 Phiếu thu tiền mặt 161

4.1.2 Phiếu chi tiền mặt 172

4.1.3 Giấy báo có (thu) của ngân hàng 187

4.1.4 Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng 197

4.1.5 Vào số dư đầu kỳ khế ước 209

4.1.6 Kết chuyển số dư khế ước sang năm sau 211

4.2 Báo cáo tiền mặt tiền gửi 212

4.2.1 Sổ nhật ký thu (chi) tiền 212

4.3 Báo cáo tiền vay 214

4.4 Danh mục 214

4.4.1 Danh mục khế ước 214

4.4.2 Danh mục tiền tệ 219

5 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 222

5.1 Cập nhật 222

5.1.1 Hoá đơn bán hàng 222

5.1.2 Phiếu nhập hàng bán trả lại 230

5.1.3 Hóa đơn dịch vụ 236

5.1.4 Phiếu thanh toán tạm ứng 243

5.1.5 Hóa đơn giảm giá hàng hóa - dịch vụ 247

5.1.6 Hóa đơn dịch vụ trả lại 252

5.1.7 Cập nhật giá bán 253

5.1.8 Bút toán điều chỉnh giảm công nợ 256

5.1.9 Chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ 257

5.1.10 Hóa đơn điều chỉnh giá hàng bán 263

5.1.11 Khai báo bút toán chênh lệch tỷ giá 266

5.1.12 Kết chuyển số dư hợp đồng sang năm sau 267

5.1.13 Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các hóa đơn ngoại tệ 267

5.1.14 Tính toán 269

5.1.14.1 Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn 269

5.1.14.2 Tính lại tổng số tiền đã thu của các hóa đơn 272

5.1.14.3 Đánh giá đảo chênh lệch tỷ giá cho các hóa đơn 272

5.1.14.4 Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các hóa đơn ngoại tệ 273

5.1.14.5 Tất toán cho các hóa đơn 275

5.2 Báo cáo bán hàng 279

5.3 Báo cáo công nợ khách hàng 279

5.4 Báo cáo công nợ theo hóa đơn 279

5.4.1 Bảng kê công nợ của các hóa đơn theo hạn thanh toán 279

5.5 Báo cáo theo hợp đồng 281

5.6 Danh mục 281

5.6.1 Danh mục khách hàng 281

5.6.2 Danh mục phân nhóm khách hàng 284

5.6.3 Danh mục hợp đồng 286

5.6.4 Danh mục nhóm hợp đồng 290

5.6.5 Khai báo ký hiệu mẫu số hóa đơn 292

5.6.6 Danh mục tài khoản ngân hàng 292

5.7 Vào số dư đầu kỳ 293

5.7.1 Vào số dư đầu kỳ hợp đồng 293

5.7.2 Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn 296

6 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 300

6.1 Cập nhật 300

6.1.1 Hoá đơn mua hàng trong nước 300

6.1.2 Hoá đơn mua hàng nhập khẩu 305

6.1.3 Hóa đơn mua hàng dịch vụ 312

6.1.4 Phiếu nhập mua hàng 316

6.1.5 Phiếu nhập chi phí mua hàng 319

6.1.6 Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp 325

6.1.7 Phiếu nhập xuất thẳng 328

6.1.8 Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ 330

6.1.9 Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua 337

6.1.10 Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp 342

6.1.11 Vào số dư công nợ đầu kỳ 345

6.1.12 Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn 348

6.1.13 Tính toán 352

6.1.13.1 Tính lại tổng số tiền đã trả cho các hóa đơn 356

6.1.13.2 Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn 356

6.1.13.3 Tính lại số dư tức thời của nhà cung cấp 359

6.2 Báo cáo mua hàng 360

6.3 Báo cáo công nợ nhà cung cấp 360

6.4 Báo cáo công nợ theo hóa đơn 360

6.5 Báo cáo hợp đồng 360

6.6 Danh mục 360

6.6.1 Danh mục thuế nhập khẩu 360

6.6.2 Danh mục nhân viên mua hàng 360

6.6.3 Danh mục thanh toán 361

6.7 Vào số dư đầu 362

7 Kế toán hàng tồn kho 362

7.1.1 Phiếu nhập kho 362

7.1.2 Phiếu xuất kho 370

7.1.3 Phiếu nhập điều chuyển 377

7.1.4 Phiếu xuất điều chuyển 379

7.1.5 Cập nhật vật tư chậm luân chuyển đầu kỳ 386

7.1.6 Cập nhật vật tư chậm luân chuyển đầu kỳ thực tế 386

7.1.7 Cập nhật kiểm kê vật tư cuối kỳ 387

7.1.8 Tính toán 388

7.1.8.1 Tính lại tồn kho tức thời 388

7.1.8.2 Tính giá trung bình tháng 388

7.1.8.3 Tính giá trung bình di động theo ngày 394

7.1.8.4 Tính giá nhập trước xuất trước 396

7.1.8.5 Chuyển tồn kho sang năm sau 400

7.1.9 Số dư đầu kỳ 400

7.1.9.1 Vào tồn kho đầu kỳ thực tế 400

7.1.9.2 Vào tồn kho đầu kỳ 403

7.1.9.3 Vào chi tiết tồn kho nhập trước xuất trước 405

7.2 Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn 407

7.2.1 Báo cáo hàng hóa - vật tư quá hạn 407

7.2.2 Báo cáo tồn kho vật tư chậm luân chuyển 408

7.2.3 Báo cáo tồn kho theo tuổi 411

7.3 Danh mục 414

7.3.1 Danh mục vật tư 414

7.3.2 Danh mục kho hàng 425

7.3.3 Danh mục nhóm kho 426

7.3.4 Danh mục vị trí kho hàng 427

7.3.5 Danh mục phân nhóm hàng hoá, vật tư 428

7.3.6 Danh mục loại vật tư 429

7.3.7 Khai báo về kho để tính giá NTXT 430

7.3.8 Khai báo về chứng từ để tính giá NTXT 430

7.3.9 Danh mục đơn vị tính 431

7.3.10 Danh mục lô 431

7.3.11 Danh mục quy đổi đơn vị tính 436

8 Kế toán giá thành 437

8.1 Các lưu ý chung trước khi áp dụng bài toán giá thành 437

8.2 Cập nhật số liệu 439

8.2.1 Lệnh sản xuất 439

8.2.2 Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ 441

8.2.3 Cập nhật vật tư dở dang đầu kỳ 443

8.2.4 Cập nhật giá trị dở dang đầu kỳ theo yếu tố chi phí 445

8.2.5 Cập nhật giá cho phiếu nhập thành phẩm 447

8.2.6 Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ 448

8.2.7 Bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung 449

8.3 Tính giá thành 450

8.3.1 Tính hệ số phân bổ theo định mức NVL 450

8.3.2 Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ 451

8.3.3 Tính hệ số phân bổ theo hệ số 452

8.3.4 Tính hệ số phân bổ theo sản lượng 453

8.3.5 Tính chi phí dở dang cuối kỳ 454

8.3.6 Tính chi phí dở dang cuối kỳ theo số liệu kiểm kê 454

8.3.7 Tính giá thành sản phẩm 455

8.3.8 Tính số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ 455

8.3.9 Tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ 456

8.3.10 Tính chi phí dở dang cuối kỳ nguyên vật liệu 456

8.3.11 Phân bổ chi phí phát sinh trong kỳ 456

8.3.12 Kết chuyển chi phí tập hợp trực tiếp 457

8.3.13 Tính hệ số phân bổ theo yếu tố chi phí 457

8.4 Điều chỉnh 458

8.4.1 Điều chỉnh giá thành sản phẩm 458

8.4.2 Điều chỉnh giá trị dở dang đầu kỳ theo yếu tố chi phí 458

8.4.3 Điều chỉnh vật tư dở dang đầu kỳ 460

8.4.4 Điều chỉnh số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ 461

8.5 Báo cáo 462

8.5.1 Bảng chiết tính giá thành kế hoạch 462

8.6 Danh mục 463

8.6.1 Danh mục yếu tố 463

8.6.2 Danh mục nhóm yếu tố 468

8.6.3 Danh mục loại yếu tố 468

8.6.4 Danh mục công đoạn (bộ phận) 469

8.6.5 Khai báo hệ số phân bổ 470

8.6.7 Khai báo mẫu báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất theo sản phẩm 475

8.6.8 Khai báo bảng chiết tính giá thành 475

8.6.9 Khai báo vật tư thay thế 480

9 Quản lý công vụ việc công trình xây dựng 481

9.1 Khai báo mẫu báo cáo thực hiện và quyết toán đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình 481

9.2 Khai báo mẫu báo cáo thực hiện đầu tư 482

9.3 Khai báo mẫu báo cáo KQ SXKD theo vụ việc, công trình 484

9.4 Tính số ps lũy kế các vụ việc 485

9.5 Tính số ps lũy kế các chỉ tiêu 485

9.6 Kết chuyển số dư của các vụ việc sang năm sau 486

9.7 Báo cáo vụ việc công trình xây dựng 486

9.7.1 Báo cáo KQ SXKD theo vụ việc, công trình 486

9.7.2 Tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc 487

9.8 Báo cáo công trình theo NVL 490

9.9 Danh mục 490

9.9.1 Danh mục phân nhóm vụ việc, công trình 490

9.9.2 Danh mục chỉ tiêu 492

9.9.3 Danh mục công trình, vụ việc 496

9.9.4 Danh mục chỉ tiêu vụ việc, công trình 499

9.9.5 Danh mục tài khoản luỹ kế vụ việc 501

9.10 Cập nhật số dư 501

9.10.1 Vào số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các vụ việc 501

9.10.2 Cập nhật số dư đầu kỳ các vụ việc 502

9.10.3 Vào luỹ kế theo chỉ tiêu cho vụ việc, công trình 505

10 Kế toán tài sản 506

10.1 Cập nhật số liệu 506

10.1.1 Cập nhật thông tin tài sản 506

10.1.2 Cập nhật sản lượng thực hiện của tài sản 513

10.1.3 Khai báo giảm tài sản 514

10.1.4 Điều chỉnh giá trị tài sản 515

10.1.5 Điều chuyển bộ phận sử dụng 518

10.1.6 Khai báo thôi khấu hao 518

10.1.7 Khai báo hệ số phân bổ khấu hao tài sản 519

10.1.8 Tính khấu hao tháng 520

10.1.9 Xóa khấu hao tài sản 523

10.1.10 Điều chỉnh khấu hao tháng 524

10.1.11 Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ 525

10.2 Danh mục 526

10.2.1 Danh mục nguồn vốn 526

10.2.2 Danh mục lý do tăng giảm tài sản 526

10.2.3 Danh mục bộ phận sử dụng tài sản 527

10.2.4 Danh mục phân nhóm tài sản 528

10.2.5 Danh mục loại tài sản 528

11 Kế toán công cụ dụng cụ 529

11.1 Cập nhật dữ liệu 529

11.1.1 Cập nhật thông tin CCDC 529

11.1.2 Điều chỉnh giá trị CCDC 536

11.1.3 Khai báo thôi phân bổ 538

11.1.4 Khai báo hỏng công cụ dụng cụ 538

11.1.5 Khai báo hệ số phân bổ CCDC 539

11.1.6 Khai báo giảm công cụ dụng cụ 540

11.1.7 Điều chuyển bộ phận sử dụng 541

11.1.8 Điều chỉnh phân bổ tháng 541

11.1.9 Bút toán phân bổ công cụ dụng cụ 543

11.1.10 Tính chi phí phân bổ công cụ dụng cụ 543

11.1.11 Xóa phân bổ CCDC 544

11.2 Danh mục 545

11.2.1 Danh mục lý do tăng giảm công cụ dụng cụ 545

11.2.2 Danh mục phân nhóm CCDC 546

11.2.3 Danh mục loại CCDC 546

11.2.4 Danh mục bộ phận sử dụng CCDC 547

12 Kế toán thuế 548

12.1 Cập nhật các hóa đơn GTGT đầu vào 548

12.2 Cập nhật phát sinh theo biểu thuế toàn phần 550

12.3 Khai báo tờ khai thuế giá trị gia tăng (theo thông tư 28) 551

12.4 Điều chỉnh Tờ khai thuế giá trị gia tăng 554

12.6 Thuế TNDN 558

12.6.1 Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 558

12.6.2 Khai báo Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính 559

12.6.3 Điều chỉnh Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 561

12.6.4 Điều chỉnh tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính 562

12.7 Cập nhật thuế TNCN 563

12.7.1 Cập nhật TN/giảm trừ theo biểu thuế lũy tiến 563

12.7.2 Danh mục chỉ tiêu thu nhập/giảm trừ 564

12.7.3 Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ 565

12.8 Thuế thu nhập cá nhân 566

12.8.1 Tính thuế thu nhập cá nhân 566

12.8.2 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân 567

12.9 Báo cáo thuế thu nhập cá nhân 567

12.9.1 Tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công (02/KK-TNCN) 567

12.9.2 Tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập khác (03/KK-TNCN) 569

12.9.3 Bảng kê thuế TNCN từ TLTC theo biểu thuế lũy tiến (05A/BK-TNCN) 570

12.9.4 B.kê thuế TNCN từ TCTL theo biểu thuế toàn phần (05B/BK-TNCN) 571

12.9.5 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công (05/KK-TNCN) 572

12.9.6 Bảng kê chi tiết giá trị chuyển nhượng chứng khoán ( mẫu 06/BK-TNCN) 576

12.9.7 Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 06/KK–TNCN) 576

12.10 Danh mục 578

12.10.1 Danh mục thuế suất GTGT 578

12.10.2 Danh mục biểu thuế toàn phần 580

12.10.3 Danh mục thuế tiêu thụ đặc biệt 580

12.10.4 Danh mục tính chất thuế 581

12.10.5 Danh mục biểu thuế lũy tiến từng phần 583

12.10.6 Danh mục loại thu nhập tính thuế 584

13 Quản trị phí 586

13.1 Danh mục phí 586

13.2 Danh mục chi phí 588

13.3 Danh mục nhóm phí 590

Thư gửi Quý khách hàng Công ty Cổ phần Giải pháp phần mềm doanh nghiệp (Solution Software Enterprise

.,JSC – tên viết tắt: SSE) được thành lập theo Giấy phép ĐKKD Số : 0101944075 ngày 15/05/2006 Sở KHĐT Hà Nội Mã số thuế 0101 944 075 Được thành lập từ năm 2006 đến nay SSE đã có hơn 10 nghìn khách hàng trải dài trên toàn quốc với các quy mô, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu khác nhau

SSE thuộc Top 3 công ty giải pháp phần mềm quản trị tổng thể, tùy biến theo đặc thù của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có sản phẩm thông minh, dịch vụ sau bán hàng nhanh và tận tâm nhất

Các sản phẩm chủ yếu của SSE bao gồm:

1 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp

o Quản trị nhân sự, tính lương - HRM

o Quản lý bảo trì máy móc - CMMS

o Quản lý chăm sóc khách hàng – CRM

o Quản lý luồng công việc: Work Flow

2 Cho thuê phần mềm - S.A.A.S

o Quản trị kế toán

o Quản trị bán hàng

o Quản lý chăm sóc khách hàng

o Quản trị nhân sự tiền lương

3 Cung cấp phần mềm miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ

-

Mọi thông tin xin gửi về theo địa chỉ:

Công ty CP Giải pháp Phần mềm Doanh nghiệp

VPHN: P909 Tòa nhà 262 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội

ĐT: 04 3 568 22 22; Hotline: 09 4258 4285

Công ty CP Công nghệ Quản trị Doanh nghiệp

Một lần nữa xin chân thành cảm quý khách hàng đã lựa chọn sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi

Hà Nội tháng 1 năm 2016

1 GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Tính năng cơ bản của SSE Accounting Online

1.2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với chương trình

1.2.1 Các biểu tượng dùng trong tài liệu này

- Internet Explorer 8.0 (hoặc cao hơn)

- Firefox 3.6 (hoặc cao hơn)

- Chrome 9.0 (hoặc cao hơn)

- Safari 5.0 (hoặc cao hơn)

- Opera 11.0 (hoặc cao hơn)

1.2.2.2 Các thiết lập liên quan trình duyệt

FireFox - Màn hình co giãn không đúng

Khi dùng trình duyệt FireFox, nếu màn hình co giãn không đúng như hình minh họa -đây là lỗi của trình duyệt FireFox- khi đó cần chỉnh tùy chọn như sau:

01 Vào trình đơn Menu/Tools/Options/;

02 Chọn Advanced/Browsing;

03 Bỏ chọn "Use hardware acceleration when availabe";

04 Thoát FireFox và mở lại

Sử dụng bộ mã Unicode tiếng Việt

Khuyến cáo nên dùng bảng mã unicode dựng sa ̃n khi gõ bàn phím tiếng Việt Ne ́u sử dụng bảng mã unicode to ̉ hợp, khi xua ́t ma ̃u in sẽ gây lo ̃i

Ví dụ

Ta ́t cả các ký tự “a” sẽ thành “ạ”

Sử dụng chức năng kiểm tra mã danh điểm

Trong một số trình duyệt có chức năng kiểm tra chính tả (check spelling) như trình duyệt Chrome, phải khai báo không sử dụng để chức năng kiểm tra mã danh điểm hoạt động chính xác

Người dùng có thể cân nhắc sử dụng hay không chức năng này

1.2.2.3 Các chú ý về thao tác sử dụng

a) Đăng nhập phiên làm việc

Chương trình được phát triển trên nền web (web application) do đó trong một thời điểm sử dụng, mỗi trình duyệt sẽ tương đương 1 phiên làm việc Trong trường hợp tạm thời dừng làm việc nên đăng xuất (Sign out) khỏi chương trình để thực sự thoát phiên làm việc Tuy nhiên, nếu không đăng xuất thì trong khoảng thời gian nhất định (khai báo cấu hình hệ thống) chương trình sẽ tự ngắt kết nối, khi đó cần nhập mật mã đăng nhập trở lại

Chú ý

Chương trình không cho phép một người dùng đăng nhập 2 lần - nghĩa là nếu đã đăng nhập rồi thì không thể dùng mã người dùng (user) vừa đăng nhập để vào chương trình được nữa

- Muốn truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) thì phải nhấn Thoát (Logout);

- Nếu nhấn tắt trình duyệt nghĩa là vẫn chưa thoát được, lúc này để đăng nhập lại thì phải chờ hết phiên làm việc (hiện tại là 20 phút);

- Trên một máy trạm, chỉ cho phép một người dùng đăng nhập Trong trường hợp truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) máy sẽ hỏi người dùng có tắt phiên làm việc cũ hay không, nếu có, sau khi chấp nhận thì phiên làm việc cũ bị mất hiệu lực hoàn toàn

- Khi nhập mật khẩu chú ý kiểm tra phím casplock nếu không đăng nhập được vì chương trình có xét chữ hoa chữ thường trong mật khẩu

- Ngoài ra nên kiểm tra bộ gõ tiếng Việt đã cấu hình đúng theo yêu cầu chưa Tùy theo bộ gõ, tùy theo cách gõ của người dùng có thể dẫn đến mật khẩu bị nhập sai

Trong trường hợp đã quá "Số ngày đổi mật khẩu" được khai báo trong tham số hệ thống, chương trình sẽ buộc người dùng phải thay đổi mật khẩu hiện tại

b) Yêu cầu khôi phục mật khẩu

Trong trường hợp quên mật khẩu, khi đăng nhập chương trình, người dùng cần nhấp chuột vào dòng chữ “Quên mật khẩu”

Sau đó nhập vào các thông tin như hình dưới với “tên” là tài khoản đăng nhập,

“Thư(email)” là địa chỉ thư điện tử khai báo trong danh sách người dùng Nếu mã xác thực không thể nhận diện được, có thể nhấn “Chọn mã số khác”

Sau khi hoàn tất, nhấn “Nhận”, chương trình sẽ gửi mật khẩu tạm về địa chỉ vừa nhập Người dùng phải kiểm tra hộp thư và nhấn vào liên kết đính kèm

Chú ý:

Mật khẩu được cung cấp là tạm thời Để sử dụng lại chương trình, người dùng phải thay đổi mật khẩu khi nhấn vào liên kết

c) Truy nhập với giao diện tiếng Anh

Khi cần làm việc với giao diện tiếng Anh, khi truy nhập chương trình cần chọn ngôn ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Việt

Trong phiên làm việc, nếu cần thay đổi thì nhấn vào biểu tượng "Thoát" phía trên bên phải màn hình làm việc

- Với trình duyệt IE: nhấn chuột phải vào khu vực biểu tượng của menu và chọn

“Open link in new tab” hoặc “Open link in new windows”

e) Chuyển con trỏ

Chương trình hỗ trợ phím Enter và Tab để thuận tiện cho người dùng đã quen thuộc với giao diện Windows

f) Làm việc với các trường mã

Trong các trường chứa thông tin mã danh mục, nếu không nhập giá trị gần đúng hoặc nhập sai, khi nhấn enter sẽ liệt kê toàn bộ danh mục tìm kiếm Nếu nhập giá trị gần

Nhấn page up – page down để di chuyển trong màn hình duyệt mã, nếu chọn được rồi thì nhấn enter để trả về trường giá trị

Trong trường hợp chưa nhập ký tự gì cũng có thể tìm mã bàng cách nhấn down, danh sách mã sẽ hiển thị toàn bộ để chọn

Page-Với các trường không buộc nhập, nhấn enter để bỏ qua

Chú ý:

Chức năng tìm kiếm nhanh (trong các màn hình tìm kiếm mã) sẽ ưu tiên tìm trên trường tên, sau đó tìm trên trường mã Quy tắc tìm là "chứa trong", vì vậy tất cả các trường tên hoặc mã có chuỗi cần tìm sẽ thể hiện trong kết quả Nếu muốn tìm theo quy tắc

từ trái sang thì có thể nhập chuỗi và dấu %

Ví dụ: Muốn tìm những mã bắt đầu bởi KH, có thể nhập KH%

g) Sao chép đoạn văn, ký tự

Để sao chép đoạn văn trong chương trình, có thể nhấn chuột phải lên đối tượng, sau đó chọn cắt, chép, dán, xóa

Lưu ý chức năng này chỉ nên dùng trong trường hợp một số trình duyệt không hỗ trợ các chức năng Ctrl + C, Ctrl + V (ví dụ như một số trình duyệt của điện thoại)

Còn trong môi trường máy tính nên dùng phím tắt Ctrl + C, Ctrl + V sẽ thuận tiện hơn

h) Thể hiện tiêu đề dài trong chi tiết

Trong các trường thông tin chi tiết (grid) một số tiêu đề có thể dài quá thì khi kéo ngắn lại sẽ mất chữ và thể hiện là 3 chấm ( ) Để hiển thị thông tin đầy đủ, di chuột vào dấu 3 chấm " " tiêu đề sẽ đầy đủ

i) Tính toán trong các trường số

Chương trình cho phép tính toán đơn giản giữa các số, đặt con trỏ tại trường số nhấn các phép toán "+ - x /” để kích hoạt chức năng máy tính, khi được số cuối cùng, nhấn enter

j) Thao tác các trường ngày tháng

Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng

Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng hoặc nhấn vào dấu hiệu này để chọn ngày thích hợp

Trong cửa sổ ngày tháng, chỉ chọn được ngày Nếu chọn tháng có thể kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải Trong trường hợp chọn trong nhiều tháng, nhiều năm,

để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình sẽ cho chọn năm Sau khi chọn năm, chương trình sẽ cho chọn tháng Như vậy, từ vị trí ngày

1.3 Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục

1.3.1 Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục

1.3.1.1 Tất cả các màn hình khai báo danh mục đều có một số thao tác chung, bao

Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + E ” hoặc nhấn nút - “Sửa” để sửa thông tin của một

mã đã tạo trước đó Lưu ý nếu một mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các số liên quan thì không thể sửa mã

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn nút - Bỏ khóa

h) Xem danh mục theo trang

Chương trình phân các danh mục theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n

Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn vào nút “ ”, trở lại trang trước nhấn nút “ ”

Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn nút “ ”

i) Tạo số bản ghi của mỗi trang

Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang Hiện tại đang mặc định 5, 10,

15, 20, 25 Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang

Ngoài ra trên màn hình chính còn có thể thực hiện một số thao tác khác như:

j) Sắp xếp danh mục theo thứ tự tăng dần hay giảm dần

Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một trường bất

kỳ tại vị trí“ ” để sắp xếp danh sách trường đó theo tùy chọn tăng dần hay giảm dần

Hoặc nhấn trái chuột vào thanh tên tiêu đề, chương trình tự sắp xếp trường này theo thứ tự tăng dần (giảm dần)

k) Chức năng lọc

Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn

Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn

là trường “mã đối tượng” và “tên đối tượng” Mặc nhiên sẽ tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách

Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một trường bất

kỳ tại vị trí“ ”, nhấn chọn nút “lọc” -

Nhập biểu thức điều kiện lọc, điều kiện có thể được chọn theo: bằng (=), lớn hơn , lớn hơn hoặc bằng , nhỏ hơn , nhỏ hơn hoặc bằng hoặc dùng ký hiệu % để thay thế cho một hay một chuỗi ký tự cần lọc

Để bỏ lọc, nhấn trái chuột lại vào vị trí “ ”, chọn biểu tượng “ ” , trường đã lọc quay lại trạng thái ban đầu khi chưa lọc

l) Chức năng làm tươi số liệu

Nhấn nút “ ” -để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời

Chú ý:

Để phím tắt có hiệu lục, phải đặt con trỏ trong khu vực màn hình của danh mục

1.3.1.2 Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc

khái niệm tương đối giống nhau như:

a) Tiện ích

Trong trường hợp các mã đối tượng được mã hoá là một chuỗi ký tự, trong đó có các ký tự cuối là một dãy số thì mỗi lần thêm mới, khi cập nhật vào một hoặc một vài ký tự bắt đầu của mã đối tượng nào đó thì chương trình sẽ tự động dò tìm số thứ tự lớn nhất hiện hành của chuỗi các ký tự gõ vào đó để tự động tăng lên một đơn vị

Để lấy giá trị mã mới nhất, cần nhấn phím mũi tên đi xuống "↓" (Down Arrow)

Ví dụ mã đã tồn tại trong danh mục là "KH004" thì khi nhập "KH0" sẽ trả về

Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái:

1- Còn sử dụng: Mã này sẽ được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và

có thể lập báo cáo

0- Không còn sử dụng: Mã này sẽ không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa

d) Ký tự nhập trong các trường mã

Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử (‘ ? _ % ! @ & | # $ ” ? ~ ` ^ )

e) Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã

Các trường mã phải được lập theo quy tắc “Không lồng nhau” Một mã được gọi

là lồng mã khác khi chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc chuỗi ký tự trong

mã khác đã tồn tại sẵn (hoặc ngược lại, chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn thuộc chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập) Ví dụ: mã “VV001” và “VV00” được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục “VV00” thuộc 5 ký tự liên tục “VV001”

Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì sẽ lấy cả những mã có ký tự theo sau

Ví dụ:

“VV00” và “VV001” đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo nhập xuất tồn mà chỉ báo cáo “VV00” thì sẽ lấy cả “VV001” Còn nếu lấy tuyệt đối thì sẽ không báo cáo được những mã “VV0%”

f) Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm

Trong trường hợp cần thêm mới các danh điểm liên quan khi thao tác trong các màn hình tìm kiếm, nhấn chuột phải vào trường mã để xuất hiện màn hình thao tác

Chỉ cho phép thêm trong các màn hình tìm kiếm sau:

g) Chọn nhiều đối tượng danh mục trong các màn hình

Trường hợp chọn nhiều đối tượng trong các màn hình tìm kiếm đối tượng danh mục thao tác như sau:

Quy trình thực hiện như sau:

- Vào danh mục cần đưa dữ liệu;

- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển

dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu

từ tệp mẫu vào danh mục

Chi tiết các trường hợp báo lỗi và các chú thích khác, vui lòng xem chi tiết từng danh mục

1.4 Thao tác chung khi làm việc với chứng từ

1.4.1 Thao tác chung khi làm việc với chứng từ

g) Xem thông tin người cập nhật

Khi muốn xem thông tin cập nhật của chứng từ, nhấn vào biểu tượng phía trên bên phải chứng từ " ”

Thông tin thể hiện trong màn hình như sau:

h) Khóa cột

Muốn cố định một số cột nào đó trong màn hình xem, ta sử dụng chức năng này Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút " ” - Khóa cột Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn lại nút " ” - Khóa cột

i) Xem các chứng từ theo trang

Màn hình xem chia theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn vào nút " ”, trở lại trang trước nhấn nút "

” Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn nút " ”

j) Xem theo số bản ghi của mỗi trang

Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang Hiện tại đang mặc định 5, 10,

15, 20, 25 Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang màn hình xem

k) Sao chép chứng từ

Chương trình cho phép tạo bản sao của một chứng từ thành chứng từ khác Để sao chép một chứng từ thành chứng từ khác với nội dung giống nhau, chọn chứng

từ gốc, nhấn biểu tượng - “Copy” để sao chép

Sau khi sao chép, ta có thể chỉnh sửa nội dung hoặc thêm, xóa các dòng chi tiết Sau khi hoàn tất nội dung dữ liệu chi tiết, nhấn lưu chứng từ

c) Chuyển lên / chuyển xuống

Nhấn nút " ” - "Chuyển lên” (" ”- "Chuyển xuống”) để đẩy một dòng chi tiết lên vị trí cao hơn trong lưới

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn lại nút " " - Khóa cột

1.4.1.3 Thao tác trong các chức năng xử lý

- Bút toán phân bổ tự động

- Bút toán kết chuyển tự động

- Bút toán chênh lệch tỷ giá

- Bút toán đảo chênh lệch tỷ giá

b) Kế thừa dữ liệu từ bước quy trình trước trong các chứng từ quy trình:

Nhấn chuột vào biểu tượng " - "Lấy dữ liệu" trên lưới chi tiết, sau đó chọn quy trình bước trước cần lấy, nhấn tìm kiếm chứng từ " ", nhập số lượng và trở về chứng từ hiện tại

c) Tiện ích tạo lô tự động trong chứng từ

Nếu vật tư có chọn “Theo dõi lô” (khai báo trong danh mục vật tư) thì người dùng có thể cập nhật lô trong màn hình “Danh mục lô” này Ngoài ra, mã lô có thể khai báo thông tin trực tiếp khi nhập liệu trên các chứng từ:

- Hóa đơn mua hàng trong nước;

- Hóa đơn mua hàng nhập khẩu;

- Phiếu nhập mua xuất thẳng;

- Phiếu nhập kho

Nếu vật tư có chọn “Theo dõi lô” và có tùy chọn “Cho phép tạo lô ngay khi nhập” (khai báo trong danh mục vật tư) thì chương trình sẽ lấy mã lô tự động trong tham số tùy chọn “Mã lô tự động” để gán vào lô trên chứng từ

Khi làm việc với chứng từ, kích vào biểu tượng - “tạo lô tự động” này để mở màn hình “Cập nhật danh mục lô”, phần nội dung chỉ thể hiện các dòng trong

“Chi tiết” thỏa điều kiện: vật tư có khai báo “Tự động tạo mã lô” và thông tin mã

lô hiện nhập trong chi tiết đang thể hiện không đúng Trường hợp “Chi tiết” chưa nhập thì tự động sinh ra mã lô theo nguyên tắc khai báo trong “tham số tùy chọn”;

Nguyên tắc tạo lô tự động theo cấu trúc tham số “Mã lô tự động”: Chương trình qui định 4 ký tự đặc biệt “d,m,y,#”, tương ứng:

o d sẽ được thay thế bởi ngày;

o m sẽ được thay thế bởi tháng;

o y sẽ được thay thế bởi năm;

o # sẽ được thay thế bởi số thứ tự (tự động tăng trong cùng 1 ngày, dùng trong trường hợp có nhập nhiều lần trong cùng một ngày)

Các ký tự dmy phải là chữ thường, nếu là chữ in hoa thì chương trình sẽ hiểu đó

là ký tự tạo mã, không phải ký tự thay thế

Ví dụ:

LO.ddmmyyyy.## -> Sáng ngày 15/10/2012 làm phiếu nhập kho -> Lô tự động được sinh ra là “LO.15102012.01” Chiều ngày 15/10/2012 làm tiếp thêm một phiếu nhập kho -> Lô tự động được sinh ra là “LO.15102012.02”,

Các thông tin liên quan khác:

o Ngày nhập: ngầm định lần đầu khi thêm mới, lấy ngày lập chứng từ, cho phép sửa lại;

o Tên lô: ngầm định tạo: Lô + mã lô + [ngày nhập] + ngày lập chứng từ”, cho phép sửa lại;

o Ngày sản xuất ngầm định bằng “Ngày nhập”, cho phép nhập vào;

o Hạn sử dụng: ngầm định lấy “Ngày nhập + Vòng đời sp” (nếu “Kiểu lô”=1 – Tính theo ngày nhập);

o Ngày bảo hành: ngầm định lấy ngày nhập + thời gian bảo hành, cho phép sửa lại

Lưu ý:

Khi chương trình đã tạo lô, người dùng chấp nhận tại màn hình tạo lô thì xem như lô đã được tạo trong danh mục, cho dù chứng từ chưa được lưu Vì vậy, trong trường hợp nhập lại chứng từ còn dang dở, yêu cầu nhập thủ công lại

mã đã tạo, nếu tiếp tục tạo mã lô, sẽ tạo ra mã khác, tạo rác cho hệ thống

1.4.1.4 Lấy dữ liệu từ tệp excel

Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng

Quy trình thực hiện như sau:

- Vào màn hình duyệt chứng từ, nếu có biểu tượng và biểu tượng trên thanh công cụ nghĩa là chương trình cho phép kết nhập nhiều chứng từ (hóa đơn bán hàng, định mức nguyên liệu, ) Nếu không, lập mới chứng từ, nếu có biểu tượng và biểu tượng trên thanh công

cụ của lưới chi tiết nghĩa là chương trình cho phép kết nhập chi tiết của chứng từ (kết nhập từng phiếu), dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những bút toán định kỳ tương tự nhau;

- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào chi tiết của phiếu;

- Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu đã có, nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có

Liên quan cách nhập các cột trong tệp bảng tính sẽ giải thích trong từng chứng

từ cụ thể

Chú ý:

Chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có (khách hàng, tài khoản, vụ việc ), trong trường hợp này, chương trình vẫn mang dữ liệu vào màn hình chi tiết nhưng khi lưu sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", người dùng phải chỉnh sửa trước khi lưu;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép;

1.4.1.5 Các lưu ý khác

a) Xét quyền trong thao tác chứng từ

Tương ứng với chức năng phân quyển theo chức năng và phân quyển theo đơn

vị cớ sở, việc thao tac với chứng từ cũng sẽ ảnh hưởng theo

- Nếu phân quyền theo chức năng và toàn quyền thao tác (mới, sửa, xoá, xem chứng từ của người dùng khác nhập, in,…) kết hợp với phân quyền theo đơn vị thì người dùng hoàn toàn thao tác trên các chứng từ của 1 đơn vị

- Nếu phân quyền theo chức năng và toàn quyền thao tác (mới, sửa, xoá,) nhưng không xem chứng từ của người dùng khác nhập thì sẽ chỉ xuất hiện các chứng từ do chính người dùng hiện tại thực hiện

- Cảnh báo "Chưa có quyền thực hiện chức năng này hoặc truy cập bị từ chối Liên hệ với người quản trị hệ thống nếu bạn có thể được truy cập vào chức năng này” sẽ xuất hiện khi người dùng không có các quyền thao tác tương ứng

b) Tăng số chứng từ tự động

Số chứng từ sẽ được tạo mới, tiếp theo quyển chứng từ hiện tại trên phiếu nơi con trỏ đang đứng, nếu không dùng hoặc không chọn quyển thì mặc nhiên sẽ tăng theo khai báo trong danh mục chứng từ

c) Tìm kiếm danh điểm

Để tìm kiếm 1 mã danh điểm, nhập 3 ký tự, chương trình sẽ xem danh mục để chọn

Chương trình sẽ tìm trong bộ mã trước tiên, ví dụ nếu nhập "KH0" thì những mã

sau (giả định đã tồn tại) sẽ thể hiện: KH0 A01, AB KH0 A04, XX KH0 ,

Tiếp sau, nếu không tìm thấy trong bộ mã, chương trình sẽ tìm trong trường tên của danh mục miễn có chứa cụm từ "KH0"

Trong trường hợp không tìm thấy danh điểm, có thể nhấn trỏ vào hình kính lúp

" " để mở màn hình tìm kiếm

- Nếu người sử dụng nhớ một ít phần tên danh điểm, có thể nhập vào ô

"tìm nhanh" để tìm theo tên;

- Nếu không, có thể sử dụng chức năng lọc nâng cao (Truy vấn tìm kiếm

- Xem “Chức năng lọc” trong “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”)

- Nếu không nhớ rõ cấu trúc mã và không nhớ tên thì nên tìm theo thì nên tìm theo cách tìm nhanh, tức là nhấp vào biểu tượng kinh lúp " " sau đó nhập ký tự cần tìm vào ô "Tìm nhanh"

- Nếu biết rõ cấu trúc mà không nhớ tên thì nên tìm theo cách lọc trường, tức là sau khi nhấn vào biểu tượng kinh lúp " ", nhấn tiếp vào biểu tượng " " trong trường mã và nhập ký tự tìm kiếm

d) Chức năng kiểm tra tồn tại

Nếu nhập mã mà trên màn hình xuất hiện các đường kẻ chân danh điểm, có nghĩa là chưa có trong danh mục Trường hợp đó, nên kiểm tra lại các ký tự đã nhập

Lưu ý:

- Có thể thêm mới danh điểm ngay trong màn hình tìm kiếm (Xem

"Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm” trong "Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”)

- Có thể lọc tiếp trên kết quả đã lọc: ví dụ đã lọc theo mã vật tư, có thể lọc tiếp theo mã kho, mà vị trí…cho đến khi tìm được kết quả như yêu cầu

- Để chức năng kiểm tra tồn tại danh điểm hoạt động, cần loại bỏ chức năng kiểm tra chính tả của trình duyệt

e) Thao tác các trường ngày tháng

Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng hoặc nhấn vào đấu hiệu này để chọn ngày thích hợp

Trong cửa sổ ngày tháng, chỉ chọn được ngày Nếu chọn tháng có thể kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải Trong trường hợp chọn trong nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình sẽ cho chọn năm Sau khi chọn năm, chương trình sẽ cho chọn tháng Như vậy, từ vị trí ngày tháng năm, ta có thể chọn theo thứ tự sau:

,

f) Tính toán trong các trường số

Chương trình cho phép tính toán đơn giản giữa các số, đặt con trỏ tại trường số nhấn các phép toán "+ - x /” để kích hoạt chức năng máy tính, khi được số cuối cùng, nhấn enter

1.5 Hướng dẫn một số báo cáo

1.5.1 Hướng dẫn một số báo cáo

1.5.1.1 Kế toán tổng hợp

a) Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Xem Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

b) Sổ sách nhật ký chung

c) In chứng từ thuộc nhật ký đặc biệt

Các nhật ký thực chất được lập dựa trên dữ liệu hạch toán kế toán của chương trình Thông thường, sổ nhật ký sẽ in tất cả các giao dịch kế toán Trong trường hợp có sử dụng các sổ nhất ký chuyên dùng thì cần phải loại các giao dịch thuộc các nhật ký này ra khỏi nhật ký chung Chính vì vậy, chương trình sử

trường hợp này Các “nhật ký đặc biệt” bao gồm: Sổ nhật ký mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền

Các nhật ký này hoàn toàn có thể khai báo được cách lên dữ liệu báo cáo Việc khai báo các nhật ký này có liên quan đến lập luận để thực hiện nhật ký chung:

- Nhật ký chung phải loại trừ các giao dịch thỏa mãn các khai báo thuộc các nhật ký đặc biệt;

- Nhật ký chung phải bao gồm các giao dịch thỏa mãn các khai báo mang tính chất loại trừ thuộc các nhật ký đặc biệt

Xem thêm: Sổ nhật ký thu (chi) tiền

Với "Bảng kê chứng từ", lưu ý "Danh sách chứng từ": Tham số này phải được hiểu là danh sách chứng từ in được khai báo trong danh mục chứng từ Cần phân biệt với “Mã chứng từ” trong ngăn lọc thứ nhất

1.5.1.2 Kế toán công nợ phải thu/ Phải trả

Báo cáo công nợ hóa đơn

Bảng kê công nợ của các hóa đơn theo hạn thanh toán

1.5.1.3 Quản lý hàng tồn kho

Báo cáo hàng tồn

Báo cáo tồn kho vật tư chậm luân chuyển

Báo cáo tồn kho theo tuổi

1.5.1.4 Giá thành vụ việc công trình

Tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc

Báo cáo KQ SXKD theo vụ việc, công trình

1.5.1.5 Báo cáo tài chính

a) Báo cáo tài chính

Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

b) Báo cáo tài chính tổng hợp

Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

c) Thuyết minh báo cáo tài chính xuất bảng tính excel

Xem: Thuyết minh báo cáo tài chính