Tin hoc dung trong nha truong (hay)

Sao chép định dạng Muốn sao chép định dạng của đoạn văn bản này cho đoạn văn bản khác ta thực hiện các bước sau: - Chọn khối văn bản có định dạng cần sao chép; - Kích chuột vào nút Forma

Tin häc

Dïng trong nhµ trêng

(Tài liệu bồi dưỡng CC, VC ngành GD&ĐT Bắc Ninh - Lưu hành nội bộ)

Th¸ng 6 n¨m 2007

Hiện nay công nghệ thông tin đã được áp dụng rộng rãi ở hầu hết ở các ngành, các lĩnh vực của đời sống xã hội Thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước và hội nhập không thể không ứng dụng công nghệ thông tin, do vậy các nhà quản lý giáo dục, các nhà giáo và nhân viên các trường học không thể không biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc của mình.

Trước tình hình đó và thực tiễn ngành Giáo dục - Đào tạo hiện nay là: vốn Tiếng Anh còn hạn chế, ít có thể bố trí thời gian đi học các lớp tin học chính quy, nhưng lại có ưu điểm là trình độ học vấn lại khá cao nên có thể tự học được Do vậy tôi viết cuốn tài liệu

"Tin học dùng trong nhà trường" nhằm giúp các bạn tự học tin học một cách dễ dàng, áp dụng vào công việc của mình nhằm nâng cao hiệu quả công tác và hội nhập.

Cuốn tài liệu này gồm 6 phần là: Những khái niệm cơ bản về tin học và hệ điều hành; phần mềm soạn thảo văn bản (Word); phần mềm tính toán, thống kê, quản lý dữ liệu (Excel); phần mềm để trình chiếu , hội thảo, soạn giáo án điện tử (PowerPoint); Internet và thư điện tử; phần mềm quản lý cán bộ Tài liệu có một số đặc điểm sau đây:

Thứ nhất là: Tài liệu này được lưu hành trong nội bộ ngành Giáo dục và Đào tạo

Bắc Ninh.

Thứ hai là: Khi xử lý một công việc nào đó đều có nhiều cách nhưng trong tài liệu

này chúng tôi chỉ trình bày một cách Các bạn có thể tham khảo cách khác và vận dụng cách nào phù hợp nhất với mình.

Thứ ba là: Tài liệu rất ngắn gọn, chỉ hướng dẫn những vấn đề quan trọng nhất cho

công việc của bạn Bạn có thể tham khảo các tài liệu khác để làm phong phú hơn kiến thức của mình.

Thứ tư là: Mỗi công việc đều được chỉ ra một quy trình từng bước để thực hiện,

bước nào viết trước thì làm trước, bước nào viết sau thì làm sau mà không diễn giải hay giải thích dài dòng.

Thứ năm là: Tài liệu được viết với Office 2003 nên máy của bạn cài Office 97,

Office 2000, Office XP, … có thể hơi khác một chút nhưng sẽ tương đương.

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng tài liệu được soạn lần đầu trong một thời gian ngắn nên không khỏi có những thiếu sót hoặc chưa đáp ứng được nhu cầu hiểu biết hoặc chưa đáp ứng yêu cầu công việc của bạn, mong các bạn thứ lỗi Tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các bạn để tài liệu hoàn chỉnh hơn, đáp ứng được yêu cầu của đông đảo các nhà quản lý giáo dục, các nhà giáo và nhân viên ngành Giáo dục và Đào tạo Bắc Ninh Ý kiến đóng góp của các bạn xin gửi về địa chỉ: Nguyễn Đức Thành, Phòng Tổ chức - cán

bộ, Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Ninh hoặc các địa chỉ I-mail: nguyenducthanh.sogddt@bacninh.gov.vn hoặc hộp thư toàn cầu ducthanhbn@gmail.com hay ducthanhbn1@yahoo.com.vn.

Xin trân trọng cám ơn.

TÁC GIẢ

Nguyễn Đức Thành

Tin học là quá trình nghiên cứu các quá trình có tính chất thuật toán nhằm

mô tả và biến đổi thông tin Các quá trình này được nghiên cứu một cách hệ thống về các phương diện: lý thuyết, phân tích, thiết kế, tính hiệu quả, việc cài đặt và ứng dụng

Ta có thể chia các kiến thức tin học thành các lĩnh vực sau: Thuật toán và cấu trúc dữ liệu; Kiến trúc máy tính, mạng máy tính và hệ điều hành; Lý thuyết lập trình; Cơ sở dữ liệu; Công nghệ phần mềm,

2 Máy tính

Máy tính là thiết bị để lưu trữ và xử lý thông tin một cách tự động theo một chương trình định trước Máy tính có khả năng lưu trữ một khối lượng thông tin rất lớn trên một diện tích nhỏ, tốc độ xử lý thông tin rất nhanh và rất chính xác Máy tính đến nay đã trải qua 4 thế hệ:

Thế hệ thứ nhất (1950-1959) : Dùng đèn điện tử đã được thu nhỏ

như một toà nhà, một cơ quan

một tỉnh, một thành phố

kết với nhau thông qua tập chuẩn chung các giao thức gọi là TCP/IP

4 Máy vi tính

4.1 Mô hình tổ chức của máy vi tính:

4.2 Thiết bị vào chuẩn: Bàn phím (Keyboard)

Bàn phím dùng để đưa dữ liệu vào máy tính, trên bàn phím có các chữ cái,

số, một số ký tự đặc biệt và một số phím quan trọng sau:

- Phím Shift: để thay đổi kiểu chữ thường hay chữ hoa hoặc để gõ các

ký tự trên (đối với các phím có hai ký tự)

- Phím Caps lock: để thiết lập chế độ nhập chữ hoa

- Phím Home: đưa con trỏ về đầu dòng

- Phím End: đưa con trỏ về cuối dòng

- Phím Page Down: về trang sau của màn hình

- Phím Page Up: Về trang trước của màn hình

- Phím ,,, lần lượt là: sang trái 1 ký tự, lên trên 1 dòng, xuống dưới 1 dòng, sang phải 1 ký tự

- Phím Enter (↵): xuống dòng (chỉ dùng khi hết đoạn văn bản)

- Phím Spacebar: chèn vào ký tự trắng (dấu cách giữa các từ)

- Phím Delete: xoá ký tự bên phải con trỏ

- Phím Backspace (): Xoá ký tự bên trái con trỏ

- Phím Insert: Đổi chế độ chèn thành chế độ đè và ngược lại

- Phím Num Lock: Bật/tắt chế độ nhập phím số bên phải bàn phím

- Phím Print Screen: Chụp toàn bộ màn hình

4.3 Thiết bị ra chuẩn: Màn hình (Monitor)

ĐƠN VỊ XỬ LÝ TRUNG TÂM:

- Khối tính toán số học và logic

- Khối điều khiển

-

TB truyền tin:

- Modem, -Cáp truyền tin,

Màn hình dùng để hiện văn bản và hình ảnh, giúp cho người giao tiếp với máy tính được rõ ràng Màn hình thông dụng hiện nay là màn hình Super VGA

4.4 Thiết bị truyền tin: Modem

Khi truyền và nhận dữ liệu giữa các máy tính không xa lắm có thể nối trực tiếp qua dây cáp truyền tin; khi truyền và nhận dữ liệu giữa hai máy tính xa nhau người ta dùng điện thoại và Modem để làm cho tín hiệu số (Digital) của máy tính thích ứng với tín hiệu tương tự (Analogue) của điện thoại

4.5 Bộ nhớ trong:

Bộ nhớ trong gồm 2 phần ROM và RAM: ROM chứa các chương trình cơ bản điều khiển việc nhập, xuất dữ liệu do nhà sản xuất cài sẵn Đây là bộ nhớ chỉ đọc; RAM để lưu giữ tạm thời chương trình, dữ liệu của người dùng (khi mất điện thì thông tin trong RAM sẽ bị mất) Bộ nhớ RAM của máy vi tính hiện nay thường là 128MB, 256MB, 512MB Dung lượng bộ nhớ RAM ảnh hưởng đến tốc độ của máy tính

4.6 Bộ nhớ ngoài:

Bộ nhớ ngoài bao gồm đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD, …

- Đĩa mềm: Dùng để lưu trữ văn bản, dữ liệu và chương trình, nó được

dùng để chuyển thông tin từ máy này qua máy khác Đĩa mềm thường dùng hiện nay là loại đĩa 3,5 Inch có dung lượng 1,44MB

- Đĩa cứng: là một chồng nhiều đĩa có cấu trúc và tổ chức như đĩa mềm,

được bảo vệ trong một hộp kín và thường được đặt trong máy vi tính Dung lượng đĩa cứng hiện nay thường dùng là từ 40GB đến 250GB

(1GB = 1.024MB = 104.8576KB = 1.073.741.824 Byte hay 1 GB =

210 MB = 220 KB = 230 Byte)

- Đĩa CD: Dung lượng của đĩa CD là 700M, kích thước 4,72 Inch Đọc

và ghi đĩa CD nhờ tia Laser

4.7 Đơn vị xử lý trung tâm: (CPU)

CPU là bộ phận quan trọng nhất của máy vi tính, nó thực hiện các lệnh của các chương trình bên trong bộ nhớ trong, điều khiển và phối hợp tất cả các

bộ phận của máy vi tính Mỗi họ máy vi tính ra đời gắn liền với sự ra đời của một bộ CPU mới CPU quyết định các thông số quan trọng của máy vi tính như tốc độ xử lý, dung lượng tối đa bộ nhớ chính Tốc độ xử lý của máy tính thông thường hiện nay từ 1,7Ghz đến 3,2Ghz CPU có hai khối chính là: khối tính toán (số học và logic) và khối điều khiển

4.8 Phầm mềm:

Phần mềm là các chương trình được viết ra để can thiệp vào máy tính, bắt máy tính phải thực hiện một công việc nào đó mà con người yêu cầu Có thể chia phần mềm thành 3 loại:

- Phần mềm hệ thống: là những chương trình để khởi động hệ máy

tính và tạo môi trường để con người sử dụng hệ máy tính tiện lợi và hiệu quả Phần mềm hệ thống quan trọng nhất là hệ điều hành, các hệ điều hành thông dụng nhất hiện nay là MS-DOS, Windows 2000, Windows XP, UNIX, LINUX, …

- Ngôn ngữ lập trình: dùng để lập trình

- Phần mềm ứng dụng: là các chương trình dùng cho một công việc

nhất định Phần mềm ứng dụng có các hướng sau: Các hệ quản trị dữ liệu, các hệ soạn thảo văn bản, các phần mềm đồ hoạ, các phần mềm thiết kế trang Web, …

Chương II: HỆ ĐIỀU HÀNH MS-DOS

1 Tệp (File)

Tệp là tập hợp các mã 0 và 1 được lưu trữ trên đĩa từ, một văn bản, một tập hợp dữ liệu được mã hoá thành các mã 0 và 1 hay một chương trình máy tính dưới dạng mã máy được lưu trên đĩa thành một tệp Một tệp có thể chứa một

số Sector liên tiếp nhau hoặc không liên tiếp nhau trên đĩa, cuối tệp phải có dấu kết thúc tệp Mỗi tệp có một tên riêng để phân biệt

Quy tắc đặt tên tệp:

- Trong MS-DOS gồm ba phần: Phần chính không quá 8 ký tự, dấu chấm "." và phần mở rộng không quá ba ký tự, tên tệp không chứa dấu cách

- Trong Windows tên tệp và tên thư mục có thể dài 250 ký tự và có thể chứa dấu cách Nhìn chung không nên có dấu cách vì một số phần mềm không đọc được

2 Thư mục (Folder)

Thư mục là hình thức phân vùng trên đĩa để việc lưu trữ các tệp được khoa học, hệ thống Người sử dụng có thể phân vùng đĩa thành nhiều vùng khác nhau, mỗi vùng lưu trữ các tệp có tính chất chung nào đó gọi là các thư mục Trong một thư mục có thể tạo các thư mục con của nó Quy tắc đặt tên thư mục như quy tắc đặt tên tệp nhưng không có dấu chấm và phần mở rộng Trong một thư mục không được có hai thư mục con trùng tên hoặc hai tệp trùng tên

3 Đường dẫn (Path)

Khi trên đĩa có nhiều thư mục thì việc quản lý các tệp được dễ dàng hơn Tuy nhiên muốn truy xuất đến một tệp nào đó không đơn giản là đưa ra tên tệp (vì trên hai thư mục khác nhau có thể có những tệp trùng tên) mà phải chỉ ra rõ ràng vị trí của tệp trên đĩa Đường dẫn giúp người sử dụng diễn tả được điều đó, thí dụ:

C:\My Documents\Thanh\LauDai\TK_CTD05.XLS có nghĩa là tệp

"TK_CTD05.XLS" nằm trong thư mục "LauDai", thư mục "LauDai” là thư mục con của thư mục "Thanh", thư mục "Thanh" là thư mục con của thư mục "My Documents", thư mục "My Documents" là thư mục gốc của ổ đĩa

C Hay nói cách khác: Vào ổ đĩa C  Tìm đến thư mục "My Documents"  tìm đến thư mục "Thanh"  tìm đến thư mục "LauDai"  tìm đến tệp

"TK_CTD05.XLS"

Chương III: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS (XP)

1 Các khái niệm cơ bản:

1.1 Khởi động Windows:

Với máy tính đã cài Windows XP, trước hết lấy đĩa mềm trong ổ A ra (nếu có)  Ấn công tắc điện (POWER) trong chốc lát Windows XP sẽ nắm quyền điều khiển hệ thống và chuyển sang giao diện đồ hoạ Tuỳ theo cách cài đặt mà phải gõ hay không phải gõ mật khẩu để vào màn hình Windows (Desktop):

- Nút đài (chỉ lựa chọn được 1 nút):

- Nút điều khiển kéo xuống:

(Nếu thấy Menu dọc có dòng cuối cùng như tức

là chưa trải hết, nếu chưa thấy mục cần dùng hãy kích chuột vào đó cho Menu dọc trải hết các lệnh ra) Mục nào đó trong Menu bị mờ đi

là không thực hiện được Khi kích chuột vào Menu nào đó có mũi tên sang phải thì được một Menu dọc con

- Menu tắt: Khi kích chuột phải vào bất kỳ một chỗ nào đó trên màn hình đều xuất hiện một Menu gọi là Menu tắt

1.4 Thoát khỏi Windows:

- Đóng các File đang mở bằng cách kích chuột vào nút đóng

- Thoát khỏi Windows bằng cách: Kích chuột vào nút

ở phía dưới bên trái màn hình  Di chuột và kích vào  Kích tiếp chuột vào

2 Windows Explore

2.1 Khởi động Windows Explorer

Muốn khởi động Windows Explorer ta kích chuột vào nút Start  Di chuột đến Program  Di tiếp sang Accessories  Di xuống và kích vào Windows Explorer:

2.2 Tạo thư mục mới:

Muốn tạo một thư mục trước hết ta phải biết thư mục đó nằm ở đâu, sau đó

ta thực hiện các bước sau:

- Nháy đúp vào

- Nháy đúp vào ổ đĩa và các thư mục chứa thư mục cần tạo

- Vào File  New  Folder  Gõ tên thư mục vào hộp

(Thí dụ muốn tạo thư mục "LuuTru" là thư mục co của thư mục "My Documents" thuộc ổ đĩa C - Tức là C:\My Documents\LuuTru ta phải nháy đúp vào My Computer  Nháy đúp vào ổ đĩa C  Nháy đúp vào thư mục "My Documents" cuối cùng thực hiện bước thứ ba của việc tạo thư mục mới)

- Chọn tất cả các thư mục hay các tệp: Mở ổ đĩa và các thư mục chứa các thư mục hay các tệp cần chọn  Chọn một thư mục hay một tệp nào đó  Ấn và giữ phím Ctrl và gõ phím A

2.4 Di chuyển tệp, thư mục

Muốn sao chép (hoặc di chuyển) thư mục hay tệp từ thư mục này (thư mục nguồn) đến thư mục khác (thư mục đích) ta thực hiện các bước sau:

- Mở ổ đĩa và thư mục nguồn

- Chọn các đối tượng (thư mục hay tệp) cần sao chép hay di chuyển và kích vào nút Copy nếu muốn sao chép (nút Cut nếu muốn di chuyển)

2.6 Đổi tên tệp, thư mục:

Muốn đổi tên một tệp hay thư mục nào đó ta kích chuột phải vào tệp hay thư mục đó để xuất hiện Menu tắt  Kích chuột vào Rename của Menu tắt

 Gõ tên mới đè vào tên cũ

Phần thứ hai:

MICROSOFT WORD FOR WINDOWS

Chương I: KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI MICROSOFT WORD

1 Khởi động chương trình

- Bật công tắc điện, chờ một lát được màn hình Windows (Desktop):

- Kích đúp chuột vào trên màn hình Desktop (hoặc kích chuột vào Start  Di chuột lên Programs  Di sang Microsoft Office

 di sang chọn Microsoft Office Word 2003) như hình dưới:

2 Giới thiệu màn hình Word

3 Thoát khỏi Word

Muốn thoát khỏi Word trước hết ta đóng hết các tệp đang mở bằng cách vào File  Close liên tục cho đến khi Close mờ đi thì kích chuột vào Exit

Chương II: SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Quy tắc gõ tiếng Việt

2 Vị trí các ngón tay khi gõ tiếng Việt

- Ngón út trái gõ các phím : 1, Q, A, Z và các phím bên trái bàn phím

- Ngón đeo nhẫn trái gõ các phím : 2, W, S, X

- Ngón giữa trái gõ các phím : 3, E, D, C

- Ngón trỏ trái gõ các phím : 4, R, F, V, 5, T, G, B

- Ngón trỏ phải gõ các phím : 6, Y, H, N, 7, U, J, M

- Ngón giữa phải gõ các phím : 8, I, K, dấu phảy

- Ngón đeo nhẫn phải gõ các phím: 9, O, L, dấu chấm

- Ngón út phải gõ các phím : 0, P, ";", "/" và các phím bên phải bàn phím

- Ngón cái gõ phím cách

3 Nhập văn bản

3.1 Đặt lề và chọn hướng in, chọn cỡ giấy:

- Kích chuột vào File trên thanh Menu chính và chọn Page Setup và thẻ Margins được:

- Đặt lề trong mục Margins: Top là lề trên, Bottom là lề dưới, Left là lề trái, Right là lề phải, Gutter là khoảng cách chừa lề để đóng tài liệu, Gutter position: chọn phần chừa lề để đóng ở bên trái hay bên trên trang giấy

- Chọn hướng in trong mục Orientation: Portrait là in theo chiều dọc tờ giấy, Landscape là in theo chiều ngang tờ giấy

Normal là Bình thường, Mirror Margin là lề trái và lề phải của hai trang chẵn và lẻ đối xứng nhau qua gáy cuốn sách, 2 Pages Per Sheet

là một tờ giấy in hai trang theo chiều dọc thường dùng khi làm sách khổ nhỏ bằng nửa tờ A4, Book Fold là một tờ giấy in hai trang theo chiều ngang

- Cuối cùng nhấn

- Kích chuột chọn thẻ Page được:

- Chọn cỡ giấy và nhấn

3.2 Nhập văn bản

Trong quá trình nhập văn bản cần chú ý một số vấn đề sau:

- Nhập văn bản bằng quy tắc gõ tiếng Việt và bảo đảm đúng vị trí các ngón tay

- Trước khi nhập văn bản nên kích vào nút căn thẳng hai bên

- Khi đến lề phải máy tự xuống dòng nên hết đoạn văn bản mới gõ phím Enter (↵)

- Dùng thước ngang để định vị trí đầu đoạn văn bản mà không nên dùng dấu Tab hay dấu cách

- Đẩy đoạn văn bản sang phải bằng cách để con trỏ vào đầu đoạn văn bản và gõ phím cách

- Kéo đoạn văn bản về bên trái bằng cách đặt con trỏ vào đầu đoạn văn bản và gõ phím Back Space

- Đẩy đoạn văn bản xuống một dòng bằng cách đặt con trỏ vào đầu đoạn văn bản và gõ phím Enter

- Kéo đoạn văn lên phía trên bằng cách đặt con trỏ vào đầu đoạn văn bản và gõ phím Back Space

Chương III: TRÌNH BÀY MÀN HÌNH

1 Trình bày các thanh dụng cụ

1.1 Hiện thanh công cụ:

Muốn hiện thanh công cụ hãy vào View trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Tool Bars … và đánh dấu "" vào tên các thanh công cụ cần hiện:

- Standard: Thanh dụng cụ chuẩn

- Formatting: Thanh công cụ định dạng

- Borders: Thanh dụng cụ kẻ khung và đường viền

- Drawing: Thanh dụng cụ đồ hoạ

2.3 Đổi đơn vị trên thước:

- Vào Tools trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Options  Chọn thẻ General;

- Chọn đơn vị trong hộp Measurement Units và nhấn

3 Đặt chế độ màn hình

Vào View trên thanh Menu chính và chọn chế độ màn hình:

- Normal: Chế độ bình thường;

- Outline: Chế độ tổng quan với phần viền;

- Page Layout: Chế độ trình bày trang

4 Hiển thị các thanh cuốn

Vào Tools trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Options và chọn thẻ View:

- Đánh dấu chọn vào mục Horizontal Scroll Bar để xuất hiện thanh cuốn ngang;

- Đánh dấu chọn vào mục Vertical Scroll Bar để xuất hiện thanh cuốn dọc

5 Lấy các nút công cụ lên thanh công cụ

- Vào Tools trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Customiz;

- Chọn thẻ Commands;

- Chọn thanh công cụ trong Categories;

- Chọn nút công cụ trong Commands;

- Kích và giữ trái chuột dê lên thanh công cụ và nhả chuột

Chương IV: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1 Chọn (bôi đen) phần văn bản cần định dạng

1.1 Chọn bằng chuột:

- Đặt trỏ chuột vào đầu khối văn bản cần chọn,

- Bấm và giữ phím trái chuột quét sang phải và xuống dưới cho đến cuối đoạn văn bản cần chọn

1.2 Chọn bằng phím Shift và các phím di chuyển con trỏ

- Đặt trỏ chuột vào đầu khối văn bản cần chọn

- Ấn và giữ phím Shift gõ các phím ,,, cho đến cuối đoạn văn bản cần chọn

2 Định dạng văn bản

- Chọn khối văn bản cần định dạng;

- Vào Format trên thanh Menu chính;

- Chọn thẻ Font:

Chọn Font chữ ở hộp Font, chọn kiểu chữ (đận, nghiêng, gạch chân) ở hộp Font Style, chọn cỡ chữ ở hộp Size (nếu không có thì gõ cỡ chữ vào hộp dưới chữ Size), chọn màu chữ trong hộp Font Color, chọn chỉ số trên (thí dụ m2) thì đánh dấu chọn vào , chọn chỉ số dưới (thí

dụ H2O) thì đánh dấu chọn vào cuối cùng nhấn

- Chọn thẻ Character Spacing:

Tăng/giảm bề rộng ký tự trong hộp , tăng/giảm khoảng cách giữa các ký tự trong hộp , tăng/giảm độ cao (so với dòng) của ký tự trong hộp

3 Sao chép định dạng

Muốn sao chép định dạng của đoạn văn bản này cho đoạn văn bản khác ta thực hiện các bước sau:

- Chọn khối văn bản có định dạng cần sao chép;

- Kích chuột vào nút Format Painter ( ) trên thanh công cụ định dạng (nếu muốn sao chép đến nhiều nơi không liên tục thì phải kích đúp chuột);

- Quét vào các phần văn bản cần sao chép định dạng;

- Kích chuột vào nút Format Painter ( ) nếu sao chép định dạng đến nhiều nơi không liên tục để kết thúc

4 Đánh số trang cho văn bản

Muốn đánh số trang cho văn bản ta thực hiện các bước sau:

- Vào Insert trên thanh Menu chính  di xuống và kích vào Page Numbers… được cửa sổ:

- Chọn đánh số ở đầu trang hay cuối trang ở hộp ,

- Chọn đánh số ở trái hay giữa hay phải ở hộp ,

- Kích chọn vào hộp để đánh số cả trang đầu (không chọn thì không đánh số trang đầu),

- Vào để chọn kiểu số trang và trang đầu bắt đầu từ số mấy (không cần thực hiện bước này nếu đánh số trang bằng số bình thường và bắt đầu từ trang 1),

- Cuối cùng nhấn

5 Dãn dòng

5.1 Cách đoạn văn bản trước, cách đoạn văn bản sau:

- Muốn cho đoạn văn bản nào đó cách đoạn văn bản trên liền kề hay đoạn văn bản dưới liền kề ta đặt trỏ chuột vào vị trí bất kỳ của đoạn văn bản đó,

- Vào Format trên thanh Menu chính  Di chuột xuống chọn Paragraph… được của sổ:

- Chọn thẻ Indents and Spacing,

- Đặt khoảng cách đoạn văn bản trước ở hộp ,

- Đặt khoảng cách đoạn văn bản trước ở hộp ,

- Cuối cùng nhấn

5.2 Dãn dòng

Muốn cho khoảng cách giữa các dòng của văn bản thưa ra hay mau hơn ta thực hiện các bước sau:

- Vào Format trên thanh Menu chính  Di chuột xuống chọn Paragraph…

và chọn thẻ Indents and Spacing,

- Kích chuột vào và chọn Exactly,

- Chọn khoảng cách giữa các dòng ở hộp (Nếu muốn thưa ra thì kích vào mũi tên quay lên, nếu muốn mau hơn thì kích vào mũi tên quay xuống),

- Cuối cùng nhấn

6 Copy, di chuyển văn bản

- Chọn khối văn bản cần Copy (hay di chuyển),

- Kích chuột vào nút Copy (hay nút Cut ) trên thanh công cụ chuẩn,

- Đặt trỏ chuột vào vị trí đích và kích chuột vào nút Paste trên thanh công cụ chuẩn

Chương V: LƯU, ĐÓNG VÀ MỞ VĂN BẢN

1 Lưu lần đầu

- Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn được cửa sổ:

- Gõ tên văn bản vào hộp ;

- Chọn thư mục cần lưu văn bản vào ở hộp ;

- Cuối cùng nhấn

2 Lưu các lần tiếp theo (khi văn bản đã có tên)

Chỉ cần kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn và giữ phím Ctrl gõ phím S

3 Lưu văn bản với tên khác

- Vào File trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Save As;

- Tiếp tục thực hiện các bước như lưu lần đầu

4 Lưu văn bản với mật khẩu (để người khác không xem hoặc sửa chữa được)

- Thực hiện bước 1 của lưu lần đầu hay lưu với tên khác được cửa số Save As;

- Gõ tên văn bản vào hộp ;

- Chọn thư mục cần lưu văn bản ở hộp ;

- Kích chuột vào Tools và chọn Security Options… như hình trên được cửa sổ:

- Nhập mật khẩu vào hộp và nhấn

được cửa sổ:

- Nhập lại mật khẩu một lần nữa và nhấn , nhấn tiếp

5 Mở văn bản có sẵn trong ổ đĩa

Muốn mở một văn bản đã có trên ổ đĩa ta thực hiện các bước sau:

- Vào File trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Open… được cửa sổ:

- Chọn đường dẫn đến tệp cần mở ở hộp

- Kính chuột vào tên tệp cần mở và nhấn

(nếu tệp có mật khẩu phải nhập mật khẩu vào, nhấn và nhấn

- Chon thẻ Auto Text;

- Nhập từ tắt của cụm từ thường dùng vào hộp

và nhấn

1.2 Lấy từ thường dùng vào văn bản:

- Đặt con trỏ vào vị trí cần nhập từ thường dùng;

- Gõ tên tắt của cụm từ thường dùng và gõ phím F3

(Chú ý: sau con trỏ chưa có văn bản hay ít nhất có 1 dấu cách mới lấy được cụm từ thường dùng vào văn bản)

1.3 Xoá từ thường dùng:

- Vào Insert trên thanh Menu chính  Di chuột xuống Auto Text di sang kích chuột vào Auto Text,

- Chon thẻ Auto Text,

- Nhập từ tắt của cụm từ thường dùng vào hộp

và nhấn

2 Sử dụng AutoCorrect

2.1 Ghi từ thường dùng vào AutoCorrect:

- Vào Tools trên thanh Menu chính  Di xuống AutoCorrect Options được cửa sổ:

- Chọn thẻ AutoCorrect;

- Nhập từ tắt vào hộp thí dụ: gdu;

- Nhập từ đủ vào hộp thí dụ: Giáo dục và Đào tạo;

- Cuối cùng nhấn

2.2 Lấy từ thường dùng từ AutoCorrect vào văn bản:

Muốn lấy được từ thường dùng từ AutoCorrect vào văn bản trước hết bạn phải bảo đảm mục trong cửa sổ AutoCorrect đã được chọn sau đó thực hiện các bước sau:

- Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn từ thường dùng;

- Gõ từ tắt của từ thường dùng;

- Gõ dấu cách

2.3 Xoá từ thường dùng trong AutoCorrect:

- Vào Tools trên thanh Menu chính  Di xuống AutoCorrect Options;

- Đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn ký tự đặc biệt;

- Vào Insert trên thanh Menu chính  di xuống chọn Symbol… được cửa sổ:

- Chọn thẻ Symbols;

- Tìm và chọn ký tự đặc biệt rồi nhấn

4 Chèn các ký tự toán học vào văn bản

- Vào Insert trên thanh Menu chính  di xuống chọn Object… được của sổ:

- Chọn thẻ Create New;

- Trong hộp Object Type chọn Microsoft Equation 3.0 và nhấn

một cửa sổ các ký hiệu toán học xuất hiện:

- Chọn ký hiệu phù hợp

5 Trộn văn bản

Thí dụ muốn in thông báo kết quả học tập của từng học sinh lớp mình (khoảng 45 học sinh) ta tạo hai tệp là "KQHT0105" và "TB_KQHT" trong thư mục My Document của ổ đĩa C:

(Chú ý: Dòng tên cột phải là dòng trên cùng, trên nó không có dòng trống hoặc một dòng chữ nào khác)

Tệp và "TB_KQHT" trong thư mục My Document của ổ đĩa C:

5.1 Trộn văn bản với Office XP hay Office 2003

Trộn dữ liệu của tệp "KQHT0105" vào tệp "TB_KQHT" với Office XP hay Office 2003 bằng các bước sau:

- Mở thanh công cụ Mail Merge bằng cách: Vào View trên thanh Menu chính  Di xuống Tool bars  Di sang và chọn Mail Merge,

- Tạo liên kết giữa hai tệp với nhau bằng cách:

 Kích chuột vào nút (Open Data Source) trên thanh công cụ Mail Merge được cửa sổ:

- Kích chuột vào nút  Kích tiếp chuột vào nút ,

- Thực hiện tiếp 3 bước trên để chèn tất cả các trường vào tệp TB_KQHT,

- Kích chuột vào nút (Merge To New Document) được cửa sổ:

- Chọn nếu muốn trộn tất cả (Nếu chỉ muốn trộn người thứ 11 đến người thứ 13 thì gõ vào hộp From số 11 và hộp To số 13) và nhấn

được thông báo kết quả học tập của cả lớp,

- In toàn bộ kết quả học tập của cả lớp

5.2 Trộn văn bản với Office 97 hay Office 2000

Trộn dữ liệu của tệp "KQHT0105" vào tệp "TB_KQHT" với Office 97 hay Office 2000 bằng các bước sau:

- Mở thanh công cụ Mail Merge bằng cách: Vào Tools trên thanh Menu chính  Di xuống và chọn Mail Merge được hình dưới:

- Kích chuột vào nút kéo xuống trong hộp Create và chọn From Letters… được cửa sổ:

- Kích chuột vào nút Active Window được cửa sổ:

- Kích chuột vào nút kéo xuống trong hộp Get Data và chọn Open Data Source… được cửa sổ:

- Chọn đường dẫn đến tệp "KQHT0105" trong hộp ,

- Chọn tên tệp "KQHT0105" và nhấn ,

- Đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn ở tệp "TB_KQHT",

- Kích chuột vào nút Insert Merge File trên thanh công cụ Mail merge,

- Chọn tên trường cần chèn và nhấn và nhấn tiếp ,

- Thực hiện lại các bước trên để chèn tất cả các trường vào tệp

"TB_KQHT",

- Kích chuột vào nút (Merge To New Document) được cửa sổ:

- Chọn nếu muốn trộn tất cả (Nếu chỉ muốn trộn người thứ 11 đến người thứ 13 thì gõ vào hộp From số 11 và hộp To số 13) và nhấn

được thông báo kết quả học tập của cả lớp,

- In toàn bộ kết quả học tập của cả lớp

Chương VII: BIỂU BẢNG

Trong chương này chúng tôi chỉ trình bày những vấn đề cơ bản nhất về biểu bảng mà không trình bày kỹ, bởi lẽ sau này tất cả biểu bảng ta đều lập trong Excel thuận lợi hơn rất nhiều, sau đó cắt và dán sang Word nếu cần

1 Tạo bảng

1.1 Tạo bảng

Có nhiều cách tạo biểu bảng, sau đây xin giới thiệu cách thông dụng nhất:

- Vào Table trên thanh Menu chính  Di xuống Insert  Di sang và chọn Table như hình dưới đây

được cửa sổ:

- Nhập số cột của bảng vào hộp , số dòng

1.2 Kẻ bảng

- Chọn các ô cần kẻ,

- Vào Table trên thanh Menu chính  Table Properties… được cửa sổ:

- Chọn thẻ Table và kích chuột vào nút được cửa sổ:

- Chọn thẻ Borders,

- Chọn loại đường kẻ, bề rộng của đường kẻ và vị trí kẻ thích hợp rồi

Chú thích:

 Loại đường kẻ (nét đứt, nét liền, …) chọn trong hộp Style:

 Bề rộng của đường kẻ chọn trong hộp Width:

 Vị trí kẻ lấy trong hộp Setting: hoặc Preview

 Là kẻ xung quanh vùng đã được chọn

 Là kẻ tất cả các đường trong vùng đã được chọn

 Là kẻ trên vùng đã được chọn

 Là kẻ những đường ngang trong vùng đã được chọn

 Là kẻ đường dưới vùng đã được chọn

 Là kẻ bên trái vùng đã được chọn

 Là kẻ những đường bên trong vùng đã được chọn

 Là kẻ đường bên phải vùng đã được chọn

 Là kẻ chéo từ góc trên bên phải xuống góc dưới bên trái

vùng đã được chọn

 Là kẻ chéo từ góc trên bên trái xuống góc dưới bên phải

vùng đã được chọn

2 Chọn ô, cột, hàng

- Chọn ô: kích chuột vào ô đó

- Chọn hàng hay nhiều hàng: Kích chuột vào lề bên trái của hàng đầu và

dê xuống cho đủ số hàng và nhả chuột

- Chọn cột hay nhiều cột: Kích chuột vào trên đầu cột đầu tiên và dê sang phải đủ số cột và nhả chuột

3 Chèn thêm n hàng (hoặc n cột)

- Chọn n hàng trên hàng cần chèn (n cột bên phải cột cần chèn),

- Vào Table trên thanh Menu chính  Di xuống Insert  Di sang chọn Rows Above (Columns to the right)

- Vào Table trên thanh Menu chính  Di xuống chọn Merge Cell

6 Chia ô, chia cột

- Chọn ô (hoặc cột hoặc hàng cần chia),

- Vào Table trên thanh Menu chính  di xuống chọn Split Cells được cửa sổ:

- Nhập số phù hợp vào và nhấn

7 Nới rộng hoặc thu hẹp cột

7.1 Nới rộng, thu hẹp cột (dòng) bằng chuột

Di chuột đến biên phải của cột (hoặc biên dưới của dòng) đến khi chuột trở thành mũi tên hai chiều thì ấn và giữ phím trái chuột di rộng ra hoặc

di hẹp vào cho đến khi vừa ý thì nhả chuột

7.2 Nới rộng, thu hẹp bằng AutoFit

- Chọn cả bảng,

- Vào Table trên thanh Menu chính  Di xuống AutoFit  di sang chọn một trong các lệnh ở Menu dọc con bên phải:

 AutoFit Contents: Độ rộng của cột vừa 1 ký tự và tự động

làm vừa trong ô,

 AutoFit Window: Tự động dãn bảng ra hết trang giấy

 Fixed Column Width: Cố định độ rộng của cột

 Distribute Rows Evenly: Làm cho độ cao các hàng bằng nhau

 Distribute Columns Evenly: Làm cho độ rộng các cột bằng nhau

8 Tính toán trong bảng

Phần này chúng tôi không trình bày vì sau này nếu làm việc với bảng ta làm trong Excel thuận lợi hơn nhiều Nếu cần các bạn có thể xem trong các tài liệu khác

Chương VIII: IN VĂN BẢN

Sau khi soạn song văn bản ta có thể in văn bản

1 Xem trước khi in

- Vào File trên thanh Menu chính  Di xuống chọn Print Preview,

- Để trở về màn hình soạn thảo hoặc in hãy kích chuột vào nút Close trên thanh công cụ

2 In văn bản

- Vào File trên thanh Menu chính  Di xuống chọn Print… được cửa sổ:

- Nhập số bản cần in vào hộp

- Chọn trang cần in ở mục Page Range:

 là in tất cả các trang của văn bản,

 là in trang hiện thời (trang có con trỏ),

 là in một số trang được chỉ định:

in từ trang 1 đến trang 5 thì gõ vào hộp: 1-5; in trang 1, trang 3, trang 8 thì gõ vào hộp: 1,3,8

 là in phần văn bản đã được chọn,

- Chọn in tất cả hay in trang chẵn, trang lẻ trong hộp

 All pages in range là in tất cả các trang,

 Odd pages là in các trang lẻ,

 Even pages là in các trang chẵn

Phần thứ ba:

MICROSOFT EXCEL FOR WINDOWS

Chương I: KHỞI ĐỘNG VÀ GIỚI THIỆU MÀN HÌNH EXCEL

1 Khởi động và thoát khỏi Excel

1.1 Khởi động Excel

- Bật công tắc điện, chờ một lát được màn hình Windows (Desktop):

- Kích đúp chuột vào trên màn hình Desktop (hoặc kích chuột vào Start  Di chuột lên Programs  Di sang Microsoft Office  di sang chọn Microsoft Office Excel 2003 như hình dưới) được cửa sổ Excel:

1.2 Thoát khỏi Excel

Vào File trên thanh Menu chính  Di xuống chọn Close nhiều lần cho đến khi lệnh Close mờ đi thì kích chuột vào Exit

2 Giới thiệu màn hình Excel

2.1 Cửa sổ ứng dụng của Excel:

Khi khởi động Excel ta được ngay một cửa sổ ứng dụng của Excel:

- Ô là giao giữa cột và dòng, địa chỉ ô bao gồm tên cột và tên dòng Có

3 loại địa chỉ ô:

 Địa chỉ tương đối: là địa chỉ được thay đổi khi ta sao chép công

thức từ ô này sang ô khác: Công thức được sao chép sang trái (hay sang phải) bao nhiêu cột thì các địa chỉ tương đối trong công thức cũng được thay đổi bấy nhiêu cột; Công thức được sao chép xuống dưới (hay lên trên) bao nhiêu dòng thì các địa chỉ tương đối trong công thức cũng được thay đổi bấy nhiêu dòng Cách viết địa chỉ tương đối là viết tên cột trước và tên dòng sau, thí dụ A13 tức

là cột A dòng 13

 Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi khi ta sao chép công

thức từ ô này đến ô khác Cách viết địa chỉ tuyệt đối là viết dấu $ sau đó đến tên cột, tiếp theo lại là dấu $ và cuối cùng là tên dòng, thí dụ $A$13

 Địa chỉ hỗn hợp: là địa chỉ tuyệt đối cột và tương đối dòng hay

tương đối cột và tuyệt đối dòng Khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì phần tuyệt đối không thay đổi, phần tương đối thay đổi như địa chỉ tương đối Cách viết địa chỉ hỗn hợp: Viết dấu $ đến tên cột, đến tên dòng hoặc tên cột đến dấu đô la đến tên dòng, thí dụ: $A13 hay A$13

- Cách nhập địa chỉ tuyệt đối hay địa chỉ hỗn hợp: ta có thể nhập ngay

từ bàn phím hoặc nhập địa chỉ tương đối  chọn địa chỉ này  Gõ phím F4 cho đến khi được thì thôi

Chương II: XỬ LÝ DỮ KIỆN TRONG BẢNG TÍNH

1 Nhập dữ kiện vào bảng tính

1.1 Các loại dữ kiện:

1.1.1 Dữ kiện dạng chuỗi (Text):

- Phải được bắt đầu bằng các chữ cái từ A đến Z hoặc các ký tự: , hay " hay Λ hay \,

- Dạng thể hiện: Căn thẳng bên trái,

- Chiều dài của chuỗi lớn hơn độ rộng của cột thì chuỗi hiện đầy đủ (nếu ô bên phải chưa có dữ kiện); hiện một phần ( nếu ô bên phải có

dữ kiện), khi đó chỉ cần nới rộng ô là hiện đủ chuỗi

1.1.2 Dữ kiện dạng số:

- Bắt đầu bởi một số từ 0 đến 9 hoặc các kí tự: +; - ; ( ; ) ; ; $

- Dạng thể hiện: Căn thẳng về bên phải,

- Chiều dài của số lớn hơn chiều rộng của cột thì Excel sẽ hiển thị các dấu # # # trong ô, khi đó chỉ cần nới rộng ô là hiện đủ số

- Chú ý: Chuỗi không có giá trị tính toán

- Dùng dấu "." Để phân cách phần nguyên và phần thập phân (có thể là dấu "," nếu bạn đã đổi trong hệ thống

- Khi số nhập vào ô có chứa các dấu + ; - ; / hoặc nhiều hơn 1 dấu chấm thập phân thì Excel sẽ tự động chuyển sang dạng chuỗi (Text)

1.1.3 Dữ kiện dạng công thức:

- phải được bắt đầu bởi dấu = hay dấu +

- Dạng thể hiện: cho kết quả của công thức trong ô hay một thông báo lỗi,

- Thành phần của công thức có thể gồm: số, chuỗi (phải được để trong dấu ""), toạ độ ô, tên vùng, tên bảng tính, các loại hàm, các toán tử [+, -, * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)]

- Độ ưu tiên của các toán tử lần lượt là: ( ), ^, nhân/chia, cộng/trừ

- Khi trong phạm vị cần tính toán có chuỗi thì Excel sẽ thông báo lỗi: # Value !

1.1.4 Dữ kiện dạng ngày, giờ:

Khi mới cài đặt ngày của máy tyính có dạng: tháng/ngày/năm.Muốn chuyển thành ngày/tháng năm phải đổi trong hệ thống

- Cách nhập:

 dd/mm/yyyy Ngày/tháng/năm (cách nhập hay dùng nhất)

 m/d/yyyy tháng/ngày/năm

 d-mmm-yyyy ngày/tháng/năm (1-Jan-2007)

 m/d/yyyy h:mm tháng/ngày/năm giờ:phút

 h:mm:ss giờ:phút:giây

- Có thể thực hiện các phép tính trên ngày, giờ

- Khi nhập không đúng thì Excel chuyển sang dạng chuỗi và khi đó không tính toán được

1.2 Cách nhập dữ kiện vào bảng tính:

1.2.1 Nhập dữ kiện vào một ô:

- Di chuyển ô hiện hành đến ô cần nhập dữ kiện,

- Nhập dữ kiện đúng dạng thức,

- Gõ Enter hoặc dùng các phím ,,, hoặc dùng trỏ chuột để chuyển ô hiện hành sang ô khác

Chú ý:

 Chiều dài tối đa trong ô là 255 ký tự

 Khi nhập dữ kiện vào những ô đã có dữ kiện thì Excel sẽ tự động

- Gõ phím F2 ở phía trên bàn phím, khi đó con trỏ sẽ nhảy vào trong ô,

- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sửa và sửa dữ kiện

3 Di chuyển, sao chép dữ kiện

3.1 Di chuyển dữ kiện:

- Chọn khối dữ kiện cần di chuyển,

- Vào Edit trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Cut,

- Di chuyển ô hiện hành đến ô đầu của vùng đích,

- Vào Edit trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Paste

3.2 Sao chép dữ kiện:

- Chọn khối dữ kiện cần sao chép,

- Vào Edit trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Copy,

- Di chuyển ô hiện hành đến ô đầu của vùng đích,

- Vào Edit trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Paste

3.3 Sao chép với thông số ấn định:

- Chọn khối dữ kiện cần sao chép,

- Vào Edit trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Copy,

- Di chuyển ô hiện hành đến ô đầu của vùng đích,

- Vào Edit trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Paste Special,

- Chọn nút phù hợp và nhấn :

 All: Sao chép toàn bộ

 Formulas: Chỉ sao chép nội dung (như hiển thị trên thanh công thức)

 Values: Chỉ sao chép giá trị

 Transpose: Sao chép cột thành dòng và ngược lại

 …

4 Điền dữ kiện vào phạm vi

4.1 Điền dữ kiện có cùng nội dung vào các ô trên cùng dòng hay cùng cột:

- Nhập dữ kiện vào một ô và chọn ô đó,

- Đưa trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô vừa nhập dữ kiện cho đến

khi con trỏ trở thành dấu "+" thì giữ phím trái chuột kéo theo dòng

(hay cột) cho đến khi đủ thì nhả chuột

4.2 Điền dữ kiện có nội dung thay đổi:

- Nhập dữ kiện vào 2 ô để máy tính biết sự thay đổi giữa hai ô và chọn

2 ô đó,

- Đưa trỏ chuột vào góc dưới bên phải của vùng vừa chọn cho đến khi

con trỏ trở thanh dấu "+" thì ấn và giữ phím trái chuột kéo theo dòng

(hay cột) cho đến khi đủ thì nhả chuột

5 Xử lý ô, cột, dòng

5.1 Chèn thêm n dòng (n cột):

- Chọn n dòng dưới dòng cần chèn (n cột bên phải cột cần chèn),

- Vào Insert trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Rows (Columns)

- Ký tự đầu của tên vùng hay tên bảng tính phải là chuỗi

- Không nên đặt trùng với toạ độ ô như: R3, H34, …

- Chiều dài tối đa của tên là 255 ký tự

- Nhập tên bảng tính vào vị trí "Sheet n",

- Kích chuột vào trong bảng tính

Chương III: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

1 Thay đổi Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ

Thực hiện như trong Word

2 Thay đổi độ cao của dòng, độ rộng của cột

2.1 Thay đổi độ rộng của cột bằng chuột:

- Đưa trỏ chuột vào biên phải của ô chứa tên cột để trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều,

- Kích và giữ phím trái chuột, dê cho đến khi đủ độ rộng thì nhả chuột

2.3 Thay đổi độ cao của dòng bằng chuột:

- Chọn các dòng cần thay đổi độ cao,

- Đặt trỏ chuột vào biên dưới của một trong các dòng đã chọn ở ô chứa tên dòng, để trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều,

- Bấm và giữ phím trái chuột và dê cho đủ độ cao thì nhả chuột

2.4 Làm cho một số dòng có độ cao bằng nhau:

- Chọn các dòng cần làm cho độ cao bằng nhau,

- Vào Format trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Row 

Di sang chọn Height… được cửa sổ:

- Nhập độ cao của dòng và nhấn

(Có thể chọn các dòng đó  đưa trỏ chuột đến biên dưới của một trong các dòng đã chọn ở ô chứa tên dòng  Kích và giữ phím trái chuột, dê cho đủ độ cao thì nhả chuột)

2.5 Tự làm vừa độ rộng của cột (độ cao của dòng):

- Chọn các cột (các dòng) cần làm vừa độ rộng (độ cao),

- Vào Format trên thanh Menu chính  di chuột xuống Column (Row)

 Di sang chọn Auto Fit Selection (Auto Fit)(Hoặc chọn các cột hay các dòng cần làm vừa độ rộng hay độ cao  Nháy đúp chuột vào biên ở vùng chứa tên cột hoặc tên dòng đã được chọn)

3 Thay đổi định dạng dữ kiện

3.1 Thay đổi định dạng dữ kiện số:

- Chọn các ô cần thay đổi định dạng số,

- Vào Format trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Cells… được cửa sổ:

- Chọn thẻ Number và dòng Number:

 Đánh dấu chọn vào nếu muốn có dấu phân lớp ,

 Ấn định số chữ số phần thập phân trong hộp

- Chọn dòng Custom nếu muốn định dạng khác:

 0,(General): Bình thường như nhập từ bàn phím (nhập 123 được 123),

3.2 Thay đổi định dạng dữ kiện ngày tháng:

- Chọn các ô cần thay đổi định dạng ngày tháng,

- Vào Format trên thanh Menu chính  di chuột xuống chọn Cells…

- Chọn thẻ Number và dòng Custom,

- Chọn loại ngày tháng thích hợp hoặc gõ dạng ngày tháng mình muốn vào hộp

4 Canh biên dữ kiện trong ô

4.1 Canh biên dữ kiện nhờ các nút công cụ trên thanh công cụ:

- Chọn các ô cần canh biên,