Cụ thể, tin học hóa bao gồm việc thiết kế và xây dựng các hệ thống phần cứng, phần mềm cho nhiều mục đích khác nhau: xử lý, cấu trúc hóa, và quản trị nhiều loại hình thông tin khác nhau,
Trang 1Chương1
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN CỦA TIN HỌC
Chương 1 của giáo trình Tin học đại cương tập trung mô tả các
khái niệm cơ bản của Tin học, một ngành khoa học về thông tin,
kĩ năng xử lý thông tin và kĩ nghệ phát triển các hệ thống thông tin có khả năng cung cấp các thông tin có giá trị hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định Chương này cũng giới thiệu tổng quan về các lĩnh vực nghiên cứu chính của ngành khoa học này
1.1 TIN HỌC VÀ CÁC LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU CỦA TIN HỌC
Trong xã hội thông tin ngày nay, tin học nói chung và tin học kinh tế nói riêng đang đóng một vai trò trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông đang dần trở nên một thành phần không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực của nền kiunh tế và xã hội và đang có những bước tiến vượt bậc Trong mọi lĩnh vực: kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh và xã hội, thậm chí trong cuộc sống riêng tư của mỗi cá nhân đều có mặt của các ứng dụng công nghệ thông tin Phần sau đây trình bầy tổng quan về khái niệm tin học và các lĩnh vực nghiên cứu chính của Tin học
1.1.1 Khái niệm tin học
Tin học (Informatics) được hiểu là môn khoa học nghiên cứu về thông tin, kĩ năng xử lý thông tin và kĩ nghệ phát triển các hệ thống thông tin có khả năng cung cấp các thông tin đúng loại, theo đúng dạng, đến đúng đối tượng, và đúng nơi, đúng lúc được cần đến Nói cụ thể hơn, tin học là môn khoa học nghiên cứu về cấu trúc, thuật toán, hành vi và mối tương tác giữa các hệ thống
tự nhiên và nhân tạo nhằm phục vụ nhu cầu lưu trữ, xử lý, truy cập và truyền thông tin
1.1.2 Các lĩnh vực nghiên cứu của tin học
Trước khi tìm hiểu về các lĩnh vực nghiên cứu của tin học, chúng ta hãy xem xét khái niệm tin học hóa Tin học hóa (computing) được hiểu là những hoạt động có mục đích cần đến
Trang 2máy tính, sử dụng khai thác máy tính, hoặc tạo ra máy tính Cụ thể, tin học hóa bao gồm việc thiết kế và xây dựng các hệ thống phần cứng, phần mềm cho nhiều mục đích khác nhau: xử lý, cấu trúc hóa, và quản trị nhiều loại hình thông tin khác nhau, thực hiện nghiên cứu sử dụng, khai thác máy tính, tăng cường năng lực trí tuệ nhân tạo cho các hệ thống máy tính, tạo ra và sử dụng các phương tiện truyền thông và giải trí, tìm kiếm và thu thập thông tin liên quan đến những mục tiêu xác định
Sự đa dạng của các hoạt động tin học hóa cho thấy, các lĩnh vực nghiên cứu của tin học cũng rất phong phú Với thời gian, Tin học phát triển không ngừng cùng với sự xuất hiện của những lĩnh vực và phạm trù nghiên cứu mới Những tiến bộ vượt bậc của công nghệ máy tính và truyền thông kể từ những năm 90, cùng với ảnh hưởng ngày càng lớn lao của những công nghệ này đối với xã hội, đã dẫn đến những thay đổi quan trọng trên bản đồ các lĩnh vực nghiên cứu của Tin học Sau đây là giới thiệu tổng quan về các lĩnh vực nghiên cứu chính của tin học
- Kĩ nghệ máy tính (CE - Computer Engineering)
Lĩnh vực kĩ nghệ máy tính nghiên cứu về thiết kế và chế tạo máy tính và các hệ thống dựa trên máy tính Đối tượng nghiên cứu chính của kĩ nghệ máy tính là các hệ thống phần cứng điện
tử bao gồm các hệ thống truyền thông, máy tính và các thiết bị dựa trên máy tính Lĩnh vực này cũng nghiên cứu về phát triển phần mềm, tập trung vào các phần mềm dành cho các thiết bị điện tử và tương tác giữa các thiết bị này với người sử dụng, giữa các thiết bị với nhau Hiện nay, các hệ thống nhúng với sự
có mặt của các thiết bị có nhúng phần cứng và phần mềm trong
đó đang là một xu hướng nổi bật, ví dụ điện thoại di động, digital audio player, máy quay video, các hệ thống báo động, các máy X quang, và các công cụ phẫu thuật laser
- Khoa học máy tính (CS - Computer Science)
Lĩnh vực khoa học máy tính nghiên cứu tương đối rộng, nghiên cứu về lý thuyết và thuật toán phát triển robots, các hệ thống thông minh, tin sinh học và một số lĩnh vực khác Ba phạm trù nghiên cứu chính của khoa học máy tính là: thiết kế và triển khai
Trang 3phần mềm, tìm kiếm cách thức mới để sử dụng máy tính (sử dụng các cơ sở dữ liệu để tạo ra tri thức mới hay sử dụng máy tính để giải mã bí mật về DNA của con người và phát triển cách thức giải quyết các vấn đề của máy tính một cách hiệu quả (làm thế nào để lưu trữ thông tin một cách tốt nhất trong cơ sở dữ liệu, gửi dữ liệu qua mạng hay hiển thị các hình ảnh phức tạp ) Cần chú ý rằng, lĩnh vực khoa học máy tính không nghiên cứu phần cứng trên đó chạy các phần mềm, cũng không nghiên cứu các tổ chức sử dụng thông tin do các hệ thống máy tính cung cấp Khoa học máy tính nghiên cứu những gì nằm giữa hai phạm trù này Cụ thể, khoa học máy tính thiết kế và phát triển tất cả các phần mềm: từ phần mềm cơ sở hệ thống như hệ điều hành, phần mềm truyền thông cho đến các phần mềm ứng dụng như trình duyệt Web, cơ sở dữ liệu hay các công cụ tìm kiếm
- Hệ thống thông tin (IS - Information System)
Lĩnh vực hệ thống thông tin tập trung vào yếu tố thông tin và coi yếu tố công nghệ là công cụ để tạo ra, xử lý và phân phối thông tin Lĩnh vực này tập trung nghiên cứu tích hợp các giải pháp công nghệ thông tin với các tiến trình nghiệp vụ nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các tổ chức doanh nghiệp: bằng cách ứng dụng các công nghệ thông tin (đặc biệt là công nghệ cơ sở dữ liệu), hoặc phát triển các hệ thống thông tin có sử dụng các sản phẩm phần mềm khác để đáp ứng nhu cầu thông tin chuyên biệt, giúp nâng cao năng lực hoạt động và quản lý đồng thời mang lại
ưu thế cạnh tranh cho tổ chức
- Công nghệ thông tin (IT - Information Technology) Công nghệ thông tin là một lĩnh vực mới và phát triển rất nhanh nhằm đáp ứng nhu cầu thiết thực, hàng ngày của các tổ chức và doanh nghiệp Lĩnh vực công nghệ thông tin tập trung vào khía cạnh công nghệ nhiều hơn là khía cạnh thông tin mà nó xử lý và mang tải Ngay từ những năm 90, máy tính đã trở thành những công cụ làm việc cần thiết cho mọi loại hình tổ chức, các hệ thống mạng máy tính đã trở thành xương sống đảm bảo thông tin cho các tổ chức Ngày nay, gần như mọi loại hình tổ chức đều phụ thuộc vào công nghệ thông tin: từ cơ quan chính phủ, tổ
Trang 4chức doanh nghiệp, tổ chức hành chính sự nghiệp hay các trường học cho đến các ngành công nghiệp Chuyên gia về công nghệ thông tin trong các tổ chức thường có kiến thức chuyên sâu
về các hệ thống máy tính và phần mềm của các hệ thống, đủ năng lực thực hiện chức năng tư vấn và hỗ trợ người sử dụng trong các vấn đề liên quan đến máy tính và mạng
- Kĩ nghệ phần mềm (SE - Software Engineering)
Lĩnh vực kĩ nghệ phần mềm (KNPM) nghiên cứu về phát triển
và bảo trì các hệ thống phần mềm hoạt động hiệu quả và có độ tin cậy cao, thỏa mãn tất cả các yêu cầu mà người dùng đặt ra Trong kĩ nghệ phần mềm có sự tích hợp các nguyên tắc toán học
và khoa học máy tính với các nguyên tắc và thực tiễn kinh nghiệm của kĩ nghệ truyền thống So với lĩnh vực kĩ nghệ máy tính (nghiên cứu về hạ tầng và phần cứng máy tính), lĩnh vực hệ thống thông tin (nghiên cứu các tổ chức và nhu cầu thông tin của các tổ chức nhằm nâng cao năng lực hoạt động và quản lý), lĩnh vực kĩ nghệ phần mềm có phổ nghiên cứu tương đối rộng, tuy nhiên tập trung chủ yếu vào phát triển phần mềm một cách
có hệ thống, cụ thể là phát triển các mô hình và công cụ tin cậy
để tạo ra được các sản phẩm phần mềm có chất lượng cao, đúng thời hạn và với mức chi phí trong giới hạn cho phép
THÔNG TIN
Dưới góc độ xử lý thông tin, dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau Trong khi dữ liệu là những dữ kiện thô chưa qua xử lý thì thông tin là những dữ liệu đã được tổ chức và biến đổi thành dạng có ý nghĩa và có giá trị sử dụng cao hơn so với
dữ liệu ban đầu Tuy nhiên, trong thực tế sử dụng hai khái niệm này đôi khi bị dùng lẫn lộn Sau đây là những mô tả rõ nét hơn
về hai khái niệm này
1.2.1 Dữ liệu và thông tin
Dữ liệu (data) được hiểu là những mô tả cơ sở về các đối tượng,
sự kiện, hoạt động và các giao dịch được tổ chức thu thập, phân loại và lưu trữ, nhưng chưa mang tải ý nghĩa để có giá trị sử dụng Dữ liệu có thể là những con số hoặc các kí tự, các hình vẽ,
Trang 5âm thanh, hay hình ảnh Điểm thi của một sinh viên, số giờ công lao động trong tuần của một công nhân là những ví dụ về dữ liệu Tập hợp các dữ liệu được tổ chức lưu trữ phục vụ nhu cầu truy cập sau này được gọi là cơ sở dữ liệu (database)
Thông tin là một khái niệm liên lĩnh vực Gần như mỗi lĩnh vực khoa học ngày nay đều sử dụng khái niệm thông tin với ngữ cảnh riêng và nhắm tới những hiện tượng đặc thù riêng của nó Định nghĩa về thông tin trong các ngành khoa học khác nhau là không giống nhau: định nghĩa về thông tin trong ngành khoa học
tự nhiên khác với định nghĩa về thông tin trong ngành khoa học
xã hội và nhân văn, và cũng khác so với định nghĩa về thông tin trong ngành khoa học thông tin Trên thực tế không có định nghĩa chung cho thông tin, mà chỉ có những định nghĩa về thông tin gắn liền với những lĩnh vực khoa học cụ thể
Trong khuôn khổ giáo trình này, chúng ta tiếp cận khái niệm thông tin dưới góc độ xử lý thông tin Thông tin (information) là những dữ liệu được tổ chức theo một cách sao cho có ý nghĩa và giá trị sử dụng đối với đối tượng nhận tin Điểm trung bình chung của một sinh viên, tiền lương tháng của một công nhân được coi là thông tin Đối tượng nhận tin sẽ tìm hiểu ý nghĩa và ngữ cảnh liên quan đến thông tin nhận được để sử dụng cho quá trình ra quyết định của mình
Thông thường, dữ liệu được xử lý và biến đổi thành thông tin bằng cách sử dụng một hệ thống thông tin, ví dụ hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho hay một hệ thống thông tin quản lý đăng ký tín chỉ trực tuyến của một trường đại học, hoặc một hệ thống bán hàng qua mạng Internet Có thể hiểu, thông tin là những dữ liệu đã được kiểm định là chính xác và có tính cập nhật, mang tính đặc thù và được tổ chức lại để sử dụng cho một mục đích xác định, được mô tả trong một ngữ cảnh xác định, giúp làm tăng thêm sự hiểu biết và giảm sự không chắc chắn của đối tượng nhận tin Giá trị của thông tin nằm ở khả năng thay đổi hành vi ra quyết định của người nhận tin, chính vậy nên một thông tin sẽ bị coi là không có giá trị sử dụng nếu sau khi nhận tin, mọi sự vẫn không có gì thay đổi
Trang 6Khái niệm thông tin được dùng rất phổ biến trong công việc và đời sống hàng ngày Dưới góc độ quản lý, thông tin có một giá trị xác định trong việc ra quyết định, trong khi dữ liệu chưa có được giá trị này Thông tin thường được sử dụng cho các mục đích sau đây:
- Lập kế hoạch
- Kiểm tra, kiểm soát
- Đo lường năng lực
- Hỗ trợ quá trình ra quyết định
1.2.2 Các đặc trưng của thông tin có giá trị
Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý
và ra quyết định, thông tin cần phải có những thuộc tính sau (còn gọi là bộ thuộc tính ACCURATE):
- Tính chính xác (Accurate): Thông tin chính xác là những
thông tin không chứa lỗi Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập vào hệ thống thông tin trước đó
- Tính đầy đủ (Complete): Thông tin đầy đủ là thông tin
chứa mọi dữ kiện quan trọng Một báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không đề cập đến tất cả các chi phí liên quan
- Tính kinh tế (Cost-beneficial): Thông tin được xem là
kinh tế khi giá trị mà nó mang lại phải vượt chi phí tạo ra nó
- Tính định hướng người sử dụng (User-targeted): Thông
tin được tạo ra bao giờ cũng định hướng đến người hoặc nhóm người sử dụng xác định
- Tính liên quan (Relevant): Tính liên quan của thông tin
đối với người ra quyết định là rất quan trọng Tính liên quan của thông tin thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không
- Tính tin cậy (Authoritative): Tính tin cậy của thông tin
phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó có thể phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc của
Trang 7thông tin Thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc chắn rằng nó hoàn toàn chính xác
- Tính kịp thời (Timely): Thông tin được coi là kịp thời khi
nó đến với người sử dụng vào đúng thời điểm cần thiết
- Tính dễ sử dụng (Easy to use): Thể hiện ở chỗ có thể tra
cứu thông tin dễ dàng, thông tin được biểu diễn ở dạng đơn giản, không quá phức tạp
1.2.3 Quy trình xử lý thông tin
Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn hoạt động chính sau đây:
- Thu thập dữ liệu
- Xử lý dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu và thông tin
- Phân phối và truyền đạt thông tin
Hình 1.1 mô tả cách thức thông tin được xử lý trong một hệ thống thông tin quản lý dựa trên máy tính Dữ liệu trước hết được thu thập vào hệ thống, sau đó được xử lý và biến đổi thành thông tin đầu ra, thường ở dạng các báo cáo Tất cả các dữ liệu
và thông tin đều được lưu trữ lại để phục vụ nhu cầu truy cập sau này
Hình 1.1 Quy trình các bước xử lý thông tin
Nhập dữ liệu
Đây là hoạt động đầu tiên của quá trình xử lý thông tin và cần được thực hiện cẩn trọng, vì nếu các dữ liệu cần thiết và chính xác không được nhập vào hệ thống thì tất cả các hoạt động tiếp
(3) Đưa thông tin ra
Thông tin
(4) Lưu trữ
( 1) Nhập
dữ liệu
Trang 8theo của quá trình gia tăng giá trị thông tin sẽ không thể đảm bảo được mục tiêu của hệ thống thông tin là cung cấp những thông tin chính xác và có giá trị sử dụng cho người dùng Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập vào hệ thống thông tin trước đó Có nhiều trường hợp, chúng ta phải tiến hành thu thập dữ liệu bằng một cách thức phù hợp, ví dụ dùng bảng hỏi để khảo sát thị hiếu khách hàng, sau đó mới nhập dữ liệu thu thập được vào hệ thống (phương pháp nhập liệu thủ công bằng bàn phím) Trong một số trường hợp khác, việc thu thập và nhập dữ liệu vào hệ thống được thực hiện cùng một lúc (phương pháp nhập liệu bán tự động bằng các thiết bị quét mã vạch) Đó là trường hợp của các
hệ thống bán hàng POS (Point Of Sale) trong các siêu thị hay cửa hàng bán lẻ Hệ thống này cho phép thu thập và nhập dữ liệu về giao dịch bán hàng vào hệ thống ngay tại thời điểm giao dịch phát sinh bằng cách quét mã số mã vạch của hàng hoá bằng thiết bị đọc mã vạch Phương pháp nhập liệu thứ ba (phương pháp nhập liệu tự dộng) nhập dữ liệu vào hệ thống thông qua mạng Không phụ thuộc vào cách nhập liệu, tính chính xác của
dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được thông tin đầu ra như mong muốn Tuy nhiên, mức độ tự động hóa của hoạt động nhập dữ liệu vào hệ thống càng cao thì tính chính xác của dữ liệu càng cao
Xử lý thông tin
Hoạt động xử lý thông tin bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành các thông tin đầu ra hữu ích Quá trình này có thể bao gồm các thao tác sắp xếp, tính toán, tổng hợp dữ liệu theo các tiêu thức khác nhau, hoặc phức tạp hơn là chạy các mô hình tối
để tìm ra phương án tối ưu trong một tập các ràng buộc Trong
hệ thống bán hàng POS, dữ liệu đầu vào là số lượng, đơn giá hàng bán và các dữ liệu liên quan khác, trong khi đó thông tin đầu ra của hệ thống có thể dễ dàng có được là báo cáo tổng hợp bán hàng theo mặt hàng, theo ngày bán hoặc theo vùng
Trang 9Đưa thông tin ra
Hoạt động này thực hiện phân phối và truyền thông tin sau khi
xử lý tới người dùng theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà chúng được cần đến Thông tin hữu ích được tạo ra thường ở dạng các tài liệu và báo cáo Đầu ra của hệ thống có thể là các phiếu trả lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay báo cáo dành cho các cổ đông, ngân hàng và các cơ quan nhà nước Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại
là đầu vào của hệ thống khác, ví dụ đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng có thể là đầu vào của hệ thống thanh toán với khách hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này có thể là đầu vào của hệ thống nhập hàng của bộ phận khác
Lưu trữ dữ liệu và thông tin
Sau khi dữ liệu được nhập vào hệ thống, được xử lý thành thông tin có giá trị sử dụng cao hơn, vấn đề lưu trữ chúng phục vụ mục đích truy xuất và khai thác sau này là hết sức cần thiết Việc lưu trữ dữ liệu và thông tin có thể thực hiện trên các thiết bị nhớ điện tử hoặc trên giấy tờ, báo cảo truyền thống Đối với các các thông tin cực kỳ quan trọng, chúng thường được các tổ chức lưu trữ ở cả dạng điện tử và dạng truyển thống vowisits nhất một bản dự phòng điện tử phòng khi hệ thống máy tính gặp sự cố Đối với các thông tin ít quan trọng hơn thường chỉ cần lưu trữ ở
dạng điện tử
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc biến đổi
dữ liệu thành thông tin, thực hiện tất cả các hoạt động cơ bản của quá trình gia tăng giá trị đối với dữ liệu và kết quả của quá trình gia tăng giá trị là những thông tin hữu ích, hỗ trợ các hoạt động của con người trong tất cả các lĩnh vực: kinh tế, quản lý và
xã hội Vậy hệ thống thông tin là gì? Phần sau đây của giáo trình
mô tả tổng quan về khái niệm này
1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống bao
gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin và cung
Trang 10cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước Một hệ thống thông tin có thể hoạt động theo cơ chế thủ công hoặc tự động dựa trên máy tính Nhiều hệ thống thông tin ban đầu được phát triển để hoạt động theo cơ chế thủ công sau đó được máy tính hoá, ví dụ như hệ thống phân loại thư tín của bưu điện ban đầu là thủ công (phân loại thư tín do chính các nhân viên bưu điện đảm nhận) nhưng sau đó được tự động hoá bằng máy tính: Các thư tín được chạy qua một hệ thống dựa trên máy tính có khả năng đọc và phân loại tự động thư tín Hệ thống phân loại thư tín dựa trên máy tính sẽ đem lại rất nhiều lợi ích: (1) tiết kiệm thời gian, (2) khả năng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý phục vụ công việc lập kế hoạch vận chuyển
Hệ thống thông tin dựa trên máy tính là một hệ thống tích hợp
các yếu tố phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thông và mạng máy tính, và con người cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin Hình 1.2 mô tả các yếu
tố cấu thành cùng các hoạt động cơ bản của hệ thống thông tin dựa trên công nghệ thông tin và truyền thông
Phần cứng máy tính điện tử
Phần cứng của máy tính điện tử bao gồm các thiết bị và các phương tiện vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin, bao gồm các hệ thống máy tính với bộ xử lý trung tâm và các thiết bị ngoại vi, cùng các các thiết bị nhớ điện tử
Phần mềm máy tính điện tử
Phần mềm của máy tính điện tử bao gồm tất cả các chương trình điều khiển và kiểm soát hoạt động của phần cứng và các thủ tục cần thiết cho người sử dụng hệ thống thông tin
Dữ liệu
Dữ liệu của hệ thống thông tin tồn tại ở nhiều dạng khác nhau: con số, kí tự, văn bản, hình ảnh, âm thanh để mô tả các giao dịch, các sự kiện và các thực thể cần quản lý Nguồn lực dữ liệu của hệ thống thông tin thường được tổ chức lưu trữ ở dạng các
cơ sở dữ liệu và các cơ sở tri thức
Trang 11Mạng viễn thông
Mạng viễn thông bao gồm các máy tính, các bộ xử lý truyền thông, và các thiết bị khác được kết nối với nhau bằng các phương tiện truyền thông và được kiểm soát bởi phần mềm truyền thông Các nguồn lực mạng của hệ thống thông tin bao gồm các phương tiện truyền thông và các hạ tầng mạng Ngày nay, mạng Internet và các mạng intranet, extranet là những là hệ thống mạng cần có để mọi loại hình tổ chức có thể thực hiện thành công kinh doanh và thương mại điện tử
Con người (People)
Yếu tố con người đóng vai trò chủ động để tích hợp các yếu tố khác theo một cách sao cho hệ thống thông tin đạt được mục tiêu đề ra Yếu tố con người trong hệ thống thông tin bao gồm tất cả những người tham gia quản lý, vận hành lập trình và bảo trì hệ thống và những người sử dụng hệ thống thông tin hoặc sử dụng thông tin mà hệ thống cung cấp Họ có thể là các nhà quản
lý tài chính, đại diện bán hàng, điều hành viên sản xuất và nhiều người khác nữa
Hình 1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin [2]
Nhập dữ liệu
Xử lý dữ liệu thành thông tin
Đưa thông tin ra
Dữ liệu (các cơ sở dữ liệu và tri thức) Mạng viễn thông (các phương tiện truyền
thông và hỗ trợ mạng) Lưu trữ dữ liệu
Kiểm soát hoạt động của hệ thống
Trang 121.3.2 Vai trò của hệ thống thông tin
Các hệ thống thông tin đã và đang đóng vai trò không thể thay thế trong tất cả các loại hình tổ chức và trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Cụ thể, hệ thống thông tin dựa trên công nghệ thông tin và truyền thông đã mở ra cho các chính phủ cơ hội triển khai chính phủ điện tử, tạo ra cho các tổ chức doanh nghiệp cách thức cạnh tranh mới trong điều kiện hội nhập kinh
tế quốc tế (ứng dụng kinh doanh và thương mại điện tử), tạo ra phương thức làm việc mới cho cá nhân người lao động và cũng
là cách thức khai thác và sử dụng mới đối với nguồn nhân lực của người tuyển dụng (người lao động “tự do” free agent - làm việc từ xa trong các “nhóm làm việc ảo” – virtual team) Trong khuôn khổ giáo trình này, chúng ta xem xét kĩ hơn vai trò của hệ thống thông tin đối với các tổ chức doanh nghiệp
Trong các tổ chức doanh nghiệp, hệ thống thông tin có ba vai trò chủ chốt sau đây:
- Hỗ trợ các tiến trình nghiệp vụ và tác nghiệp: Các siêu thị hoặc cửa hàng bán lẻ sử dụng các hệ thống thông tin dựa trên máy tính trong việc thu thập dữ liệu giao dịch mua hàng của khách, theo dõi hàng tồn kho, thanh toán tiền công nhân viên, và phân tích, đánh giá xu thế doanh thu
- Hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhân viên và các nhà quản lý: Để ra các quyết định như cần khai thác thêm hàng hay dừng không kinh doanh mặt hàng nào nữa, các nhà quản lý thường phải thực hiện các phân tích dữ liệu trên các hệ thống thông tin dựa trên máy tính
- Hỗ trợ các chiến lược nhằm đạt được các ưu thế cạnh tranh: Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, để đạt được
ưu thế cạnh tranh so với các dối thủ cạnh tranh khác, các tổ chức doanh nghiệp nhất thiết phải có các ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại Ví dụ, bằng việc thiết lập các máy bán hàng có màn hình cảm ứng và có kết nối tới trang Web thương mại điện tử của cửa hàng, sẽ thu hút được nhiều khách hàng mới và tăng
Trang 13được lòng trung thành của các khách hàng hiện thời vì sự tiện dụng và dễ dùng của loại hình hệ thống thông tin này
Hình 1.3: Ba vai trò chủ đạo của hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp [2]
1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin
Trên thực tế, có rất nhiều loại hình hệ thống thông tin khác nhau được phát triển với những vai trò và vị trí khác nhau đối với tổ chức Chính vậy nên người ta có thể thực hiện phân loại hệ thống thông tin theo nhiều cách khác nhau: Phân loại theo phạm
vi hoạt động, phân loại theo lĩnh vực hoạt động, hoặc phân loại theo mục đích phục vụ Sau đây là cách phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ Theo cách phân loại này, các
hệ thống thông tin được chia thành hai nhóm: (1) nhóm các hệ thống hỗ trợ tác nghiệp và (2) nhóm các hệ thống thông tin các
hệ thống hỗ trợ quản lý
Các hệ thống hỗ trợ tác nghiệp
Là những hệ thống thông tin được sử dụng để xử lý các dữ liệu phát sinh hoặc dữ liệu được sử dụng trong các hoạt động tác nghiệp Những hệ thống này sẽ cung cấp thông tin đa dạng phục
vụ nhu cầu thông tin nội bộ và nhu cầu thông tin bên ngoài Tuy nhiên, các hệ thống thông tin hỗ trợ tác nghiệp thường không cung cấp các thông tin đủ chuyên biệt để các nhà quản lý có thể
sử dụng ngay vào quá trình ra quyết định, mà thông thường thì sản phẩm thông tin đầu ra của các hệ thống thông tin loại này
Hỗ trợ chiến lược
Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh
Hỗ trợ các tiến trình nghiệp vụ và tác nghiệp
Trang 14cần phải được các hệ thống thông tin quản lý tiếp tục xử lý thì mới có thể tạo ra được các thông tin đáp ứng nhu cầu sử dụng của các nhà quản lý Có thể nói, mục tiêu chính của các hệ thống thông tin hỗ trợ tác nghiệp là xử lý các giao dịch, kiểm soát các quy trình công ghiệp, hỗ trợ truyền thông và phối hợp công việc trong doanh nghiệp và cập nhất các cơ sở dữ liệu nghiệp vụ Thuộc nhóm hệ thống thông tin hỗ trợ tác nghiệp có các hệ thống thông tin sau đây:
- Hệ thống xử lý giao dịch: các hệ thống này thường thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch đã hoàn thành Hệ thống bán hàng POS trong siêu thị và các ửa hàng bán lẻ là ví dụ về hệ thống xử lý giao dịch
- Hệ thống kiểm soát tiến trình: được sử dụng để theo dõi
và kiểm tra các tiến trình vật lý, ví dụ bằng việc sử dụng các bộ cảm biến có kết nối với các máy tính cho phép nhà máy lọc dầu theo dõi được thường xuyên các quá trình hóa học và thực hiện những điều chỉnh cần thiết theo thời gian thực để kiểm soát được quá trình lọc dầu
- Hệ thống hỗ trợ truyền thông và phối hợp hoạt động trong công ty:
Hình 1.4: Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ [2]
Các hệ thống tích hợp
Các hệ thống thông tin quản lý
Các hệ thống
hỗ trợ ra quyết định
Các hệ thống thông tin lãnh đạo
Hỗ trợ ra quyết định quản lý
Hỗ trợ hoạt động tác
nghiệp