Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở đƣợc phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tƣơng tự nhƣ Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thƣờng xuyên đƣợc cập nhật và nâng cấp. Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ƣu việt của những phiên bản trƣớc, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tƣợng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cƣờng khả năng đồ họa bằng việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mƣợt mà hơn nhƣng tốc độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ. Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hƣớng dẫn sử dụng và đĩa chƣơng trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phƣơng, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0 để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm. Đến nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với ngƣời sử dụng. Các tính năng đƣợc nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo ngƣời dùng.

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 5

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC 7

1 Cách khởi động Calc 7

2 Màn hình làm việc của Calc 8

3 Tạo một bảng tính mới 11

4 Lưu bảng tính lên đĩa 12

5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 14

6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 15

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH 17

1 Thêm và xoá các trang tính 17

2 Đổi tên trang tính 19

3 Sao chép/Di chuyển một trang tính 19

4 Ẩn và hiện lại một trang tính 20

5 Bảo vệ trang tính 21

6 Chọn nhiều trang tính 23

CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 25

1 Các kiểu dữ liệu 25

1.1 Dạng chuỗi (Text) 25

1.2 Dạng số (Number) 26

1.3 Dạng công thức (Formulas) 26

1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time) 26

2 Các toán tử trong công thức 27

2.1 Toán tử số 27

2.2 Toán tử chuỗi 27

2.3 Toán tử so sánh 27

3 Nhập dữ liệu 28

3.1 Dữ liệu bất kỳ 28

3.2 Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 28

3.3 Dữ liệu kiểu công thức 31

3.4 Công thức mảng 33

4 Sửa, xóa dữ liệu 34

5 Các thao tác với ô 34

5.1 Chọn ô 34

5.2 Di chuyển giữa các ô 36

5.3 Cắt, sao chép và dán ô 38

6 Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 39

6.1 Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột 39

6.2 Chèn ô, hàng và cột 41

6.3 Xóa ô, hàng và cột 42

6.4 Chuyển hàng thành cột và ngược lại 43

6.5 Ẩn/hiện hàng, cột 45

6.6 Cố định và bỏ cố định các hàng, cột 45

7 Định dạng dữ liệu 46

7.1 Định dạng ký tự 46

7.2 Định dạng số 48

7.3 Canh biên (dóng hàng) 48

7.4 Kẻ khung 50

7.5 Tô màu nền 51

7.6 Định dạng tự động 52

8 Đặt tên cho ô hoặc miền 53

8.1 Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay 53

8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 54

8.3 Dán tên vào công thức 55

8.4 Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên 55

8.5 Xóa tên ô hoặc miền 56

9 Ghi chú cho ô 56

10 Bảo vệ ô hoặc miền 57

11 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 58

CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC 61

1 Quy tắc chung 61

2 Xây dựng công thức 62

3 Các hàm trong Calc 64

3.1 Hàm ngày tháng 64

3.2 Hàm ký tự 70

3.3 Hàm toán học 73

3.4 Hàm logic 77

3.5 Hàm thống kê 78

3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu 79

CHƯƠNG 05: ĐỒ THỊ 85

1 Tạo đồ thị mới 85

2 Chỉnh sửa đồ thị 89

2.1 Thay đổi vị trí đồ thị 89

2.2 Thay đổi kích thước đồ thị 90

2.3 Thay đổi loại đồ thị 90

2.4 Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 90

2.5 Chỉnh sửa các đối tượng 91

2.6 Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 91

CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 93

1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu 93

2 Sắp xếp dữ liệu 94

3 Lọc dữ liệu 95

3.1 Các yếu tố cơ bản 95

3.2 Lọc tự động (AutoFilter) 96

3.3 Lọc nâng cao (Advanced Filter) 97

4 Tổng kết theo nhóm 98

4.1 Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): 98

4.2 Tổng kết theo nhiều loại nhóm 100

CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN 103

1 Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 103

2 Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 105

3 Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 107

4 In 108

BÀI TẬP 111

PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 125

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 131

GIỚI THIỆU

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp

Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cường khả năng đồ họa bằng việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mượt mà hơn nhưng tốc

độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ

Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn

sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0

để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm Đến nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này

sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với người sử dụng Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo người dùng

Giống như các phiên bản trước, bộ sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo

Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình

sử dụng

Nội dung cuốn sách bao gồm:

 Chương 01: Làm quen với Calc

 Chương 02: Các thao tác với trang tính

 Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính

 Chương 04: Hàm trong Calc

 Chương 05: Đồ thị

 Chương 06: Quản trị dữ liệu

 Chương 07: Trình bày trang và in

 Bài tập thực hành

 Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel

 Một số câu hỏi thường gặp

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Cách khởi động Calc

 Màn hình làm việc của Calc

 Các màn hình thể hiện bảng tính

 Tạo một bảng tính mới

 Lưu bảng tính lên đĩa

 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

1 Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

Hình 1 Màn hình Welcome to OpenOffice.org

- Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của Calc nếu nhƣ nhìn thấy

nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…

- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính

(Calc) cần mở Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định

2 Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng nhƣ sau:

Hình 2 Màn hình chính của OpenOffice.org Calc

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên

của bảng tính hiện thời Nếu bảng tính mới đƣợc tạo thì tên của nó sẽ

là Untitled X, với X là một con số

- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức

năng của Calc trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tƣợng chức năng,

giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn

- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là

một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví

dụ: D7 Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó

- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang

tính

- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang

tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,…

- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được

đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột) Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính

- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang

được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536

- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác

định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một

chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ) Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức

3 Các màn hình thể hiện bảng tính

Để tùy chọn hình thức hiển thị bảng tính, bạn vào menu View rồi chọn

các kiểu hiển thị mong muốn Calc có một số cách để xem bảng tính như sau:

- Normal: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo

- Page Break Preview: Chỉ hiển thị vùng bảng tính có dữ liệu

- Full Screen: Xem bảng tính toàn màn hình

- Zoom: Xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý

Khác với phiên bản OpenOffice.org 3.0, ở bản này cho phép người dùng chọn chế độ xem bảng tính theo tỉ lệ tùy ý bằng cách nhấn chuột vào các biểu tượng tương ứng tại góc dưới bên phải của màn hình

Hình 3 Chọn chế độ xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý

4 Tạo một bảng tính mới

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\New\Spreadsheet;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Nhấn giữ biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;

hoặc

- Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để

mở một bảng tính mới

5 Lưu bảng tính lên đĩa

Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên

đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\Save;

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu

trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As Trong hộp hội thoại này bạn có thể

đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính

Hình 4 Hộp hội thoại Save As

- Chọn vị trí lưu bảng tính mới

- Đặt tên bảng tính tại ô File name

- Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp

dưới dạng xls, xml,…

- Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính

đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As

Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

6 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằng chương trình này, mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng chương trình MS Excel (tệp xls, thậm chí là xlsx)

Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\Open;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

Hình 5 Hộp hội thoại Open

Tìm đến thƣ mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu Nhấn

nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu đƣợc chọn sẽ mở ra trên

màn hình Calc

Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu

File\Recent Documents Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở

bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org

7 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau:

- Vào menu File\Exit,

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Thêm và xoá các trang tính

 Đổi tên trang tính

 Sao chép/Di chuyển một trang tính

 Ẩn và hiện lại một trang tính

 Bảo vệ trang tính

 Chọn nhiều trang tính

1 Thêm và xoá các trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu Cách thực hiện như sau:

- Thêm trang tính:

+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 6 Hộp hội thoại Insert Sheet

+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời

o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời + Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No of sheets

+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name

+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới

2 Đổi tên trang tính

Ngầm định các trang tính đƣợc đặt tên lần lƣợt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3 Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính Cách thực hiện nhƣ sau:

- Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 7 Hộp hội thoại Rename Sheet

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính

Bạn có thể đổi tên trang tính chỉ bằng một nhấn đúp chuột vào Sheet cần đổi tên Đây là một trong những tính năng mới của phiên bản OpenOffice.org 3.1

3 Sao chép/Di chuyển một trang tính

Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cách thực hiện nhƣ sau:

- Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần

sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội

thoại:

Hình 8 Hộp hội thoại Move/Copy Sheet

- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính

- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ

được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn

move to end position)

- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính

Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau: + Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính

ra vị trí mới rồi thả chuột

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di

tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột

4 Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần Cách thực hiện như sau:

- Ẩn một trang tính:

+ Chọn trang tính cần ẩn

+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất

và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời

- Hiện lại trang tính:

+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 9 Hộp hội thoại Show Sheet

+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách

+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó

5 Bảo vệ trang tính

Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên, bạn

có thể thực hiện như sau:

- Chọn trang tính cần bảo vệ

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 10 Hộp hội thoại Protect Sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password

- Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 11 Hộp hội thoại Unprotect sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống

+ Vào menu File\Save As

+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password + Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>

+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau)

+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu

Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại

Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ Nếu nhập

đúng Calc mới mở bảng tính đó

6 Chọn nhiều trang tính

- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn

chuột vào thẻ tên cuối

- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần

chọn

- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào

thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn

CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Bảo vệ ô hoặc miền

 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

1 Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau:

1.1 Dạng chuỗi (Text)

- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z

- Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

1.2 Dạng số (Number)

- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn

vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows

- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô

1.3 Dạng công thức (Formulas)

- Bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập

vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong

ô

Nếu thấy Có thể là do:

#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên

không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time)

- Trong cách trình bày dưới đây:

2 Các toán tử trong công thức

2.2 Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi

Ví dụ: “Tin”&“Học” Kết quả thu đƣợc là: TinHọc

3 Nhập dữ liệu

3.1 Dữ liệu bất kỳ

- Đưa con trỏ về ô cần thiết

- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

+ Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới

+ Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải

+ Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

3.2 Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

 Chuỗi số với bước nhảy là 1:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh

số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,

 Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó

- Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ

số 4

- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Hình 12 Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2

 Chuỗi ngày tháng năm tăng:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại

ô cuối của miền

- Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1 Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

+ Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo

+ Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 13 Hộp hội thoại Fill Series

+ Trong phần Time unit chọn:

o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008, 20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và

18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không được tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…

o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,…

+ Chọn bước nhảy tại ô Increment

+ Nhấn nút <<OK>>

 Điền một danh sách tự tạo:

- Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu

Tools\Options:

Hình 14 Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists

- Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng

- Nhấn nút <<OK>>

Để sử dụng danh sách tự tạo:

- Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

- Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên

3.3 Dữ liệu kiểu công thức

- Phải bắt đầu bởi dấu =

- Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

+ Nhấn phím Enter

- Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7

- Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

+ Đưa con trỏ về ô E8

+ Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ

vào công thức =SUM(E2:E7) từ bàn phím

o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về ngay trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím

Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và giữa ký hiệu đó

o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7

+ Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số Sau khi tính toán ta có:

Hình 16 Kết quả tính toán theo công thức

- Nhập công thức mảng (array formula):

+ Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

+ Bước 2: Khác với công thức tương đối (trong ví dụ trên là

=C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7

+ Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter

Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng

- Sửa một công thức mảng:

+ Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng

4 Sửa, xóa dữ liệu

 Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

- Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết

và sửa Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong

nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi

 Chọn một ô

Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó Khi một ô được chọn, một đường viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời

 Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột

- Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

+ Nhấn và giữ chuột trái

+ Di chuyển chuột

+ Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột

- Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

+ Giữ phím Shift

+ Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn

- Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

+ Chọn ô là một trong các góc của dải đó

+ Giữ phím Shift

+ Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải

 Chọn nhiều ô không liền nhau

- Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên

- Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo

- Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo

- Lặp lại các bước trên nếu cần

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

 Giữ phím Shift

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

 Giữ phím Ctrl

 Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn

- Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính

Hình 17 Chọn toàn bộ trang tính

Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ

hợp phím Ctrl+A

5.2 Di chuyển giữa các ô

Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ

ra vị trí của ô hiện thời

- Sử dụng phím Tab và phím Enter:

+ Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần

lƣợt lên hoặc xuống

+ Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển lần

lƣợt sang phải hoặc trái

- Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để

di chuyển theo hướng mũi tên

- Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:

+ Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng

+ Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ

Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột AMJ Ctrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột A Ctrl+ Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó

hoặc tới dòng 1 Ctrl+ Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó

hoặc tới dòng 65536

Ctrl+Home Tới ô A1

Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệu Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể) Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể) Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh

sách trang tính) Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong danh

sách trang tính)

Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích) Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển

dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó

 Di chuyển dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển

- Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut trên

thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X

- Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

 Sao chép dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên

thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

- Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

Hình 18 Hộp hội thoại Column Width

+ Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width

+ Nhấn nút <<OK>>

- Hàng:

+ Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thước

+ Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 19 Hộp hội thoại Row Height

+ Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height

+ Nhấn nút <<OK>>

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô

tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo

chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in Cách thực hiện như sau:

- Vào menu File\Page Preview