giao trình hdsd pởepoint

- Khung Task chứa các nối kết đến các công việc chung, Tuy nhiênnếu bạn cha rành lắm về Powerpoint và để giải phóng màn hình nếucha cần đến nó thì có thể che đi bằng cách nhấn Ctrl – F1

Chơng 1

Giới thiệu Microsoft PowerPoint

I Giới thiệu:

Là bộ phần mềm nằm trong bộ công cụ Microsoft Office, đợc

sử dụng để minh hoạ cho các công cụ thuyết trình, đặc biệt có hiệuquả mạnh về đồ hoạ và tạo các hiệu ứng Sử dụng PowerPoint ta cóthể tạo và hiển thị các bộ Slide, chúng sẽ kết hợp văn bản với hình vẽ,bức ảnh, âm thanh, đoạn phim thậm chí với các hiệu ứng đặc biệt sinh

động Sau đó có thể trình bày trực tiếp trên máy tính có màn hình lớnhoặc chuyển nội dung vào các Slide 35 mm, vào các bản phim đènchiếu, in thành các ấn phẩm để giới thiệu trên Web theo dạng điện tửhay tơng tác Ngoài ra ta có thể trộn các nội dung các văn bản trongWord, bảng tính trong Excel, hình ảnh trong ClipArt thành các hình ảnh

và văn bản trong PowerPoint Giao diện của Powerpoint tơng tự cáccông cụ khác trong bộ Microsoft Offce nh Word, Excel

II Khởi động PowerPoint:

3) Giới thiệu cửa sổ giao diện ngời sử dụng) :

- Thanh tiêu đề, thanh menu, thanh công cụ tơng tự

nh worrd

Nhắp vào dấu chéo (X) để đóng Getting Started

cho môi trờng thoáng hơn

Vùng làm việc

Vùng làm việc

Khung TaskChọn các chế độ hiển

- Khung Task chứa các nối kết đến các công việc chung, Tuy nhiênnếu bạn cha rành lắm về Powerpoint và để giải phóng màn hình nếucha cần đến nó thì có thể che đi bằng cách nhấn Ctrl – F1 ( hay đóng

nh trên ), nếu muốn hiện lại thì nhấn Ctrl – F1 lần nữa, nếu muốn mỗilần khởi động Powerpoint không xuất hiện khung Task ta thực hiện nhsau : Tools – Option, chọn thẻ View, xoá dấu kiểm ở mục StartupTask Pane

4) Các chế độ hiển thị:

- Normal: Là chế độ hiển thị mặc định, để xem một slide khác ta nhắp

chọn slide trong cửa sổ slides Preview

- Slide Sorter: Để xem tất cả các slide

- Slide Show: Hiển thị các slide trong phiên trình bày từ slide hiện tại

đến hết, , nếu nhấn F5 thì trình bày từ slide đầu tiên, các slide hiển thịtrong chế độ toàn màn hình, nhấn Enter để tiến tới từng slide, nhấnEsc để thoát

Chơng 2

tạo một trình diễn mới

Powerpoint cung cấp nhiều cách khác nhau để tạo các phiêntrình diễn slide, ta có thể xây dựng một phiên trình diễn từ đầu bằngcách bổ sung văn bản và các phần tử slide khác vào các slide trống,hay có thể nhờ winzard Autocontent trợ giúp Nhờ vận dụng các tậpmẫu đợc định dạng sẵn, ta chỉ cần bổ sung văn bản để tạo một phiêntrình diễn nhanh chóng

I Tạo một phiên trình diễn trống :

Nhắp vào nút New trên thanh công cụ chuẩn, hay vào File – New đểtạo một phiên trình diễn trống hay cũng có thể nhắp nối kết BlankPresentation trên khung New Presentation, nếu đã đóng khung task tathấy màn hình nh sau :

Show

Ta thấy hầu hết các giao diện và cách định dạng của các chơng trìnhtrong bộ Microsoft Office có tính kế thừa và tơng tự nh nhau, do đó cácthao tác mở tệp trình diễn đã lu trên đĩa, ghi tệp trình diễn lên đĩa tơng

tự nh Word

ở đây chỉ khác nội dung của các văn bản đợc thể hiện trongcác Text Box, do đó muốn đa văn bản vào ta phải thông qua cácTexBox, cách đa TexBox vào và xử lý chúng tơng tự nh ở Word Đốivới văn bản đa vào các TexBox ta có thể gõ trực tiếp vào hay Copy từWord rồi dán vào hay Insert – Slide From Outline, sau đó chọn fileWord nhấn Insert, dùng chế độ Normal để điều chỉnh nội dung

Muốn bổ sung hộp văn bản mới :

Nhắp nút TexBox trên thanh công cụ Drawing

Nhắp và kéo chuột trên Slide nơi muốn đặt hộp văn bản cho đến khi

có kích cỡ mong muốn

Nhập văn bản mới vào hộp văn bản

II Tạo một trình diễn nhờ Auto Winzard Content

- Trong khung Task ( Mở nhanh nhấn Ctrl – F1 ), nhắp nút Other TaskPanel ( Mũi tên xuống trong góc trên bên phải của khung, rồi chọnNew Presentation, hay chọn Create a new Presentation

- Chọn From Auto Content Winzard, nhắp Next để tiếp tục

- Nhắp chọn một phạm trù PowerPoint liệt kê các

phiên trình bày kết hợp với phạm trù mà ta đã chọn,

chọn một phạm trù nhắp Next để tiếp tục

- Chọn Next để chuyển qua bớc kế, Back để quay

lại bớc trớc, Cancel để huỷ bỏ công việc đã làm,

Finish để hoàn tất

Sau đây là các bớc cụ thể:

- Chọn kiểu trình diễn sắp tạo đợc gợi ý với các chủ

đề đợc liệt kê Ví dụ: Để xem danh sách các trình diễn về công việc,nhấn nút corporate

Nút Other Task Panel

Kiểu xem Slide

Nhắp vào đây chọnKiểu xem outline

- Hộp thoại kế ấn định cho trình diễn sẽ đợc tạo, có thể chọn một trìnhdiễn thông thờng hoặc chạy trên Web hoặc đen trắng hoặc Slide 35mm.

- Hộp thoại kế yêu cầu nhập các dữ liệu sẽ đợc hiển thị trên Slide mởhay Slide tiêu đề

- Nhấn nút Finish sẽ tạo ra một bộ cơ bản các Slide đợc xây dựngthông qua các lựa chọn, lúc này ta có thể bổ sung văn bản, hình ảnh

đồ hoạ để tạo thành một trình diễn của riêng bạn

Mỗi Slide tạo bằng Winzard AutoContent bao gồm văn bản giữ chỗ,bạn có thể thay văn bản này bằng văn bản riêng của bạn

III Tạo một trình diễn bằng tập thiết kế mẫu

- Trong khung Task ( Mở nhanh nhấn Ctrl – F1 ), nhắp nút Other TaskPanel ( Mũi tên xuống trong góc trên bên phải của khung, rồi chọnNew Presentation, hay chọn Create a new Presentation

- Chọn From Design Template, Hay chọn Design trên thanh công cụ

- Chọn một thiết kế muốn áp dụng

Lu ý : Để tạo một trình diễn, nếu không quá cầu kỳ về thiết

kế, bạn có thể dùng Winzard AutoContent hay tập mẫuTemplate và sau đó điều chỉnh để thiết kế cho phù hợp vớicông việc

Chọn Slide nhấn Delete

1.4 Thay đổi thứ tự các Slide

Chọn Slide trong của sổ Slide Preview hay trong chế độ Slide Sorter,sau đó rê để di chuyển đến vị trí mới, hay có thể dùng chức năng Cut( cắt ), rồi Past ( dán vào vị trí mới)

1.5 Nhân Slide

Trong một số trờng hợp một Slide đã thiết kế chuẩn, các Slide tiếpcũng tơng tự, thì ta chỉ việc nhân Slide đó rồi điều chỉnh lại cho phùhợp

Chọn Slide trong của sổ Slide Preview hay trong chế độ Slide Sorter,Nhấn Ctrl – D ( Insert – Duplicate Slide ), nó sẽ sao ra một Slide y hệt

và nằm phía sau Slide hiện hành

2 Định dạng Slide :

2.1 Định dạng văn bản :

Văn bản đợc đa vào Slide thông qua các TexBox, Muốn di chuyểnTextBox, ta nhắp chọn TexBox, dùng các phìm mũi tên để di chuyển,Nếu muốn di chuyển mịn ( Chậm) thì ta kết hợp nhấn phím Ctrl với cácphím mũi tên, các thao tác khác nh với Word.

Chọn văn bản:

Quét chọn phần văn bản hoặc Nhấn giữ phím Shift và nhấn các phímmũi tên hoặc Home, End, sau đó chỉnh sửa lại kiểu chữ hay cỡ chữ

Các thao tác sửa đổi văn bản:

- Để chèn thêm văn bản: Đa trỏ vào vị trí cần chèn và gõ thêm văn bảncần chèn

- Xoá khối văn bản: Chọn khối cần xoá rồi nhấn phím Delete

- Sao chép khối:

Chọn khối cần sao chép

Nhấn Ctrl - C hoặc Menu – Edit / Copy hoặc Click vào .

Chuyễn trỏ đến vị trí muốn sao chép đến

Nhấn Crtl-V hoặc Menu – Edit / Paste hoặc click vào .

- Di chuyễn khối (cắt-dán):

Chọn khối cần cắt hoặc di chuyễn

Nhấn Ctrl - X hoặc Menu – Edit / Cut hoặc Click vào

Chuyễn trỏ đến vị trí muốn di chuyễn đến

Nhấn Crtl - V hoặc Menu - Edit / Paste hoặc click vào

2.2 Thay đổi màu sắc cho các thành phần trên Slide

Thay đổi màu chữ và màu nền cho TextBox

- Thay đổi màu chữ cho văn bản ta chọn đoạn văn bản, vào Format –Font – Color, hay chọn nút Font color trên thanh công cụ

- Thay đổi màu nền cho TextBox : Chọn TextBox, Chọn Fill Color trênthanh công cụ

2.3 Thay đổi nền cho các Slide

Vào menu – Format / Background và làm việc với hộp thoại:

2.4 Thay đổi mẫu nền theo mẫu có sẵn của PowerPoint:

Chọn Slide muốn áp dụng một thiết kế mới

Nhắp chuột vào đây

để chọn các hiệu ứng màu đặc biệt

Nhắp chuột vào đây

để chọn các hiệu ứng màu đặc biệt

màu phía d ới

Nhắp chuột vào đây

Để ấn định cho Slide hiện hành

Để ấn định cho tất cả Slide

Để ấn định cho tất cả Slide

Từ khung Task, nhắp nút Nút Other Task Panel chọn Slide Design haynhắp nút Design trên thanh công cụ

Rà trỏ chuột lên thiết kế muốn áp dụng để hiển thị mũi tên thả xuống

Nếu pha trộn nhiều thiết kế trong một phiên trình bày có thểgây rối, khiến ngời xem bực mình Do đó nếu không thật sự cầnthiết thì chỉ nên bám sát một mẫu thiết kế suốt phiên trình bày

3 đa một đối tợng vào Slide:

3.1 Tạo chú giải trong Slide:

Chú giải ở các Slide khá quan trọng nhằm cung cấp thêm thông tin và

3.2 Sử dụng đối tợng WordArt:

 Đặt con trỏ ở vị trí muốn tạo chữ

 Gọi Menu - Insert / Picture / WordArt

 Làm việc với màn hình giao diện WordArt

 Chọn kiểu ở bảng liệt kê xong OK

 Gõ dòng chữ muốn thể hiện vào khung  chọn Font chữ - cở chữxong OK để đa dòng chữ cần thể hiện vào tài liệu đang soạnthảo

Vì con chữ do WordArt là một Object nên các thao tác chọn, xoá,phóng to thu nhỏ, di chuyển giống thao tác với các đối tợng khác đãhọc

Định dạng: Chọn con chữ đã tạo bởi WordArt  làm việc với thanhcông cụ WordArt hoặc vào menu – Format / WordArt; hoặc dựa vàocác biểu tợng lệnh ở thanh công cụ Drawing

3.3 Chèn ClipArt:

 Vào Menu – Insert / Picture / ClipArt; làm việc với hộp thoạiClip Art

 Nhắp chọn mục Organize Clips ở của sổ Clip Art

 Chọn nhóm Office Collection và chọn hình Clip ở khung bênphải

 Nhấn nút mũi tên xuống bên phải hình, xuất hiện menu thảxuống, chọn Copy

Nhắp chuột để hiển thị menu thả xuống sau :

áp dụng cho tất cả các Slide

áp dụng cho Slide hiện thành

 Nhấn nút (X) ở góc phải của cửa sổ Microsoft Clip Organize để

đóng lại

 Trở về Slide cần chèn vào, Nhấn Ctrl – V để dán hay nhấnphải chuột, chọn Paste để dán vào

Đối với Microsoft Powerpoint 2000 thì cách tiến hành nh sau :

 Đặt con trỏ nơi muốn bố trí hình

 Vào Menu – Insert / Picture / ClipArt; làm việc với hộp thoại ởcác mục:

o Chọn lớp Vào Menu – Insert / Picture / From File

o Chọn file ảnh cần chèn vào, nhấn Insert

3.5 Vẽ hình và AutoShape:

a) Vẽ hình:

 Chọn đối tợng cần vẽ: đoạn thẳng, mũi tên, chữ nhật, elip…

 Da trỏ vào vị trí cần vẽ Click và Drag để thực hiện vẽ

 Chọn, phóng to, thu nhỏ, xoá, di chuyển giống thao tác vớipicture.

 Định màu tô vào Fill Color, định đờng viền vào mục Line Color,

định bóng đổ vào mục Shadow, định đối tợng nổi 3 chiều vàomục 3-D

 Để định dạng chi tiết: Chọn đối tợng – vào menu – format /

AutoShape

 Thứ tự các đối tợng: Right Click vào đối tợng, chọn mục Order

rồi làm việc với Menu con sau:

o Bring To Front: Mang đối tợng lên trên tất cả các đối tợngkhác

o Send To Back: Đa đối tợng xuống dới tất cả các đối tợng khác

o Bring Forward: Mang đối tợng lên trên một nấc

o Send Backward: Mang đối tợng xuống dới một nấc

- Nhóm các đối tợng: Một hình vẽ có thể gồm nhiều đối tợng khác

nhau, nếu để độc lập khi muốn di chuyển hình ảnh đó thì phải dichuyển từng đối tợng; nh vậy khoảng cách tơng đối giữa các đối tợng

sẽ khó nh ban đầu Cách tiến hành:

 Chọn các đối tợng cần nhóm: Giữ Shift - Click

 Click nút Draw chọn Group hoặc Right Click và chọn Grouping /Group

3.7 Chèn âm thanh :

o Vào menu Insert – Movies and Sound chọn Sound from file

o Chọn file âm thanh cần chèn ( phải chú ý file âm thanh cầnchèn để tại Folder nào để tìm cho dễ )

o Xuất hiện hộp thoại :

+ Nếu chọn Automatically : âm thanh tự động phát khi ta trìnhdiễn

+ Nếu chọn When Clicked : Khi trình diễn ta phải nhắp chuộtvào biểu tợng loa thì âm thanh mới phát

3.8 Chèn phim ( Movies )

o Vào menu Insert – Movies and Sound chọn Movies from fileThao tác chèn tơng tự nh thao tác chèn âm thanh

Lu ý : Trong quá trình chèn phim vào Slide, để cho đoạn phim đợc tự

động lặp lại trong khi ta thuyết trình, khi thiết kế, ta nhắp chuột phải lênMovies đó, chọn Edit Movies, đánh dấu chọn Loop until stoped

Chơng 4

trình diễn Slide

Một trong những điểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiếtlập các hiệu ứng động Với các hiệu ứng này, thông tin trên Slide củabạn sẽ đợc sinh động hơn, hấp dẫn hơn Tuy nhiên cái gì cũng có giớihạn, nếu ta quá lạm dụng nó có thể gây nhàm chán cho ngời xem

I Thiết lập hiệu ứng trình diễn:

1.1 Thiết lập hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide :

o Chọn kiểu xem là Normal, chọn Slide cần tạo hiệu ứng

o Chọn đối tợng cần tạo hiệu ứng

o Vào menu Slide Show – Custom Animation

o Chọn Add Effect

o Chọn một phạm trù của hiệu ứng, ví dụ ( Entrance )

o Chọn một hiệu ứng trong nhóm này, ví dụ Fly In

Sau khi hiệu ứng đợc chọn màn hình xuất hiện :

Trong khung Custom Animation :

- Start : Trật tự thể hiện

o On click : Khi bấm chuột

o With previous : Cùng lúc với hiệu ứng trớc

o After prevous : Sau khi hiệu ứng trớc nó hoàn tất

- Direction hay Amount ( tuỳ đối tợng là hình ảnh hay text) : Nhắp vàohộp thả xuống để chọn cách thức thể hiện, ví dụ chọn Fly In thì ở đây

có thể chọn là From bottom ( bay dới lên)

- Speed : Tốc độ thể hiện có thể chọn : Nhanh, vừa, chậm ( Fast,Medium, Slow ), ta có thể nhấn nút Play để xem kết quả của các hiệuứng

Khi thiết lập hiệu ứng cho các thành phần của Slide thì thấy ởgóc trái của đối tợng xuất hiện thứ tự, ứng với thứ tự trong khungCustom Animation, đây là thứ tự xuất hiện khi trình diễn, muốn thay

đổi lại ta chọn hiệu ứng này, dùng hai nút lệnh Re – Oder ( mũi tên lênhay xuống ) để đẩy lên hay xuống, nếu muốn xoá hiệu ứng đã đặt tachọn tên hiệu ứng, nhấn nút Remove, hay nhấn phím phải chuột vàchọn Remove

Điểm mạnh của Powerpoint 2003 hay XP so với các phiên bảntrớc là việc tạo các hiệu ứng phong phú, đa dạng hơn, ví dụ khi trìnhdiễn có thể cho đối tợng chuyển động theo nhiều hớng khác nhau,

Trật tự thể hiện

trong mục Add Effect ta chọn Motion paths rồi chọn các thể hiện, con

đờng chuyển động của các đối tợng đợc đại diện bằng một mũi tên có

đầu màu xanh và đuôi màu đỏ, đầu xanh chính là vị trí ban đầu, đầu đỏchính là vị trí cuối cùng của đối tợng khi chuyển động, ta có thể dùngchuột để thay đổi hai vị trí đầu và cuối này

1.2 Bổ sung âm thanh cho đối tợng khi trình diễn

Nhắp đôi đối tợng cần bổ sung âm thanh trong khung CustomAnimation

Nhắp mũi tên xuống trong hộp Sound để chọn âm thanh phù hợp

ở đây trong mục Animate, đối với văn bản ( Text ) ta còn có thể chọnbay từng ký tự ( By Letter) một từ ( By Word ) , hay cả đoạn ( All atonce )

1.2 Tạo hiệu ứng động khi chuyển đổi giữa các Slide

o Chọn kiểu xem là Normal, chọn Slide cần tạo hiệu ứng

o Vào menu Slide show, chọn Slide transition

o Chọn kiểu thay đổi Slide trong khung Appy to selected slides

o Chọn tốc độ thể hiện ở mục Speed

o Chọn âm thanh ở mục Soud

o Nếu nhấn Appy to all Slided là áp dụng cho tất cả các Slide,nếu không là áp dụng cho Slide hiện hành

Đối với Powerpoint 2000 việc đặ hiệu ứng động cho các thành phầncủa Slide có khác Powerpoint 2003 và XP cụ thể tiến hành nh sau :

 Thẻ Order & Timing : Cho phép thiết lập thứ tự trình diễn giữacác đối tợng đã đợc chỉ định tạo hiệu ứng trên Slide, thứ tự đợc

đánh số 1,2,3 ở danh sách Animation order : đối tợng nào đứng

trớc đợc trình diễn trớc, ta có thể thay đổi thứ tự dùng các nútMove ( lên, xuống).

 Mục Start animation : Chọn On mouse click dùng chuột để thểhiện các đối tợng trên Slide khi trình diễn, nếu nhập thời gian vàomục Automatically thì sau khoảng thời gian đó đối tợng sẽ tự

1.1 Tạo nút điều khiển

 Chọn kiểu xem Normal View

 Mở Menu Slide Show – Action Buttons

 Chọn một nút hành động và gắn vào vị trí thích hợp trên Slide,xuất hiện hộp hội thoại Action setting

 Chọn mục Hyperlink to, nhắp mũi tên xuống và chọn một hoạt

động khi button đợc click :

o Next Slide : đến Slide kế tiếp

o First Slide : Về Slide đầu