Cau hinh outlook de gui va nhan email PTIT

cấu hình mail

Trang 1

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

122 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội, Việt Nam ĐT:84-4-37562186, Fax: 84-4-37562036 Cấu hình Outlook 2007 để gửi và nhận Email PTIT

1 Khởi động Outlook 2007 theo các bước như sau:

Cách 1: Chọn Start  All programs  Microsoft Office  Microsoft Office Outlook

2007 và kích đúp chuột.

Cách 2: Chọn Start  Microsoft Office Outlook 2007 và kích đúp chuột.

- Nếu sử dùng Outlook lần đầu tiên, bảng Outlook 2007 Startup wizard sẽ hiện ra như sau:

Trang 2

Kích chuột vào Next > xuất hiện giao diện như màn hình dưới đây, ta lựa chọn Yes và bấm chuột vào Next > để tiếp tục

Cách khác, từ giao diện của Outlook ta bấm vào Tools và chọn Account settings… chọn new

để thêm một Account (Tài khoản Email) mới vào Outlook và bảng lựa chọn sẽ hiện ra:

Trang 3

122 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội, Việt Nam ĐT:84-4-37562186, Fax: 84-4-37562036

Chọn Microsft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP và bấm chuột vào Next > để tiếp tục

Nhập thông tin về tài khoản Email của cá nhân, như Họ và Tên; địa chỉ hòm thư, VD:

viethq@ptit.edu.vn; nhập password (nhập 2 lần) như sau:

Trang 4

Bấm chuột vào Next > để kết nối với máy chủ Email của PTIT đặt tại Data Center của học

viện

Trang 5

Bấm chuột vào Next > để tiếp tục.

Bấm chuột vào Finish > để thực hiện các bước tiếp theo

Trang 6

Kích chuột vào Tools lựa chọn Account Settings …

Lúc này trên màn hình được mặc định với E-mail Account ta bấm chuột vào OK

Trang 7

Tiếp theo ta kích đúp chuột vào tài khoản email trong danh sách sẽ xuất hiện giao diện cho phép ta chọn More Setting để bổ sung thông tin

Kích chuột vào More setting và điền đầy đủ các thông tin vào các ô còn lại ở màn hình bên

Trang 8

Điền PTIT (thông tin khác) và chọn Outgoing Server

Kích chuột vào My outgoing server (SMTP) requires authentication và Log on using  nhập tên tài khoản và mật khẩu Email của cá nhân và chọn Advanced, lúc này màn hình xuất

hiện:

Trang 9

Ta tích chọn như hình trên (chỉ số 100 sẽ cho phép chúng ta coppy 01 bản về máy cá nhân và

để lại thư trên máy chủ với thời gian là 100 ngày Như vậy các thư có thời gian quá 100 ngày mới bị xoá Thời gian giữ lại thư trên máy chủ cho phép chúng ta thay đổi từ 1 đến 100 ngày).

Nếu không để lại thư trên máy chủ, chúng ta không đánh dấu dòng Leave a copy of messages

on the server, tiếp theo ta bấm chuột vào OK

Kích chuột vào Finish để hoàn tất việc cài đặt nhận và gửi Email

Bây giờ chúng ta có thể gửi và nhận Email một cách dễ dàng với các tiện ích của Microft Outlook 2007

Backup thư để lưu trữ đề phòng rủi ro do máy tính cá nhân bị sự cố

Trang 10

Để đề phòng rủi ro do máy tính cá nhân bị sự cố, ta tiến hành backup email như sau:

Trên mà hình outlook ta chọn File  chọn Import and Export …

Chọn Export to a File và bấm chuột vào Next > để tiếp tục

Trang 11

Chọn Personal Folder File (.pst) và Bấm chuột vào Next>

Chọn thư mục thư đến Inbox (backup thư đến)và bấm Next>

Trang 12

Chọn thư mục thư gửi đi Sent Items (Backup thư gửi đi) và bấm Next>

Bấm chuột vào Browse và chọn My Computer

Trang 13

Chọn ổ đĩa lưu giữ thư cần backup (Nên đặt tên File backup theo thời gian để tiện cho việc

Import thư vào outlook khi cần)

Bấm chuột vào Finish

Trang 14

Đặt Password (nếu cần) chúng ta nhập password nếu không chúng ta để trắng và ấn OK để bắt đầu thực hiện backup (thời gian backup phụ thuộc dung lượng của thư mục cần

backup).

Cài đặt RSS (Really Simple Syndication) để đọc tin nhanh trên Outlook 2007

Trong giao diện màn hình làm việc của Outlook 2007, ta chọn RSS Feeds, bấm chuột phải và

đưa trỏ chuột về Add a new RSS Feed như hình dưới

Trang 15

Kích chuột vào Add, và hình xuất hiện

Kích chuột vào Yes để kết thúc việc cài đặt và trên màn hình xuất hiện giao diện lấy tin nhanh

của trang tin vừa được đưa vào

Trang 16

Sử dụng Calendar trong Outlook 2007

Import và tạo thêm nhiều Calendar

Trang 17

122 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội, Việt Nam ĐT:84-4-37562186, Fax: 84-4-37562036 vào tab Calendar trong Outlook, vào File > Save As

Trên cửa sổ Save As, kích vào nút More Options để xác định chính xác loại thông tin cần

export Cuối cùng, lưu nó về định dạng iCalendar

Sau khi đã có một file định dạng iCalendar hoặc vCalendar, chúng ta có thể đưa thông tin đó

vào Outlook bằng một trong 2 phương thức khác nhau Mở nó như một lịch biểu mới sẽ thấy

hiển thị như một lịch biểu độc lập Để mở như một lịch biểu mới, kích vào File > Open > Calendar

Một phương thức khác chúng ta có thể sử dụng là Import and Export Kích vào File > Import and Export, chọn tùy chọn lịch biểu và kích vào Next, tìm và chọn đến file bạn đã export,

sau đó chọn phương thức sử dụng

Cúng ta có thể chọn từng lịch biểu hiển thị bằng cách tích/bỏ tích ở ô check cạnh tên lịch biểu

tại phần All Calendar Items phía bên trái của chương trình.

Trang 18

Cấu hình Outlook 2003 để gửi và nhận Email PTIT

1 Khởi động Outlook 2003 theo các bước như sau (Chọn Start  All programs  Microsoft Office  Microsoft Office Outlook 2003 và kích đúp chuột):

- Nếu sử dùng Outlook lần đầu tiên, bảng Outlook 2003 Startup wizard sẽ hiện ra như sau:

Trang 19

122 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội, Việt Nam ĐT:84-4-37562186, Fax: 84-4-37562036 Nếu không, trên menu Tools, ta chọn Email Accounts:

Ta chọn Add new e-mail account để khởi tạo 1 account mới.

Chọn vào menu POP3 để bắt đầu cấu hình:

Ta bấm vào nút Add và chọn Mail để thêm một Account Email (Tài khoản Email) mới vào

Outlook và bảng Internet Connection wizard sẽ hiện ra:

Trang 20

Yourname: điền thông tin họ và tên (ví dụ: Hoàng Quốc Việt)

Email address: địa chỉ email ( ví dụ: viethq@ptit.edu.vn)

Incoming mail server (POP3): mail.ptit.edu.vn

Outgoing mail server (SMTP): mail.ptit.edu.vn

Username: gõ phần đằng trước địa chỉ email Ví dụ : viethq

Password: nhập password (ví dụ: 123456)

Tếp theo ta chọn đánh dấu mục Remember password để nhớ mật khẩu vào máy, như vậy,

mỗi lần check hay gửi mail sẽ không phải gõ mật khẩu (Chức năng này không nên dùng nếu bạn dùng chung máy với người khác).

Chú ý: Check vào thẻ Log on using Secure password Authentication (SPA)

Sau khi thiết đặt các thông số trên, chọn vào More settings…

Sau khi thiết đặt các thông số trên, chọn vào More settings… Cửa sổ sau hiện ra:

Trang 21

Chọn thẻ Outgoing Server, click vào “My outgoing server… “ và vào User same…

Bấm OK để chấp nhận và quay lại màn hình sau:

Chọn Next để đế tiếp tục

Trang 22

Cửa sổ thông báo đã hòan thành hiện ra Nhấn Finish để kết thúc.

Bây giờ bạn đã có thể gửi nhận thư bằng cách sử dụng Outlook 2003

Để thích hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân, Internet Email Setting còn cung cấp thêm 1 số tùy biến sau:

Để mở , bạn vào Menu Tool  Email accounts  View or change existing email accounts

 Next

Chọn vào account của mình , hiện ra cửa sổ sau:

Trang 23

Chọn More Setting  Advanced

- Nếu bạn muốn giữ lại các email trên server sau khi đã lấy về máy, đánh dấu mục Leave a copy of messages on server.

- Nếu bạn muốn giữ lại các email chỉ trong một khoảng thời gian nào đó, Chọn Remove form server after: và chọn số ngày mà bạn muốn lưu giữ các email kể từ lúc nhận

- Chọn Remove from server when deleted from 'Deleted Items' để đồng bộ hòm mail trên server và trên máy bạn

Bấm OK trở về hộp thoại Internet Account Bấm Close để hoàn tất quá trình

Tiêu đề	Cấu hình Outlook để gửi và nhận email PTIT
Trường học	Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông
Chuyên ngành	Cấu hình Outlook để gửi và nhận email PTIT
Thể loại	Hướng dẫn
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	7,07 MB