Hướng dẫn sử dụng EPIDATA

1. Giới thiệu về phần mềm Epidata EpiData là phần mềm hỗ trợ nhập và quản lý số liệu miễn phí, được lập trình bởi Bác sĩ Jens M.Lauritsen, người Đan Mạch. Phần mềm này đã được sử dụng lần đầu tiên cho một nghiên cứu dịch tễ học “Phòng chống tai nạn”. Ưu điểm của phần mềm epidata Epidata được phát triển nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập, hỗ trợ cho quy trình quản trị số liệu. Epidata có giao diện người dùng thân thiện và tạo ra tiến trình làm việc đơn giản. Những người sử dụng có trình độ Tin học khác nhau đều có thể dễ dàng học tập và sử dụng được phần mềm này trong một thời gian rất ngắn. EpiData là sản phần hoàn toàn miễn phí, người sử dụng có thể tải chương trình cài đặt từ trang Web http:www.epidata.dk. Epidata có thể xuất số liệu sang nhiều dạng khác nhau để sử dụng cho phân tích số liệu bằng các phần mềm như Stata, Spss, .v.v. Hạn chế: Epidata không có phiên bản hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy, người dùng nên sử dụng tiếng Việt không dấu khi làm việc với Epidata. 2. Cài đặt Epidata 2.1. Tải tệp chương trình cài đặt Bộ cài của Epidata là tệp chương trình setup_epidata.exe, được đăng tải trên trang web www.epidata.dk, người sử dụng có thể tự do truy nhập trang web này và tải về máy tính của mình.

CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI EPIDATA

1 Giới thiệu về phần mềm Epidata

EpiData là phần mềm hỗ trợ nhập và quản lý số liệu miễn phí, được lập trình bởiBác sĩ Jens M.Lauritsen, người Đan Mạch Phần mềm này đã được sử dụng lần đầu tiêncho một nghiên cứu dịch tễ học “Phòng chống tai nạn”

Ưu điểm của phần mềm epidata

Epidata được phát triển nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập, hỗ trợcho quy trình quản trị số liệu

- Epidata có giao diện người dùng thân thiện và tạo ra tiến trình làm việc đơn giản.Những người sử dụng có trình độ Tin học khác nhau đều có thể dễ dàng học tập và sửdụng được phần mềm này trong một thời gian rất ngắn

- EpiData là sản phần hoàn toàn miễn phí, người sử dụng có thể tải chương trình càiđặt từ trang Web http://www.epidata.dk

- Epidata có thể xuất số liệu sang nhiều dạng khác nhau để sử dụng cho phân tích

số liệu bằng các phần mềm như Stata, Spss, v.v

Hạn chế: Epidata không có phiên bản hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy, người dùng nên sửdụng tiếng Việt không dấu khi làm việc với Epidata

2 Cài đặt Epidata

2.1 Tải tệp chương trình cài đặt

Bộ cài của Epidata là tệp chương trình setup_epidata.exe, được đăng tải trên trang

web www.epidata.dk, người sử dụng có thể tự do truy nhập trang web này và tải về máy

tính của mình

Bước 1: Mở cửa sổ trình duyệt vào trang web www.epidata.dk, vào mục Download

Bước 2: Kéo thanh công cụ, tìm đến mục EpiData Entry, trong phần ngôn ngữ càiEnglish, chọn mục Complete Setup

Bước 3: Lưu file cài đặt đã chọn vào máy tính

Bước 3: Thư mục Program Files được chương trình cài đặt mặc định là nơi các tệpchương trình Epidata sẽ được cài đặt (mặc định ở ổ đĩa C) Sau đó, trên hộp thoại SetupEpidata Entry, chọn Next để chuyển qua bước tiếp theo

Bước 4: Chương trình cài đặt mặc định là sẽ tạo ra thư mục Epidata trên thanh Start

và đồng thời cũng cho phép người sử dụng bỏ qua việc này Nếu không muốn tạo ra thưmục Epidata trên thanh thực đơn Start, người sử dụng có thể chọn “Don’t create a StartMenu Folder” trên hộp thoại Để chuyển sang bước cài đặt tiếp theo, chọn Next

Bước 5: Chương trình cài đặt đưa ra các tùy chọn để người sử dụng lựa chọn Cáctùy chọn bao gồm:

- Create a Desktop icon: tạo biểu tượng lối tắt (Shortcut) trên màn hình Desktop

- Create a Quick Launch icon: tạo biểu tượng trên thanh công cụ Quick launch

- Field/variable names option set to: nếu được chọn là “Standard field naming “thìkhi khai báo bộ câu hỏi tên biến được Epidata hiểu là từ đầu tiên của dòng khai báo, vànếu được chọn là “Automatic field naming” thì 10 ký tự đầu tiên của dòng khai báo sẽ làtên biến

Sau khi chọn các tùy chọn, ta chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo

Bước 6: Sau khi các tùy chọn đã được người sử dụng xác định, chương trình cài đặtđưa ra thông báo là đã sẵn sàng để cài đặt Epidata và yêu cầu người sử dụng nhấn nútInstall để cài đặt chương trình

Bước 7: Khi tiến trình cài đặt Epidata kết thúc, chương trình cài đặt đưa ra cácthông tin cần lưu ý về chương trình Epidata như địa chỉ trang web Epidata, địa chỉ Emailcủa tổ chức cung cấp phần mềm Epidata Để chuyển qua bước tiếp theo, người sử dụngphải nhấn nút lệnh Next

Bước 8: Tiến trình cài đặt phần mềm Epidata đã kết thúc, chương trình cài đặt đưa

ra thông báo hoàn thành tiến trình cài đặt Nếu người sử dụng muốn xem tài liệu hướngdẫn sử dụng chương trình thì tích vào mục “See intro” và nếu muốn chương trình cài đặtkhởi động chương trình Epidata thì tích vào “Launch Epidata” Sau cùng chọn nút Finish

để kết thúc cài đặt

3 Khởi động và làm quen với Epidata

3.1 Khởi động chương trình

Nháy đúp chuột trái vào biểu tượng Epidat trên màn hình desktop

Cửa sổ chương trình Epidata sau khi được khởi động có hình ảnh như sau:

Khi Epidata được khởi động lần đầu tiên, chương trình sẽ đưa ra một hộp thoại chàomừng Nút Close trên hộp thoại được sử dụng để đóng hộp thoại, nếu người sử dụngmuốn hộp thoại này không xuất hiện vào những lần khởi động Epidata sau đó thì phảitích vào mục “Don’t show this window again” trước khi chọn nút Close đóng hộp thoại.Cửa sổ chương trình Epidata có hình ảnh như sau:

Thanh thực đơn: Thanh thực đơn bao gồm các danh mục thể hiện đầy đủ các chức

năng chương trình của Epidata Các danh mục trên thanh thực đơn của phần mềm nhưsau:

File: Nhóm các chức năng New (tạo mới tệp QES), open (mở tệp QES đã có sẵn)

và Option (thiết lập các lưu chọn)

Check: Chức năng Add/Advise (thêm ràng buộc số liệu)

Data In/out: Chức năng vào/ra số liệu như lệnh nhập/xuất tệp số liệu, …

Document: Chức năng hỗ trợ làm báo cáo như chức năng codebook (tạo báo cáogiải thích ý nghĩa các trường và ý nghĩa của số liệu), chức năng đếm bản ghi theo trường

số liệu (count record), …

Tools: Các chức năng tiện ích như QES file from REC file (sinh tệp .qes từtệp rec), clear checks (loại bỏ ràng buộc nhập liệu), …

Help: Sách điện tử hướng dẫn sử dụng phần mềm

Thanh công cụ tiến trình 6 bước

Sáu bước của tiến trình làm việc với Epidata gồm định nghĩa dữ liệu (1.DefineData), tạo tệp dữ liệu (2.Make Data File), thiết lập các kiểm tra lỗi số liệu (3.Checks),nhập dữ liệu (4.Enter Data), tạo các báo cáo mô tả dữ liệu (5 Document), xuất tệp số liệusang các định dạng khác (6 Export Data)

Thanh công cụ soạn thảo: Thanh công cụ soạn thảo chứa các nút lệnh gọi đến các

chức năng liên quan đến soạn thảo như mở tệp, ghi tệp, copy, cắt dán nội dung tệp v.v

3.2 Thiết lập tùy chọn chương trình

Chức năng thiết lập tùy chọn chương trình của Epidata sẽ cung cấp những tham sốtùy chọn cho phép người sử dụng thiết lập lại các thuộc tính của chương trình để thỏamãn yêu cầu sử dụng Để thiết lập các tham số tùy chọn chương trình, chọn File, chọnOptions trên thanh thực đơn

Hộp thoại Option có nhiều thẻ, mỗi thẻ là một nhóm các tham số tùy chọn chươngtrình liên quan Các nhóm tham số liên quan trên các thẻ như sau:

- Editor: các tham số liên quan đến hiển thị màu nền màu chữ, phông chữ của cửa

sổ soạn thảo của chương trình

- Show data form: các tham số tùy chọn liên quan đến hiển thị của Mẫu biểu nhậpliệu

Tùy chọn hiện tại

Khoảng cách tab Cài đặt màu nền Cài đặt font chữ

- Create data file: Thiết lập tham số tùy chọn liên quan đến việc tạo tệp số liệu

How to generate field names: tên trường được sinh ra khi tạo tệp số liệu là

do phần mềm tự động tạo ra hay ngầm định là từ đầu tiên của dòng khai báo Nếuchọn tham số được thiết lập là “First word in question is field name” thì tên trường

sẽ là từ đầu tiên của dòng khai báo, và nếu là “Automatic field names” thì têntrường sẽ được Epidata tự động tạo ra

Letter case of field names: tham số mặc định tên trường được Epidatachuyển sang chữ hoa (Upper-case), hoặc chữ thường (Lower-case), hoặc được giữnguyên (Leave as is) như được khai báo

Update question to actual field name: mặc định 10 ký tự đầu tiên trong từđầu tiên của dòng khai báo trường số liệu được chọn làm tên trường nếu từ đầutiên đó dài hơn 10 ký tự

- Document: các tham số liên quan đến hiển thị các báo cáo

Các tham số tùy chọn được đưa ra trên thẻ này gồm tham số liên quan phông chữ vàmàu nền Cách thiết lập các tham số này tương tự như với thiết lập các tham số liên quanchức năng soạn thảo (Editors)

- Advance: số đầu tiên trong trường ID Number, tham số về các thông báo củachương trình

Khoảng cách tab

Kiểu hiện thị trường nhập liệu

Màu trường nhập liệu

Màu trường đang nhập

Khoảng cách dòng

- File associations: các tham số xác định các loại tệp liên đới

Các tệp liên đới là các tệp lưu kết quả làm việc với Epidata của người sử dụng Cáctệp liên đới có thể gồm tệp REC, QES, CHK, LOG và NOT Việc thiết lập tham số hếtsức đơn giản, người sử dụng chỉ cần tích vào các loại tệp liên đới và sau đó nhấn nútAssociate file type để mặc định liên đới hoặc nhấn nút Remove association để loại bỏ liênđới

Cài đặt số tự động

đầu tiên

(mặc định số 1)

Cài đặt âm báo khi nhập

Hiện thông báo khi

nhập lỗi

THIẾT LẬP BỘ CÂU HỎI

1 Khai báo bộ câu hỏi

Khai báo bộ câu hỏi là viết lại cấu trúc bộ câu hỏi trong tệp QES theo quy tắc củachương trình Epidata Để có thể khai báo bộ câu hỏi với Epidata, người sử dụng cần xácđịnh được những thông tin cần lưu tương ứng với mỗi câu hỏi và những trường số liệunào cần được tạo ra để lưu những thông tin đó Với mỗi trường số liệu, người sử dụngphải đặt tên, xác định kiểu, định dạng và độ rộng cho trường số liệu đó Người sử dụngcũng cần nắm được cách viết một dòng khai báo trường số liệu theo quy tắc của Epidatagọi là cú pháp khai báo trường dữ liệu

PHIẾU PHỎNG VẤN VỀ TIÊM PHÒNG UNG THƯ CỔ TỬ CUNG Ở

SINH VIÊN NỮ

A THÔNG TIN CHUNG

ID Mã số phiếu

7 Bác sỹ đa khoa liên thông 4 năm

8 Dược sỹ liên thông

9 Cử nhân điều dưỡng VLVHA3 Tuổi( tính theo năm dương)………

A71-A75

Tính chất kinh nguyệt của bạn?

(câu hỏi nhiều lựa chọn)

A8 Thời gian hành kinh của bạn kéo

dài bao lâu?

1 Dưới 3 ngày

2 3-5 ngày

3 5-7 ngày

4 Trên 7 ngàyA9 Thời gian giữa các lần hành kinh

của bạn thế nào?

1 Đều

2 Không đềuA10,

2 Thị xã/thị trấn

3 Thành phốA12 Trung bình 1 tháng thu nhập được

…A13,

A131

Trong gia đình/họ hàng/người quen

bạn đã từng có ai bị ung thư cổ tử

1.1 Tạo tệp bộ câu hỏi (.QES)

Để tạo tệp QES, trên cửa sổ chương trình Epidata đang mở, chọn 1.Define data vàchọn New QES file trên thanh công cụ

Cửa sổ soạn thảo bộ câu hỏiQuy tắc khai báo trường số liệu

“Tên biến” “Dấu cách” “Nhãn biến” “Dấu cách” “Code kiểu biến”

Tên biến: viết liền không dấu, nên đặt ngắn dưới 10 ký tự và mã hóa theo cấu trúc

bộ câu hỏi Tên biến nên bắt đầu bằng chữ cái và không nên chứa các ký tự đặc biệt (cóthể sử dụng dấu _ )

Nhãn biến: hiển thị thông tin của biến, nhãn biến được xác định là các ký tự sau dấucách và trước Code kiểu biến

Code kiểu biến: Sử dụng các chuỗi định dạng theo chương trình để đặt cho mỗi kiểubiến Trên phần mềm Epidata chúng ta có các tùy chọn kiểu biến như sau:

Số tự động: Auto ID number

- Chuỗi định dạng là <IDNUM>

- Một trường số liệu được khai báo kiểu ID number thì giá trị số liệu của trường sẽđược tự động nhập khi nhập số liệu Người sử dụng không được nhập giá trị cho trườngnày

- Kiểu ID number thường được sử dụng để khai báo cho trường khóa Trường khóa

là trường chứa số liệu định danh cho bản ghi Đặc điểm của trường khóa là trong tất cảcác bản ghi của một tệp dữ liệu sẽ không có cặp bản ghi nào có cùng giá trị tại trườngkhóa Dựa vào số liệu của trường khóa, ta luôn tìm được bản ghi duy nhất tương ứng với

- Trường được khai báo kiểu số chỉ chấp nhận số liệu nhập vào ở dạng số

- Độ rộng của trường được xác định bằng số kí tự # được khai báo

- Kích cỡ lớn nhất số liệu nhập vào một trường có kiểu số là 14 chữ số gồm cả ký tự(“.”)ngăn cách phần số nguyên và phần thập phân với số thập phân

Ví dụ: c1 can nang ###.#

Kiểu ký tự: Text

Kiểu Text là kiểu dữ liệu văn bản (còn gọi là kiểu chuỗi ký tự), thường được sửdụng khai báo cho các trường số liệu dạng văn bản như họ và tên, địa chỉ, ghi chú v.v

- Chuỗi định dạng là sử dụng ký tự “_” hoặc <E >

- Chuỗi văn bản nhập vào có thể gồm các ký tự a, b, c, … và kể cả các chữ số

- Độ rộng của trường lớn nhất là 80 kí tự

- Khi khai báo mỗi dấu “_” tương ứng với khai báo cho một kí tự

Ví dụ: c2 ho ten

Kiểu Upper-case text

Đây cũng là một kiểu dữ liệu văn bản, kiểu này có các đặc tính sau:

- Chuỗi định dạng là <AAA>, hoặc <A >

- Trường được khai báo kiểu Upper-case text thì số liệu nhập vào trường này đượchiểu là dạng văn bản và được tự động chuyển sang dạng kí tự viết hoa

- Độ rộng của trường tương ứng với số kí tự “trống” (dấu cách) giữa hai dấu “<” và

“>”

Kiểu Boolean (kiểu logic)

Đây là kiểu dữ liệu logic Trường được khai báo kiểu này chỉ chấp nhận giá trị Yhoặc N (cũng có thể chấp nhận số 1 và 0)

- Chuỗi định dạng là <Y>

- Dùng để khai báo cho biến nhị phân

Ví dụ: c4 Gioi tinh <Y>

- Kiểu số liệu ngày tháng có độ rộng là 10 kí tự gồm cả ký tự ngăn cách (“/” hoặc

“-“) giữ các thành phần ngày, tháng và năm

Ví dụ: c5 Ngay sinh <dd/mm/yyyy>

Kiểu today’s date

Đây cũng là một kiểu dữ liệu thể hiện số liệu ngày tháng Một trường được khai báokiểu Today’s date sẽ được tự động điền vào giá trị ngày hiện tại (ngày của máy tính) khinhập liệu

- Chuỗi định dạng là <today> hoặc dmy>, hoặc mdy>, hoặc ymd>

<today-Ví dụ: c6 Ngay nhap lieu <today-dmy>

Kiểu soundex

Kiểu Soundex là kiểu dữ liệu mã hóa Số liệu nhập vào trường này sẽ được Epidata

tự động mã hóa (chuyển sang một giá trị khác) theo quy luật mã hóa của Epidata trướckhi lưu vào cơ sở dữ liệu

- Chuỗi định dạng là <S >

- Trường số liệu kiểu Soundex chấp nhận tất cả các kí tự Trừ kí tự đầu tiên, các kí

tự còn lại sẽ được tự động mã hóa

- Khuôn dạng của chuỗi mã hóa là A-999, tức là chuỗi mã hóa gồm một kí tự đầu vàtiếp theo là dấu “-“ và ba chữ số Khi chuỗi nhập vào là HOLMES, chữ H được giữ lại vàchuỗi “OLMES” được mã hóa thành 452 và ta có chuỗi sau mã hóa là H-452

Chú ý: để việc nhập liệu được nhanh và tránh nhầm lẫn chúng ta nên mã hóa các câu trả lời trong câu hỏi lựa chọn dưới dạng số cho từng đáp án sau đó sử dụng kiểu số để khai báo cho trường này Thông thường việc này ta nên thực hiện từ bước thiết kế bộ câu hỏi nghiên cứu.

Ví dụ: khai báo trường ngành học

7 Bác sỹ đa khoa liên thông 4 năm

8 Dược sỹ liên thông

9 Cử nhân điều dưỡng VLVH

Chúng ta có thể khai báo dưới dạng kiểu text như sau:

A2 nganh hoc

Tuy nhiên ta không nên dùng lệnh này vì trong trường hợp này ta phải đánh lại nộidung của từng đáp án và trường nhập liệu, nhưng cách này sẽ tốn thời gian và dễ nhầmlẫn, thay vào đó ta sẽ sử dụng kiểu số để mã hóa cho trường này, vì có 9 đáp án nên độrộng của trường là 1 ký tự #

B1 Theo chị, UTCTC có thể gây ra hậu quả gì? (câu hỏi nhiều lựa chọn)

1 Tử vong nếu không được phát hiện sớm và điều trị kịp thời theo phác đồ

2 Vô sinh

3 Ảnh hưởng đến kinh tế gia đình

4 Gánh nặng tâm lý cho bản thân và gia đình

5 Không biết/không nhớ

Ta mã hóa như sau:

B11 Tu vong neu khong duoc phat hien som va dieu tri kip thoi theo phac do #B12 Vo sinh #

B13 Anh huong den kinh te gia dinh #

B14 Ganh nang tam ly cho ban than va gia dinh #

B15 Khong biet/khong nho #

Chú ý: để các dòng căn lề thẳng tự động, ta làm như sau: đặt con trỏ vào 1 dòng cần căn (thường là dòng có ký tự đầu tiên của chuỗi định dạng kiểu biến nằm

ở xa nhất so với lề trái), sau đó chọn vào Edit, chọn Align Fields

Ví dụ: trong trường hợp này ta đặt con trỏ vào dòng biến a9

Sau đó chọn Edit, chọn Align Fields sẽ cho kết quả:

Nút lệnh Save được nhấn sẽ mở hộp thoại Save As Trên hộp thoại Save As, người

sử dụng phải nhập tên tệp vào mục File name, chọn nơi chứa tệp ở mục Save in, chọnkiểu tệp là qes ở mục Save as type và chọn nút Save để ghi tệp

Tập QES được tạo ra sẽ có phần mở rộng là qes

Chú ý: Để mở một tệp QES đã tồn tại ta có thể chọn File và chọn Open hoặc chọn 1.Define Data và chọn Open QES file sau đó chỉ ra tệp QES và chọn Open trên hộp thoại Open để mở tệp.

2 Tạo tệp nhập liệu (.REC) từ tệp QES

Tệp qes mà ta vừa tạo ra sẽ có chứng năng lưu trữ thông tin của bộ câu hỏi, để tạo

có thể nhập số liệu ta phải tạo ra 1 tệp có phần mở rộng là REC từ tệp QES ban đầu.Trước khi sinh tệp REC ta có thể chọn tùy chọn xem trước giao diện của tệp REC bằngcách chọn “2 Make data file” trên thanh công cụ và chọn “Preview Data Form”

Giao diện của sổ hiện lên sẽ cho chúng ta xem trước nội dung hiển thị của file REC,chú ý rằng ta không thể nhập vào cửa sổ này, nếu không chỉnh sửa gì thêm ta đóng của sổnày và tạo 1 file REC thực sự để có thể nhập liệu

Để sinh ra tệp REC từ một tệp QES, ta chọn “2 Make data file” trên thanh công cụ

và chọn “Make data file” hộp thoại tạo tệp số liệu xuất hiện như sau: