Quy trình quản lý dự án phần mềm

Diễn giảiThành lập Thành lập dự án Đề nghị thành lập dự án Một dự án chỉ được thành lập dựa trên Đề nghị thành lập dự án BM01 của Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm, căn cứ vào các nội

Môn học Quản trị tác nghiệp hướng nhiều hơn vào các đơn vị điển hình hoạt động sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ ra thị trường Đối với chúng tôi với đặc thù

là một doanh nghiệp cung cấp các giải pháp phần mềm trong lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng cũng có thể vận dụng một phần hoặc toàn bộ các khía cạnh kiến thức

đã đề cập trong môn học này phục vụ công tác quản lý, điều hành và kiểm soát vận hành

Sau đây tôi xin đưa ra một quy trình tác nghiệp điển hình mà chúng tôi đang áp dụng, sau đó với kiến thức tiếp thu được của môn học tôi sẽ tiến hành phân tích, đánh giá cũng như định hướng cải tiến quy trình tác nghiệp nhằm phù hợp hơn với tình hình thực tế của thị trường, doanh nghiệp trog quá trình triển khai dự án

1.1 Quy trình quản lý dự án phần mềm

Quy trình quản lý dự án được ban hành nhằm mục đích tăng cường năng lực quản

lý các dự án phần mềm

1

1.1.1 Lưu đồ

1.1.2 Diễn giải

Thành lập

Thành lập dự án

Đề nghị thành lập dự án

Một dự án chỉ được thành lập dựa trên Đề nghị thành lập dự án (BM01)

của Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm, căn cứ vào các nội dung sau để lập

Đề nghị:

Nhu cầu thị trường hoặc Hợp đồng đã ký với khách hàng;

Nội dung cuộc họp giao ban giữa Ban Giám đốc;

Quyết định thành lập dự án

Căn cứ trên Đề nghị Thành lập dự án, Giám đốc công ty ra Quyết định thành lập dự án và bổ nhiệm Trưởng Dự án tổ chức thực hiện dự án

Lập Kế hoạch thực hiện dự án

Sau khi đã nhận được Quyết định thành lập dự án, Trưởng Dự án có trách nhiệm lập Kế hoạch thực hiện dự án (BM03) gửi Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm xem xét trước khi trình Giám đốc phê duyệt

Đối với các dự án không cần chia thành (các) tiểu dự án, dự án chính thức

đi vào thực hiện khi Kế hoạch thực hiện dự án đã được Giám đốc phê duyệt

Thành lập (các) tiểu dự án

Lập Kế hoạch thực hiện tiểu dự án

Kế hoạch thực hiện tiểu dự án do Phụ trách Tiểu dự án (dự kiến) lập Trưởng dự án sẽ lựa chọn người phù hợp nhất vào vị trí Phụ trách Tiểu dự

Đề nghị thành lập tiểu dự án

Trưởng Dự án ký duyệt Kế hoạch thực hiện tiểu dự án được lựa chọn và lập Đề nghị thành lập tiểu dự án (BM04)

Đề nghị thành lập tiểu dự án phải được thông qua Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm trước khi trình Giám đốc ký duyệt

Quyết định thành lập tiểu dự án

Tiểu dự án chính thức được hình thành khi Giám đốc ký Quyết định thành lập tiểu dự án

Thực hiện

Trưởng Dự án/ Phụ trách Tiểu dự án có trách nhiệm thực hiện dự án/ tiểu dự án

theo đúng Kế hoạch thực hiện dự án/ tiểu dự án (BM05) đã được phê duyệt.

Trong trường hợp có thay đổi làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện Trưởng Dự

án/ Phụ trách Tiểu dự án có trách nhiệm lập Đề nghị thay đổi kế hoạch (BM07) và

Kế hoạch thực hiện dự án/tiểu dự án mới.

Hàng tuần, Trưởng Dự án/ Phụ trách Tiểu dự án có trách nhiệm tổ chức họp để

trao đổi thông tin về tình hình thực hiện dự án/tiểu dự án và lập Báo cáo (BM06)

về tiến độ thực hiện và gửi cho Trợ lý tổng hợp theo quy định của Công ty.

Trưởng dự án có trách nhiệm như Phụ trách Tiểu dự án trong trường hợp dự án không có tiểu dự án nào

Kết thúc

Kết thúc (các) tiểu dự án:

Nghiệm thu tiểu dự án

Phụ trách tiểu dự án có trách nhiệm bàn giao toàn bộ sản phẩm của tiểu dự

án cho Trưởng dự án (có Biên bản bàn giao (BM08) kèm theo)

5

Căn cứ vào sản phẩm nhận bàn giao, Trưởng dự án có trách nhiệm báo cáo kết qủa với Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm đồng thời thành lập Hội đồng để tiến hành nghiệm thu sản phẩm của tiểu dự án

Sản phẩm của tiểu dự án chỉ được chấp nhận khi Trưởng Dự án và Trưởng

bộ phần Dự án Phần mềm ký Biên bản nghiệm thu (BM09)

Phụ trách tiểu dự án lập Báo cáo tổng kết (BM10) và chuyển cho Trưởng

Dự án

Đề nghị kết thúc tiểu dự án

Trưởng dự án lập Đề nghị kết thúc tiểu dự án (BM11) trình Giám đốc kèm theo các giấy tờ sau:

• Biên bản bàn giao

• Biên bản nghiệm thu

• Báo cáo tổng kết

Đề nghị kết thúc tiểu dự án phải được thông qua Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm trước khi trình Giám đốc

Quyết định kết thúc tiểu dự án

Căn cứ vào Đề nghị kết thúc tiểu dự án của Trưởng dự án (và các giấy tờ

đi kèm), Giám đốc ra Quyết định kết thúc tiểu dự án

Kết thúc dự án:

Nghiệm thu dự án

Trưởng Dự án có trách nhiệm tập hợp toàn bộ sản phẩm của dự án và bàn giao cho Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm (có Biên bản bàn giao kèm theo)

Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm có trách nhiệm thành lập Hội đồng để tiến hành nghiệm thu sản phẩm của dự án Sản phẩm của dự án chỉ được chấp nhận khi Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm ký Biên bản nghiệm thu Trưởng Dự án lập Báo cáo tổng kết và chuyển cho Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm

Đề nghị kết thúc dự án

Trưởng bộ phần Dự án Phần mềm lập Đề nghị kết thúc dự án trình Giám đốc kèm theo các giấy tờ sau:

• Biên bản bàn giao

• Biên bản nghiệm thu

• Báo cáo tổng kết

Quyết định Kết thúc dự án

Căn cứ vào Đề nghị kết thúc dự án (cùng các giấy tờ đi kèm), Giám đốc ra Quyết định kết thúc dự án

1.2 Nhận xét

Quy trình Quản lý dự án phần mềm diễn giải ở trên được xây dựng trên cơ sở rất nhiều các giả định của điều kiện lý tưởng, trên thực tế mọi công đoạn diễn ra phức tạp, đôi khi nằm ngoài tầm kiểm soát Do vậy các khâu được liệt kê sau đây hết sức quan trọng:

Dự báo thị trường

Hoạt động trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng, chúng tôi luôn gặp nhiều trở ngại trong việc dự báo thị trường, một trong các trở ngại hàng đầu là tính mật của thông tin Công tác dự báo thông thường cũng theo theo các bước truyền thống như khảo sát (servey), phân tích cơ hội, phân tích đối thủ cạnh tranh

7

Ngoài ra, các quan hệ đối tác truyền thống cũng giúp chúng tôi thu thập thêm thông tin, có thông tin sớm hơn các đối thủ cạnh tranh

Mặc dù vậy, trong thời gian qua, các công tác dự báo thị trường chưa được thực hiện có hiệu quả tức khẳng định tính đúng đắn của dự báo cũng như trợ giúp đắc lực cho các công tác hoạch định, xây dựng đội ngũ, mở rộng phân khúc và nâng cao thị phần của doanh nghiệp

Và theo đó, quy trình Quản lý dự án hầu như không có mối liên hệ nào với công tác này mặc dù trên lý thuyết có rất nhiều tác động qua lại giữa công tác

dự báo và công tác triển khai thực tế Chẳng hạn sẽ có nhiều quy trình quản lý

dự án khác nhau đặc thù cho các dự báo khác nhau của thị trường ví dụ: nếu

dự báo cho rằng xu thế sử dụng các phần mềm mã nguồn mở sẽ phát triển hơn các phần mềm mã nguồn đóng, đơn vị triển khai phần mềm cần hiệu chỉnh hoặc cho ra quy trình mới của việc triển khai ứng dụng mã nguồn mở theo đặc thù giá rẻ, không phải trả phí bản quyền

Một ví dụ khác: xu thế sử dụng phần mềm có xuất xứ nước ngoài, đã được kiểm chứng tính hiệu quả, an toàn ở các khách hàng lớn ngoài nước sẽ ảnh hưởng tới quy trình quản lý dự án đối với các dự án tùy chỉnh hệ thống phần mềm thương mại nước ngoài và triển khai cho đơn vị trong nước như các khâu phân tích khác biệt, quản lý tài liệu, quá trình trao đổi thông tin đa ngôn ngữ hay giảm thiểu các khác biệt, rào cản ngôn ngữ, văn hóa, luật pháp

Hoạch định tổng hợp

Việc hoạch định tổng hợp luôn được đặt ra đối với lãnh đạo đơn vị cho các giai đoạn khác nhau, cho các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn khác nhau giữa các thời kỳ Đặc biệt Việt Nam được đánh giá là có nguồn lao động trẻ dồi dào song hệ thống giáo dục, đào tạo trong nước còn nhiều hạn chế, chất lượng kỹ

sư mới ra trường chưa cao, bên cạnh đó phải đối mặt với sự phát triển không

ngừng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt sự bùng nổ của Công nghệ thông tin khiến chúng ta choáng ngợp

Bên cạnh việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh ngắn, trung và dài hạn chúng tôi luôn có kế hoạch phát triển nhân sự cả chiều ngang (số lượng) và chiều sâu (chất lượng) Đào tạo thế hệ kế cận, nâng cao trình độ, tính chuyên nghiệp của cán bộ là điều tất yếu, quyết định sự sống còn của một đơn vị cung cấp giải pháp trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng

Chất lượng và hiệu quả của Quy trình quản lý dự án cũng phụ thuộc rất lớn vào công tác hoạch định tổng hợp, theo đó nó quan hệ qua lại với công tác này Tuy nhiên hiện tại quy trình không “có chỗ” thể hiện quan hệ này và theo đó nếu có vướng mắc trong việc thực hiện quy trình thì không thể chỉ ra được nguyên nhân do hoạch định mà ra

Giải quyết các vấn đề phát sinh

Phát sinh vấn đề là tất yếu của tất cả các dự án triển khai giải pháp phần mềm, đặc biệt là các giải pháp lớn cho đối tượng nhạy cảm như ngân hàng, các tổ chức tài chính Chẳng hạn, để duy trì tính cạnh tranh của sản phẩm dịch vụ cung cấp bởi các ngân hàng thì mỗi ngân hàng có cách xây dựng sản phẩm dịch vụ khác nhau, các chính sách về lãi suất, các chính sách khuyến mãi, mở rộng thị trường cũng khác nhau và theo đó quy trình tác nghiệp của mỗi ngân hàng không giống nhau Vấn đề đó khiến cho cùng một giải pháp phần mềm nhưng không ngân hàng nào hoàn toàn giống ngân hàng nào Việc tùy chỉnh theo yêu cầu của mỗi ngân hàng được xem như là các phát sinh căn bản

Các phát sinh khác được xem như không căn bản diễn ra trong suốt quá trình triển khai dự án Do vậy, trong quy trình cần nêu rõ quy trình xử lý các phát sinh nếu có thậm chí các phát sinh lớn có thể dẫn tới kết thúc dự án nửa chừng

và theo đó quy trình quản lý dự án cũng phải thể hiện rõ các điểm này

9

Đảm bảo chất lượng

Chất lượng của sản phẩm phần mềm không chỉ phụ thuộc vào quy trình mà yếu tố con người chiếm một vai trò quan trọng không kém Do đó, thông qua các công tác dự báo thị trường, hoạch định tổng hợp, các bộ phận triển khai liên quan chuẩn bị nguồn lực (con người) đầy đủ đáp ứng được yêu cầu triển khai

Mặt khác, chất lượng sản phẩm cần được đảm bảo thông qua nhiều phương thức, từ kiểm soát quy trình thực hiện, kiểm soát chất lượng đầu ra của sản phẩm và cuối cùng là sự thỏa mãn của khách hàng (người thụ hưởng)

Việc chạy theo kế hoạch đã ấn định của khách hàng phục vụ việc khai trương sản phẩm, dịch vụ thậm chí đôi khi liên quan đến chính trị luôn ảnh hưởng tới chất lượng của giải pháp phần mềm Do vậy việc xác định các thước đo chất lượng sản phẩm phần mềm trong từng hoàn cảnh, từng trường hợp là hết sức cần thiết Và theo đó cần được nêu rõ trong quy trình quản lý dự án cũng như các hướng dẫn kiểm soát cụ thể trong quy trình

1.3 Kết luận

Môn học Quản trị hoạt động tác nghiệp mặc dù không hoàn toàn phù hợp với một đơn vị Công nghệ thông tin đặc thù như chúng tôi song những khía cạnh kiến thức nêu trong môn học cũng rất hữu ích cho chúng tôi từ việc xây dựng quy trình tác nghiệp tối ưu, dự báo thị trường, tổ chức tác nghiệp với lãng phí thấp nhất như

mô hình LEAN

Về cơ bản, chúng tôi bằng nền tảng công nghệ thông tin chuyển hóa các yêu cầu đầu vào thành sản phẩm phần mềm đầu ra Và theo đó cũng có những quy trình sản xuất, tác nghiệp nhất định Và qua môn học chúng tôi sẽ tổ chức lại, tối ưu hóa lại các quy trình tác nghiệp một cách có khoa học chẳng hạn xây dựng quy trình quản lý dự án như ví dụ trong bài chi tiết hơn, tối ưu hơn, phù hợp hơn với

điều kiện thị trường, văn hóa, chính trị và kinh tế của Việt Nam ngày nay và trong tương lai

Tài liệu tham khảo

- Jay Heizer and Barry Render, Operation Management, Prentice-Hall, 7th Edition, 2007

- HIPT, Quy trình quản lý dự án phần mềm – Tài liệu nội bộ, 2008

- Schmenner R.W., Service Operations Management, Prentice-Hall, 2001

- Norman Gaither and Greg Frazier, Production and Operations Management, eighth edition, South-Western College Publishing, Ohio, 1999

- James B Dilworth, Operations Management, MaGraw-Hill, 2nd Edition,

1996

- Lovelock, C.H., Managing Services: Marketing, Operations, and Human Resources, Prentice-Hall, 2nd Edition, 1992

11