NHỮNG NGUYÊN tắc cơ bản TRONG đàm PHÁN

Đàm phán là một hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng nhau tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau đạt dược thỏa thuận chung và thống nhất những vấn đề liên quan đến những mâu thuẫn, lợi ích và quyền lợi của các bên liên quan

Lựa chọn thời gian và địa điểm hợp lý

Ấn tượng ban đầu tốt - Xây dựng quan hệ

Luôn có phương án dự phòng - BATNA Xác định các thành viên trong đoàn đàm phán

Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”

Linh Hoạt trong mọi tình huống

Kềm chế cảm xúc

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐÀM PHÁN

Đàm phán là một hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng nhau tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau đạt dược thỏa thuận chung và thống nhất những vấn đề liên quan đến những mâu thuẫn, lợi ích và quyền lợi của các bên liên quan

Công thức chung của đàm phán.

Các Nguyên Tắc Trong đàm phán

Bản chất của đàm phán là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật Việc chúng ta nắm vững các nguyên tắc của đàm phán là những bước cơ bản để đảm bảo sự thành công của cuộc đàm phán khi các cá nhân hoặc tập thể tham gia đều đạt được lợi ích mong muốn và giải quyết được mâu thuẫn ban đầu Đây cũng chính là một trong những khía cạnh khoa học của đàm phán

Thống Nhất (Win – Win) Thiện Chí

Mâu Thuẫn

Thời Gian và Địa Điểm i mà cuộc đàm phán diễn ra đóng vai trò quan trọng đến kết quả sau cùngii

Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn Hãy tránh đi trễ, nếu không sẽ bị xem là không chuyên nghiệp, thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn trọng họ Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao

ít nhất 30 phút Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống trà hoặc cà phê Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được

sự đồng ý của khách mời Nếu muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của chính mình Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán Tốt nhất nên dùng bàn tròn hoặc oval Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia đàm phán Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh

Ấn tượng ban đầu iiitrong đàm phán có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình giao tiếp

về sau, nó có thể làm chuyển đổi cả thái độ, cả hành vi, cảm xúc của các bên Ấn tượng ban đầu tốt đẹp chính là chìa khoá thành công trong đàm phániv

Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp Vì vậy,

trong các buổi đàm phán quan trọng nên ăn mặc trang trọng và lịch sự Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây Phụ

nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng

Ngôn ngữ cơ thể:Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm

phán Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua cử chỉ , thái độ và động tác của cơ thể Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói

Sử dụng đúng ngôn từ: Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc

nói chuyện Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình

kinh tế không nên lạm dụng những lời khen Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề

có liên quan đến nội dung đang được thảo luận Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê

của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói

chuyện Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”,

hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này” Không nên nói

rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định Không

đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn Trước khi nói

“không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhận được

Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?”

Luôn có phương án dự phòng trong trường hợp cuộc đàm phán không diễn ra theo ý

định ban đầu Điều này giúp ta tránh được sự lúng túng và gia tăng cơ hội thành công Trong đàm phán có một thuật ngữ BATNA - Best alternative to a negotiated

agreement Hiểu dơn giản là những phương thức chúng ta sẽ thực hiện nếu không thể đạt được thỏa thuận

Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán.

Trước buổi gặp mặt, đầu tiên cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác Phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, ta sẽ nắm trong tay 80% thành công Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn

Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn” v Trước khi đàm phán, hai bên phải

thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán

Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa

sổ Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện ra hiệu cho thư

ký mang thêm nước hay thay bình trà Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động

chính thức để làm quen Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp đút ngay vào túi hoặc ví Ta cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặt trước mặt mỗi

người một bản tên để tiện giao tiếp Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến

3m Đây được gọi là “cự ly xã hội” Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các

thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán Tránh thái độ suồng sã trong

cuộc đàm phán Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để

lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy Nếu muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm

phán, bạn phải được sự đồng ý của phía đối tác

Linh Hoạt trong mọi tình huống: Bản chất của đàm phán là sự kết hợp giữa khoa

học và nghệ thuật Chúng ta cần phải nắm được những qui luật, qui tắc để có thể đưa

ra chiến thuật hợp lý Tuy nhiên, đàm phán lại là một hoạt động, quá trình hết sức phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải có một nghệ thuật ứng xử một cách linh hoạtvi Đây chính là khía cạnh nghệ thuật của đàm phán

Kềm chế cảm xúc: Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng

không nên giữ một bộ mặt lạnh băng Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm.vii Ta có thể kiểm soát được bầu không khí của cuộc thương lượng hướng theo chiều hướng vui vẻ, nghiêm trang… Ngoài ra nếu kiểm soát được cảm xúc bản thân, ta sẽ không bị cuốn theo cảm xúc của đối phương và duy trì được

sự khách quan

Tài Liệu Tham Khảo

i http://www.karrass.com/blog/pick-the-best-place-and-time-to-negotiate/

ii http://www.karrass.com/blog/pick-the-best-place-and-time-to-negotiate/

iii

http://ldldq11.org.vn/goc-thu-gian/k-nng-sng/item/247-nh%E1%BB%AFng-quy-t%E1%BA%AFc-v%C3%A0ng-trong-%C4%91%C3%A0m-ph%C3%A1n.html

iv http://www.tamlyhoc.net/thread-143.html

v https://tsduongvuong.wordpress.com/2013/01/10/nghe-thuat-dam-phan/

vi Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kd – TS Thái Trí Dũng

vii

http://ldldq11.org.vn/goc-thu-gian/k-nng-sng/item/247-nh%E1%BB%AFng-quy-t%E1%BA%AFc-v%C3%A0ng-trong-%C4%91%C3%A0m-ph%C3%A1n.html