Hỏi đáp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định tại Điều 6 Thông tư 32 Phương pháp khởi tạo hóa đơn điện tử: Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử Có

CÔNG TY TNHH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ M-INVOICE Hỏi – Đáp về Hóa đơn điện tử

Version 1.0 18/08/2016

Mục Lục

A Giải đáp Chung 4

Câu 1: Hóa đơn điện tử là gì? 4

Câu 2: Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống? 4

Câu 3: Hóa đơn điện tử có mấy liên? 4

Câu 4: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền và lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không? 5

Câu 5: Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: 5

Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước” 5

Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các lô 5

Câu 6: Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào? 5

Câu 7: Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không? 5

Câu 8: Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy? 5

Câu 9 Tính pháp lý hóa đơn điện tử? 6

Câu 10 Thời điểm ký Hóa đơn điện tử - Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền” 6

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4 Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không? 6

Câu 11: Việc viết tắt trên HĐĐT có gì khác biệt với các hình thức hóa đơn khác không? 6

Câu 12: Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào? 7

Câu 13: Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy hay không? 7

Câu 14: Có thể xuất HĐĐT lùi ngày được không? 7

B Giải đáp đối với bên Mua (Bên tiếp nhận hóa đơn điện tử) 7

Câu 1 Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào? 7

Câu 2 Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào? 7

Câu 3 Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần phải cài đặt thêm ứng dụng gì? 8

Câu 4 Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì? 8

Câu 5 Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì? 8

Câu 6 Bên mua hàng có phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử không? 8

Câu 7 Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào? 8

Câu 8 Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không? 8

Câu 9 Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số nào? 8

Câu 10 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì? 9

Câu 11 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì? 9

Câu 12: Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào? 9

Câu 13: Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không? 9

Câu 14: Nếu tháng này tôi nhận HĐĐT, nhưng tháng sau tôi muốn dùng hóa đơn giấy được không? 9

Câu 15: Để có thể tiếp nhận HĐĐT, các yêu cầu về máy tính thiết bị của chúng tôi là gì? 9

Câu 16: Tôi là khách hàng doanh nghiệp, vậy khi tôi kê khai với chi cục thuế quận có gặp khó khăn vướng mắc gì không, cách thức kê khai như thế nào đối với hóa đơn giấy đang áp dụng bây giờ? 10

Câu 17: Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp? 10

Câu 18: Cách thanh toán đối với HĐĐT có gì khác so với hóa đơn giấy? 10

Câu 19: Với HĐĐT, căn cứ vào đâu để biết tôi đã thanh toán tiền dịch vụ hay chưa? 10

Câu 20: Bên mua phải thực hiện ký số vào HĐĐT thì sử dụng chữ ký số nào? 10

Câu 21: Bên bán sử dụng HĐĐT, vậy bên mua cũng phải sử dụng HĐĐT? 10

C Giải đáp đối với bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử) 11

Câu 1 Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào? 11

Câu 2 Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử? 11

Câu 3 Để được phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì? 11

Câu 4 Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không? 11

Câu 5 Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu? 12

Câu 6 Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các trường sau thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào? 12

1 Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ 12

2 Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế? 12

Câu 7 Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào? 12

Câu 8 Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào? 12

Câu 9 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì? 13

Câu 10 Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho Doanh nghiệp (đơn vị phát hành)? 13

Câu 11: Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho Khách hàng của Doanh nghiệp? 13

Câu 12: Trên hóa đơn giấy tại phần người mua hàng đã được phép ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” Vậy HĐĐT áp dụng như HĐ giấy được không? 14

Câu 13: Phát hành HĐĐT có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không? 14

Câu 14: Nếu khách hàng của chúng tôi muốn tra cứu HĐĐT của các tháng trước, thời gian tối đa mà khách hàng tra cứu HĐĐT? 14

D Giải đáp Kê khai thuế đối với hóa đơn điện tử 14

Câu 1 Đối với doanh nghiệp dùng song song cả Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy: Hiện nay với một số tờ khai các nhà cung cấp TVan chỉ cho phép nộp 1 tờ / định kỳ Ví dụ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đối với Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy báo cáo này có thể được tạo từ các hệ thống khác nhau mà chưa thể tổng hợp cả 2 loại này vào 1 báo cáo Vì thế doanh nghiệp chỉ nộp được 1 tờ báo cáo qua TVan, còn báo cáo cho loại còn lại sẽ phải in ra giấy gửi Cục thuế Như thế khá bất tiện? 14

GIẢI ĐÁP THẮC MẮC VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn chưa phổ biến hiện nay Để tìm hiểu nhanh về Hóa đơn điện tử các bạn có thể tham khảo Những Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử Cơ sở pháp lý về Hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011 Ngoài ra, Hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51

A Giải đáp Chung

Câu 1: Hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử Hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định tại Điều 6 Thông tư 32

Phương pháp khởi tạo hóa đơn điện tử:

Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử

Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua

Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng,

cung ứng dịch vụ Hóa đơn điện tử là 1 trong 5 hình thức hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ; Và là 1 trong 2 hình thức về Hóa đơn điện tử Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, HDĐT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế)

Câu 2: Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:

 Giảm chi phí phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn

 Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế

 Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thẻ yêu cầu cấp lại hóa đơn

 Quá trình thanh toán nhanh hơn

 Góp phần bảo vệ môi trường

Câu 3: Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất

Câu 4: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền và lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải

là hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

KHÔNG, Vì Hóa đơn điện tử phải được lập ở dạng điện tử

Câu 5: Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ

“tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”

Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các lô

Trả lời:

Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 tờ hóa đơn Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tăng lên theo số lượng hàng hóa, sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ ký số ký trên toàn bộ hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý

mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê

 Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang

Câu 6: Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Trả lời:

 Hóa đơn xuất khẩu;

 Hóa đơn giá trị gia tăng;

 Hóa đơn bán hàng;

 Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;

 Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch

vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lạp theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

Câu 7: Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không? Trả lời:

HOÀN TOÀN ĐƯỢC

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chứ tiếng Việt

Câu 8: Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

- Căn cứ vào ký hiệu Liên tại Mẫu số hóa đơn VD: 01GTKT3/001 -> Hóa đơn giấy hoặc 01GTKT0/001 -> Hóa

đơn điện tử

- Căn cứ vào Số Serial, Ký hiệu trên Hóa đơn:

o Số serial của Hóa đơn điện tử: VC/15E

o Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): VC/15P

- Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy phải có chữ ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong

trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang giấy

- Chữ ký:

o Hóa đơn điện tử: Chữ ký số tại mục Thủ trưởng đơn vị hoặc Giám đốc

o Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu 9 Tính pháp lý hóa đơn điện tử?

Trả lời

Hóa đơn được thông báo phát hành với Cơ quan thuế:

- Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy

- Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận

- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử

Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

1 Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)

2 Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)

3 Hóa đơn điện tử

Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ

Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Câu 10 Thời điểm ký Hóa đơn điện tử - Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4 Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Trả lời

Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức) Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt ở thời điểm thu tiền nên các bạn cần xử lý cho phù hợp với quy định

Câu 11: Việc viết tắt trên HĐĐT có gì khác biệt với các hình thức hóa đơn khác không?

Trả lời:

Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Và nghị định

04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định

Câu 12: Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào?

Trả lời:

Căn cứ theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC thì doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định sau:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

Câu 13: Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy hay không?

Trả lời:

Theo quy định về In chuyển đổi thì DN Phải đóng dấu lên Hóa đơn chuyển đổi

“Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

Tuy nhiên, nếu DN đã được phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy, DN có thể làm công văn đến CQT quản lý trực tiếp để được miễn đóng dấu nếu CQT xem xét thấy phù hợp

Câu 14: Có thể xuất HĐĐT lùi ngày được không?

Trả lời:

Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn một số trường hợp về ngày xuất hóa đơn Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính

Hóa đơn giấy hiện đang xuất lùi ngày, chừa hóa đơn… là thực hiện không đúng theo quy định

B Giải đáp đối với bên Mua (Bên tiếp nhận hóa đơn điện tử)

Câu 1 Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

- Tiếp nhận trên Website được người bán hướng dẫn sử dụng

- Tiếp nhận qua email

- Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)

Hình thức 1 & 2 là 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận

Câu 2 Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

- Xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay)

- Xem trên các thiết bị số như Máy tính bảng, Smart phone…

- Xem bản Hóa đơn chuyển đổi

Câu 3 Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần phải cài đặt thêm ứng dụng gì?

Trả lời:

Để xem được hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn để có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử

Câu 4 Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?

Trả lời:

- Xem Hóa đơn

- Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ

- In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

Câu 5 Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:

Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn

Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn

Câu 6 Bên mua hàng có phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

- Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)

- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

Câu 7 Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:

- Kê khai giống như hóa đơn giấy

Câu 8 Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

Theo quy định thì đơn vị là kế toán (hiểu là Doanh nghiệp) phải ký điện tử vào hóa đơn

Tuy nhiên, thực tế triển khai đang vướng khi người bán phải chờ đợi Tổng cục thuế cũng đã có Công văn

2402 để giải quyết vấn đề này Người bán cần phải làm công văn xin miễn ký điện tử lên hóa đơn điện tử thì mới hoàn toàn hợp lệ về mặt Quy định của pháp luật

Tuy nhiên, Nghị định đang sửa đổi quy định người mua sẽ Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử trừ trường hợp người mua yêu cầu

Câu 9 Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số nào?

Trả lời:

Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử

Câu 10 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Trả lời:

- Bên mua cần hóa đơn giấy (Hóa đơn được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng

- Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

- Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

- Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Câu 11 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì?

Trả lời:

Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán

Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN”

Câu 12: Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trả lời:

Trong trường hợp Khách hàng của bên bán muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng (thỏa điều kiện TT32/2011-BTC)

Câu 13: Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không?

Trả lời:

Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:

Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT

Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

Câu 14: Nếu tháng này tôi nhận HĐĐT, nhưng tháng sau tôi muốn dùng hóa đơn giấy được không?

Trả lời:

Không được

Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán sẽ chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp

lý được Cơ Quan Thuế chấp nhận

Câu 15: Để có thể tiếp nhận HĐĐT, các yêu cầu về máy tính thiết bị của chúng tôi là gì?

Trả lời:

- Để tiếp nhận HĐĐT máy tính, điện thoại của bên mua cần:

- Kết nối Internet

- Trình duyệt: Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, …

- Thông tin tài khoản truy cập website

Câu 16: Tôi là khách hàng doanh nghiệp, vậy khi tôi kê khai với chi cục thuế quận có gặp khó khăn vướng mắc gì không, cách thức kê khai như thế nào đối với hóa đơn giấy đang áp dụng bây giờ?

Trả lời:

- Do HĐĐT là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế

- Vì vậy, Quý khách hàng sẽ kê khai thuế bình thường như hóa đơn giấy hiện nay Căn cứ thông tin trên HĐĐT, trên bản thể hiện HĐĐT về số seri hóa đơn, ngày cấp hóa đơn đơn vị thực hiện kê khai và quyết toán thuế như đối với Hóa đơn giấy trước đây

Câu 17: Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp?

Trả lời:

- Truy cập website

- Nhập tên đăng nhập, mật khẩu

- Sau khi đăng nhập, bên mua có thể tra cứu HĐĐT

- Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì cần ký số vào hóa đơn (hoặc không cần ký số)

- Tải HĐĐT về máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có)

Câu 18: Cách thanh toán đối với HĐĐT có gì khác so với hóa đơn giấy?

Trả lời:

- Nguyên tắc chung: khi khách hàng thanh toán tiền sẽ nhận được hóa đơn

- Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp HĐĐT nhận qua các phương tiện điện tử, Email, hoặc nhận trực tiếp bản thể hiện HĐĐT từ bên bán

- Có thể nhận HĐĐT trước hoặc ngay sau khi thanh toán (tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên)

Câu 19: Với HĐĐT, căn cứ vào đâu để biết tôi đã thanh toán tiền dịch vụ hay chưa?

Trả lời:

- Nếu thanh toán tiền mặt: khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán

- Nếu thanh toán qua ngân hàng: các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán

Câu 20: Bên mua phải thực hiện ký số vào HĐĐT thì sử dụng chữ ký số nào?

Trả lời:

- TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện

ký số vào Hóa đơn điện tử

- TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

Câu 21: Bên bán sử dụng HĐĐT, vậy bên mua cũng phải sử dụng HĐĐT?

Trả lời:

Không cần

Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in và Hóa đơn điện tử