Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của
Trang 1Những điều đặc biệt lưu ý về Hóa đơn điện tử
1 Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp
mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục
và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vậ n chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
2 Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử?
- Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh
– Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử
3 Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử?
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiệ n việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Có chữ ký điện tử theo quy định của
Trang 2- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu
4 Quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
+ Bước 1: Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ (được tổng cục thuế cho phép sản xuất và phát hành hóa đơn điện tử)
+ Bước 2: Chọn mẫu hóa đơn và làm hợp đồng với nhà cung cấp
+ Bước 3: Tiến hành làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử với cơ quản thuế (mục này thường nhà cung cấp sẽ làm giúp bạn)
+ Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng (Nếu không có bất kỳ sự cố nào từ
cơ quan thuế)
Chú ý: Việc chọn nhà cung cấp rất quan trọng, vì chọn sai thì sau này khi xảy ra sự cố sẽ
ảnh hưởng đến công việc của bạn rất nhiều Do vậy tiêu chí: Cam kết – Chất lượng – Uy tín phải là điều kiện mà bạn cần đặt lên hàng đâu khi tiến hành chọn nhà cung cấp phù hợp
5 Yêu cầu để xuất hóa đơn điện tử được cho khách hàng
+ Công ty bạn phải được cơ quan thuế đồng ý cho phép phát hành hóa đơn điện tử + Phải có Token (hay còn gọi là chữ ký số);
6 Từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng đồng thời hay không?
Trường hợp các doanh nghiệp đã đặt in hoá đơn, các đơn vị sử dụng hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT- BTC nhưng chưa thực hiện thông báo phát hành hoá đơn thì từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành các loại hoá đơn nêu trên để sử dụng hay không?
Từ ngày 01/11/2018 các đơn vị có được sử dụng đồng thời nhiều hình thức hoá đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay không?
Trang 3Kể từ ngày 01/11/2018 các đơn vị được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt
in, hoá đơn điện tử để sử dụng và đồng thời được sử dụng nhiều hình thức hoá đơn theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ -CP cho đến hết ngày 31/10/2020
Cục Thuế TP kinh trình Tổng cục Thuế xem xét, có ý kiến chỉ đạo để Cục Thuế có căn
cứ hướng dẫn các đơn vị thực hiện
(CV 10138/CT-TTHT ngày 04/10/2018 của CT TPHCM gửi TCT)
7 Không có ngày ký thì Hóa đơn điện tử có hợp lệ không?
Về nguyên tắc hóa đơn điện tử phải bắt buộc có ngày ký Do vậy, Hóa đơn điện tử không
có ngày ký không hợp lệ
(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)
8 Hóa đơn điện tử lưu với định dạng nào thì đạt yêu cầu của cơ quan thuế?
Hiện nay cơ quan thuế chưa có quy định về định dạng file hóa đơn điện tử, do đó Công
ty có thể lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML
(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)
(Nguồn tham khảo: Internet)