PHÂN hệ QUẢN lý dự ÁNTRONG DOANH NGHIỆP

Luận văn, khóa luận, chuyên đề, tiểu luận, quản trị, khoa học, tự nhiên, kinh tế

BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN

LÊ ÁNH HẰNG – TÔN THANH THỦY

PHÂN HỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP

LUẬN VĂN CỬ NHÂN TIN HỌC

TP HCM, NĂM 2004

PHÂN HỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TS TRƯƠNG MỸ DUNG

NIÊN KHÓA 2000 – 2004

Em xin kính gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Trương Mỹ Dung, người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này

Xin cảm ơn Ban Giám Đốc cùng các anh chị trong Công ty TNHH AZ đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ chúng em trong việc thu thập dữ liệu, tìm hiểu nghiệp vụ cũng như kỹ năng chuyên môn để hoàn thành luận văn

Và cuối cùng xin cảm ơn các bạn bè trong lớp đã giúp đỡ và động viên trong suốt quá trình học tập, cũng như trong thời gian thực hiện đề tài

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn

TP HCM, tháng 7 năm 2004

LỜI CẢM ƠN

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 4/244

MỤC LỤC

G F Mục lục 1

Danh mục hình ảnh 7

Mở đầu 13

Chương 1: Bài toán Quản lý dự án trong Doanh nghiệp 16

1.1 Giới thiệu về Quản lý dự án trong Doanh nghiệp 16

1.1.1 Khái niệm về dự án 16

1.1.2 Quản lý dự án 17

1.1.3 Tầm quan trọng của quản lý dự án 18

1.1.4 Quản lý dự án trong doanh nghiệp 19

1.2 Nghiệp vụ quá trình xúc tiến hình thành, Đấu thầu, Theo dõi thực hiện 22

1.2.1 Quá trình xúc tiến hình thành dự án 22

1.2.2 Quá trình thực hiện dự án 27

1.2.3 Quá trình thẩm định 44

1.3 Xác định yêu cầu bài toán 48

1.3.1 Yêu cầu chức năng 48

1.3.2 Yêu cầu phi chức năng 50

Chương 2: Phân tích và Thiết kế 51

2.1 Phân tích yêu cầu 51

2.1.1 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình hình thành dự án 51

2.1.2 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình đấu thầu 58

2.1.3 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình thẩm định 66

2.1.4 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình thực hiện 69

2.1.5 Sơ đồ Usecase Báo cáo-Thống kê-Quản lý danh mục-Tra Cứu 74

2.2 Thiết kế lớp 77

2.2.1 Sơ đồ lớp 77

2.2.2 Danh sách lớp 81

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 5/244

2.2.3 Danh sách quan hệ giữa các đối tượng 82

2.2.4 Đặc tả lớp 89

2.3 Mô tả ràng buộc toàn vẹn 109

2.4 Sơ đồ trình tự thực hiện-Sơ đồ cộng tác 117

2.4.1 Lập/Hiệu chỉnh tờ trình xin thành lập dự án 117

2.4.2 Nhập/Hiệu chỉnh thông tin dự án 119

2.4.3 Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn 123

2.4.4 Nhập/Hiệu chỉnh kế hoạch đấu thầu 127

2.4.5 Nhập/Hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu 128

2.4.6 Xét chọn Hồ sơ dự thầu 131

2.4.7 Xét thầu 132

2.4.8 Nhập/Hiệu chỉnh hợp đồng thầu 134

2.4.9 Tổng hợp ý kiến thẩm định 135

2.4.10 Nhập kế hoạch cấp vốn cho dự án 137

2.4.11 Nhập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện của gói thầu 140

2.4.12 Xét duyệt biên bản kiểm tra 142

2.4.13 Nhập/Hiệu chỉnh biên bản nghiệm thu gói thầu 143

2.5 Sơ đồ trạng thái 144

2.5.1 Dự án 144

2.5.2 Gói thầu 145

2.5.3 Hồ sơ dự toán 146

2.5.4 Kế hoạch đầu thầu 146

2.5.5 Hồ sơ mời thầu 147

2.5.6 Hồ sơ dự thầu 147

2.5.7 Hồ sơ thẩm định 148

Chương 3: Tồ chức và cài đặt chương trình 149

3.1 Tổ chức dữ liệu 149

3.1.1 Danh sách bảng dữ liệu 149

3.1.2 Mô tả thuộc tính các bảng 151

3.2 Tổ chức giao diện 183

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 6/244

3.2.1 Cây chức năng chính 183

3.2.2 Sơ đồ liên kết các màn hình 185

3.2.3 Thiết kế màn hình 191

3.2.4 Thiết kế Báo biểu 209

3.2.5 Thiết kế các mẫu biên bản 215

3.2.6 Thiết kế Trợ giúp-Help 219

3.3 Tổ chức chương trình 220

3.3.1 Qui trình xử lý cơ sở dữ liệu 220

3.3.2 Mô tả xử lý của một vài chức năng chính 221

3.4 Kết quả thử nghiệm 228

Kết luận 233

Phụ lục 236

Tài liệu tham khảo 244

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 7/244

DANH MỤC HÌNH ẢNH

G F

Hình 1-1 Vị trí của ban quản lý dự án trong doanh nghiệp 19

Hình 1-2 Qui trình tổng quan quản lý dự án 22

Hình 1-3 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình xúc tiến hình thành dự án 26

Hình 1-4 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thực hiện dự án 27

Hình 1-5 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quát quá trình đấu thầu 31

Hình 1-6 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn Chuẩn bị đấu thầu 33

Hình 1-7 Sơ đồ tổng quát giai đoạn thực hiện đấu thầu 34

Hình 1-8 Sơ đồ nghiệp vụ Thông báo mời thầu, Nhận HSDT và Đóng thầu 36

Hình 1-9 Sơ đồ nghiệp vụ Mở thầu và Xét thầu 39

Hình 1-10 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn kết thúc đấu thầu 40

Hình 1-11 Sơ đồ nghiệp vụ quá trình theo dõi thực hiện 43

Hình 1-12 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thẩm định 45

Hình 2-1 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình hình thành dự án 51

Hình 2-2 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình đấu thầu 58

Hình 2-3 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình Thẩm định 66

Hình 2-4 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình Theo dõi thực hiện 69

Hình 2-5 Sơ đồ Usecase Báo cáo-Thống kê-Quản lý danh mục-Tra cứu 74

Hình 2-6 Sơ đồ Lớp tổng quan 77

Hình 2-7 Sơ đồ các lớp trong quản lý quá trình hình thành dự án 78

Hình 2-8 Sơ đồ các lớp trong quản lý quá trình đấu thầu 79

Hình 2-9 Sơ đồ các lớp trong quản lý quá trình thẩm định 80

Hình 2-10 Sơ đồ các lớp trong quá trình theo dõi thực hiện 80

Hình 2-11 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập/hiệu chỉnh tờ trình thành lập dự án 117

Hình 2-12 Sơ đồ công tác của chức năng Lập/hiệu chỉnh tờ trình thành lập dự án118 Hình 2-13 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin chính 119

Nhập/hiệu chỉnh hạng mục mời thầu 129 Hình 2-35 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu-Nhập/hiệu chỉnh tiêu chuẩn xét thầu 130 Hình 2-36 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu-

Nhập/hiệu chỉnh tiêu chuẩn xét thầu 130 Hình 2-37 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét chọn hồ sơ dự thầu 131 Hình 2-38 Sơ đồ công tác của chức năng xét chọn hồ sơ dự thầu 131 Hình 2-39 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản chầm điểm hồ sơ dự thầu 132 Hình 2-40 Sơ đồ công tác của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản chầm điểm hồ sơ dự thầu 132 Hình 2-41 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản đánh giá hồ sơ dự thầu 133 Hình 2-42 Sơ đồ công tác của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản đánh giá hồ sơ dự thầu 133 Hình 2-43 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hợp đồng thầu 134 Hình 2-44 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hợp đồng thầu 134 Hình 2-45 Sơ đồ tuần tự của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi-Xem tình hình phản hồi 135 Hình 2-46 Sơ đồ công tác của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi-Xem tình hình phản hồi 135 Hình 2-47 Sơ đồ tuần tự của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi 136 Hình 2-48 Sơ đồ công tác của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi 136

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 10/244

Hình 2-49 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án 137

Hình 2-50 Sơ đồ công tác của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án 137

Hình 2-51 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn định kỳ 138

Hình 2-52 Sơ đồ công tác của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn định kỳ 138

Hình 2-53 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn theo sự kiện 139

Hình 2-54 Sơ đồ công tác của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn theo sự kiện 139

Hình 2-55 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện-Thông tin chính .140

Hình 2-56 Sơ đồ cộng tác của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện-Thông tin chính .140

Hình 2-57 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện-Danh sách tham gia kiểm tra 141

Hình 2-58 Sơ đồ công tác của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện-Danh sách tham gia kiểm tra 141

Hình 2-59 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét duyệt biên bản kiểm tra 142

Hình 2-60 Sơ đồ công tác của chức năng xét duyệt biên bản kiểm tra 142

Hình 2-61 Sơ đồ Tuần tự của chức năng nhập/hiệu chỉnh biên bản kiểm tra gói thầu .143

Hình 2-62 Sơ đồ công tác của chức năng nhập/hiệu chỉnh biên bản kiểm tra gói thầu .143

Hình 2-63 Sơ đồ trạng thái của đối tượng dự án 144

Hình 2-64 Sơ đồ trạng thái của đối tượng gói thầu 145

Hình 2-65 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ dự toán 146

Hình 2-66 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Kế hoạch đấu thầu 146

Hình 2-67 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ mời thầu 147

Hình 2-68 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ dự thầu 147

Hình 2-69 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ thẩm định 148

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 11/244

Hình 3-1 Sơ đồ nhóm chức năng tổng quan 185

Hình 3-2 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình hình thành dự án 185

Hình 3-3 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình Đấu thầu 186

Hình 3-4 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình Theo dõi thẩm định 187

Hình 3-5 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình Theo dõi thực hiện 188

Hình 3-6 Sơ đồ Liên kết các màn hình của nhóm chức năng Báo cáo-thống kê-Tra cứu 189

Hình 3-7 Sơ đồ Liên kết các màn hình của nhóm chức năng Quản lý danh mục-tham số 190

Hình 3-8 Màn hình chính 192

Hình 3-9 Màn hình nhập thông tin tờ trình 193

Hình 3-10 Màn hình Hiển thị danh sách tờ trình đã xét duyệt, chưa xét duyệt, quá hạn nhưng chưa xét duyệt 195

Hình 3-11 Màn hình Hiển thị thông tin xét duyệt tờ trình 196

Hình 3-12 Màn hình Lập hồ sơ dự toán-Thông tin chính 197

Hình 3-13 Màn hình Lập hồ sơ dự toán-Dự toán cho từng hạng mục 199

Hình 3-14 Màn hình lập hồ sơ dự toán-phân hạng mục vào gói thầu 201

Hình 3-15 Màn hình xem thôngt in kế hoạch cấp vốn cho dự án 202

Hình 3-16 Màn hình Lập phiếu cấp vốn cho dự án 203

Hình 3-17 Màn hình nhập thông tin kế hoạch đấu thầu 205

Hình 3-18 Màn hình nhập thông tin kế hoạch cấp vốn cho dự án 205

Hình 3-19 Màn hình nhập thông tin kế hoạch cấp vốn cho dự án-Cấp vốn theo bút toán/sự kiện 206

Hình 3-20 Màn hình nhập thông tin kế hoạch cấp vốn cho dự án-Cấp vốn định kỳ .207

Hình 3-21 Màn hình Các tiêu chuẩn tra cứu dự án 208

Hình 3-22 Màn hình Các tiêu chuẩn thống kê dự án 208

Hình 3-23 Màn hình Báo cáo danh sách hồ sơ dự toán 209

Hình 3-24 Màn hình Báo cáo danh sách gói thầu 210

Hình 3-25 Màn hình Báo cáo kế hoạch đấu thầu 212

Hình 3-26 Màn hình Báo cáo hồ sơ dự thầu 213

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 12/244

Hình 3-27 Màn hình Báo cáo Tình hình rót vốn cho gói thầu 214

Hình 3-28 Màn hình trợ giúp 219

Hình 3-29 Qui trình xữ lý sơ sở dữ liệu 220

Hình 3-30 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng lập tờ trình xin lập dự án 221

Hình 3-31 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng xét duyệt tờ trình xin lập dự án 222

Hình 3-32 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng Lập hồ sơ dự toán 223

Hình 3-33 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng Lập dự toán cho từng hạng mục 224

Hình 3-34 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng phân hạng mục vào gói thầu 225

Hình 3-35 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng lập tờ trình xin cấp vốn 226

Hình 3-36 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng Lập Biên bản kiểm tra 227

Ngày nay, nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin mà các công việc được

xử lý một cách dễ dàng, thuận tiện hơn so với trước kia, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án đã giúp các nhà quản

lý dự án quản lý công việc một cách hệ thống hơn, thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong quá trình xúc tiến hình thành và thực hiện dự án, nhờ đó có thể ra các quyết định quản trị kịp thời, chính xác, hợp lý Từ đó giảm thiểu được các rủi ro trong các quá trình hình thành và thực hiện dự án

Hiện nay, trên thị trường đã có những phần mềm như Microsoft Project,

@Risk, Quản lý thực hiện dự án… là những sản phẩm trợ giúp cho các nhà quản lý

dự án lập tiến độ, phân bổ nguồn lực, chi phí, phân tích rủi ro trong quá trình thực hiện dự án Còn đối với việc kiểm soát thông tin, hồ sơ trong quá trình xúc tiến hình thành, đấu thầu dự án thì hầu như ít có phần mềm nào đáp ứng được do các phần mềm này đòi hỏi phải bám sát vào hệ thống của doanh nghiệp và pháp lý

Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm AZ là một công ty chuyên gia công các phần mềm trong lĩnh vực quản lý: nhân sự, kế toán, sản xuất…Hiện nay, công ty

đang thực hiện giải pháp ERP(Enterprise Resource Planning) - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp - vào trong quản lý doanh nghiệp với phần

mềm IRP (Intelligent Resource Planning) Trong thời gian thực tập tại công ty, chúng em thực hiện việc tìm hiểu và xây dựng phân hệ trong hệ thống tích hợp IRP

sử dụng thực hiện theo đúng qui trình nghiệp vụ Bên cạnh đó, chương trình tạo cho người quản lý có một cái nhìn tổng thể về dự án giúp đơn giản hóa việc quản lý khi doanh nghiệp có nhiều dự án

Đề tài được phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng, sử dụng công cụ Rational Rose Cài đặt trên môi trường Visual Basic 6.0 kèm theo bộ User Control của công ty AZ có hổ trợ font Unicode Dùng hệ quản trị SQL Server 2000, thiết kế các báo biểu bằng Crystal Report 9.2 để có thể hiện thị được font Unicode, soản

thảo hướng dẫn sử dụng bằng Microsoft FrontPage và dùng chương trình HTML

Help WorkShop để dịch thành file Help

Luận văn bao gồm 3 chương chính và phần phụ lục:

Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp

Chương này sẽ trình bày sơ nét về các khái niệm: dự án, quản lý dự án, tầm quan trọng của việc quản lý dự án, khái quát về quản lý dự án trong doanh nghiệp Đồng thời mô tả chi tiết nghiệp vụ quá trình xúc tiến hình thành, tổ chức đấu thầu

và theo dõi thực hiện dự án, từ đó xác định yêu cầu của bài toán

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 15/244

Chương 2: Phân tích và Thiết kế

Phân tích nghiệp vụ, đặc tả yêu cầu, thiết kế lớp với các sơ đồ: Use case, sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự, sơ đồ cộng tác, sơ đồ trạng thái

Chương 3:Tổ chức và cài đặt chương trình

Chương này sẽ đặc tả chi tiết về tổ chức cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, báo biểu, mô tả một số xử lý chính của chương trình và các kết quả thử nghiệm

Phụ lục

Trong phần phụ lục đưa ra một vài dự án mẫu mà chương trình đã thử nghiệm

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 16/244

CHƯƠNG 1: BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về dự án

Dự án là một chuỗi các công việc có liên quan mật thiết với nhau nhằm đạt được mục đích hay những yêu cầu được xác định trước Những công việc này được thực hiện bởi con người trong sự giới hạn về tài nguyên và trong khoảng thời gian nhất định

Khái niệm dự án như vậy chỉ là cái nhìn tổng quan, còn đối với từng đối tượng

cụ thể thì sẽ có những quan niệm khác nhau về dự án

Doanh nghiệp xây dựng: dự án là những công trình xây dựng: nhà cửa, trường

học, cầu đường…

Doanh nghiệp phát triển phần mềm: dự án là quá trình thực hiện ra một sản phẩm công nghệ thông tin: Phần mềm Quản lý Dự án, phần mềm xử lý ảnh, Đối với viện nghiện cứu khoa học: Dự án là một quá trình tìm tòi nghiên cứu để phát minh

ra một qui luật, điều kỳ lạ trong tự nhiên, xã hội và trong vũ trụ

Doanh nghiệp mua bán: dự án có thể đơn giản chỉ là một đơn đặt hàng, thành

lập một công ty chi nhánh…

Do có nhiều loại dự án trên nhiều lĩnh vực khác nhau: dự án đầu tư, dự án nghiên cứu khoa học, dự án phát triển kinh doanh…, vì vậy để phân biệt các dự án

ta dựa vào sản phẩm hay dịch vụ mà dự án đó đã tạo ra

Ví dụ: dự án “Đường dây tải điện xuyên Việt 500 KV”

Mục đích: Chuyển tải nguồn điện dự trữ từ Bắc vào Nam: khoảng 3-4 tỷ KWh/năm; Giải quyết một phần nạn thiếu điện ở các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên và miền Nam

Tổng quan:

- Dựng 3436 trụ điện, trải qua 13 tỉnh, thành phố

- Kéo đường dây dài 1487 km, xuất phát từ Nhà máy thủy điện Hòa Bình, tới trạm biến thế 500 KV, Phú Lâm, Thành Phố Hồ Chí Minh

- Xây 4 trạm biến thế và 1 trạm bù trên toàn tuyến

- Xây dựng Trung tâm điều độ quốc gia để Điều hành lưới điện toàn quốc

- Bảo đảm công suất chuyển tải trên đường dây: khoảng 600-800 MW

Chức năng kế hoạch: là việc xác định rõ mục tiêu của dự án, thực hiện phân

tích công việc, xác định mối quan hệ logic giữa các công việc, xây dựng một lịch trình thời gian và lập kế hoạch nguồn lực để thực hiện dự án

Chức năng tổ chức: để quản lý dự án cần thiết lập một cơ cấu tổ chức quản lý

phù hợp với từng loại dự án, xây dựng các văn bản hướng dẫn, thiết lập các chuẩn mực vể quyền lực và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm quản

lý dự án

Chức năng lãnh đạo: theo chức năng này, cần thiết lập giới hạn quyền lực đối

với việc ra quyết định về việc thành lập dự án, phân bổ nguồn lực (vốn, thiết

bị, con người), thiết lập những chuẩn mực về kỹ thuật, thời gian, chi phí dành cho dự án chuẩn bị kế hoạch đánh giá, thiết lập một hệ thống thông tin quản

lý các vấn đề sau:

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 18/244

Quản lý phạm vi: giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án Xác

định công việc nào thuộc dự án cần phải thực hiện, công việc nào không ngoài pham vị dự án

Quản lý thời gian: việc lập kế hoạch phân phối và giám sát tiến độ thời gian

nhằm đảm bào thời gian hoàn thành dự án Nó chỉ rõ công việc bắt đầu bao lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

Quản lý chi phí: dự toán kinh phí cho dự án , giám sát thực hiện chi phí tiến độ

cho từng công việc và toàn bộ dự án

Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất

lượng đảm bảo chất lượng của dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra

Quản lý nhân lực: hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thanh viên tham

gia dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào

Quản lý thông tin: quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách

nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau Quản lý các hồ sơ, thông tin về dự án từ khi bắt đầu đến kết thúc

Quản lý rủi ro: xác định các yếu tố rủi ro dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có

kế hoạch đối phó

Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua bán: quá trình lựa chọn, thương

lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mụa bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án

Lập kế hoạch tổng quan: quá trình đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau

của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

1.1.3 Tầm quan trọng của quản lý dự án

Để đạt được những yêu cầu, mục đích của dự án một cách có hiệu quả, đúng tiến độ, đúng chất lượng, trong nguồn tài nguyên giới hạn thì việc quản lý dự án đóng một vai trò vô cùng quan trọng

Nếu để dự án diễn ra một cách tự phát, không có sự quản lý thì sẽ không tránh khỏi tình trạng thất thoát tài nguyên, tổn hao chi phí, chất lượng không đảm bảo, dự

án sẽ bị phá sản

1.1.4 Quản lý dự án trong doanh nghiệp

Như đã nói ở phần 1.1.1 Khái niệm dự án, thì mỗi đối tượng sẽ có một quan

niệm khác nhau về dự án Một doanh nghiệp tùy theo qui mô, chức năng hoạt động chuyên môn mà có thể thường xuyên thực hiện dự án hay không có một dự án nào

Đối với các doanh nghiệp không thường xuyên thực hiện dự án: khi dự án

được đề xuất thì doanh nghiệp sẽ thành lập ra một Ban Quan lý Dự án Ban Quản lý

Dự án này sẽ chịu trách nhiệm quản lý dự án từ khi mới hình thành cho đến khi kết thúc dự án Và khi dự án kết thúc thì Ban Quản lý Dự án sẽ được giải thể Những người trong Ban Quản lý dự án có thể là nhân viên của công ty hay những người chuyên môn bên ngoài được mời về và làm việc cho đến khi dự án kết thúc

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động chuyên môn là thực hiện các dự án:

như công ty xây dựng, công ty phần mềm, thì Ban Quản lý dự án chính là Ban Quản

lý của công ty

Còn đối với nhà nước hay các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các dự

án thì Ban Quản lý dự án sẽ tồn tại song song và liên quan với các bộ phận khác

trong doanh nghiệp

Hình 1-1 Vị trí của ban quản lý dự án trong doanh nghiệp

Ban Lãnh Đạo

Bộ phận kinh doanh …

Bộ phận Kế toán

Bộ phận Sản xuất Ban Quản lý

Dự án

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 20/244

Trong Ban Quản lý dự án sẽ có một người giữ chức vụ cao nhất gọi là Trưởng

dự án, có thể có hai hay nhiều phó dự án và các nhân viên thực hiện các công việc

do trưởng dự án yêu cầu

Vòng đời sống của một dự án bắt đầu từ khi có ý tưởng về dự án, xác định rõ mục đích và khái quát một số vấn đề cần thực hiện Sau khi trình lên cấp trên về dự

án đó, nếu được cấp trên đồng ý thì sẽ tiến hành hoạch định dự án, lên kế hoạch từ tổng quát đến chi tiết Bước kế tiếp là triển khai thực hiện dự án, cuối cùng là đánh giá và báo cáo kết quả đạt được

Một dự án có thể do chính công ty thực hiện bằng chính nguồn tài nguyên (nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu…) của công ty hoặc thuê công ty bên ngoài thực hiện, hoặc có thể công ty thực hiện một phần và thuê bên ngoài thực hiện một phần

Để hiểu rõ thêm về dự án, việc quản lý quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án, ở đây sẽ trình bày một số khái niệm trong dự án và quản lý dự án

Chủ đầu tư: là cá nhân hay công ty sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm

trực tiếp quản lý và sử dụng vốn để thực hiện dự án theo quy định của pháp luật

Chủ quản đầu tư: một dự án có thể có hoặc không có chủ quản đầu tư, chủ

quản đầu tư là cá nhân hay công ty quản lý quá trình thực hiện dự án

Hình thức quản lý dự án: Tùy theo quy mô, tính chất của dự án và năng lực

mà chủ đầu tư lựa chọn một trong các hình thức quản lý sau:

- Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án

- Chủ nhiệm điều hành dự án

- Chìa khóa trao tay

- Tự thực hiện dự án

Hạng mục: một dự án có nhiều hạng mục, tùy vào qui mô và khối lượng của

dự án Hạng mục là một tập hợp các công việc nhằm thực hiện một mục tiêu cùng hướng đến một mục đích chung của dự án

Gói thầu: Một dự án mà có sự thuê công ty bên ngoài thực hiện thì sẽ phân bổ

các hạng mục vào trong các gói thầu Một dự án có thể được chia thành nhiều gói thầu hoặc là một gói thầu( nếu dự án nhỏ )

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 21/244

Đấu thầu: là một hình thức lựa chọn công ty bên ngoài thực hiện dự án dựa

trên một số tiêu chuẩn do công ty qui định

Xét thầu: là quá trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá, xếp hạng các

hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu thích hợp

Đóng thầu: đến thời hạn hết nhận hồ sơ dự thầu, tập hợp các hồ sơ dự thầu lại,

niêm phong và không nhận bất kỳ một hồ sơ dự thầu nào thêm nữa

Mở thầu: là việc mở các hồ sơ dự thầu và công bố giá dự thầu của từng hồ sơ

dự thầu, trong cuộc họp mở thầu có các nhà thầu tham gia

Nhà thầu: là các công ty tham gia đấu thầu và thực hiện các gói thầu của dự án

Dự toán dự án: là việc hoạch định các công việc cụ thể cho từng hạng mục của

dự án, tính toán tất cả các chi phí khi thực hiện hạng mục đó dựa trên bản báo giá thị trường do nhà nước qui định

Hồ sơ mời thầu: là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu lập bao gồm các thông tin

về gói thầu và yêu cầu cho một gói thầu dùng làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị

hồ sơ dự thầu

Thẩm định: là việc xem xét, đánh giá về một hồ sơ nào đó có tầm quan trọng

cao Thẩm định khác với xét duyệt ở chổ thẩm định do nhiều người xét duyệt, cùng nhau thảo luận, bàn bạc và đưa ra một quyết định thống nhất, còn xét duyệt là chỉ do một người có thẩm quyền xem xét và ký duyệt

Sau đây là qui trình tổng quan của quản lý dự án:

Hình 1-2 Qui trình tổng quan quản lý dự án 1.2.1 Quá trình xúc tiến hình thành dự án

Đây là quá trình đầu tiên và là cơ sở để hình thành dự án Tuy mỗi doanh nghiệp có cách thức thực hiện, thủ tục khác nhau nhưng cũng đều trải qua các giai đoạn cơ bản sau: lập tờ trình xin lập dự án, xét duyệt tờ trình, lập dự toán cho dự

án, lập tờ trình xin cấp vốn, thẩm định dự án, và cuối cùng là ra quyết định thành lập hay hủy bỏ dự án

Lập tờ trình xin phép thành lập dự án

Khi muốn thành lập một dự án, người đề xuất phải lập tờ trình gởi lên cấp trên hay ban quản lý dự án của công ty (nếu có) để xin phép thành lập dự án Tờ trình xin lập dự án phải theo mẫu và có đầy đủ những thông tin sau: họ tên người lập tờ trình, ngày lập tờ trình, nội dung của tờ trình và kèm theo những thông tin tổng quan về dự án như: tên dự án, địa điểm thực hiện, mục tiêu hình thành dự án, vốn đầu tư dự kiến (nếu có), nhóm dự án(nếu có)-được phân chia theo mức vốn đầu tư-, loại dự án(nếu có): dự án đầu tư, dự án nghiên cứa khoa học, dự án kinh doanh…,

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quá trình xúc tiến hình thành dự án

Quá trình thực hiện dự án

Quá trình thẩm định

Bắt đầu

Kết thúc

dự án (nếu có), hình thức đầu tư(nếu có), hình thức quản lý dự án, và thông tin về những hạng mục của dự án: nội dung của từng hạng mục, khối lượng qui mô, giải pháp thực hiện Có thể có hoặc không có những thông tin chi tiết về các giai đọan thực hiện dự án

Đối với những công ty có qui mô lớn hay có nhiều chi nhánh, khi nhận tờ trình xin lập dự án của cấp dưới hay của các công ty chi nhánh thì người nhận phải ghi lại biên nhận là đã nhận tờ trình để làm cở sở chứng nhận sau này

Kết quả xét duyệt nếu chưa phản hồi và còn trong thời hạn được phép chỉnh sửa thì được phép chỉnh sửa thông tin xét duyệt

Sau khi nhận phản hồi của cấp trên nếu tờ trình được duyệt thì sẽ sang giai đoạn tiếp theo là lập dự toán cho dự án Nếu tờ trình không được duyệt thì dự án xem như bị hủy bỏ ngay giai đọan đầu tiên Nếu cấp trên có yêu cầu chỉnh sửa hay

bổ sung thêm cho dự án thì người đề xuất phải chỉnh sửa lại dự án sau đó lập tờ trình tiếp tục gởi lên cấp trên xin xét duyệt

Lập hồ sơ dự toán và lập tờ trình xin cấp vốn

Hồ sơ dự toán có thể do chính nhân viên của công ty lập, nếu công ty không

có nhân viên chuyên môn trong lĩnh vực này thì có thể thuê công ty bên ngoài lập

dự toán cho dự án Ở đây, việc dự toán cho dự án chỉ quan tâm đến chi phí thực

Trong khi lập hồ sơ dự toán, ta phải xác định dự án này sẽ do ai thực hiện, chính bản thân công ty, thuê công ty ngoài, hay công ty thực hiện một phần thuê công ty ngoài thực hiện một phần Nếu dự án có phần do công ty ngoài thực hiện thì phải phân những hạng mục vào gói thầu để làm cơ sở cho việc tổ chức đấu thầu sau này Thông tin các gói thầu gồm có: tên gói thầu, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện, ngày khởi công dự kiến, hình thức rót vốn cho gói thầu( có thể lập sau và được chỉnh sửa trong quá trình thực hiện)

Sau khi tổng kết hồ sơ dự toán sẽ đưa ra được mức vốn đầu tư cho toàn dự án Trên cở sở đó người đề xuất sẽ lập tờ trình xin cấp vốn cho dự án, đồng thời có thể nêu chi tiết các thông tin về hình thức cấp vốn, các giai đọan cấp vốn(nếu cần) Tờ trình phải theo mẫu có đầy đủ các thông tin: ngày lập tờ trình, người lập, nội dung

tờ trình, tổng mức vốn xin cấp( dựa trên hồ sơ dự toán), lý do xin cấp vốn, hình thức cấp vốn Có các hình thức cấp vốn sau: Cấp vốn định kỳ, Cấp vốn theo giá cố định

và cấp vốn theo bút toán Tùy theo qui trình xử lý của từng doanh nghiệp mà hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn sẽ được xét duyệt hay thẩm định

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 25/244

Thẩm định/ xét duyệt hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn

Nếu xét duyệt thì chỉ do một người có thẩm quyền xét duyệt

Nếu thẩm định thì cấp trên sẽ tổ chức thẩm định dự toán và tờ trình xin cấp vốn, có hai hình thức thẩm định là tổ chức họp thẩm định hay thẩm định qua ý kiến Quá trình thẩm định sẽ được trình bày ở phần sau Sau khi thẩm định sẽ đưa ra một trong ba kết quả:

Đồng ý tuyệt đối: cấp trên sẽ lập quyết định chính thức thành lập dự án đây là

cơ sở để dự án bước sang giai đọan thực hiện

Đồng ý nhưng có yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung: người đề xuất phải chỉnh sửa,

bổ sung và tiếp tục trình lên để thẩm định lại

Không đồng ý: sẽ lập quyết định hủy bỏ dự án và nêu lý do hủy bỏ

Giai đoạn này kết thúc khi có quyết định chính thức thành lập dự án hay hủy

bỏ dự án Nếu dự án được thành lập sẽ bước sang giai đoạn mới đó là giai đoạn thực hiện dự án

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 26/244

Thời điểm

Hình 1-3 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình xúc tiến hình thành dự án

Yêu cầu chỉnh sửa

Có yêu cầu lập dự án

Quá trình Thực hiện dự án

Lập thông tin chi tiết của dự án

và Lập tờ trình xin lập dự án

Đồng ý

Hủy dự án Xét duyệt

Yêu cầu chỉnh sửa

Chỉnh sửa thông tin dự

án và lập tờ trình

Lập tờ trình xin cấp vốn

Gởi lên cấp trên thẩm định

Kết thúc

Tờ trình xin cấp vốn

và hồ sơ dự toán

Thẩm định

Hình 1-4 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thực hiện dự án

Cấp vốn theo giá cố định: chia việc cấp vốn cho dự án thành các giai đoạn theo các sự kiện của dự án như cấp khi dự án bắt đầu, dự án kết thúc, gói thầu nào bắt đầu, gói thầu nào kết thúc, hạng mục nào bắt đầu,… với số tiền định trước

Kết thúc dự án

Dự án đã hình thành

Quản lý cấp vốn cho dự án Tổ chức đấu thầu

Quản lý thực hiện gói thầu

là không biết trước được số tiền cấp, số tiền cấp sẽ do nhà thầu yêu cầu sau khi

đã tính toán chi phí thực hiện đến thời gian hiện tại

Mỗi lần cấp vốn phải ghi nhận lại phiếu cấp vốn gồm có các thông tin: số phiếu cấp vốn, ngày lập, số vốn cấp, hình thức cấp, người nhận vốn, người ký duyệt

a/ Giới thiệu về đấu thầu

Đối với các gói thầu do công ty ngoài thực hiện, sẽ tổ chức đấu thầu để chọn

ra nhà thầu phù hợp, bảo đảm hiệu quả kinh tế của dự án Qui trình đấu thầu bao gồm các nội dung sau: chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, xét thầu, thẩm định và phê duyệt hồ sơ trúng thầu, công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng và

ký hợp đồng

Các giai đoạn trong quá trình đấu thầu có thể khác nhau tùy thuộc vào phương thức đấu thầu, hình thức chọn nhà thầu, loại hợp đồng của mỗi gói thầu

Phương thức đấu thầu

Phương thức đấu thầu sẽ qui định cách thức các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu để tham gia đấu thầu Sau đây là hai phương thức đấu thầu thường dùng:

Đấu thầu “Một túi hồ sơ”: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu (HSDT) trong 1 túi

hồ sơ, áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa và xây lắp

Đấu thầu “Hai túi hồ sơ”: các nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về

giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Túi hồ sơ kỹ thuật sẽ được xem xét đánh giá trước để làm cơ sở chọn lựa Các nhà thầu đạt số điểm

kỹ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để tiếp tục đánh giá Phương pháp này chỉ áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn

Hình thức chọn nhà thầu

Có các hình thức lựa chọn nhà thầu như sau:

Đấu thầu rộng rãi: là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầu

tham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian

dự thầu trên các phương tiện thông tin hoặc thông báo trên tờ thông tin về đấu

Đấu thầu hạn chế: là hình thức đấu thầu mà Bên mời thầu mời một số nhà

thầu(tối thiểu 5) có đủ kinh nghiệm và năng lực tham dự Trong trường hợp thực tế chỉ có ít hơn 5, bên mời thầu phải báo cáo chủ dự án trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định Chủ dự án quyết định danh sách nhà thầu tham dự trên cơ sở đánh giá của bên mời thầu về kinh nghiệm và năng lực của các nhà thầu Song phải đảm bảo khách quan, công bằng và đúng đối tượng Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau:

Chỉ một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu

Do nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế

Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế

Chỉ định thầu: là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói

thầu để thương thảo hợp đồng Khi đã chỉ định thầu xong phải xác định được các nội dung sau: lý do chỉ định thầu; kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu; giá trị và khối lượng

đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ chỉ định thầu

Chào hàng cạnh tranh: hình thức này được áp dụng cho những gói thầu mua

sắm hàng hóa có giá trị dưới 2 tỷ đồng Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của Bên mời thầu Việc gửi chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp, bằng fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác

Mua sắm trực tiếp: được áp dụng trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã

thực hiện xong( dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hóa hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã được tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó Trước khi ký hợp đồng, nhà thầu phải chứng minh có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 30/244

Tự thực hiện: hình thức này chỉ được áp dụng đối với các gói thầu mà chủ đầu

tư có đủ năng lực thực hiện

Mua sắm đặc biệt: hình thức này được áp dụng đối với các nghành hết sức đặc

biệt mà nếu không có những qui định riêng thì không thể đấu thầu được

Hợp đồng thầu

Có các loại như sau:

Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng theo giá khoán gọn, được áp dụng cho những

gói thầu đựơc xác định rõ về số lượng, yêu cầu về chất lựơng và thời gian

Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết

kế, cung cấp thiết bị, vật tư và xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu Chủ nhiệm có trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện và nghiệm thu bàn giao khi nhà thầu hoàn thành

Hợp đồng có điều chỉnh giá: là hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại

thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng

và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do chính sách của Nhà nước thay đổi và hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 31/244

b/ Quá trình đấu thầu

Đối với gói thầu do công ty ngoài thực hiện, công ty sẽ tổ chức đấu thầu để chọn ra nhà thầu thực hiện gói thầu Qui trình đấu thầu bao gồm các nội dung sau: chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, thẩm định và phê duyệt, công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng.Trong đó chi tiết như lập kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu, xét thầu, ký hợp đồng thầu với nhà thầu trúng thầu

Hình 1-5 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quát quá trình đấu thầu

Giai đoạn chuẩn bị đấu thầu

Đây là giai đoạn lên Kế hoạch đấu thầu cho các gói thầu và lập Hồ sơ mời thầu cho từng gói thầu

Lập kế họach đấu thầu Tùy vào tình huống mà có thể lên kế hoạch đấu thầu cho tất cả các gói thầu hoặc là chỉ lên kế hoạch cho các gói thầu cần phải đấu thầu trước, các gói còn lại

Theo dõi thực hiện

Dự án đã hình thành

Sai

Đúng

Thực hiện đấu thầu

Chuẩn bị đấu thầu

Kết thúc đấu thầu

Giao cho Bộ phận khác thực hiện Công ty tự thực hiện gói thầu?

Thông tin của kế hoạch đấu thầu gồm có: ngày lập kế hoạch, người lập, thông tin chi tiết về kế hoạch đấu thầu của các gói thầu như: tên gói thầu, giá đấu thầu, ngày tổ chức đấu thầu cho gói thầu này, ngày dự kiến thực hiện hợp đồng, phương thức đấu thầu, loại hợp đồng, hình thức chọn nhà thầu, ghi chú của kế hoạch của gói thầu này(nếu có)

Kế hoạch đấu thầu sau khi lập xong sẽ được gửi lên cho cấp trên xét duyệt hay thẩm định Nếu không đồng ý, sẽ phải lập lại kế hoạch đấu thầu và tiếp tục gửi lên

để thẩm định Chỉ đến khi kế hoạch đấu thầu được duyệt, mới chuyển qua giai đoạn Lập hồ sơ mời thầu

Lập hồ sơ mời thầu Nếu gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu là tự thực hiện: Tức là công

ty tự thực hiện gói thầu này, do đó sẽ không tổ chức đấu thầu, giao gói thầu này cho bộ phận khác thực hiện, đồng thời lên kế hoạch rót vốn cho gói thầu này

Đối với các gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu khác: Sẽ lập hồ sơ mời thầu cho gói thầu dựa trên kế hoạch đấu thầu đã duyệt Mỗi gói thầu

có một hồ sơ mời thầu

Thông tin của hồ sơ mời thầu bao gồm các thông tin của kế hoạch đấu thầu cho gói thầu này, ngoài ra còn có chi tiết các hạng mục mời thầu (giá hạng mục, ngày khởi công, ngày hoàn thành, giải pháp thực hiện), thời gian bắt đầu thông báo mời thầu, thời gian phát hành hồ sơ mời thầu, thời gian nhận hồ sơ dự thầu, thời gian, địa điểm đóng thầu, thời gian, địa điểm mở thầu, thời hạn có hiệu lực của hồ

sơ dự thầu, ngày khởi công, ngày hoàn thành, giá mở thầu, số lượng của hồ sơ phát hành và các tiêu chuẩn xét thầu( qui định tiêu chuẩn nào phải được bao nhiêu phần trăm điểm trở lên mới được chọn)

Sau khi đã lập hồ sơ mời thầu, sẽ gửi lên cho cấp trên xét duyệt hay thẩm định các thông tin của hồ sơ mời thầu Nếu kết quả thẩm định là không duyệt, sẽ phải lập lại hồ sơ mời thầu và tiếp tục gửi lên để thẩm định

Thực hiện đấu thầu

Thực hiện gói thầu

Dự án đã hình thành

Đồng ý

Bắt đầu

Kế hoạch đấu thầu đã được xét duyệt

Lập kế hoạch đấu thầu cho từng gói thầu

Chỉnh sửa lại kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu chờ thẩm định

Không đồng ý

Yêu cầu chỉnh sửa

Lập hồ sơ mời thầu

Thẩm định

Hồ sơ mời thầu

Kết thúc

Gói thầu tự thực hiện?

Chuyển giao cho Bộ phận quản lý thực hiện

Thẩm định

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 34/244

Giai đoạn thực hiện đấu thầu

Gồm có các giai đoạn: thông báo mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu, đóng thầu, mở thầu, xét thầu

Hình 1-7 Sơ đồ tổng quát giai đoạn thực hiện đấu thầu

Thông báo mời thầu

Trước tiên phải thông báo đến các nhà thầu về việc nhận Hồ sơ dự thầu(HSDT) Có hai cách thông báo cho nhà thầu:

Thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin cho tất cả các nhà thầu được biết Cách thông báo này chỉ được thực hiện khi Hình thức

lựa chọn nhà thầu là “Đấu thầu rộng rãi”

Thông báo chỉ một số nhà thầu mà công ty muốn mời thầu Cách thông báo này chỉ được thực hiện khi Hình thức lựa chọn nhà thầu là đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh,mua sắm trực tiếp, mua sắm đặc biệt, chỉ

Nhận hồ sơ dự thầu

Đóng thầu

Mở thầu

Xét thầu

Phải thông báo tối thiểu là trước 10 ngày trước khi phát hành Hồ sơ mời thầu (thời gian bắt đầu thông báo phải được ghi trong Hồ sơ mời thầu) để các nhà thầu nhận được thông báo mời thầu

Nhận hồ sơ dự thầu

Sau khi đã thông báo mời thầu và phát hành hồ sơ mời thầu, các nhà thầu sẽ đến mua Hồ sơ mời thầu để dựa trên cơ sở đó lập HSDT của mình Khi nộp HSDT, nhà thầu phải nộp tiền Bảo lãnh dự thầu để bảo đảm trách nhiệm của nhà thầu đối với HSDT của mình Mỗi HSDT khi nộp sẽ có một biên nhận gồm: số biên nhận, danh sách các hồ sơ nhận, ngày nhận, người nhận, người nộp

Trong trường hợp đặc biệt cần sửa đổi một số nội dung trong HSMT khi chưa hết hạn đóng thầu (nội dung sửa đổi phải được cấp trên đồng ý), thì có thể gia hạn thời gian chuẩn bị HSDT Nội dung yêu cầu sửa đổi HSMT phải được gửi bằng văn bản tới tất cả các nhà thầu đã tham gia dự thầu trước thời điểm đóng thầu đã qui định, ít nhất là 10 ngày để nhà thầu có đủ thời gian hoàn chỉnh HSDT

Đóng thầu

Hết hạn nhận HSDT, sẽ lập biên bản đóng thầu để niêm phong các Hồ sơ dự thầu chờ chuyển sang giai đoạn chọn nhà thầu Nếu Hình thức lựa chọn nhà thầu là Chỉ định thầu thì không lập biên bản đóng thầu mà chuyển qua giai đoạn Kết thúc đấu thầu

Biên bản đóng thầu có các thông tin sau: thời gian bắt đầu đóng thầu, thời gian kết thúc đóng thầu, địa điểm đóng thầu, nội dung biên bản, số lượng hồ sơ dự thầu

đã nộp, người lập biên bản, danh sách các nhân viên tham gia lập biên bản đóng thầu

Thời hạn có hiệu lực của HSDT tối đa không quá 180 ngày kể từ thời điểm đóng thầu Trường hợp cần gia hạn hiệu lực của HSDT, Bên mời thầu phải thông báo cho các nhà thầu sau khi được phép của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền Nếu nhà thầu không chấp nhận thì được hoàn trả tiền bảo lãnh dự thầu

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 36/244

Thời điểm

Đúng

Sai

Nhà thầu lập HSDT dựa trên HSMT

Nhận hồ sơ dự thầu của các nhà thầu

HS dự thầu

Bắt đầu

Thông báo mời thầu

Tổ chức đóng thầu

Kết thúc

Biên bản đóng thầu

Thông báo rộng rãi

Thông báo cho một số nhà thầu

Thông báo mời thầu

Phát hành hồ

sơ mời thầu

HT lựa chọn

NT là Chỉ định thầu?

Biên bản mở thầu bao gồm những nội dung sau: tên gói thầu; thời gian bắt đầu

mở thầu, thời gian kết thúc mở thầu, địa điểm mở thầu, số lượng Hồ sơ dự thầu, thông tin chính của các HSDT như tên nhà thầu, giá dự thầu, bảo lãnh dự thầu đối với hàng hóa mua sắm hàng hóa hoặc xây lắp và tiến độ thực hiện; các nội dung liên quan khác Đại diện của công ty, đại diện các nhà thầu được mời tham dự nếu có mặt phải ký vào biên bản mở thầu

Xét thầu

Nếu số HSDT quá nhiều, sẽ phải chọn ra một số danh sách HSDT được chọn vào giai đoạn xét thầu Thông tin của biên bản xét chọn HSDT: số biên bản, ngày lập, nội dung, danh sách các HSDT được chọn, lý do, danh sách tham gia xét chọn HSDT

Sau đó, sẽ tiến hành nghiên cứu, đánh giá chi tiết và xếp hạng các HSDT (được tham gia xét chọn) theo yêu cầu của HSMT và tiêu chuẩn đánh giá được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi mở thầu

Các cách xét thầu phụ thuộc vào loại gói thầu và loại phương thức đấu thầu Việc đánh giá HSDT thực hiện theo nguyên tắc sau:

Sử dụng phương pháp chấm điểm đối với việc đánh giá HSDT các gói thầu mua sắm hàng hóa hoặc xây lắp, gói thầu đấu thầu lựa chọn đối tác, đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, đánh giá về mặt kỹ thuật đối với các gói thầu tư vấn

Biên bản chấm điểm gồm thời gian bắt đầu và kết thúc việc chấm điểm, điểm của từng HSDT (tổng điểm, xếp hạng, chi tiết điểm và nhận xét theo từng tiêu chuẩn xét thầu của hồ sơ mời thầu), danh sách những người tham gia chấm điểm

Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật (đối với phương pháp chấm điểm): nguyên tắc không được qui định thấp hơn 70% tổng số điểm về mặt kỹ thuật Đối với gói thầu

có yêu cầu kỹ thuật cao, mức điểm tối thiểu qui định không thấp hơn 90% tổng số điểm về mặt kỹ thuật

Biên bản chấm điểm giống ở trên, chỉ khác là không xếp hạng các HSDT theo điểm mà chỉ ghi nhận là HSDT đạt hay không đạt để được qua bước 2

- Bước 2: Xác định giá đánh giá đối với các HSDT thuộc danh sách ngắn

để xếp hạng

Sau khi đánh giá giá xong sẽ có biên bản giá đánh giá Nội dung của biên bản như sau: số biên bản, thời gian bắt đầu và kết thúc đánh giá giá, nội dung biên bản, người lập biên bản, thành phần tham gia đánh giá giá, chi tiết đánh giá giá của từng HSDT (sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch thừa, hiệu chỉnh sai lệch thiếu, giá đánh giá, xếp hạng)

Không sử dụng giá xét thầu, giá sàn mà sử dụng giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu được duyệt

Sau khi đã xét thầu xong, ta sẽ chọn ra được một HSDT xếp hạng cao nhất

Sử dụng phương pháp giá đánh giá

Sử dụng phương pháp chấm điểm các HSDT

Chọn các HSDT đạt tiêu chuẩn xét thầu

Mở thầu Biên bản

mở thầu

Chọn HSDT xếp hạng cao nhất

Kết thúc đấu thầu

Gói thầu có thuộc loại gói thầu tư vấn?

Sử dụng phương pháp chấm điểm về mặt kỹ thuật các HSDT

Hình 1-10 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn kết thúc đấu thầu

Thực hiện đấu thầu

Theo dõi thực hiện gói thầu

Hợp đồng thầu

Lập Kế hoạch đấu thầu lại cho gói thầu này