Bài giảng micorsoft project 2013

Tạo thêm các nhóm lệnh, nút lệnh trên Ribbon và tạo mới một Ribbon Đổi tên Ribbon: Ribbon file → Options → Hộp thoại Project Option chọn Customize Ribbon hoặc chọn Ribbon muốn tùy biến

MICROSOFT PROJECT 2013 VÀ ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

Chương 1

BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT PROJECT 2013

1.1 GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH

 Từ phiên biển 2010, Microsoft Project (MP) sử dụng giao diện Fluent.

 Hệ Menu và Toolbar trong các phiên bản MP2007 trở về trước được thay thế bằng hệ

thống các Ribbons

 Các Ribbons và các nhóm chức năng hoàn toàn có thể tùy biến được theo ý muốn của

người sử dụng Các chức năng cũng có thể được tìm kiếm nhanh chóng bằng cách click phải chuột vào đối tượng muốn tác động Việc quan sát các bảng cũng như các biểu đồ trong chương trình thuận lợi hơn các phiên bản trước nhờ việc sử dụng Zoom Slider

Giao diện Microsoft Project 2013

CÁC RIBBONS TRONG MICROSOFT PROJECT 2013 BAO GỒM:

 Ribbon Task: Chứa các chức năng tác động đến công việc.

 Ribbon Resource: Chứa các chức năng tác động đến Tài nguyên.

 Ribbon Project: Chứa các chức năng tác động đến dự án.

 Ribbon View: Chứa các chức năng về hiển thị.

 Ribbon Format: Chứa các chức năng về định dạng.

 Các nút lệnh trên Ribbon có thể được gọi lên bằng bàn phím Nhấn Alt, chương

trình sễ chỉ dẫn cách sử dụng phím tắt để truy cập các Ribbon

1.2 MỘT SỐ TÙY BIẾN VỀ HIỂN THỊ

1.2.1 Tùy biến các Ribbons

1.2.1.1 Ẩn và làm xuất hiện lại các Ribbons.

 Mục đích: Mở rộng màn hình → quan sát dể hơn.

 Nhấp vào dấu mũi tên để ẩn các Ribbon.

 Nếu muốn hiện Ribbon nào, ta nhấp lại vào Ribbon đó.

1.2.1.2 Tạo thêm các nhóm lệnh, nút lệnh trên Ribbon và tạo mới một Ribbon

 Đổi tên Ribbon:

Ribbon file → Options → Hộp thoại Project Option chọn Customize Ribbon (hoặc chọn Ribbon muốn tùy biến → chuột phải → Customize the Ribbon) → xuất hiện trang Customize the Ribbon→ chọn Ribbon muốn đổi tên → Rename

 Thêm các lệnh hoặc các nhóm lệnh:

• Mở trang Customize the Ribbon như trên.

• Trang Customize the Ribbon → New Group để tạo một nhóm lệnh mới.

• Chọn nhóm vừa tạo → chọn các chức năng trong Choose commands from → bấm Add

để them chức năng vào nhóm

 Người dùng cũng có thể tạo một Ribbon để truy cập nhanh các chức năng thường dung

bằng cách chọn New Tab trên trang Customize the Ribbon

 Ví dụ: tạo một Ribbon mới:

Ribbon “biểu đồ tài nguyên” do người dùng tự tạo

 Cách thực hiện:

• Ribbon file → Options

→ Customize Ribbon → New Tab

• Chọn vào Ribbon “New Tab” vừa

tạo trong mục Main tabs → Rename

→ nhập “Biểu đồ tài nguyên” → OK

• Chọn vào NewGroup (Custom) trong Ribbon “Biểu đồ tài nguyên” → Rename → nhập

“Hiển thị” →OK

• Trong mục Choose commands from → chọn Command not in the Ribbon → chọn lần

lượt các mục từ Display Cumulative Cost đến Dislpay Work Availbality → Add → OK

 Người dùng cũng có thể có thể loại bỏ bớt một chức năng, hoặc một nhóm các chức

năng sử dụng trên một Ribbon bằng cách lựa chọn vào một chức năng hoặc nhóm chức năng và bấm Remove

 Để lấy lại Ribbon ban đầu của chương trình, trên trang Customize the Ribbon → nút

Reset → chọn vào Reset all customizations để lấy lại chế độ mặc định của toàn bộ các Ribbon ban đầu hoặc Reset only selected Ribbon tab để lấy lại chế độ mặc định của Ribbon đang được lựa chọn

1.2.1.3 Tắt và bật lại một Ribbon

 Trang Customize the Ribbon→ bỏ chọn vào Ribbon muốn tắt

 Muốn hiển thị Ribbon lại nào, thì chọn Ribbon đó.

1.2.2 Tùy biến thanh công cụ Quick Access

Người dùng có thể them hoặc bớt các chức năng trên thanh công cụ Quick Access cho phù hợp với nhu cầu sử dụng

 Ribbon file → Option → chọn Quick Access Toolbar ( hoặc chon Ribbon bất kì →

chuột phải → chọn Quick Access Toolbar) → cách thêm các chức năng tương tự như them các chức năng vào một Ribbon

hoặc

 Bấm mũi tên bên phải thanh Quick Access → Menu Customize Quick Access

Toolbar xuất hiện

• Chọn hoặc bỏ các chức

năng theo ý muốn

(New, Open, Save,…)

• Thêm chức năng ta chọn More Commands → Chọn chức năng trong mục Choose

Command From → Add…

• Chọn vào Show Below the Ribbon để làm thanh công cụ xuất hiện phía dưới các

Ribbon

1.2.3 Timeline

 Timeline là tính năng mới có từ phiên bản MP 2010 Timeline là một thanh ngang có

điểm đầu thể hiện ngày bắt đầu dự án (start) và điểm kết thúc thể hiện ngày kết thúc dự

án (finish) Timeline cũng được dùng để trợ giúp người dùng quan sát các khung nhìn được dể dàng thuận tiện

 Ở trạng thái mặc định, Timeline xuất hiện cùng khung nhìn Gantt Chart Người dùng có

thể ẩn thanh Timeline để mở rộng màn hình:

• Ribbon View → nhóm Split View → bỏ chọn Timeline.

 Người dùng có thể đưa một hoặc nhiều công việc trên Timeline để biết được thời gian

làm việc của các công việc so với thời gian tổng thể của toàn dự án hoặc để phục vụ các mục đích khác như báo cáo thuyết trình:

• Chọn các công việc muốn đưa lên Timeline.

• Ribbon Task → nhóm Properties → Add to Timeline.

1.2.4 Thay đổi định dạng test

MP cho phép thay đổi định dạng chữ cho toàn bộ hoặc một mục nào đó trong chương trình

o Ribbon Format → Chọn Test Styles

• Item to change: chọn các

mục muốn đổi font

• Chọn kiểu chữ trong font,

chọn kiểu trong Font style,

cỡ chữ trong mục Size

• Chọn vào Underline nếu

muốn gạch chân chữ

• Chọn vào Strikethrough

nếu muốn gạch ngang chữ

• Chọn màu trong mục Color

• Chọn màu nền trong background Color, Background pattern

• Ok

1.3 CÁC TRƯỜNG TRONG MICROSOFT PROJECT

1.3.1 Chèn thêm một trường

Khác với cột trong Excel, mỗi cột trong MP là một trường dữ liệu Khi ta chèn vào cột, MP

sẽ hiển thị một danh sách các trường cho người dùng lựa chọn Cách chèn:

 Chọn vị trí muốn chèn.

 Ribbon Format → Insert Column

→ danh sách trường xuất hiện để

người dùng lựa chọn

1.3.2 Thay đổi trường và tiêu đề trường

 Chọn trường muốn thay đổi

 Ribbon Format → ColumnSettings (nhóm Columns) → Field Settings (hoặc chuột phải → Field Settings) → xuất hiện hộp thoại Field Settings

 Trong hộp thoại Field Settings:

• Nếu muốn thay đổi trường: Chọn lại trường mới trong Field Name

• Nếu muốn thay đổi tiêu đề của trường: nhập tiêu đề mới vào mục Title.

• Chọn định dạng tiêu đề trong Align Title.

• Chọn định dạng dữ liệu trong Align data.

• Chọn bề trọng trường trong Width hoặc chọn Best Fit để bề rộng trường luôn chứ đủ nội

dung

• OK.

1.3.3 Thay đổi bề rộng cột (trường)

 Thay đổi bề rộng để chứa đủ thông tin dài nhất:

 Thay đổi bề rộng bằng cách kéo đường phân chia cột:

 Có thể di chuyển vị trí của một cột bằng cách chọn vào cột, rê chuột cho đến khi xuất hiện 4 mũi tên kéo đến vị trí mới

1.4 CÁC KHUNG NHÌN (VIEWS) TRONG MICROSOFT PROJECT 2013

Microsoft Project xây dựng sẵn 27 khung nhìn trợ giúp người dùng lập và theo dõi dự án:

 Bar Rollup: khi dự án đã ở xa thời điểm hiện tại, khung nhìn sẽ giúp người dùng công việc

tổng bằng cách kéo phần đồ thị bên phải về thời gian dự án thực hiện

 Calendar: khung nhìn lịch, thể hiện trong một ngày, một tuần hay mọt tháng có những công

việc gì xảy ra

 Descriptive Network Diagram: Khung nhìn sơ đồ mạng với các thong tin chi tiết về quan hệ

giữa các công việc, tiến trình thực hiện công việc

 Detail Gantt: khung nhìn sơ đồ ngang với các thông tin chi tiết, thể hiện sự trược thời gian của các công việc so với kế hoạch.

 Gantt Chart: khung nhìn sơ đồ ngang, thường được sử dụng nhiều nhất trong MP Được dùng để quan sát công viêc, tạo nên lien kết giữa các công việc và quan sát tiến triển công việc theo thời gian

 Gantt with Timeline: khung nhìn sơ đồ ngang (Gantt Chart) có thanh thời gian phía trên

 Levelling Gantt: sử dụng khi cân bằng tài nguyên, là khung nhìn tập trung thể hiện các công việc bị trì hoãn

 Milestone Rollup: khung nhìn trợ giúp quan sát các công việc mốc, tương tự như khung nhìn Bar Rollup, khung nhìn này rất hữu ích khi thời điểm thực hiện dự án xa với thời điểm hiện tại

 Multiple Baselines Gantt: sơ đồ ngang với nhiều Baseline khác nhau trên cùng một đồ

thị với các màu khác nhau

 Network Diagram: khung nhìn thể hiện quan hệ giữa công việc hiện tại với công việc đi

trước và công việc phụ thuộc, có dạng gần giống sơ đồ mạng Network Diagram

 Resource Allocation: khung nhìn thể hiện tài nguyên quá tải.

 Resource Form: khung nhìn thể hiện chi tiết một tài nguyên được sử dụng cho công việc

nào, khối lượng bao nhiêu

 Resource Graph: Biểu đồ tài nguyên dạng cột.

 Resource Name Form: Một dạng biểu đồ tài nguyên.

 Resource sheet: khung nhìn khai báo thông tin về tài nguyên cho dự án.

 Resource Usage: khung nhìn thể hiện tài nguyên được sử dụng cho công việc nào, khối

lượng với thời gian cụ thể

 Task Details Form: khung nhìn thể hiện chi tiết các thông tin về một công việc.

 Task Entry: khung nhìn kết hợp Gantt Chart và Task Form.

 Task Form: tương tự Task Details Form.

 Task Name Form: Tương tự Task Form.

 Task Sheet: khung nhìn thể hiện thông tin công việc dạng bảng Với khung nhìn này người

dùng có thể khai báo, hiệu chỉnh liên kết công việc, chỉ định tài nguyên

 Task Usage: Khung nhìn thể hiện khối lượng các tài nguyên cần có cho một công việc.

 Team Planner: khung nhìn thể hiện tài nguyên được sử dụng cho công việc nào, thời

gian bao lâu; những công việc nào không sử dụng tài nguyên dưới dạng lịch

 Timeline: thanh thời gian.

 Tracking gantt: Khung nhìn có dạng tương tự khung nhìn Gantt, được sử dụng để theo

dõi tiến trình thực hiện công việc so với kế hoạch

Các khung nhìn có thể được gọi đến bằng cách bấm các nút lệnh trên các Ribbon hoặc bấm phải chuột vào tên khung nhìn trên màn hình và chọn khung nhìn muốn hiển thị Tuy nhiên, theo cách này, người dùng có thể không tìm thấy khung nhìn mình mong muốn

Ta có thể thực hiện theo cách sau:

Ribbon file → Other Views →More Views → chọn tên vùng nhìn trong mục Views → Apply

 Người dùng cũng có thể tạo ra một khung nhìn để thể hiện các thông tin chọn lọc tùy ý.

 Hộp thoại More Views → New → Single View → OK.

Trong hộp thoại View Definition nhập và lựa chọn cách thể hiện khung nhìn mới:

 Nhập tên khung nhìn trong ô Name

 Chọn các hiển thị màn hình trên ô Screen.

 Chọn bảng trong Table.

 Chọn nhóm trong Group.

 Lựa chon thông tin chọn lọc trong Filter.

 Mặc định chương trình chọn sẵn vào ô Show in menu, trên khung hình chỉ hiển thị các thông tin đã được lọc Nếu muốn hiển thị tất cả các thông tin trong bảng và đánh dấu vào các thông tin được lọc ta chọn them Highlight filter.

Muốn hiển thị đồng thời hai khung nhìn:

• More Views → New → Combined View → OK

• Chọn khung nhìn cơ bản

trong Primary View

• Chọn khung nhìn chi tiết

trong Details Pane

• OK

 Người dùng cũng có thể hiển thị cùng lúc hai khung nhìn bằng cách chọn vào mục Details trên nhóm Split Views của Ribbon View

1.5 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CẬP NHẬT, THEO DÕI DỰ ÁN VỚI MICROSOFT

PROJECT

 Tạo một tập tin mới, và lưu các thông tin chung cho dự án

 Lập kế hoạch dự án

• Nhập công việc, thời gian, tài nguyên, chi phí cho dự án

• Điều chỉnh các thông tin và dữ liệu để đạt được kế hoạch mong muốn (baseline project)

• In các báo cáo của quá trình lập kế hoạch nếu muốn

 Cập nhật và theo dõi dự án:

• Nhập các thông tin thực tế về công việc, thời gian, tài nguyên, chi phí

• Theo dõi dự án dựa vào kế hoạch và các thông tin thực tế vừa nhập vào

 In ấn các báo biểu, các kết quả phân tích cần thiết

1.6.TẠO MỘT TÂP TIN ( DỰ ÁN) MỚI VÀ QUẢN LÝ TẬP TIN BẰNG BACKSTAGE – RIBBON FILE

1.6.1 Tạo một dự án mới

Ribbon file → New

 Chọn Blank project để tạo một dự án hoàn toàn mới.

 Chọn Reccent templates để chọn một dự án mẫu được sử dụng gần nhất.

 Chọn My templates để chọn một trong toàn bộ dự án mẫu.

 Chọn New from existing project để tạo một dự án từ dự án có sẵn.

 Chọn New from Excel project tạo một dự án từ file Excel có sẵn.

 Chọn New from SharePoint task list tạo một dự án từ danh sách SharePoint.

1.6.2 Lưu và bảo mật dự án

 Để lưu một dự án, trên Ribbon file, người dùng chọn Save hoặc bấm vào biểu tượng trên

thanh công cụ Quick Access

 Để lưu dự án thành một file khác hoặc lưu một dự án chưa được lưu lần nào, trên Ribbon file,

người dùng chọn Save As Trong hộp thoại, nhập tên file trong mục file Name và chọn định dạng file trong mục Save As Type Chương trình cho phép người dùng lưu dự án dưới nhiều định dạng file khác nhau trong đó có các định dạng file của các phiên bản MP cũ hơn

Để lưu và bảo mật dự án, trong hộp thoại Save As, chọn Tools → General Options

 Trong mục Protection Password: nhập pass dùng để mở file

 Trong mục Write Reservation password: nhập pass để người dùng có thể chỉnh sửa file nếu muốn

 Chọn vào mục Always create backup nếu người dùng muốn tạo file backup File Backup có đuôi

là bak sẽ nằm trong cùng thư mục với file được lưu nhưng không chứa những thay đổi gần nhất

 Chọn vào mục Read-only recommended nếu người dùng muốn lưu file dưới dạng chỉ đọc được

 OK → xuất hiện hộp thoại Confirm Password ( Nếu người dùng nhập đầy đủ 2 password gồm Protection Password và Write Reservation password, thì hộp thoại sẽ xuất hiện 2 lần để người dùng nhắc lại 2 password đã nhập)

Các hộp thoại Confirm Password

Nhập Password → OK

1.6.3 Mở file dự án có sẵn

 Ribbon file → Open → Chọn tệp muốn mở → Open.

 Hoặc Ribbon file → Recent → chọn một trong các file trong danh sách Đây là danh sách

các tệp được tạo bởi chương trình trong thời gian gần nhất

1.6.4 Đóng file dự án

 Để đóng một file dự án đang kích hoạt, người dùng có thể chọn Ribbon file → Close

hoặc bấm vào biểu tượng dấu “x” bên góc phỉa màn hình

 Chú ý: Có thể có 2 biểu tượng đóng: biểu tượng phía trên sẽ đóng toàn bộ chương trình,

biểu tượng phía dưới dùng để đóng file hiện hành

Biểu tượng đóng tệp bên góc phải màn hình

1.7.NHẬP CÁC THÔNG TIN CHUNG CHO TOÀN DỰ ÁN

Khi lập tiến đọ theo dõi quản lý dự án trong MP, chương trình cho phép người dùng lưu các thông tin quan trọng liên quan đến dự án như người quản lý, người lập dự án, công ty hay các ghi chú… Để nhập các thông tin này ta thực hiện, trên Back, mục Info → Project Information

→ Advanced Properties → Summary → Nhập thông tin

 Điền thông tin vào trang Summary

 Người dùng có thể xem các thông tin tóm lược của dự án ở các trang bên cạnh

(General Statistics,…)

1.8 QUAN SÁT ĐỒNG THỜI 2 HAY NHIỀU DỰ ÁN

MP cho phép người dùng mở cùng lúc nhiều dự án để quan sát hay quan sát nhiều cửa sổ khác nhau cho cùng một dự án

Để quan sát cùng lúc 2 hay nhiều cửa sổ, ta thực hiện:

 Ribbon View → New Window

 Chọn Arrange All để sắp xếp tất cả các dự án đang được mở trên màng hình.

 Tuy nhiên tại một số thời điểm chỉ có một file dự án được kích hoạt Để thay đổi của sổ

đang kích hoạt, ta chọn vài Switch Window và đánh dấu bằng cách chọn cửa sổ muốn kích hoạt

 Người dùng có thể tắt cửa sổ đang kích hoạt bằng cách ấn vào Hide/ Unhide.

1.9 BÀI TẬP VÍ DỤ 1

Tạo mới một dự án để lập tiến độ thi công móng công trình trong MP 2013 như sau:

 Tên công trình: Móng tòa nhà DISNA.

 Người lập: Phạm Văn Chiến.

 Người quản lý: Lê Hà.

 Tên công ty: Công ty Xây dựng số 3.

 Nhập ghi chú: Tiến độ này lập dựa theo tiến độ dự thầu.

 Lưu dự án với tên là “vidu1”, trong thư mục “Duan” trên ổ D.

 Lưu dự án bằng một file khác để có thể mở được bằng phiên bản MP 2007 tên là

“Vidu12007”

 Xem đồng thời cả 2 file vừa tạo trên màn hình.

Cách thực hiện:

 Ribbon file → Info → Project Information → Advanced Properties → trang Summary →

Nhập thông tin