Quy che quan ly toa nha cao tang

MỤC LỤC PHẦN I. QUY ĐỊNH CHUNG 1 1. Căn cứ pháp lý: 1 2. Mục đích: 1 PHẦN II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ 2 1. Chức năng: 2 2. Nhiệm vụ: 2 PHẦN III. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ 4 1. Sơ đồ tổ chức, hoạt động của Công Ty ................................: 4 2. Tổ chức, hoạt động của Ban QLTN bao gồm: 4 PHẦN IV. TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG, PHÓ BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ 5 1. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng Ban Quản lý Tòa nhà: 5 1.1 Trách nhiệm: 5 1.2 Quyền hạn: 6 1.3 Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Ban quản lý tòa nhà: 6 PHẦN V. NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ 7 1. Bộ phận hành chính và Giám sát: 7 1.1 Bộ phận hành chính : 7 1.2 Bộ phận giám sát : 7 2. Bộ phận kỹ thuật : 8 3. Bộ phận an ninh : 9 4. Bộ phận vệ sinh: 9 4.1 Khu căn hộ 9 4.2 Khu vệ sinh 9 4.3 Khu vực cầu thang bộ 10 4.4 Khu vực tầng hầm 10 4.5 Khu vực sân và vỉa hè bao quanh (kể cả phạm phi thuộc khu nhà vườn) 10 4.6 Thu gom rác 10 4.7 Khu vực sảnh tầng 1 và văn phòng làm việc của Ban QLTN 10 5. Bộ phận quan hệ khách hàng : 10 5.1 Trưởng bộ phận quan hệ khách hàng: 10 5.2 Lễ Tân: 11 6. Nội quy làm việc: 11 6.1 Nội qui dưới dây được áp dụng cho toàn bộ nhân viên Ban QLTN: 11 6.2 Hồ sơ lưu trữ: 12 6.3 Báo cáo giải quyết sự cố: 12 6.4 Họp cán bộ nhân viên Ban Quản Lý tòa nhà: 13 6.5 Quản lý sử dụng chìa khóa: 13 6.6 Qui trình quản lý sử dụng chìa khóa: 13 6.7 Chế tài khen thưởng kỷ luật: 14 PHẦN VI. CÁC QUY ĐỊNH LIÊN QUAN 15 1. Quy định về tài chính 15 1.1 Quy định chung về tài chính: 15 1.2 Quy định cụ thể về tài chính: 15 2. Các quy định về báo cáo hoạt động kiểm tra trong tòa nhà 16 2.1 Báo cáo tháng hoạt động kiểm soát tòa nhà: 16 2.2 Báo cáo sự cố 16 3. Quy định về sửa chữa và bảo dưỡng 17 3.1 Công tác sửa chữa căn hộ: 17 3.2 Công tác bảo dưỡng các trang thiết bị kỹ thuật 17 PHẦN VII. CHỈ DẪN VỀ AN NINH TÒA NHÀ 19 1. Ban an ninh trật tự cơ động của tòa nhà: 19 1.1 Ban chỉ huy: bao gồm 19 1.2 Các đội bảo vệ cơ động: 19 1.3 Phương án phòng, chống, bảo vệ an ninh: 19 1.4 Dự trù công cụ cho công tác phòng chống, bảo vệ, an ninh, trật tự 20 1.5 Xử lý sự cố gây rối tại tòa nhà 20 1.6 Trách nhiệm và quyền lợi 20 2. Tai nạn, trộm cắp và các trường hợp rủi ro: 20 3. Thiết bị PCCC: 21 4. Thang máy: 21 4.1 Thang khách: 21 4.2 Thang hàng: 21 4.3 Hướng dẫn chung sử dụng thang máy: 22 5. An ninh hầm để xe: 22 6. Ý kiến của khách hàng: 23 7. Tài sản thất lạc: 23 PHẦN VIII. CHỈ DẪN TRONG TÒA NHÀ VÀ HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT SỰ CỐ 24 1. Bảng chỉ dẫn trong tòa nhà: 24 2. Phân khu vực để xe: 24 2.1 Chỉ dẫn: 24 2.2 Các qui định: 25 3. Chỉ dẫn an toàn cháy nổ: 27 3.1 Mục đích: 27 3.2 Hành động khi xảy cháy: 27 3.3 Diễn tập thoát hiểm khi xảy cháy 27 3.4 Xử lý tình huống cháy giả định 27 4. Phòng chống bão lụt: 28 4.1 Ban chỉ huy 28 4.2 Các đội xung kích phòng chống bão lụt 29 4.3 Phương án phòng chống bão lụt 29 4.4 Dự trù vật tư cho công tác phòng chống lụt 29 4.5 Xử lý sự cố 29 4.6 Trách nhiệm và quyền lợi 30 5. Sự cố hệ thống điện, cấp thoát nước: 30 5.1 Phương án xử lý sự cố hệ thống điện: 30 5.2 Phương án xử lý sự cố hệ thống nước 32 6. Hỏng thang máy 35 PHẦN IX. CÁC MẪU BIỂU CHUẨN DÙNG CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ 36 PHẦN XI. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 36 PHỤ LỤC 01 37 PHỤ LỤC 02 43 PHỤ LỤC 03.1 44 PHỤ LỤC 03.2 45 PHỤ LỤC 04 48 PHỤ LỤC 05.1 50 PHỤ LỤC 05.2 53 PHỤ LỤC 05.3 56 PHỤ LỤC 05.4 57 PHỤ LỤC 05.5 60

QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ TÒA

- Ban Quản lý Tòa nhà tại ., Cầu Giấy, Hà Nội (sau đây gọi tắt là

“Ban QLTN”) được thành lập theo Quyết định số ……ngày …tháng … năm 2011 của

gọi tắt là “Công ty .”; là đơn vị trực thuộc Công ty ., không có

- Quy định về nội quy tòa nhà;

- Chế độ làm việc của Ban QLTN;

- Ban QLTN thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật và Công ty hiện hành vềlĩnh vực quản lý và vận hành nhà chung cư;

- Tất cả cán bộ, nhân viên (gọi tắt là “CBNV”) trong Ban QLTN chấp hành nghiêm chỉnh các chỉ thị, mệnh lệnh của Trưởng ban, thực hiện nghiêm túc các nội quy,quy chế và các quy định của Ban QLTN Chịu trách nhiệm về công việc được giao;

- Thời gian làm việc của Ban QLTN: Theo đặc thù của Ban QLTN, từng bộ phận sắp xếpcông việc hợp lý tối thiểu 8 giờ/ngày và theo sự phân công của Trưởng Ban QLTN;

- Chế độ họp giao ban ngày/tuần/tháng/năm: theo quy định của Công ty;

- Chế độ báo cáo định kỳ và/hoăc đột xuất: theo quy định của Công ty

PHẦN II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ

1. Chức năng:

- Thay mặt Ban Giám đốc Công ty điều hành và vận hành hoạt động của Tòanhà theo văn bản pháp luật và quy định hiện hành của Công ty;

- Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc công ty trong việc xây dựng các chủ trương,

kế hoạch và quy chế, quy định trong quá trình vận hành hoạt động của Ban QLTN và

tổ chức thực hiện các chủ trương, kế hoạch được Giám đốc phê duyệt Đồng thời,

đề xuất các giải pháp phù hợp tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình triển khai

- Thông báo bằng văn bản về những yêu cầu, những điều cần chú ý cho khách hàng,người sử dụng khi bắt đầu sử dụng Tòa nhà; hướng dẫn việc lắp đặt các trang thiết bịthuộc phần sở hữu riêng vào hệ thống trang thiết bị dùng chung trong tòa nhà;

- Định kỳ kiểm tra cụ thể, chi tiết, bộ phận của Tòa nhà để thực hiện việc quản lý vận hành tòa nhà;

- Thực hiện ngay việc ngăn ngừa nguy cơ gây thiệt hại cho khách hàng, người sử dụng

và sửa chữa bất kỳ chi tiết nào của phần sở hữu chung hoặc trang thiết bị dùng chungtrong tòa nhà bị hư hỏng đảm bảo cho tòa nhà hoạt động được bình thường;

- Thu phí dịch vụ quản lý vận hành nhà tòa nhà hàng tháng theo quy định của Công ty vàpháp luật;

- Đầu mối tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc Công ty liên hệ với các cơ quancấp điện, nước và các dịch vụ tiện ích khác để cung cấp cho tòa nhà, thông báo sửa chữa, bảo hành, bảo trì….;

- Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng nội quy, quy chế liên quan đến việc quản lý, sử dụng và vận hành tòa nhà;

- Giám sát các dịch vụ kiểm tra – kiểm soát đảm bảo an ninh, vệ sinh, quản lý khu vựccông cộng, chăm sóc cây xanh và cảnh quan, quản lý, điều phối bãi đậu xe đảm bảomục đích chung của các bên sử dụng;

- Quản lý sử dụng, bảo dưỡng các trang thiết bị sử dụng chung trong tòa nhà (cầu thangmáy, trạm bơm nước, máy phát điện, hệ thống điều hoà, hệ thống chiếu sáng, hệ thốngcấp thoát nước và các trang thiết bị khác);

- Vận hành hệ thống trang thiết bị sử dụng chung (bơm nước, vận hành thang máy, máy phát điện và các thiết bị khác);

2

- Quản lý sử dụng, bảo dưỡng phần diện tích và không gian thuộc sở hữu chung trong tòa nhà (hành lang, cầu thang bộ, tường, trần, mái nhà và các bộ phận khác);

- Quản lý, bảo quản tài liệu, hồ sơ quản lý tòa nhà và các hồ sơ tài liệu khác nhận được từchủ đầu tư;

- Quản lý, sử dụng tài sản được giao đúng mục đích, tiết kiệm;

- Kiểm tra, đôn đốc các đối tượng có liên quan trong việc thực hiện nội qui, qui chế

có liên quan;

- Định kỳ 01 tuần/ 01tháng một lần, báo cáo cho Ban Giám đốc Công ty về công tác quản lý vận hành chung của tòa nhà; đồng thời lấy ý kiến của khách hàng, người

sử dụng về việc cung cấp dịch vụ cho Tòa nhà;

- Phối hợp với tổ dân phố trong công tác an ninh, trật tự và các vấn đề có liên quan kháctrong quá trình quản lý vận hành Tòa nhà;

- Thực hiện chế độ báo cáo Ban giám đốc Công ty, cơ quan quản lý Nhà nước, lưu trữ

hồ sơ theo quy định của Pháp luật và Công ty

PHẦN III TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ

1. Sơ đồ tổ chức, hoạt động của Công Ty .:

2 Tổ chức, hoạt động của Ban QLTN bao gồm:

 01 Trưởng Ban QLTN

 01 Phó Ban QLTN

 Các bộ phận của Ban QLTN

Hành chính Nhân sự

Kế toán

tài chính

Ban QLTN

Dịch vụ khách hàng

Kỹ thuật

Ban Giám đốc

Đại hội cổ đông

Ban Giám sát Hội đồng

quản trị

PHẦN IV TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG,

PHÓ BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ

1. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng Ban Quản lý Tòa nhà:

1.1 Trách nhiệm:

-Trưởng Ban QLTN là người điều hành cao nhất trong Ban, là đội trưởng đội phòng cháy chữa cháy (gọi tắt là “PCCC”) của tòa nhà, trực tiếp chịu trách nhiệmtrước Giám đốc Công ty về mọi mặt hoạt động của Ban QLTN;

-Có trách nhiệm xử lý kịp thời những vấn đề thuộc thẩm quyền Đề xuất những vướng mắc, kiến nghị trong quá trình thực hiện lên Giám đốc Công ty

-Chủ trì trong việc lập và thực hiện triển khai các chủ trương, kế hoạch được Giám đốcCông ty phê duyệt;

-Quản lý và điều phối, phân công nhiệm vụ tới từng bộ phận, cá nhân để triển khai côngviệc, đảm bảo theo đúng chức năng và nhiệm vụ của Ban QLTN Đào tạo nhân viên của Ban QLTN để nâng cao ý thức, chuyên môn nghiệp vụ phục vụ tòa nhà;

-Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong Ban QLTN, trực tiếp điều hànhđến từng bộ phận chuyên trách;

-Chủ động đề xuất định biên nhân sự của Ban QLTN phù hợp vào từng thời điểm,

đề xuất ký hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng laođộng….đối với các cán bộ nhân viên Ban QLTN theo qui định pháp luật;

-Đế xuất Ban Giám đốc phê duyệt: Các chế tài thưởng, phạt và Chế độ làm việc tại BanQLTN…;

-Tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo do cấp trên triệu tập;

-Báo cáo định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm và báo cáo đột xuất về các mặt hoạt động củaBan QLTN gửi Ban Giám đốc Công ty và các cấp, các ngành có liên quan;

-Báo cáo việc thực hiện 4 nhiệm vụ chính của công việc quản lý như: Quản lý vật chất;Quản lý tài chính; Quản lý khách hàng và Quản lý rủi ro;

-Thường xuyên kiểm tra toà nhà: PCCC, An ninh, vệ sinh…;

-Đảm bảo cung cấp thông tin mới nhất và chính xác nhất cho bộ phận kế toán;

-Chịu trách nhiệm về tất cả các hoá đơn liên quan đến toà nhà và làm rõ sự khác biệtgiữa khu vực chung và khu vực sở hữu riêng;

-Đảm bảo rằng nhân viên trong Ban QLTN phải luôn quan tâm tới những phàn nàn và đềnghị của khách hàng (được ghi trong Sổ phê bình góp ý của khách hàng);

-Phát triển và duy trì những chương trình liên kết khách hàng và toà nhà cũng như việcliên hệ thường xuyên với khách hàng nhằm đạt được sự hài lòng của họ;

-Theo dõi những tài liệu trong cuốn Hướng dẫn điều hành nói chung và cuốn Danh mục nhiệm vụ quản lý toà nhà Việc kiểm tra sẽ được thực hiện, đảm bảo việc các thông tin trong sách được cập nhật hàng ngày;

-Thay mặt Công ty t ổ chức hội nghị chung cư và thành lập Ban quản trị Tòa nhà;

-Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao

1.2 Quyền hạn:

-Trưởng Ban QLTN được chủ động đề xuất nhân sự của các bộ phận thuộc Ban QLTN, theo sơ đồ tổ chức và hoạt động đã được Giám đốc Công ty phê duyệt;-Được duyệt chi các khoản tiền phục vụ cho hoạt động của Ban QLTN theo sự phân cấp của Công ty và theo kế hoạch được Giám đốc Công ty phê duyệt;

-Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường xuyên hoặc đột xuất của Ban QLTN;

-Điều hành, giám sát và tổ chức nhân viên các bộ phận, quản lý, chịu trách nhiệm vềhoạt động của họ; đảm bảo lịch phân công nhân viên làm việc trong kỳ nghỉ, cuối tuần và lễ tết;

-Giữ liên lạc đều đặn với Ban QLDA (Chủ đầu tư), đảm bảo các dịch vụ trong toà nhàđạt hiệu quả tốt.;

-Điều hành và xem xét hoạt động của các nhà thầu cung cấp dịch vụ trong toà nhà, đặc biệt là các dịch vụ vệ sinh, an ninh, kiểm soát các vật gây hại và dịch vụ thang máy phải được thực hiện đồng bộ và nằm trong vòng kiểm soát tài chính cho phép;

-Điều hành và kiểm soát các phiếu mua hàng; các đề nghị mua hàng phát sinh trong hoạtđộng quản lý toà nhà;

-Quản lý khách hàng trong việc tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng thuê;

-Các ủy quyền khác của Giám đốc Công ty (nếu có)

1.3 Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Ban quản lý tòa nhà:

-Phó Ban QLTN là người được Trưởng ban QLTN phân công, uỷ quyền phụ trách mộthoặc một số lĩnh vực quản lý của Ban QLTN, chịu trách nhiệm trước Trưởng banQLTN, Giám đốc Công ty và trước pháp luật về thực hiện các nhiệm vụ được giao; -Tham mưu giúp việc Trưởng ban QLTN điều hành hoạt động trong phạm vi được phâncông theo chức năng nhiệm vụ của Ban QLTN;

-Nhận uỷ quyền của Trưởng ban QLTN, thay mặt để giải quyết công việc cụ thể, đảm bảo thực hiện đúng pháp luật của Nhà nước, quy chế quản lý của Công ty và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình;

-Trực tiếp thực hiện các công việc được Trưởng ban QLTN phân công;

-Đào tạo nhân viên của Ban QLTN để nâng cao ý thức, chuyên môn nghiệp vụ phục vụtòa nhà;

-Có trách nhiệm báo cáo kết quả công tác của mình với Trưởng ban QLTN;

-Thường xuyên liên hệ với Trưởng Ban QLTN để hỗ trợ hoặc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ được yêu cầu nào;

-Tổ chức sắp xếp các hoạt động sửa chữa và bảo trì toà nhà theo yêu cầu của Trưởng ban QLTN phân công cho các bộ phận liên quan giải quyết;

-Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ hỗ trợ nào theo yêu cầu của Trưởng Ban QLTN

6

PHẦN V NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ

-Hỗ trợ giám sát khu vục sảnh và các nút giao thông nội bộ chính vào giờ cao điểm.-Chuẩn bị báo cáo và các loại văn bản tài liệu có liên quan đến công tác quản lý tòa nhà – Chi phí hành chính bao gồm tiền điện thoại, in ấn, sổ tay dân cư, thông báohàng ngày, hệ thống biển báo quản lý, phí tổ chức các sự kiện hàng năm như lễ, tết,quan hệ với chính quyền địa phương…;

-Lên phương án tổ chức hội nghị nhà chung cư, thành lập Ban Quản trị tòa nhà;

-Tham mưu đề xuất ký các hợp đồng dịch vụ như hợp đồng vận chuyển rác… vàcông tác lưu trữ tài liệu trong Ban QLTN;

-Giúp Trưởng ban QLTN tập huấn PCCC cho toàn bộ dân cư, các đơn vị làm việc trongtòa nhà;

-Thức hiện các công việc khác do Trưởng ban QLTN giao

-Khảo sát và lên danh sách tồn đọng trong tòa nhà để có phương án khắc phục hay ngănchặn;

-Tập hợp báo cáo Trưởng ban QLTN về các hỏng hóc, sự cố và nguyên nhân cũng như

đề ra các giải pháp phù hợp;

-Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định của các bộ phận trong Ban QLTN;

-Báo cáo thực trạng hoạt động của Ban QLTN và đề xuất các biện pháp xử lý phù hợp;-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng Ban QLTN hoặc/và Giám đốc Công ty giao.

2 Bộ phận kỹ thuật :

-Cán bộ kỹ thuật phải có chứng chỉ chuyên môn;

-Hệ thống đặc thù không trực tiếp làm: thang máy, điều hòa, diệt côn trùng, ;

-Diện tích bề mặt đặc thù (trên cao, hố thang máy,…) phải có bộ phận kỹ thuật tham gia làm sạch cùng bộ phận vệ sinh;

-Chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và vận hành thang máy theo hướng dẫn của nhàcung cấp Kiểm tra và kịp thời phát hiện sự cố và có phương án khắc phục đối với hệthống thang máy trong trường hợp khẩn cấp Sắp xếp, bố trí cho cư dân, thợ thi công

và những đối tượng khác được phép sử dụng thang đi lại bằng thang máy được thuậnlợi, đúng qui định về sử dụng và tải trọng thang Trong trường hợp vận chuyển đồhoặc vật liệu xây dựng, cán bộ kỹ thuật trực thang phối hợp với an ninh để trực tiếp hướng dẫn, sắp xếp đồ đạc hoặc vật liệu cho hộ dân nhằm đảm bảo an ninhtrật tự, tránh gây hỏng hóc hay làm trầy xước buồng thang;

-Xử lý và tổ chức cứu hộ trong tình huống có sự cố Trường hợp ngoài khả năng thì phảibáo cáo ngay cho Trưởng ban QLTN để xin ý kiến chỉ đạo và gọi trực tiếp cho

tổ bảo hành thang máy;

-Phối hợp với tổ giám sát lập biên bản khi có người vi phạm nội qui sử dụng thang; Ghichép cụ thể các hiện tượng xảy ra vào sổ nhật trình chạy thang Nhắc nhở các đối tượng sử dụng thang tuân thủ nghiêm túc nội qui sử dụng;

-Chịu trách nhiệm quản lý vận hành hệ thống điều hòa;

- Đóng điện nước kịp thời cho các căn hộ mới vào khi có yêu cầu;

-Trực bơm nước đảm bảo luôn có đủ nước cho toà nhà;

-Theo dõi tình trạng hoạt động của máy phát điện Chạy vận hành bảo dưỡng máy phát định kỳ;

-Chịu trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp và chi tiết để triển khai công tác thu tiền điện,nước, thay mặt Ban QLTN làm việc với đơn vị cung cấp điện, nước, gas, …;

-Thường xuyên tuần tra các tầng Xử lý kịp thời sự cố về điện nước, kiểm tra sự cố củatất cả các hệ thống cung cấp điện, điều hoà hoặc tiếng ồn từ công tắc, hỏng ổ điện,cháy đèn điện ; kiểm tra sự cố hệ thống báo trộm, hệ thống báo cháy; kiểm tra hỏng hóc của cửa sổ, cửa ra vào, khoá và các thiết bị khác; kiểm tra hệ thống dẫn vàthoát nước, bể chứa nước để tránh hiện tượng dò nước hoặc ngập lụt; kiểm tra và vận hành hệ thống máy bơm, hệ thống thoát hiểm, hệ thống điều hoà; kiểm tra

hệ thống tường và trần nhà; bảo dưỡng hệ thống thang máy định kỳ; sửa chữa nhỏvà/hoặc thay thế các trang thiết bị đơn giản; ngăn ngừa và xử lý các sự cố kỹ thuậttrong tòa nhà;

-Quản lý các hoạt động thi công, sửa chữa và bảo hành, bảo trì diễn ra trong phạm vi toànhà;

-Thường xuyên kiểm tra việc thi công sửa chữa của các căn hộ, kịp thời phát hiện nhữngtrường hợp vi phạm về sửa chữa, gây hỏng hóc và báo cáo Ban Quản Lý hướng khắcphục;

8

-Lập kế hoạch ngắn hạn cho công tác bảo trì các hệ thống kỹ thuật trong toà nhà căn cứ trên tình trạng và thực tế sử dụng các hệ thống kỹ thuật trong toà nhà;

-Chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ, phân loại, bảo quản, thu thập các loại hồ sơ - bản vẽ, giấy phép về hệ thống kỹ thuật và các trang thiết bị của cả toà nhà;

-Chịu trách nhiệm thu thập và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục, giấy phép theo các qui định củapháp luật để đưa toà nhà đi vào hoạt động và phục vụ cho công tác quản lý vận hành toà nhà;

-Làm các công việc khác theo sự phân công của Trưởng ban QLTN

3 Bộ phận an ninh :

-Chịu trách nhiệm về mọi tài sản chung của tòa nhà;

-Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm soát an toàn cho các phương tiện ra vào và gửi tạitòa nhà theo quy định;

-Quản lý các đối tượng ra vào nhằm đảm bảo an ninh khu căn hộ;

-Kiểm soát thời gian thi công sửa chữa và ngăn chặn tình trạng xả rác bừa bãi;

-Kiểm soát việc vận chuyển phế thải xây dựng theo giờ, sử dụng thang máy và tập kếtphế thải xây dựng đúng quy định;

-Thường xuyên thay phiên tuần tra các tầng và các căn hộ đang sửa chữa, kịp thời phát hiện và lập biên bản các vi phạm của thợ thi công, chủ nhà và có thể yêu cầu bộphận hành chính và các bộ phân chức năng khác hỗ trợ khi cần thiết;

-Thường xuyên kiểm tra và nắm bắt tình hình tài sản của tòa nhà để ở khu vực chung (như bình cứu hỏa, đèn hành lang, …) phải phát hiện kịp thời những hỏng hóc, mất mát và báo cáo Trưởng ban QLTN;

-Theo dõi những đối tượng khả nghi và kịp thời mời ra khỏi tòa nhà những đối tượngkhông có phận sự;

-Kịp thời xử lý những tình huống cháy nổ, tai nạn, mất cắp mất trộm, khắc phục các

sự cố và đề phòng các trường hợp quấy phá hay gây mất trật tự tại khu vực căn hộ;-Bảo vệ tài sản và đảm bảo an ninh chung trên địa bàn quản lý;

-Trách nhiệm cụ thể sẽ do BQL qui định tùy theo từng chốt bảo vệ cụ thể

4 Bộ phận vệ sinh:

4.1 Khu căn hộ

-Lau cửa kính;

-Quét và lau hành lang căn hộ;

-Làm sạch thang máy (bên trong và ngoài);

-Làm sạch mặt đá bên ngoài cầu thang máy tại các tầng;

-Làm sạch gạt tàn thuốc lá Inox;

-Lau các thiết bị gắn trên tường;

-Tẩy các vết bẩn trên tường;

-Quét mạng nhện

4.2 Khu vệ sinh

-Làm vệ sinh nhà WC chung của tất cả các tầng (trừ các diện tích đã cho thuê);

4.3 Khu vực cầu thang bộ

-Quét bậc cầu thang bộ;

-Lau bụi tay vịn và gờ tường;

-Tẩy các vết bẩn trên tường

-Quét mạng nhện

4.4 Khu vực tầng hầm

-Quét và đẩy khô hai tầng hầm B1, B2;

-Quét mạng nhện trần hai tầng hầm;

-Lau, tẩy các vết bẩn bám trên nền;

-Lau các thiết bị kỹ thuật và hệ thống cứu hoả

4.5 Khu vực sân và vỉa hè bao quanh (kể cả phạm phi thuộc khu nhà vườn)

-Quét và thu gom rác tại khu vực sân, vỉa hè và rãnh thoát nước;

-Tưới cây cỏ, vệ sinh bồn cây;

-Tỉa cây, phun thuốc, bón phân cho cây;

-Tổng vệ sinh vỉa hè ngoài toà nhà

4.6 Thu gom rác

-Thu gom và vận chuyển rác thải đến nơi tập kết;

-Vệ sinh nơi tập kết rác tại các tầng;

-Lau các thiết bị gắn trên tường;

-Tẩy các vết bẩn trên tường;

-Đề xuất các phương án xử lý phù hợp lên lãnh đạo Ban/Ban Giám đốc Công ty đối với các kiến nghị của khách hàng;

-Theo dõi toàn bộ quá trình từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng đến khi xử lý xong cácthông tin đó

10

-Hỗ trợ dân cư trong công tác tiếp nhận căn hộ và chuẩn bị về sinh sống, làm việc tại tòanhà;

-Thu thập ý kiến, đề nghị và yêu cầu của các hộ dân báo cáo Trưởng /Phó Ban QLTN để

có biện pháp giải quyết phù hợp;

-Tiếp xúc và giải đáp thắc mắc, yêu cầu của khách hàng trong phạm vi cho phép Trườnghợp vượt quá thẩm quyền hoặc khả năng giải quyết của mình thì phải báo cáo ngaycho lãnh đạo Ban/Công ty

5.2 Lễ Tân:

-Thực hiện nhiệm vụ lễ tân giao dịch, khánh tiết, đón tiếp và hướng dẫn khách đến thămquan, giao dịch, liên hệ công việc, cụ thể chi tiết như sau: Tiếp đón khách đến giaodịch, liên hệ công việc với các bộ phận, phòng ban, Công ty thuê tại Tòanhà Thông báo các bộ phận liên quan để làm việc Tiếp đón kháchhoặc

chỉ dẫn những điều cần thiết cho khách hàng và các đối tác;

-Quản lý tổng đài và máy fax: Thường xuyên có mặt tại tổng đài, phụ trách hệ thốngtổng đài, nhận và trả lời điện thoại Hàng tháng, kiểm soát định mức điện thoại, thông báo và có ý kiến đề xuất xử lý Chỉ ra khỏi quầy lễ tân trực khi có người thay thế;

-Thái độ phải lịch sự, niềm nở, chu đáo khi giao dịch với các đối tác, khách hàng cũng như dân cư trong tòa nhà ;

-Tiếp nhận toàn bộ thông tin từ khách hàng (Bên ngoài, bên trong căn hộ) dưới dạng vănbản, bằng điện thoại hoặc bằng miệng chuyển ngay thông tin cho bộ phận liên quan

và Trưởng/Phó ban QLTN để có phương án giải quyết kịp thời;

-Hỗ trợ bộ phận hành chính thu các loại tiền và phí quản lý từ các đơn vị, hộ dân trongtòa nhà và khu nhà vườn;

-Công việc hành chính văn phòng khác do Trưởng ban QLTN và Trưởng bộ phận phâncông

6 Nội quy làm việc:

6.1 Nội qui dưới dây được áp dụng cho toàn bộ nhân viên Ban QLTN:

Tất cả cán bộ nhân viên trong Ban QLTN phải thực hiện và tuân thủ các quy định sau:-Nhân viên phải tôn trọng triệt để quy định làm việc tối thiểu 8 tiếng/ngày và có thể thayđổi theo thời gian;

-Không CNBV nào được đi ra ngoài trong giờ làm việc mà không xin phép;Trong trường hợp có việc phải ra ngoài thì phải xin phép Trưởng/Phó ban QLTN;-Nhân viên phải đeo thẻ tên trong giờ làm việc;

-Nghiêm cấm tụ tập, nói chuyện riêng, làm việc riêng trong giờ làm việc;

-Nghiêm cấm uống rượu, chích thuốc phiện, sử dụng chất kích thích trong giờ làm việc

-Nghiêm cấm đánh bạc, cá độ trong công ty;

-Nghiêm cấm ngủ trong giờ làm việc;

-Không hút thuốc trong giờ làm việc trong toà nhà;

-Không đọc sách báo, nghe nhạc hoặc xem tivi trong giờ làm việc;

-Nghiêm cấm mọi hình thức nài xin các tư lợi từ phía khách hàng;

-Không được làm việc cho một công ty khác hoặc một đơn vị, tổ chức khác cùng thời gian nếu không được sự chấp thuận;

-Sẽ phải bồi thường nếu làm thiệt hại đến bất kỳ tài sản nào của toà nhà;

-Nghiêm cấm mọi hình thức tiết lộ thông tin về chính sách của toà nhà mà không được

sự cho phép của Ban Giám đốc;

-Nghiêm cấm mọi hình thức sử dụng tài sản chung vào mục đích riêng;

-Tất cả nhân viên phải thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp để phản ánh hình ảnhcủa Tòa nhà;

-Văn phòng quản lý phải được giữ gìn sạch sẽ và gọn gàng trong suốt giờ làm việc vàluôn phải có ít nhất 01 người túc trực kể cả trong giờ ăn trưa;

-Toàn bộ nhân viên văn phòng quản lý phải trả lời bất kỳ cuộc điện thoại gọi đến nào vớithái độ lịch sự và ghi lại tên người gọi, yêu cầu và thời gian gọi đến;

-Văn phòng quản lý không được dùng để khách hàng, lái xe nghỉ ngơi và cũng không phải là nơi hội họp;

-Không được ngủ lại hoặc để các vật dụng cá nhân trong văn phòng hoặc kho bãi toà nhà

6.2 Hồ sơ lưu trữ:

-Ban QLTN phải lưu giữ hồ sơ toà nhà theo quy định của Công ty Hồ sơ này có thểdành cho Trưởng/Phó ban QLTN và/hoặc người ủy quyền kiểm tra bất cứ lúc nào;-Tất cả tài liệu chính thức sẽ được lưu giữ, kể cả những hồ sơ cần thiết của khách hàngtheo quy định của Công ty;

-Tài liệu về khách hàng và hồ sơ của toà nhà được lưu giữ trong tủ đựng tài liệu của Vănphòng quản lý Mỗi tủ đựng đều có các kẹp lưu trữ tài liệu và được sắp xếp một cáchkhoa học để thuận tiện cho việc tra cứu hoặc kiểm tra

-Sổ nhật ký tòa nhà được cấu thành từ các bộ phận báo cáo hàng ngày và/hoặc các phảnánh của khách hàng/hộ dân phát sinh trong ngày

-Báo cáo ngày: Bộ phận hành chính nộp báo cáo cho Trưởng/Phó ban QLTN trước

17 giờ hàng ngày, riêng thứ 7 thì nộp trước 11 giờ 30 phút (trừ Chủ nhật và ngày nghỉ lễ tết) Các bộ phận khác nộp báo cáo theo thời gian giao ca và trước khigiao ca 15 phút

-Sổ nhật ký được đặt tại Phòng của Trưởng ban QLTN;

-Sổ nhật ký ghi lại những sự cố và kiến nghị hàng ngày của khách hàng

-Các bộ phận chuyên trách được thông báo về những kiến nghị này và giải quyết kịp thời

-Vào cuối mỗi ngày, sổ nhật ký phải được Trưởng/Phó ban QLTN xem xét và ký ghi nhận

6.3 Báo cáo giải quyết sự cố:

-Toàn bộ sự cố phải được báo cáo cho Trưởng/Phó ban QLTN

12

-Trưởng bộ phận/CBNV có liên quan kiểm tra địa điểm xảy ra sự cố, chụp ảnh và kiểmtra tổn thất, lập biên bản, kiến nghị biện pháp xử lý, có trách nhiệm theo dõi kết quả xử lý sự cố và lưu toàn bộ hồ sơ.

6.4 Họp cán bộ nhân viên Ban Quản Lý tòa nhà:

-Trưởng ban QLTN phải tổ chức họp giao ban hàng ngày với Trưởng bộ phận/CBNV cóliên quan Trưởng các bộ phận họp giao ban hàng ngày với CBNV trong bộ phậnmình

-Ban Giám đốc Công ty họp tuần/tháng với Trưởng, Phó ban QLTN và các trưởng bộphận;

-Mục đích của cuộc họp là nhằm thảo luận/thông báo và cập nhật công việc đang tiếnhành và đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp

-Thư ký ghi và lưu Biên bản cuộc họp, gửi cho các bộ phận liên quan và báo cáo Ban Giám đốc

6.5 Quản lý sử dụng chìa khóa:

-Khóa thang máy: để cố định, muốn dùng phải có biên bản

-Khóa phòng kỹ thuật và tủ PCCC: để trong phòng kỹ thuật thì phải có giám sát hoặcTrưởng ban QLTN kiểm tra thường xuyên

-Phó ban QLTN phụ trách an ninh/Trưởng bộ phận an ninh chịu trách nhiệm quản lýchìa khoá

-Chìa khoá được giữ trong ngăn kéo có khoá Chỉ có Trưởng/Phó ban QLTN/Trưởng

bộ phận an ninh được quyền giữ chìa khoá ngăn kéo

-Hết giờ làm việc, chìa khóa ngăn kéo được giao người phụ trách

-Nếu có đề nghị sử dụng chìa khoá thì phải ghi lại vào sổ quản lý chìa

6.6 Qui trình quản lý sử dụng chìa khóa:

-Thông tin chi tiết của người yêu cầu mượn chìa khoá sẽ được ghi vào mẫu đăng ký chìakhoá

-Chuyển đến bảng danh mục chìa khoá, chìa khoá riêng biệt được lấy từ Hộp chìa khoá Tủ chìa khoá này được đặt tại văn phòng Quản lý toà nhà và Người quản lýchìa khoá sẽ quản lý trực tiếp những hộp chìa khoá và tủ chìa khoá nói trên

-Thẻ chìa khoá được đánh số trên móc chìa khoá

-Số thẻ chìa khoá sẽ cũng được ghi lại trong Hồ sơ đăng ký chìa khoá bên cạnh cácthông tin đã có

-Chìa khoá sẽ được giao cho người yêu cầu mượn

-Khi trả lại chìa khóa, người đăng ký sẽ ghi ngày tháng nhận chìa khoá đồng thời chìa khoá được trả lại hộp chìa khoá

-Phó Trưởng ban QLTN phụ trách an ninh/Trưởng Bộ phận an ninh có trách nhiệm kiểmtra sổ sách và xem lại thủ tục đăng ký mượn chìa khoá

-Việc sử dụng chìa khoá tổng cũng được yêu cầu có sự kiểm soát nghiêm ngặt

6.7 Chế tài khen thưởng kỷ luật:

-Mọi hoạt động làm trái, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ quy chế này

bị coi là vi phạm;

-Việc xử lý vi phạm theo quy chế của Công ty;

-Các trường hợp vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng phải bồi thường thiệt hại hoặc chịu

xử lý theo pháp luật hiện hành;

-Mọi hoạt động làm trái, không thực hiện theo đúng chỉ dẫn trong tài liệu này có thể sẽ

bị xem xét mức độ vi phạm và bị xử lý kỷ luật Việc xử lý vi phạm do Trưởng/ Phóban Quản Lý quyết định Trường hợp Trưởng/ Phó ban Quản Lý vi phạm thì việc xử

lý sẽ do Giám Đốc Công ty quyết định

-Mức độ xử lý vi phạm căn cứ trước hết theo lỗi vi phạm, các qui định làm việc

áp dụng cho từng bộ phận chức năng (Hành chính, Giám sát, Quan hệ khách hàng, Kỹthuật, An ninh, Vệ sinh) Xử lý vi phạm được thực hiện theo các hình thức cảnh cáo,phạt thi đua, trừ vào lương hoặc phụ cấp Trường hợp vi phạm nghiêm trọng có thểcho nghỉ việc, bồi thường theo thiệt hại thực tế hoặc đưa ra cơ quan pháp luật xử lý -Cán bộ nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện nghiêm túc các qui định của BanQuản Lý sẽ được bình bầu, xem xét đề nghị khen thưởng vào cuối mỗi tháng và cuốinăm theo qui định của Công ty

14

PHẦN VI CÁC QUY ĐỊNH LIÊN QUAN

1. Quy định về tài chính

1.1 Quy định chung về tài chính:

-Kinh phí hoạt động của Ban QLTN do Công ty chi trả;

-Ban QLTN lập kế hoạch tài chính năm/quý/tháng trình Giám đốc phê duyệt;

-Mọi hoạt động tài chính của Ban QLTN phải tuân thủ theo các quy chế quản trị nội bộ

và các văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật hiện hành của Công ty;-Công tác kế toán, tài chính thực hiện theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn củaCông ty;

-Chịu trách nhiệm thu các loại phí dịch vụ của các hộ dân (nhà vườn và chung cư) và hỗtrợ thu các loại phí dịch vụ của khách hàng thuê khu thương mại (nếu cần)

-Quyền duyệt chi các khoản tiền liên quan đến hoạt động của Ban QLTN: Trưởng banQLTN được chủ động quyết định các khoản chi tiêu của bộ phận mình theo kế hoạchtháng đã được Giám đốc Công ty phê duyệt

1.2 Quy định cụ thể về tài chính:

-Định mức tồn quỹ cuối ngày tại Ban QLTN tối đa 5 triệu đồng

-Tất cả các khoản tiền thu được vượt định mức tồn quỹ của Ban QLTN phải nộp tại QuỹCông ty hoặc ngân hàng theo hướng dẫn của Kế toán trưởng Công ty

-Hàng ngày, nhân viên lễ tân/an ninh phải nộp tiền thu phí dịch vụ của khách cho Thủ quỹ - Hành chính của Ban QLTN

-Cán bộ Hành chính của Ban QLTN (kiêm kế toán ban) mở sổ kế toán theo hướng dẫncủa Phòng Tài chính kế toán Công ty

-Hàng tuần/tháng kế toán Ban phải giao nộp chứng từ gốc và đối chiếu sổ sách vớiPhòng Kế toán tài chính Công ty

-Kế toán Ban QLTN có trách nhiệm lập và nộp các báo cáo chuyên môn theo yêu cầucủa Phòng TCKT Công ty

-Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm kiểm tra quỹ tiền mặt của Ban QLTN định kỳ

và đột xuất

-Chi phí của Ban QLTN

 Các khoản chi phí có tính tiền lương

 Chi phí hành chính

điện thoại cá nhân có quy định cụ thể của Công ty)

 Chi phí phục vụ các hoạt động của Ban, các khoản dịch vụ thuê, mua ngoài, mua sắm tài sản, công cụ, bốc vác, vận chuyển hàng hoá …

2 Các quy định về báo cáo hoạt động kiểm tra trong tòa nhà

-Báo cáo kiểm tra tòa nhà hàng tháng: Các báo cáo hoạt động kiểm tra trong toà nhàphải được phê duyệt 1tháng/lần Bản báo cáo này tổng kết những hoạt động quản lýchính yếu trong tháng trước

-Ban QLTN phải đảm bảo hoạt động tuần tra hàng ngày và thực hiện một cách nghiêm túc theo quy định

2.1 Báo cáo tháng hoạt động kiểm soát tòa nhà:

-Chi tiết báo cáo theo mẫu: Phụ lục 01

2.2 Báo cáo sự cố

-Báo cáo sự cố không có tính chất định kỳ mà phát sinh theo các sự việc thực tế Khixảy ra các trường hợp khẩn có liên quan đến cháy nổ, trộm cắp hoặc các trường hợpnhư hỏng hóc nghiêm trọng trang thiết bị toà nhà, nhân viên BQL sẽ ghi lại trong Báo cáo sự cố Bản báo cáo phải bao gồm các nội dung sau:

(a) Địa chỉ

(b) Chủ đề của báo cáo(c) Thời gian xảy ra sự kiện

(d) Địa điểm chính xác

(e) Tên, chức vụ và chữ ký của người làm báo cáo

(f) Xác nhận của cảnh sát hoặc bất kỳ người làm chứng nào (nếu có)-Yêu cầu toàn bộ sự kiện phải được miêu tả một cách ngắn gọn, rõ ràng Phần hỏng hóc cũng như giá trị tài sản của toà nhà lúc ban đầu phải được đề cập trong bản báo cáo

-Bản báo cáo phải được làm chi tiết theo mẫu: Phụ lục 02

16

3 Quy định về sửa chữa và bảo dưỡng

3.1 Công tác sửa chữa căn hộ:

Quy trình xin phép phê duyệt công tác sửa chữa căn hộ:

-Ban Quản Lý cấp cho chủ hộ mẫu: Thư cam đoan, Đơn đề nghị sửa chữa căn hộ,…;-Chủ hộ hoàn thiện các mẫu đơn trên và gửi lại Ban QLTN;

-Chủ hộ nộp cho Ban QLTN Biên bản nghiệm thu kỹ thuật căn hộ (không còn vướngmắc gì về căn hộ thuộc phần thi công và kỹ thuật); Biên bản tiếp nhận hoặc biên bản bàn giao căn hộ có phê duyệt của Chủ Đầu Tư

-Ban Quản Lý có trách nhiệm phúc đáp đơn đăng ký sửa chữa của các hộ dân trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hoàn chỉnh từ chủ nhà;

-Sau khi phê duyệt Hồ sơ xin phép sửa chữa căn hộ, Ban QLTN cử cán bộ lên căn hộniêm phong hố thoát nước, kiểm tra ghi nhận tình trạng mặt bằng trước khi sửa chữa -Chủ hộ tiến hành công tác sửa chữa như nội dung đăng ký trong đơn Hàng ngày Ban QLTN có nhân viên lên kiểm tra;

-Khi hoàn thành công tác thi công sửa chữa, chủ hộ nộp lại Ban QLTN bản sao bản vẽhoàn công căn hộ sau sửa chữa hoặc biên bản nghiệm thu hoàn thành công tác thi công sửa chữa

Mẫu biểu và nội dung sửa chữa căn hộ

-Mẫu thư cam kết thực hiện quy định sửa chữa căn hộ theo Phụ lục 03.1

-Mẫu nội quy về nâng cấp, sửa chữa căn hộ theo Phụ lục 03.2

-Mẫu đơn đề nghị sửa chữa căn hộ theo Phụ lục 04

3.2 Công tác bảo dưỡng các trang thiết bị kỹ thuật

Để đạt được mục tiêu quản lý, nhân viên văn phòng quản lý phải nhận thức đượctầm quan trọng của công tác bảo dưỡng toà nhà và các dịch vụ liên quan của nó.Việc không thực hiện theo kế hoạch tất yếu sẽ dẫn đến các hỏng hóc trong tương lai và việc sửa chữa sẽ tiêu tốn một khoản chi phí Chính vì vậy, để tránh cáchỏng hóc thông thường, Trưởng ban QLDA nên tư vấn cho Trưởng ban QLTN đưa

ra chương trình bảo dưỡng Dưới đây là các hướng dẫn chung về vấn đề này:

 Kiểm tra sự cố của tất cả các hệ thống cung cấp điện, điều hoà hoặc tiếng ồn

từ công tắc, hỏng ổ điện, cháy đèn huỳnh quang, ;

 Kiểm tra sự cố hệ thống báo trộm, hệ thống báo cháy, thang máy và công tác

 Kiểm tra hệ thống máy bơm, hệ thống thoát hiểm, hệ thống điều hoà và

hệ thống quản lý đảm bảo chúng luôn ở trong điều kiện hoạt động tốt;

 Kiểm tra hệ thống tường và trần nhà;

 Báo cáo ngay các trường hợp sửa chữa hoặc thay đổi bất hợp lệ nào;

 Khi xảy ra các vấn đề sai hỏng về trang thiết bị trong toà nhà như cháy, hỏng ống dẫn nước, cửa hỏng khoá hoặc các thiệt hại do hệ thống phun nướccứu hoả gây ra nhân viên Ban QLTN phải báo cáo ngay cho Trưởng/Phóban QLTN để báo cáo Trưởng ban QLDA có quyết định giải quyết kịp thời.Các công tác bảo dưỡng trên thực hiện theo Phụ lục ( Phụ lục 05.1 đến Phụ lục05.5) kèm theo

18

PHẦN VII CHỈ DẪN VỀ AN NINH TÒA NHÀ

1 Ban an ninh trật tự cơ động của tòa nhà:

Để đảm bảo tình hình an ninh trật tự của tòa nhà, Ban QLTN thành lập Ban phòng, chống, bảo vệ an ninh trật tự cơ động tại tòa nhà

1.1 Ban chỉ huy: bao gồm

động

thực hiện nhiệm vụ được phân công tại các vị trí điểm chốt khi có tình huống xảy ra

nổ)

vệ

chia thành nhiều tổ cơ động kiểm soát từ tầng hầm B2 đến tầng mái

và cứu hộ cứu nạn các căn hộ và văn phòng khi xẩy ra sự cố tại tòa nhà

………

kỹ thuật, cung cấp vật tư, vật dụng cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ, lậpphương án bảo vệ dân cư và kho tàng khi xẩy ra sự cố (bạo động khủng bố)

1.2 Các đội bảo vệ cơ động:

tổ chức phòng chống gây rối, bạo động, khủng bố, theo phương án đã được thông quaban

quản trị tòa nhà và các đơn vị hỗ trợ

1.3 Phương án phòng, chống, bảo vệ an ninh:

báo chí) về những sự kiện lớn ở trong nước và vào những dịp lễ tết, bầu cử, họp quốchội

cơ động cần triển khai ngay các việc dưới đây

Làm thông báo cho các hộ dân.

 Trước khi ra khỏi tòa nhà phải kiểm tra hệ thống điện, gas.

công an phường

cho Ban Quản Lý tòa nhà

20

Làm thông báo cho các văn phòng.

dụng;

nhà

Kiểm soát khách ra vào tòa nhà

1.4 Dự trù công cụ cho công tác phòng chống, bảo vệ, an ninh, trật tự

1.5 Xử lý sự cố gây rối tại tòa nhà

trí tầng, phòng mà đối tượng gây rối

Nội;

mang, lo sợ

1.6 Trách nhiệm và quyền lợi

công của Trưởng ban Quản Lý tòa nhà và hoàn thành tốt nhiệm vụ của tổ, cá nhân

khen thưởng khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

2 Tai nạn, trộm cắp và các trường hợp rủi ro:

gửi tới Trưởng/Phó ban QLTN

người

đầu tiên thông báo tình hình cho bộ phận giải quyết có liên quan (bộ phận cứu hoả,cảnh sát hoặc cứu thương) đồng thời tiếp tục theo dõi để hỗ trợ cho các bộ phận liên quan làm nhiệm vụ.

trong trường hợp cần thiết

cáo về sự cố xảy ra và gửi bản báo cáo này cho Trưởng ban, Phó ban QLTN ngay lậptức;

cần thiết theo chỉ dẫn của nhân viên bộ phận liên quan;

truyền thông hoặc công chúng những thông tin về các sự cố xảy ra trong toà nhà Cácyêu cầu đưa tin kiểu này sẽ được Ban Giám đốc trực tiếp chỉ đạo

3. Thiết bị PCCC:

toà nhà là cần thiết để hướng dẫn họ cách thoát hiểm và xử lý trong những trường hợpkhẩn;

cho phép;

và

phòng điều hành thang máy và phải được kiểm tra hàng tuần;

sạch sẽ Nhân viên vệ sinh sẽ phải làm nhiệm vụ ngay lập tức tại thang máy nếu có bấtkỳ

chỗ bẩn nào;

22

 Trẻ em không được chơi trong thang máy hoặc vận chuyển xe đạp, đồ chơilớn

trong thang máy;

4.2 Thang hàng:

chuyển

hàng hoá, thiết bị văn phòng hoặc máy móc, ;

được

hướng dẫn làm vệ sinh thang hàng đúng cách;

phải

báo cáo

4.3 Hướng dẫn chung sử dụng thang máy:

cung cấp thang (khi còn trong thời gian bảo hành) và đơn vị bảo dưỡng thang;

để bộ phận quản lý giải cứu họ Duy trì liên lạc với người bị mắc kẹt cho đến khi giảicứu được họ

báo cáo lại với văn phòng quản lý

5. An ninh hầm để xe:

dùng để trộm cắp các xe đắt tiền, như sau:

o Trực tiếp đi vào khu vực để xe để ăn trộm;

o Đưa một xe đã được bọn chúng ăn trộm vào gửi tại hầm để xe và lấy một cái đắt tiền khác ra;

o Đe doạ và bắt nhân viên trông xe thông đồng lấy trộm xe máy và ôtô

thủ các quy định sau:

o Cửa ra vào hầm để xe phải được bảo vệ 24/24;

o Thẻ gửi xe máy và ôtô phải do Văn phòng quản lý cấp mới được phép vào khu vực đỗ xe nhân viên Khách bên ngoài chỉ được gửi xe khi hầm xe còn chỗ trống;

o Bất kỳ trường hợp khả nghi nào lảng vảng quanh hầm để xe cũng phải được báo cáo cho bộ phận an ninh;

o Các xe ôtô có dán kính đổi màu sẽ được yêu cầu hạ kính xuống để nhân viên bảo vệ kiểm tra

an ninh toà nhà Chặn đứng hành động phạm tội trước khi xảy ra sẽ hiệu quả hơn là bắt giam kẻ cắp sau khi họ phạm tội Nhìn chung, phần lớn kẻ tình nghi kiếm lý do xuất hiện trong nhà để xe:

o Vừa kết thúc việc gửi xe trong hầm và chuẩn bị rời khỏi nhà để xe;

o Vào hầm để xe để tìm kiếm xe;

ăn trộm xe Với những trường hợp khả nghi, nhân viên trông giữ xe nên:

o Theo dõi họ trong một khoảng thời gian nhất định;

o Thông báo cho văn phòng quản lý hoặc phòng an ninh;

o Ghi lại những trường hợp này;

o Thường xuyên để ý đến các tài sản trong hầm xe;

ngay các hành động cần thiết để giải quyết vấn đề nhanh nhất Tuỳ theo tính chấtnghiêm trọng của các phàn nàn, Trưởng ban QLTN sẽ chỉ định Trưởng bộ phận kỹ thuậthoặc Trưởng bộ phận an ninh giải quyết tuỳ theo trách nhiệm của mỗi bên như sau:

Giải quyết kiến nghị của khách hàng qua Trưởng BQL toà nhà/ Quản lý

24

điện thoại hoặc thư khách hàng/ Trưởng bộ phận kỹ

thuật

Theo dõi đến khi kiến nghị của khách

hàng được giải quyết Ghi nhận kết quả

lại đầy đủ các thông tin sau:

o Thông tin người trao trả;

o Ngày, giờ và địa điểm tìm thấy;

o Miêu tả tài sản;

đồ;

viên sẽ đưa tài sản đó cho Văn phòng Ban QLTN cất giữ

PHẦN VIII CHỈ DẪN TRONG TÒA NHÀ VÀ HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT SỰ CỐ

1. Bảng chỉ dẫn trong tòa nhà:

hút thuốc, biển báo khẩn, biển báo tầng

o Bảng chỉ dẫn lớn: đặt tại sảnh tầng 1 hoặc khu vực sân, các khu vực sử dụngchung

o Bảng chỉ dẫn riêng: đặt tại các tầng, khu vực khác

Lưu ý: Bảng chỉ dẫn riêng là không bắt buộc và có thể được làm tùy từng thời điểm.

2. Phân khu vực để xe:

2.1 Chỉ dẫn:

soát

giao thông và tình trạng đỗ xe trong toà nhà;

phương tiện như xe máy, xe đạp, ôtô đỗ xe trong toà nhà Tài liệu hướng dẫn còn đượcdùng đối với nhân viên an ninh và nhân viên trông giữ xe

Xe máy của khách:

1 Xe máy của khách phải đỗ tại hầm số 2 (B2)

2 Khi xe máy vào nhà xe, nhân viên trông giữ xe sẽ đưa vé xe có ghi biển số xecho khách Chỉ khi nhận được vé, khách mới được đỗ xe trong nhà xe

3 Khi khách quay lại lấy xe, nhân viên trông giữ xe sẽ thu lại vé xe và phí gửi xe

4 Nhân viên trông giữ xe kiểm tra sự trùng khớp giữa số ghi trên vé xe và biển số

xe Trong trường hợp số không trùng nhau, phải thông báo với nhân viên an ninh

để kiếm soát nhanh Lập tức gọi cảnh sát nếu phát hiện trường hợp gian lận Nếuchỉ là sự nhầm lẫn, nhân viên trông giữ xe yêu cầu khách xuất trình chứng minhnhân dân và giấy tờ xe để xác nhận

5 Sau khi nhân viên trông giữ xe xác nhận số trên vé và biển xe trùng khớp và đãthu phí, khách được phép mang xe ra khỏi nhà xe

Xe của nhân viên:

1 Xe máy của nhân viên đỗ tại tầng hầm 2 (B2);

2 Khi xe vào hầm đỗ, nhân viên trông giữ xe trao trả thẻ gửi xe cho chủ xe;

3 Khi quay lại lấy xe, chủ xe sẽ đưa thẻ gửi xe cho nhân viên trông giữ xe kiểmtra Chủ xe không phải trả phí;

4 Nhân viên trông giữ xe kiểm tra số trên thẻ gửi xe và biển số xe Nếu 2 số đókhông trùng khớp, phải thông báo với nhân viên an ninh để kiểm soát nhanh.Lập tức gọi cảnh sát nếu phát hiện trường hợp gian lận Nếu chỉ là sự nhầm lẫn,nhân viên trông giữ xe yêu cầu khách xuất trình chứng minh nhân dân và giấy tờ

thuận tiện trong việc đỗ xe tại toà nhà:

26

o Vận tốc tối đa của phương tiện trong nhà xe là 5km/giờ

o Chủ xe phải đỗ xe đúng nơi ban quản lý quy định;

o Mỗi xe không được đỗ hơn một khoảng diện tích hoặc ngoài vạch sơn cho phép;

o Các xe không được đỗ tại cửa ra vào của toà nhà;

o Khách bộ hành phải đi lại tại phần đường dành riêng;

o Nếu vi phạm bất kỳ quy định nào của việc đỗ xe, chủ xe sẽ bị giữ lại chờ giải quyết;

o Trong các trường hợp đặc biệt sẽ giải quyết theo tài liệu giải quyết sự cố

- Vé bị rơi hoặc bị đánh cắp:

Phải báo cáo ngay với nhân viên an ninh các trường hợp rơi hoặc mất vé Chủ xe chỉ

có thể nhận lại xe khi xuất trình CMTND, giấy tờ xe và có đơn khai báo mất vé xe

- Các hành vi bất lịch sự của khách:

Các hành vi không tuân theo quy định gửi xe trong toà nhà của khách sẽ được thông báo tới nhân viên trông giữ xe và nhân viên an ninh Vé xe sẽ bị thu lại chờ giải quyết Trực tiếp giám sát bộ phận an ninh chịu trách nhiệm giải quyết các sự việcnày

- Khu vực cấm đỗ xe:

Chủ xe không được đỗ, dừng xe ở các khu vực sau, ngoại trừ trong trường hợp tránhtắc nghẽn với các phương tiện khác:

o Tại các nơi mà cửa thoát hiểm bị đóng do xảy ra sự cố;

o Tại các nơi mà cửa thoát hiểm bị đóng do xảy ra cháy nổ;

o Tại các khu vực có biển cấm đỗ, dừng

- Các trường hợp bị cấm trong hầm xe:

Chủ xe gửi xe tại tầng hầm B1 & B2 không được thực hiện các việc sau:

o Bày bán xe

o Rửa, đánh bóng, lau dầu xe

o Bán phụ tùng xe

o Gửi xe trong nhà xe quá … ngày

- Tịch thu phương tiện:

Phương tiện có thể bị di dời đến nơi khác hoặc bị tịch thu nếu vi phạm các trường hợpsau:

o Khi phương tiện đỗ trong hầm xe tại nơi mà ngay lập tức làm tắc nghẽn giao thông hoặc tăng các rủi ro nơi công cộng

o Khi phương tiện đã ở trong nhà xe liên tục sau hơn ngày và có vẻ bị bỏ quên

o Khi phương tiện cần phải chuyển dời để đảm bảo cho an toàn chung như cháy,lụt, bão hoặc các trường hợp khẩn khác

o Khi phương tiện buộc phải di dời bởi vi phạm các trường hợp kể trên, chủ xe

có thể phải trả phí lưu kho kèm theo tiền phạt

- Mất hoặc hỏng xe trong hầm xe:

Toàn bộ ôtô, xe máy và xe đạp đỗ và đi lại trong hầm xe tự chịu trách nhiệm về

an toàn của tài sản Ban QLTN không chấp nhận và chịu trách nhiệm về bất kỳ rủi ronào của phương tiện hoặc hàng hoá (gắn với trong hoặc ngoài)

- Trách nhiệm của Ban Quản lý Tòa nhà:

o Mặc đồng phục và đeo thẻ nhân viên

o Trả lương cho nhân viên theo luật lao động Việt Nam

o Đào tạo nhân viên

o Phân cấp nhân viên

o Cung cấp nước, nhà vệ sinh và phòng đổi tiền cho nhân viên

- Trách nhiệm nhân viên trông xe và nhân viên an ninh:

o Giữ cho việc gửi xe trong toà nhà được an toàn, thứ tự và thuận tiện

o Báo cáo sự cố với Trưởng bộ phận trông xe, Trưởng bộ phận an ninh vàTrưởng Ban QLTN

o Đề xuất ý kiến lên Trưởng bộ phận trông xe và Trưởng bộ phận an ninh

o Đảm bảo việc thi hành các điều lệ, quy tắc và an toàn điểm đỗ xe

o Thu vé gửi xe và phí làm thẻ

o Cảnh báo những khách gửi xe vi phạm điều lệ điểm đỗ

o Kiểm tra thời hạn thẻ xe

o Sắp xếp xe nào làm cản trở sự tham gia giao thông của xe khác

3.2 Hành động khi xảy cháy:

Người đưa tin:

a) Bấm nút “Bấm ở đây” tại điểm chuông báo cháy gần nhất

b) Cố gắng dập tắt đám lửa mới chớm với thiết bị cứu hoả tương ứng như họng cứu hoả hoặc vòi rồng

28

Nhân viên:

a) Khi nghe thấy chuông báo cháy vang lên trong toà nhà, nhân viên phải đóng ngay các tài liệu quan trọng, tắt các thiết bị dùng điện và hành động theochỉ dẫn của nhân viên an ninh, nhanh chóng thoát hiểm tại cửa thoát hiểm gần nhất rồi đi đến điểm tập trung

b) Trong khi thoát hiểm, khách hàng phải hướng dẫn khách của mình cũng lập tứcthoát hiểm theo trật tự

c) Không nên hốt hoảng mà nên đi thật nhanh theo lối thang bộ đi đến điểm tập trung Chú ý: TUYỆT ĐỐI KHÔNG DÙNG THANG MÁY

d) Điểm tập trung nên bố trí ở vỉa hè đối diện toà nhà

e) Tất cả nhân viên/khách văn phòng/khách trung tâm thương mại/khách tham quankhông được phép vào trong toà nhà trừ trường hợp được sự cho phép của đội cứu hoả hoặc nhân viên đội cứu hoả toà nhà

f) Không được sử dụng thang máy khi thoát hiểm xuống tầng 1

3.3 Diễn tập thoát hiểm khi xảy cháy

diễn tập

3.4 Xử lý tình huống cháy giả định

cháy tại chỗ đến nơi và triển khai xong đội hình thì diện tích đám cháy là 15m2

sẽ hạn chế tầm nhìn và hạn chế tốc độ chữa cháy vì vậy cần phải triển khai nhanh độihình

chữa cháy tại chỗ

1 Người phát hiện thấy cháy kêu lên hoặc ấn nút chuông báo cháy khẩn cấp ở nơigần nhất để báo cho mọi người biết

2 Trực phòng An ninh dùng bộ đàm thông báo cho lực lượng trực kỹ thuật biết

3 Trực kỹ thuật cắt điện khu vực xảy cháy

4 Gọi điện báo cho Trưởng phòng kỹ thuật: Nguyễn Văn A và Phụ trách Bảo vệ:

Lê Văn B

5 Người được uỷ quyền chỉ huy đội chữa cháy cơ sở là Nguyễn Văn C

6 Gọi điện báo cho lực lượng cảnh sát PCCC biết theo số máy 114 hoặc đội cảnh sátPCCC Dịch Vọng Hậu số máy 8454572 – 8453124 (khi đám cháy phát triển ngoài tầm kiểm soát)

7 Chi nhánh Điện lực Cầu Giấy số máy 8515138 báo để cắt điện khu vực cháy nếucần thiết Trung tâm cấp cứu thà phố số máy 115 (nếu cần thiết)

8 Sử dụng bình chữa cháy xách tay (bình bột MZ4).

9 Khởi động bơm chữa cháy động cơ điện tại tầng 13 để cung cấp nước cho

hệ thống chữa cháy họng nước vách tường từ tầng 14 lên tầng 26 và triển khailăng, vòi phun làm mát không cho đám cháy lan rộng ra(dùng 02 lăng phun tại tầng mái và mỗi lăng phải có 02 người)

10 Tổ chức cho mọi người trong toà nhà thoát nạn theo cầu thang bộ xuống tầng 01

ra ngoài an toàn (nếu cần thiết)

11 Tổ chức di chuyển tài sản ra nơi an toàn để tạo khoảng cách không cho cháy lan

Cử người đứng ở cửa vào thang máy các tầng hướng dẫn mọi người không dùngthang máy thoát nạn, trực tại phòng An ninh quan sát Camera và kiểm tra thang máy đã xuống đến tầng 01 chưa ? và cửa thang có mở không?

12 Chỉ huy chữ cháy là đ/c Nguyễn Văn C được uỷ quyền Khi lực lượng CS PCCCđến thì báo cáo về công tác tổ chức chữa cháy của cơ sở

13 Hướng dẫn xe chữa cháy vào bể nước cấp cho hệ thống của toà nhà

14 Bảo vệ an toàn toà nhà và hiện trường cháy để phục vụ cho công tác điều tranguyên nhân vụ cháy

4. Phòng chống bão lụt:

4.1 Ban chỉ huy

phân công tại các vị trí điểm chốt khi có bão lụt xảy ra

chống bão lụt;

thuật, cung cấp vật tư, vật dụng cần thiết cho công tác phòng chống bão lụt, lập phương

án bảo vệ khi kho tàng xảy ra sự cố

hầm

(dự trữ vật tư, thiết bị, máy bơm nước, dây điện, vòi nước)

chia thành nhiều tổ từ tầng hầm B2 đến tầng mái, lên phương án phòng chống bão lụt

và cứu hộ cứu nạn các cán bộ công nhân viên ở các văn phòng khi xẩy ra sự cố tại tòa nhà

4.2 Các đội xung kích phòng chống bão lụt

Đội 1: Phụ trách từ tầng hầm B2 đến tầng 12

Đội 2: Phụ trách từ tầng 13 đến tầng mái

Các đội có từ 02 đến 05 người (trong đó có 01 nhân viên kỹ thuật) Có nhiệm vụ

tổ chức phòng chống bão lụt theo phương án đã được thông qua Ban Quản Lý tòa nhàtại khu vực đã được phân công theo các tầng

30

2 Tại các tầng thuộc vị trí được phân công các tổ triển khai nhân viên trực tại cáctầng kiểm tra các cửa thoát hiểm cài chốt cẩn thận.

3 Kiểm tra toàn bộ các hệ thống ống thoát nước trên các tầng, nếu có vấn đề gì xẩy ra phải báo ngay cho Ban Quản Lý tòa nhà biết để xử lý kịp thời

4 Kiểm tra máy bơm nước, dây điện thi công đường điện ánh sáng, ống dẫn nước,vòi bơm, sẵn sàng phục vụ khi cần

5 Kiểm tra neo buộc hàng rào sắt, biển báo, mái tôn khu vệ sinh, khai thông cống rãnh đường thoát nước quanh tòa nhà

6 Chuẩn bị: Bao cát, thang tre, dây thừng sẵn sàng phục vụ khi cần

7 Dùng dây, nẹp gỗ cố định các cửa kính các tầng, cửa ra vào tầng 1 (phía trên,khoá cố định phía dưới)

4.4 Dự trù vật tư cho công tác phòng chống lụt

thang tại tầng 1 Tránh tình trạng nước chảy vào thang máy sẽ gây chập điện

Vd2 Hệ thống ống thoát nước, phễu thu nước tại mặt sàn các tầng (nước chảy qua sàn nhà ra sảnh vào thang máy)

Vd3 Nước ngập ngoài đường và xung quanh tòa nhà (Chảy vào tầng hầm và gây ngập tạitầng hầm B2).

nhân viên (ôtô, xe máy) lên tầng hầm B1, B2 Triển khai bê các bao cát chặn tại 2 lối ra

tầng hầm B1, B2 ngăn không cho nước chảy vào tầng hầm B1, B2

toàn bộ Atomat tổng của khu vực đó

4.6 Trách nhiệm và quyền lợi

Ban Quản lý tòa nhà và hoàn thành tốt phần việc của tổ, cá nhân

khen thưởng khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

5. Sự cố hệ thống điện, cấp thoát nước:

5.1 Phương án xử lý sự cố hệ thống điện:

Hệ thống điện tòa nhà được bố trí như sau

hệ thống dây cáp được đi trong hộp kỹ thuật lên các tủ đầu tầng trong tòa nhà

vào các tủ trong căn hộ hoặc các tủ điện nhỏ tùy theo tính năng sử dụng của mỗi tầng

hệ thống này) cung cấp điện cho một số khu vực và thiết bị cần thiết tùy theo tính cấp thiết sử dụng.( hệ thống PCCC, thang máy, bơm nước cấp v v )

Lực lượng và phương tiện xử lý sự cố:

kỹ thuật của tòa nhà bằng cách tự xử lý hoặc/và phối hợp với Ban QLDA/nhà thầu liên quan

32