Quản lý thông tin trong giáo dục

Quản lý thông tin trong giáo dục PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆNPHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TINPHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TRONG HỆ THỐNG THÔNG TINHệ thống thông tin quản lý giáo dục

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Bối cảnh thực tiễn và tính cấp thiết xây dựng hệ thống thông tin

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống Công nghệ thông tin đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học, người nông dân, bà nội trợ, học sinh tiểu học… Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của công nghệ thông tin Hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc quản lý cơ quan,

xí nghiệp, nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Là một cán bộ đang công tác tại Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông lâm Đông Bắc, tôi thấy việc đưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc quản lí, điều hành nhà trường là một việc cần thiết, để phục vụ cho việc quản lý nhân sự, cơ sở vật chất, thông tin học sinh, thư viện, quá trình học tập, kết quả học tập sau mỗi học kỳ và mỗi năm học

Xuất phát từ những thực tiễn làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ

liệu ở trường học, em mạnh dạn chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế thông tin

quản lý thư viện

CHƯƠNG I:

PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm thông tin

Được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người những hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, về những sự kiện diễn

ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan… nhằm giúp con người trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời, có hiệu quả và có ý nghĩa

Như vậy thông tin bao gồm tất cả những gì thu nhặt có tính ghi chép, thống kê, tổng kết, những nhận định, dự báo, những dự kiến, kế họach, chương trình…

Tóm lại, thông tin là những gì giúp cho con người hiểu đúng về đối tượng

mà họ quan tâm đến ( vì nguyên nhân hay mục đích nào đó)

+ Với quan điểm tiếp cận hệ thống và điều khiển học: thông tin có thể

được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trường được sử dụng nhằm mục đích điều khiển họat động của hệ thống đó

Ví dụ: Hệ thống GD Môi trường KT-XH

Với ý nghĩa đó, thông tin chỉ có thể làm rõ nếu ta xét nó trong quá trình

trao đổi giữa hai đối tượng vật chất là nguồn phát và nguồn thu cùng với mục đích sử dụng thông tin Nghĩa là thông tin chỉ có giá trị khi nó gắn với khái

niệm điều khiển

+ Quan điểm của khoa học quản lý: Thông tin được coi là những tín

hiệu mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra các quyết định quản lý

Từ những quan niệm trên, chúng ta thấy:

- Khái niệm thông tin không áp dụng đối với thế giới vô cơ

- Đối với hệ thống kỹ thuật được tự động hóa hòan tòan thì khái niệm thông tin vẫn còn tồn tại vì:

+ Nó gắn với họat động quản lý của con người

+ Nó họat động theo chương trình điều khiển do con người tạo ra.

- Cũng giống như tư duy,thông tin không phải là phạm trù vật chất mà là phạm trù ý thức (sản phẩm của vật chất có tổ chức cao là bộ não )

- Thông tin không có các thuộc tính của vật chất như khối lượng, không tuân theo định luật bảo tòan khối lượng và năng lượng

- Thông tin không phụ thuộc vào môi trường truyền dẫn nó ( những vật mang tin khác nhau) và nó tuân theo quy luật số lượng riêng

2 Hệ thông tin quản lý

a Khái niệm thông tin quản lý:

Là thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của các cán bộ quản lý trong một tổ chức Nói cách khác, thông tin quản lý là những thông tin có được từ kết quả xử lý các dữ liệu có liên quan đến mọi hoạt động của một tổ chức (hệ thống)

để phục vụ hoạt động quản lý của người quản lý tổ chức (hệ thống) đó

b Khái niệm hệ thống thông tin quản lý:

+ Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử khác nhau, giữa chúng

có mối liên hệ và tác động qua lại theo một quy định nhất định tạo thành một chỉnh thể có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định

+ Hệ thống thông tin: là một chu trình gồm đầu vào, quá trình xử lý

thông tin và đầu ra được thực hiện và quản lý trong một tổ chức và môi trường quanh tổ chức đó

+ Hệ thống thông tin có mục đích cung cấp thông tin giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc của tổ chức

Trong một hệ thống thông tin cần có 4 hệ nguồn:

- Nguồn nhân lực: người xử dụng thông tin và các chuyên gia

- Nguồn dữ liệu: thông tin thô thu thập được

- Nguồn thiết bị, vật liệu: các phương tiện thiết bị nghe nhìn ( máy ghi

âm, ghi hình… ), phần cứng của máy tính, máy in…

- Các tri thức khoa học: phần mềm tin học,các lọai ngôn ngữ, ký hiệu, đồ họa…

+ Hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý phục vụ cho

hoạt động quản lý giáo dục Quản lý giáo dục được hiểu theo hai cấp độ vĩ mô

và vi mô Chính vì vậy, có thể hiểu thông tin quản lý giáo dục là thông tin quản

lý phục vụ cho hoạt động quản lý của các chủ thể quản lý giáo dục cấp vĩ mô (quản lý nhà nước về giáo dục) và cấp vi mô (quản lý một cơ sở giáo dục, trong

đó chủ yếu là nhà trường)

3 Hệ thống thông tin quản lý giáo dục:

- Là một cơ chế sẽ định hướng cấu trúc thông tin theo cách loại bỏ sự chồng chéo và không thích hợp trong hệ thống giáo dục và sự lãng phí tyiềm năng nguồn lực con người và vật chất

- Là hệ thống cung cấp cho các nhà quản lý giáo dục những thông tin có ích trong lập kế hoạch và phân bổ các dịch vụ giáo dục Cụ thể cung cấp thông tin theo các lĩnh vực:

+ Quản lý hệ thống giáo dục

+ Nghiên cứu và lập kế hoạch của hệ thống giáo dục (Vi mô và vĩ mô) + Giám sát và đánh giá hệ thống giáo dục

- Hệ thông tin quản lý giáo dục: Là tập hợp các phần tử bao gổm

+ Các dữ liệu khoa học về giáo dục

+ Các cơ quan, tổ chức trong hệ thống giáo dục có chức năng thu thập, xử

lý, cung cấp, lưu trữ các dữ liệu, thông tin giáo dục

+ Các yếu tố vật chất, kỹ thuật tham gia vào quá trình thông tin

Nhằm cung cấp thông tin để thực hiện các chức năng quản lý trong hệ thống giáo dục

Có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như các phần tử đầu vào và chúng được xử lý thành các sản phẩm thông tin như

là các phần tử đầu ra Hệ thống thông tin dùng các nguồn lực như: con người (những người xử lý, sử dụng và các chuyên gia), các công cụ và phương tiện (các phần cứng của máy tính, các chương trình phần mềm, các loại ngôn ngữ, các loại tín hiệu, ) để thực hiện các hoạt động nhập, xử lý, đưa ra kết quả, lưu trữ và kiểm soát nhằm chuyển các nguồn dữ liệu đầu vào thành các sản phẩm thông tin

Có thể khái quát hệ thống thông tin bao gồm ba khối cơ bản sau:

- Khối thông tin đầu vào;

- Khối các phần tử của quá trình xử lý;

- Khối thông tin đầu ra

Để hệ thống thông tin thực hiện thông suốt từ thông tin vào, xử lý thông tin đến các thông tin đầu ra, thì cần đến những nguồn lực cơ bản phục vụ tốt cho

hệ thống thông tin:

- Nguồn nhân lực: Người sử dụng, người trực tiếp xử lý và các chuyên gia, đặc biệt là các nhà quản lý

- Nguồn dữ liệu: Các thông số, các dữ kiện, của những lĩnh vực khác có liên quan

- Nguồn thiết bị: Hệ thống máy tính, các thiết bị ngoại vi (máy in, máy scan ), các phương tiện hỗ trợ (máy quay phim, chụp ảnh, )

- Nguồn tri thức khoa học: Các phần mềm máy tính, công nghệ mới, viễn thông

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Các phân hệ của hệ thống

1.1 Phân hệ quản lý hệ thống

Phân hệ quản lý hệ thống bao gồm:

- Bộ phận quản lý bạn đọc

- Bộ phận quản lý sách

- Bộ phận quản lý mượn - trả

- Bộ phận thống kê

1.1.1 Bộ phận quản lý bạn đọc

- Thông tin bạn đọc:

+ Số thẻ

+ Họ tên

+ Ngày sinh

+ Giới tính

+ Dân tộc

+ Số CMND

+ Số điện thoại

+ Lớp/Khoa

+ Loại thẻ (đọc/mượn)

+ Ngày tạo thẻ/ngày gia hạn

- Làm thẻ thư viện

+ Nạp ảnh thẻ vào mục đăng ký thêm mới bạn đọc

+ Cập nhật thông tin mặt trước và mặt sau thẻ theo mẫu có sẵn + In ấn

- Quản lý thông tin bạn đọc

+ Thêm mới bạn đọc

+ Tìm kiếm bạn đọc

+ Sửa chữa thông tin về bạn đọc

+ Xóa bạn đọc

1.1.2 Bộ phận quản lý sách

- Cập nhật sách mới

+ Thông tin nhà cung cấp

+ Thông tin đơn nhận sách mới

+ Thông tin số lượng, đơn giá sách

+ Dữ liệu sách: nhan đề, thông tin trách nhiệm, nhà xuất bản, năm phát hành,… + Tra trùng thông tin trước khi cập nhật

+ Đăng ký mã số mượn (trả) cho sách trong kho quản lý

+ Sửa chữa thông tin đơn nhận trong kho quản lý

+ Xóa chi tiết đơn nhận

+ In mã vạch cho sách trong đơn nhận

+ Báo cáo cập nhật đơn nhận mới

- Tra cứu sách

+ Tìm kiếm sách trong hệ thống quản lý: Mục tìm kiếm

+ Thông tin sách: còn hay hết, số lượng, nhan đề, nhà xuất bản, năm phát hành…

1.1.3 Bộ phận quản lý mượn – trả

- Mượn sách

+ Quét mã vạch

+ Tra thông tin độc giả

+ Ấn định ngày mượn, trả sách

+ thông tin độc giả đang mượn sách

- Trả sách

+ Quét mã vạch

+ Tra thông tin độc giả

+ Lưu việc trả tài liệu

+ Thông tin độc giả quá hạn trả tài liệu

1.1.4 Bộ phận thống kê

- Thống kê sách mượn

- Thống kê sách còn

- Thống kê người mượn

- Thống kê quá hạn

- Thống kê sách không được mượn

1.2 Mô tả chi tiết các chức năng

1.2.1 Chức năng làm thẻ thư viện

Khi có độc giả có nhu cầu đọc sách (mượn sách) tại thư viện thì quản lý làm thẻ thư viện cho người này, việc làm thẻ theo yêu cầu độc giả cung cấp đầy

đủ các thông tin và chính xác về mình để thư viện lưu lại cho việc theo dõi, quản

lý Đồng thời thư viện in các thông tin lên thẻ để độc giả sử dụng trong việc tra cứu hay mượn tài liệu

1.2.2 Chức năng quản lý thông tin bạn đọc

Việc quản lý thông tin độc giả bao gồm thêm mới thông tin độc giả vào hệ thống thông tin độc giả, xóa thông tin các độc giả không còn nhu cầu với thư viện, chỉnh sửa các thông tin sai lệch về độc giả

1.2.3 Chức năng cập nhật sách mới

Khi có nhu cầu về sách mới thư viện liên hệ với nhà cung cấp để được cung ứng sách Sách mới được nhập về sẽ được cập nhật theo đơn nhận vào kho sách trong hệ thống quản lý thông tin, đồng thời bổ sung thông tin theo nội dung đầu sách mới hoặc tăng số lượng bản sách

1.2.4 Chức năng tra cứu sách

Khi độc giả có nhu cầu tìm sách trong thư viện, chức năng này cho phép độc giả cung cấp một giới hạn thông tin về sách tìm kiếm (tên, tác giả, thể loại,

…) sau đó tìm kiếm và đưa ra mã vạch của sách cùng các thông tin khác

1.2.5 Chức năng mượn sách

Từ kết quả tìm kiếm độc giả tìm được sách mình cần, chức năng này ghi lại các thông tin về độc giả và sách đang mượn vào hệ thống quản lý mượn trả cùng ngày tháng mượn, hạn trả

1.2.6 Chức năng trả sách

Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu trên phần mềm thông tin mượn trả, nếu khớp các thông tin thì nhập vào mục đã trả sách, ngày tháng trả sách Đồng thời, độc giả cho thông tin phản hồi nếu nhân viên có nghi vấn về hiện trạng sách khi trả

1.2.7 chức năng thống kê sách mượn

Liệt kê ra các thông tin về đầu sách đang được mượn

1.2.8 Chức năng thống kê sách còn

Liệt kê ra các thông tin về những sách đang còn ở kho

1.2.9 Chức năng thống kê người mượn

Liệt kê danh sách độc giả đang mượn sách

1.2.10 Chức năng thống kê quá hạn

Liệt kê ra các đầu sách và độc giả quá hạn

1.2.11 Chức năng thống kê sách không được mượn

Liệt kê ra các thông tin những sách không được độc giả mượn

2 Sơ đồ chức năng công việc

2.1 Sơ đồ chức năng quản lý thông tin bạn đọc

Đầu vào

Đầu ra

Thông tin: Giáo viên, học sinh, sinh viên

Quản lý thông tin bạn đọc/ QL thư viện

Làm thẻ thư viện/

Nhân viên thư viện

2.2 Sơ đồ chức năng quản lý sách ( mượn, trả, tra cứu, bổ sung,…)

3 Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra

Cách tổ chức phỏng vấn, điều tra hiệu quả Quản lý hệ thống thông tin

- Phỏng vấn trực tiếp:

Lấy ý kiến độc giả về hiệu quả quản lý thông tin thư viện cũng như hiệu quả trong cách quản lý mang lại bằng việc tiếp cận độc giả mượn, trả sách, xin ý kiến, cảm nhận trực tiếp, ghi lại vào phiếu đánh giá hiệu quả quản lý thông tin hoạt động thư viện

Giáo viên, học sinh,Sinh viên tìm kiếm sách/trả sách

Tra cứu sách trên hệ thống quản lý thư viện

Nhân viên thư viện Cập nhật sách mới

NV Thư viện nhập vào

hệ thống MƯỢN/TRẢ sách

Báo cáo thống kê hiện trạng sách trong

hệ thống

Theo mẫu sau:

THƯ VIỆN PHIẾU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN THƯ VIỆN

Quý 2/2016 Nội dung:

Lấy ý kiến trực tiếp 10 độc giả, đánh giá hiệu quả quản lý thông tin thư viện.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

NGƯỜI THỰC HIỆN Nhân viên thư viện

(ký và ghi rõ họ tên)

4 Xác định các dòng thông tin trong hệ thống

SƠ ĐỒ CÁC DÒNG THÔNG TIN

Quản lý

bạn đọc

Độc giả (HS, SV, GV

Quản

lý sách

Quản lý mượn trả

Thống kê

TT sinh viên

Thẻ thư viện

Kết quả tìm kiếm

TT tìm kiếm

Nhà cung cấp

5 Sơ đồ thực thể liên kết

Tên ĐG

Mã thẻ

Ngày sinh

Giới tính

Dân tộc

CMND

thẻ

Ngày hẹn

Ngày mượn

Sách

Trả

Tên sách

Tên TG

Năm XB Hiện trạng

Ngày trả

6 Kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng và quản lí hệ thống thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng và quản lý hệ thống thông tin thư viện là rất cần thiết, nhằm đơn giản hóa hơn nữa công cụ quản lý thông tin, vận hành hệ thống thông tin thư viện một cách bài bản, chuyên nghiệp và dễ dàng hơn Hiện tại trường Cao đẳng công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc đang áp dụng thử nghiệm chương trình quản lý thông tin thư viện thông qua phần mềm THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ minh chứng qua một số hình ảnh cụ thể sau:

6.1 Đăng nhập hệ thống

6.2 Danh sách kho sách

6.3 Thêm mới bạn đọc

6.4 Cho mượn tài liệu

6.5 Trả tài liệu

6.6 Bổ sung sách

CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1 Kết luận

Ở bất cứ thời điểm lịch sử nào, “thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loài người Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi Quy mô của thư viện gắn liền với sự phát triển của xã hội, và phân ngành sản xuất Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và số lượng Ngày nay, thư viện có hàng trăm hàng nghìn cuốn sách, tài liệu lớn để độc giả đến mượn - trả sách mỗi ngày Điều đó tạo nên sự phức tạp về mặt quản lý và tra tìm sách Điều phức tạp hơn là việc quản lý hệ thống thông tin thư viện để người quản lý cũng như người sử dụng dễ dàng, chuyên nghiệp, thuận tiện nhất Chính vì vậy việc tin học hóa hệ thống thư viện

để cho hệ thống hoạt động có hiệu quả hơn

Với đề tài hệ thống quản lý thư viện chúng ta sẽ thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nghiên cứu và tìm kiếm thông tin thư viện

2 Kiến nghị

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý thư viện giúp

cho việc quản lý lượng thông tin khổng lồ được cập nhật đầy đủ, rõ ràng và thuận tiện hơn, tuy nhiên để thực hiện tốt được việc đó, cán bộ quản lý cần nắm

rõ cách thức vận hành hệ thống, chính vì vậy những cán bộ phụ trách thư viện, người quản lý hệ thống cần được tham gia các lớp bồi dưỡng về ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là lớp bồi dưỡng về mảng công nghệ thông tin trong thư viện