Có thể nói mối quan hệ giữa sếp và trợ lý giống như một cuộc hôn nhân, bởi hai người làm việc cùng nhau nhiều giờ trong ngày để tiến tới có cái
Trang 1Mẹo trở thành "cánh tay phải" của sếp
Có thể nói mối quan hệ giữa sếp và trợ lý giống như một cuộc hôn nhân,
bởi hai người làm việc cùng nhau nhiều giờ trong ngày để tiến tới có cái
nhìn chung về một sự việc/ công việc nào đó Sự ăn ý chính là chất xúc
tác để đảm bảo thành công của mối quan hệ này
Là một trợ lý, bạn nên hiểu sếp để công việc của mình diễn ra suôn sẻ và
thuận lợi hơn Dưới đây là một số lời khuyên có thể giúp ích cho bạn
Trước tiên, bạn hãy trả lời một số câu hỏi sau để đánh giá mức độ hiểu
biết của mình về sếp:
- Mục đích làm việc của sếp là gì?
- Sở thích của sếp là gì?
- Điều gì sẽ khiến sếp căng thẳng?
- Liệu bạn nhận được bao nhiêu sự ủng hộ từ sếp?
- Sếp mong chờ điều gì ở bạn: sự trung thành, sự tự tin hay sự cứng rắn?
Trang 2- Làm thế nào bạn biết sếp đang không thoải mái? Khuôn mặt và giọng
nói sếp thay đổi ra sao?
- Điều gì khiến sếp mỉm cười?
- Phong cách làm việc của sếp ra sao?
- Điều gì bạn làm thực sự quan trọng với sếp?
- Việc gì sẽ khiến sếp phiền lòng? Bạn có biết mình nên tránh những sai
lầm gì?
- Sếp có muốn công khai cho mọi người biết khi mình đi nghỉ, đi du
lịch?
- Sếp có thường xuyên nói cho bạn biết sếp đi đâu và làm thế nào để bạn
có thể liên lạc với anh/ cô ấy?
Nếu có thể trả lời chắc chắn những câu hỏi trên, bạn đã hiểu sếp mình
khá rõ Để củng cố thêm độ bền chặt của mối quan hệ này, bạn có thể áp
dụng một số "mẹo" nhỏ sau:
Tìm hiểu những người quan trọng trong cuộc sống của sếp
Trang 3Có hai nhóm người Thứ nhất là cấp trên của sếp và khách hàng Khi gặp
gỡ họ, hãy để sếp giới thiệu bạn thay vì chủ động chào hỏi trước bởi sếp
cần phải kiểm soát mọi việc
Nhóm người thứ hai là gia đình và bạn bè của sếp, bao gồm cả những
đồng minh thân cận trong công việc của anh/ cô ấy Hãy cởi mở và lịch
sự khi nói chuyện với họ, kể cả qua điện thoại bởi những người đó có
thể sẽ phản ảnh về bạn với sếp Ngoài ra, bạn nên lập một danh sách
những liên lạc cần thiết của sếp như bác sĩ gia đình, nha sĩ, thầy cô giáo
mà con sếp theo học…
Giành được sự tôn trọng và tin tưởng của sếp
Để làm được như vậy, hãy thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp cao,
luôn luôn đúng giờ, quyết đoán và cởi mở Hãy kiểm tra công việc của
mình thật kỹ để đảm bảo không có sai sót Thêm nữa, hãy cố gắng hiểu
và bắt kịp phong cách làm việc cũng như tính cách của sếp Một số sếp
thích nói ít làm nhiều, một số khác lại đãng trí hay quên… Người trợ lý
hiểu rõ sếp mình sẽ làm việc hiệu quả hơn
Trang 4Nếu bạn lỡ gây ra rắc rối, hãy cố gắng tự mình giải quyết và tìm ra giải
pháp tốt nhất trước khi "cầu cứu" sếp Sếp rất ghét phải nghe về khó
khăn, rắc rối, nhưng lại thích nghe cách giải quyết vấn đề của bạn: Nó
cho thấy bạn quan tâm và suy nghĩ tới công việc của sếp
Coi sếp như một người bình thường
Sếp là cấp trên của bạn, luôn luôn "bắt" bạn phải làm thế này, làm thế
kia Nhưng hãy nhớ rằng sếp cũng là người bình thường, cũng có lúc
vui, buồn, tức giận thất thường Nếu xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với
sếp, bạn sẽ dần phát hiện những lúc như vậy
Khi sếp đang bực tức, bạn nên bình tĩnh, chuyên nghiệp, giữ đầu thật
"lạnh" để đối phó với "cơn bốc hỏa" của sếp Nếu sếp thường xuyên như
vậy, đó có thể là tính cách của anh/ cô ấy hoặc đó là cách sếp quản lý
cấp dưới, bạn nên nắm bắt để cư xử cho phù hợp
Còn nếu sếp quá giận dữ và trút hết vào bạn, hãy nói đơn giản rằng bạn
sẽ chỉ thảo luận tiếp vấn đề khi anh/ cô ấy bình tĩnh hơn
Tìm hiểu mọi việc đang diễn ra
Trang 5Rất nhiều trợ lý phàn nàn rằng sếp không cho họ biết những gì đang diễn
ra trong công việc và chỉ sai vặt Nếu trợ lý biết được sếp đang trong
hoàn cảnh nào, họ có thể giúp đỡ tốt hơn
Để cải thiện tình hình này, bạn có thể trực tiếp hỏi sếp Nếu bạn không
nói gì, sếp có thể cho rằng bạn thụ động, không quan tâm nên cũng
không muốn mở lời
Cách thứ hai là hỏi sếp gián tiếp qua email hoặc trong bản đánh giá
thường ký của bạn nếu sếp không nói trực tiếp Hãy giải thích rằng cách
cư xử như vậy sẽ không giúp ích cho bạn trong việc phục vụ sếp cũng
như công ty Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu mọi việc qua đồng
nghiệp, người làm việc trong công ty
Làm giảm phần công việc của sếp
Tất nhiên nhiệm vụ của bạn là giúp đỡ để phần công việc của sếp nhanh
và đơn giản hơn Bên cạnh đó, đảm nhận thêm nhiều trách nhiệm cũng
rất có ích cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn
Trang 6Hãy tìm hiểu và chủ động đề nghị được đảm nhận thêm những nhiệm vụ
mới để sếp thấy rằng bạn thực sự quan tâm tới anh/ cô ấy, quan tâm tới
công việc cũng như sự phát triển của bản thân
Cuối cùng, hãy nhớ rằng sếp không muốn biết tất cả mọi việc đang diễn
ra trong văn phòng Một người trợ lý giỏi sẽ biết lọc thông tin, bỏ đi
những câu chuyện tầm phào và chỉ mang những điều quan trọng tới sếp
Theo Vũ Huyền
Tuổi trẻ