Bài giảng quản lý dự án

QLDA là một quá trình hoạch định, tổ chức, phân cônghướng dẫn thực hiện và kiểm tra công việc để hoànthành các mục tiêu đã định của DA.Mục tiêu của công tác QLDA là đảm bảo cho DA đượcho

CHƯƠNG 1 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN

LÝ DỰ ÁN

1.1 CÁC KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1 Tổng quan về Dự án

1.1.1.1. Khái niệm về dự án

- Dự án là một nhóm các công việc được thực hiệntheo một quy trình nhất định để đạt được mục tiêu đề

ra, có thời điểm bắt đầu và kết thúc được ấn địnhtrước, và việc sử dụng tài nguyên có giới hạn

- Các thành tố của dự án : Quy mô, kinh phí và thờigian

 Quy mô thể hiện khối lượng và chất lượng của công

việc được thực hiện

 Kinh phí là chi phí thực hiện dự án được tính bằng tiền.

 Thời gian thể hiện trình tự trước sau thực hiện các

công việc và thời gian hoàn thành DA

Chất lượng DA phải đáp ứng được yêu cầu phía Chủđầu tư và là một bộ phận không thể tách rời củacông tác quản lý dự án (QLDA)

1.1.1.2. Đặc điểm của một dự án

Các DA nói chung thường có những đặc điểm sau :

- Bao gồm chuỗi các hoạt động nhất thời với mục tiêucụ thể

- Vòng đời của dự án trải qua 3 giai đoạn : Khởi đầuchậm, triển khai nhanh và kết thúc chậm

- DA luôn là duy nhất tại thời điểm xác định

- Luôn luôn tồn tại mâu thuẫn giữa các thành tố củaDA

- Các công việc trong dự án có sự phụ thuộc lẫn nhau

Quy mô

gian

Chất lượng

Chất lượng

Chất lượng

1.1.1.3. Phân loại dự án

Đứâng trên góc độ ngành nghề ta có thể phân chia

thành các loại dự án sau :

- Dự án xây dựng, giao thông, hoá dầu, khai thác mỏ

- Các dự án sản xuất

- Dự án đào tạo và quản lý

- Các dự án nghiên cứu

VÒNG ĐỜI CỦA MỘT DỰ ÁN

1.1.2 Tổng quan về các lĩnh vực kiến thức trong

quá trình QLDA

Theo Viện quản trị chuyên nghiệp quốc tế thì có 9

lĩnh vực mà các Nhà QLDA cần nắm vững :

- Quản trị tích hợp DA

- Quản lý quy mô DA : Thủ tục hình thành DA; hoạch

định quy mô DA; định nghĩa quy mô của DA; kiểm soát

sự thay đổi của quy mô; kiểm tra quy mô của DA

Khởi đầu

Điểm bắt đầu

% hoàn thành DA

- Quản lý thời gian của DA : Xác định các công tác;

trình tự thực hiện các công tác; ước lượng thời gianhoàn thành công tác; lập tiến độ/kế hoạch thựchiện công tác; kiểm soát thời gian thực hiện DA

- Quản lý chi phí của DA : Hoạch định tài nguyên của

DA; ước lượng chi phí cho DA; thiết lập ngân sách choDA; kiểm soát chi phí của DA

- Quản lý chất lượng của DA : Hoạch định chất lượng;

kiểm soát chất lượng và bảo hiểm chất lượng

- Quản lý nguồn nhân lực của DA : Hoạch định tổ chức;

tìm kiếm/tuyển mộ nhân viên; thành lập và duy trìBan QLDA

- Quản lý thông tin của DA : Hoạch định thông tin; phân

phối thông tin; báo cáo tiến trình; kết thúc quản lý

- Quản lý rủi ro của DA : Nhận dạng rủi ro; định lượng

rủi ro; phản ứng với rủi ro; kiểm soát rủi ro

- Quản lý cung ứng của DA : Hoạch định quá trình cung

ứng; hoạch định giá cả cung ứng; đàm phán về giácả; lựa chọn tài nguyên/nguồn lực; quản lý hợpđồng; kết thúc hợp đồng

1.1.3 Các hình thức tổ chức quản trị thực hiện DA 1.1.3.1. Hình thức tổ chức quản trị theo chức năng

Là hình thức tổ chức quản lý mà Chủ thể quản lý sửdụng các bộ phận chuyên môn để làm tham mưu, quảnlý theo chức năng đã được xác định Các bộ phận chuyênmôn chỉ theo dõi, quản lý đối với các đơn vị bộ phậntheo chức năng của mình chứ không có quyền ra quyếtđịnh

Dự ánGiám đốc

Ưu điểm :

- Có tính linh hoạt cao

- Đảm bảo sự thống nhất liên tục về quá trình QLDA,quan hệ hợp tác, trách nhiệm và quyền hạn trong cácbộ phận chức năng

- Nhiệm vụ được phân công phù hợp với chuyên mônnghiệp vụ được đào tạo

1.1.3.2. Hình thức tổ chức quản trị theo dự án

Là hình thức QLDA được tách khỏi các bộ phận chức năngvốn có của tổ chức, công việc QLDA được xác lập dựatrên mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năngcủa tổ chức theo nhu cầu của DA Là hình thức tập hợpnhững cá nhân làm việc chung trong một DA với nhữngđối tượng tương tự

Ưu điểm :

- Đảm bảo tính độc lập của DA

- Mở rộng quyền hạn và tính năng động của Chủnhiệm DA

Tiếp

- Linh động trong việc phản ứng với các thay đổi củamôi trường.

- Cải thiện sự phối hợp chép giữa các bộ phận

- Dễ dàng thay đổi quy mô bằng cách thêm hay bớtcác DA

1.1.3.3. Hình thức tổ chức quản trị dạng ma trận

Là sự kết hợp giữa hình thức quản trị theo chức năng vàhình thức quản trị theo dự án Việc thực hiện DA được thựchiện dưới sự điều phối của từng Chủ nhiệm DA Các Chủnhiệm DA chịu sự điều hành của Giám đốc điều hành DAcũng như chịu sự điều phối về mặt chuyên môn của cáctrưởng bộ phận chức năng của tổ chức

Các Chủ nhiệm DA chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạtđộng của DA

Các trưởng bộ phận chức năng trong tổ chức chịu tráchnhiệm gián tiếp về kết quả hoạt động của DA

- Hệ thống hai "xếp" có thể gây ra những trục trặc.

- Nhân viên hoạt động trong cơ cấu tổ chức này cóthể phải nhận nhiệm vụ mâu thuẫn nhau từ hai

1.2 CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN (QLDA)

1.2.1 Mục đích của công tác QLDA

Giám Đốc

Trưởng phòng Tài chính

Trưởng phòng Kinh doanh

QLDA là một quá trình hoạch định, tổ chức, phân cônghướng dẫn thực hiện và kiểm tra công việc để hoànthành các mục tiêu đã định của DA.

Mục tiêu của công tác QLDA là đảm bảo cho DA đượchoàn thành đúng thời hạn, trong chi phí đã dự trù, đạt cácyêu cầu đặt ra và sử dụng nguồn lực một cách có hiệuquả nhất

Nói cách khác, quản lý dự án (Project Management) chủ

yếu là việc quản lý sự thay đổi (Management of Change).

Có nghĩa là : Nếu sự việc cứ diễn ra suôn sẻ thì chúng ta không cần đến QLDA mà chỉ đơn thuần là lập kế hoạch và triển khai thực hiện mà thôi.

1.2.2 Các chức năng của QLDA

Có năm chức năng cơ bản của công tác quản lý : Hoạchđịnh, tổ chức, phân công, hướng dẫn và kiểm soát

- Hoạch định, là xác định rõ phương hướng hoạt động

và cách thức thực hiện DA từ giai đoạn ban đầu hìnhthành DA đến khi kết thúc DA Xác định những mốcthời gian quan trọng và xem xét những áp lực có thểxảy ra là nhiệm vụ chính của công tác hoạch định.Một kế hoạch DA được thực hiện tốt nhất khi có sựtham gia của tất cả các bên liên quan đến DA Phảicó một kế hoạch hoạt động rõ ràng để định hướngxuyên suốt toàn bộ DA

- Tổ chức, là sắp xếp nguồn lực một cách có hệ

thống phù hợp với kế hoạch thực hiện DA

- Phân công, là việc lựa chọn người có chuyên môn

thực hiện công việc của DA

- Hướng dẫn, là việc phối hợp các thành viên của DA

để thực hiện công việc theo đính hướng đã được xácđịnh để hoàn thành mục tiêu chung

- Kiểm soát, là thiết lập một hệ thống đo lường, theo

dõi và dự đoán những biến động của DA về quy mô,kinh phí và thời gian Mục đích của chức năng kiểmsoát DA là xác định và dự phòng những biến độngcủa DA để kịp thời thực hiện những hành động điềuchỉnh nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theokế hoạch và hướng đến mục tiêu DA Quá trình theodõi DA đòi hỏi phải được báo cáo liên tục và đúnglúc để nhà quản lý có thể đáp ứng kịp thời trongquá trình thực hiện DA chứ không phải là sau đó.Kiểm soát thường là nhiệm vụ khó khăn nhất trongQLDA

1.2.3 Những khái niệm quan trọng trong công tác

4) Hạn chế sự thay đổi quy mô DA và đảm bảo rằng không có sự gia tăng quy mô của DA nếu như không được cấp có thẩm quyền đồng ý phê duyệt

5) Đảm bảo là các bên tham gia DA đều biết rõ quy mô của DA

6) Xác định rõ ai là người tính dự toán và lập tiến độ, khi nào thì hoàn tất

7) Kiểm tra lại xem kinh phí và thời gian có phù hợp với quy mô của DA

8) Nên tổ chức DA theo công việc thay vì cố gắng làm cho mọi người bận rộn

9) Đảm bảo là có kế hoạch định hướng rõ ràng cho toàn bộ DA

10) Thành lập một cơ cấu phân chi công việc để phân

DA thành những đơn vị công việc có thể xác định và

đo lường được

11) Thiết lập một sơ đồ sắp xếp nhân sự của DA thể hiện quyền lực và trách nhiệm của tất cả các thành viên

12) Tổ chức những người tham gia DA thành một đội ngũ cùng làm việc với nhau trong một thể thống nhất

13) Chú trọng đến chất lượng của DA

14) Dự trù kinh phí cho tất cả các công việc

15) Thành lập tiến độ của DA thể hiện trình tự thi công hợp lý để hoàn thành DA

16) Thiết lập một hệ thống theo dõi DA để có thể dự đoán và tường trình các thay đổi, biến động và thực hiện những hoạt động điều chỉnh kịp thời

17) Tạo điều kiện cho những thành viên liên quan nhận thấy được vấn đề phát sinh để có thể cùng nhau giải quyết vấn đề

18) Lưu trữ lại bằng hồ sơ tất cả các sự kiện liên quan đến DA

19) Chuẩn bị mẫu hợp đồng cho đúng quy định với các bên liên quan bất cứ khi nào có sự thay đổi về DA 20) Cung cấp thông tin đầy đủ cho Chủ đầu tư

1.2.4 Chủ nhiệm dự án (Project Manager)

CNDA là người chịu trách nhiệm thực hiện các chức năngQLDA CNDA có vai trò hướng dẫn các thành viên thực hiện

DA đạt chất lượng, đúng hạn, không vượt kinh phí và quymô Công việc của người CNDA là sắp xếp tổ chức, làmviệc cùng với mọi người để nhận ra các vấn đề và giảiquyết các vấn đề trong suốt quá trình thực hiện DA NgườiCNDA phải thực hiện tốt năm chức năng cơ bản trong côngtác quản lý đó là : hoạch định, tổ chức, phân công,hướng dẫn và kiểm soát

Các thuộc tính cần có của một nhà QLDA :

Một CNDA tốt nên có các đặc tính sau :

- Biết lắng nghe

- Biết hỗ trợ người khác

- Biết tổ chức công việc

- Luôn tôn trọng lẫn nhau

- Có tinh thần tập thể

- Biết kiềm chế bản thân

- Có đầu óc hài hước

- Biết ra quyết định hợp lý

- Sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm

1.2.4.1. Vai trò của CNDA trong chức năng hoạch định

 Lập kế hoạch các công việc cần làm

 Thiết lập mục tiêu dự án và những yêu cầu thựchiện ngay từ khi bắt đầu DA

 Phối hợp cùng các chuyên gia để hoạch định và ướctính chi phí (lập dự toán)

 Xác định những sự kiện và mốc thời gian quan trọngcủa dự án để cho tất cả các thành viên biết phảicần làm cái gì và hoàn thành khi nào

 Dự trù những tình huống bất ngờ để đối phó vớinhững bất trắc xảy ra trong tương lai

 Tránh thay đổi kế hoạch trừ trường hợp cần thiết

 Chuẩn bị hợp đồng đúng quy định giữa các bên bấtcứ khi nào có sự thay đổi và xác lập phương pháphiệu chỉnh sự thay đổi đó

 Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác định trách nhiệmmỗi cá nhân, thời gian và chi phí thực hiện

 Thực hiện theo kế hoạch

1.2.4.2. Vai trò của CNDA trong chức năng tổ chức

 Tổ chức thực hiện dự án theo công việc yêu cầu

 Phân chia (Break down) dự án thành những công việccụ thể có thể đo lường được

 Thiết lập một sơ đồ tổ chức cho mỗi dự án, trong đócần chỉ ra ai, làm gì

 Xác định quyền và trách nhiệm của mỗi thành viêntham gia dự án

1.2.4.3. Vai trò của CNDA trong chức năng phân công

 Xác định rõ ràng các công việc cần thực hiện vàlựa chọn người thực hiện

 Thực hiện buổi họp giới thiệu mục tiêu của dự án chocác thành viên của dự án từ lúc bắt đầu dự án

 Giải thích rõ ràng với các thành viên về công việccủa họ

 Làm cho các thành viên hiểu rõ và đồng ý với yêucầu của dự án về chất lượng, kinh phí, và thời gianthực hiện

1.2.4.4. Vai trò của CNDA trong chức năng hướng dẫn

 CNDA phải đủ năng lực để phối hợp các lĩnh vực quantrọng của dự án

 CNDA phải thể hiện mối quan tâm và sự nhiệt tìnhthực hiện dự án

 Tạo cơ hội cho mọi người có thể tiếp cận được, côngkhai các vấn đề và giải quyết các vấn đề theo quanđiểm cùng hợp tác

 Phân tích và khám phá các vấn đề kịp thời để sớmtìm được cách giải quyết

 Cung cấp các tài nguyên cần thiết để thực hiệncông việc và hoàn thành dự án

 Nhận thức được tầm quan trọng của các thành viên,ngợi khen họ khi công việc được làm tốt, hướng dẫnhọ khắc phục sai lầm và xây dựng một nguồn nhânlực có hiệu quả

1.2.4.5. Vai trò của CNDA trong chức năng kiểm soát

 Thường xuyên ghi nhận và theo dõi quá trình thựchiện các công việc trong thực tế và theo kế hoạch

 Duy trì một biểu đồ / bảng tính để so sánh chi phí vàthời gian thực hiện công việc trong thực tế và theo kếhoạch

 Ghi nhận lại các cuộc họp, các cuộc nó chuyện bằngđiện thoại, và các cuộc trao đổi thoả thuận hợpđồng.

 Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tìnhhình thực hiện dự án

1.2.4.6. Tóm tắt vai trò và trách nhiệm của CNDA

 Kiểm soát một dự án từ lúc khởi đầu đến lúc kếtthúc dự án

 Thiết lập Ban Quản lý dự án (Project Management Unit)

 Cân nhắc cẩn thận tất cả các giải pháp có thể

 Chuẩn bị một Kế hoạch quản lý dự án (ProjectManagement Plan)

 Quản lý các thay đổi

 Thay mặt chủ đầu tư chi trả tất cả các chi phí dự ántheo hợp đồng

 Điều phối tất cả các hoạt động của Ban Quản lý dựán

 Xem xét một cách định kỳ tiến trình dự án

 Báo cáo tiến trình dự án đến chủ đầu tư

 Đảm bảo các quy trình kiểm tra chất lượng là đangđược thực hiện đầy đủ và đúng cách

 Tham gia vào xem xét/kiểm toán hậu dự án

1.3 DỰ ÁN XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY

DỰNG

1.3.1 Các khái niệm chung

- Dự án xây dựng (DAXD) là tập hợp những đề xuất cóliên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng haycải tạo những công trình xây dựng (nhà ở, vănphòng, nhà máy, cầu đường,sân bay, bến cảng )nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượngcông trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời giannhất định

- Một DAXD gồm ba thành tố: Quy mô, kinh phí và thờigian thực hiện

- Mục tiêu của quản lý DAXD là đảm bảo công trìnhđược thi công đúng theo thiết kế được duyệt, đúngtiến độ đã đề ra và trong phạm vi chi phí đã ước tính

1.3.2 Các giai đoạn hình thành một DAXD

1.3.3 Các bên tham gia quản lý DAXD

Vai trò của các bên tham gia thực hiện DA

1.3.3.1. Giai đoạn chuẩn bị thực hiện DAĐT

- Chủ đầu tư : Giải thích rõ mục tiêu sử dụng của

công trình Ví dụ như công năng của toà nhà, khảnăng thông qua của tuyến đường, xác định các quychuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật của công trình

- Chủ nhiệm điều hành dự án : Điều phối chung

soạn thảo kế hoạch công tác để tiến hành DA

- Đơn vị thiết kế : Đánh giá các yêu cầu sử dụng

của chủ đầu tư, thiết kế đảm bảo thẩm mỹ, độbền và công năng sử dụng, ước tính giá thành côngtrình

- Người sử dụng : Thuyết minh một cách chi tiết các

yêu cầu của người sử dụng

1.3.3.2. Giai đoạn thực hiện DAĐT

CHUẨN BỊ DỰ

ÁN ĐẦU TƯ DỰ ÁN ĐẦU THỰC HIỆN

TƯ

KẾT THÚC DỰ ÁN ĐẦU

Chủ đầu tư

Nhà thầu thi công

DỰ ÁN XÂY DỰNG

Người chủ sở hữu vốn, người vay vốn, người được giao trách nhiệm quản lý và sử dụng vốn để thực hiện đầu tư

Người chịu trách nhiệm thi công tất cả hay một phần

Đơn vị thiết kế

Người chịu trách nhiệm thực hiện các tài liệu thiết kế

của công trình

1 Thiết kế và đấu thầu

- Nhà thầu thi công : Tham gia ý kiến về vật liệu và

phương pháp thi công

- Chủ nhiệm điều hành dự án : Điều phối các hoạt

động trong giai đoạn thiết kế

- Đơn vị thiết kế : Thiết kế kiến trúc, kết cấu, lập

các bản vẽ thi công về điện, nước, thông gió, …Lập các tài liệu tính toán khối lượng và các hồ sơđấu thầu, tính dự toán công trình

- Người sử dụng : Cung cấp thông tin liên quan đến

công trình để phục vụ thiết kế

2 Thi công

- Nhà thầu thi công : Thi công công trình, điều phối

và thanh toán cho các nhà thầu phụ, lập tiến độ thicông, giám sát thi công (tự giám sát) và cung cấpthông tin theo yêu cầu đối với những điều khoản củahợp đồng

- Chủ nhiệm điều hành dự án : Thoả thuận với

nhà thầu về cách thức tổ chức thi công, tiến độ thicông, kiểm tra sự điều phối của bên thiết kế, phốihợp với người lập dự toán đánh giá khối lượng vàthực hiện biên bản nghiệm thu khối lượng thanh toán,báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư về tiến độ và giáthành

- Chuyên gia tư vấn kỹ thuật : Giám sát nhà thầu

thi công, kiến nghị kỹ thuật, liên hệ với đơn vị thiếtkế về các vấn đề thiết kế

- Người lập dự toán : Đánh giá định kỳ khối lượng

công việc, chuẩn bị các chứng từ thanh toán, tạmứng cho nhà thầu, đánh giá những thay đổi về chi phí,chuẩn bị quyết toán

1.3.3.3. Giai đoạn kết thúc dự án :

- Nhà thầu chính và phụ : Sửa chữa các thiếu sót,

khuyết tật qua nghiệm thu phát hiện, trình duyệtquyết toán cuối cùng

- Chủ nhiệm điều hành dự án : Điều phối các hoạt

động nghiệm thu và bàn giao

- Chủ đầu tư : Liên hệ với chủ nhiệm điều hành dự

án để đảm bảo rằng công trình đã được hoàn thànhđáp ứng các yêu cầu đặt ra

- Người sử dụng : Tiếp nhận công trình và các trang

thiết bị, huấn luyện vận hành và duy tu bảo dưỡng

- Đơn vị thiết kế : Kiểm ra công trình và các trang

thiết bị, đánh giá xem có phù hợp với yêu cầu củahợp đồng và bản thiết kế

CHƯƠNG 2 : DỰ TOÁN CHI PHÍ & QUẢN LÝ QUY MÔ

CỦA DỰ ÁN

CHI PHÍ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THEO CÁC GIAI ĐOẠN CỦA DỰ ÁN

Chi phí xây dựng công trình thuộc các dự án đầu tư làtoàn bộ những chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặccải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình Dođặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sảnphẩm xây dựng nên mỗi công trình có chi phí xây dựngriêng được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹthuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây dựng

Theo các giai đoạn của quá trình đầu tư và xây dựng, chiphí xây dựng công trình được biểu thị qua chỉ tiêu tổngmức đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, tổng dự toáncông trình, dự toán hạng mục công trình, giá thanh toáncông trình ở giai đoạn thực hiện đầu tư và vốn đầu tư đượcquyết toán khi kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thácsử dụng

Tổng mức đầu tư dự án là khái toán chi phí của toànbộ dự án được xác định trong giai đoạn lập dự án và làgiới hạn chi phí tối đa của dự án được xác định trong Quyếtđịnh đầu tư Tổng dự toán công trình, tổng giá trị quyếttoán công trình khi kết thúc xây dựng đưa dự án vào khaithác sử dụng nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư đãduyệt hoặc đã được điều chỉnh theo quy định tại điều 39của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèmtheo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của ChínhPhủ

Chi phí xây dựng công trình được xác định trên cơ sởkhối lượng công việc, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế– kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phùhợp với những yếu tố khách quan của thị trường trongtừng thời kỳ và được quản lý theo Quy chế quản lý đầu

tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số

16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính Phủ

2.1.1 Nội dung của chi phí xây dựng công trình theo

các giai đoạn đầu tư

2.1.1.1 Tổng mức đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư

- Nội dung của giai đoạn Chuẩn bị đầu tư bao gồm cáccông việc sau: Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư vàquy mô đầu tư của dự án, quá trình tiến hành tiếp xúcthăm dò thị trường, điều tra khảo sát lựa chọn địa điểmxây dựng cho dự án, sau đó tiến hành lập dự án đầu

tư Khi dự án đầu tư hoàn thành sẽ thực hiện quá trìnhgiao nộp hồ sơ trình duyệt đến các cơ quan có thẩmquyền Kết thúc giai đoạn này được thể hiện ở Quyết

định đầu tư do cấp có thẩm quyền quyết định

- Giá ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư được gọi là Tổng mứcđầu tư

2.1.1.2 Tổng dự toán công trình ở giai đoạn thực hiện đầu

tư

- Nội dung của giai đoạn thực hiện đầu tư bao gồm cáccông việc sau: Chủ đầu tư tiến hành làm các thủ tụcxin giao đất hay thuê đất, xin giấy phép xây dựng vàgiấy phép khai thác tài nguyên (nếu dự án có khaithác tài nguyên), thực hiện đền bù giải phóng mặtbằng tái định cư, mua sắm máy móc thiết bị công nghệphục vụ cho dự án (nếu có), thực hiện việc khảo sátthiết kế xây dựng, trình các cơ quan chức năng thẩmđịnh phê duyệt thiết kế, dự toán và tổng dự toán Sauđó tiến hành tổ chức đấu thầu hoặc chọn thầu để thicông công trình, trong suốt quá trình thi công phải thựckiểm tra giám sát việc thực hiện hợp đồng, quản lý kỹthuật chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng Kếtthúc quá trình này là việc tiến hành vận hành thử,nghiệm thu, quyết toán thực hiện bàn giao và chuyểnsang chế độ bảo hành công trình

- Giá ở giai đoạn này được thể hiện qua Tổng dự toán.Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiếtcho việc đầu tư xây dựng công trình được tính toán cụthể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật (đối với công trìnhthiết kế 3 bước) hay thiết kế bản vẽ thi công (đối vớicông trình thiết kế 1 và 2 bước) Tổng dự toán công trìnhbao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, các chi phíkhác được tính trong dự toán xây dựng công trình và chiphí dự phòng, chi phí quản lý dự án và một số chi phíkhác của dự án Tổng dự toán không được vượt tổngmức đầu tư đã được duyệt

2.1.1.3 Dự toán xây lắp hạng mục công trình

Dự toán xây lắp hạng mục công trình là chi phí cầnthiết để hoàn thành khối lượng công tác xây lắp cáchạng mục công trình được tính toán từ thiết kế kỹ thuật(đối với thiết kế 3 bước) hoặc thiết kế bản vẽ thi công(đối với thiết kế 1, 2 bước)

Dự toán xây lắp hạng mục công trình bao gồm: Chi phítrực tiếp, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước vàthuế giá trị gia tăng

2.1.1.4 Dự toán thi công

Dự toán thi công do đơn vị thi công lập trước khi tiếnhành thi công công trình Mục đích để theo dõi và quản lýquá trình phát sinh chi phí trong thời gian thi công Dự toán thicông được lập dựa trên căn cứ biện pháp thi công thực

tế tại công trường, định mức nội bộ của đơn vị, giá cảvật liệu, máy thi công và chi phí nhân công thực tế màđơn vị thi công sẽ phải trả để thực hiện công trình.

2.1.1.5 Giá thanh toán công trình

Giá thanh toán là giá trúng thầu cùng các điều kiệnđược ghi trong hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và doanhnghiệp xây dựng đối với các trường hợp đấu thầu, giá trịdự toán hạng mục công trình hoặc loại công tác xây lắpriêng biệt hay toàn bộ công trình được duyệt trên cơ sởnghiệm thu khối lượng và chất lượng từng kỳ thanh toánđối với trường hợp được phép chỉ định thầu (kể cả trườnghợp được cấp có thẩm quyền phân giao nhiệm vụ xây dựngcông trình)

Giá thanh toán được thực hiện theo từng thời kỳ thanhtoán khối lượng hoàn thành và chỉ được thanh toán hếtkhi đã có đủ tài liệu quyết toán hạng mục công trình haycông trình với Chủ đầu tư

2.1.1.6 Quyết toán vốn đầu tư ở giai đoạn kết thúc xây

dựng

- Nội dung của giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự ánvào khai thác sử dụng bao gồm các công việc sau: Tổchức nghiệm thu bàn giao công trình, thực hiện kết thúcxây dựng, vận hành và hướng dẫn sử dụng công trình,quá trình bảo hành công trình, lập quyết toán vốn đầu

tư và đề nghị cơ quan có thẩm quyền phê duyệt quyếttoán vốn đầu tư Kết thúc giai đoạn này là việc đưacông trình vào khai thác sử dụng

- Vốn đầu tư được quyết toán khi kết thúc xây dựng đưadự án vào khai thác sử dụng Vốn đầu tư được quyếttoán là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp pháp đã thực hiệntrong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sửdụng

2.1.1.7 Giá đưa công trình vào khai thác

Giá đưa công trình vào khai thác sử dụng (GSD) được xácđịnh theo công thức:

GSD = GQT + CSDTrong đó:

- GQT: Giá quyết toán xây dựng công trình

- CSD: Chi phí cần thiết để đưa công trình vào khai thác,sử dụng

SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH GIÁ CỦA SẢN PHẨM

XÂY DỰNG

Nghiên cứu khả

thiTổng mức đầu

Thiết kế bản vẽthi công

Dự toán xây lắp

Thiết kế tổ chức

thi côngDự toán thi công

2.1.2 Xaực ủũnh toồng mửực ủaàu tử

2.1.2.1 Noọi dung cuỷa toồng mửực ủaàu tử

Tổng mức đầu t dự án đầu t xây dựng công trình là khái toánchi phí của dự án đầu t xây dựng công trình đợc xác định tronggiai đoạn lập dự án hoặc lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật làm cơ sở

để lập kế hoạch và quản lý vốn đầu t, xác định hiệu quả đầu tcủa dự án Đối với dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc thì tổngmức đầu t là chi phí tối đa mà Chủ đầu t đợc phép sử dụng để

- Chi phí thiết bị bao gồm: Chi phí mua sắm thiết bị công nghử(gồm cả thiết bị phi tiêu chuẩn cần sản xuất, gia công) và chi phí

đào tạo và chuyển giao công nghử (nếu có), chi phí vận chuyển từcảng hoặc nơi mua đến công trình, chi phí lu kho, lu bãi, chi phíbảo quản, bảo dỡng tại kho bãi ở hiện trờng, thuế và phí bảo hiểm

thiết bị công trình; Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu

chỉnh (nếu có)

- Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, tái định c bao gồm: Chi

phí đền bù nhà cửa, vật kiến trúc, cây trồng trên đất; Chi phí thực

hiện tái định c có liên quan đến đền bù giải phóng mặt bằng của

dự án; Chi phí của Ban đền bù giải phóng mặt bằng; Chi phí sửdụng đất nh chi phí thuê đất trong thời gian xây dựng, chi phí

Quaự trỡnh thi coõngGiaự thanh toaựn

Nghieọm thu, baứn

giaoQuyeỏt toaựn coõng

Khai thaực, sửỷ duùngGiaự ủửa coõng trỡnh vaứo

sửỷ duùng

đầu t hạ tầng kỹ thuật (nếu có) Phần xác định chi phí của côngviệc này do Chủ đầu t thực hiện.

- Chi phí quản lý dự án và chi phí khác bao gồm: Chi phí quản lýchung của dự án; Chi phí tổ chức thực hiện công tác đền bù giảiphóng mặt bằng thuộc trách nhiệm của Chủ đầu t; Chi phí thẩm

định hoặc thẩm tra thiết kế, tổng dự toán, dự toán xây dựngcông trình; Chi phí lập hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ mời đấu thầu,phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đấu thầu; Chi phí giámsát thi công xây dựng, giám sát khảo sát xây dựng và lắp đặtthiết bị; Chi phí kiểm định và chứng nhận sự phù hợp vũ chất lợngcông trình xây dựng; Chi phí nghiệm thu, quyết toán và quy đổivốn đầu t; Chi phí lập dự án; Chi phí thi tuyển kiến trúc (nếu có);Chi phí khảo sát, thiết kế xây dựng; Lãi vay của Chủ đầu t trongthời gian xây dựng thông qua hợp đồng tín dụng hoặc hiệp địnhvay vốn (đối với dự án sử dụng vốn ODA); Các lử phí và chi phí thẩm

định; Chi phí cho Ban chỉ đạo Nhà nớc, Hội đồng nghiệm thu Nhànớc, chi phí đăng kiểm chất lợng quốc tế, chi phí quan trắc biếndạng công trình (nếu có); Vốn lu động ban đầu cho sản xuất; Chiphí nguyên liệu, năng lợng, nhân lực cho quá trình chạy thử khôngtải và có tải (đối với dự án sản xuất kinh doanh); Chi phí bảo hiểmcông trình; Chi phí kiểm toán, thẩm tra, phê duyệt quyết toán vàmột số chi phí khác

- Chi phí dự phòng: Là khoản chi phí để dự trù cho các khối lợngphát sinh, các yếu tố trợt giá và những công việc cha lờng trớc đợctrong quá trình thực hiện dự án

2.1.2.2 Muùc ủớch cuỷa vieọc laọp toồng mửực ủaàu tử

Vieọc ửụực lửụùng giaự trũ toồng mửực ủaàu tử trong giai ủoaùnnaứy nhaốm muùc ủớch :

Hoó trụù Chuỷ ủaàu tử ủeồ:

 ẹaựnh giaự nghieõn cửựu khaỷ thi cuỷa dửù aựn

 Laọp moọt dửù toaựn chi phớ dửù aựn

 ẹaựnh giaự khaỷ naờng chi traỷ cuỷa Chuỷ ủaàu tử

 Quyeỏt ủũnh tieỏp tuùc hoaởc huyỷ boỷ dửù aựn

 Quyeỏt ủũnh sửù cung caỏp taứi chớnh cho dửù aựn

ẹoỏi vụựi ẹụn vũ thieỏt keỏ :

 Laọp moọt keỏ hoaùch chi phớ

 ẹaựnh giaự sửù caõn ủoỏi cuỷa chi tieõu giửừa caực thaứnh phaàn khaực nhau cuỷa dửù aựn

 ẹaựnh giaự sửù thớch duùng cuỷa moọt phửụng aựn thieỏt keỏ ủaừ ủeà nghũ

ẹửụùc sửỷ duùng ủeồ lửùa choùn nhaứ thaàu

2.1.2.3 Các phơng pháp lập tổng mức đầu t

Tổng mức đầu t đợc xác định trên cơ sở khối lợng chủ yếucác công việc cần thực hiện của dự án theo thiết kế cơ sở và cáckhối lợng khác dự tính hoặc đợc xác định theo chi phí xây dựngcủa các dự án có tiêu chuẩn kinh tế-kỹ thuật tơng tự đã thựchiện hoặc theo suất đầu t xây dựng công trình Dự án đầu t gồmnhiều công trình thì mỗi công trình có thú vận dụng phơng pháptính quy định để tính tổng mức đầu t.

1) Căn cứ theo thiết kế cơ sở của dự án

- Chi phí xây dựng đợc tính theo những khối lợng chủ yếu từthiết kế cơ sở, các khối lợng khác dự tính và đơn giá xây dựng phùhợp

- Chi phí thiết bị đợc tính theo số lợng, chủng loại, giá trị từngloại thiết bị hoặc giá trị toàn bộ dây chuyền công nghử (nếu muathiết bị đồng bộ) theo giá thị trờng ở thời điểm lập dự án hoặctheo báo giá của Nhà cung cấp và dự tính các chi phí vận chuyển,bảo quản, lắp đặt những thiết bị này và chi phí đào tạo, chuyểngiao công nghử (nếu có)

- Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, tái định c đợc tínhtheo khối lợng phải đền bù, tái định c của dự án và các quy địnhhiện hành của Nhà nớc vũ giá đền bù và tái định c tại địa phơngnơi xây dựng công trình, chi phí thuê đất thời gian xây dựng, chiphí đầu t hạ tầng kỹ thuật (nếu có)

- Chi phí quản lý dự án và chi phí khác đợc tính theo các quy

định hiện hành hoặc có thú ớc tính bằng 10%  15% của tổng chíphí xây dựng và thiết bị nêu tại phần trên và cha bao gồm lãi vaycủa Chủ đầu t trong thời gian xây dựng đối với các dự án sản xuấtkinh doanh

- Chi phí dự phòng đợc tính không vợt quá 15% của tổng cácchi phí trên

2) Tớnh theo chổ tieõu suaỏt voỏn ủaàu tử xaõy dửùng cụ baỷn.

Chổ tieõu suaỏt voỏn ủaàu tử xaõy dửùng cụ baỷn bieồu hieọn chiphớ caàn thieỏt ủeồ taùo neõn moọt ủụn vũ naờng lửùc saỷn xuaỏtcuỷa coõng trỡnh bao goàm caực chi phớ cho coõng taực xaõy laộp,chi phớ thieỏt bũ, caực chi phớ khaực vaứ dửù phoứng Nhửừng chổtieõu naứy ủửụùc xaực ủũnh treõn cụ sụỷ caực chi phớ thửùc teỏ hụùplyự taùo neõn coõng trỡnh xaõy dửùng

Vớ duù: Chi phớ xaõy 1m2 nhaứ, chi phớ ủaàu tử cho 1 giửụứng beọnh,chi phớ xaõy dửùng 1m daứi caàu caỷng

Toồng mửực ủaàu tử coõng trỡnh ủửụùc xaực ủũnh theo coõng thửực:

GẹT =  Qi ẹiTrong ủoự:

- GẹT: Toồng mửực ủaàu tử cuỷa coõng trỡnh

- Qi: Khoỏi lửụùng coõng taực thửự i

- ẹi: Chổ tieõu suaỏt voỏn ủaàu tử xaõy dửùng cụ baỷn chomoọt ủụn vũ khoỏi lửụùng coõng taực thửự i.

Chổ tieõu naứy ủửụùc duứng khi laọp dửù aựn ủoỏi vụựi các côngtrình thông dụng nh nhà ở, khách sạn, đờng giao thông, v v, tổngmức đầu t có thú xác định theo giá chuẩn hoặc suất vốn đầu txây dựng công trình tại thời điểm lập dự án và điều chỉnh, bổsung các chi phí cha tính của cơ cấu tổng mức đầu t Neỏu coõngtrỡnh ủửụùc tớnh coự sửù khaực bieọt veà quy moõ, keỏt caỏu so vụựicoõng trỡnh ủửụùc duứng laứm cụ sụỷ thỡ ta sửỷ duùng heọ soỏ ủeồhieọu chổnh Heọ soỏ naứy ủửụùc xaực ủũnh dửùa theo kinh nghieọmtreõn cụ sụỷ giaự trũ thanh quyeỏt toaựn cuỷa caực coõng trỡnhtrửụực

3) Trờng hợp có số liệu của các dự án có tiêu chuẩn kinh tế-kỹthuật tơng tự đã thực hiện thì có thú sử dụng các số liệu này đểlập tổng mức đầu t Trờng hợp này phải tính quy đổi số liệu đó vũthời điểm lập dự án và điều chỉnh các khoản mục chi phí cha tính

để xác định tổng mức đầu t

Vớ duù : Moọt nhaứ haựt 500 choó ủửụùc hoaứn thaứnh trửụực ủoự 12thaựng vụựi chi phớ 62,5 tyỷ ủoàng Tyỷ leọ laùm phaựt haứng naờmlaứ 10%/naờm Ngửụứi ta ủang muoỏn xaõy dửùng moọt nhaứ haựttửụng tửù, taùi moọt vũ trớ tửụng tửù nhửng laứ 600 choó Chi phớ xaõydửùng nhaứ haựt mụựi laứ bao nhieõu?

Giaỷi:

 Chi phớ cuỷa nhaứ haựt 500 choó taùi thụứi ủieồm hieọn taùi laứ: 62,5 tyỷ * 1,1 = 68,75 tyỷ

 Chi phớ xaõy dửùng nhaứ haựt/choó :

68,75 tyỷ/500 = 0,1375 tyỷ ủoàng/choó

 ệụực lửụùng chi phớ cho nhaứ haựt 600 choó :

- ẹụn vũ nhoỷ nhaỏt cuỷa WBS laứ goựi coõng vieọc (WorkPackage)

2.2.2 Mục đích sử dụng

- Làm giảm các quá trình thi công phức tạp thànhnhững chuỗi các nhiệm vụ mà từ đó có thể hoạchđịnh được

- Xác định các công việc cần thực hiện, định rõnhững chu6ên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọncác thành viên DA, thiết lập cơ sở để lập tiến độ

- WBS là nền tảng để định nghĩa, hoạch định, tổchức và kiểm soát quá trình thực hiện dự án

2.2.3 Quá trình phân chia

- Các công tác trong WBS được phân chia mãi cho đếnkhi toàn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị nhưlà một hệ thống của các công việc riêng biệt

- Sự phân chia của các công việc sẽ tiếp tục mãicho đến khi không còn sự chồng chéo nhau giữa cáccông việc

- Mỗi công việc được phân chia cần :

 Có khả năng đo lường được về tình trạng và khảnăng thực hiện

 Có thời gian hoàn thành cụ thể, có thời điểm bắtđầu và thời điểm kết thúc

 Dễ dàng ước lượng được chi phí và thời gian

 Có 1 mục đích dễ hiểu với mọi đối tượng có liênquan

 Có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm hoànthành công tác

THÀNH PHẦN CỦA MỘT WBS CỦA MỘT DỰ ÁN

WBS CỦA MỘT DỰ ÁN XÂY DỰNG GIAO THÔNG

Cấp độ của một WBS trong DA xây dựng giao thông

KẾ HOẠCH HỘI

BỊ CẦN THIẾT

THIẾT KẾ BROCHURE DANH MỤC THƯ TÍN

WBS CỦA DỰ ÁN HỘI

NGHỊ

Nềnđường

Mặt0đường

CốngquađườngCầu

DỰ ÁN ĐƯỜNG

ABC

WBS CẤP 1 : TỔNG THỂ DỰ ÁN (CÁC HẠNG MỤC CHÍNH)

Phục vụ cho Ban Giám đốc Công ty

Cung cấp tổng quát về các hạng mục chính của Dự án

WBS CẤP 2 : CÁC HẠNG MỤC PHỤ

25

Chuẩn

bị mặtbằng

Đóngcọc trụ,Bệ

mố

Laodầm mặtBản

cầu

Cốtthéptrụ

Vánkhuôn

Bêtôngtrụ

Thiết

bị thicông

Vậtliệui

Nhâncông

Đóng

cọc

CD.01

Mố, trụcầuCD.02

Mặt cầuCD.04

DầmcầuCD.03

DỰ ÁN CẦU XYZ

Mặt cầuCD.04

DầmcầuCD.03

DỰ ÁN CẦU XYZ

Mố M 2CD.02.02

Trụ T 1CD.02.03

DầmdọcCD.03.01DầmngangCD.03.02

BT mặtcầuCD.04.01Lề bộhànhCD.04.02Chiếusáng

Phục vụ cho các trưởng phòng, ban/nhóm

Cung cấp các hạng mục chính và các hạng mục phụ

WBS CẤP 3 : CÁC CÔNG VIỆC

Phục vụ cho các kỹ sư dự án, kỹ sư quản lý tại côngtrường, kỹ thuật thi công

Diễn tả chi tiết hơn các công việc cụ thể

Trụ T 2CD.02.02

Cọc

BTCT

CD.01

Mố, trụcầuCD.02

Mặt cầuCD.04

DầmcầuCD.03

DỰ ÁN CẦU XYZ

Mố M 2CD.02.02

Trụ T 1CD.02.03

Trụ T 2CD.02.02

DầmdọcCD.03.01

DầmngangCD.03.02

BT mặtcầuCD.04.01Lề bộhànhCD.04.02ChiếusángCD.04.03

Liên kết dầm CD.03.01.03 Bệ trụ

CD.02.02.01

Thân trụ CD.02.02.02 Đài trụ CD.02.02.03

WBS CẤP 4 : GÓI CÔNG VIỆC (Work Package)

Cọc

BTCT

CD.01

Mố, trụcầuCD.02

Mặt cầuCD.04

DầmcầuCD.03

DỰ ÁN CẦU XYZ

Mố M 2CD.02.02

Trụ T 1CD.02.03

Trụ T 2CD.02.02

DầmdọcCD.03.01

DầmngangCD.03.02

BT mặtcầuCD.04.01Lề bộhànhCD.04.02ChiếusángCD.04.03

Lao dầm CD.03.01.02

Liên kết dầm CD.03.01.03 Bệ trụ

CD.02.02.01

Thân trụ CD.02.02.02

Đài trụ CD.02.02.03

Khung vây CD.02.02.01 01 Bơm nước CD.02.02.01 02

Ván khuôn bệ CD.02.02.01

.

Phục vụ cho các tổ trưởng xây lắp, cai

Diễn tả chi tiết các công tác xây lắp

2.3 QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

2.3.1 Định nghĩa

Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo rằngdự án đã được thực hiện tất cả các công việc đã đượcyêu cầu và chỉ những công việc được yêu cầu đểhoàn thành tốt dự án

Quy mô dự án là những công việc phải làm để hìnhthành một sản phẩm có những đặc trưng và chức năngcụ thể

Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:

- Khởi đầu (Initiation)

- Hoạch định quy mô (scope planning)

- Định nghĩa quy mô (scope definition)

- Kiểm tra quy mô (scope verification)

- Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control

2.3.2 Quá trình quản lý quy mô Dự án

2.3.2.1 Khởi đầu

Quá trình khởi đầu của công việc quản lý quy mô DAđược thực hiện ở giai đoạn chuẩn bị DA Quá trình khởi đầuthực hiện qua các bước sau :

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm: Chủ đầu tư sẽ mô tả sơ bộ

sản phẩm của DA

 Kế hoạch chiến lược: Trình bày kế hoạch chiến

lược mà Chủ đầu tư sử dụng để hình thành DA

 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án : Quyết định các tiêu

chuẩn trong việc lựa chọn DA : Lợi nhuận tài chính,chiếm lĩnh thị phần, phục vụ lợi ích cộng đồng, …

 Thông tin quá khứ: Tập hợp các thông tin quá

khứ về những dự án tương tự đã được thực hiện đểlàm cơ sở tham khảo

‚ Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques) lựa chọn DA :

 Phương pháp lựa chọn dự án: Có 2 phương pháp

được dùng:

 Phương pháp đo lường lợi nhuận : Phân tích lợi ích và

chi phí, mô hình kinh tế, …

 Phương pháp tối ưu hoá các ràng buộc : Các môhình toán như cây quyết định, AHP (Analytic HierarchyProcess)

 Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến

chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầuvào của tiến trình thực hiện dự án

ƒ Đầu ra (Outputs):

 Khung DA (Project charter)r:

 Là tài liệu mà thừa nhận một cách chính thức sựtồn tại của một dự án

 Nó cung cấp cho nhà quản lý sự uỷ quyền để ápdụng các nguồn lực của tổ chức để vận hành dựán

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:

 CNDA nên được nhận dạng và phân công trong cácgiai đoạn ban đầu của dự án

 Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khibắt đầu thực hiện kế hoạch dự án

 Các ràng buộc (Constraints):

 Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựacủa nhóm QLDA

Ví dụ: Ngân sách đã xác định trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ

 Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì cácđiều kiện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

 Các giả định (Assumptions):

 Là những nhân tố được sử dụng để khống chếtrong quá trình hoạch định, lập kế hoạch DA

 Các giả định một cách tổng quát bao gồm mộtmức độ nào đó của rủi ro có thể xảy ra đối vớiDA

2.3.2.2 Hoạch định quy mô

- Hoạch định quy mô là quá trình phát triển một báocáo quy mô đã được viết nhằm xây dựng cơ sở cho cácquyết định về dự án ở tương lai, kể cả các tiêu chuẩnđể xác định dự án hoàn tất tốt đẹp

- Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp đồnggiữa nhóm dự án và khách hàng dự án bằng cách

nhận dạng các mục tiêu và các nội dung chính(deliverable) của dự án

 Đầu vào (inputs): Số liệu đầu vào của công tác hoạchđịnh quy mô là các dữ kiện đầu ra của quá trình Khởiđầu (Initiation), bao gồm :

 Mô tả sản phẩm

 Project charter

 Các ràng buộc

 Các giả định

‚ Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phân tích sản phẩm:

 Phân tích chi tiết hơn về sản phẩm của dự án

 Nó bao gồm các kỹ thuật như : Kỹ thuật hệ thống,kỹ thuật đánh giá, phân tích giá trị, phân tích chứcnăng, quality function deployment (QFD)

 Phân tích lợi ích/chi phí: NPV, IRR, Payback period, …

 Nhận dạng các giải pháp có thể

 Ý kiến chuyên gia

ƒ Đầu ra (Outputs):

 Báo cáo quy mô =BCQM (scope statement):

 Cung cấp tài liệu cho việc ra quyết định về dự ántrong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triểnnhững hiểu biết chung của quy mô dự án trongvòng các đối tác (stateholders)

 Nội dung của BCQM : Sự cần thiết của dự án (projectjustification), một tóm tắt ngắn gọn về miêu tảsản phẩm (project product), một danh sách tóm tắtcủa những sản phẩm phụ đảm bảo cho sự hoàntất dự án (project deliverables), các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí, tiến độ và tiêu chuẩn chấtlượng (project objectives)

 Chi tiết phụ (supporting detail): nên bao gồm các tàiliệu của tất cả các giả định và ràng buộc đã đượcnhận dạng

 Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM):

 Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự ánsẽ được quản lý và làm thế nào các thay đổi quymô sẽ tích hợp vào trong dự án

 KHQLQM nên bao gồm: Một miêu tả rõ ràng vềlàm thế nào các thay đổi của quy mô sẽ được

nhận dạng và phân loại.

 Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án.2.3.2.3 Định nghĩa quy mô

- Định nghĩa quy mô (ĐNQM) là quá trình phân chiacác hợp phần cụ thể của DA thành những thành phầnnhỏ hơn, dễ quản lý hơn để:

 Cải thiện sự chính xác của các ước lượng về chiphí, thời gian, nguồn lực

 Định nghĩa cơ sở cho đo lường và kiểm soát sự thựchiện

 Thuận tiện hơn cho sự phân công

- ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công

 Đầu vào (inputs):

 Báo cáo quy mô

 Các ràng buộc

 Các giả định

 Thông tin quá khứ

è Các nội dung này đã được thảo luận ở các phầntrước

‚ Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 WBS tạm thời: Một WBS của dự án tương tự đã thựchiện có thể được sử dụng như là một WBS tạm thờicho dự án mới

 Sự phân ly (Decomposition):

 Là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các hợp phầncủa DA thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quảnlý hơn, mãi cho đến khi các hợp phần này đã đượcxác định đủ chi tiết nhằm hỗ trợ cho các hoạtđộng (activities) trong tương lai (hoạch định, thực hiện,kiểm soát, và kết thúc)

 Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạngcác phần tử chính của dự án; (2) Quyết định pháttriển cấp độ chi tiết hơn của các phần tử; (3)Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên hợp phần; (4)Kiểm ra tính đúng đắn của sự phân chia

ƒ Đầu ra (Outputs):

 Hình thành WBS: thường được sử dụng để phát triểnhoặc xác nhận một hiểu biết chung về quy mô dựán

 Phần tử thấp nhất của WBS được gọi là Work

 Hình thành cơ cấu phân công tổ chức (OrganizationBreakdown Structure - OBS) để chỉ ra các phần tử côngviệc đã được phân công đến đối tác nào, đến ai.2.3.2.4 Kiểm tra quy mô

- Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp nhận chínhthức quy mô dự án từ phía các đối tác (nhà tài trợ,chủ dự án, khách hàng …)

- KTQM khác với kiểm soát chất lượng:

 KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kếtquả công việc của tương lai

 Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn(correctness) của kết quả công việc

 Đầu vào (inputs):

 Kết quả công việc (work results)

 Các tài liệu phục vụ cho quá trình kiểm tra (kế hoạch,đặc điểm kỹ thuật, bản vẽ, …)

‚ Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Sự kiểm định (inspections): Bao gồm những công việcnhư là đo lường, kiểm tra, và thử nghiệm những gì đãlàm nhằm xác định có hay chăng các kết quả tuântheo các yêu cầu (requirements)

ƒ Đầu ra (Outputs):

 Một văn bản chấp nhận chính thức (formal acceptance)2.3.2.5 Kiểm soát sự thay đổi quy mô

- Kiểm soát thay đổi quy mô (KSTĐQM): bao hàm

 Sự ảnh hưởng của những nhân tố mà tạo ra sự thayđổi quy mô để đảm bảo rằng những thay đổi đó làcó lợi

 Xác định rằng một thay đổi quy mô đã xuất hiện

 Quản lý các thay đổi thực tế khi và nếu chúng xuấthiện

- KSTĐQM phải được tích hợp hoàn hảo với các quátrình kiểm soát khác như là: kiểm soát thời gian, kiểmsoát chi phí, …

 Đầu vào (inputs):

 Cơ cấu phân chia công việc WBS

 Báo cáo sự quá trình thực hiện (performance report):Nhằm cung cấp thông tin về sự thực hiện quy mô, nócũng cảnh báo nhóm dự án về những gì mà có thể

gây ra vướng mắc trong tương lai.

 Những yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuấthiện trong nhiều dạng thức văn bản, quá trình làmviệc, phát ngôn,…

 Hầu hết các yêu cầu thay đổi là kết quả của: Sựkiện bên ngoài (một thay đổi luật của chínhquyền), một sai lầm hoặc bỏ sót trong định nghĩaquy mô sản phẩm/quy mô dự án, một thay đổi làmgia tăng giá trị sản phẩm

 Kế hoạch quản lý quy mô

‚ Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Hệ thống kiểm soát thay đổi quy mô (HTKSTĐQM):

 Một HTKSTĐQM định nghĩa các thủ tục mà theo đóquy mô dự án có thể được thay đổi

 Một HTKSTĐQM nên phù hợp với các điều kiện củahợp đồng

 Đo lường sự thực hiện (performance measurement)

 Kế hoạch hiệu chỉnh (Additional plan)

ƒ Đầu ra (Outputs):

 Các thay đổi quy mô (scope changes):

 Một thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quymô dự án đã được chấp nhận

 Các thay đổi quy mô thường yêu cầu hiệu chỉnhchi phí thời gian và chất lượng hoặc các mục tiêukhác của dự án

 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): Các côngviệc nhằm đưa kết quả dự án về gần với kế hoạchđã lập

 Các bài học kinh nghiệm (lesson learned): Các nguyênnhân gây ra sai biệt, các hành động đã thực hiệnnên được tư liệu hoá để mà các thông tin này trởthành các cơ sở dữ liệu quá khứ cho dự án này vànhững dự án khác của chủ đầu tư

CHƯƠNG 3 : LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Hoạch định là mấu chốt của công tác QLDA Hoạch địnhcung cấp thông tin, phối hợp công việc của các bên thamgia DA và thiết lập tiêu chuẩn cho hệ thống kiểm soát đểtheo dõi khối lượng, chi phí và thời gian thực hiện DA Cáclợi ích của việc hoạch định DA là :

- Đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn

- Các công việc không bị gián đoạn / chậm trễ

- Giảm thiểu các công việc phải làm lại

- Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm

- Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tìnhtrạng của dự án

- Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn

- Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điềukhiển

- Biết được thời gian thực hiện các phần việc chínhcủa dự án

- Biết được cách thức phân phối chi phí của dự án

- Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọingười

- Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu

- Hợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượngdự án theo yêu cầu của chủ đầu tư

Hoạch định là bước đầu tiên của công tác lập tiến độcho DA Hoạch định là một quá trình chứ không phải làmột công việc riêng rẽ Khi có thay đổi phát sinh cầnphải có kế hoạch bổ sung để hợp nhất các thay đổi vàotiến độ Có nhiều tình huống và sự kiện có thể xảy ralàm ảnh hưởng đến tiến độ DA Ví dự như thay đổi về tổchức nhân sự, thay đổi thiết bị và các vấn đề trong thiếtkế kết cấu, yếu tố thời tiết Công tác hoạch định tốtsẽ phát hiện ra những thay đổi và hiệu chỉnh được tiếnđộ một cách hiệu quả nhất

của CNDA

Khi được giao QLDA thì nhiệm vụ đầu tiên của CNDA là tậptrung các tài liệu liên quan đến DA (báo cáo nghiên cứukhả thi, hợp đồng với chủ đầu tư ) nhằm xác định rõđược quy mô công việc, đảm bảo kinh phí được duyệt vàtiến độ thể hiện được đầy đủ các mốc thời gian quantrọng đặc biệt là ngày hoàn thành DA

Mục đích của quá trình xem xét ban đầu là làm quen vớicác mục tiêu của Chủ đầu tư, những yêu cầu của DA vàxác định các thông tin cần thiết cho các công tác lập kếhoạch DA

Để xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt độngcủa dự án cần trả lời các câu hỏi liên quan đến quymô, chi phí và thời gian thực hiện dự án

 Quy mô DA: (cần trả lời các câu hỏi) : DA có thiếu

những yêu cầu gì? Có hợp lý không? Cách làm tốtnhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cầnchuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượngmà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn và quyđịnh nào?

 Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự toán

được lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi nào dự toánđược lập? Có phần nào trong dự toán phải kiểm tralại? Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thờigian và địa phương?

 Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã

được lập như thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ailập tiến độ? Ngày hoàn thành dự án đã xác địnhchưa? Có quy định những khoản thưởng và phạt nàokhông?

án

CNDA lập kế hoạch làm việc cho DA nhằm xác định côngviệc cần làm, ai làm, khi nào làm và chi phí thực hiện Kếhoạch phải tương đối chi tiết để cho những người tham giahiểu được họ cần phải làm gì trong từng giai đoạn của DA,nếu kế hoạch không chi tiết thì không có cơ sở để theodõi và kiểm soát DA Dựa vào bản phương án thực hiệncông việc, CNDA lập kế hoạch làm việc của DA Các phầnchính của bản kế hoạch như sau :

- Dữ liệu chung:

 Tên và mã số dự án

 Mục tiêu và quy mô của dự án

 Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án

- Công việc:

 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc

 Phân nhóm các công việc

 Các công việc cụ thể (Work packages)

- Tiến độ

 Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc

 Thời gian dự kiến thực hiện công việc

 Ngày khởi công và hoàn thành các côngviệc

- Chi phí

 Số giờ công và chi phí nhân công thực hiệntừng công việc

 Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc

 Phương thức thanh toán và khoản tiền thanhtoán hàng tháng

- Đo lường tiến trình thực hiện

 Khối lượng công việc thực hiện

 Số lượng bản vẽ hoàn thành

hoạch DA

Các giai đoạn hình thành DA được thể hiện dưới sơ đồsau :

việc lập kế hoạch và tiến độ

Công việc hoạch định, lập kế hoạch và kiểm soát phảibắt đầu ở giai đoạn khởi đầu của DA cho đến khi hoànthành DA Dưới đây liệt kê các nguyên tắc chủ yếu chocông việc lập kế hoạch và tiến độ

- Bắt đầu lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc

- Hãy để những thành viên dự án tham gia vào quátrình lập kế hoạch và tiến độ

- Chú trọng các mặt của dự án: quy mô, chi phí, thờigian và chất lượng

- Dự trù thời gian cho những thay đổi, xét duyệt vàphê chuẩn

Xác định

DA Xác định phương

hướng

Lập tiến độ cho DA kiểm soát Theo dõi,

DAChủ đầu

Lập cơ cấu phân chia chi phí

Lập cơ cấu phân công tổ chức

Thành lập đội ngũ thực hiện DA

Lập tiến độ

Lập biểu đồ sử dụng tài nguyên

Lập biểu đồ sử dụng chi phí

Theo dõi DA

Đánh giá DA

Phân tích xu hướng phát triển của DA

Dự báo chi phí và thời gian hoàn thành DA

- Phải hiểu rằng tiến độï là kế hoạch thực hiệncông việc và tiến độ sẽ không bao giờ đúng chínhxác

- Kế hoạch cần đơn giản, loại bỏ những chi tiếtkhông phù hợp

- Phổ biến kế hoạch tới các bên tham gia dự án,nếu không thì kế hoạch sẽ trở nên vô dụng

khi tham gia hoạch định DA

Các bên tham gia DA bao gồm Chủ đầu tư, đơn vị tư vấn,đơn vị thiết kế và nhà thầu thi công đều có tráchnhiệm hoạch định và lập tiến độ của DA Mỗi bên thamgia phải lập tiến độ cho phần việc của mình rồi phổbiến và phối hợp với các bên còn lại, bởi vì công việcgiữa các bên có liên quan với nhau

- Chủ đầu tư : Xác định ngày hoàn thành dự án,xác định mức độ ưu tiên của các công việc

- Đơn vị thiết kế: Lập tiến độï thiết kế phù hợp vớitiến độ của bên chủ đầu tư có xét đến mức độ ưutiên của công việc

- Nhà thầu thi công: Lập tiến độ cho tất cả côngtác thi công theo yêu cầu của hợp đồng bao gồm cảcông tác cung ứng và vận chuyển vật tư (có xét đếnmối quan hệ qua lại giữa các thầu phụ và phối hợpsử dụng nhân công, máy thi công)

tiến độ

Để lập một kế hoạch DA tổng thể, phải phân chia DAthành các công việc cụ thể có thể đo lường và quảnlý được Quá trình này được bắt đầu bằng cơ cấu phânchia công việc (Work Breakdown Strudure – WBS) Sau khi đãlập cơ cấu phân chia công việc, có thể tiến hành lựachọn nhân sự tham gia thực hiện DA Những người thựchiện DA cần phải xác định được khối lượng, thời gian vàchi phí cần thiết để thực hiện công việc Với những sốliệu này có thể lập được một kế hoạch DA hoàn chỉnh.Các thông tin cơ sở để lập kế hoạch và tiến độ thựchiện một DA xây dựng bao gồm :

- Khả năng đáp ứng thiết bị thi công

- Điều kiện công trường và kho bãi

- Thời gian thi công và thời tiết

- Các cản trở ảnh hưởng đến công việc có thểxảy ra

- Tình hình vật tư hiện có và xu hướng thị trường

- Nhân lực sẵn có và năng suất lao động trong thicông

- Yêu cầu và các dạng công trình tạm

- Quy định và điều luật áp dụng

3.2.4 Những việc cần làm để

lập kế hoạch và tiến độ DA

Giai đoạn hình thành dự án

- Có sự ủng hộ của đội ngũ thực hiện dự án

- Xác định thời hạn cập nhật, phản hồi, mức độâchi tiết

- Xác định mức độ áp dụng máy tính

- Xác định quy mô công việc

Giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án

- Thiết lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS)

- Liên kết cơ cấu phân công tổ chức OBS với cơ cấuphân chia công việc WBS

- Xây dựng hệ thống mã hoá

- Xác định các công việc cụ thể

- Lập tiến độ

- Phân bổ tài nguyên, xác định thời gian chờ đợicần thiết cho việc cung ứng vật tư và thiết bị

Giai đoạn hoàn chỉnh thiết kế

- So sánh tiến độ dự án tổng thể với tiến độ củacác bên

- Thiết lập hệ thống theo dõi dựa trên tiến độ đượcduyệt

- Rà soát lại thời gian và chi phí dự trù

- Quan tâm đến yêu cầu cung ứng

Giai đoạn thi công

- So sánh tiến độ dự án tổng thể với tiến độ củacác bên

- Thiết lập hệ thống theo dõi dựa trên tiến độ đượcduyệt

- Theo dõi tài nguyên phân phối để xác định mứcđộ đáp ứng tài nguyên có phù hợp với quy mô côngviệc và chi phí ước tính

- Thiết lập thủ tục xử lý các thay đổi

- Thiết lập tiêu chí đánh giá công việc

- Xem lại kích cỡ tổ đội và yêu cầu nhân lực

- Thiết lập hệ thống nhận biết tình hình vượt chi phívà chậm tiến độ

- Thiết lập luồng trao đổi thông tin giữa bộ phận lậpdự toán, tiến độ, cung ứng và giám sát

3.3 PHƯƠNG PHÁP LẬP TIẾN ĐỘ

Có nhiều phương pháp lập tiến độ khác nhau phụ thuộcvào quy mô và mức độ phức tạp của DA, thời gian hoànthành, nhân sự thực hiện và yêu cầu của Chủ đầu tư.Chủ nhiệm DA phải chọn lựa một phương pháp tiến độ dễhiểu, dễ sử dụng đối với tất cả mọi người tham gia DA.Có hai phương pháp được dùng phổ biến là sơ đồ ngang(còn gọi là sơ đồ Gant) và sơ đồ mạng

Sơ đồ ngang được lập bởi Henry L Gantt trong chiến tranhthế giới thứ nhất là tiến độ dạng đồ thị theo trục thờigian Tiến độ ngang dễ đọc, dễ hiểu nhưng lại khó cậpnhật, không thể hiện được mối quan hệ giữa các côngviệc, khó dự báo được tác động của các công việc thayđổi với thời hạn hoàn thành của DA

Sơ đồ ngang là phương pháp hiệu quả dùng để lập tiếnđộ quản lý tổng thể DA nhưng khi lập tiến độ chi tiết thìcòn có nhiều hạn chế do không thể hiện được mối quanhệ qua lại cần có giữa các công việc Người ta thườngdùng sơ đồ ngang để lập tiến độ thiết kế bởi vì nó đơngiản dễ dùng và không cần có mối quan hệ qua lạigiữa các công việc

Ví dụ : Sơ đồ ngang thể hiện việc thi công tuyến đườnggiao thông AB