1. Lý do chọn đề tài Sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết thì việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản được xuất hiện. Nhờ có chữ viết và văn bản nên việc trao đổi thông tin trở nên một cách dễ dàng, thuận tiện và khoa học hơn. Trong hoạt động của các cơ quan nói chung và Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nói riêng thì hình thức truyền đạt thông tin bằng văn bản là hình thức quan trọng và chủ yếu đối với hoạt động quản lý. Ngày nay trong bất cứ một Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nào đó muốn hoạt động được đều không thể thiếu hoạt động quản lý văn bản. Mọi hoạt động của Văn phòng UBND nếu muốn thực hiện được một cách tốt nhất thì hoạt động quản lý văn bản phải được thực hiện hiệu quả và khoa học nhất. Có thể nói hoạt động quản lý văn bản là thành phần chủ chốt, quan trọng và là huyết mạch của hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Là một sinh viên khoa QTVP trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã được học rất nhiều học phần có liên quan đến chuyên ngành và qua đó càng hiểu rõ sự quan trọng của công tác quản lý văn bản trong hoạt động hành chính nói chung. Hơn thế nữa, tôi chọn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình làm cơ sở thực tiễn để tôi khảo sát, tìm hiểu về công tác quản lý văn bản vì đây là nơi tôi đã sinh ra, lớn lên và gắn bó trong suốt 18 năm, tôi có rất nhiều kỷ niệm và dành rất nhiều tình cảm với nơi đây đó là quê hương của tôi và sau khi tốt nghiệp ĐH tôi rất mong muốn được làm việc tại đây. Chính vì các lý do trên, nên nó đã thúc đẩy tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình” làm chủ đề nghiên cứu của mình. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình. Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND Tỉnh Ninh Bình. 3. Mục đích nghiên cứu Trình bày tình hình, thực trạng quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm giúp việc quản lý văn bản thực hiện một cách trôi chảy, khoa học và hiệu quả hơn. 4. Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát thực trạng vấn đề Xác định tầm quan trọng của việc quản lý văn bản Đưa ra những giải pháp nâng cao việc quản lý văn bản trong hoạt động hành chính Nhà nước nói chung. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức giải quyết văn bản đi ở Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thực trạng và giải pháp “. Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến ở Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn thực trạng và giải pháp ” của Nguyễn Thị Phương. “ Tìm hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản dến ở UBND thị xã Sông Gâm thực trạng và giải pháp “ của Nguyễn Thị Dung. 6. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những lý thuyết, thông tin đã có. Phương pháp khảo sát thực địa: Là phương pháp chủ yếu trong quá trình tôi làm đề tài này. Phương pháp phân tích và tổng hợp. 7. Đóng góp của đề tài Qua việc tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình tôi đã giới thiệu tình hình quản lý văn bản tại đây và đôi nét về sự hình thành, phát triển của UBND Tỉnh Ninh Bình nói riêng và Tỉnh Ninh Bình nói chung. Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong hoạt động hành chính. 8. Cấu trúc đề tài Chương 1: Tổng quan về UBND Tỉnh Ninh Bình Chương 2: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình. Chương 3:Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình. Ngoài ra còn có phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục của đề tài.
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực trong công trình nghiên cứu này
Hà Nội, tháng 05 năm 2017
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này tôi xin cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, Thầy cô trong khoa, cán bộ thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội và Quý cơ quan đã chỉ bảo và tạo điều kiện giúp tôi có những cơ sở lý luận và thực tiễn để tôi hoàn thành đề tài này
Đặc biệt qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS.Bùi Thị Ánh Vân người đã giảng dạy, hướng dẫn tận tình và người cô của tôi là cô Phạm Ngọc Anh – Trưởng phòng kinh tế ngành đã cung cấp những nguồn tàiliệu về Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình trong quá trình thực hiện đề tài này
Đề tài này đuợc viết dựa trên vốn kiến thức của bản thân và trong quá trình nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn vì vậy nên còn nhiều thiếu sót Rất mong nhận đuợc sự đóng góp ý kiến để tôi rút kinh nghiệm cho những nghiên cứu sau này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 3BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết thì việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản được xuất hiện Nhờ có chữ viết và văn bản nên việc trao đổi thông tin trở nên một cách dễ dàng, thuận tiện và khoa học hơn Trong hoạt động của các cơ quan nói chung và Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nói riêng thì hình thức truyền đạt thông tin bằng văn bản
là hình thức quan trọng và chủ yếu đối với hoạt động quản lý
Ngày nay trong bất cứ một Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nào
đó muốn hoạt động được đều không thể thiếu hoạt động quản lý văn bản Mọi hoạt động của Văn phòng UBND nếu muốn thực hiện được một cách tốt nhất thì hoạt động quản lý văn bản phải được thực hiện hiệu quả và khoa học nhất Có thể nói hoạt động quản lý văn bản là thành phần chủ chốt, quantrọng và là huyết mạch của hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng
Là một sinh viên khoa QTVP trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã được học rất nhiều học phần có liên quan đến chuyên ngành và qua đó càng hiểu rõ sự quan trọng của công tác quản lý văn bản trong hoạt động hành chính nói chung
Hơn thế nữa, tôi chọn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình làm cơ sở thực tiễn để tôi khảo sát, tìm hiểu về công tác quản lý văn bản vì đây là nơi tôi đã sinh ra, lớn lên và gắn bó trong suốt 18 năm, tôi có rất nhiều kỷ niệm
và dành rất nhiều tình cảm với nơi đây đó là quê hương của tôi và sau khi tốtnghiệp ĐH tôi rất mong muốn được làm việc tại đây
Chính vì các lý do trên, nên nó đã thúc đẩy tôi quyết định chọn đề tài
“Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình” làm chủ đề nghiên cứu của mình
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình
Trang 5Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND Tỉnh Ninh Bình.
3 Mục đích nghiên cứu
Trình bày tình hình, thực trạng quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm giúp việc quản lý văn bản thực hiện một cách trôi chảy, khoa học và hiệu quả hơn
4 Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng vấn đề
- Xác định tầm quan trọng của việc quản lý văn bản
- Đưa ra những giải pháp nâng cao việc quản lý văn bản trong hoạt động hành chính Nhà nước nói chung
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức giải quyết văn bản đi
ở Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thực trạng và giải pháp “
- Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức và giải quyết văn bảnđến ở Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn thực trạng vàgiải pháp ” của Nguyễn Thị Phương
- “ Tìm hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản dến ở UBND thị
xã Sông Gâm thực trạng và giải pháp “ của Nguyễn Thị Dung
6 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những lý thuyết, thông tin
đã có
- Phương pháp khảo sát thực địa: Là phương pháp chủ yếu trong quá trình tôi làm đề tài này
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
Trang 6Chương 1: Tổng quan về UBND Tỉnh Ninh Bình
Chương 2: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình
công tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình
Chương 3:Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp
cho công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình
Ngoài ra còn có phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục của đề tài
Trang 7Chương 1 Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình.
Ninh Bình là một tỉnh nằm ở cửa ngõ cực nam miền Bắc Việt Nam, thuộc khu vực đồng bằng sông Hồng dù chỉ có 2 huyện duyên hải là Yên Khánh vàKim Sơn có địa hình bằng phẳng Quy hoạch xây dựng phát triển kinh tế xếpNinh Bình vào vùng duyên hải Bắc Bộ Vùng đất Ninh Bình xưa là kinh đô của Việt Nam giai đoạn 968 - 1010 với 3 triều đại Đinh, Tiền Lê, Hậu Lý và cũng là địa bàn quan trọng về quân sự qua các thời kỳ lịch sử Với vị trí đặc biệt về giao thông, địa hình, lịch sử văn hóa đồng thời sở hữu 2 khu vực là disản thế giới và khu dự trữ sinh quyển thế giới, Ninh Bình hiện là một trung tâm du lịch có tiềm năng phong phú và đa dạng Năm 2015, Ninh Bình là tỉnh đầu tiên của đồng bằng sông Hồng có 2 thành phố trực thuộc tỉnh (Ninh Bình, Tam Điệp)
Ninh Bình xưa cùng với Thanh Hóa thuộc bộ Quân Ninh, nước Văn Lang Thời thuộc Hán thuộc quận Giao Chỉ, thời thuộc Đông Ngô về sau
thuộc Giao Châu, thuộc Lương là châu Trường Yên
Năm 968, vua Đinh Tiên Hoàng dẹp xong loạn 12 sứ quân lên ngôi hoàng đếđóng đô tại Hoa Lư và đổi tên gọi Trường Châu thành Trường An
Năm Thuận Thiên thứ nhất (1010) Lý Thái Tổ dời kinh đô về Thăng Long,
và Ninh Bình nằm trong phủ Trường An Nhưng đến cuối đời Lý có lúc gọi
là châu Đại Hoàng Giang
Đầu đời Trần đổi là lộ Trường Yên Đời Trần Thuận Tông, năm Quang Thắng 10 (1397) đổi trấn Trường Yên làm trấn Thiên Quan
Thời thuộc Minh lấy lại tên cũ là châu Trường Yên thuộc phủ Kiến Bình.Đời Lê Thái Tổ lại gọi là trấn Năm Quang Thuận 10 (1469) đời Lê Thánh Tông định bản đồ toàn quốc, chia trấn Trường Yên làm 2 phủ Trường Yên vàThiên Quan thuộc trấn Sơn Nam với trung tâm đặt tại Vân Sàng Đời Lê Trung hưng gọi là trấn Thanh Hoa ngoại
Trang 8Đời Tây Sơn và đầu Nguyễn vẫn gọi là Thanh Hoa ngoại trấn, gồm 2 phủ: phủ Trường Yên (sau đổi là Yên Khánh) gồm 3 huyện: Yên Khang (sau đổi
là Yên Khánh), Yên Mô, Gia Viễn, và phủ Thiên Quan (sau đổi là Nho Quan) gồm 3 huyện: Yên Hoá, Phụng Hoá, Lạc Thổ (sau đổi là Lạc Yên) Năm Gia Long 5 (1806) đổi Thanh Hoa ngoại trấn làm đạo Thanh Bình Năm Minh Mệnh 3 (1822) đổi làm đạo Ninh Bình Năm Minh Mệnh 10 (1829) lại đổi làm trấn, lập thêm 1 huyện mới Kim Sơn (cộng 7 huyện) Nămthứ 12 (1831) đổi làm tỉnh Ninh Bình, quan đầu tỉnh là tuần phủ, đặt dưới quyền của tổng đốc Hà Ninh (quản hạt cả vùng Hà Nội đến tận Ninh Bình) Cho đến đời Đồng Khánh không thay đổi Đầu đời Thành Thái cắt huyện Lạc Yên về tỉnh Hoà Bình mới lập
Ngày 27 tháng 12 năm 1975, Ninh Bình hợp nhất với các tỉnh Nam
Định và Hà Nam thành tỉnh Hà Nam Ninh rồi lại tái lập ngày 12 tháng
8 năm 1991 Khi tách ra, tỉnh Ninh Bình có diện tích 1.386,77 km², dân số 787.877 người, gồm 2 thị xã Ninh Bình (tỉnh lị), Tam Điệp và 5 huyện: Gia Viễn, Hoa Lư, Hoàng Long, Kim Sơn, Tam Điệp Ngày 23 tháng
11 năm 1993, huyện Hoàng Long đổi lại tên cũ là huyện Nho Quan Ngày 4 tháng 7 năm 1994, huyện Tam Điệp đổi lại tên cũ là huyện Yên Mô và tái lập huyện Yên Khánh từ 10 xã của huyện Tam Điệp cũ và 9 xã của
huyện Kim Sơn Ngày 7 tháng 2 năm 2007, chuyển thị xã Ninh Bình
thành thành phố Ninh Bình Ngày 6 tháng 4 năm 2015, chuyển thị xã Tam Điệp thành thành phố Tam Điệp
1.2 Khái quát về vị trí địa lý
Ninh Bình nằm ở vị trí ranh giới 3 khu vực địa lý: Tây Bắc, châu thổ sông Hồng và Bắc Trung Bộ Tỉnh này cũng nằm giữa 3 vùng kinh tế: vùng Hà Nội, vùng duyên hải Bắc Bộ và vùng duyên hải miền Trung Ninh Bình nằm
ở trọng tâm của nửa phía Bắc Việt Nam, khu vực các tỉnh từ Thừa Thiên Huế trở ra
Phía bắc giáp với Hòa Bình, Hà Nam,
Phía đông giáp Nam Định qua sông Đáy,
Phía tây giáp Thanh Hóa,
Phía nam giáp biển Đông
Trang 9Điểm cực Đông tại cảng Đò Mười, xã Khánh Thành, Yên Khánh; điểm cực Tây tại rừng Cúc Phương, Nho Quan; điểm cực Nam tại bãi biển gần xã KimĐông, Kim Sơn và điểm cực Bắc tại vùng núi xã Xích Thổ, Nho Quan Trung tâm tỉnh là thành phố Ninh Bình cách thủ đô Hà Nội 93 km về phía nam Thành phố Tam Điệpcách Thủ đô Hà Nội 105 km.
Ở vị trí điểm mút của cạnh đáy tam giác châu thổ sông Hồng, Ninh Bình baogồm cả ba loại địa hình Vùng đồi núi và bán sơn địa ở phía tây bắc bao gồmcác huyện Nho Quan, Gia Viễn, Hoa Lư, Tam Điệp Đỉnh Mây Bạc
thuộc rừng Cúc Phương với độ cao 648 m là đỉnh núi cao nhất Ninh
Bình Vùng đồng bằng ven biển ở phía đông nam thuộc 2 huyện Kim
Sơn và Yên Khánh Xen giữa 2 vùng lớn là vùng chiêm trũng chuyển tiếp Rừng ở Ninh Bình có đủ cả rừng sản xuất và rừng đặc dụng các loại Có 4 khu rừng đặc dụng gồm rừng Cúc Phương, rừng môi trường Vân Long, rừngvăn hóa lịch sử môi trường Hoa Lư và rừng phòng hộ ven biển Kim Sơn Khu rừng đặc dụng Hoa Lư - Tràng An đã được UNESCO công nhận là di sản thế giới thuộc quần thể danh thắng Tràng An Ninh Bình có bờ biển dài
18 km Bờ biển Ninh Bình hàng năm được phù sa bồi đắp lấn ra trên 100m Vùng ven biển và biển Ninh Bình đã được UNESCO công nhận là khu dự trữ sinh quyển thế giới Hiện 2 đảo thuộc Ninh Bình là đảo Cồn Nổi và Cồn Mờ
1.3 Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội
1.3.1 Về kinh tế:
Ninh Bình có vị trí quan trọng của vùng cửa ngõ miền Bắc và vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc Đây là nơi tiếp nối giao lưu kinh tế và văn hoá giữa khu vực châu thổ sông Hồng với Bắc Trung Bộ, giữa vùng đồng bằng Bắc
Bộ với vùng rừng núi Tây Bắc Thế mạnh kinh tế nổi bật của Ninh Bình là các ngành công nghiệp vật liệu xây dựng và du lịch
Năm 2015, Ninh Bình là địa phương đứng thứ 6 ở Việt Nam chỉ sau Tp HCM, Hà Nội, Bình Dương, Quảng Ninh, Đồng Nai về số doanh nghiệp tư nhân lớn trong tốp 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam với 11 doanh nghiệplà: Công ty cổ phần ô tô Hyundai Thành Công, Tập đoàn The Vissai, Công
ty cp Xi măng Hướng Dương, doanh nghiệp tư nhân xây dựng Xuân Trường,Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư xây dựng và phát triển Xuân Thành, Công ty cp xăng dầu dầu khí Ninh Bình, doanh nghiệp tư nhân Nam
Phương, Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàng Hà, Tập đoàn ThaiGroup, Tập đoàn Công nghiệp Quang Trung, Tập đoàn Cường Thịnh Thi
Trang 10Năm 2010 chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh xếp thứ 11/63, liên tục nằm trong nhóm tỉnh đứng đầu miền Bắc Ninh Bình là một trong những tỉnh thu hút vốn đầu tư nước ngoài lớn của Việt Nam Cơ cấu kinh tế trong GDP năm2014: Công nghiệp - xây dựng: 46,08%; Nông, lâm - ngư nghiệp: 13,94%; Dịch vụ: 39,98%.
1.3.2 Về văn hóa:
Ninh Bình nằm ở vùng giao thoa giữa các khu vực: Tây Bắc, đồng bằng sông Hồng và Bắc Trung Bộ Đặc điểm đó đã tạo ra một nền văn hóa Ninh Bình tương đối năng động, phát triển trên nền tảng văn minh châu thổ sông Hồng Đây là vùng đất phù sa cổ ven chân núi có con người cư trú từ rất sớm Các nhà khảo cổ học đã phát hiện trầm tích có xương răng đười ươi và các động vật trên cạn ở núi Ba (Tam Điệp) và một số hang động khác của kỳ
đồ đá cũ thuộc nền Văn hóa Tràng An; động Người Xưa (Cúc Phương) và một số hang động ở Tam Điệp, Nho Quan có di chỉ cư trú của con người thời văn hoá Hoà Bình Sau thời kỳ văn hoá Hoà Bình, vùng đồng bằng ven biển Ninh Bình là nơi định cư của con người thời đại đồ đá mới Việt Nam
Di chỉ Đồng Vườn (Yên Mô) đã được định niên đại muộn hơn di chỉ Gò Trũng Cư dân cổ di chỉ Đồng Vườn đã phát triển lên cư dân cổ di chỉ Mán Bạc (Yên Thành, Yên Mô) ở giai đoạn văn hoá đồ đồng từ cuối Phùng Nguyên đến đầu Đồng Đậu Ninh Bình là địa bàn có nhiều di tích khảo cổ học thuộc các thời kỳ văn hóa Tràng An, Hòa Bình, Bắc Sơn, Đa Bút và Đông Sơn
1.3.3 Về xã hội:
Năm 2013, ngành du lịch Ninh Bình đón được 4,5 triệu lượt du khách, trong
đó khách quốc tế là 520.000 lượt; doanh thu đạt 920 tỷ đồng Năm 2014, ngành đặt mục tiêu phấn đấu đón 4,7 triệu lượt khách, trong đó khách quốc
tế là 600.000 lượt, khách nội địa là 4,1 triệu lượt
Theo Quy hoạch tổng thể phát triển du lịch Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Ninh Bình cùng với Hà Nội và Quảng Ninh được xác định là các trung tâm du lịch của khu vực đồng bằng sông Hồng và duyên hải Đông Bắc
Được tỉnh xác định là lĩnh vực kinh tế mũi nhọn (Định hướng thu nhập du lịch thuần tuý >10%) Trong những năm gần đây, ngành Du lịch Ninh
Trang 11Bình đang khai thác hiệu quả những tiềm năng, thế mạnh góp phần vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế của toàn tỉnh
Ninh Bình được xác định là một trung tâm du lịch của vùng duyên hải Bắc
Bộ, sẽ trở thành thành phố du lịch trong tương lai
1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm việc của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình
(Tài liệu kèm theo phụ lục )
1.4.1 Vị trí, chức năng
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thaythế Quyết định số 09/2011/QĐ-UBND ngày 05/9/2011 của Ủy ban nhân dântỉnh Ninh Bình ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơcấu tổ chức và biên chế của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình
Vị trí : Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chuyên môn ngang sở, là
bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh(bao gồm cả Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh), chịu sự chỉ đạo, quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoảnriêng Trụ sở làm việc và kinh phí đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh do ngân sách nhà nước dảm bảo
Chức năng : Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy bannhân dân tỉnh, tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điềuhành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảmcung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy bannhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theoquy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tham mưugiúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc
ở địa phương.
1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Trang 12- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, giúp
Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý việc thực hiện chương trình đó theo quy địnhcủa pháp luật;
- Theo dõi, đôn đốc các Sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc Ủy ban nhândân tỉnh (sau đây gọi tắt là Sở, ngành), Ủy ban nhân dân huyện, thànhphố, thị xã trực thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện),các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Ủy bannhân dân tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Phối hợp thường xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề
án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnhxem xét, quyết định theo quy định của pháp luật;
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối vớicác đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quantrọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việckhác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chứcliên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và cácbáo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơquan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bấtthường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh,các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao các Sở, ngành, Ủy bannhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chínhsách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyềnquyết định;
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công táccủa Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, ngành,
Ủy ban nhân dân cấphuyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh;
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơquan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn
Trang 13bản để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định đối vớinhững công việc thường xuyên khác;
- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan đểgiải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh mà các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có ý kiến khác nhautheo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, nhữngquyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh; những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâmtheo quy định pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật;
- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo tỉnh;
- Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhândân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
- Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ủy bannhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật
- Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
- Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoahọc
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế
độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủyban nhân dân tỉnh
- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phâncấp của Ủy ban nhân dân tỉnh
Trang 14- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật
1.4.3 Quy chế làm việc
Văn phòng UBND Tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng có kết hợp
với chế độ chuyên viên được làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng theo quy định Mọi hoạt động của Văn phòng đều phải tuân thủ pháp luật và Quy chế làm việc của UBND Tỉnh; chấp hành nghiêm túc sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh; đề cao trách nhiệm cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận của Văn phòng trong giải quyết công việc
Đảm bảo giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm;tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy địnhcủa pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và Quy chế làm việc củaUBND Tỉnh
Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bô, công chức, viên chức; đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược phápluật quy định
Bảo đảm dân chủ, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động
1.4.4 Cơ cấu tổ chức
Qua khảo sát tình hình thực tế tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình tôi nhận thấy cơ cấu tổ chức vủa Văn phòng bao gồm: 1 Chánh Văn phòng; 4 Phó Chánh Văn phòng; 10 phòng khối hành chính; 6 phòng nghiên cứu tổng hợp và các đơn vị sự nghiệp cụ thể như sau:
- Chánh Văn phòng: Vũ Công Hoan
Theo chương 3 Quyết định số 2262/2013/QĐ-UBND ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chánh Văn phòng UBND Tỉnh là người đứng đầu Văn phòng UBND Tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND Tỉnh và
Trang 15trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND Tỉnh; đồng thời
là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng UBND Tỉnh
Chủ tịch UBND Tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm Chánh Vănphòng UBND Tỉnh, Phó Chánh Văn phòng UBND Tỉnh theo tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ do Văn phòng Chính phủ ban hành và theo các quy định về phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh
Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho
từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Phó Chánh văn phòng UBND Tỉnh thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh
- Các phòng khối hành chính: Các Phòng khối hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng, có cấp phó giúp việc Trưởng các phòng căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công việc để phân công công việc cụ thể đối với từng cá nhân và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao
+ Phòng Hành chính – Quản trị (bao gồm cả quản lý Đội xe) : Bùi Công Hoan – Trưởng phòng
Trang 16Ông Bùi công Hoan được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng một số loại văn bản của Văn phòng: Xác nhận hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức đang côngtác tại Văn phòng, ký giấy giới thiệu, giấy đi đường, và một số loại văn bản khác khi được ủy quyền, các loại văn bản hành chính lien quan đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật: Lệnh điều xe, phiếu cấp phát xăng dầu; đại diện chủ đầu tư nghiệm thu các công việc sửa chữa, bàn giao trang thiết bị và một số nội dung công việc khác khi được ủy quyền.
+ Phòng Tiếp công dân: Nguyễn Văn Việt – Phó trưởng ban
Ông Nguyễn Văn Việt được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng các loại văn bản hành chính liên quan đến công tác tiếp dân; tiếp nhận, xử lý đơn thưkhiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thuộc thẩm quyền của UBND Tỉnh bao gồm: Phiếu chuyển đơn, Phiếu báo tin, Phiếu hướng dẫn công dân, văn bản thông báo kết quả giải quyết các vụ việc, báo cáo kết quả tiếp dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư theo quy định
- Các phòng nghiên cứu tổng hợp:
+ Phòng Nội chính: Trần Văn Phương – Trưởng phòng
+ Phòng Tổng hợp: Phạm Văn Tam – Trưởng phòng
+ Phòng Kinh tế ngành : Phạm Ngọc Anh – Trưởng phòng
+ Phòng Ngoại vụ : Phạm Đức Phú – Trưởng phòng
+ Phòng Văn xã: Đinh Quốc Trường – Trưởng phòng
+ Phòng Phân phối lưu thông : Dương Thanh Tuân – Trưởng phòng
Trang 17chính rất cao đòi hỏi Văn phòng UBND Tỉnh phải phù hợp kịp thời nắm bắt tình hình đề ra các kế hoạch thực hiện trong hoàn cảnh mới.
Chương 2
Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản
lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình
2.1 Tổng quan về văn bản
2.1.1 Khái niệm văn bản
Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời hay phát ngôn, mang một nội dung giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ viết
2.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng
để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.[ ]
2.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước có bốn chức năng chính đó là:
- Chức năng thông tin
- Chức năng pháp lý
- Chức năng quản lý
2.2 Quản lý văn bản đến – đi
2.2.1 Khái niệm
Trang 182.2.1.1 Văn bản đến: Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được.
2.2.1.2 Văn bản đi: Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi.2.2.1.3 Văn bản nội bộ: Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan
2.2.1.4 Quản lý văn bản: Là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
+) Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức
Trang 19+) Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
+) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức
- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
+) Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
+) Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
+) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửivăn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
+) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá
xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”
Trang 20- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+) Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký vănbản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến củacác cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
+) Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quangiao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
+) Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
+) Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật