Hiểu được cách thức tổ chức hoạt động, tuy nhiên, đây mới chỉ là bước đầu tiên trong việc học làm thế nào để kiểm soát và thay đổi các tổ chức để nó có hiệu quả và có thể tạo ra của cải
Trang 1TỔ CHỨC VÀ HIỆU QUẢ CỦA TỔ CHỨC
MỤC TIÊU HỌC TẬP
Tổ chức tồn tại trong một môi trường luôn thay đổi và thường xuyên đối mặt với những thử thách và vấn đề mới Lãnh đạo phải tìm giải pháp nếu muốn tổ chức tồn tại và hoạt động một cách hiệu quả
Sau khi học chương này bạn sẽ có thể:
1 Giải thích lý do tại sao tổ chức tồn tại và mục đích mà họ phục vụ
2 Mô tả mối quan hệ giữa lý thuyết tổ chức và thiết kế tổ chức và thay đổi, và phân biệt giữa văn hóa và cơ cấu tổ chức
3 Hiểu như thế nào quản lý có thể sử dụng các nguyên tắc của lý thuyết tổ chức thiết kế
và thay đổi tổ chức của họ để tăng hiệu quả tổ chức
4 Xác định ba cách chính trong đó các nhà quản lý đánh giá và đo lường hiệu quả tổ chức
5 Đánh giá cao cách thức mà một số yếu tố bất ngờ ảnh hưởng đến thiết kế của các tổ chức
TỔ CHỨC LÀ GÌ?
Trong thế giới hiện tại, tổ chức là thứ rất quan trọng Mặc dù chúng ta thường tận hưởng những sản phẩm hoặc dịch vụ từ các tổ chức cung cấp, chúng ta thường băn khoăn về cách những thứ đó được sản xuất ra sao Thường thì chúng ta nghĩ đến tổ chức khi chúng làm chúng ta không hài lòng Ví dụ, chúng ta phải đợi 02 tiếng để gặp bác sĩ, khi máy tính ta hư, khi ta xếp hàng dài trong ngân hàng Khi những điều đó diễn ra, ta tự hỏi tại sao ngân hàng không bổ sung thêm nhân viên khách hàng, tại sao bệnh viện lại để bệnh nhân đợi quá lâu
Tổ chức là vô hình: mặc dù con người tên thế giới ngày nay đều sinh ra, lớn lên và mất
đi trong các tổ chức nhưng không ai nhìn hoặc động được vào tổ chức, chúng ta chỉ có thể thấy các sản phẩm, dịch vụ do các tổ chức đó cung cấp hoặc những người làm việc trong tổ chức đó
Vậy tổ chức được định nghĩa như thế nào?
Tổ chức là một công cụ được sử dụng bởi con người để phối hợp các hành động của họ
nhằm
đạt được mục tiêu mà họ mong muốn hoặc gía trị nào đó
Tổ chức kinh tế: ngân hàng, công ty sản xuất, thương mại, …
Tổ chức xã hội: từ thiện , các câu lạc bộ,…
Tổ chức nhằm thỏa mãn nhu cầu của con người: Những tổ chức mới phát triển khi kỹ thuật mới được sử dụng và những nhu cầu mới được tạo ra, và một tổ chức suy tàn hay chuyển hóa khi nhu cầu không còn quan trọng hoặc được thế bằng nhu cầu khác Những nhà bán lẻ như Wal-Mart, Sears và Kmart thì liên tục được chuyển đổi, dù không phải luôn thành công - bởi họ đáp ứng cho nhu cầu thay đổi của khách hàng
Trang 2Ai thành lập ra các tổ chức để thỏa mãn nhu cầu con người?
Thường là một người hoặc một nhóm người tin họ có thể sử dụng những kỹ năng cần thiết và kiến thức để tạo nên một tổ chức sản xuất hàng hóa và dịch vụ
Một vài người tạo nên một nhóm để phản hồi cho một nhu cầu cần thiết bằng việc tạo ra một tổ chức
Nói chung, Tinh thần kinh doanh (Entrepreneurship) là quá trính mà con người nhận ra
cơ hội để thỏa mãn nhu cầu sau đó tập hợp và sử dụng các nguồn lực cần thiết để thỏa mãn nhu cầu đó
Ngày nay, rất nhiều tổ chức được tạo nên, và cụ thể là đã phát triển nhanh chóng, và sản xuất hàng hóa và dịch vụ liên quan đến kỹ thuật thông tin Sự tăng lên trong sử dụng máy tính và Internet đang cách mạng hóa cách tổ chức hoạt động
TỔ CHỨC TẠO RA GIÁ TRỊ NHƯ THẾ NÀO?
Trang 3Cách mà tổ chức tạo ra giá trị được mô tả ở Hình 1-1 Sự tạo ra giá trị diễn ra ở 3 bước: đầu vào, chuyển đổi và đầu ra Mỗi bước đều bị ảnh hưởng bởi môi trường mà tổ chức hoạt động
Đầu vào bao gồm nhân lực, thông tin kiến thức, nguyên liệu, tiền vốn Cách mà tổ chức chọn và nhận từ môi trường cái đầu vào cần thiết để sản xuất xác định bao nhiêu giá trị mà tổ chức tạo ra ở bước này Ví dụ, Jeff Bezos chọn thiết kế cho Amazon.com, website đơn giản và thân thiện mà anh ấy làm, và chỉ chọn tuyển người có thể cung cấp dịch vụ thân thiện với khách hàng, phù hợp với khách hàng Internet của anh ấy Nếu anh ta chọn sai và khách hàng không thích Amazon.com, tổ chức anh ta không thể thành công như hôm nay
Cách mà tổ chức sử dụng nhân lực và công nghệ để chuyển đầu vào thành đầu ra được xác định bởi bao nhiêu giá trị được tạo ra ở bước chuyển đổi Mức giá trị mà tổ chức tạo ra là
Đầu vào của tổ chức
Tổ chức nhận đầu vào từ môi
trường của nó
Nguyên vật liệu
Nguồn vốn
Nhân lực
Thông tin và kiến thức
Khách hàng của tổ chức dịch vụ
Đầu ra
Tổ chức đưa đầu ra sang môi trường của nó
Sản phẩm Dịch vụ Lợi tức Tiền lương Giá trị cho cổ đông
Môi trường tổ chức
Bán đầu ra cho phép tổ chức tiếp
nhận thêm đầu vào
Khách hàng
Cổ đông
Nhà phân phối
Chính phủ
Đối thủ cạnh tranh
Quá trình chuyển đổi
Tổ chức chuyển đổi giá trị đầu vào và thêm giá trị vào chúng Máy móc
Máy tính
Kỹ năng con người
Hình 1-1: Làm thế nào để tổ chức tạo ra giá trị?
Trang 4chức năng của chất lượng kỹ năng, bao gồm khả năng học và phản hồi với môi trường Ví dụ, Jeff Bezos đã quyết định cách nào tốt nhất để bán và tiếp thị sản phẩm để hút khách hàng Câu trả lời là cung cấp lựa chọn rộng khắp, giá rẻ và chuyển sách nhanh chóng cho khách hàng
Kết quả của bước chuyển đổi là đầu ra của thành phẩm và dịch vụ mà tổ chức đưa ra môi trường, nơi chúng được mua và thỏa mãn nhu cầu khách hàng Tổ chức nhận tiền từ đầu ra để tiếp nhận đầu vào mới, và một chu kì mới lại bắt đầu Một tổ chức mà tiếp tục thỏa mãn nhu cầu khách hàng sẽ nhận được khoản tài nguyên gia tăng theo thời gian và sẽ tạo ra nhiều giá trị Amazon.com đã phát triển không ngừng bởi những khách hàng thỏa mãn đã cung cấp khoản lợi nhuận cần thiết để phát triển kỹ năng
Sơ đồ tạo dựng giá trị có thể được dùng để mô tả hoạt động của hầu hết tất cả tổ chức Những tổ chức sản xuất, như General Motors và IBM, lấy từ môi trường những phụ tùng, kỹ sư lành nghề, và ở giai đoạn chuyển đổi tạo giá trị bằng việc sử dụng kỹ năng sản xuất để tổ chức và biến đầu vào thành đầu ra, như xe và máy tính Tổ chức dịch vụ, như là Mc Donald’s, bác sỹ gia đình, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, là đầu vào Trong bước chuyển đổi, những tổ chức dịch
vụ tạo giá trị bằng cách áp dụng kỹ năng của họ để tạo đầu ra
TẠI SAO TỔ CHỨC TỒN TẠI?
Việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ thường diển ra trong hệ thống tổ chức bởi con người làm việc cùng nhau để sản xuất hàng hóa và dịch vụ thường tạo giá trị cao hơn người làm việc độc lập Bảng 1-3 tóm lược 5 lý do cho sự tồn tại của tổ chức
Tổ chức cho
phép con
người:
Giá trị gia tăng
mà tổ chức có thề tạo ra
Tăng sự đa dạng hoá nhân công
Sử dụng công nghệ quy mô lớn
Quản lý môi trường bên ngoài
Kinh tế hoá phí giao
dịch
Quản lý sức mạnh
Hình 1-3: Tại sao tổ chức tồn tại?
Trang 5Tổng hợp lại ta có 5 lý do cho sự tồn tại của tổ chức:
Gia tăng (tăng cường) sự chuyên môn hóa và phân công lao động: con người
làm việc trong các tổ chức có thể trở nên có năng suất và hiệu quả hơn khi người ta làm việc một mình Bản chất tâp hợp của tổ chức cho phép các cá nhân tập trung vào một lĩnh vực nhỏ
có chuyên môn sâu của họ, điều này cho phép họ trở nên có nhiều kinh nghiệm hơn hoặc chuyên môn hóa hơn ở cái họ làm
Sử dụng kỹ thuật trên quy mô lớn: Tổ chức có thể lấy lợi thế từ việc sản xuất quy mô lớn mà đến từ việc sử dụng công nghệ máy tính hiện đại Sản xuất quy mô lớn giúp tiếp kiệm
chi phí sản xuất khi sản xuất ở số lượng lớn Toyota và Honda là những nhà sản xuất xe hơi đầu tiên thiết kế dây chuyền dành cho cả 3 loại xe thay vì chỉ một loại
Quản lý môi trường bên ngoài: Áp lực từ môi trường mà tổ chức hoạt động lựa chọn
sắp xếp tài nguyên sản xuất Môi trường của tổ chức bao gồm không chỉ kinh tế, xã hội và chính trị mà còn là nguồn cung ứng đầu vào và thị trường để bán đầu ra Quản lý môi trường phức tạp
là nhiệm vụ nằm trong khả năng của nhiều người, tổ chức cũng có những người chuyên gia để can thiệp và làm ảnh hưởng nhu cầu của môi trường Sự đa dạng này cho phép tổ chức tạo ra nhiều giá trị cho tổ chức, thành viên và khách hàng Tổ chức lớn như IBM, AT&T và Ford có một phòng của chuyên gia có trách nhiệm điều khiển quản lý môi trường bên ngoài
Tiết kiệm chi phí giao dịch: Khi con người hợp tác để sản xuất hàng hóa và dịch vụ, vấn
đề sẽ diễn ra Khi họ nhận biết phải làm gì và làm thế nào để phối hợp làm việc hiệu quả, con người sẽ cùng nhau quyết định ai sẽ làm việc gì, ai sẽ được trả về cái gì, phân chia với nhau như thế nào Phí liên quan tới sự thỏa thuận, điều hành, trao đổi giữa con người để giải quyết các vấn
đề gọi là chi phí giao dịch Khả năng của tổ chức để điều khiển sự trao đổi giữa con người làm giảm phí giao dịch liên quan đến những trao đổi này Giả sử Intel có đến hàng ngàn nhà khoa học
và hàng ngày phải quyết định xem nên làm việc gì, ai làm việc với ai Hệ thống như vậy làm tăng chi phí và phí tiền và thời gian Cấu trúc tổ chức của Intel cho phép nhà quản lý thuê các nhà khoa học dài lâu, đưa họ công việc cụ thể và cho Intel quyền quản lý hoạt động của họ Kết quả
sẽ làm giảm chi phí giao dịch và tạo năng suất
THIẾT KẾ VÀ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC
Lý thuyết tổ chức (Organizational theory): là sự nghiên cứu cách thức các tổ chức
vận hành, và cách thức tổ chức gây ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi môi trường mà chúng hoạt động
Trong môn học này, chúng ta xem xét các nguyên tắc làm cơ sở cho việc thiết kế, hoạt động, thay đổi và thiết kế lại của các tổ chức để duy trì và tăng hiệu quả của nó Hiểu được cách thức tổ chức hoạt động, tuy nhiên, đây mới chỉ là bước đầu tiên trong việc học làm thế nào để kiểm soát và thay đổi các tổ chức để nó có hiệu quả và có thể tạo ra của cải
và tài nguyên Do đó, mục tiêu thứ hai của cuốn sách này là để trang bị cho bạn các khái niệm ảnh hưởng đến tình hình tổ chức mà bạn tìm thấy chính mình ở đó Những bài học của thiết kế tổ chức và thay đổi là rất quan trọng, ở cấp giám sát trực tuyến đầu tiên khi họ đang ở cấp độ giám đốc điều hành, trong các tổ chức lớn hay nhỏ, và trong các tổ chức
Trang 6phi lợi nhuận hoặc dây chuyền lắp ráp của một công ty sản xuất.
Mọi nhà quản lý hiểu biết về sự thiết kế và thay đổi tổ chức thì có thể phân tích cấu trúc
và mở mang tổ chức nơi họ làm việc, dự đoán các vấn đề và điều chỉnh mọi thứ giúp tổ chức đạt được mục tiêu Sơ đồ bên dưới phác thảo mối quan hệ giữa lý thuyết tổ chức, cấu trúc, văn hóa, thiết kế và thay đổi
Cơ cấu tổ chức (Organizational structure): là hệ thống chính thức các mối quan hệ
về nhiệm vụ và quyền hạn nhằm kiểm soát cách thức con người phối hợp hoạt động với nhau
và sử dụng nguồn lực để đạt được mục tiêu của tổ chức
Một khi một nhóm hoặc người thành lập một tổ chức để đạt được những mục tiêu chung, cơ cấu tổ chức tiến hóa để nâng cao hiệu quả sự kiểm soát của tổ chức đối với các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của mình Cơ cấu tổ chức là hệ thống hình thức của các mối quan hệ nhiệm vụ và quyền hạn kiểm soát như thế nào để mọi người phối hợp hành động của họ và sử dụng tài nguyên là một trong những họat động kiểm soát để kiểm soát cách thức mọi người phối hợp hành động của họ để đạt được các mục tiêu này Ví dụ, tại Microsoft các vấn đề kiểm soát phải đối mặt với Bill Gates làm thế nào để phối hợp hoạt động của các nhà khoa học để làm cho việc sử dụng tốt nhất tài năng của họ, và làm thế nào
để thưởng cho các nhà khoa học khi họ phát triển sản phẩm sáng tạo
Văn hóa tổ chức (Organizational culture): là tập hợp các giá trị và các nguyên tắc
được chia sẻ nhằm kiểm soát sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức với nhau và với các nhà cung cấp, khách hàng và những người khác bên ngoài tổ chức Mỗi một tổ chức có văn hóa riêng mang tính khác biệt so với các tổ chức khác Văn hóa tổ chức phụ thuộc môi trường, ngành nghề, vị trí địa lý cũng như hoàn cảnh lịch sử Văn hóa tổ chức cũng là một lợi thế cạnh tranh của tổ chức trong quá trình hoạt động
Thiết kế tổ chức (Organizational design): là quá trình mà các nhà quản lý lựa chọn
và quản lý các khía cạnh của cơ cấu và văn hóa của một tổ chức để nó có thể kiểm soát được những hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu Cơ cấu tổ chức và văn hóa tổ chức
là những phương tiện mà tổ chức sử dụng để đạt được mục tiêu của mình Thiết kế tổ chức
có mối liên hệ quan trọng đối với lợi thế cạnh tranh, năng lực của tổ chức để đối phó với các vấn đề bất ngờ và đa dạng, hiệu quả để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mới, kiểm soát và triển khai các chiến lược
Thay đổi tổ chức (Organizational change): là quá trình qua đó tổ chức tái thiết,
chuyển đổi cơ cấu và nền văn hóa của họ để đi từ hoàn cảnh hiện tại đến hoàn cảnh tư ơng lai mong muốn nhằm tăng hiệu quả công việc Mục tiêu của thay đổi cấu trúc tổ chức là
để tìm cách cải tiến việc sử dụng nguồn tài nguyên và khả năng để tăng năng lực của một tổ chức nhằm tạo ra giá trị cao hơn và năng cao hiệu quả hoạt động
Thiết kế và thay đổi tổ chức do vậy có mối quan hệ gắn bó Thay đổi tổ chức có thể được hiểu như là quá trình thiết kế và chuyển đổi lại Như ta đã thảo luận, khi tổ chức phát triển, cấu trúc và văn hóa cũng không ngừng phát triển, thay đổi và trở nên phức tạp hơn Một tổ chức lớn đối mặt với những vấn đề tái cấu trúc hơn là tổ chức nhỏ vì cấu trúc và văn hóa của nó thì khác
Trang 7biệt với những tổ chức nhỏ Các nhà quản lý cần nhận ra những mẫu thiết kế sẽ có sự phân ngành trong tương lai khi tổ chức phát triển
TẦM QUAN TRỌNG CỦA THIẾT KẾ VÀ THAY ĐỔI TỔ CHỨC
Bởi vì áp lực cạnh tranh toàn cầu gia tăng và vì việc sử dụng thông tin kỹ thuật càng phát triển, thiết kế tổ chức đã trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu của quản lý Ngày nay nhiều nhà quản lý đang tìm kiếm những cách tốt hơn để hợp tác và thúc đẩy nhân viên gia tăng giá trị mà tổ chức có thể tạo ra Có vài lý do đặc biệt cho thấy tại sao cấu trúc và văn hóa tổ chức
Lý thuyết tổ chức
Học cách tổ chức vận hành và cách nó ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài
Cấu trúc tổ chức
Hệ thống công việc điều
khiển con người liên kết và
sử dụng tài nguyên để
hoàn thành mục tiêu.
Kiểm soát sự liên kết và
động lực
Bao gồm kỹ thuật, môi
trường và nhân lực
Phát triển khi tổ chức phát
triển và khác biệt
Được quản lý và thay đổi
trong quá trình thiết kế tổ
chức
Thiết kế tổ chức và thay đổi
Quá trình mà những nhà quản
lý chọn và quản lý nhiều phương diện của cấu trúc tổ chức để tổ chức có thể điều khiển những hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu
Cân bằng tổ chức để quản lý
áp lực bên trong và bên ngoài để tồn tại
Cho phép tổ chức liên tục thay đổi thiết kế để tương xứng với môi trường thay đổi toàn cầu
Văn hoá tổ chức
Nhiều giá trị mà điều khiển con người của tổ chức tương tác với nhau và với người bên ngoài
Kiểm soát sự liên kết và động lực
Được định hình bởi con người, đạo đức và cấu trúc tổ chức Phát triển khi tổ chức phát triển và khác biệt
Được quản lý và thay đổi trong quá trình thiết kế tổ chức
Hình 1-4: Mối quan hệ của lý thuyết
tổ chức, cơ cấu, thiết kế, văn hoá và thay đổi
Trang 8và sự chuyển đổi chúng dẫn đến sự gia tăng hiệu quả là những công việc rất quan trọng Thiết kế
và thay đổi tổ chức tạo ra sự gợi ý quan trọng cho khả năng của tổ chức giải quyết những điều bất ngờ, những thành tựu của tiến bộ trong cạnh tranh, sự đa dạng quản lý hiệu quả, sự gia tăng khả năng đổi mới
Xử lý những sự kiện bất ngờ (Sự kiện bất ngờ là những sự kiện có thể xảy ra và
phải
được hoạch định trước).
Những điều bất ngờ là các sự kiện có thể xuất hiện và phải được lập kế hoach Ví dụ, sự chuyển đổi môi trường và đối thủ như Amazon.com đã quyết định sử dụng kỹ thuật mới trong cách đổi mới Việc thiết kế của một tổ chức làm thế nào hiệu quả đã trả lời cho những nhân tố khác nhau trong môi trường của nó và đạt được những nguồn tài nguyên hiếm Ví dụ, khả năng của một tổ chức để thu hút những nhân viên lành nghề, những khách hàng trung thành hay những hợp đồng chính phủ là nhiệm vụ của cấp độ mà trong đó nó có thể điều khiển 3 nhân tố môi trường đó
Một tổ chức có thể thiết kế cấu trúc của nó theo nhiều cách để gia tăng sự điều khiển môi trường Một tổ chức có thể chuyển đổi mối quan hệ công việc của nhân viên để cho họ có nhận thức nhiều hơn vê môi trường hoặc nó có thể chuyển đổi cách mà tổ chức quan hệ với những tổ chức khác bằng việc thiết lập những hợp đồng mới hay phối hợp đầu cơ Ví dụ, khi Microsoft muốn thu hút những khách hàng mới cho Windows 98 và XP ở Mỹ và toàn cầu, nó đã tuyển một lượng lớn đại diện dịch vụ của khách hàng và tạo ra phòng ban mới cho phép họ gặp gỡ nhu cầu khách hàng nhiều hơn Chiến lực thì rất thành công và chương trình Windows được sử dụng trên
PC toàn cầu
Khi áp lực từ đối thủ, khách hàng và sự gia tăng từ chính phủ, thì môi trường đang trở nên phức tạp và khó khăn để đáp lại và nhiều loại hiệu quả của cấu trúc và văn hóa tiếp tục được phát triển Chúng ta thảo luận làm thế nào bản chất sự thay đổi về môi trường tổ chức ở chương
3 và làm thế nào tổ chức có ảnh hưởng và điều khiển môi trường ở chương 8
Một phần của môi trường tổ chức cái mà đang trở nên quan trọng và phức tạp là môi trường toàn cầu Những tổ chức của Mỹ như AT&T, AOL, IBM thì đang bị áp lực để mở rộng sản xuất và bán nhiều sản phẩm của họ trong thị trường nước ngoài để giảm chi phí, gia tăng hiệu quả và sống còn Thiết kế tổ chức thì quan trọng ở toàn cầu vì để trở nên một đối thủ toàn cầu, một tổ chức thường cần tạo ra cấu trúc và văn hóa mới
Sự thay đổi kỹ thuật là một bất ngờ khác trong đó các tổ chức phải phản hồi Ngày nay,
sự nổi lên của internet và tiến bộ của công nghệ thông tin như là trung gian quan trọng mà thông qua đó, các tổ chức quản lý những mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp Chúng ta sẽ kiểm tra hiệu quả của IT trong thiết kế và thay đổi tổ chức ở chương 12
Giành lợi thế cạnh tranh (Khả năng làm tốt hơn các tổ chức khác vì năng lực để
tạo ra giá trị nhiều hơn từ nguồn tài nguyên).
Trang 9Các tổ chức thì khám phá ra rằng việc thiết kế và thay đổi tổ chức là một nguồn của sự tiến bộ cạnh tranh Tiến bộ cạnh tranh là khả năng của một tổ chức đánh bại đối thủ khác vì nhà quản lý của nó sẵn sàng tạo ra giá trị từ nguồn vứt bỏ của họ Tiến bộ cạnh tranh xuất phát từ khả năng cạnh tranh, kỹ năng của những người quản lý, quản lý kỹ thuật mới Cạnh tranh cho phép một tổ chức phát triển và tạo ra những sản phẩm tốt hơn hoặc sản xuất cùng loại sản phẩm nhưng giá thấp hơn Chiến lược là phần quan trọng của quyết định và hành động mà những nhà quản lý
sử dụng để đạt đến tiến bộ cạnh tranh
Cách mà những nhà quản lý thiết kế và thay đổi cấu trúc tổ chúc là một quyết định quan trọng vì những hiệu quả thực hiện chiến lược Nhiều sự tiến bộ cạnh tranh ví dụ, như kỹ năng trong nghiên cứu và phát triển có từ kết quả trong nét sản phẩm Thật khó để mà bắt chước thiết
kế tổ chức tốt và thay đổi quản lý cẩn thận, điều mà mang đến sự thành công trong văn hóa tổ chức Sự bắt chước này thì khó vì cấu trúc và văn hóa được ghi vào trí nhớ của con người trong một mối tương tác tổ chức và sự hợp tác các hoạt động của ho đển công việc được làm tốt Hơn thế nữa vì hình thức tổ chức thành công như là Dell và Apple, Chúng phải mất một thời gian dài
để phát triển
Chiến lược của tổ chức đang thay đổi đang thể hiện sự chuyển đổi trong môi trường; thiết
kế tổ chức đang tiến hóa nếu các nhà quản lý từng bước với sự cạnh tranh phía trước Chưa bao giờ có một thiết kế tốt hơn để phù hợp nhu cầu tổ chức Những nhà quản lý phải đánh giá thường xuyên rằng cấu trúc và văn hóa tổ chức tiến bộ như thế nào và họ nên thay đổi và tái thiết kế trên một nền tảng đang diễn tiến để cải thiện họ Ở chương 8, chúng ta xem xét những tổ chức tạo ra giá trị bằng phương tiện chiến lược của họ như thế nào?
Quản lý tính đa dạng văn hóa (Sự khác biệt trong các chủng tộc, giới tính và nguồn
gốc quốc gia của các thành viên của tổ chức có ý nghĩa quan trọng đối với văn hóa và hiệu quả của tổ chức).
Sự khác biệt về chủng tộc, giới tính, nguồn gốc quốc gia của các thành viên của tổ chức
có ý nghĩa quan trọng đối với nền văn hóa tổ chức và hiệu quả Chất lượng của việc ra quyết định, ví dụ, là nhiệm vụ của việc phân hóa về tầm nhìn và phân tích Tương tự như vậy, ở một số
tổ chức chuyên về dịch vụ, một lượng lớn lao động là nhân viên số lương ít, chuyên biệt về kỹ năng Một tổ chức cần thiết kế một cấu trúc mà tối ưu hóa việc sử dụng nhân tài cũng như phát triển giá trị văn hóa mà khuyến khích con người làm việc cùng nhau
Hậu quả của việc thiết kế tổ chức kém
Nhiều đội quản lý thất bại trong việc hiểu sự ảnh hưởng quan trọng của thiết kế tổ chức
về hoạt động hiệu quả của tổ chức Mặc dù hành vi được điều khiển bởi cấu trúc tổ chức và văn hóa, nhà quản lý thường không nhận thức nhiều yếu tố ảnh hưởng đến mối quan hệ, cách nhân viên thể hiện cho đến khi điều gì đó xảy ra
GM, IBM, Sears, Kodak và AT&T đã có nhiều vấn đề lớn xảy ra trong thập kỉ qua làm ảnh hưởng sự cạnh tranh toàn cầu và làm giảm đáng kể lợi nhuận của họ Đáp lại, họ đã giảm nhân lực, số lượng sản phẩm và giảm đầu tư trong nghiên cứu Tại sao hoạt động của những tổ
Trang 10chức blue chip như thế này lại giảm sút? Một lý do là họ mất kiểm soát cấu trúc tổ chức và văn hóa Tổ chức đã trở nên quá lớn đến nỗi giám đốc và nhân viên không thể thay đổi và tiếp nhận những điều kiện thay đổi
Hậu quả của việc thiết kế tổ chức kém
Làm cho tổ chức suy thoái
Nhân viên tài năng ra đi để tìm việc làm ở các tổ chức tốt hơn
Ngày càng khó khai thác sử dụng nguồn tài nguyên
Chiến lược của tổ chức bị lệch hướng do khủng hoảng xảy ra
NHÀ QUẢN LÝ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NHƯ THẾ NÀO?
Bởi nhà quản lý có trách nhiệm cho việc đánh giá tài nguyên tổ chức theo cách tối ưu khả năng tạo giá trị, cũng thật quan trọng khi đánh giá hoạt động tổ chức Nhà nghiên cứu phân tích cách mà CEO, nhà quản lý phát huy điều khiển, hiệu quả là cách quan trọng mà nhà quản lý dùng để đo lường hiệu quả của tổ chức, cái mà tạo nên giá trị
Để đánh giá sự hiệu quả mà tổ chức mang lại, nhà quản lý có thể làm theo 3 bước (như bảng dưới) Một tổ chức được xem là hiệu quả nếu nó có thể bảo tồn kỹ năng và tài nguyên quý
từ bên ngoài tổ chức Phối hợp một cách sáng tạo giữa tài nguyên và kỹ năng của nhân viên để đáp ứng nhu cầu khách hàng, và hiệu quả chuyển đổi tài nguyên sang thành phẩm
QUẢN LÝ NGUỒN LỰC NGOÀI NGÀNH
Phương pháp quản lý nguồn lực ngoài ngành giúp cho tổ chức quản lý có hiệu quả nguồn lực bên ngoài của nó Ví dụ, khả năng tác động đến các bên liên quan (bên ngoài tổ chức) và khả năng nhận được những nguồn đánh giá là thiết yếu cho sự tồn tại của doanh nghiệp Thật vậy, khi doanh nghiệp có khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên ngoài sẽ đóng góp rất lớn vào sự thành công của doanh nghiệp đó
Để đánh giá liệu doanh nghiệp sử dụng nguồn lực bên ngoài có hiệu quả hay không, người ta thường so sánh với doanh nghiệp khác bằng các chỉ số chứng khoán, chỉ số tăng tưởng, lợi nhuận trên đầu tư Những nhà quản lí hay chú trọng đến giá cổ phiếu vì nó biểu hiện cho sự
kì vọng của các nhà đầu tư vào doanh nghiệp Bên cạnh đó, người ta có thể thu thập thông tin và
so sánh các tiêu chí về chất lượng sản phẩm để so sánh giữa các doanh nghiệp
Khả năng của các nhà quản lí khi đối phó với sự thay đổi về môi trường kinh doanh và chấp nhận thay đổi để nắm bắt cơ hội cũng là một ví dụ cho khả năng quản lý doanh nghiệp trong môi trường biến đổi mỗi ngày Lấy ví dụ như, Walt Disney đã sẵn sang thay đổi các hình thức kinh doanh khác nhau để nắm bắt cơ hội khi nó đến từ thị trường Hay như Bill Gates từng khẳng định Microsoft của ông xem việc phát triển sản phẩm liên tục là cách khác biệt so với đối thủ Những tổ chức này là đại diện cho khả năng sử dụng các nguồn lực sẳn có để phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường và người tiêu dùng Các nhà quản lý chỉ ra rằng những doanh