II.10 13.Du thao II.4.10 11 12 13

Lời nói đầu TCVN xxx: 2015 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn tham khảo như: ISO 23081-1:2006, Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for record

T I Ê U C H U Ẩ N Q U Ố C G I A

TCVN xxx: 2015 Xuất bản lần 1

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT MÔ TẢ QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ VÀ

QUẢN LÝ QUI TRÌNH NGHỆP VỤ

DỮ LIỆU ĐẶC TẢ VÀ KHUÔN DẠNG DỮ LIỆU ĐẶC TẢ MÔ

TẢ QUI TRÌNH VÀ QUẢN LÝ QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ

Technical standards describe business processes and business process management Metadata and metadata format describes the processes and business processes

management

HÀ NỘI – 2015 TCVN

Mục lục

1 Phạm vi áp dụng 8

2 Tài liệu viện dẫn 8

3 Thuật ngữ và định nghĩa 9

4 Ký hiệu và thuật ngữ viết tắt Error! Bookmark not defined

5 Dữ liệu đặc tả mô tả qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined 5.1 Loại (Category) Error! Bookmark not defined 5.2 Tên Error! Bookmark not defined 5.3 Định danh Error! Bookmark not defined 5.4 Khoảng thời gian Error! Bookmark not defined 5.5 Miêu tả Error! Bookmark not defined 5.6 Thực thể liên quan Error! Bookmark not defined 5.7 Lịch sử thay đổi Error! Bookmark not defined

6 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả Error! Bookmark not defined 6.1 Loại (Category) Error! Bookmark not defined 6.2 Tên Error! Bookmark not defined 6.3 Định danh Error! Bookmark not defined 6.4 Khoảng thời gian Error! Bookmark not defined 6.5 Thực thể liên quan Error! Bookmark not defined 6.6 Lịch sử thay đổi Error! Bookmark not defined

7 Mô tả quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined

8 Yêu cầu đối với mô tả quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined

9 Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined

9.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark not defined.

9.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark not defined.

10 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác khởi tạo Error! Bookmark not defined

10.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm khởi tạo Error! Bookmark not defined

10.1.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined 10.1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined

10.1.3 Thao tác khởi tạo Error! Bookmark not defined 10.1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined

10.1.5 Quyền khởi tạo (Right) Error! Bookmark not defined

10.1.6 Miêu tả (Description) Error! Bookmark not defined 10.1.7 Qui định (Mandate) Error! Bookmark not defined 10.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm sau khởi tạo Error! Bookmark not defined

10.2.1 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined

10.2.2 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined

11 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác chuyển Error! Bookmark not defined 11.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm chuyển Error! Bookmark not defined

11.1.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined

11.1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined

11.1.3 Thao tác chuyển Error! Bookmark not defined

11.1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 11.1.5 Quyền chuyển (Right) Error! Bookmark not defined

11.1.6 Miêu tả (Description) Error! Bookmark not defined 11.1.7 Qui định (Madate) Error! Bookmark not defined 11.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm sau chuyển Error! Bookmark not defined

11.2.1 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 11.2.2 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined

12 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác phê duyệt Error! Bookmark not defined 12.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm phê duyệt Error! Bookmark not defined

12.1.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined

12.1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined

12.1.3 Thao tác phê duyệt Error! Bookmark not defined 12.1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined

12.1.5 Quyền phê duyệt (Right) Error! Bookmark not defined 12.1.6 Miêu tả (Description) Error! Bookmark not defined

12.1.7 Qui định (Madate) Error! Bookmark not defined 12.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm sau phê duyệt Error! Bookmark not defined

12.2.1 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 12.2.2 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined

13 Khuôn dạng lưu trữ các dữ liệu đặc tả Error! Bookmark not defined 13.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined 13.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined 13.3 Thao tác (Operation) Error! Bookmark not defined 13.4 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined 13.5 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 13.6 Quyền (Right) Error! Bookmark not defined

13.7 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 13.8 Miêu tả (Desription) Error! Bookmark not defined 13.9 Qui định (Mandate) Error! Bookmark not defined Phụ lục A (Tham khảo) TCVN ISO 8601 – Biểu diễn Ngày và Thời gian Error! Bookmark not defined

Phụ lục B (Tham khảo) Các loại quan hệ Error! Bookmark not defined Phụ lục C (Tham khảo) Các sơ đồ tên quan hệ Error! Bookmark not defined Phụ lục D (Tham khảo) Lược đồ định danh Error! Bookmark not defined Phụ lục E (Tham khảo) Sơ đồ vai trò quan hệ Error! Bookmark not defined Phụ lục E (Tham khảo) Lược đồ quyền khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark not defined

Thư mục tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined

Lời nói đầu

TCVN xxx: 2015 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn tham khảo như: ISO

23081-1:2006, Information and documentation Records management processes Metadata

for records Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu – Qui trình quản lý hồ sơ – Dữ liệu đặc tả cho hồ sơ – Phần 1: Nguyên lý); ISO 23081-2:2009, Information and documentation Managing metadata for records Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin và tư liệu – Quản lý dữ liệu đặc tả đối với hồ sơ dữ liệu – Phần 2: Khái niệm và vấn đề triển khai); Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, Version 2.0 (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu giữ hồ sơ dữ liệu của chính phủ Úc, Phiên bản 2.0), 2008 – AGRkMS và Queensland recordkeeping metadata standard and guideline, Version 1.1 (Hướng dẫn và Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu giữ hồ

sơ dữ liệu của bang Queensland, Phiên bản 1.1) – QRKMS

TCVN xxx: 2015 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà Nội biên soạn, Bộ

Thông tin và Truyền thông đề nghị,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố

Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả qui trình nghiệp vụ và quản lý qui trình nghiệp vụ

Dữ liệu đặc tả và khuôn dạng dữ liệu đặc tả mô tả qui trình và

quản lý qui trình nghiệp vụụ

Technical standards describe business processes and business process management Metadata and metadata format describes the processes and business processes

management

1 Phạm vi áp dụng

Trọng tâm của tiêu chuẩn kĩ thuật này là dữ liệu đặc tả cần cho các quá trình quản lý hồ sơ, cụ thể tiêu chuẩn này xác định các thuộc tính dữ liệu đặc tả mô tả, ghi lại qui trình nghiệp vụ bao gồm chuỗi các thao tác đơn lẻ như: khởi tạo, chuyển, phê duyệt

Tiêu chuẩn kỹ thuật này qui định khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý qui trình nghiệp vụ bao gồm các thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt trong hoạt động nghiệp vụ và quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu Việc áp dụng tiêu chuẩn này đảm bảo việc quản lý hiệu quả dữ liệu đặc tả được sử dụng trong việc quản lý hệ thống nghiệp vụ

Tiêu chuẩn kỹ thuật này qui định các dữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý qui trình nghiệp vụ trong hoạt động nghiệp vụ và quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu Việc áp dụng tiêu chuẩn này đảm bảo việc quản lý hiệu quả các thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt vào hệ thống nghiệp vụ

Tiêu chuẩn này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp Áp dụng cho việc quản lý các hồ sơ công cộng bất kể các định dạng

Tiêu chuẩn này đặc biệt liên quan đến các cơ quan nhà nước đang trong quá trình thiết kế và triển khai các hệ thống ICT để tạo và quản lý các hồ sơ bao gồm các hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử (eDRMS)

2 Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi

T I Ê U C H U Ẩ N Q U Ố C G I A TCVN xxx: 20154

TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Yêu cầu

chung

ISO 23081-1:2006; Information and documentation Records management processes Metadata for

records Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu – quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu – Dữ liệu đặc tả - Phần 1: Nguyên lý)

3 Thuật ngữ và định nghĩa

3.1

Hồ sơ (record)

Thông tin được tạo ra, nhận được và duy trì như là bằng chứng và thông tin của một tổ chức hoặc

cá nhân trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý hoặc trong một giao dịch nghiệp vụ Error! Reference source not found

3.2

Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp lại

hồ sơ và/hoặc các qui trình quản lý hồ sơ Error! Reference source not found

3.3

Dữ liệu đặc tả (metadata)

Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của các hồ sơ và việc quản lý chúng theo thời gian

Error! Reference source not found

3.4

Trường (property)

Một thành phần đơn trong một dữ liệu đặc tả, một đơn vị đơn của thông tin

3.5

Trường con (sub property)

Một thành phần thuộc một Thuộc tính, mô tả ngữ nghĩa hoặc giá trị của Thuộc tính đó

3.6

Thực thể (entity)

Bất kì một thứ cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại, bao gồm cả các

mối liên kết giữa các thứ này Error! Reference source not found

3.7

Dữ liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ (recordkeeping metadata)

Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của các hồ sơ và quản lý chúng theo thời gian

Error! Reference source not found

Thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc để cho phép việc tạo, quản lý và sử dụng hồ sơ theo thờ i gian và qua các miền Dữ liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ có thể được sử dụng để xác định, xác thực và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các qui trình (quá trình) và các hệ thống tạo, quản lý, duy trì và

sử dụng chúng Error! Reference source not found

3.8

Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác truy cập

Dữ liệu mô tả thông tin, nội dung về thao tác truy cập vào Hồ sơ

3.9

Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm công tác hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc khởi tạo, chuyển, phê duyệt, cập nhật, chỉnh sửa, cấp quyền, thừa kế và trao đổi hồ sơ dữ liệu và/hoặc các qui trình quản lý

hồ sơ và các cá nhân, nhóm công tác hoặc tổ chức quản lý các hoạt động trên

3.10

Hệ thống (systems)

Tập các phần tử tương quan hoặc tương tác nhau

[Nguồn: ISO 9000:2005, định nghĩa 3.2.1]

3.11

Hệ thống hồ sơ dữ liệu (records systems)

Hệ thống thông tin để thu nhận, quản lý và cung cấp khởi tạo, chuyển, phê duyệt đến hồ sơ dữ liệu theo thời gian

CHÚ THÍCH 1 Phù hợp với định nghĩa 3.17 trong ISO 15489-1:2001

3.12

Hệ thống quản lý hồ sơ dữ liệu (records management system)

Hệ thống chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức về mặt hồ sơ dữ liệu

3.13

Lập tài liệu (động từ) (document)

Ghi lại, chứng minh hoặc ghi chú lại để lấy lại sau đó

3.14

Lược đồ mã hóa (encording scheme)

Danh sách được kiểm soát của tất cả các giá trị có thể chấp nhận bằng ngôn ngữ tự nhiên và/hoặc như

là một chuỗi văn bản cú pháp mã hóa được thiết kế để xử lý máy

3.15

Phân loại (classification)

Định danh và sắp xếp có hệ thống các hoạt động nghiệp vụ và/hoặc hồ sơ dữ liệu vào các danh mục phân loại theo các qui ước có cấu trúc lô-gich, phương pháp và các qui tắc theo thủ tục được thể hiện trong một hệ thống phân loại

3.16

Quản lý qui trình nghiệp vụ (business processes management)

Là hoạt động quản lý có trách nhiệm kiểm soát hiệu quả và có hệ thống đối với các thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt hồ sơ dữ liệu Bao gồm quá trình thu nhận và duy trì bằng chứng và thông tin về các thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt hồ sơ dữ liệu

3.17

Tài liệu (documents)

Thông tin hoặc đối tượng được ghi lại mà có thể được xử lý như một đơn vị

3.18

Theo dõi (tracks)

Việc tạo lập, thu giữ và duy trì thông tin về việc di chuyển và sử dụng các hồ sơ dữ liệu

3.19

Thực thể liên quan (Related entity)

Thực thể có liên quan đến một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hồ sơ Trong tiêu chuẩn này có 2 thực thể có liên quan đến thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt của đối tượng vào hồ sơ dữ

liệu: Đối tượng khởi tạo, chuyển, phê duyệt – Xác định đối tượng thực hiện thao tác khởi tạo,

chuyển, phê duyệt và Hồ sơ khởi tạo, chuyển, phê duyệt – Xác định hồ sơ mà đối tượng khởi tạo,

chuyển, phê duyệt

3.20

Tổ chức (organization)

Người hoặc nhóm người có chứng năng riêng của họ với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để đạt được các mục tiêu của mình

3.21

Cú pháp của dữ liệu đặc tả (metadata syntax)

là quy tắc tạo ra các trường cấu trúc hoặc các trường của dữ liệu đặc tả, được biểu diễn qua một

số ngôn ngữ đánh dấu hoặc ngôn ngữ lập trình khác nhau

3.22

Kho lưu trữ dữ liệu đặc tả (metadata database)

là cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu đặc tả để bảo đảm tính nhất quán, độ tin cậy và tính sẵn có của thông tin được khởi tạo

3.23

Nội dung dữ liệu đặc tả (metadata content)

là gia trị được gán cho từng trường hoặc trường con của dữ liệu đặc tả