II.4.1 4.Du thao II.4.1 2 3 4 B

TCVN II.4.1-II.4.4: 2015 Xuất bản lần 1 TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT MÔ TẢ CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN ĐẾN ĐỐI TƯỢNG VÀ DỮ LIỆU - METADATA MÔ TẢ THAO TÁC CỦA ĐỐI TƯỢNG Technical standard describing

TCVN II.4.1-II.4.4: 2015

Xuất bản lần 1

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT MÔ TẢ CÁC THAO TÁC LIÊN

QUAN ĐẾN ĐỐI TƯỢNG VÀ DỮ LIỆU - METADATA MÔ TẢ THAO TÁC CỦA ĐỐI TƯỢNG

Technical standard describing operations related to agent and data -

Metadata describing operations of agent

HÀ NỘI – 2015

3

Mục lục

Lời nói đầu 4

1 Phạm vi áp dụng 5

2 Thuật ngữ và định nghĩa 5

3 Ký hiệu và thuật ngữ viết tắt 6

4 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác của đối tượng Error! Bookmark not defined 4.1 Định danh (identifier) Error! Bookmark not defined 4.2 Tên thao tác (Name) Error! Bookmark not defined

4.3 Thời gian thao tác (Date Range) Error! Bookmark not defined

4.4 Miêu tả (Desription) Error! Bookmark not defined 4.5 Thực thể liên quan (Related Entity) Error! Bookmark not defined 4.6 Lịch sử chỉnh sửa (Change History) Error! Bookmark not defined

5 Khuôn dạng lưu trữ Error! Bookmark not defined 5.1 Định danh (identifier) Error! Bookmark not defined 5.2 Tên thao tác (Name) Error! Bookmark not defined 5.3 Thời gian thao tác (Date Range) Error! Bookmark not defined 5.4 Miêu tả (Desription) Error! Bookmark not defined 5.5 Thực thể liên quan (Related Entity) Error! Bookmark not defined 5.6 Lịch sử chỉnh sửa (Change History) Error! Bookmark not defined Phụ lục A (Tham khảo) Sơ đồ mô tả các thao tác Error! Bookmark not defined Phụ lục B (Tham khảo) Các sơ đồ định danh Error! Bookmark not defined Phụ lục C (Tham khảo) ISO 8601 – Biểu điễn Ngày và Thời gian Error! Bookmark not defined Phụ lục D (Tham khảo) Sơ đồ vai trò Error! Bookmark not defined Thư mục tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined

Lời nói đầu

TCVN xxx: 2015 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn tham khảo như: ISO 23081-1:2006, Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles; ISO 23081-2:2009, Information and documentation Managing metadata for records Part 2: Conceptual and implementation issues Trong

đó ISO 23081-1:2006 và ISO 23081-2:2009 là 2 tiêu chuẩn quốc tế về dữ liệu đặc tả của

hồ sơ, các qui trình quản lý hồ sơ, quản lý dữ liệu đặc tả của hồ sơ

TCVN xxx: 2015 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố

5

Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả các thao tác liên quan đến đối tượng

và dữ liệu – Metadata mô tả thao tác của đối tượng

Technical standard describing operations related to agent and data – Metadata describing operations of agent

1 Phạm vi áp dụng

Trọng tâm của tiêu chuẩn kĩ thuật này là dữ liệu đặc tả cần cho các quá trình quản lý hồ

sơ, cụ thể tiêu chuẩn kỹ thuật này xác định dữ liệu đặc tả mô tả, ghi lại các thao tác (truy cập; cập nhật chỉnh sửa; trao đổi) của đối tượng (con người, cơ quan, tổ chức) vào hồ sơ dữ liệu

Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các hồ sơ bất kể các định dạng

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được khuyến nghị áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật này trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử

2 Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau đây

2.1

Hồ sơ (record)

Thông tin được tạo ra, nhận được và duy trì như là bằng chứng và thông tin của một tổ chức hoặc cá nhân trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý hoặc trong một giao dịch nghiệp vụ

2.2

Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp lại hồ

sơ và/hoặc các qui trình quản lý hồ sơ

2.3

Dữ liệu đặc tả (metadata)

Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của các hồ sơ và việc quản lý chúng theo thời gian

2.4

Trường (property)

Một thành phần đơn trong một dữ liệu đặc tả, một đơn vị đơn của thông tin, cung cấp một thành phần thông tin trong dữ liệu đặc tả

2.5

Trường con (sub property)

Một thành phần thuộc một Trường, mô tả ngữ nghĩa hoặc giá trị của Trường đó

2.6

Thực thể (entity)

Bất kì một thứ cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại, bao gồm cả các mối liên kết giữa các thứ này

2.7

Thực thể liên quan (Related entity)

Thực thể có liên quan đến một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hồ sơ Đối với thao tác

Truy cập, có hai thực thể liên quan: Đối tượng truy cập – Xác định đối tượng thực hiện hành động truy cập và Hồ sơ truy cập – Xác định hồ sơ mà đối tượng truy cập Đối với thao tác Cập nhật, chỉnh sửa: Đối tượng chỉnh sửa – Xác định đối tượng thực hiện hành động cập nhật, chỉnh sửa và Hồ sơ

chỉnh sửa – Xác định hồ sơ chịu tác động của hành động cập nhật, chỉnh sửa của đối tượng Đối với

thao tác Trao đổi: Đối tượng gửi – Xác định đối tượng gửi hồ sơ trong thao tác trao đổi, Đối tượng

nhận – Xác định đối tượng tiếp nhận hồ sơ trong thao tác trao đổi và Hồ sơ trao đổi – Xác định hồ

sơ được trao đổi giữa các đối tượng

2.8

Sơ đồ mã hóa (encoding scheme)

Danh sách được kiểm soát của tất cả các giá trị có thể chấp nhận bằng ngôn ngữ tự nhiên và/hoặc như là một chuỗi văn bản cú pháp mã hóa được thiết kế để xử lý máy

3 Ký hiệu và thuật ngữ viết tắt

3.1 CRS

Commonwealth Records Series System – Hệ thống chuỗi hồ sơ khối thịnh vượng chung

7

3.3 ISBN

International Standard Book Number – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách

3.4 ISSN

International Standard Serial Number – Mã số xeri tiêu chuẩn quốc tế

3.5 PURL

Persistent Uniform Resource Locator – Địa chỉ tài nguyên thống nhất bền vững

3.6 Sys ID [Name]

System Assigned Identifier [System Name] – Định danh gán hệ thống [Tên Hệ thống]

3.7 URI

Uniform Resource Identifier – Định danh tài nguyên thống nhất

3.8 URL

Uniform Resource Locator – Địa chỉ tài nguyên thống nhất

3.9 URN

Uniform Resource Number – Mã số tài nguyên thống nhất