Thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán thuốc

Với sự phát triển không ngừng của CNTT, máy vi tính và kỹ thuật lập trình đã giúp đỡ cho công ty, cửa hàng vừa và nhỏ trong lĩnh vực trao đổi buôn bán hàng hóa đã giúp người quản lý giải

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết chọn đề tài

Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ và rộng khắp của ngành công nghệ thông tin (CNTT), kỹ thuật lập trình, máy vi tính đã nhanh chóng thâm nhập và giữ vai trò chủ đạo trong xã hội, kinh tế, quân sự,…Việc ứng dụng tin học các lĩnh vực quản lý hết sức cần thiết và không thể thiếu trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả cao nhất Sự lớn mạnh của máy vi tính, kỹ thuật lập trình đã giúp cho con người rất nhiều trong công việc đặc biệt là trong công tác quản lý, nghiên cứu khoa học,…

Thông qua máy vi tính con người có thể xử lý những công việc rất phức tạp

mà con người phải rất khó khăn để thực hiện được hoặc không thể thực hiện được Với sự phát triển không ngừng của CNTT, máy vi tính và kỹ thuật lập trình đã giúp đỡ cho công ty, cửa hàng vừa và nhỏ trong lĩnh vực trao đổi buôn bán hàng hóa đã giúp người quản lý giải quyết công việc một cách nhanh hơn với tốc độ chính xác cao Chính vì vậy việc tạo ra các phần mềm quản lý hàng hóa ngày càng trở nên thiết thực.

Hiện tại công ty đang trong đà phát triển nhanh chuẩn bị mở thêm chi nhánh, nhưng hiện tại công ty vẫn chưa có phần mềm sử dụng trong quản lý bán hàng mà vẫn sử dụng thủ công là ghi chép.

Từ những lý do trên em đã quyết định chọn đề tài “Thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán thuốc ” nhằm thực hiện một số công việc về vấn đề

quản lý hóa đơn nhập xuất, thông tin xe và thống kê cho của hàng.

2 Mục đích nghiên cứu

- Tin học hoá công tác quản lý thuốc.

- Tạo chương trình quản lý bán thuốc hoàn chỉnh cho công ty có thể áp

dụng rộng rãi vào thực tế.

- Tiết kiệm thời gian cho người quản lý trong việc cập nhật và lấy thông tin để

có thể xử lý kịp thời nếu có xảy ra sự cố trong quá trình lưu thông thuốc

- Người quản lý và người mua bán có cái nhìn cụ thể về nơi sản xuất sản phẩm thời hạn sử dụng Giá cả chất lượng sản phẩm người mua có thể biết thông tin về sản phẩm trực tiếp qua danh mục thuốc.

- Tổng hợp và báo cáo về: Thuốc nhập, Thuốc xuất, nhà cung ứng, doanh thu của cửa hàng.

- Nhanh chóng, đỡ tốn thời gian và thuận tiện trong công tác quản lý.

- Tạo kỹ năng lập trình chuyên nghiệp.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu cơ bản về quản lý công ty như: Nhập Thuốc, xuất Thuốc, kháchhàng, nhà cung cấp,…trong nền kinh tế thị trường nói chung và công ty nói riêng.Khảo sát và phân tích việc quản lý thuốc gói trọn trong phần quản lý chi tiết

về sản phẩm trong các khâu từ khi sản xuất, nhập hàng phạm vi vừa và nhỏ để quản

lý chi tiết các thông tin về thuốc của công ty

Đề tài được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình VB6 kết hợp với MicrosoftAccess Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quản lýbán thuốc

4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu phần mềm của công ty sau đó tiếp cận thực tế để xác định nhu cầu của người sử dụng và thu thập thông tin dữ liệu để tiến hành xây dựng hệ thống.

Phương pháp mô hình hóa, phương pháp tiếp cận hệ thống.

Nghiên cứu lý thuyết về xây dựng hệ thống thông tin để xác định những công cụ nào cần sử dụng để xây dựng hệ thống.

5 Kế hoạch và thời gian thực hiện

+ Lập đề cương, thu thập tài liệu có liên quan tới đề tài.

+ Khảo sát hiện trạng và phân tích thiết kế bài toán

+ Phân tích và thiết kế phần mềm

+ Cài đặt và kiểm thử phần mềm

6 Chuẩn bị phương tiện nghiên cứu

- Lập danh mục các tài liệu tham khảo gồm tiếng Việt và tiếng Anh

- Tìm kiếm các địa chỉ Website có liên quan

- Kiến thức và kỹ năng lập trình

- Đọc tài liệu

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Việc chọn đề tài “Thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán thuốc ” là

một công việc có tính khả thi cao và khả năng ứng dụng thực tế hiệu quả Đề tài nếuứng dụng thực tế có hiệu quả sẽ góp phần cải thiện hệ thống “Quản lý bán thuốc “

Đề tài này còn đem lại một số ý nghĩa khoa học khác như làm tài liệu thamkhảo về cách thức trình bày các thuật toán và cách thức xây dựng phần mềm ứngdụng cho các sinh viên khóa sau Đồng thời đem lại cho em một kỹ năng lập trình

và thiết kế phần mềm tốt

CHƯƠNG I : KHẢO SÁT HỆ THỐNG CŨ

1.1 Mô tả bài toán quản lý của hệ thống

Cửa hàng là một hệ thống chuyên mua bán với nhiều hình thức: bán buôn, bán lẻ…Nguồn hàng chủ yếu là do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp Khách hàng của cửa hàng thì là người tiêu dùng, các hiệu tạp hóa lớn hoặc nhỏ, các siêu thị khác… Siêu thị có đa dạng các mặt hàng như: quần áo, rau, quả, thịt, cá… Cửa hàng có quầy thu ngân, quầy kế toán vì vậy cần một hệ thống quản lý để giúp cửa hàng quản lý một cách dễ dàng hơn.

Các hoạt động chính của cửa hàng gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng

từ kho ra quầy, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng.

1.2 Mô tả bài toán:

1.2.1 Chức năng:

Phần mềm “quản lý bán thuốc” tìm hiểu và xây dựng chương trình

sử dụng mà ở đó người dùng có thể dễ dàng quản lý các nghiệp vụ trong một cửa hàng quản lý hàng (nhập, xuất), quản lý nhân viên, khách hàng…

1.2.3.Quy trình quản lý:

Hàng ngày, các nhân viên bán hàng phải tiếp nhận một số lượng lớn các yêu cầu mua hàng của khách hàng Hệ thống phải cho phép nhân viên bán lập hoá đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng Đối với khách hàng thân thiết thì nhân viên lưu lại thông tin của khách hàng và cấp cho khách hàng thẻ khách hàng thân thiết với

số điểm thưởng tương ứng giá trị hoá đơn mua hàng.

Trong cửa hàng có rất nhiều quầy thu ngân, mỗi quầy được phụ trách bởi một hay nhiều nhân viên bán hàng Tại mỗi thời điểm chỉ có một nhân viên phụ trách một quầy thu ngân Hệ thống phải lưu lại phiên làm việc của nhân viên để tiện cho việc quản lý sau này.

Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của cửa hàng, tính toán xem lượng tồn, hàng đã hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay thanh lý hàng tồn Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống kê chi tiết về tình hình của cửa hàng.

Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê về tình hình bán của cừa hàng gửi lên ban giám đốc Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về tình hỉnh bán hàng trong tháng hoặc trong khoang thời gian cho trước.

Khi có hàng hết hoặc cần bổ sung hàng mới, cửa hàng sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp Thông tin về hàng cần nhập phải được lưu lại để bộ phận kế toán có thể thống kê tình hình mua bán trong cửa hàng Thông tin này sẽ được trình lên ban giám đốc để duyệt xem có được phép nhập hàng hay không Khi nhập hàng mới bộ phận kho , tính toán số lượng rồi nhập hàng vào hệ thống Hệ thống phải cho phép bộ phận kho nhập hàng mới vào hay cập nhật hàng.

 Ưu điểm của hệ thống cũ:

- Là cách quản lý phổ thông dễ dàng áp dụng vào các cửa hàng

- Tiết kiệm được chi phi cho thiết bị để sử dụng hệ thống quản lý

 Nhược điểm của hệ thông cũ:

Với lượng khách càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ của hàng muốn từng bước tin học hoá các khâu quản lí Đặc biệt là trong công tác kế toán

và quản lí hàng hóa Bởi vì với công tác thủ công mà cửa hàng đang thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau:

- Tra cứu thông tin về hàng hóa, các đại lí cung cấp hàng và tìm kiếm khách hàng mất nhiều thời gian và nhiều khi không chính xác.

- Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả.

- Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất.

CHƯƠNG II : XÂY DỰNG VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG MỚI

2.1.Mô tả bài toán quản lý mới

2.1.1.Mục tiêu hệ thống:

Hướng của phần mềm sẽ giúp quản lý trong việc quản lý cửa hàng ràng buộc chặt chẽ, hệ thống có giao diện thân thiện giúp người dùng dễ

sử dụng, tìm kiếm một cách chính xác, nhanh chóng, hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro xảy ra với phần mềm.

2.1.2 Các yêu cầu về chức năng

+ Lưu trữ

- Danh sách khách hàng

- Danh sách nhân viên

- Danh sách khách hàng còn nợ

- Danh sách các loại hàng hóa

- Đơn giá từng loại mặt hàng

- Phiếu chi tiết hóa đơn

- Tình hình kinh doanh trong từng giai đoạn.

- Trong một thời gian, giai đoạn loại hàng nào đã được bán với số lượng, đơn giá, trị giá hay số lượng còn tồn là bao nhiêu.

2.1.3 Yêu cầu phi chức năng

2.2 Biểu đồ hoạt động của hệ thống mới

Lập hoá đơn

nhập Tính tiền và

in hoá đơn

Quản lý bán hàng

Quản lý khách hàng

Lập hoá đơn bán hàng

Tính tiền và

in hoá đơn

Tìm kiếm

Tìm kiếm hàng hoá

Tìm kiếm khách hàng

Báo cáo thống kê

Thốngkê hàng hoá

Thống kê khách hàng

Thống kê hoá đơn

2.3 Phân tích hệ thống

Trong mối một phần mềm thì đây là một khâu không thể thiếu Vì đây

là một phần và cũng là một phương thức giải quyết bài toán mà ở phần khảo sát đặt ra

ở trong phần này ta phải làm được 2 phần sau :

* Phân tích chương trình về mặt chức năng

* Phân tích chương trình về mặt dữ liệu

Trong phần phân tích xử lý thì kết quả mà nó đưa ra là 2 loại biểu đồ

+ Biểu đồ phân cấp chức năng + Biểu đồ phân luồng dữ liệu ở các mức

Để xây dựng thiết kế một hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đặt ra là phải phân tích hệ thống nhằm tạo ra những lựa chọn, giải pháp thích hợp.

Phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận tới các giai đoạn phân tích và thiết kế của chương trình phát triển hệ thống, để khắc phục những nhược điểm của nhiều cách tiếp cận truyền thống.

Do đó, phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống trên máy tính Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả cho ta một mô hình logic của hệ thống mới dựa trên kết quả của quá trình phân tich bài toán ban đầu.

Mô tả hệ thống

@ Quy trình hoạt động:

* Thông tin đầu vào:

+ Các hoá đơn xuất

*Thông tin đầu ra:

+ Báo cáo tình hình kinh doanh

+ Báo cáo tình hình thông tin….

* Chức năng chính:

+ Nhập,sửa chữa dữ liệu dễ dàng mỗi khi cần thay đổi

*Nhập, sửa họ tên khách hàng

*Nhập,sửa tên mặt hàng,……

+Đưa ra dữ liệu thông tin hàng hoá trong nhiều trường hợp

*Cho danh sách hàng hoá đã bán trong ngày…

*Cho danh sách hàng hoá chưa bán được….

* Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

+ Các chức năng xử lý:Dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Để hiểu một cách khái quát nhất hệ thống thông tin quản lý hiện tại có môi trường nào tác động, có những tác nhân nào thì tiến hành lập biểu đồ ngữ cảnh.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Biểu đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh cho ta xem được cả hệ thống là một tiến trình , nhưng ta không biết được trong tiến trình đó gồm những tiến trình nhỏ nào, các dòng thông tin lưu chuyển như thế nào giữa các tiến trình

đó, các dòng thông tin được lưu trữ tại các kho dữ liệu nào Do đó, ta phải xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Thông tin khách hàng Thông tin hàng hoá

Nhà cung cấp

Hệ thống quản lý bán hàng

Khách hàng

Nhân viên

Quản lý bán hàng

Quản lý nhập hàng

1

Tìm kiếm

Báo cáo thống kê

Hoá đơn nhập Hoá đơn nhập

Hàng + Hoá đơn Thanh toán hoá đơn

Thanh toán hoá

Khách hàng Hoá đơn bán

Tìm kiếm

Nhân viên

Báo cáo thống kê

3

4

2 2

Biểu đồ phân rã chức năng

Để hiểu cụ thể hơn dòng lưu chuyển thông tin và sự phân rã của các tiến trình ở Biểu đồ dòng dữ liệu mức 0, ta có các Biểu đồ dữ liệu mức 1 của các tiến trình ở Biểu đồ mức 0.

Thông tin hàng Hoá đơn nhập

Nhân viên 1.1

Quản lý nhà cung cấp cu

1.3 Lập hoá đơn

1.2

Quản lý thông tin hàng

1.4 Tính tiền và in hoá đơn Nhà cung cấp

- Chức năng quản lý bán hàng

Bộ phận quản lý bán hàng trình duyệt báo cáo vè việc nhập hàng hóa bằng

các văn bản yêu cầu Sau đó nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận

quản lý bán hàng và đáp ứng đủ số lượng hàng yêu cầu Và sau cùng là phục vụ

yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng và xuất các hóa đơn bán

hàng

- Chức năng tìm kiếm

Hoá đơn bán

Kho hàng Khách hàng

Hoá đơn bán

Thông tin khách hàng Nhân viên 2.1

Quản lý khách hàng

2.1 Lập hoá đơn bán hàng

2.1

In hoá đơn Khách hàng

- Chức năng thống kê

Yêu cầu tìm kiếm

Hiển thị kết quả

Hiển thị kết quả Yêu cầu tìm kiếm

Khách hàng Hàng

Nhân viên

3.1Tìm kiếm hàng hoá

3.2Tìm kiếm khách hàng

Hiển thị kết quả Yêu cầu thống kê Yêu cầu thống kê Hiển thị kết quả Hiển thị kết quả Yêu cầu thống kê

Hoá đơn

Khách hàng Hàng

Thống kê hang hoá

4.2 Thống kê khách hàng

4.3 Thống kê hoá đơn

2.4 Mô hình dữ liệu

2.4.1 Từ điển dữ liệu

Sau khi xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh ta tiến hành tổnghợp, thanh lọc, loại bỏ dữ liệu theo nguyên lý thích đáng ta được bảng từ điển dữliệu như sau:

TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU

22 CMNDKH Số chứng minh nhân dân

23 SDTKH Số điện thoại của khách

24 DCKH Địa chỉ của khách hàng Text(50)

25 EmailKH Email của khách hàng Text(50)

30 DCNCC Địa chỉ nhà cung cấp Text(50)

31 SDTNCC Số điện thoại nhà cung

33 EmailNCC Email nhà cung cấp Text(50)

35 CMNDNV Chứng minh nhân dân

36 DCNV Địa chỉ của nhân viên Text(50)

38 SDTNV Số điện thoại của nhân

39 EmailNV Email của nhân viên Text(50)

 Kiểu thực thể CT_HOADONNHAP

CT_HOADONNHAP

MaHH

SLNhapMaPN

DGNhap

NgayNhap

HDBH

MaHD

MaNVMaKH

NgayBann

n

KHACHHANG

MaKHC

SDTKHTenKH

CMNDKH

n

EmailKHC

DCKHC

LOGIN

UsernameC

Password

 Kiểu thực thể NHACUNGCAP

 Kiểu thực thể NHANVIEN

NHACUNGCAP

TenNCCC

DCNCCMaNCC

SDTNCCn

EmailNCCC

FaxC

NHANVIEN

TenN

VMaNV

ChucVu

TrìnhDo

SDTNV

V

EmailNV

2.4.2.2 Sơ đồ thực thể mối quan hệ

Sự kết hợp giữa thực thể HANGHOA và thực thể KHO

Một kho thì có thể chứa nhiều hàng hóa, một hàng hóa chỉ thuộc một kho.Như vậy, đây là quan hệ phân cấp

SLBan

có

 Sự kết hợp giữa thực thể HANGHOA và HDNHAP

Một hóa đơn nhập hàng có một hoặc nhiều hàng hóa, một mã hàng hóa cóthể xuất hiện trên một hoặc nhiều hóa đơn nhập khác nhau

 Sự kết hợp giữa thực thể NHANVIEN và HDNHAP

Một hóa đơn nhập chỉ được lập bởi một nhân viên, một nhân viên có thể lậpnhiều hóa đơn nhập hàng khác nhau

HDBH

MaPN

MaNCCMaNVNgayNhap

HDNHAP

MaPN

MaNCCMaNVNgayNhap

 Sự kết hợp giữa HDNHAP và NHACUNGCAP

Một hóa đơn nhập có một nhà cung cấp, một nhà cung cấp

 Sự kết hợp giữa thực thể HDBH và KHACHHANG

HDNHAP

MaPN

MaNCCMaNVNgayNhap

MaPN

MaNCCMaNVNgayNhap

HANGHOA

MaHH

TenHHDVTinhSLTonDauNoiSXDGDauMaKVAT

NHANVIEN

MaNV

TenNVCMNDNVChucVuDCNVSDTNVEmailNVTrìnhDoLuong

có

có

có

Lập

1n

DGBan

SLBan

có

DGNhapc

ó

1.1.1.1

CT_HOADONBH

có

HDNHAP

MaPN

MaNCCMaNVNgayNhap

CT_HOADONNHAP

MaPN MaHH

SLNhapDGNhapNgayNhapHANGHOA

MaHH

TenHHDVTinhSLTonDauNoiSXDGDauMaKVAT

NHANVIEN

MaNV

TenNVCMNDNVChucVuDCNVSDTNVEmailNVTrinhDoLuong

HDBH

MaHD

MaKHMaNVNgayBanTrangThai

có

có

có

có

có

có

Lập

n

1

1

n

- HANGHOA: MaHH, TenHH, DVTinh, SLTonDau, NoiSX, DGDau, MaK, VAT

- KHO: MaK, TenKho

- HDBH: MaHD, MaKH, MaNV, NgayBan, TrangThai

- CT_HOADONBH: MaHD, MaHH, SLBan, DGBan

- KHACHHANG: MaKH, TenKH, CMNDKH, SDTKH, DCKH, EmailKH

- NHANVIEN: MaNV, TenNV, CMNDNV, ChucVu, DCNV, SDTNV, EmailNV,TrìnhDo

- CT_HOADONNHAP: MaPN, MaHH, SLNhap, DGNhap, NgayNhap

- NHACUNGCAP: MaNCC, TenNCC, DCNCC, SDTNCC, Fax, EmailNCC

- HDNHAP: MaPN, MaNCC, MaNV, NgayNhap

- LOGIN: Username, Password

HANGHOA

 Nhân viên: Thực thể này cho biết các thông tin về nhân viên đảm nhậnviệc ghi chép cập nhật tất cả các số liệu về thông tin của hàng hóa Thực thể này lấy

mã nhân viên làm khóa chính và chứa các thông tin chi tiết về nhân viên

 Nhà cung cấp: Thực thể này cho biết thông tin về các nguồn cung cấpchính cho công ty, thực thể lấy mã nhà cung cấp làm khóa chính và gồm các thôngtin chi tiết về nhà cung cấp