BAI TAP MON THONG TIN TRONG QUAN LY HCNN

Bài tập nhóm môn thông tin trong quản lý HCNN..

1 Trình bày hiểu biết của anh chị về thông tin trong quản lý (khái niệm, cácnguồn tạo ra thông tin quản lý, định hướng thông tin trong quản lý) Liên hệ thực tế.

2 Tại sao nói trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua lại như thế nào? Cho ví dụ minh hoạ

3 Phân loại thông tin trong quản lý Minh hoạ bằng thực tế

4 Đặc trưng của thông tin trong quản lý hành chính nhà nước Chu trình quảnlý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước Liên hệ thực tế

5 Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý thông tin.

6 Trình bày hiểu biết của anh (chị) về vấn đề tổ chức thông tin trong

hệ thống quản lý nhà nước

7 Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam Liên hệ thực tế

8 Phân tích các tính chất của thông tin trong quản lý Liên hệ thực tế

9 Tìm hiểu về dịch vụ thư điện tử Gmail, Google Drive, Docs,

Nhóm của Google

10 Tìm hiểu về phần mềm Teamviewer

11 Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý tào tạo.

12 Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý văn bản đến

13 Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý văn bản đi

14 Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý văn bản văn phòng phẩm

1 Trình bày hiểu biết của anh chị về thông tin trong quản lý (khái niệm, các nguồn tạo ra thông tin quản lý, định hướng thông tin trong quản lý) Liên hệ thực tế.

gắn liền với quyết định quản lý

- Có thể xem thông tin trong quản lý như là hệ thần kinh của hệ thống quản lý nó

có mặt và tác động đến mọi khâu của quá trình quản lý

2.Đặc điểm của thông tin trong quản lý:

- Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường của các phương tiện thông tin đại chúng Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp

- Thông tin quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng thời

là những thông điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý

- Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo

3.Các nguồn tạo ra thông tin trong quản lý:

- Các quyết định và hành động thực hiện các đạo luật và các

văn bản pháp luật

khác

- Phục vụ và bảo vệ quyền tự do của công dân, thông tin chỉ thị quản lý

- Thông tin về các mối liên hệ ngược trong quá trình quản lý

- Các tình huống có vấn đề, sung đột, cực đoan, và các tình huống phức tạp khác cần có sự can thiệp, tác nghiệp và chủ động mạnh mẽ của chủ thể quản lý

- Nguồn của thông tin tạo ra từ các tình huống ( tình huống có vấn đề)

- Thông tin quản lý có thể từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức

4.Định hướng thông tin trong quản lý:

- Theo vị tria và vai trò của chủ thể quản lý trong hệ thống sinh hoạt đời sống cá nhân và xã hội của con người tương ứng với thẩm quyền chủ thể quản lý

- Theo đặc điểm và phân cấp của các đạo luật và các văn bản quy phạm pháp luật khác bắt buộc phải thực hiện trong quá trình quản lý

- Theo các tính chất, hình thức, quy luật của khách thể bị quản lý vốn phân hóa và cụ thể hóa các tác động quản lý của chủ thể quản lý cũng như hình thành các loại quan hệ đặc thù

- Theo sự tiếp thu của tác động quản lý và những thay đổi tương ứng dưới ảnh hưởng của chúng là điều chứng tỏ về sự phát triển của các khách thể quản lý

2 Tại sao nói trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua

lại như thế nào? Cho ví dụ minh hoạ

1 Thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là sản phẩm:

- Thông tin vào Xử lý thông tin Thông tin ra

- Đây là chu trình xử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào

xử lý được gọi là thông tin đầu vào hay nói cách khác hông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý Kết quả là cho một sản phẩm thông tin đầu ra

- Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng nấc, nhiềucấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá

trình khác nói cách khác nó vùa là nguyên liệu vừa là sản phẩm

 Họ có tấm nhìn chiến thuật, bao quát đơn vị, các chi nhánh nội bộ nhng ít chú ý tới môi trường bên ngoài và thường nhìn tương đối lâu đài.

 Yêu cầu xử lý thông tin của tầng này mang tính nửa tổng hợp, nửa

cơ cấu, đôi khi cũng cần có dự phòng

+ Nhà quản lý và nhu cầu thông tin ở mức tác nghiệp:

 Nhà quản lý có các nhiệm vụ đã được định rõ, có thể kéo dài cả ngày, cả tuần…

 Nhìn chung nhiệm vụ của họ ở mức ngắn hạn

 Yêu cầu của họ thường bao gồm các phản hồi hoạt động thông tin

có sẵn ở mức tác nghiệp thường được xác định

 Ở mức tác nghiệp, đánh giá cá nhân và trực giác chỉ đóng vai trò

có giới hạn trong quy trình ra quyết định

2.Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua lại:

- Việc phân cấp quản lý cho thấy hoạt động quản lý ở mỗi cơ quan, tổ chức được chia thành bốn mức là : chiến lược, sách lược, tác nghiệp

và thừa hành

+ Nhà quản lý ở mức chiến lược:

 Xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các mục tiêu của cơ quan,

tổ chức và đường lối nhất quán với mực tiêu đó

 Nhà quản lý ở mức chiến lược phải có tầm nhìn bao quát cả cơ

quan, doanh nghiệp và môi trường kinh doanh, xã hội, và nhìn theo chiều lâu dài

+ Nhà quản lý ở mức sách lược:

 Chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối

ở mức chiến lược ấn định.Để làm được việc nầy, nhà quản lý ở mức sách lược phải xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện

Câu 3 : Phân loại thông tin trong quản lý.Minh họa bằng thực tế.

Phân loại thông tin trong quản lý:

- Hoạt động quản lý bao gồm các khâu : phân tích, dự đoán, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra Để thực hiện mỗi khâu và để toàn bộ quá trình được tiến hành nhịp nhàng, có kết quả, không thể thiếu vật liệu cơ bàn là thông tin

1.1 Theo yêu cầu sử dụng:

-Thông tin chỉ đạo

-Thông tin báo cáo

-Thông tin lưu trữ

1.2 Theo chức năng :

- Thông tin pháp lý

- Thông tin thực tiễn

- Thông tin dự báo

1.3 Theo vị trí :

-Thông tin gốc

- Thông tin phát sinh

-Thông tin kết quả

- Thông tin tra cứu

1.4 Theo đặc điểm – tính chất: Thông tin kinh tế.

- Thông tin văn hóa – tư tưởng

- Thông tin khoa học – kỹ thuật và công nghệ

- Thông tin chính trị - Thông tin an ninh quốc phòng

- Thông tin ngoại giao và quốc tế

1.5 Theo tính ổn định :

- Thông tin được quy ước thành không đổi

- Thông tin biến đổi

1.6 Theo phương hướng chuyển động:

- Thông tin vào

- Thông tin ra

- Thông tin trung gian.

Câu 4 : Đặc trưng của thông tin trong quản lý hành chính nhà

nước.Chu trình quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà

nước Liên hệ thực tế

1.Đặc trưng thông tin trong quản lý hành chính nhà nước:

- Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước cũng là một loại

thông tin của quản lý nên nó mang đặc điểm của thông tin trong quản lý

- Bên cạnh đó, thông tin trong hành chính nhà nước mang một số

đặc trưng sau:

+ Thông tin mang độ tin cậy cao

+ Thông tin mang tính đầy đủ

+ Thông tin mang tính chính thức

+ Mức độ dễ tiếp cận của thông tin

2.Chu trình quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước:

- Xác định nhu cầu của thông tin

- Thu nhận và quản lý thông tin

- Thu nhận và quản lý thông tin

5 Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý

thông tin.

- Các nhà quản lý thông tin ngày càng nhận ra rằng thông tin chính

là một trong những tài sản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đó họ

có ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn nữa cho việc tổ

chức và quản lý thông tin trong tương lai

- Hiểu được các khái niệm và lợi ích của nhà quản lý

- Hiểu rõ vai trò trách nhiệm của nhà quản lý đối với việc quản lý thông tin, tự việc lập kế hoạch, đến việc sử dụng chia sẻ bảo quản và giữ gìn thông tin

- Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng

các nhu cầu hoạt động của quản lý

- Hiểu được vai trò quản lý thông tin và chuyển giao công nghệ

- Các chuyên gia quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước cần phải biết:

+ Làm thế nào đề xây dựng một tổ chức quản lý thông tin và quản lý các chuyên gia công nghệ

+ Làm thế nào để cung cấp cho các nhà quản lý các phương án khả thi và lời khuyên về việc đầu tư các hệ thống và công nghệ + Làm thế nào để quản lý các dự án và các hợp đồng về quản lý thông tin

Câu 6: Trình bày hiểu biết của anh ( chị ) về vấn đề tổ

chức thông tintrong hệ thống quản lý nhà nước.

- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến chính:

+ Tuyến tổng thể : quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia

+ Tuyến theo lĩnh vực: quản lý nhà nước theo nghành

+ Tuyến theo lãnh thổ : quản lý nhà nước theo địa phương

- Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ nghành

- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương.

+ Chức năng:

 Phục vụ nhu cầu quản lý địa phương

 Tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước

+ Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương gồm :

 Các trung tâm thông tin thuộc tỉnh, thành phố

 Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã

- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các bộ, nghành:

+ Chức năng: Phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước ở mỗi bộ

Câu 7: Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở việt

nam.Liên hệ thực tế:

1.Hệ thống phầm mềm quản lý công văn

2.Hệ thống trang thông tin điện tử của cơ quan ( Web nội bộ):

3 Hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghành

4.Hệ thống trang bị phổ biến thông tin

Câu 8 : Phân tích tính chất của thông tin trong quản

lý.Liên hệ thực tế:

1.Tính định hướng:

- Thông tin luôn phán ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhân tin

- Trong quản lý kinh tế - xã hội, đó là mối quan hệ giữa người tạo ra

và người sử dụng thông tin

- Quá trình thông tin luôn được định hướng trong điều kiện có

người sử dụng , khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa

- Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận thông tin phản ánh

- Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng thông tin, thiếu một trong hai thì thông tin không có hướng

và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin

- Thông tin phải có hướng không chung chung

2.Tính tương đối

- Thông tin phản ánh một góc, một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu

- Thông tin phải gắn với một thời điểm cụ thể

- Tính tương đối là trạng thái không đầy đủ của thông tin có nghĩa

là mỗi thông tin nhận được phần lớn chỉ là sự phản ánh tương

đối và không đầy đủ về sự vật và hiện tượng thông báo

3.Tính thời điểm :

- Thế giới luôn vận động,vì thế khi một ngư nhận được thông tin

có nghĩa là đã có một thời gian để thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận

- Những biến đối phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận , phụ thuộc cụ thể vào hiện tượng sự vật đang được xét

- Thông tin nhận được thưc ra chỉ là bức tranh trong quá khứ,

thông tin chỉ có tính tức thời nên một thông tin báo cáo thường được ghi kèm ngày giờ…

5.Tính đa dạng:

- Thông tin có rất nhiều nói chung là vô hạn

- Cách thức để thể hiện thông tin cũng rất phong phú

- Có ba dạng cơ bản : văn bản, âm thanh, hình ảnh động…

9 Tìm hiểu về dịch vụ thư điện tử Gmail, Google Drive,

Docs, Nhóm của Google

Gmail là một dịch vụ webmail dựa trên tìm kiếm, miễn phí bao gồm trên 15.000megabyte (15 gigabyte) bộ nhớ. Sương sống của Gmail

là một động cơ tìm kiếm mạnh của Google có thể nhanh chóng tìm kiếm mọi thư mà một chủ tài khoản đã gửi hoặc nhận Điều đó có nghĩa là không cần sắp xếp thư theo thứ tự để tìm lại chúng

Dịch vụ thư điện tử Gmail

Thông tin về Gmail của google:

* Phí: Miễn Phí

* Dung lượng lưu trữ: 15Gb

* Ngôn ngữ: Thư có thể được gửi và đọc bằng hầu hết các ngôn ngữ Giao diện Gmail có trong nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng

Anh UK, tiếng Hà Lan, tiếng Pháp, tiếng Đức, Tiếng Italia, tiếng Nhật, tiếng Hàn Quốc, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Nga, tiếng Tây Ban Nha, và tiếng Trung Quốc giản thể và truyền thống, và chúng tôi tiếp tục bổ sung thêm nhiều thứ tiếng khác

* Truy Cập: Tự đông gửi tiếp miễn phí và truy cập

Những tính năng vượt trội Gmail của google mang lại

cho người dùng:

Tìm kiếm

Không bao giờ bị mất thư

Sắp xếp email không phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất

Tiêu diệt spam

Có quảng cáo Nhưng chỉ là những quảng cáo tốt

Google Drive

Google Drive cho phép bạn lưu giữ mọi thứ và chia sẻ bất kỳ thứ gì

Đó là nơi lưu trữ cá nhân các tệp, thư mục và tài liệu Google mà bạn

có thể truy cập từ trình duyệt web hoặc bất kỳ thiết bị nào đã cài đặt Google Drive của bạn ví dụ như ( Laptop, Pc, Iphone,

Smartphone )

Google Drive là dịch vụ lưu trữ trực tuyến vừa được Google trình làng vào đầu tháng 5 năm 2012 , cho phép người dùng dễ dàng

upload, chia sẻ và đồng bộ hóa dữ liệu lên dịch vụ này

Lưu trữ miễn phí 15 GB nội dung thư, tài liệu, hình ảnh, video của bạn.

1 KHÁI NIỆM:

TeamViewer làmột phần mềm chuyên dùng để điều khiển từxa, có chức năng chia sẻ màn hình và tập tin giữa các máy tính  thông qua mạng

Internet ( hơn 30 ngôn ngữ) Sở dĩ Teamviewer trở nên nổi tiếng đó là

vì sự phát triển khá nhanh chóng việc có thể chạy được phần mềm này trên rất nhiều nền tảng hệ điều hành hiện nay như Windows (2000, XP, Vista, 7), Mac OSX, Linux, iOS (iPhone, iPad), Android và cả bằng

trìnhduyệt web, điểm mạnh thứ 2 là chương trình này hầu như không đòihỏi bạn một chi phí nào khi sử dụng với người dùng cá nhân

10 Tìm hiểu về phần mềm Teamviewer.

2 TIỆN ÍCH:

Hỗ trợ từ xa

Kiểm soát máy tính từ xa

Presentation - Trình diễn trực tuyến

Tạo mạng LAN ảo VPN (Virtual Private Network)

3 MỘT SỐ ĐIỀU LƯU Ý KHI SỬ DỤNG

TEAMVIEWER

-Luôn ngồi trước máy khi chạy TeamViewer

-Luôn ngồi trước máy khi chạy TeamViewer

Câu 1 Sử dụng kỹ thuật xây dựng và thiết

kế hệ thống thông tin, hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý đào tạo?

B PHẦN BÀI TẬP

Tùy biến thay đổi, học lại, thi lại

Đầy đủ khoa nghành học, lớp học

Quản lý phân quyền người dùng

QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

II SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

I SƠ ĐỒ MÔ TẢ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

Môn học Giáo viên

Sinh viên

- Cập nhật lý lịch giáo viên

- Ghi nhận khối lượng dạy

- Thống kê dạy học

- Cập nhật môn học

- Lập chương trình đào tạo

- Phân công giảng dạy

1 Thực hiện công tác tuyển sinh lựa chọn sinh viên để đào tạo;

2 Sắp xếp việc phân khoa, lớp cho sinh viên để đào tạo tốt;

3 Phân công người thực hiện đào tạo cho sinh viên;

4 Thể hiện sự thân thiện của người đào tạo đối với sinh viên;

5 Thể hiện sự linh hoạt của người sinh viên đối với người đào tạo;

6 Thực hiện việc đào tạo bằng các cuộc thi khảo sát chất lượng;

7 Xem xét cân nhắc chắc lượng sinh viên để có các đào tạo khác;

8 Báo cáo tổng kết việc đào tạo;

Câu 2 Sử dụng kỹ thuật xây dựng và thiết

kế hệ thống thông tin, hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống

quản lý văn bản đến?