Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống KHO

Phân tích thiết kế hệ thống kho hàng công ty cổ phần xuất nhập khẩu BBU, ĐÂY LÀ BÀI PHÂN TÍCH BAO GỒM sơ đồ DFD mức 0, mức 1 và lược đồ QUAN HỆ, VÀ SƠ ĐỒ erd, CHUẨN HÓA CƠ SỞ DỮ LIỆU 3 MỨC DỰA TRÊN HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ VÀ DỰA TRÊN SƠ ĐỒ ERD.

Lời mở đầu 1

Quản lý kho trong doanh ngiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản

lý tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tậptrung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng,quốc gia, quốc tế Quản lý thống nhất mô hành này trong kho không phải là một việcđơn giản nếu chỉ quản lý theo phương pháp kho truyền thống

Phần mềm quản lý Kho là một giải pháp tiên tiến Nó là một hệ thống quản lýđầy đủ các thông tin về kho, hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho,kiểm kê kho hàng hóa vè điều chỉnh hàng hóa sau khi kiểm kê

Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngànhcông nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và ViệtNam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó Đã qua đithời tính toán, lưu trữ bằng phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chấtlạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạtđộng hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác.Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại một bước đột phá mới cho côngtác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa và khách hàngmột cách chính sác và kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các

kế hoạch và quyết định đúng đắn, gaimr chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nângcao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

2

[ X ] Nâng cấp hệ thống [ ] Vấn đề tồn tại có thể giải quyết gián tiếp [ ] Sữa lỗi hệ thống [ X ] Thiệt hại có thể chấp nhận được đến khi

có hệ thống mới.

NÊU VẤN ĐỀ

Các hệ thống KHO đều có những chính sách riêng nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu cấp thiết nhất,việc chậm trễ HÀNG trong khâu xuất kho đã làm cho khách hàng không hài lòng ,tệ hơn là quay lưng với hệ thống bán hàng của công ty,đôi khi các sản phẩm không còn chất lượng khiến công ty phải chịu tổn thất nghiêm trọng.

YÊU CẦU DỊCH VỤ

Tôi yêu cầu một bộ phận thống kê sản phẩm để theo dõi tình trạng hàng trong kho từ khâu nhập vào đến xuất ra phải chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hay tồn kho Với bộ phận này sẽ giải quyết những vấn đề mà công ty đang gặp phải Theo ý kiến của tôi, bộ phận này sẽ làm tăng chất lượng phục vụ khách hàng của công ty.

NGƯỜI NHẬN TRẦN HỮU LINH

NGƯỜI QUẢN LÝ NGUYỄN THỊ MINH TÂM

3

PHẦN DÀNH CHO HỘI ĐỒNG ƯU TIÊN HỆ THỐNG

[ ] Yêu cầu sửa đổi

[ ] Đề nghị bộ phận yêu cầu tự phát triển

[ ] Từ chối vì lý do

1.2 Công ty cổ phần XNK BBU.

Bản tóm tắt dự án Ngày lập: 26-9-2017.

4

Mục tiêu:

- Nhập hàng thời điểm cung cấp kịp thời hàng hóa trong kho lên trên các gian hàng, tránh trường hợp hết hàng tại các kho.

- Quản lý hàng kho học, chính xác.

- Cải thiện tốc độ theo dõi, báo cáo cho bộ phận quản lý kho.

- Mang đến sự hài lòng cho khách hàng khi mua sắm.

- ………

Các giả thuyết chính:

- Hệ thống sẽ được phát triển nội bộ.

- Sử dụng giao diện WinForm.

- Hệ thống sẽ truy cập cơ sở dữ liệu của bộ phận bán hàng và dữ liệu nhập xuất, hàng trong sổ chi tiết hàng hóa, và của các camera theo dõi trong khu vực kho hàng.

Các bên liên quan và trách nhiệm

NGUYỄN THỊ MINH TÂM Quản lý dự

án

Lập kế hoạch, giám sát, thực thi dự án ĐOÀN THỊ DIỆU LY,

NGUYỄN THỊ MAI THẢO,

NGUYỄN THỊ LỆ HƯƠNG

Kho Cung cấp thông tin nhập,

xuất, báo cáo.

IT Chức năng hệ thống

5

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu BBU 7

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

2.1.1 Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin: 9

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

XUẤT NHẬP KHẨU BBU 1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu BBU

Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu BBU ( Tên tiếng Anh BBU

Import Export Joint stock company - Viết tắt BBU JSC) Được cấp giấy phép

thành lập ngày 09/11/2013

Lĩnh vực hoạt động: Hoạt động chính của công ty là xuất nhập khẩu các loại thực phẩm chức năng, thuốc, hàng điện tử, thời trang, phụ kiện điện tử, mỹ phẩm, nước hoa Đặc biệt là dịch vụ ship và order các mặt hàng ở các nước Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Nhật… Hiện tại chỉ riêng nước Mỹ chúng tôi đã có 12 đại lý Ship và order phục vụ quý khách 24/24 Hệ thống đại lý trải dài ở nước Mỹ và các nước khác giúp chúng tôi có dịch vụ nhanh chóng và chất lượng

Giám đốc công ty:

Điện thoại: 08 6273 3456

Email: bbuvn68@gmail.com

Website: http://bbu.vn/

Fax: 08 3856 9823

Các trụ sở của công ty:

Trụ sở tại Mỹ: 10052 Green Fern Cir Wesminster CA 92683 USA

Trụ sở tại Việt Nam: Số 168 Đường Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão,

và đời sống vật chất của mọi người trên khắp mọi miền đất nước

8

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1: Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Xuất nhập khẩu BBU

9

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO CÔNG TY

CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BBU 2.1 Quản lý kho hàng tại công ty.

2.1.1 Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin:

Kho hàng của công ty cổ phần phần xuất nhập khẩu BBU vẫn quản lý theophương pháp thủ công tại kho như việc xuất hàng hóa hằng ngày cho phòng kinhdoanh vẫn ghi sổ sách, dựa trên giáy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp hàng hóa xuất tồnvẫn do cán bộ phòng kế toán kho tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính và bảngtính Excel Với cách tính như vậy không khỏi những sai sót và khó khăn trong côngviệc như tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong công việc kiểm kê hàng hóa, tốnnhiều thời gian trong việc tra cứu hàng hóa do phải trải qua rất nhiều lần sổ sách vàgây chậm trễ khó khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phêduyệt Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo,gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng xuất lao động

2.1.2 Mô tả hệ thống:

a Nhập kho

Sau mỗi lần xuất hàng nhân viên quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết thông tin hàngxuất kho Khi mặt hàng nào đó sắp hết (hoặc đã hết) thì nhân viên quản lý kho sẽ tiếnhành báo cho ban quản lý Ban quản lý sẽ yêu cầu bộ phận kinh doanh tiến hành tìmkiếm, liên hệ với nhà cung cấp và tiến hành mua hàng

Khi hàng được mua về kho, bộ phận quản lý kho sẽ nhận phiếu giao hàng vàkiểm tra số lượng và chất lượng hàng về theo yêu cầu mua đã gửi cho người bán (nhàcung cấp) Sau khi kiểm tra hàng đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng thì nhân viênquản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho, bộ phận quản lý nhập kho sẽ trả lại biên bản kiểm trahàng hóa Một số hàng hóa khi xuất bán cho khách hàng có thể bị gửi trả lại vì một số lý

do nào đó cũng sẽ được đưa về kho chờ xử lý

Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóa trongkho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm

b Xuất kho

10

Bộ phận bán hàng lập và gửi phiếu yêu cầu mua hàng đến bộ phận quản lý kho.

Bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng hàng được yêu cầu còn trong kho Sau đó

sẽ lập Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho bộ phận bán hàng và một phiếu được giữ lạilưu vào kho phiếu xuất

Việc theo dõi hàng xuất kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóatrong kho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm

c Báo cáo

Việc quản lý, báo cáo hàng trong kho được diễn ra ngay trong giai đoạn nhập vàxuất hàng Ban quản lý sẽ gửi yêu cầu báo cáo thống kê của hàng hóa và bộ phậnquản lý kho sẽ thực hiện tìm kiếm và tính toán dữ liệu từ kho dữ liệu phiếu nhập,phiếu xuất, sổ chi tiết hàng, sau đó tổng hợp dữ liệu (báo cáo theo định kỳ: Cuốitháng bộ phận quản lý kho sẽ báo cáo tổng hợp về lượng hàng xuất, lượng hàng nhập

và tồn kho của từng mặt hàng và của tất cả các mặt hàng)

11

2.2 Lược đồ chức năng kinh doanh BDF

Mô tả: Hệ thống quản lí kho bao gồm 3 chức năng chính sau đây:

Quản lí nhập kho có các chức năng : Đầu tiên nhận và kiểm tra hàng hóa, sau đólập phiếu nhập kho, vào sổ chi tiết hàng hóa

Quản lí xuất kho có các chức năng: Nhận và kiểm tra hàng hóa, sau đó sẽ lậpphiếu xuất kho và cuối cùng là vào sổ chi tiết hàng hóa

Lập báo cáo: trong chức năng này sẽ có chức năng là lđiều chỉnh số liệu, điểuchỉnh chênh lệch, lập báo cáo (báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàngtồn)

Quản lý xuất kho

Nhận và kiểm tra hóa đơn bán hàng

Lập phiếu xuất kho

Vào sổ chi tiết hàng hóa

2.3 Sơ đồ ngữ cảnh

Mô tả: Trong hệ thống quản lí kho hàng có 3 tác nhân ngoài tác động vào hệ

thống và ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống đó là: Nhà cung cấp, Bộ phận bán hàng và Bộ phận quản lí

Khi nhà cung cấp gửi phiếu giao hàng đến bộ phận kho Khi đó hệ thống sẽ tiếpnhận và lúc đó chức năng quản lí nhập hàng sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng sẽ gửi một hóa đơn bán hàng đến bộ phậnkho Lúc này chức năng quản lí xuất kho sẽ làm tiếp nhận hóa đơn bán hàng này vàthực hiện các bước tiếp theo

Khi bộ phận quản lí yêu cầu kiểm kê về hệ thống thì lúc này hệ thống sẽ

lấy báo cáo nhập xuất, và báo cáo hàng tồn gửi về cho bộ phận quản lí

13

Hệ Thống Quản Lý Hàng Tồn Kho

Yêu cầu kiểm kê

Đơn đặt hàng

Phiếu nhập

kho

hàng trả lại

Báo cáo kiểm kê

Phiếu xuất hàng hóa

2.4 Sơ đồ DFD mức 0

14

Mô tả: Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng

và chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu hay không

Sau khi đã kiểm tra xong bộ phận quản lý kho sẽ trả lại biên bản kiểm tra hànghóa và tiến hành lập phiếu nhập kho

Khi hàng đã được nhập vào kho những thông tin về hàng hoá mới phát sinh (cụthể là nhập kho) sẽ được ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, để làm báo cáo, kiểm kê

2.4.1 Chức năng quản lý nhập kho:

Giúp doanh nghiệp quản lý quá trình nhập hàng, các thông tin cần quản lýnhư: Số phiếu nhập kho, ngày nhập, nhà cung cấp, tổng giá trị hàng nhập kho, thôngtin chi tiết về phiếu nhập kho (danh sách các mặt hàng nhập) như: mã hàng hóa, sốlượng, đơn giá Đây là cơ sở giúp cửa hàng thống kê số lượng hàng nhập trong mộtkhoảng thời gian nào đó

2.4.2 Chức năng quản lý xuất kho:

Giúp doanh nghiệp quản lý quá trình xuất hàng bán cho khách hàng Các thôngtin cần quản lý như: số phiếu xuất, ngày xuất, khách hàng, tổng giá trị hàng xuất kho,thông tin chi tiết về phiếu xuất kho (danh sách các mặt hàng xuất, số lượng, đơngiá…) Đây là cơ sở giúp cửa hàng thống kê số lượng hàng xuất trong một khoảngthời gian nào đó…

2.4.3 Chức năng báo cáo:

- Báo cáo tổng hợp nhập: cho phép thống kê số lượng hàng hoá doanh nghiệp đãnhập về từ các nhà cung cấp để bán trong khoảng thời gian nào đó

- Báo cáo tổng hợp xuất: cho phép thống kê số lượng hàng hóa doanh nghiệp đãbán trong khoảng thời gian nào đó

- Báo cáo tồn kho: cho phép thống kê số lượng hàng còn tồn kho của doanhnghiệp, giúp nhà quản lý có những quyết định đúng đắn trong những lần nhập hàngtiếp theo Kết hợp các thông tin Nhập hàng, Xuất hàng, và báo cáo tồn kho kì trướcthì sẽ biết được số lượng hàng tồn kho hiện còn

15

Mô tả: Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng

và chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu hay không

Sau khi đã kiểm tra xong bộ phận quản lý kho sẽ trả cho nhà cung cấp một biênbản xác nhận đã kiểm tra hàng hóa, đồng thời tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếunhập sẽ được lưu trữ vào sổ phiếu nhập

Khi hàng đã được nhập vào kho những thông tin về hàng hoá mới phát sinh (cụthể là nhập kho) sẽ được ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, để làm báo cáo, kiểm kê khi cóyêu cầu từ nhà quản lý

Thông tin hàng trả lại

Biên bản kiểm tra hàng hóa

Thông tin hàng nhập

Thông tin hàng trả lại

Thông tin trên phiếu nhập

D3 Phiếu nhập kho

2.5.2 quá trình xuất hàng

D1 Sổ chi tiết hàng hóa

D2 Phiếu xuất kho

Mô tả: Khi nhận được phiếu yêu cầu mua của khách hàng, bộ phận quản lý kho sẽ

dựa vào sổ chi tiết hàng hóa đồng thời tiến hành kiểm tra hàng trong kho theo đơn đặthàng mua liệu có đáp ứng được nhu cầu của khách hay không

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra bộ phận quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho,

Chi tiết hàng xuất

Phiếu xuất

hàng hóa

Phiếu xuất

Thông tin phiếu xuất

một phiếu xuất sẽ được giao bộ phận bán hàng, bản copy của phiếu xuất kho sẽ đượclưu trên kho dữ liệu phiếu xuất kho

Hàng xuất xong thông tin trên phiếu xuất sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết hànghoá, để tiện cho việc theo dõi kiểm kê

18

2.5.3 Lập báo cáo

Yêu cầu báo cáo

D3 Phiếu nhập kho

Mô tả: Khi nhà quản lý yêu cầu báo cáo kiểm kê, bộ phận quản lý kho kho sẽ

tiến hành tìm kiếm, xử lý dữ liệu để có được thông tin về hàng hoá nhập, xuất, tồn từcác phiếu nhập, phiếu xuất, và sổ chi tiết hàng hoá Sau đó tiến hành tổng hợp và tínhtoán số liệu

Kết quả tổng hợp sẽ được bộ phận quản lý kho gửi lên ban quản lý của công tytheo yêu cầu được gửi đến (hoặc theo định kỳ)

Thông tin nhập kho

Thông tin xuất kho

Chi tiết hàng hóa

Kết quả tổng hợp D1 Sổ chi tiết hàng hóa

2.6 lược đồ quan hệ erd

20

Ta sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thông qua các đầu ra.Trong các nghiệp

vụ liên quan đến kho hàng thì các đầu ra chủ yếu là: Phiếu nhập và phiếu xuất

2.7 phân tích phiếu nhập:

Liệt kê các thuộc tính:

(Số phiếu, Ngày nhập kho, Mã nhà cung cấp, Mã kho, Mã hàng*, Tên hàng*, Đơn vịtính*, Số lượng theo chứng từ*, Số lượng thực nhập*, Đơn giá*, Thành tiền(S), Nợ,Có.)

Chuẩn hoá 1NF: Một số thuộc tính lặp (có kí hiệu * ) nên phải tách ra làm hai bảng,

và xoá thuộc tính thứ sinh (có kí hiệu S):

PHIEUNHAP: (MãPN, Ngày nhập, Mã kho, Mã nhà cung cấp, Nợ, Có)

HANGHOA: (Mã hàng, MãPN, Mã loại hàng, Nước SX, Tên hàng, Đơn vị tính, Số

lượng theo chứng từ, Số lượng thực, Đơn giá)

LOAIHANG: (Mã loại hàng, tên loại hàng)

Chuẩn hóa 2NF: Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn

bộ khóa chính, chứ không phụ thuộc môt phần vào khóa, nếu có ta tách thành cácbảng sau:

21

CHITIETPHIEUNHAP: (MãPN, Mã hàng, Số lượng theo chứng từ, Số lượng thực,

Đơn giá)

HANGHOA: ( Mã hàng, Mã loại hàng, Tên hàng, Nước SX, Đơn vị tính)

PHIEUNHAP: (Mã PN, Ngày nhập, Mã kho, Mã nhà cung cấp, Nợ, Có)

thành các bảng mới: (Số phiếu, Ngày nhập kho, Mã nhà cung cấp, Mã kho, Mãhàng*, Tên hàng*, Đơn vị tính*, Số lượng theo chứng từ*, Số lượng thực nhập*, Đơngiá*, Thành tiền(S)

NHACUNGCAP: (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại) KHO: (Mã kho, Tên kho, Địa chỉ , Điện thoại, Thủ kho)

CHITIETPHIEUNHAP: (MãPN, Mã hàng, Số lượng theo chứng từ, Số lượng thực,

Đơn giá)

HANGHOA: ( Mã hàng, Mã loại hàng, Tên hàng,Nước SX, Đơn vị tính)

PHIEUNHAP: (Mã PN, Mã kho, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Nợ, Có, Chiết khấu) LOẠI HÀNG: (Mã loại hàng, tên loại hàng)

22

2.8 phân tích phiếu xuất:

Liệt kê thuộc tính:

(Số phiếu, Ngày xuất, Mã kho, Mã người nhận, Mã khách hàng, Nợ, Có, Mã hàng*,Tên hàng*, Đơn vị tính*, Số lượng yêu cầu*, Số lượng thực nhập*, Đơn giá*, Thànhtiền(S))

Chuẩn hoá 1NF: một số thuộc tính lặp (có kí hiệu *) nên phải tách ra làm hai bảng,

và xoá thuộc tính thứ sinh (có kí hiệu S):

PHIEUXUAT: (Mã PX, Ngày xuất, Mã kho, Mã người nhận, Mã khách hàng, Nợ,

Có)

HANGHOA (Mã hàng, MãPX, Mã loại hàng, Nước SX, Tên hàng, Đơn vị tính, Số

23

lượng theo chứng từ, Số lượng thực, Đơn giá)

LOAIHANG: (Mã loại hàng, tên loại hàng)

HANGHOA: (Mã hàng, Mã loại hàng, Tên hàng, Nước SX, Đơn vị tính) PHIEUXUAT: (MãPX, Ngày xuất, Mã kho, Mã khách hàng, Mã NV, Nợ, Có,Chiết

2.9 mô hình csdl mức logic:

NVBANHANG: (MãNV, Tên nhân viên, Ngày sinh, Địa chỉ, Điện thoại, Số CMND) KHACHHANG: (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại) KHO: (Mã kho, Tên kho, Địa chỉ , Điện thoại, Thủ kho)

HANGHOA: (Mã hàng, Mã loại hàng, Tên hàng, Nước SX, Đơn vị tính)

PHIEUXUAT: (MãPX, Ngày xuất, Mã kho, Mã khách hàng, Mã NV, Nợ, Có,Chiết

LOAIHANG : ( Mã loại hàng, Tên loại hàng)

TONKHO: ( Mã hàng tồn, Mã kho , Số lượng tồn)

CTDONDATHANG: ( Mã đơn đặt hàng , Mã hàng, Ngày đặt , Số lượng, đơn giá).

-Hết -25