Bài giảng hệ thống thông tin kế toán

 Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận…để làm biến đổi tính

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG

1.1 Khái niệm về hệ thống

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem

“hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”

Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau:

- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình)

- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định

- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống

Lý thuyết hệ thống có đưa ra những khái niệm liên quan như sau:

a Hệ thống con và hệ thống cha

Trong một hệ thống lớn sẽ bao gồm những hệ thống nhỏ bên trong nó, hệ thống tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con,

nó cũng có tiền trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó Ví dụ: Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy…

b Đường biên và nơi giao tiếp

- Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức

- Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận

1.2 Phân loại hệ thống

Hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loại thành 4 dạng cơ bản sau:

- Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau

- Hệ thống liên kết đóng: là hệ thống có sự tác động với môi trường thông qua các giao thức đã định trước và kiểm soát được (tính liên kết) Tuy nhiên, khi hệ thống đang vận hành thì môi trường không thể can thiệp vào sự vận hành của hệ thống (tính đóng)

- Hệ thống liên kết đóng phản hồi: các hệ thống thường có thông tin đầu ra là kết quả sử dụng hoặc là dữ liệu đầu vào cho một hệ thống xử lý kế tiếp Hệ thống liên kết phản hồi

có thông tin đầu ra còn có thể tác động trở lại đối với các dữ liệu đầu vào không hợp lệ

- Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường bị nhiễu loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý của nó Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn

Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau Ví dụ: hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ

thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi

II HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng

2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin

 Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu

thập dữ liệu cho hệ thống thông tin

 Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung

dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận…để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng

 Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung đữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra

của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau

 Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin

được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng

 Kiểm soát: Kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông

tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sữa chữa

III HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

3.1 Bản chất

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có mối quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của mọi tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định Quá trình này có thể diễn ra theo các bước sau:

 Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết

 Đưa ra các phương án giải quyết

 Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án

 Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định

3.2 Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý Thông thường chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một doanh nghiệp

ra thành ba cấp với ba loại thông tin sau

Cấp quản lý

Phân loại thông tin

Hoạch định chiến lược

Kiểm soát quản lý

Kiểm soát hoạt động

 Cấp kiểm soát hoạt động: Cấp quản lý này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu

quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp

Hoạt động của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý

ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc

 Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong doanh nghiệp Nhiệm

vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Các quyết định được thực hiện ở cấp độ này rất đa dạng tùy vào từng doanh nghiệp, và tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quản lý Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ

có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc

 Cấp hoạch định chiến lược: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp

Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo Khó có thể xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này Do đó, thông thường những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mẫu, quy định và không có cấu trúc

3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

3.3.1 Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong doanh nghiệp

Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong doanh nghiệp, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý như sau:

 Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems- TPS)

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems-DSS)

 Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) và hệ thống chuyên gia (Expert Systems-ES)

3.3.2 Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh

Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những thông tin khác nhau Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm

vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con như sau:

 Hệ thống thông tin sản xuất

 Hệ thống thông tin bán hàng

 Hệ thống thông tin nhân sự

 Hệ thống thông tin kế toán

 Hệ thống thông tin tài chính

IV HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

4.1 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán

Kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình…) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán để có được thông tin đáp ứng yêu cầu của người

sử dụng

4.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thông tin quản lý Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:

 Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống kế toán gọi là dữ

liệu đầu vào, bao gồm:

Ghi nhận, sắp xếp các nội dung quản lý

Thông tin kế toán (Số sách, các báo cáo kế toán)

 Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh

 Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

 Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp

 Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử

lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:

 Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh

 Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;

 Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh;

 Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

 Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong công việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; Tổ chức công việc trong bộ máy kế toán

 Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá

trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

 Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công

 Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính;

 Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ

thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống

kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

 Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán

4.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của doanh nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau:

 Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp

 Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày

 Hỗ trợ ra các quyết định quản trị

 Hoạch định và kiểm soát

 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

4.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán có thể phân loại theo hai nội dung: Đặc điểm của thông tin cung cấp và phương thức xử lý của hệ thống thông tin

4.4.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán được chia làm hai loại:

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho

các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

 Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản

trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng

về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức

Việc phân chia này mang ý nghĩa phân loại thông tin và xác định đối tượng sử dụng thông tin Tuy nhiên hai hệ thống này không thể tách biệt thành hai hệ thống kế toán độc lập trong một doanh nghiệp Mặc dù mục tiêu báo cáo quản trị và báo cáo tài chính thường không tương xứng hoàn toàn nhưng giữa hai hệ thống kế toán có các thông tin giống nhau và khác nhau Phần giao nhau giữa chúng cung cấp thông tin đáp ứng cả yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán được nhà nước ban hành Do đó chúng sẽ được tổ chức dữ liệu thống nhất cho cả hai hệ thống kế toán này

4.4.2 Phân loại theo phương thức xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính, chúng

ta chia hệ thống thông tin thành ba loại:

 Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý,

thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay

 Hệ thống thông tin bán thủ công: Có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính

và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán

 Hệ thống kế toán dựa trên phầm mềm máy tính: Các qua trình thực hiện vận hành

của hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…

Việc phân loại theo nội dung này sẽ làm cơ sở đánh giá khả năng xử lý của hệ thống kế toán hiện hành Mỗi phương thức xử lý có một năng lực xử lý nhất định với những đặc trưng của từng phương thức xử lý Dựa trên đặc trưng của từng loại hệ thống để đưa ra

các giải pháp hoàn thiện, các chiến lược phát triển trong quá trình tổ chức hệ thống thông

tin kế toán của doanh nghiệp

b Các ký pháp của sơ đồ DFD

c Một số quy tắc vẽ sơ đồ luồng dữ liệu

 Cái vào của một tiến trình phải khác với cái ra của nó

 Các đối tượng phải có tên duy nhất Tuy nhiên các tác nhân ngoài và các kho dữ liệu có thể vẽ ở nhiều vị trí khác nhau để tránh sự cắt nhau của các luồng dữ liệu

 Mỗi tiến trình phải có ít nhất một cái vào (Input) và một cái ra (Output)

 Không có luồng dữ liệu trực tiếp đi từ một cái kho này đến một cái kho khác

 Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân đến một kho dữ liệu và ngược lại

 Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân này đến một tác nhân khác

 Mỗi luồng dữ liệu không thể quay lại nơi nó vừa mới đi ra

 Trong quá trình phân rã luôn luôn phải đảm bảo tính cân bằng: mọi luồng dữ liệu vào và ra, các tác nhân ngoài và kho dữ liệu ở mức trước phải được bảo toàn trong sơ đồ

 Quá trình phân rã sẽ dừng lại khi đạt được một sơ đồ luồng dữ liệu sơ cấp

d Phân rã sơ đồ luồng dữ liệu

 Định nghĩa: Quá trình phân nhỏ mỗi tiến trình thành các tiến trình khác

 Trong sơ đồ luồng dữ liệu có các mức:

- Sơ đồ DFD cấp tổng quát: Trình bày quá trình luân chuyển thông tin tổng quát

e Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

* Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

* Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến thực thể đó

Nhân viên bán hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn, số

phiếu thu vào giấy đòi nợ

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động ở bảng mô tả bước 2

+ Hoạt động xử lý dữ liệu gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận tính toán tổng hợp…

+ Các hoạt động chuyển hóa và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt động

xử lý dữ liệu

+ Các hoạt động chức năng: nhập, xuất bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động

xử lý dữ liệu

Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện các

hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống

Bước 5:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên

+ Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành + Vẽ các đường nối giữa các ô

+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu

Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống – là các thực thể tham gia thực hiện

các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống

Bước 7:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống

+ Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống

+ Đọc lại bảng thực thể và các hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối lại các vòng tròn và hình chữ nhật

+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ tên các hệ thống mang dữ liệu

Bước 8: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự

diễn ra các hoạt động đó

Bước 9:

+ Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng nơi và 1 thời điểm

+ Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng 1 thời điểm nhưng khác nơi xảy ra

+ Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau

Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật

nội dung chính các hoạt động trong nhóm

Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối quan hệ

hợp lý

Bước 12: Bổ sung nơi lưu trữ nếu thấy hợp lý

Bước 13: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bước 9 Mỗi nhóm nhỏ

trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn Thực hiện bước 10,

Cấu trúc của một sơ đồ xử lý chứng từ được bắt đầu từ việc xem xét các phòng ban hay các cá nhân cụ thể có liên quan đến từng quá trình cụ thể Sơ đồ mô tả hệ thống xử lý dữ liệu thường sử dụng các biểu tượng thường dùng để vẽ lưu đồ

b Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ

Dữ liệu được lưu trữ ở đĩa

Điểm nối tiếp đến trang khác, thực thể bên ngoài

Công việc xử lý bởi máy tính

Dữ liệu được lưu trữ trực tuyến (file)

Vô tuyến truyền hình

Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện

Đường đi

N

Người ta sử dụng các ký tự chèn vào trong hình tam giác nhỏ, để biểu thị:

+ Nếu lưu trữ sắp xếp theo ngày thì chèn vào chữ D

+ Nêu lưu trữ sắp xếp theo số thứ tự thì chèn vào chữ N

+ Nếu lưu trữ sắp xếp theo Alphabet thì chèn vào chữ A

Trong điểm nối tiếp trong một lưu đồ ký hiệu là hình tròn bên trong người ta sẽ đặt các chữ A, B, C làm ký hiệu để nhận dạng điểm nối này với điểm nối khác

Trong ký hiệu nối tiếp giữa hai trang người ta thường đặt số 1, 2, 3 để làm ký hiệu nối từ trang 1 đến trang 1…

Ví dụ: hai điểm nối với nhau:

b Các bước vẽ lưu đồ dòng dữ liệu:

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

 Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó

 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô

 Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

 Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ

 Các cột được sắp xếp sao cho dũng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

 Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột

 Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới

 Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào

và đầu ra

 Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

 Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

 Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

 Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc

 Cách duy nhất để có thể lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)

5.2.3 Lưu đồ hệ thống

Trong khi lưu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào các chứng từ, giấy tờ cần xử lý thì lưu đồ hệ thống lại tập trung vào các dòng dữ liệu được xử lý trong hệ thống máy tính của hệ thống thông tin kế toán

Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo các giai đoạn chuẩn mực sử dụng các công cụ

kỹ thuật, mỗi công cụ thích hợp với từng nhiệm vụ, ở từng giai đoạn phát triển hệ thống

* Hướng dẫn vẽ lưu đồ hệ thống

Sơ đồ hệ thống giúp đoán biết được các dòng công việc được xử lý thông qua các giai đoạn của quá trình của hệ thống thông tin kế toán và giúp rõ các dấu vết kiểm toán Mỗi nghiệp vụ được nhận, cập nhật, hay lọc các thông tin thì sơ đồ hệ thống sẽ ngắt ra một thời điểm để có thể theo dõi được cách thức xử lý hệ thống Nhận thức được tầm quan trọng của điều này nên Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ và Hiệp hội kế toán quản trị đều chọn môn này làm các câu hỏi kiểm tra trong kỳ cấp chứng chỉ

Mặc dù không có các qui định hướng dẫn chặt chẽ nào để xây dựng một lưu đồ hệ thống tuy nhiên sau đây là một số hướng dẫn gợi ý:

a Lưu đồ hệ thống được đọc từ trên xuống dưới, từ trái qua phải vẽ và đọc lưu đồ hệ thống bắt đầu từ góc trái bên trên

b Vẽ các lưu đồ theo những biểu tượng đã được chuẩn hoá không nên tạo ra các biểu tượng riêng

c Biểu tƣợng xử lý luôn đặt giữa biểu tƣợng dữ liệu đầu vào và biểu tƣợng dữ liệu đầu

Chương 2

TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

I TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Như đã trình bày ở các phần trước, hệ thống thông tin kế toán trong mọi tô chức, doanh nghiệp đều có đầu vào, quy trình thủ tục xử lí và đầu ra Trong diêu kiện ứng dụng tin học vào công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp, các dừ liệu dầu vào, các quy trình thủ tục xử lí cũng như các thông tin kết xuất đầu ra có những điểm khác biệt so với hạch toán thủ công Tuy có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sử dụng phân mềm kế toán đều có những đặc điểm chung giống nhau

Để tiện cho việc theo dõi và trình bày, trong các phần sau đây, khi nói đên hệ thống thông tin kế toán là chỉ đề cập đến hệ thống thông tin kế toán trong điêu kiện tin học hóa với việc ứng dụng các phần mềm kế toán

1.1 Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán

Công tác kế toán được thực hiện song hành lâu dài trong suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp nên quá trình hạch toán và cung cấp thông tin kế toán được phân chia theo các kì, thường là hàng tháng, quý và năm Một cách khái quát, có thể xem đầu vào của hệ thống thông tin kế toán bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và dữ liệu phát sinh trong các kì hạch toán

1.1.1 Khởi tạo ban đầu

Công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu là đóng vai trò rất quan trọng trong việc triển khai ứng dụng tin học hóa kế toán Hiện nay, hầu hết mọi doanh nghiệp có thẻ trang bị được phần cứng và phần mềm phục vụ công tác kế toán, tuy nhiên việc triến khai cài đặt, khai thác

và sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán phụ thuộc rất nhiều vào công tác chuấn bị và khai báo dữ liệu khởi tạo ban đầu Có thể nói, công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu là điếm xuất phát có một ý nghĩa quan trọng trong quá trình thực hiện triến khai ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại một doanh nghiệp

Công tác khởi tạo ban đầu bao gồm 4 nội dung chủ yếu sau đây:

- Xác định và khai báo các thông số của hệ thống: Thông thường các phàn mềm kế toán

được phân tích, thiết kế và xây dựng chung cho các doanh nghiẹp có tên giao dịch và địa

chỉ khác nhau, quy mô và hoạt động trong các lĩnh vực nhau, sử dụng các phương pháp hạch toán và hình thức sổ kế toán khác nhau Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải khai báo trước những đặc điểm riêng và các phirơng pháp hạch toán cụ thể của doanh nghiệp trước khi bắt đầu đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Việc xác định các phương pháp kế toán doanh nghiệp sử dụng các yêu cầu về hạch toán và những thông tin cần khai thác, sau đó khai báo nhừng yêu cầu này cho phần mềm được gọi là xác định và khai báo các thông số

hệ thống

Các phần mềm kế toán khác nhau đòi hỏi phải khai báo các thông số hê thống khác nhau

Một phần mềm được thiết kế tốt thường cho phép khai báo các thông số sau đây: (1) Các

thông tin chung của doanh nghiệp: tên doanh nghiệp đia chỉ, số điên thoai, fax, số tài

khoản, mã số thuế, tên giám đốc, kế toán trưởng, các định dạng chữ số Các nội dung này sẽ được thế hiện trên các chứng từ, sồ sách, báo cáo mà doanh nghiệp in ra trong quá

trình sử dụng phần mềm (2) Các phương pháp hạch toán: cho phép doanh nghiệp lựa

chọn và khai báo các phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện và nhu cầu của đơn vị như phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp khấu hao TSCĐ, phương pháp tính giá thành, hình thức sổ kế toán

Sau khi đã khai báo đầy đủ các thông số hệ thống, phần mềm kế toán sẽ cho phép thực hiện xử lí dữ liệu và cung cấp thông tin theo các phương pháp đã được xác định Đa số các phần mềm kế toán hiện nay tại Việt Nam cho phép khai báo một số thông số trên, tuy vậy cũng có một số phần mềm không cho phép lựa chọn và khai báo các phương pháp kế toán doanh nghiệp sử dụng, do đó doanh nghiệp không có cách lựa chọn nào khác là phải

áp dụng các phương pháp hạch toán mặc định do nhà thiết kế phần mềm đề ra Do vậy, doanh nghiệp cũng cần chú ý vân đề này khi lựa chọn sử dụng một phần mềm kế toán được thiết kế sẵn

- Xây dựng và khai báo các bộ mã: Tương tự như việc xác định và khai báo đầy đủ các thông số hệ thống, công tác xây dựng và khai báo các bộ mã (hay còn gọi là danh mục)

các đối tượng có một tầm quan trọng đặc biệt Các bộ mã nếu được thiết kế tốt sẽ có ảnh hưởng tích cực đến công tác cập nhật, xử lí dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng phần mềm và ngược lại

Trong trường hợp số lượng các chi tiết của một đối tượng tổng hợp không nhiều và không phát sinh thêm trong quá trình hạch toán, có thể khai báo chi tiết các tài khoản cấp

1 thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 đế theo dõi các đối tượng chi tiết này trong cùng bộ mã tài khoản Trong trường hợp các chi tiết của một đối tượnơ tồng hợp phát sinh với số lượng lớn và phải được cập nhật thêm thường xuyên (ví dụ nguyên liệu, vật liệu, công nợ ), cần thiết phải xây dựng các bộ mã chi tiết riêng

- Khai báo các số dư ban đầu: Hạch toán kế toán là một quá trình liên tục, diễn ra trong

một khoảng thời gian dài cùng với sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp Kì kế toán là một khái niệm nhằm phân chia quá trình kê toán thành những khoảng thời gian thích hợp để thuận lợi cho công tác kế toán và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động

và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kì Sau mỗi kì kế toán, công tác

kế toán lại bắt đầu một chu trình mới và số dư cuối kì này của các đối tượng kế toán sẽ được chuyển sổ, làm cơ sơ số liệu cho đầu kì kế toán tiếp theo

Việc ứng dụng tin học hóa vào công tác kế toán thường được thực hiện vào đầu kì kế toán Những doanh nghiệp trước đây thực hiện công tác kế toán bằng thủ công, nay chuyển sang sử dụng phần mềm cần phải “chuyền sồ” sang hình thức kế toán mới Thực hiện việc “chuyền sổ” là xác định và cập nhật vào cơ sở dữ liệu cua kế toán tất cả những

số dư đầu kì của tất cả các đối tượng, bao gồm số dư của tàt các đôi tượng tông hợp và

các đối tượng chi tiết hiện đang được theo dõi, hạch toán tại doanh nghiệp (số dư của tất

cả các tài khoản tồng hợp, số dư của tất cả các đối tượng công nợ, vật tư, hàng hóa, thành

phẩm, tài sản cố định, ngoại tệ… ) Việc khai báo sô dư ban đâu của các đôi tượng phải

đảm bảo nguyên tắc: sổ dư khoản tổng hợp phái băng tông sô dư cùa các đối tượng chi tiết tương ứng của nó

- Phân quyền sử dụng phần mềm và quản trị hệ thống: Thực hiện công tác kế toán đòi

hỏi phải có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn và phối kết hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán khác nhau Tổ chức kế toán một cách khoa học là điều kiện quan trọng để từng kế toán phần hành phát huy tối đa vị trí vai trò của mình trong việc thu thập, xử lí và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác, đồng thời tránh sự trùng lắp, chồng chéo và cho phép kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành Trong điều kiện công tác kế toán được tin học hóa, phân quyền sử dụng phần mềm để cập nhật, quản lí, truy cập dừ liệu và thông tin kế toán là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức kế toán

1.1.2 Bộ dữ liệu làm cơ sở đầu vào trong mỗi kì hạch toán

Dữ liệu phát sinh làm cơ sở đầu vào cho mỗi kì hạch toán bao gồm các nội dung chính

sau đây:

Dữ liệu tồn cuối kì trước: Sau cuối mỗi kì hạch toán, phần mềm sẽ cho phép tự động tổng

hợp dữ liệu và kết chuyển số dư cho kì hạch toán sau Như vậy số liệu tồn ở cuối kì trước của tất cả các đối tượng tổng hợp và chi tiết được tự động chuyển sang có thể được xem

là dữ liệu đầu vào của kì hạch toán sau Trừ trường hợp kế toán phải thực hiện “chuyển sổ” khi mới bắt đầu đưa phần mềm kế toán vào sử dụng như trình bày ở phần trên, trong

các kì hạch toán tiếp theo công việc kết chuyển dữ liệu cho kì sau sẽ được phần mềm kế toán tự động thực hiện trên cơ sở các thao tác của người sử dụng

Dữ liệu phát sinh trong kì: Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán có thể phát

sinh tại phòng kế toán như các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, theo dõi và quản lí công nợ, tạm ứng, thanh toán hoặc phát sinh và chuyển đến từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp như bộ phận kinh doanh, sản xuất, cung ứng, quản lí vật

tư, quản trị nhân lực… Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các bộ phận trước hết được sao chụp và ghi nhận trên chứng từ sau đó được chuyển về phòng kế toán Tương ứng với mỗi loại đối tượng khác nhau, kế toán sử dụng các loại chứng từ khác nhau phù hợp với tính chất và đặc điểm của từng loại dối tượng nhằm ghi nhận lại quá trình hình thành và vận động của các đối tượng đó Có thề nói chứng từ kế toán là phương pháp ghi chép ban đầu, cho phép ghi nhận sự hình thành và vận động của mỗi đối tượng kế toán, phù hợp với đặc điềm vận động liên tục của các đối tượng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi chứng từ vừa là minh chứng cho một vận động của đối tượng kế toán, vừa là phương tiện truyền đạt các thông tin nghiệp vụ giữa các bộ phận chức năng trong việc phối hợp công tác

Trong trường hợp phần mềm kế toán được thiết kế độc lập, không có sự kết nối với các

hệ thống thông tin của các bộ phận khác, nội dung của các chứng từ kể ltén sau khi được

kiểm tra sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán thông qua giao diện nhập liệu cùa

phần mềm kế toán Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tập tin (các bảng dữ liệu) có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhẩm dạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lí dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định về quản lí kinh doanh Trong trường hợp này, cơ sở dữ liệu kế toán độc lập với các cơ sờ dữ liệu của các bộ phận chức năng khác Các phần mềm kế toán đều cho phép kế toán viên nhập, hiệu chỉnh, xem, tìm kiếm hoặc hủy bỏ các chứng từ theo kỳ phân quyền Các chứng từ gốc, sau khi cập nhật đầy đủ các nội dung vào máy,

phải được tổ chức lưu trữ cẩn thận theo quy định của chế độ kế toán hiện hành

Sự thống nhất về các yếu tố cơ bản trên tất cả các chứng từ là cơ sở để thiết kế và xây

dựng một “Kho thông tin chung” trong cơ sở dữ liệu kế toán “Kho thông tin chung'”

đóng vai trò như sổ nhật kí chung trong trường hợp hạch toán thủ công Nội dung cơ bản

của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì đều có thê được cập nhật vào “Kho

thông tin chung”, từ đó tiến hành xử lí, tổng hợp và cung cấp các thông tin tống hợp trên

các báo cáo tài chính và in ra các sổ kế toán tổng hợp

- Xứ lí và cập nhật các bút toán “điều chỉnh cuối kì: Ngoài những nghiệp vụ kinh tế phát

sinh được ghi nhận và phản ảnh trên các chứng từ kế toán, còn nhiều nghiệp vụ phải được

xử lí vào cuối kì và cập nhật vào hệ thông trước khi tống hợp và cung cấp các thông tin trên các báo cáo quyết toán Đó là các nghiệp vụ liên quan đến việc phân bổ chi phí, trích trước chi phí, lập dự phòng, hạch toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định, xác định các chi phí phải trả, phân phối lợi nhuận Một số trong các loại nghiệp vụ trên có các chứng

từ chuyên dùng dế phản ảnh, một số khác phải được lập các chứng từ ghi sổ để làm cơ sở cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán

Một số phần mềm kế toán hiện nay cho phép tự động kết chuyển chi phí doanh thu và xác định kết quả khi thực hiện tổng hợp Tuy vậy, nhiều phần mềm không cho phép tự động kết chuyển nên kế toán còn phải thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí, kết chuyển doanh thu và xác định kết quả

1.2 Tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán

Cơ sở dữ liệu trong các phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo rât nhiều phương án khác nhau Với mỗi phương án thiết kế hệ thống cơ sở dừ liệu thì quy trình xử lí, luân chuyển dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau Hiện nay, vẫn chưa có một nghiên cứu nào tồng hợp, khái quát hóa về mặt lí luận và thực tiễn về việc thiết kế cơ sở

dữ liệu kế toán và đề xuất mô hình chuẩn cho bài toán này Các công ti phát triển phần mềm kế toán có thể do muốn giữ bí mật bản quyền hoặc các lí do khác nên thường không phổ biến rộng rãi cấu trúc cơ sở dừ liệu, quy trình chi tiết và cách thức xử lí dữ liệu của các phần mềm mà họ thiết kế

1.2.1 Tập tin hệ thống

Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các thông số của hệ thống đã khai báo trong

phẩn khởi tạo, bao gồm các thông tin chung liên quan đên doanh nghiệp, các phương pháp hạch toán và các hình thức sô kê toán được lựa chọn, các quyền truy cập của từng người

1.2.2 Tập tin danh mục từ điên

Nội đung các tập tin danh mục lưu trữ dữ liệu về các đối tượng quản lí của kế toán, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như các loại vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ, ngoại tệ Trong điều kiện sử dụng phẩn mềm để quản lí, mỗi đối tượng đều được gán cho một kí hiệu nhất định, gọi là mã của đối tượng Tập hợp mã của các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã, hay còn gọi là danh mục Như vậy, trong doanh nghiệp có các bộ mã tài khoản, vật tư, hàng hóa tài sản cố định, nhân viên, khách hàng Thông thường, các bộ mã và các thuộc tính liên quan đến bộ mã được lưu giữ trong các tập tin danh mục từ điển Các tập tin danh mục từ điển dược tạo ra và cập nhật nội dung

ngay từ đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Các tập tin danh mục từ điển tồn tại trong suốt quá trình sử dụng, khai thác phần mềm kế toán và thường xuyên được cập nhật thêm đối tượng mới phát sinh

1.2.4 Tập tin tồn

Các tập tin tồn được thiết kế nhằm tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu về tình hình tồn đầu kì, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tình hình tồn cuối kì của tất cả các đối tượng kế toán, bao gồm tất cả các đối tượng tổng hợp được theo dõi trên các tài khoản tổng hợp và các đối tượng chi tiết như từng loại vật tư, từng khoản phải thu của khách hàng Các tập tin tồn có thể được tổ chức theo các tháng trong từng năm Dữ liệu trong các tập tin tồn được sử dụng; với các báo cáo tài chính, các bảng tổng hợp chi tiết hoặc cung cấp thông tin tổng hợp về tổng số phát sinh tăng/giảm và số dư của từng đối tượng

Sau mỗi năm, phần mềm sẽ đưa các tập tin tồn cũ vào lưu trữ, đông thời tự động tạo ra

các tập tin tồn mới để tổng hợp, xử lí dữ liệu cho năm sau Số dư cuối mỗi tháng của các đối tượng trên các tập tin tồn sẽ đóng vai trò là số dư đầu tháng sau số dư cuối tháng 12 của năm trước sẽ được tự động kết chuyền sang số dư đầu năm sau

1.2.5 Tập tin trung gian xử lí và báo cáo

Ngoài các loại tập tin được giới thiệu trên, trong quá trình cập nhật, xử lí cung cấp thông tin và in ra sổ sách, báo cáo, cần thiết phải sử dụng một số tập tin trung gian để phục vụ cho các mục đích khác nhau Các tập tin này có thể tồn tại lâu dài, cũng có thể tạo ra trong quá trình xử lí, in ấn sổ sách, báo cáo rồi xóa ngay Việc thiết kế các tập tin trung gian xử lí và báo cáo phụ thuộc rất nhiều vào người lập trình Để phục vụ cho việc in ấn các báo cáo tài chính, có thề sử dụng 3 tập tin Bảng cân đối kế toán (BANGCANDOI), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (BCKETQUA) và Lưu chuyển tiền tệ (LUUCHUYENTT)

1.3 Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán

Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa bao gồm: sổ kế toán, báo cáo kế toán, thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán theo yêu cầu của người sử dụng và các dữ liệu được sao lưu, kết chuyển cho kì hạch toán sau

- Sổ kế toán: Trong điều kiện hạch toán kế toán thủ công, sổ kế toán là phương tiện để

ghi chép, xử lí, tổng họp và lưu trữ các dữ liệu kế toán Theo nghĩa rộng, sổ kế toán là phương tiện vật chất dùng để ghi nhận, xử lí và lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán, bao gồm toàn bộ các chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán tổng hợp và chi tiết Theo nghĩa hẹp, sổ kế toán được hiểu là bộ sổ kế toán tổng hợp

và chi tiết Trong điều kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán

cho phép ghi nhận, xử lí và lưu trừ các dữ liệu kế toán trên các tập tin cơ sở dữ liệu Tuy

nhiên, theo định kỳ khi kết thúc mỗi kì kế toán, phần mềm kế toán cho phép in ra toàn hộ

sổ kế toán đế kiếm tra, xác nhận và lưu trữ giống như trong trường hợp hạch toán thủ công Doanh nghiệp có thế lựa chọn hình thức tố chức sổ phù hợp để in ấn lưu trử

- Báo cáo kế toán: Gồm các báo cáo tổng hợp và các báo cáo chi tiết phục vụ quá trình

quản lí và tác nghiệp cũng như cung câp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Tất cả các phần mềm kế toán đều cho phép kết xuất các Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính) Một số phần mềm cho phép người sử dụng thiết kế mẫu báo cáo tài chính theo các mức độ chi tiết khác nhau của các chỉ tiêu Cơ sở số liệu để in

ra các báo cáo tài chính là từ các tập tin Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán: về cơ bản, các phần mềm kế toán đều cho

phép khai thác tất cả các thông tin chi tiết thông qua việc in ra các sổ chi tiết của các đối tượng, các báo cáo chi tiết và cung cấp các thông tin nghiệp vụ phục vụ công tác quản lí của các cấp và của hoạt động tác nghiệp Tuy nhiên, phụ thuộc vào cách thức tổ chức đữ liệu, cũng như mức độ liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác của doanh nghiệp, phần mềm cho phép truy cập các thông tin chi tiết ở các mức độ khác nhau Một số báo cáo chi tiết được định dạng sẵn và có thề in ra ngay Một số khác đòi hỏi người sử dụng phải biết cách vận dụng và xử lí để có được các thông tin cần thiết

- Sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kì sau: Cuối kì kế toán, phần mềm tự động sao lưu và kết chuyển dừ liệu cho kì sau Sao lưu dữ liệu là việc sao chép (backup) dữ liệu kế toán

sang các thiết bị lưu trữ khác nhằm đề phòng các sự cố kĩ thuật làm mất dữ liệu Đây là một công việc rất quan trọng phải được thực hiện theo một quy trình nghiêm ngặt Kết chuyển dữ liệu cho kì sau là tạo ra các tập tin tồn mới và kết chuyển các số dư, các dữ liệu có liên quan cho năm sau Có thẻ hiểu việc kết chuyển dữ liệu cho kì sau giống như việc mở các sổ kế toán mới và kết chuyên số dư cuối năm trước thành số dư đầu năm sau của tất cả các đối tượng kế toán

II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO PHẦN HÀNH VÀ THEO CHU TRÌNH

2.1 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành

Nội dung của các phần trên đề cập đến việc tổ chức dữ liệu trong một phần mềm kế toán độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán được phần loại và xử lý theo từng đối tượng nhất định Cách tổ chức dữ liệu nhự vậy là tổ chức theo phàn thành kế toán, mỗi phần hành thường

do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập Nhân viên kế toán phụ trách phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan và thực hiện việc cập nhập dữ liệu kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành đó

2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

2.2.1 Tổ chức hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Tuy nhiển, thông tin kế toán cung cấp ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lí, điều hành các hoạt động tác nghiệp Tất cả các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp như bộ phận cung ứng, bộ phận sản xuất, bộ phận tiêu thụ đều

cần thông tin do kế toán cung cấp, ngược lại, kế toán không phải là điểm khởi đầu mà

thường là ghi nhận và tiếp tục xử lí kết quả của các hệ thống thông tin khác Do vậy, việc

tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp Hơn nữa việc tố chức kế toán đơn thuần theo từng phần hành dẫn đến việc chia sẻ thông tin kế toán đến các bộ phận khác, hỗ trợ các

bộ phận khác trong hoạt động tác nghiệp cũng gặp rất nhiều hạn chế Do vậy, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối họp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mềm kế toán cần phải được tích hợp, kết nối với các phần mềm quản lí của các hệ thống chức năng trong toàn doanh nghiệp Khi đó hệ thông thông tin của doanh nghiệp sẽ chia

sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thông nhất, cho phép người sử dụng truy vấn dữ liệu mọi nơi, mọi lúc theo phân quyên truy cập

2.2.2 Tô chức thông tin kê toán theo chu trình

Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc dược lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu,

nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhầm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công

việc được tiền hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở đế xác định trách nhiệm cụ

thể của từng bộ phận trong việc phối họp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận

khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây

dựng hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình (cycle approach) Cách tiếp cận này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi

loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình công tác để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lí trong từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với hệ thống thông tin kế toán Bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau đề các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhàm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phàn hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển của công việc cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí; về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác

Chương 3

XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

Xây dựng bộ mã cùa các đối tượng kế toán là một nội dung rất quan trọng trong quá trình ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp Sự thành công và hiệu quả của việc sừ dụng, khai thác một phần mềm kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng các bộ mã của các đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là toàn bộ những gì kế toán phải ghi nhận, xử lí và cung cấp thông tin

Đó chính là tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trước hết, để tiến hành hoạt động thì doanh nghiệp cần phải có các loại tài sản hữu hình và vô hình như nhà cửa, máy móc, thiết bị, kho tàng, phương tiện vận tải, các loại nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản mà các đơn vị và cá nhân thiếu nợ doanh nghiệp, các khoản thuộc về lợi thế thương mại, bằng phát minh, sáng chế, thương hiệu…

Trong điều kiện hạch toán thủ công, các đối tượng kế toán được nhận diện, theo dõi, quản

lí một cách chi tiết trên cơ sở tên gọi của nó

Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí nói chung và hạch toán kế toán nói riêng cho phép hạn chế những rủi ro gây nhầm lẫn, sai sót nêu trên và cung cấp các thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một nhóm các đối tượng thông qua việc nhận diện và xử lí trên bộ mã các đối tượng thay vì dựa hoàn toàn vào tên gọi của nó Điều này đặt ra yêu cầu xây dựng bộ mã cho tất cả các đôi tượng kế toán sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, vừa thuận tiện cho người sử dụng Đây cũng chính là điều kiện quan trọng trong việc triến khai tin học hóa công tác kế toán

Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng

kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngẩn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó Đây có thể xem là công việc xác lập một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách

cho liên hệ với tập hợp những đôi tượng cân biểu diễn

II MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

Việc xây dựng một bộ mã các đối tượng quản lí nói chung và bộ mã các đối tượng kế toán nói riêng phải đảm bảo đạt được các mục tiêu sau đây:

- Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp các đối tượng: Do

giải quyết vấn đc các đối tượng quản lí có thể trùng tên nhau (việc nhân diên các đối tượng trên cơ sở tên gọi của nó vì vậy sẽ gây nhầm lẫn), mỗi đối tượng sẽ được gắn cho

một ki hiệu (mã số) riêng duy nhất Tập hợp các mã của tất cà các đối tượng cùng loại

được gọi là bộ mã

- Biểu diễn đỗi tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn: Xây dựng bộ mã giúp tránh tình

trạng sử dụng tên quá dài, cồng kềnh hoặc khó nhớ của đối tương trong xử lí Thay vào

đó, mỗi đối tượng được quy ước biểu diễn bằng một số kí tự ngắn gọn và tuân thủ các quy tác đã được thống nhất trong đơn vị Điều này cho phép tiết kiệm chỗ lưu trữ dữ liệu trên các tập tin, tiết kiệm thời gian nhập liệu, tìm kiếm và xử lí dữ liệu

- Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng: Mỗi đối tượng có nhiều thuộc tính khác

nhau cần phải được theo dõi, quản lí và cung cấp thông tin về các thuộc tính đó Một trong những ưu việt của việc sử dụng bộ mã là nó cho phép biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng

- Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu:

Thông thường, mã của các đối tượng trong cùng một bộ mã có dạng tương tự nhau và có cùng một số lượng kí tự Nhờ đặc tính này phẩn mềm có thế kịp thời kiểm tra và phát hiện các sai sót trong quá trình nhập liệu

Như vậy, nếu bộ mã được xây dựng một cách tỉ mỉ, nghiêm túc thì thông qua một số thủ tục kiêm tra đơn giản trên phần mềm ta có thể phát hiện ra các sai sót trong việc nhập liệu

mà điều này đòi hỏi rất nhiều thời gian khi thực hiện kiểm soát bằng thủ công

- Đám bảo tính bảo mật: Trong nhiều trường hợp, sử dụng bộ mã các đối tượng còn cho

phép bảo vệ dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp

III CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ

Có nhiều cách thức khác nhau để thiết kế và xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán Tùy thuộc vào mức độ đơn giản hoặc phức tạp của việc thiết kế các yếu tố hiện hành nên bộ

mã được người ta phân thành hai nhóm mã sơ đẳng và mã phức tạp

3.1 Mã sơ đẳng

3.1.1 Mã số tuần tự

Nguyên tắc tạo mã này rất đơn giản, cứ mỗi đối tượng mới xuất hiện thì ngưòi ta gán cho

nó một con số kế tiêp theo thứ tự thời gian xuất hiện

Việc sử dụng mã số kiều tuần tự có những ưu điểm và nhược điểm sau:

Ưu điểm:

+ Đảm bảo nhận diện các đối tượng một cách rõ ràng, mỗi mã là duy nhất

+ Dễ xây dựng và có thể nhận biết được trình tự phát sinh các đối tượng thời gian

Nhược điếm:

+ Mã số không biểu hiện bất cứ thuộc tính nào của đối tượng, không mang bất kỳ ý nghĩa nào khác ngoài việc giúp phân biệt hai đổi tượng khác nhau

+ Không cho phép chèn thêm mã mới giữa hai mã cũ

3.1.2 Mã số tuần tự theo từng khoảng cách

Một cách đơn giản để phân nhóm một số đối tượng có chung một thuộc tính nào đó là thiết kế mã của các đối tượng này năm gần kề nhau trong một dày số liên tiếp Muốn vậy cần chừa ra một số khoảng trống để có thể chèn thêm đối tượng mới khi phát sinh Nói một cách khác, người ta dùng những loạt số liên tiếp để mã hóa những đối tượng có cùng

đặc điểm chung bằng cách để dành những số trống để có thể giữ cho bộ mã không bị xáo

trộn trong quá trình chèn thêm mã Việc mã hóa tuần tự theo từng khoảng cách có ưu và nhược điểm như sau:

+ Khó xác định khoảng cách của từng phân đoạn

+ Không thể hiện các thuộc tính của đối tượng trong mỗi phân đoạn

+ Không mang tính gợi nhớ

3.1.3 Mã số có ý nghĩa

Để thể hiện một ý niệm nào đó về đối tượng được mã hóa, người ta có thể thiết kế các mã

số bao gồm các kí tự bằng chữ để cho phép dễ dàng ghi nhớ và nhận diện trực tiếp các đối tượng thông qua mã của đối tượng Thông thường mã số có ý nghĩa bao gồm hai loại

là Mã số gợi nhớ và Mã số mô tả

3.1.4 Mã số tự kiêm tra

Để giúp giảm thiêu sai sót trong quá trình nhập mã, người ta có thể thiết kế thêm một kí

tự vào bộ mã để giúp kiểm tra Mã số tự kiểm tra rất hiệu quả đề phát hiện việc nhập đảo hoặc thiếu số liệu Nguyên tắc xây dựng bộ mã này là gán cho mã số một mục khóa kiểm tra Giá trị mục khóa này được tính toán từ giá trị mã số và được kiểm tra mỗi lần nhập hoặc sử dụng mã đối tượng

+ Nhận diện không nhập nhằng đối tượng

+ Có khả năng phân tích thống kê, cho phép truy xuất những thông tin rất chi tiết

+ Có khả năng kiểm tra một số đặc tính

Nhược điếm:

+ Mã hơi cồng kềnh vì phải cần đến một số lượng lớn kí tự

+ Cần thiết phải lựa chọn một số đặc tính ổn định

3.2.2 Mã số phân cấp

Nguyên tắc chung khi xây dựng bộ mã phân cấp là cho phép kéo dài các kí tự của mã số

về phía bên phải để đi sâu vào chi tiết cần biểu thị Loại mã này được sử dụng khi những liên hệ nằm lồng nhau Đặc điểm cơ bản của bộ mã phân cấp là một mã số cấp dưới có và chỉ có một mã số cấp trên Một mã số cấp trên có thể có nhiều mã số cấp dưới

Ví dụ: Bộ mã tài khoản kế toán do Nhà nước quy định dùng cho tất cả các doanh nghiệp

IV CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ

Xây dựng bộ mã các đối tượng là một công tác rất quan trọng Bộ mã không thích ứng sẽ

là một cản trở lớn trong việc xử lí và cung cấp thông tin Chính vì vậy, khi xây dựng bộ

mã cần thiết phải tuân theo các nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo các đặc điếm mà bộ

- Tính uyển chuyển sông lâu

Một bộ mã khi xây dựng phải có thể sử dụng được trong nhiều năm Tính uyển chuyển của bộ mã cho phép thích ứng với những thay đổi xảy ra trong suốt quá trình sử dụng Một bộ mã được xem là uyển chuyển, sống lâu khi nó cho phép nới rộng và chèn thêm

+ Bộ mã có thể nới rộng: Khi đối tượng của bộ mã tăng theo thời gian, số kí tự của bộ mã

phải cho phép biểu diễn toàn bộ tập hợp các đối tượng

+ Bộ mã có thể chèn thêm: Trong nhiều trường hợp, những đối tượng mới can được chèn

vào giữa các đối tượng đã gán trước đó Khoảng trống còn lại phải đu đê chèn thêm các đối tượng mới phát sinh trong một thời gian dài

- Tính chât tiện lợi khi sử dụng

Bộ mã xây dựng phải mang tính chất tiện lợi cho việc sử dụng, tính chất tiện dụng chỉ thỏa mãn khi đầy đủ các yếu tố sau:

+ Ngắn gọn: Bộ mã xây dựng càng ngắn gọn càng tốt bởi vì càng ngắn gọn sẽ tiết kiệm

được thời gian đọc và nhập liệu, tiết kiệm được chỗ lưu trữ trên tập tin và đặc biệt sẽ hạn chế tối thiểu các sai sót trong quá trình sử dụng mã

+ Biêu diên được nhiều thuộc tỉnh của đối tượng: Cho phép cung cấp được nhiều thông

tin theo các tiêu thức khác nhau

+ Kiêm tra dễ dàng: Cho phép phát hiện ra các sai sót khi nhập mã

+ Sử dụng và giải mã dễ dàng: Bộ mã được thiết kế sao cho người sử dụng có thể dễ

dàng ghi chép và diễn dịch mã

4.2 Cách thức tiến hành xây dựng bộ mã

Xâv dựng bộ mà là công việc hết sức quan trọng, liên quan đến việc thiết kế các tập tin cũng như xử lí thông tin sau này Điều này đặt ra đối với việc xây dựng bộ mã là phải hết sức tỉ mỉ, chặt chẽ và khoa học Để tiến hành xây dựng bộ mã cho đối tượng cần quản lí nhất thiết phải thực hiện theo trình tự sau:

4.2.2 Lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã

Vấn đề lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã để đạt được hiệu quả toàn diện là rất khó Bởi vì việc xây dựng bộ mã thường phụ thuộc rất nhiều yếu tố như: ý chủ quan của người xây dựng mã, đặc điểm thống kê, phân tích của đơn vị khi sử dụng mã, đặc điểm của đối tượng mã hóa chính vì vậy khi lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã cần lưu ý các vấn đề sau:

- Xác định một trật tự ưu tiên cho các tiêu thức lựa chọn

- Tận dụng các bộ mã đã có sẵn

- Tham khảo tất cả các ý kiến của người sử dụng trước khi xây dựng mã

- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính đưa vào mã số

- Kiểm tra khả năng nới rộng và chèn thêm của mã số

4.2.3 Triến khai thực hiện

Bộ mã sau khi được xây dựng cần được triển khai sử dụng tại các bộ phận có liên quan Trình tự triển khai như sau:

- Xây dựng kế hoạch triển khai bao gồm các bước:

+ Ban hành quy tắc sử dụng cho tất cả các đối tượng liên quan đến việc cấn mã và sử dụng mã, huấn luyện người nhập liệu hiểu được bản chất của bộ mã & tránh sai sót khi nhập liệu

+ Phải thông báo cho tất cả các bộ phận có liên quan trong đơn vị biết được thời gian vận hành bộ mã mới

+ Loại bỏ các bộ mã đã lỗi thời

- Xây dựng kế hoạch kiểm tra quá trình thực hiện để bảo đảm hiệu quả sử dụng của

bộ mã

Chương 4

KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

I HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP

Bất kì một doanh nghiệp nào cũng đặt ra những mục tiêu cụ thể cho hoạt động của mình

và thực hiện hàng loạt các biện pháp để phát huy nỗ lực của mọi thành viên nhằm đạt được mục tiêu đó Tuy nhiên, trong quá trình tô chức thực hiện, có nhiêu yếu tố tác động làm cho hoạt động của doanh nghiệp có thê chệch hướng, do vậy cần thiết phải thực hiện kiểm soát Có hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp: (1) kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lí công ti và (2) kiểm soát của những người quản lí công ti đối với

toàn bộ hoạt động trong phạm vi mình quản lí (được gọi lù kiếm soát nội bộ) Đối với các

công ti cổ phần, ở tầng thứ nhất, đại hội đồng cồ đông - cơ quan quyền lực cao nhất của doanh nghiệp thành lập Ban kiểm soát làm nhiệm vụ kiếm soát tất cả những hoạt động của Hội đông quản trị Nếu phát hiện Hội đồng quản trị có hành vi sai trái, Ban kiểm soát

sẽ báo cáo Đại hội đồng cồ đông đê cơ quan này xử lí, kể cả cách chức, miễn nhiệm Hội đồng quản trị Đen lượt mình, Hội đồng quản trị cũng tổ chức ra một Ban kiềm soát đế giám sát hoạt động của các nhà quản lí doanh nghiệp, trong đó có hai hoạt động quan trọng là hoạt động tài chính và việc thực thi chiến lược nghị quyết của Hội đồng quản trị

Ở tầng kiếm soát tiếp theo, để đạt được mục tiêu đặt ra với hiệu quả cao nhất, các nhà quản lí các cấp cũng xây dựng các cơ chế, thủ tục để kiểm soát toàn bộ các hoạt động của cấp dưới

Như vậy, có thề hiểu đơn giản, kiềm soát là tất cả những gì mà một tổ chức cần làm đề có được những điều mong muốn và tránh những điêu không mong muốn Với cách tiếp cận như vậy, nội dung của kiêm soát trong một doanh nghiệp gắn liền với việc nhận diện rủi

ro và tìm cách giảm thiểu các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải

II KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1 Giới thiệu chung về hệ thống kiểm soát

2.1.1 Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội

bộ của doanh nghiệp Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến các định

nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này

Hội kiểm toán Anh quốc lại định nghĩa hệ thống KSNB theo các mục tiêu hoạt động của

nó: “ KSNB là một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác được thiết lập bởi Ban quản lý, nhằm:

- Tiến hành đảm bảo kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả

- Đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị

- Giữ an toàn tài sản

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán…”

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (IAS 400), “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách, thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị này thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc

sai sót, tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các ghi chép kế toán.”

Ngân hàng thế giới cho rằng, “ Hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của tổ chức tín dụng thực thể chấp nhận; nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong

trật tự có hiệu quả…”

Theo điều 2, chương 1 của “Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng” do NHNN ban hành ngày 01/08/2006 thì: “ Hệ thống kiểm tra, KSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ

tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Trong định nghĩa trên, COSO đã định nghĩa KSNB là một tiến trình (process) Một tiến trình là một loạt hành động hoặc tác vụ dẫn đến dẫn đến một kết quả đặc biệt thường là được mong muốn Quan điểm một tiến trình đối với KSNB là quan trọng trong việc hiểu biết về KSNB và các tiến trình kinh doanh (business process) trong các tổ chức tiên tiến

Chúng ta sẽ hiểu cụ thể hơn như sau:

- KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là chính

sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó Chính con người

sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành đó Một hệ thống KSNB tốt không chỉ

được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát

2.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

 Mục tiêu hoạt động

- Phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn các sai sót, vi phạm, dấu hiệu rủi ro, đảm bảo an toàn,

hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

- Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, nâng cao hiệu quả,

an toàn cho hệ thống

 Mục tiêu thông tin

Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và

kịp thời để người quản lý có thể dựa vào thông tin đưa ra quyết định

 Mục tiêu tuân thủ

Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp và quy

định chung của các cấp có thẩm quyền nhằm tránh rủi ro danh tiếng

2.1.3 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

 Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi

các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi

vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài

chính

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định

và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải

được tuân thủ đúng mức Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của

doanh nghiệp;

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt

động của doanh nghiệp;

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính

trung thực và khách quan

 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các

nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết qủa hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên

2.2 Các yếu tố của một hệ thống kiểm soát

Theo báo cáo COSO, để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động, các doanh nghiệp cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với 5 yếu

tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát,

thông tin và truyền thông, hệ thống giám sát và thẩm định

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài ngân hàng

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại

hình KSNB

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư

xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, họ cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức

thích hợp

 Đảm bảo về năng lực

Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình Muốn vậy, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và

phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ, thường xuyên

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Sự khác biệt

về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm

soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị Cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Mặt khác, nó còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và

các thể thức báo cáo cho phù hợp

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau nhằm mục đích giúp

cho mỗi thành viên hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh

hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu

công cụ kiểm soát hữu hiệu

 Vị trí của bộ phận kiểm soát nội bộ

Bộ phận KSNB có nhiệm vụ tiến hành kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục, các quy trình, quy định của các nhân viên trong đơn vị Nếu vị trí của bộ phận này được xem trọng thì

đó là một trong những dấu hiệu để có thể kết luận rằng môi trường kiểm soát ở đó tốt

 Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của

đất nước…

2.2.2 Đánh giá rủi ro

 Xác định mục tiêu của đơn vị

Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt trong ngắn hạn, trung hay dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận

thức và phát biểu hằng ngày của nhà quản lý

 Nhận dạng rủi ro

Để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc

sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát

thường xuyên các hoạt động

 Phân tích và đánh giá rủi ro