Mỗi một loại hình của doanh nghiệp có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa thì lại có những công việc đặc thù khác nhau Công việc liên quan đến Warehousing & Inventory Kho Organize and
Trang 1Logistics là một lĩnh vực vô cung rộng lớn và số lượng công việc phải làm trong bộ phận
Logistics cũng nhiều vô kể Mỗi một loại hình của doanh nghiệp có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa thì lại có những công việc đặc thù khác nhau
Công việc liên quan đến Warehousing & Inventory (Kho)
Organize and plan the delivery of in-coming, labeling and outgoing goods: Sắp xếp chỗ để cho những hàng hóa về kho, dán nhãn cho hàng hóa trong kho, chuẩn bị cho việc xuất hàng hóa theo
kế hoạch
Manage warehouse in good condition – always in tidy, clean and safe situation: Quản lý hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn
Evaluate and monitor stock status to ensure minimum shrinkage, loss may occur: Đánh giá và giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiết hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất
Manage the receipts and documents of timely delivery of goods, shipment loading, transferring, etc: Quản lý các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu
chuyển hàng, v.v
Input technical data, quality, quantity, stock levels, delivery times, transport costs and efficiency: Nhập các dữ liệu về đặc tính kỹ thuật, chủng loại, số lượng, thời gian hàng đến, chi phí vận chuyển, v.v vào máy tính để theo dõi và báo cáo
Track and maintain the accuracy inventory, follow up inventory data and make balance: Kiểm kho và đối chiếu chênh lệch hàng tồn
Cooperate with related teams and customer to ensure smooth delivery to customer: Phối hợp với các bộ phận liên quan và khách hàng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra êm đẹp
Performe other duties such as picking, packing, sorting and managing administrative functions: Làm một số công việc khác như di chuyển, đóng gói, phân loại và quản lý những việc liên quan đến hành chính
Công việc liên quan đến Documents (Chứng từ)
Receives, checks and processes all inbound/outbound cargo documents (P/O, Invoice, Packing list, etc): Nhận, kiểm tra và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa (Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa, v.v)
Ensure all delivery document is prepared correctly and maintained properly: Đảm bảo việc giao nhận các chứng từ được sắp xếp và lưu giữ một cách chính xác
Daily update data to system and inform customers: Cập nhật dữ liệu vào hệ thống vào thông báo cho khách hàng
Collect all charges of related documents from customers and partners: Thu tất cả các loại phí liên quan đến chứng từ của khách hàng và đối tác
Prepare and issue documentation (Bill of Lading, Delivery Order, etc): Chuẩn bị và phát hành các chứng từ như Vận đơn, Lệnh giao hàng, v.v
Coordinate with related parties for delivery arrangement: Phối hợp với các bên lên quan để sắp xếp việc giao nhận hàng
Trang 2Công việc liên quan đến Customs (Hải quan)
Collects, prepares and checks all necessary documents to make sure that all meet custom
requirements: Thu thập, chuẩn bị và kiểm tra tất cả các tài liệu cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo những yêu cầu của cơ quan hải quan
Connect with customs to declare customs for import/export of goods: Kết hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu
Coordinate with customers to solve problem relating to customs declaration for customers: Phối hợp với khách hàng để giải quyết các vấn đề liên quan đến kê khai hải quan
Builds up relations with government agencies concerning import/ export: Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan chính phủ liên quan đến xuất nhập khẩu
Manage all expenses relating to customs declaration for customers: Quản lý tất cả các chi phí liên quan đến kê khai hải quan cho khách hàng
Update law and prescription regarding customs procedure: Cập nhật các văn bản pháp luật về quy trình và thủ tục kê khai hải quan
Công việc liên quan đến Transportation (Vận tải)
Work with carriers to arrange shipments on time Controlling delivery schedule, manage delivery activities, truck & container tracking Follow up with carriers to make sure orders delivered to customers to meet lead time, update information of delivery to system on time Làm việc với các bên vận tải để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt động vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn
Monitors status of cargoes and contacts inland and overseas parties to get information and update: Giám sát tình trạng của hàng hóa và liên lạc với các bên tham gia ở nội địa hoặc quốc tế
để thu thập và cập nhật thông tin
Cooperate with shipping lines to control and arrange vehicle for transporting goods for
customers: Hợp tác với các hãng tàu để sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa
Manage all drivers and trucking staffs: Quản lý tất cả các lái xe và nhân viên vận tải
Manage gasoline for vehicle and all expenses relating to maintain vehicle: Quản lý nhiên liệu và các chi phí liên quan đến vấn đề bảo dưỡng phương tiện vận tải
Make plan for vehicle maintenance schedule and make sure cars are always in good
condition: Lên kế hoach bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ để đảm bảo các phương tiện vận tải luôn
ở trong điều kiện tốt nhất
Liaise with freight forwarders, transportation companies and rent truck companíe for deliveries and keep accurate records of deliveries: Kết hợp với các hãng vận chuyển và các bên cho thuê phương tiện để đảm bảo quá trình giao hàng được thông suốt
Take responsibility to solve if there is any problem relating to trucking: Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đế quá trình vận tải
Coordinate with Administration Department of company to register necessary licenses (if any): Kết hợp với bộ phận hành chính để đăng ký các giấy phép cần thiết (nếu có)
Công việc liên đến Forwarding & Operation (Khai thác)
Work with sales team, production team and other related teams for operation plan and update delivery schedule to them:Làm viêc với bộ phận sales, sản xuất, v.v để lên kế hoạch khai thác hàng và cập nhật lịch giao hàng
Maintain daily logistics operations, provide reports, and support to process daily activities
Trang 3concerning documents, customs, etc: Duy trì các hoạt động logistics, làm báo cáo và hỗ trợ làm các thủ tục nhập xuất hàng, kê khai hải quan, v.v
Follow and solve arising problems and willing support other: Theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình khai thác hàng
Follow up storage status & coordinate delivery to warehouse, container yard: Theo dõi tình trạng lưu kho, lưu bãi của hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng tới kho bãi
Meet delivery schedule as agreed with customer: Giao hàng theo đúng thỏa thuận với khách hàng
Các vị trí công việc chính nhất của xuất nhập khẩu-Logistics:
I Công ty Xuất Khẩu
1 Sales Quốc Tế (Sales xuất khẩu)
Vị trí này có thể xem là yêu cầu cao nhất trong các vị trí làm việc tại doanh nghiệp mảng xuất nhập khẩu-Logistics Yêu cầu phải nắm tổng hợp mọi kĩ năng cả về ngoại ngữ, giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, hiểu về nghiệp vụ ngoại thương(thanh toán, giao nhận, chứng từ,hải quan…)
• Tìm kiếm thông tin khách hàng quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các nguồn, kênh… Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất, là nguồn sống của công ty và quyết định thu nhập của sales
• Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty hiệu quả nhất
• Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ các tuyến
• Giao dịch, đàm phán với khách hàng với mục tiêu bán được hàng Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng mới
• Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất hàng với forwarder
• Thông quan hải quan, nộp thuế, làm chứng từ đòi tiền khách hàng và cung cấp cho kế toán, hoàn thuế…
• Theo dõi tiến độ hàng đi, chăm sóc khách hàng và xem phản hồi chất lượng…
2 Chứng từ (Documentations – Docs)
Phần lớn chỉ có tại các công ty lớn, còn các công ty nhỏ Sales kiêm luôn tự làm chứng từ
Trang 4• Hỗ trợ sales làm chứng từ như Sales Contract,PI, kiểm tra L/C, lên kế hoạch book tàu và khai hải quan/nộp thuế thông quan xuất khẩu
• Làm bộ chứng từ đòi tiền khách hàng gửi Sales theo T/T hay LC, DP…
• Hỗ trợ việc lấy tờ khai, các chứng từ cần thiết khác và làm việc theo yêu cầu lãnh đạo…
II Công ty Nhập Khẩu
1 Mua hàng (Purchaser)
Purchasing là phòng phụ trách lo đầu vào cho công ty nhập khẩu Nhân viên mua
hàng(purchaser) có các nhiệm vụ như sau:
• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nước ngoài/trong nước phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động nhập khẩu của công ty
• Giám sát, thực hiện việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng 2 bên
• Thực hiện việc thanh toán quốc tế (mở LC, hay chuyển tiền TT…) cho người thụ hưởng nước ngoài
• Gặp gỡ, giao dịch với đối tác nhà cung cấp nước ngoài
• Kết hợp với bộ phận sales nội địa cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng mới từ nhà cung cấp đúng tiến độ đảm bảo đủ hàng
2 Chứng từ (Documentations – Docs)
Thường các công ty nhập khẩu quy mô nhỏ thì Purchaser kiêm luôn nhiệm vụ của Docs (gọi chung là phòng xuất nhập khẩu), tuy nhiên một số công ty lớn(như trong các tập đoàn, hay công
ty khu công nghiệp, khu chế xuất) có thể tách riêng vị trí Chứng từ-Docs:
• Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu lô hàng Lên kế hoạch truyền hải quan,nộp thuế và phối hợp với forwarder thông quan lô hàng
• Làm việc với forwarder để sắp xếp việc giải phóng hàng, điều xe nội địa giao hàng về kho(trucking)
• Theo dõi tiến độ hàng nhập và hỗ trợ sales nội địa lên công nợ, hóa đơn nội địa, kế hoạch đòi tiền khách hàng Hỗ trợ bộ phận kế toán trong nghiệp vụ, chứng từ
III Freight Forwarder/Shipping Lines
1 Sales Forwarder/Sales hãng tàu (Trung gian vận chuyển hàng)
Trang 5• Forwarder chào bán cước (freight) và dịch vụ all in (kiểm dịch, vệ sinh, thông quan, chứng nhận, giấy phép…) cho các công ty xuất (shipper hàng xuất) và nhập khẩu
(consignee hàng nhập) và gửi báo giá, chốt đạt mục tiêu đề ra
• Làm việc với Lines/NVOCC (công ty kinh doanh lĩnh vực cước vận tải biển nhưng không sở hữu tàu như Lines) check lịch tàu (frequency), giá cước(freight), phí(charges)
và phụ phí (surcharges) để báo cho khách hàng
• Chủ động tìm kiếm khách hàng qua các kênh, đi gặp gỡ, chăm sóc khách hàng
• Khi có hàng thì phối hợp các bộ phận để giao hàng trôi chảy, xử lý các vấn đề nếu có, cập nhật cho các chủ hàng/người nhận hàng
2 Chứng từ (Documentations – Docs)
• Nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu cho các lô hàng từ sales chuyển sang
• Phải xử lí chứng từ xuất-nhập giúp khách nếu khách thuê forwarder làm như: Invoice, Packing list, C/O, Fumi, Phyto, Certificates khác, giấy phép, kiểm tra chất lượng hay chuyên ngành…
• Truyền tờ khai hải quan xuất-nhập khẩu cho các lô hàng, sau đó bàn giao cho nhân viên
đi thông quan tại chi cục
• Làm hóa đơn các lô hàng, lên chứng từ thương mại từ hệ thống để gửi Sales, sau đó sales gửi khách hàng
• Nhận hồ sơ từ Agent/Lines hàng nhập, khai manifest (số lượng hàng, loại hàng), làm
“Thông báo hàng đến” (NOA) gửi khách hàng
3 Hỗ trợ (Customer Support – Cus): Liên hệ đại lý lines/agent nước ngoài để xin giá cước tốt
nhất, xin Dem/Det (DEMURRAGE: là thời gian được phép lưu container ở cảng mà không bị tính phí.(gọi là free DEM/ DETENTION: là thời gian được phép lưu container ở kho mà không bị tính phí (gọi là free DET), lấy booking từ lines để gửi sales hoặc gửi cho direct shipper
• Sắp xếp phối hợp cùng điều vận để lên kế hoạch điều xe, đóng hàng Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi Cập nhật trạng thái của các lô hàng xuất/nhập khẩu trên hệ thống để báo khách
• Hỗ trợ sales/docs làm chứng từ các lô hàng xuất-nhập, …
• Hỗ trợ các bộ phận khác, hoặc làm theo yêu cầu (vị trí đúng nghĩa chuyên hỗ trợ)
4 Hiện trường/Giao nhận (Operations – Ops)
Trang 6• Nhận bộ chứng từ xuất-nhập từ sales/docs và đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục, ICD (cảng nội địa), cảng, sân bay
• Nhận hồ sơ và yêu cầu từ sales/docs đi làm các chứng từ như C/O (giấy chứng nhận xuất
xứ hàng hóa), giấy phép, chứng nhận…hay phải đi kiểm hóa,hỗ trợ đi phân tích phân loại
• Khai truyền hải quan hoặc hỗ trợ docs khai khi cần thiết
5 Điều vận đội xe/bãi
• Nhận lệnh báo xin xe/cont từ sales và cus Sắp xếp xe đến đóng hàng, hạ bãi(hàng xuất) hoặc rút hàng, chở về kho đúng lịch (hàng nhập)
• Handle đảm bảo việc chuyên chở hàng thuận lợi, xử lý các trouble phát sinh trong quá trình vận tải
IV Một số vị trí khác liên quan
1 Hải quan
Thuộc biên chế cơ quan hải quan, đại diện cho nhà nước để quản lý các vấn đề về thủ tục hải quan, thuế xuất nhập khẩu và giám sát, kiểm tra hàng hóa
Thông thường các công chức hải quan được tuyển dụng từ các nguồn như Khoa Thuế-Hải quan của Học viện Tài Chính, Trường Hải Quan Việt Nam, Cao đẳng Tài Chính Hải quan, hoặc các cá nhân tự ứng tuyển thi công chức trong các đợt tuyển dụng
2.Nhân viên phòng thanh toán quốc tế (Bank)
Đây là vị trí vừa liên quan tới nghiệp vụ ngân hàng, lại vừa cần có kiến thức về xuất nhập khẩu-logistics Các nhân viên thanh toán quốc tế có nhiệm vụ hỗ trợ các doanh nghiệp trong vấn đề thanh toán quốc tế(mở LC, chuyển TT, mở DP, kiểm tra chứng từ…) và tài trợ tín dụng thương mại
3.Freelancer (broker môi giới thương mại, làm agent xuất-nhập hàng giúp khách nước
ngoài/NCC trong nước)