mô tả chi tiết công việc của Trưởng phòng sản xuất Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế Cảng Kỹ thuật biển (Portcoast)

Để hiểu rõ hơn vai trò và vị trí của nhà điều hành sản xuất, chúng tôi sẽ mô tả chi tiết công việc của Trưởng phòng sản xuất Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế Cảng - Kỹ thuật biển Portcoas

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do thực hiện đề tài

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và sự chuyển đổi cơ chế kinh doanh, các doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp tư nhân phải trở thành đơn vị sản xuất kinh doanh tự chủ Doanh nghiệp muốn đứng vững trong cạnh tranh thị trường gay gắt nhất thiết phải tiến hành xây dựng nét văn hóa riêng, phương thức quản lý nhân sự và quy tắt chế độ được toàn thể thành viên trong doanh nghiệp chấp nhận, tuân theo Sản xuất kinh doanh luôn lấy việc phát triển toàn diện con người, sản phầm chất lượng và phục vụ khách hạng tận tâm là mục tiêu cuối cùng Cốt lõi về vấn đề sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là uy tín và quan điểm giá trị của doanh nghiệp

Một bộ phận không nhỏ đóng góp vào sự thành công trong kinh doanh của công ty đó là bộ phận trực tiếp sản xuất, là nơi người lao động đóng góp sức lực và trí tuệ của họ cho doanh nghiệp, là nơi sử dụng trực tiếp các yếu tố sản xuất như: máy móc, nguyên nhiên vật liệu và sức lao động Do đó quản lý tốt phân xưởng và

tổ sản xuất là chìa khoá đảm bảo thành công của doanh nghiệp Quản lý tại đơn vị

cơ sở chủ yếu là quản lý con người, bao gồm từ việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí sử dụng, tạo động lực, kiểm tra đánh giá năng lực kết quả làm việc của nhân viên trong mối quan hệ chặt chẽ với các yếu tố sản xuất và kế hoạch sản xuất

Để hiểu rõ hơn vai trò và vị trí của nhà điều hành sản xuất, chúng tôi sẽ mô

tả chi tiết công việc của Trưởng phòng sản xuất Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế Cảng - Kỹ thuật biển (Portcoast)_một công ty mà sản phẩm chủ yếu của họ là các gói thầu dịch vụ thuộc lĩnh vực tư vấn thiết kế

2 Mục tiêu thực hiện đề tài

Tìm hiểu quy cách hoạt động tại phòng sản xuất của công ty Portcoast, mô tả chi tiết công việc của trưởng phòng sản xuất từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả thực hiện công việc tại chính công ty

3 Đối tượng – Phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tình hình thực hiện về chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng sản xuất

Phạm vi nghiên cứu: Phòng sản xuất Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế Cảng – Kỹ thuật biển (Portcoast)

4 Phương pháp nghiên cứu

Phỏng vấn trực tiếp để thu thập thông tin về công việc thực tế mà Trưởng phòng sản xuất lại công ty đang làm

Thu thập thông tin thứ cấp từ bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc của trưởng phòng sản xuất công ty Portcoast

5 Bố cục đề tài

Mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Giới thiệu công ty và thực trạng phòng sản xuất công ty

Chương 3: Mô tả công việc của trưởng phòng sản xuất

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công việc

Kết luận

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái niệm bản mô tả công việc

Là văn bản liệt kê những chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc và các tiêu chuẩn cần đạt được trong công việc … Nhằm giúp cho nhà quản trị hiểu được nội dung, yêu cầu công việc, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên khi thực hiện công việc

1.2 Khái niệm quản trị sản xuất

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất

Quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị xấu sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

1.3 Các kỹ năng cần thiết ở người quản trị sản xuất:

Các nhà quản trị sản xuất trong doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ

Các nhà quản trị, nhất là quản trị sản xuất quan tâm rất nhiều đến hiệu quả công việc, thể hiện khi chúng ta so sánh những kết quả đạt được với những chi phí đã

bỏ ra Hiệu quả cao khi kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí và ngược lại, hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt được Không biết cách quản trị cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng có thể chi phí quá cao, không chấp nhận được

1.3.1 Hoạt động quản trị có hiệu quả khi:

 Giảm thiểu chi phí đầu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra.

 Hoặc giữ nguyên các yếu tố đầu vào trong khi sản lượng đầu ra nhiều hơn

 Hoặc vừa giảm được các chi phí đầu vào, vừa tăng sản lượng ở đầu ra

Hiệu quả tỉ lệ thuận với kết quả đạt được nhưng lại tỉ lệ nghịch với chi phí bỏ ra Càng ít tốn kém các nguồn lực thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao

Cũng giống như các nhà quản trị nói chung, các nhà quản trị sản xuất cũng thực hiện các chức năng cơ bản của quản trị như : Hoạch định,

Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra

1.3.2 Quan điểm về kỹ năng cần có của nhà quản trị sản xuất của

Robert Katz

 Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hoặc chuyên môn nghiệp vụ: Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị Thí dụ: thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí v.v Đây là

kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp

 Kỹ năng nhân sự (human skills): là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung Một vài

kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản

trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh

 Kỹ năng nhận thức hay tư duy: (conceptual skills) là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp

tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề Biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY VÀ THỰC TRẠNG

PHÒNG SẢN XUẤT CÔNG TY PORTCOAST

2.1 Tổng quan về công ty Portcoast

Công ty cổ phần tư vấn thiết kế cảng – kỹ thuật biển (PORTCOAST) là doanh nghiệp hoạt động độc lập theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số 4103002981 ngày 23/12/2004, đăng ký thay đổi lần 1 vào ngày 09/06/2005, đăng ký thay đổi lần 2 vào ngày 09/03/2006 và đăng ký thay đổi lần

3 vào ngày 29/12/2007 Công ty có tên giao dịch quốc tế là PORTCOAST CONSULTANT CORPORATION

Trụ sở chính của sông ty đặt tại 92 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Bến Nghé, Quận

1, Tp Hồ Chí Minh, bên cạnh đó công ty còn có một chi nhánh phía Bắc đặt tại C17/42/3 Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Với tổng vốn điều lệ là 53,5 tỷ đồng (vốn nhà nước chiếm 0%)

Tiền thân là Xí nghiệp Tư vấn Thiết kế Cảng – Kỹ thuật Biển và Phòng Thiết kế Cảng - Đường thủy trực thuộc Công ty tư vấn thiết kế giao thông vận tải phía Nam

- TEDI South (thuộc Bộ Giao thông Vận tải) Portcoast được thành lập trên cơ sở

kế thừa truyền thống lao động xuất sắc cũng như năng lực và kinh nghiệm tư vấn thiết kế của Xí nghiệp Tư vấn Thiết kế Cảng – Kỹ thuật Biển (2001 – 2004) và Phòng thiết kế Cảng – Đường thủy (1977 – 2000), hiện nay Portcoast đang tiếp tục phấn đấu hoàn thành các dự án trọng điểm được nhà nước giao cũng như thực hiện tốt các dịch vụ tư vấn với định hướng phát triển ngang tầm với các tổ chức tư vấn Quốc tế

Nhằm ngày càng nâng cao chất lượng công tác tư vấn đáp ứng yêu cầu của

khách hàng trong nước và quốc tế, trong những năm qua, PORTCOAST đã nỗ lực

xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Ngày 30/07/2004, PORTCOAST CONSULTANT đã được AFAQ-AFNOR INTERNATIONAL (Cộng hòa Pháp) và Tổ chức IQNET cấp giấy chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000

PORTCOAST CONSULTANT hiện có trên 226 cán bộ công nhân viên bao gồm 5 Tiến sĩ khoa học, hơn 22 Thạc sĩ kỹ thuật và trên 199 kỹ sư, kỹ thuật viên

thuộc các ngành cảng, công trình biển và đường thủy, kinh tế, kỹ thuật cầu, đường

bộ, khảo sát v.v được đào tạo trong và ngoài nước

Cơ cấu tổ chức của PORTCOAST CONSULTANT bao gồm các phòng ban như sau:

Hình – 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động của Portcoast

Bên cạnh việc phát triển sản xuất - kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, Portcoast còn liên kết với các công ty thành viên trong nhiều lĩnh vực khác bao gồm:

VŨ

Song song với việc phát triển Công ty Portcoast không quên nhiệm vụ của mình với xã hội và đào tạo nguồn nhân lực cho tương lai bằng những hoạt động thiết thực như :

- PORTCOAST đồng hành cùng sinh viên Khoa kỹ thuật Xây dựng, ĐHBK TPHCM tại Lễ đón tân sinh viên (19/9/2009)

- Mở lớp bồi dưỡng Nghiệp vụ đấu thầu cho CBCNV Portcoast (21-22/8/2009)

- Trao nhà tình thương - Đồng hành cùng Chiến dịch mùa hè xanh của Khoa kỹ thuật xây dựng, Trường ĐH Bách Khoa, TPH

- Các dự án đã và đang thực hiện :

2.2 Thực trạng phòng sản xuất

2.2.1 Nhiệm vụ

Do đặc thù của công ty là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tư vấn và thiết kế dự án nên phòng sản xuất chính là phòng công trình Phòng công trình có những nhiệm vụ như sau :

- Tư vấn thiết kế từ bước thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật đến thiết kế bản vẽ thi công hoặc thiết kế kỹ thuật thi công các công trình phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty

- Lập dự toán chi tiết, tổng dự toán các công trình

- Kiểm định nâng cấp các công trình

- Thẩm tra dự toán, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công hoặc thiết kế kỹ thuật thi công các công trình

- Lập hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu các công trình phù hợp chức năng hoạt động của Công ty

- Thực hiện các công việc tư vấn khác theo yêu cầu của Công ty

2.2.2 Cơ cấu nhân sự

Phòng công trình hiện có 17 nhân viên bao gồm 1 Tiến sỹ khoa học, 4 thạc

sỹ và 12 kỹ sư chuyên ngành Cảng – Công Trình Biển Ban Lãnh Đạo phòng có kinh nghiệm Tư vấn thiết kế các công trình từ 5 năm trở lên Các nhân viên phòng là đội ngũ Kỹ sư trẻ, có năng lực và có tinh thần học hỏi, sẵn sàng đáp ứng các nhiệm vụ do Ban Lãnh Đạo phòng và Ban Lãnh Đạo công ty

2.2.3 Chế độ làm việc:

2.2.3.1 Chế độ họp, báo cáo của Phòng thiết kế công trình:

 Định kỳ mỗi tuần Phòng thiết kế công trình tổ chức họp cán bộ chủ chốt của phòng gồm: Trưởng, phó Phòng, Tổ trưởng để đánh giá hoạt động của phòng và tiến độ công việc, kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh

 Định kỳ cuối tháng Phòng thiết kế tiến hành họp toàn thể cán bộ ,đồng thời kết hợp đánh giá xếp loại CBCNV ban gởi cho Phòng Nhân sự - Tiền lương,

 Trong trường hợp đặc biệt, có thể yêu cầu họp đột xuất theo yêu cầu của Trưởng Phòng

 Hàng tháng, quý, năm báo cáo tình hình hoạt động của Ban cho Tổng Giám đốc Công ty (thông qua Phòng KH – TH và Ban QL.HTQLCL)

2.2.3.2 Chế độ họp, báo cáo công tác của các bộ phận, xưởng

trực thuộc

 Khi cần thiết Tổ trưởng, nhóm trưởng có thể tổ chức họp đột xuất để giải quyết công việc,

 Hàng tuần, Trưởng các nhóm, tổ báo cáo công tác của Bộ phận Trưởng/phó phòng

2.2.4 Phối hợp công tác với các Bộ phận, Phòng, Ban trong Công ty

 Phối hợp với Phòng quản lý chất lượng: trong việc triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng trong phạm vi liên quan đến BĐHSX

 Với Phòng Kế hoạch – Đối ngoại: Nhận Kế hoạch công trình và trao đổi thông tin cần thiết nhằm đảm bảo nguồn lực để triển khai

kế hoạch thiết kế, thi công

 Phối hợp với Phòng Nhân sự - Tài chính: Kết hợp giải quyết các công tác liên quan về nhân sự khối sản xuất, ngày công, tiền lương, các chế độ liên quan

 Với Phòng Hành chính – Quản trị: Giải quyết các sự việc vi phạm liên quan về nội qui - kỷ luật Công ty, công tác bảo vệ tài sản Công ty

 Với Phòng Tài chính – Kế Toán: Báo cáo các thông tin về kế toán thống kê liên quan vật tư phục vụ thiết kế và làm việc, kiểm

kê tài sản, Lập các thủ tục thanh - kết toán liên quan về tài chính

CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG

PHÒNG SẢN XUẤT

3.1 Vị trí

Trong sơ đồ tổ chức công ty vị trí trưởng phòng thiết kế công trình là cấp

IV, với vị trí này người trưởng phòng trực tiếp điều hành nhân viên thiết kế thực hiện sản phẩm theo mục tiêu đặt ra của cấp trên và chủ đầu tư Trưởng phòng thiết

kế chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc kỹ thuật và ngang cấp với các phòng ban khác như phòng hành chính nhân sự, KCS, dự án … theo sơ đồ phân chia cấp bậc quản lý như sau:

Hình 3-1: Mô hình kỹ năng ứng với cấp bậc quản lý trong công ty

3.2 Mô tả công việc

Qua quá trình phỏng vấn trực tiếp kết hợp với bản mô tả công việc của trưởng phòng thiết kế công trình chúng tôi tổng hợp thành bảng mô tả công việc cụ thể của Trưởng phòng thiết kế công trình của công ty Portcoast

Giám

đốc

Trưởng

phòng

Nhân

viên

Tính toán thiết kế viên

Triển khai và xử

lý công việc

Đề xuất hướng phát triển công ty

Phỏng đoán và kế sách giải quyết công

việc

3.2.1 Mục tiêu công việc

Sản xuất sản phẩm bằng cách thiết kế và phát triển các phương pháp tính toán, sơ phát và đề các phương án kết cấu; thiết lập các thứ tự ưu tiên; kiểm tra hồ

sơ và giám sát nhân sự

3.2.2 Quyền hạn :

- Điều động nhân sự, bố trí công việc hợp lý cho các hợp đồng

- Quyết định các biện pháp xử lý sự cố phát sinh trong hoạt động thiết kế và sau đấu thầu liên quan thiết kế

- Đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng sản phẩm

- Đánh giá, xếp loại cán bộ công nhân viên trong phòng

- Kiến nghị, đề xuất khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên trong phòng

- Các quyền hạn khác theo quy định tại điều lệ của Công ty, các quyết định của công ty

3.2.3 Nhiệm vụ cụ thể

- Thiềt lập các tiêu chuẩn, phương pháp, thiết bị, chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo chất lượng thiết kế bằng cách nghiên cứu yêu cầu của đồ án; nhờ tư vấn về các ứng dụng trong công nghệ mới; xác định tiến độ xử lý công việc

- Thiết lập cấu trúc tổ chức bằng cách phân công nhiệm vụ; chỉ định quyền hạn; tuyển dụng, lựa chọn, định hướng và huấn luyện nhân viên trực thuộc phòng

- Xác định kế hoạch thiết kế bằng cách điều phối các yêu cầu với các bộ phận hành chính nhân sự, kỹ thuật công nghệ, KCS hồ sơ và in

ấn đóng dấu

- Hoàn thành kế hoạch thực hiện đồ án bằng cách thiết lập thứ tự

ưu tiên; lập thời gian biểu các hoạt động và cho nhân viên; theo dõi tiến trình; xem xét lại lịch trình; giải quyết các vấn đề phát sinh

- Đảm bảo máy móc thiết bị vận hành ổn định bằng cách thiêt lập các yêu cầu bảo trì thiết bị; tham khảo ý kiến của phòng IT; đánh