Cẩm năng thực tập cho sinh viên kinh tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CẨM NANG THỰC TẬP Cuốn cẩm nang này được xây dựng dành cho sinh viên Khoa Quản trị Kinh doanh - Trường ĐHKT - ĐHQGHN với mong muốn giúp cá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

CẨM NANG

THỰC TẬP

Cuốn cẩm nang này được xây dựng dành cho sinh viên

Khoa Quản trị Kinh doanh - Trường ĐHKT - ĐHQGHN với

mong muốn giúp các em thực tập hiệu quả và góp phần

nâng cao kỹ năng, năng lực làm việc…

Dành cho sinh viên chương trình cử nhân ngành QTKD đạt chuẩn quốc tế

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

CHƯƠNG I:TÌMKIẾM NƠI THỰC TẬP 3

1 Hiểu rõ về bản thân (định hướng nghề nghiệp): 3

2 Biết được năng lực của mình 3

3 Chọn lĩnh vực mình sẽ thực tập 3

4 Chuẩn bị CV đối với lĩnh vực mà bản thân hướng đến: 3

5 Lập danh sách các công ty thực tập: 4

6 Nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng thực tập 5

7 Tham dự buổi phỏng vấn 6

CHƯƠNG II: CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THỰC TẬP 7

1. Xây dựng kế hoạch thực tập 7

2 Xác định tâm thế (2 thấu 1 ý) cho việc chuẩn bị 7

3 Các công việc cần chuẩn bị 8

4 Chuẩn bị cơ sở lý luận liên quan đến cơ sở thực tập 9

CHƯƠNG III: CÁC CÔNG VIỆC TRONG KHI THỰC TẬP 10

1. Xác định tâm thế cho việc thực hiện 10

2 Quan sát, đúc rút, viết báo cáo ngày, tuần, tháng 11

3 Ánh xạ tri thức vào thực tiễn trong quá trình thực tập 12

4 Các lưu ý khi thực hiện 12

CHƯƠNG IV: SAU KHI THỰC TẬP 14

1 Gửi thư cảm ơn đơn vị thực tập 14

2 Tổng kết bài báo cáo 14

3 Đúc kết lại quá trình thực tập 14

4 Ánh xạ 14 LỜI KẾT

LỜI NÓI ĐẦU

Các em sinh viên thân mến!

Như các em đã biết, mục đích cuối cùng của việc học là làm cho cuộc sống của chính chúng ta ngày càng hạnh phúc hơn (thông qua các giá trị tài chính và phi tài chính) Muốn được như vậy, như con kiến chăm chỉ làm việc, mỗi ngày trôi qua, mỗi công việc trôi qua chúng ta phải thu hoạch và góp phần (dù chỉ là rất nhỏ) làm cho cuộc sống tốt đẹp hơn Để làm được như vậy thì chúng ta cần phải i) nghĩ là làm được, ii) có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành công việc, và iii) liên tục đúc rút áp dụng vào cuộc sống

Cuốn cẩm nang thực tập thực tế này được xây dựng với mong muốn hỗ trợ giúp các em đúc rút được nhiều nhất kinh nghiệp, tri thức, kỹ năng từ cơ sở thực tập để cuộc sống của chính các

em ngày càng tốt đẹp hơn

Chúc các em có được sự chuẩn bị tốt trước khi đi thực tập, có được nhiều đú c rút trong khi

đi thực tập và sau khi đi thực tập

Chúc thành công Thay mặt nhóm biên soạn

TS Nguyễn Đăng Minh

CHƯƠNG I: TÌM KIẾM NƠI THỰC TẬP

1 Hiểu rõ về bản thân (định hướng nghề nghiệp):

- Xem thế mạnh của bản thân là những gì, tính cách phù hợp để phát triển trong ngành nghề nào, khả năng của mình đến đâu

- Sở thích của bản thân là gì, đối với môi trường như thế nào mới có thể làm việc hiệu quả nhất và phát huy đúng khả năng bản thân nhất

- Mục đích của bản thân khi đi thực tập là gì? (chỉ muốn hoàn thành theo yêu cầu của nhà trường hay muốn đi và học hỏi thêm về nghề nghiệp định hướng trong tương lai)

từ đấy mới có được thái độ làm việc nghiêm túc trong quá trình thực tập

2 Biết được năng lực của mình

Trước hết, bạn nên để lên bàn một tờ giấy trắng để viết ra hết tất cả những thông tin như Sở thích, Khả năng, Điểm mạnh, Điểm yếu và đặc biệt nhất là Kế hoạch (chuyên nghiệp) của bạn Với những thông tin này, bạn đã có được các mục cần thiết cho CV

và lá thư xin thực tập

3 Chọn lĩnh vực mình sẽ thực tập

Sau khi đã viết ra những điểm mạnh của mình, đây là lúc bạn phải lựa chọn cơ quan/ công ty mà bạn muốn thực tập Nên nhớ là không phải công ty nào cũng có thể nhận bạn vào thực tập nên phải có sự tìm hiểu kĩ lưỡng trước khi nói về bản thân

Các bạn lưu ý rằng công việc nào cũng tốt cả không nên quá cầu kỳ trong việc này

4 Chuẩn bị CV đối với lĩnh vực mà bản thân hướng đến:

Mỗi công ty, mỗi vị trí thực tập thường có những yêu cầu khác nhau, do vậy các bạn phải chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển phù hợp Sinh viên nên chuẩn bị trước hồ sơ nghề nghiệp càng sớm càng tốt thường xuyên cập nhật hồ sơ nghề nghiệp của mình theo từng giai đoạn học hay hoạt động xã hội Ngoài ra, chuẩn bị thư ngỏ ứng tuyển thực tập Thư ngỏ ứng tuyển vào vị trí thực tập giúp các bạn nêu rõ những điểm mạnh của mình về kiến thức, kỹ năng đáp ứng tốt cho vị trí thực tập

Để có được một chỗ thực tập, bạn phải thuyết phục được nhà tuyển dụng, và hồ sơ của bạn chính là phương tiện đầu tiên và (gần như) duy nhất giúp bạn ghi điểm với họ Đối với mỗi công ty, bạn nên chỉnh sửa lại nội dung CV và đơn xin thực tập cho phù hợp Chẳng hạn như kinh nghiệm đi đưa báo có thể không cần thiết nhưng chạy bàn nhà hàng thức ăn nhanh lại vô cùng hữu ích trong việc xin thực tập ở một nhà hàng (đối với sinh viên học Quản lí khách sạn và nhà hàng)

Đi xin thực tập và xin việc, quan trọng trước hết là quá trình chuẩn bị hồ sơ Trong đó,

CV (lý lịch cá nhân) phải chuyên nghiệp trong cách trình bày Thông thường một CV chuẩn gồm 4 phần: thông tin cá nhân, thông tin học tập, hoạt động xã hội, sở thích và tính cách cá nhân

Quan trọng không kém là thư xin thực tập gửi doanh nghiệp Thư này cần trình bày chi tiết những mong muốn của bản thân, đóng góp có thể làm được cho doanh nghiệp, nếu được nên tìm hiểu kỹ và nêu lên các hướng để phát triển công ty Không thể thiếu nữa là thư giới thiệu của giáo viên

Chú ý:

 CV thể hiện thái độ cầu thị, có nguyện vọng học tập và phát triển trong lĩnh vực bạn chọn

 CV thế hiện được tất cả thế mạnh và mức độ phù hợp bản thân với vị trí lựa chọn

 Gửi đơn xin thực tập và CV

Nếu bạn không tìm thấy địa chỉ của người chịu trách nhiệm về việc xử lí các đơn xin

thực tập, trên bìa thư có thể ghi là “Gửi đến ban nhân sự” Nên gửi nhiều hồ sơ, cả

doanh nghiệp có nhu cầu và những doanh nghiệp chưa có

Nếu được nên gửi trực tiếp hoặc qua email để thể hiện sự quan tâm chứ không nên qua một trang giới thiệu việc làm trung gian Đối với những email nộp dự tuyển, bạn nên ghi rõ nội dung (Dự tuyển thực tập hè/Dự tuyển thực tập ở bộ phận kế toán…)

 Nhắc các công ty bạn đã nộp đơn

Nếu không nhận được phản hồi từ công ty bạn đã nộp đơn dự tuyển Hãy gửi email hỏi thăm vào thứ hai (đối với việc dự tuyển bằng thư điện tử) hoặc liên hệ bằng hình thức khác (điện thoại) nếu không nhận được câu trả lời sau 15 ngày thư đã gửi đi

Nhớ nên hỏi thăm với giọng điệu chừng mực và lễ độ: “Xin chào, tôi chỉ muốn liên hệ

để hỏi xem quý công ty đã nhận được đơn dự tuyển của em chưa…”

5 Lập danh sách các công ty thực tập:

Nếu đã biết được lĩnh vực ưa thích, bạn có thể bắt đầu rà soát các công ty tiềm năng

để chọn cho mình một cái tên cụ thể Thông thường, doanh nghiệp khi tuyển sinh viên thực tập thường yêu cầu có lực học khá trở lên, điểm rèn lu yện trong suốt quá trình từ loại tốt trở lên, đạt trình độ ngoại ngữ và tin học, có ý thức và thái độ tốt với công việc, kèm theo một số kỹ năng mềm… Do vậy, sinh viên cần phải chuẩn bị ngay từ khi bắt đầu nhập học chứ không phải đợi đến khi tìm chỗ thực t ập

Lập danh sách các công ty có chương trình thực tập và hiện đang có nhu cầu tuyển thực tập sinh phù hợp với khả năng và bản thân, lưu ý cần xem xét khi chọn lọc các công ty phù hợp với bản thân như sau:

+ Thời gian thực tập cụ thể từ bắt đầu đến lúc kết thúc.

+ Trách nhiệm, bổn phận hàng ngày của bạn (khi thực tập) sẽ là gì?

+ Công việc đối với cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc của công ty như thế nào? (Nơi và bộ phận mà bạn muốn thực tập)

+ Điều gì là ưu tiên chính của công việc, mối quan hệ với các phòng ban khác ra sao? + Bạn cũng cần tìm hiểu thêm như: Công ty có tài trợ cho sinh viên thực tập không? Nếu công ty trả lương cho sinh viên thực tập

Chú ý:

 Mở rộng mạng lưới

Bạn của bạn, bạn của bố mẹ hay người yêu của bạn, của cô bạn mẹ hoặc thậm chí là

các mối quan hệ “bắn đại bác không tới” đôi khi lại chính là đầu mối chính của hành

trình xin thực tập

Đừng ngại hỏi thăm các mối quan hệ xung quanh bạn để khuấy động mạng lưới quen biết hay nói thẳng ra là chẳng việc gì phải ngại thông báo cho cả thế giới biết rằng bạn đang cần một chốn thực tập Việc gọi điện trực tiếp đến cơ quan/ công ty đó cũng là một cách làm hiệu quả

 Các trang web về thực tập

Nếu vẫn chưa tìm thấy một chỗ thực tập phù hợp? Đừng lo Hãy đăng kí vào các trang thực tập và gửi CV của bạn để tiếp tục tìm kiếm Các trang web này thường cập nhật thông tin tuyển dụng thực tập mỗi ngày

Ngoài nhà trường, báo chí, website là những nơi có nhiều thông tin nhất về thực tập

và tuyển dụng của doanh nghiệp Từ đây, sinh viên nên liên lạc với doanh nghiệp xin vào thực tập, có khoảng 60-70% sinh viên thành công khi áp dụng cách này Nhiều sinh viên còn được nhận lương từ 500.000 - 1 triệu đồng/tháng ngay trong thời gian thực tập

Ngoài website, báo chí, tham gia tích cực vào các ngày ngày hội giới thiệu việc làm, thực tập của các doanh nghiệp sẽ giúp sinh viên tìm được nơi thực tập nhanh nhất Khi tham gia, ngoài việc chuẩn bị một hồ sơ như ý, sinh viên cần trang bị trước kỹ năng để tham gia phỏng vấn tại chỗ

6 Nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng thực tập

- Kiểm tra lại hồ sơ nghề nghiệp, thư ngỏ ứng tuyển thực tập phù hợp với vị trí thực tập

- Xem lại các yêu cầu cụ thể của hồ sơ ứng tuyển để chuẩn bị đầy đủ

- Kiểm tra tính chính xác các thông tin về công ty, vị trí ứng tuyển, địa chỉ liên lạc, v.v,

để tránh những trường hợp nhầm lẫn (Ví dụ ứng tuyển vị trí thực tập của công ty này, nhưng nhầm lẫn tên đề gửi cho công ty kia, v.v.)

- Nộp hồ sơ ứng tuyển một cách chu đáo, cẩn thận là thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng, người đọc hồ sơ của bạn Xem lại các yêu cầu cách thức nộp đơn ứng tuyển để nộp đúng, tránh trường hợp bị loại do hồ sơ nộp không đúng cách

- Theo dõi việc ứng tuyển Sau khi nộp hồ sơ ứng tuyển, bạn phải sẵn sàng theo dõi các phương tiện liên lạc (điện thoại, email, địa điểm đăng ký nhận thư) để công ty tuyển dụng có thể liên lạc được với bạn Sau thời gian quy định (quy định bởi công ty tuyển dụng, hoặc là 3 – 5 ngày làm việc sau ngày hết hạn nộp hồ sơ), nếu như chưa nhận được phản hồi từ công ty tuyển dụng, bạn nên liên lạc để hỏi thăm tình trạng hồ sơ của bạn

- Khi nhận được lịch hẹn phỏng vấn từ công ty tuyển dụng, bạn phải hồi đáp xác nhận bạn sẽ đến đúng lịch hẹn phỏng vấn, hỏi xem những yêu cầu đặc biệt (nếu có) bạn cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn và lời cảm ơn

7 Tham dự buổi phỏng vấn

- Chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn

- Nắm bắt các thông tin cơ bản của công ty, tên, vị trí của người phỏng vấn

- Đem theo một bản hồ sơ nghề nghiệp để tham khảo

- Trang phục chỉnh tề, nghiêm túc

- Đến trước giờ phỏng vấn 10 phút

- Tham dự phỏng vấn, chào hỏi, bắt tay người phỏng vấn

- Giới thiệu ngắn gọn về bạn trong thời gian tối đa 3 phút

- Lắng nghe kỹ câu hỏi và trả lời đầy đủ, tránh lan man Nếu người phỏng vấn đang nói nhiều hơn bạn khi đang hỏi bạn, điều đó có thể là bạn đã không cung cấp đầy đủ câu trả lời như họ mong đợi Nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời, bạn nên thành thật với người phỏng vấn về sự không chắc chắn đó

- Đặt câu hỏi với người phỏng vấn về chi tiết công việc thực tập, các yêu cầu khác của công việc thực tập, về thông tin của công ty Bạn chỉ nên đặt ra tối đa 3 câu hỏi cho người phỏng vấn Chào và cám ơn khi ra về

- Sau khi tham dự phỏng vấn, bạn nên gửi email cám ơn người phỏng vấn và công ty đã dành thời gian phỏng vấn và giải đáp những câu hỏi của bạn

- Nhận kết quả phỏng vấn: Nếu kết quả bạn được nhận hay công việc thực tập, bạn phải trả lời cám ơn và xác nhận sẽ tham gia công việc thực tập như yêu cầu của công ty Nếu như kết quả không như mong đợi, bạn không đáp ứng được yêu cầu của công ty, bạn nên trả lời cám ơn công ty tuyển dụng và hy vọng sẽ tiếp tục có cơ hội làm việc với công ty trong tương lai

CHƯƠNG II: CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THỰC TẬP

1 Xây dựng kế hoạch thực tập

Sau khi đã tìm được nơi thực tập, sinh viên cần xây dựng một kế hoạch cụ thể cho quá trình thực tập ở công ty Thông thường, khoảng thời gian thực tập của sinh viên kéo dài từ 1- 6 tháng Theo đó, mỗi bạn cần chia nhỏ thời gian để tiến hành được các công việc sao cho phù hợp

Ví dụ với thời gian thực tập 1 tháng, tuần 1 sẽ dành riêng cho việc tìm hiểu lịch sử công ty, môi trường làm việc, đồng nghiệp Trong tuần 2, bạn cần chọn được đề tài làm báo cáo và thu thập tài liệu liên quan đến chủ đề đó để làm cơ sở lý thuyết Tiếp đến tuần 3, sau khi đã có kiến thức từ công việc thực tế, sinh viên có thể nêu ra các thực trạng và đề xuất một số giải pháp Khoảng thời gian tuần 4 sẽ dành cho việc hoàn thiện báo cáo và các thủ tục xác nhận hoàn thành kì thực tập sinh

Với một kế hoạch cụ thể và chi tiết, các bạn sinh viên đã nắm trong tay một lộ trình căn bản để tạo nên một nửa thành công cho kì thực tập sinh của mình

2 Xác định TÂM THẾ (2 thấu 1 ý) cho việc chuẩn bị

Khái niệm TÂM THẾ

Theo Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh, khái niệm Tâm Thế được hiểu như sau:

TÂM THẾ = THẤU 1+ THẤU 2+ Ý (Tâm thế là hai thấu một ý) 1

THẤU 1: Thấu hiểu rằng công việc (việc học/ việc làm) mà con người thực

hiện là có ích chính cho bản thân mình

THẤU 2: Thấu hiểu rằng con người chỉ có làm thật công việc (học thật/ làm

thật) mới nâng cao được năng lực tư duy (khi đi học) và năng lực làm việc (khi đi làm) của chính bản thân

Ý: Con người cần có ý thức, thái độ và đạo đức tốt đối với công việc (việc

học/ việc làm) của mình, để soi đường cho thực hiện hai thấu ở trên

Như vậy, xác định Tâm Thế cho việc chuẩn bị chính là việc sinh viên cần thấu

hiểu (thấu 1) rằng công việc thực tập có ích cho chính bản thân mình, không phải

1

Nguồn: Sách Quản trị tinh gọn - Đường đến thà nh công, NXB ĐHQGHN 2015.

cho một ai khác Thực tập là cách sinh viên được củng cố, nâng cao kiến thức lý luận

đã học, gắn học với hành, lý luận với thực tiễn, giúp sinh viên làm quen và tăng cường

kỹ năng thực tế, năng lực chuyên môn Sinh viên có cơ hội tiếp cận với công việc thực

tế để học hỏi và rèn luyện kỹ năng, phẩm chất, phương pháp làm việc tại doanh nghiệp và các cơ quan tổ chức nơi thực tập Từ đó phát hiện những kiến thức và kỹ năng còn thiếu để có kế hoạch bổ sung hoàn thiện nhằm chuẩn bị tốt các hành trang sau khi tốt nghiệp ra trường

Trong quá trình đi thực tập, sinh viên phải luôn có suy nghĩ làm thật, không

giả dối( thấu 2) Trên thực tế, một số cá nhân có suy nghĩ rằng thực tập đơn giản chỉ

là xin dấu cho đảm bảo yêu cầu của Nhà trường và không hề có tư duy làm thật, tạo năng lực thật Đây chính là một trong những lối suy nghĩ sai lầm phổ biến dẫn tới việc thực tập bị mất đi ý nghĩa đích th ực cho chính bản thân sinh viên

Ý: Chuẩn bị là bước cực kì quan trọng đóng vai trò quyết định cho sự thành

công của công việc Chính vì thế, bạn phải luôn có ý thức cao và thái độ tích cực đối với việc chuẩn bị các công việc Kế hoạch phải được đầu tư chuẩn bị kĩ lưỡng, nghiêm túc triển khai các công việc mình đã đ ề ra

3 Các công việc cần chuẩn bị

Chuẩn bị hồ sơ nghề nghiệp

Các bạn sinh viên cần chuẩn bị cẩn thận hồ sơ nghề nghiệp trước khi tới công ty thực tập vì đây chính là dữ liệu lưu trữ thông tin trong bộ phận nhân sự của công ty, giúp nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, khả năn g của bạn từ đó đưa ra những quyết định phù hợp

Chuẩn bị thư giới thiệu thực tập

Nếu được thầy/cô/Nhà trường giới thiệu nơi thực tập, các bạn cần đem thư giới thiệu tới công ty thực tập để làm thủ tục tiếp nhận Nhân sự

Chuẩn bị các công cụ, phương tiện l iên quan

Để thể hiện phong thái chuyên nghiệp, tự tin, các bạn sinh viên cần biết được yêu cầu

về trang phục, đầu tóc đối với vị trí thực tập sinh của công ty đó Bên cạnh đó, phương tiện đi lại cũng là yếu tố quan trọng cần chú ý để thuận tiện và đảm bảo đúng giờ theo yêu cầu công việc

Chuẩn bị cuốn sổ tay và cây bút nhỏ luôn luôn đi theo người để ghi chép lại những điểm thu hoạch được khi làm việc

4 Chuẩn bị cơ sở lý luận và tri thức liên quan đến cơ sở thực tập

Xác định lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của cơ sở thực tập, từ đó tìm hiểu cơ sở lý luận về lĩnh vực kinh doanh đó Ngoài ra, các bạn nên thông qua các kênh thông tin như website của công ty để tìm hiểu rõ hơn về nơi mình thực tập