12 4 duthao qdbaumiennhiemhdqt bks 2016.doc

năm 2016 QUY ĐỊNH TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐỀ CỬ, ỨNG CỬ, BẦU MIỂN NHIỆM VÀ BÃI NHIỆM THÀNH VIÊN HĐQT, BKS CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC PHÚ HÒA TÂN Được ban hành kèm theo Quyết định số .../PHT-HĐ

Trang 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016

QUY ĐỊNH TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐỀ CỬ, ỨNG CỬ, BẦU MIỂN NHIỆM VÀ BÃI NHIỆM

THÀNH VIÊN HĐQT, BKS CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC PHÚ HÒA TÂN

(Được ban hành kèm theo Quyết định số /PHT-HĐQT ngày tháng năm 2016)

I MỤC ĐÍCH:

Nhằm công khai trình tự và thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát Công ty Cổ phần Cấp nước Phú Hòa Tân theo các quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty

II PHẠM VI ÁP DỤNG:

Các cá nhân, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có liên quan và cổ đông Công ty Cổ phần Cấp nước Phú Hòa Tân

III CÁC CHỮ VIẾT TẮT:

- Công ty Công ty Cổ phần Cấp nước Phú Hòa Tân

1 Thành phần và nhiệm kỳ của thành viên HĐQT, BKS

- Số luợng: HĐQT: từ 05 đến 07 thành viên và BKS: từ 03 đến 05 thành viên

- Nhiệm kỳ: 05 năm

2 Tiêu chuẩn, điều kiện đối với thành viên HĐQT, BKS

a Tiêu chuẩn, điều kiện đối với thành viên HĐQT:

- Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;

- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của Công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của Công ty

- Trường hợp được HĐQT hoặc nhóm cổ đông đề cử thì không nhất thiết phải sở hữu cổ phiếu Công ty

- Thành viên Hội đồng quản trị Công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của Công ty khác.

- Thành viên Hội đồng quản trị không được là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của Giám đốc và người quản lý khác của Công ty; không được là người có liên quan của người quản

lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý Công ty mẹ.

Trang 2

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp;

- Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc và người quản lý khác;

- Không được giữ các chức vụ quản lý Công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của Công ty;

- Thành viên Ban kiểm soát phải là kiểm toán viên hoặc kế toán viên

3 Cách thức đề cử, ứng cử người vào chức danh HĐQT

- Các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng có quyền gộp số quyền biểu quyết của từng người lại với nhau để đề cử các ứng viên vào HĐQT,

BKS

- Đối với HĐQT: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 10% đến dưới 20% số cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng được đề cử một ứng viên; từ 20% đến dưới 30% được đề cử hai ứng viên; từ 30% đến dưới 40% được đề cử ba ứng viên; từ 40% đến dưới 50% được đề cử bốn ứng viên; từ 50% đến dưới 60% được đề cử năm ứng viên; từ 60% đến dưới 70% được đề cử tối đa sáu ứng viên và từ 70% đến 80% được đề cử tối đa bảy ứng viên

- Đối với BKS: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 10% đến dưới 20% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử 01 ứng viên; từ 20% đến dưới 30% được đề cử tối đa 02 ứng viên; từ 30% đến dưới 40% được đề cử tối đa 03 ứng viên; từ 40% đến dưới 50% được đề cử tối đa 04 ứng viên; từ 50% đến dưới 60% được đề cử tối đa 05 ứng viên

- Trường hợp số lượng các ứng viên HĐQT thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần thiết, HĐQT đương nhiệm có thể đề cử thêm ứng cử viên hoặc tổ chức đề cử theo cơ chế được Công ty quy định tại Quy chế quản trị công ty

4 Cách thức bầu thành viên HĐQT, BKS

- Cơ cấu, thành phần HĐQT, BKS và thể thức bầu cử thành viên HĐQT, BKS sẽ được HĐQT trình bày truớc ĐHĐCĐ và đại hội biểu quyết thông qua trước khi tiến hành

- Việc bầu cử thành viên HĐQT, BKS thực hiện bỏ phiếu kín theo phương thức bầu dồn phiếu đều

* Bầu dồn phiếu đều:

- Mỗi cổ đông được phát 01 phiếu bầu HĐQT, 01 phiếu bầu BKS có đóng dấu của Công ty; trên mỗi phiếu bầu có in họ tên và mã số cổ đông, số cổ phần sở hữu và tổng số quyền bầu tương ứng của mỗi cổ đông/ đại diện cổ đông; Số thứ tự, họ tên ứng cử viên HĐQT, BKS, các ô ở 3 cột tương ứng đồng ý, không đồng ý và không có ý kiến

- Tổng số quyền bầu bằng số cổ phần sở hữu và đại diện x số lượng thành viên được bầu của HĐQT hoặc BKS;

- Trên mỗi phiếu bầu, cổ đông được lựa chọn từ 01 đến tối đa 07 ứng cử viên đối với HĐQT và

05 ứng cử viên đối với BKS Cổ đông bầu ứng cử viên nào thì đánh dấu (X) vào ô tương ứng đồng ý, không đồng ý và không có ý kiến;

- Trường hợp đánh dấu (X), nhưng muốn bỏ thì khoanh tròn dấu đã đánh x ;

- Trường hợp muốn lấy lại kết quả ban đầu thi bôi đen đấu đã khoanh tròn đó

- Những cổ đông không tham gia bỏ phiếu được coi như không có ý kiến

* Xác định quyền bầu cử

- Giả sử Đại hội đồng cổ đông biểu quyết chọn 7 thành viên HĐQT trong tổng số 8 ứng cử viên

Cổ đông Nguyễn Văn A nắm giữ (bao gồm sở hữu và được ủy quyền) 1.000 cổ phần có quyền

biểu quyết

Trang 3

- Khi đó tổng số quyền biểu quyết của cổ đông Nguyễn Văn A là: (1.000 x 7) = 7.000 quyền biểu quyết

* Nguyên tắc bầu dồn phiếu: một trong các cách sau:

1 Dồn hết 7.000 quyền biểu quyết của mình cho 01 ứng cử viên bằng cách đánh dấu chọn 01 người

2 Chia đều 7.000 quyền biểu quyết cho 7 ứng cử viên bằng cách đánh dấu chọn 7 người (tương đương mỗi ứng cử viên nhận được 1.000 quyền biểu quyết của cổ đông Nguyễn Văn A)

3 Dồn 7.000 quyền biểu quyết của mình cho một số ứng cử viên bằng cách đánh dấu (X) các ứng

cử viên được chọn Tổng số quyền biểu quyết cho những ứng cử viên đó không vượt quá 7.000 quyền biểu quyết

Ví dụ: cổ đông đại diện sở hữu tại đại hội là 1.000 cổ phần thực hiện bầu HĐQT như sau:

Nếu bầu 1 người => số phiếu bầu cho người đó là: (1.000 x 7)/1 = 7.000

Nếu bầu 2 người => số phiếu bầu cho mỗi người là: (1.000 x 7)/2 = 3.500

* Phiếu bầu không hợp lệ

- Không do Ban tổ chức phát hành, không đóng dấu của Công ty;

- Phiếu ghi thêm tên người ngoài danh sách ứng cử viên đã được ĐHĐCĐ thông qua;

- Phiếu có ứng cử viên được đánh dấu (X) vào vừa ô này vừa ô kia;

- Phiếu bầu quá số thành viên ấn định của HĐQT đã được ĐHĐCĐ thông qua;

- Phiếu không có chữ ký của cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông

* Nguyên tắc trúng cử thành viên HĐQT, BKS:

- Người trúng cử thành viên HĐQT, BKS được xác định theo số phiếu bầu cao nhất tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên HĐQT, BKS quy định tại Điều lệ Công ty

- Trong trường hợp có nhiều ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau thì người nào sở hữu nhiều

cổ phần hơn sẽ được chọn Nếu sở hữu cổ phần bằng nhau thì người nào có thâm niên công tác trong khu vực doanh nghiệp Nhà nước cao hơn sẽ đắc cử Nếu thâm niên công tác trong khu vực doanh nghiệp Nhà nước vẫn bằng nhau thì dựa trên các tiêu chí khác như trình độ chuyên môn, thành tích

5 Các trường hợp miễn nhiệm hay bãi nhiệm thành viên HĐQT, BKS

- Thành viên HĐQT không còn tư cách thành viên HĐQT trong các trường hợp sau:

a Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 151 của Luật Doang nghiệp;

b Không tham gia các hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát trong 06 tháng liên tục,

trừ trường hợp bất khả kháng;

c Có đơn từ chức;

d Có văn bản thông báo của cổ đông là pháp nhân rằng người đó không còn là người đại diện

vốn góp của họ hoặc không còn là người thuộc quyền quản lý của họ nữa do nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc lý do khác trong trường hợp thành viên Hội đồng quản trị hay Ban kiểm soát đó được đề cử bởi tổ chức pháp nhân này

e Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.

Trang 4

6 Thông báo về bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, BKS

- Việc bầu, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên HĐQT, BKS được CBTT theo các quy định của pháp luật về Chứng khoán và thị trường chứng khoán

1 Những vấn đề khác không được nêu ra trong Quy định này sẽ được điều chỉnh theo Điều lệ tổ chức và hoạt động, Quy chế quản trị Công ty Cổ phần Cấp nước Phú Hoà Tân và các quy định khác của pháp luật

2 Quy định này có hiệu lực ngay sau khi được ĐHĐCĐ thông qua, được công bố trên website Công ty

TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Trang 5

CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC PHÚ HÒA TÂN

PHIẾU BẦU CỬ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

NHIỆM KỲ ………

I Thông tin của cổ đông tham gia bầu cử: - Mã số cổ đông : PHT 001 - Tên cổ đông : Nguyễn Văn A - Số cổ phần sở hữu và đại diện : 1.000 - Tổng số quyền được quyền bầu : 1.000 x 7 = 7.000 II Phần bầu cử: Stt Danh sách ứng viên Đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến 1 Ông ……… .…………

2 Ông ……… .…………

3 Ông ……… .…………

4 Bà ……… .…………

5 Ông ……… .…………

6 Bà ……… .…………

7 Bà ……… .…………

8 Ông ……… .…………

CỔ ĐÔNG

(Ký, ghi rõ họ tên)

Trang 6

Hướng dẫn :

- Tổng số quyền bầu HĐQT bằng số cổ phần sở hữu và đại diện x 7;

- Trên mỗi phiếu bầu, cổ đông được lựa chọn từ 01 đến tối

đa 07 ứng cử viên Cổ đông bầu ứng cử viên nào thì đánh dấu (X) vào ô tương ứng đồng ý, không đồng ý và không

có ý kiến;

- Trường hợp đánh dấu (x), nhưng muốn bỏ thì khoanh tròn dấu đã đánh ;

- Trường hợp muốn lấy lại kết quả ban đầu thi bôi đen đấu

đã khoanh tròn đó

X

Trang 7