PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng các yêu cầu sau: • Thực hiện công việc bán hàng cho khách hàng. • Nhập hàng mới.

MỤC LỤC

PHÁT BIỂU YÊU CẦU 3

ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG 3

I GIỚI THIỆU 3

1 Mục đích 3

2 Phạm vi dự án 3

II MÔ TẢ TỔNG THỂ 4

III MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 5

1 Biểu đồ phân cấp chức năng: 6

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 8

3 Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 10

4 Chức năng nhập hàng 13

5 Chức năng bán hàng 14

6 Chức năng thông kê 15

7 Quản trị và tìm kiếm thông tin. 17

8 Chức năng bảo mật 18

IV ĐẶC TẢ CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 20

1 Chức năng nhập hàng 20

a Chức năng cập nhập thông tin hàng hoá 20

b Chức năng lưu thông tin chuyến hàng 21

2 Chức năng quản lý bán hàng 21

a Quản lý hoá đơn bán hàng 21

b Chức năng quản lý ca làm 22

3 Chức năng thông kê 22

a Thống kê danh mục hàng hoá 22

b Thống kê hàng tồn đọng 23

c Thống kê doanh thu 23

d Thống kê hàng bán chạy 23

4 Chức năng quản trị và tìm kiếm 24

a Chức năng cập nhật giá 24

b Chức năng cập nhật danh sách Account 24

c Tìm kiếm thông tin 24

5 Chức năng bảo mật 25

a Chức năng quản lý Account 25

b Chức năng đăng ký Account 25

c Chức năng đổi Password 26

V BIỂU ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT: 26

IV KẾT LUẬN 29

PHÂN TÍCH

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Yêu cầu phân tích thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị

Mô tả quy trình bán hàng như sau: Hàng sẽ được nhập về kho, rồi được dán giá

và barcode, phân loại sau đó chuyển vào các gian hàng Khách hàng sẽ lấy giỏ hàng vàtới các gian hàng chọn mặt hàng cần mua Sau khi đã chọn đủ các mặt hàng cần mua,người mua hàng ra quầy thu ngân thanh toán Nhân viên thu ngân quét nhãn mặt hàngchương trình tự động tính tiền và in hóa đơn ra cho khách

ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG

I. GIỚI THIỆU

1. Mục đích

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng các yêu cầu sau:

 Thực hiện lưu trữ, tìm kiếm, thống kê và cập nhập thông tin mới

 Thông kê doanh thu, thực trạng tiêu thụ của các mặt hàng

 Bảo mật tốt: phân quyền và phạm vi xử lý thông tin

 Kho Account: chứa các thông tin tài khoản người dùng

 Kho thông tin hàng hoá: các thông tin về mặt hàng (mã hàng, tên hàng,giá cả…)

 Kho hoá đơn: chứa các thông tin hoá đơn (hoá đơn nhập hàng, hoá đơnbán hàng).

 Kho ca làm: chứa các thông tin về ca làm việc của nhân viên

Trong thời gian tới, nếu có điều kiện về thời gian, chúng tôi sẽ phân tích một hệthông lớn bán hàng lớn hơn bao gồm nhiều đại lý nhỏ Hệ thống sẽ phân ra nhiềuphân hệ nhỏ như: Phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ bán lẻ, phân hệkho v.v

II. MÔ TẢ TỔNG THỂ

Như đã nói ở phần phạm vi của hệ thống, hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thi gồm

ba đối tượng sử dụng chính:

 Nhân viên bán hàng: quản lý việc bán hàng

 Nhân viên quản lý kho: quản lý nhập xuất hàng

 Người quản lý: quản lý toàn bộ siêu thị và các nhân viên

Cửa hàng bán hàng theo hình thức một siêu thị nhỏ được mô tả với các chứcnăng sau:

Bán hàng: Sau khi chọn xong hàng hoá, khách hàng đến bàn thanh toán, nhân viên

bán hàng sẽ nhập hoá đơn căn cứ vào mã hàng và số lượng hàng hoá Hệ thống sẽ

tự động in hoá đơn cho khách hàng đồng thời lưu các thông tin vào kho hoá đơn

Để thuận lợi cho việc bán hàng, khi nhập mã hàng hệ thống sẽ tự động hiện thị

tên hàng vào bên cột TÊN HÀNG và giá hàng ở cột GIÁ Sau khi nhập đầy đủ

thông tin và số lượng hàng hoá hệ thống tự động tính tiền và hiển thị ở mục

Trong quá trình nhập hàng, bên cạnh việc cập nhập thông tin vào kho dữ liệuhàng hoá, hệ thống sẽ lưu lại hoá đơn nhập hàng vào kho thông tin các chuyếnhàng

Thống kê và tìm kiếm: Khi cần tìm kiếm các thông tin về hàng hoá, hệ thống cung

cấp một công cụ tìm kiếm theo mã hàng và tên hàng

Người quản lý có thể bao quát tình hình của cửa hàng qua các báo cáo thông kênhư: thông tin về doanh thu, danh sách các mặt hàng bán chạy… từ đó làm cơ sởcho việc quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh cho cửa hàng

Bảo mật: Để phân quyền sử dụng cho người dùng Sau khi nhận phần mềm trong

danh sách chỉ có Account của người quản lý và người quản lý sẽ biết đượcPassword do nhà sản xuất phần mềm cung cấp để đăng nhập Sauk hi đăng nhậpngười quản lý sẽ thay đổi Password để đảm bảo tính bảo mật của hệ thống Sau đóngười quản lý sẽ cung cấp các Account cho riêng các nhân viên để các nhân viên cóthể đăng nhập vào hệ thống

Chỉ khi đăng nhập vào hệ thống thì người sử dụng mới có thể xử lý các thôngtin và thao tác trên hệ thống Trong đó, Account của người quản lý có quyền xử lýthông tin toàn hệ thống Account của nhân viên chỉ có quyền truy cập một số thôngtin trên hệ thống

Quản trị: người quản lý có quyền trên toàn hệ thống, có thể sửa đổi và cập nhập

đơn giá của hàng hoá, danh sách của nhân viên công ty, đưa ra định hướng kinhdoanh dựa vào những thống kê bán hàng, doanh thu

III.MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG

Trên cơ sở phạm vi và mục đích của hệ thống, chúng tôi đưa ra các mô hình vàcác thao tác để giải quyết bài toán

Phân tích các đối tượng của hệ thống:

thống

 Nhân viên nhập hàng: Có nhiệm vụ nhập các thông tin về hàng hoá khi có hànghoá nhập kho Nhân viên nhập hàng chỉ có quyền truy nhập một số chức năngcủa hệ thống: tìm kiếm thông tin về hàng hoá đã nhập, hàng hoá tồn đọng…

hàng hoá bán cho khách hàng Nhân viên bán hàng chỉ có quyền truy nhập một

số chức năng trong hệ thống như: Tìm kiếm thông tin về khách hàng, danh mụchàng hoá, tìm kiếm thông tin về ca làm việc…

 Kho thông tin hàng hoá: Chứa các thông tin về hàng hoá, bao gồm các thông tin:Tên hàng hóa, mã hàng hoá, số lượng, đơn giá… và các thông tin về hàng hoánhập mới, hàng hoá có đơn giá thay đổi, hàng tồn đọng…

bán hàng

 Kho thông tin ca làm: Chứa các thông tin về ca làm của nhân viên

thông tin về Account của họ

 Kho thông tin doanh thu: Chứa thông tin về doanh thu Kho này cung cấp thôngtin cho việc lập báo cáo doanh thu định kì và đưa ra báo cáo cho người quản lý

Từ các đối tượng được nêu ở trên chúng tôi sẽ đi vào phân tích hệ thống chi tiếthơn trên các dạng biểu đồ:

1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

QUẢN Lí GIAN HÀNG

Quản lý

nhập hàng

(1)

Quản lý bán hàng (2)

Quản trị &tỡm kiếm TT (4)

Thống kê (3)

Bảo mật (5)

Luu thông tin

chuyến hàng

(1.2)

Quản lý hóa đơn (2.1)

Cập nhật

(1.1)

Quản lí ca làm (2.2)

Thống kê danh mục hàng hóa (3.1)

Tìm kiếm (4.3)

Quản lớ hàng tồn đọng (3.2)

Thống kờ doanh thu (3.3)

Quản lý accout (5.1)

Đăng kí accout (5.2)

Đổi password (5.3)

Cập nhật giá

(4.1)

Cập nhật danh sách accout (4.2)

Thống kê hàng bán chạy (3.4)

Hỡnh 1: Biểu đồ phõn cấp chức năng

Phõn tớch biểu đồ:

1 Quản trị hệ thống: do người quản lý thực hiện

2 Quản lý kho: do nhõn viờn thực hiện.

 Thực hiện việc nhập/xuất hàng hoỏ

 Cập nhập và tỡm kiếm thụng tin hàng hoỏ

 Đăng kí Accout: tạo Accout đăng nhập vào hệ thống

 Đổi thông tin người dung và PassWord: thay đổi thông tin về người dung vàPassWord khi cần thiết

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Hệ thống Người quản lí

NV

nhập hàng

NV bán hàng

ĐN và kết quả

ĐN (1)

Cập nhật DS account (2)

Cập nhật giá, mã (3)

Y/c xem TT

và TT trả lời (4)

HH (7)

ĐN/ĐKvà kết quả ĐN/ĐK (8)

Y/c xemTT và

TT trả lời (11)

Cập nhật

HĐ & trả ra HĐ (9)

TT hàng hoá (6)

Đổi password

Đổi password Đổi password

Hình 2: biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Phân tích biểu đồ:

Biểu đồ khung cảnh của hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị bao gồm các thànhphần sau:

Có 3 tác nhân ngoài:

Người quản lý: dựa vào biểu đồ ta thấy người quản lý làm những công việc sau:

 (1) Đăng nhập vào hệ thống để có thể sử dụng được hệ thống

 (2) Cập nhập danh sách Account để hệ thống quản lý việc đăng ký tài khoản củacác nhân viên

và người quản lý thoả thuận) và giá bán (do người quản lý quy định)

 (4) Người quản lý có quyền xem thông tin về các mặt hàng như: số hàng đã bán,

số hàng còn, số hàng bán chạy nhất, số hàng tồn đọng, danh sách hoá đơn,doanh thu… qua hệ thống

Nhân viên bán hàng: Làm những công việc sau:

 (8) Đăng nhập vào hệ thống để sử dụng hệ thống (nếu chưa có Account thì phảiđăng kí Account )

 (9) Cập nhập hoá đơn khi bán hàng Hoá đơn đưa ra các thông tin: tên sản phẩm,

mã vạch, số lượng , đơn vị, số tiền, tổng tiền

trên hệ thống để nghiệm thu với người quản lý

 (11) Truy cập vào hệ thống để xem thông tin về hàng hoá để tiện cho việc bánhàng

3 Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý

Quản trị và tìm kiếm

Bảo mật

NV bán hàng

Kho TT hàng hóa

Lưu

TT

Kho TT hóa đơn bán

Kho TT account

Kho TT doanh thu

Người QL

y/c tk Doanh thu, trả ra bc

TTvề doanh thu

ĐK/ĐN & kq ĐK/ĐN Đổi password

NV bán hàng

Kho TT hàng hóa

Y/c

tk &

TT trả lại

Y/c tk & TT trả ra

TT HH

TT account

Quản lý

nhập hàng

Nhập TTHH, DS hàng cần thay đổi giá

Đổi password ĐK/ĐN & kq ĐK/ĐN

 Quản lý nhập:Do hai tác nhân ngoài là Nhân viên nhập (NV nhập) và người

quản lý thực hiện:

Khi nhận hàng NV nhập nghiệm thu hàng và nhập thông tin hàng hoá nhập về Đối với các hàng hoá có thay đổi giá nhập hoặc hàng mới nhập lần đầu tiên thìnhập ra một danh sáhc riêng để sau đó người quản lý (NQL) nhập giá nhập mà (Nhàcung cấp và người quản lý đã thống nhất với nhau), nhập giá bán (do NQL đặt ra)

để bổ sung vào danh mục hàng hoá và để các nhân viên dán giá ho mặt hàng

Các thông tin về chuyến hàng sẽ được lưu và kho HĐ nhập NV cập nhật cácthông tin mặt hàng vào kho thông tin hàng hoá(TT hàng hoá) Thông tin chuyếnhàng được lưu vào kho hoá đơn nhập (HĐ nhập)

 Quản lý bán hàng: đây là công việc của nhân viên bán hàng(NV bán hàng).

Khi khách chọn xong hàng hoá, qua quầy thu ngân để thanh toán, NV bán hàngnhập vào mã hàng, số lượng, đơn vị, hệ thống sẽ tự động hiển thị giá, tính tiền và inhoá đơn cho khách hàng

Sau khi Internet hoá đơn máy cũng tự động cập nhập thông tin hàng hoá vàokho hàng hoá và thông tin hoá đơn vào kho hoá đơn Sau mỗi ca làm, máy cũng tựđộng lưu thong tin ca làm vào kho thông tin ca làm (TT ca làm)

 Thống kê: từ những thông tin ở kho thông tin hàng hoá (TT hàng hoá), thông

tin nhập và bán hàng, hệ thống sẽ tự động thống kê thông tin và trả ra các báocáo (về thông tin hàng hoá, thông tin doanh thu, …) để người quản lý xem

 Quản trị tìm kiếm: Có chức năng giúp người quản lý làm các công việc quản

trị hệ thống như: cập nhật giá, cập nhật danh sách Account, nnn và thực hiện cáccông việc thông thường khác như đổi Password, tìm kiếm thông tin

Tuỳ theo Account mà mức độ truy cập tìm kiếm thông tin cũng khác nhau đểđảm bảo tính bảo mật của thông tin

 Chức năng bảo mật: Chức năng này để xác định phạm vi truy nhập của các

kí có trong danh sách mà người quản trị lập Các Account cũng có thể đổi Passwordkhi cảm thấy Password có thể bị lộ

Riêng người quản trị có thêm quyền lập và cập nhập danh sách Account để kiểmsoát các Account

Từ biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, chúng tôi sẽ đi vào phân tích cụ thể từng chức năng của hệ thống qua các biểu đồ luồng dữ liệu.

a Nhập thông tin hàng hoá

 Mô tả tiến trình: khi có nhu cầu về một mặt hàng nào đó, người quản lý sẽ

yêu cầu Nhà cung cấp mang hàng đến và sau mỗi lần như vậy nhiệm vụ củanhân viên nhập là nhập thông tin của mỗi loại hàng vào cơ sở dữ liệu Cácthông tin này bao gồm: tên, mã, giá bán (đối với những mặt hàng đã bántrước đó), hạn dung Sauk hi nhân viên nhập hàng nhập thông tin của hànghoá vào hệ thống Hệ thống sẽ lưu lại những thông tin này rồi cập nhậpthông tin này vào kho thông tin về hàng hoá

 Luồng dữ liệu: Chức năng này là lấy thông tin trực tiếp từ thông tin về hàng

hoá khi nhập vào kho và thông tin đầu ra được lưu vào kho thông tin về hànghoá(TT hàng hoá)

b Nhập thông tin về chuyến hàng

 Mô tả tiến trình: Nhân viên nhập những thông tin về chuyến hàng vừa

nhâp: loại mặt hàng, mã, số lượng, hạn dung, tên Nhà cung cấp, rồi lưu

thành hoá đơn và đưa thông tin này vào kho thông tin hàng hoá (hoá đơnnhập hàng)

 Luồng dữ liệu: thông tin đầu vào lấy từ thông tin nhập hàng khi Nhà cung

cấp đem đến Lưu thông tin vào kho thông tin hoá đơn nhập(kho TT hoá đơnnhập)

- Cập nhập hoá đơn gồm: thêm, sửa, xoá hoá đơn do nhân viên bán hàng làm

- Lưu hoá đơn lại trong hệ thống bán hàng(sau khi hoá đơn đã chuẩn xác).

- In hoá đơn trả ra cho khách hàng (hoá đơn gồm: tên sản phẩm, mã vạch, sốlượng đơn vị, tiền, tổng tiền trả)

 Luồng dữ liệu: Chức năng này lấy thông tin từ kho TT hàng hoá và kho TT

hoá đơn Trả ra các hoá đơn thanh toán đồng thời lưu hoá đơn đó vào cơ sở

dữ liệu

b. Quản lý ca làm: quản lý thông tin về các ca làm bao gồm: tên nhân viên bán

hàng của từng ca, thông tin về hàng đã bán gồm: tên sản phẩm đã bán, số lượnghàng đã bán, đơn vị, tiền từng sản phẩm, tổng tiền từng hoá đơn, tổng tiền toànca

6 Chức năng thông kê

Hình 6: Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng thống kê.

Phân tích biểu đồ

Thống kê có 4 chức năng con là:

a Thống kê danh mục hàng hoá

 Mô tả tiến trình:

Chủ yếu là thống kê các mặt hàng sắp hết trong kho để thông báo nhậpkịp thời Ngoài ra nó còn giúp người sử dụng xem danh mục các hàng hoá theotừng loại mặt hàng, và tuỳ theo thẩm quyền truy nhập của đối tượng sử dụng đểđưa ra danh mục phù hợp với mức độ bảo mật của hệ thông thông tin

Ví dụ: khi người quản lý muốn xem danh mục hàng hoá thì danh sách hiển thị

ra có đầy đủ các thông tin của nó, nhưng khi người nhân viên cũng muốn xemdanh mục hàng hoá thì trong danh sách sẽ không hiển thị một số trường như giá

nhập vào,

 Luồng dữ liệu: Thông tin đựơc lấy từ kho TT hàng hóa, xử lý và trả ra cho

người xem danh sách TT hàng hóa

b Thống kê hàng tồn đọng

 Mô tả tiến trình

Với các hàng có hạn sử dụng thì dựa vào trường thông tin ngày nhập/trả (vớihàng có HSD thì có nghĩa là “trả trước ngày”: đây là ngày do nhà cung cấp quyđịnh, nếu sắp đến ngày này mà hàng chưa tiêu thụ hết thì phải kịp thời trả lạicho nhà cung cấp) để biết mặt hàng nào sắp hêt hạn sử dụng để nhanh chóngthông báo cho người quản lý trả lại hàng trước thời hạn

Còn với các hàng không có hạn sử dụng thì nó căn cứ vào trường ngày nhập/trả(lúc này là “ngày nhập” để thống kê ra các mặt hàng tồn đọng trong kho đãlâu không bán được để người quản lý biết và đề ra chiến lược tiêu thụ thích hợp(như bán giảm giá, khuyến mại ) tránh bị tồn đọng vốn lâu

 Luồng dữ liệu: Dữ liệu được lấy từ kho thông tin hàng hóa, sau khi xử lý sẽ

Còn khi người quản trị muốn xem danh sách các hàng bán chạy thì nó sẽthống kê số lượng các mặt hàng đã bán trong vòng 10 ngày trước đó để cungcấp thông tin phản ánh tình hình bán hàng trong 10 ngày đó cho chức năngthống kê hàng bán chạy

 Luồng dữ liệu: Lấy dữ liệu từ Kho thông tin hàng hóa, Kho hoá đơn nhập

và Kho hoá đơn bán để thống kê và trả ra báo cáo

 Luồng dữ liệu: Lấy thông tin tổng hợp từ mục Thống kê doanh thu Kho

thông tin hàng hóa để xử lý và đưa ra báo cáo

7. Quản trị và tìm kiếm thông tin.

Cập nhật Giá HH

Tìm kiếm TT Cập nhật DS

account

Người QL

NV bán hàng

NV nhập hàng

Kho TTHH

Kho TT account

Nhập TT giá HH

Trả ra DSHH

Cập nhật

& trả ra TTHH

y/c xem &

 Luồng dữ liệu: Thông tin nhập từng mặt hàng đựơc nhà cung cấp đưa ra

cho người quản lý, người quản lý sẽ cân đối thông tin này để đưa ra giá báncủa mặt hàng đó

b Cập nhập danh sách Account

 Mô tả tiến trình:

Mỗi khi nhân sự có sự thay đổi hay có những nhân viên mới người quản

lý sẽ vào danh sách Account để cập nhật lại thông tin về những Account đó

 Luồng dữ liệu: Thông tin nhân sự được người quản lý lưu lại trong kho

thông tin account

c Tìm kiếm thông tin

 Mô tả tiến trình

Các thông tin tìm kiếm bao gồm: danh sách hàng cần nhập, thông tin các

ca làm, danh sách hàng tồn đọng, báo cáo doanh thu, danh sách hàng bán chạy,hoá đơn, thông tin chuyến hàng đã nhập… Tuỳ theo những người khác nhau màđược truy nhập vào hệ thống để tìm kiếm ở các mức độ khác nhau

Người quản lí thì có thể truy nhập vào toàn bộ hệ thống, nhân viên bánhàng và nhân viên nhập hàng có thể chỉ truy nhập vào hệ thống ở giới hạn đượcquy định do nhà quản lí đưa ra Nó đã được thể hiện rõ ở trên biểu đồ trên

 Luồng dữ liệu: Tùy theo yêu cầu của người tìm kiếm mà thông tin được lấy

từ các kho tương ứng hệ thống sẽ tìm kiếm và trả ra thông báo cho người tìmkiếm là thông tin đó có tồn tại hay không

8. Chức năng bảo mật