3 phương pháp lập hồ sơ dự thầu

-Đọc và hiểu nội dung hồ sơ mời thầu- Hình dung một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ - Tự các bạn triển khai được phần hoặc tất cả nội dung của hồ sơ dự thầu - Quản lý và kiểm soát quá trì

GIÁO TRÌNH PHỤC VỤ GIẢNG DẠY

Đọc và hiểu hồ sơ mời thầu

1

Trình tự lập hồ sơ dự

thầu

Tìm hiểu về biện pháp, tiến độ

Hướng dẫn chi tiết cách lập giá dự thầu

-Đọc và hiểu nội dung hồ sơ mời thầu

- Hình dung một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ

- Tự các bạn triển khai được phần hoặc tất cả nội dung của hồ sơ dự thầu

- Quản lý và kiểm soát quá trình lập hồ sơ dự

thầu

-Rèn luyện thêm các kỹ năng cơ bản về dự toán; bóc tách; lập biện pháp, tiến độ

CÁC HỌC VIÊN LƯ U Ý:

KHOÁ HỌC NÀY CHỦ YẾU GIỚI THIỆU

PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU GÓI

THẦU XÂY LẮP (PHỔ BIẾN VÀ KHÓ NHẤT); CÁC

HỒ SƠ KHÁC NHƯ HỒ SƠ YÊU CẦU, HỒ SƠ DỰ THẦU GÓI THẦU TƯ VẤN, HỒ SƠ CHÀO HÀNG

CẠNH TRANH VV… ĐƯỢC THỰC HIỆN TƯƠNG TỰ

Các nội dung của hồ sơ mời thầu:

 Phần 1: Chỉ dẫn đối với nhà thầu

 Phần 2: Các yêu cầu về xây lắp

 Phần 3: Các yêu cầu về hợp đồng

(Theo đúng mẫu mới năm 2010 của Bộ KHĐT)

1 PHẦN CHỈ DẪN VỚI NHÀ THẦU:

Quan tâm:

- Tên gói thầu; địa điểm thi công xây

dựng;

- Địa điểm tổ chức đấu thầu (nộp HSDT);

- Thời gian thực hiện hợp đồng;

- Các nội dung cần thiết của HSDT;

- Các yêu cầu về tài chính;

- Yêu cầu về bảo đảm dự thầu

1.PHẦN CHỈ DẪN VỚI NHÀ THẦU

Quan tâm (tiếp):

- Thời hạn có hiệu lực của HSDT;

- Quy cách và chữ ký trong HSDT;

2 PHẦN YÊU CẦU VỀ XÂY LẮP:

Quan tâm:

- Bảng tiên lượng (quan trọng);

- Yêu cầu về tiến độ thi công xây dựng;

- Các yêu cầu về mặt kỹ thuật công

trình;

- Các bản vẽ (quan trọng);

CÔNG ViỆC PHẢI TRIỂN KHAI:

*Giao nhiệm vụ làm HSDT:

- Hồ sơ năng lực;

- Hồ sơ biện pháp + tiến độ;

- Giá dự thầu;

*Lưu ý: Có bảng phân công nhiệm vụ rõ ràng và

những người chịu trách nhiệm chính phải ký

xác nhận ngày hoàn thành;

CÁC PHẦN CƠ BẢN TRONG HSDT:

- Năng lực dự thầu;

- Biện pháp thi công + tiến độ

- Dự toán dự thầu

1 CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HỒ SƠ NĂNG LỰC:

Đơn dự thầu

2. Bảo lãnh dự thầu

3. Các cam kết (nếu có)

4. Thỏa thuận liên danh (nếu có)

5. Giấy ủy quyền (nếu có)

6. Hồ sơ pháp nhân nhà thầu

7. Hồ sơ kinh nghiệm

8. Năng lực tài chính

9. Nhân lực – thiết bị thực hiện gói thầu

2.2 CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN HỒ SƠ BIỆN PHÁP TCTC:

1. Thuyết minh biện pháp tổ chức thi công

2. Bản vẽ biện pháp thi công

3. Tiến độ thi công.

3 CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA PHẦN DỰ TOÁN DỰ THẦU

1. Thuyết minh giá dự thầu

2. Tổng hợp giá dự thầu

3. Đơn giá tổng hợp

4. Đơn giá chi tiết

CÁC NỘI DUNG CẦN TRIỂN KHAI

1 Phô tô (công chứng nếu có yêu cầu trong HSMT):

- Quyết định thành lập công ty;

- Quyết định chuyển đổi hình thức công ty (cổ phần hóa)

- Đăng ký kinh doanh của công ty;

- Báo cáo tài chính, báo cáo thuế của công ty;

- Hợp đồng tương tự đã và đang thực hiện;

- Bằng tốt nghiệp của nhân sự dự kiến tham gia thi công gói thầu;

- Hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm (nếu có yêu cầu);

- Các chứng chỉ nghề của công nhân;

- Hợp đồng mua máy, thuê máy;

- Các quyết định, tài liệu khác theo yêu cầu …

2 Làm bảo lãnh dự thầu với phía ngân hàng

3 Sắp xếp cái tài liệu trên theo thứ tự (mục lục)

- Chỉ cần photo các tài liệu

- Có thể sửa, bổ sung

được

HS YÊU CẦU

CÁC NỘI DUNG CẦN TRIỂN KHAI

- Lựa chọn các bản vẽ thiết kế để vẽ phần khung sơ bộ

- Từ các bản vẽ khung sơ bộ tiến hành phần chi tiết

- Lựa chọn các mẫu biện pháp thi công sẵn có

- Đề xuất và vẽ các biện pháp thi công theo đặc thù của công

trình đang dự thầu

- Trao đổi tương tác với bộ phận làm giá dự thầu để đề xuất các

biện pháp thi công dự kiến tính vào giá, sự tương ứng trong

cách đề xuất giá với biện pháp thực tế

- Vạch ra các đầu việc chính, tính toán làm bảng tiến độ

- Trưởng nhóm kiểm tra đánh giá

BƯỚC 1: XỬ LÝ BẢNG TIÊN LƯỢNG:

1. Photo bảng tiên lượng, kiểm tra đối chiếu giữa bản copy và

bản gốc trong hồ sơ mời thầu để tránh nhầm lẫn

2. Đánh dấu (bôi màu) các đầu việc lớn trên tiên lượng vừa

photo, ví dụ: Phần móng, Phần kết cấu, Phần hoàn thiện vv…

3. Kiểm tra tiên lượng trên cở sở bóc lại bản vẽ-> Tổng hợp

khối

lượng thừa thiếu

Cách bóc tách kiểm tra:

- Chia các phần, giao mỗi người bóc và chịu trách nhiệm 1

cho mỗi người: bóc bằng máy tính cầm tay và bút hoặc bóc bằng phần mềm dự toán, yêu cầu thời gian cho từng người Lưu ý ghi lại những phần KL thừa thiếu (trong thực tế, hầu như

ít khi người ta phát hiện ra những KL thừa mà đa phần là thiếu)

Cách bóc tách kiểm tra:

- Nên bóc công tác có KL lớn: Đào đất, Bê tông, Cốt thép, Ván khuôn, Trát tường vv…các công tác dễ đo đếm

- Không nên bóc các KL có KL nhỏ, giá trị nhỏ, hoặc phần điện, nước (yêu cầu người có trình độ chuyên môn về điện nước

mới bóc được)

- Nên bóc theo kiểu kiểm tra, tức là KL kết quả đã có sẵn (trong bảng tiên lượng), chúng ta rà soát xem nó có đúng hoặc gầnđúng hay không!

- Tốt nhất bóc theo cách sử dụng phần mềm máy tính mà ta vẫn lập dự toán: Tra đầu việc, sau đó bóc bằng công thức, phần mềm dự toán sẽ tự tính ra khối lượng

BƯỚC 2: TẠO FILE DỰ TOÁN THẦU:

- Sử dụng máy tính + phần mềm dự toán

- Tạo file và định hướng các hệ số điều chỉnh cũng như định mức tỷ

lệ các chi phí gián tiếp

- Kèm đơn giá, định mức bên cạnh để nghiên cứu các chế độ chính sách quy định và thuận lợi trong cách tra mã;

- Tạo folder riêng mang tên tóm tắt gói thầu

- Định hướng sẽ tạo file theo các tên hạng mục chính và đặt số thứ

tự để tạo sự sắp xếp tuần tự, quy củ

BƯỚC 3: TRA MÃ DỰ TOÁN CÁC ĐẦU ViỆC:

- Phôtô bìa định mức, trong đó có đầy đủ các chương ghi rõ tên các đầu việc lớn trong công trình xây dựng, từ đó vừa tra vừa nhớ, (dành cho những người mới làm dự toán)

BƯỚC 3: TRA MÃ DỰ TOÁN CÁC ĐẦU ViỆC:

- Dựa sự tra cứu thuận lợi của phần mềm dự toán

Ví dụ:Trong ô mã hiệu định mức, các bạn chỉ cần gõ “bê tông cột”, lập tức các công tác có tên “bê tông cột” sẽ hiện ra Với các phần mềm mới hiện nay, thậm chí còn cho gõ tổ hợp các từ “ Bê tông cột, mác 200, đá 1x2” vv…

- Tự lập ra một bộ lọc trong đầu để có một sự lựa chọn nhanh nhất,

Ví dụ : Với tên công việc “ Trát gờ chỉ phào”, chỉ cần gõ từ “phào”,

sự lựa chọn sẽ nhanh hơn nếu bạn cứ gõ là “trát”

* Kỹ năng đánh dấu bảng tiên lượng:

1, Đánh dấu lần thứ nhất: Tra xong 1 đầu việc, đánh dấu lần 1,

Trong quá trình làm công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:

-Nếu có mã hiệu nào đó mình đã tra chưa tin tưởng với công việc trong tiên lượng (sợ không đúng), hãy khoanh lại hoặc bôi vàng bằng bút nhớ để kiểm tra lại kỹ hơn về sau, hoặc “để dành” ở đó

để tham khảo ý kiến người khác.

-Nên kiểm tra cả số thứ tự đầu việc trong tiên lượng vì có những lúc tiên lượng đánh số thứ tự không chuẩn Nếu có gì bất thường cũng nên khoanh lại ở số thứ tự để điều chỉnh lúc chuẩn bị in ấn -Nên kiểm tra cả đơn vị, bởi trong 1 số trường hợp, tiên lượng và mã

dự toán có đơn vị khác nhau 100 hay 1000 đơn vị (m3 với 100m3, kg với tấn).

* Kỹ năng đánh dấu bảng tiên lượng:

2, Đánh dấu lần thứ hai:

Đây là lần kiểm tra khối lượng, thông thường bạn thường chắc chắn là đã nhập đúng khối lượng 100%, nhưng tốt nhất nên tự kiểm tra lại hoặc nhờ người khác kiểm tra lại bởi các bạn có thể nhầm lẫn, bước kiểm tra này nên thực hiện sau khi đã hoàn tất việc nhập mã dự toán cho toàn bộ bảng tiên lượng.

* Kỹ năng đánh dấu bảng tiên lượng:

2, Đánh dấu lần thứ hai (tiếp):

- Khối lượng trong bảng tiên lượng như thế nào thì KL ở trong

bảng nhập của mình phải y hệt như thế, kể cả trường hợp số chữ số thập phân sau dấu phẩy (,) Ví dụ bảng tiên lượng là 1,0000 (cái) thì bảng nhập cũng phải là 1,0000 cái!

- Nếu phát hiện sai thì phải lập tức sửa ngay, không đánh dấu

để dành vì có thể ta sẽ quên, luôn tâm niệm: khối lượng là cực

kỳ quan trọng.

- Lưu ý phân biệt dấu chấm (.) và dấu phẩy (,) Nếu bạn nhầm,

khối lượng sẽ tăng hoặc giảm 1000 lần!

* Kỹ năng đánh dấu bảng tiên lượng:

3, Đánh dấu lần thứ ba :

Đây là lần kiểm tra tên công việc, việc này cũng hết sức quan trọng, bởi đã là Hồ sơ dự thầu thì mọi việc phải được kiểm soát nghiêm ngặt Bạn hoặc đồng nghiệp của bạn đã hoàn tất việc đổi tên công việc đúng y hệt như trong Tiên lượng, tuy nhiên bạn nên kiểm tra lại, kể cả từng dấu chấm, phẩy và thậm chí có người cẩn thận còn viết sai chính tả, chữ hoa, chữ thường như Tiên lượng!

* Kỹ năng đánh dấu bảng tiên lượng:

3, Đánh dấu lần thứ ba (tiếp) :

Trong quá trình làm công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau

đây:

- Tên công việc phải đúng với tiên lượng, ví dụ tiên lượng viết

“BT M200#, bê tông cột”, thì đừng nghĩ “ Bê tông mác 200, bê tông cột” là đúng! Hãy chỉnh lại y hệt như bảng tiên lượng các bạn nhé!

- Lập tức sửa ngay khi phát hiện sai sót

- Thường xuyên Ctrl + S cho những công việc mình đang làm

Lưu ý: Trong từng bước, các bạn hãy luôn giữ được tính cách kiên nhẫn và cẩn thận; nếu sai sót sẽ có thể mang lại hậu quả khó lường!

BƯỚC 4: KỸ NĂNG ÁP ĐƠN GIÁ:

Đơn giá ở đây có thể là đơn giá vật liệu, nhân công, máy hoặc đơn giá tổng hợp cho một công tác Trong đó phổ biến nhất vẫn là việc áp đơn giá vật liệu như thế nào cho phù hợp với giá thị trường, đảm bảo tính cạnh tranh của giá gói thầu và vẫn đáp ứng các yêu cầu về chất lượng cũng như chủng loại vật liệu mà Chủ đầu tư đưa ra trong HSMT.

BƯỚC 4: KỸ NĂNG ÁP ĐƠN GIÁ (tiếp):

4.1 Về đơn giá nhân công:

Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ngày công (công), ví dụ: Dọn dẹp vệ sinh, Dọn mặt bằng vv… Khi đó công tác đó được ghi là TT (tạm tính), áp dụng đơn giá nhân công theo Đơn giá của Tỉnh, thành phố nơi có công trình Lưu ý đơn giá nhân công thường có trong Đơn giá hoặc bạn có thể phân tích bằng phần mềm 1 vài công tác để có được đơn giá này Thông thường với công việc yêu cầu nhân công lao động giản đơn thì áp dụng mức giá nhân công 3/7.

BƯỚC 4: KỸ NĂNG ÁP ĐƠN GIÁ (tiếp):

4.2 Về đơn giá máy thi công:

Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ca máy (ca), ví dụ: Bơm hút nước bằng máy bơm nước, Dọn dẹp mặt bằng bằng máy cào nhỏ Khi đó các bạn sẽ mở đơn giá ca máy của Tỉnh, thành phố nơi có công trình, đầu việc sẽ ghi theo số thứ tự của loại máy đang tra, kèm theo tên bộ đơn giá để dễ theo dõi Ví dụ: 125/ĐG191: Số thứ tự 125 trong đơn giá 191!

BƯỚC 4: KỸ NĂNG ÁP ĐƠN GIÁ (tiếp):

4.3 Về đơn giá vật liệu:

Giá vật liệu do Nhà thầu đưa ra, không nhất thiết phải căn cứ vào một Công bố, thông báo hay Báo giá nào rõ ràng cả Việc giá

bỏ thầu sẽ do Nhà thầu hoàn toàn quyết định, và phù hợp với

giá thị trường,

Có nhiều bạn vẫn thắc mắc là có những vật liệu không có

trong Công bố giá của địa phương mà không biết lấy ở đâu để

cho vào giá dự thầu Đây là một câu hỏi mang tính rất thụ động: bạn có thể lấy giá ở Công bố giá địa bàn lân cận, báo giá nhà

sản xuất, báo giá trên mạng vv… miễn sao bạn thấy tin

tưởng là nó phù hợp với gói thầu và có khả năng cạnh tranh cao trong quá trình đấu thầu.

BƯỚC 4: KỸ NĂNG ÁP ĐƠN GIÁ (tiếp):

4.4 Về đơn giá tổng hợp:

Trong một số trường hợp, để nhanh gọn, người làm dự toán có thể tính giá trị của toàn bộ công việc theo 1 đơn giá tổng hợp, ví dụ: Trát gờ chỉ phào (md): 80.000 đồng

* MỘT SỐ ĐiỂM CẦN LƯU Ý:

- Giá bỏ thầu dù là nhân công, vật liệu hay máy thi công đều

do nhà thầu quyết định và phù hợp với thị trường

- Phần đơn giá thường chưa có đuôi (TT phí khác, chi phí

chung, lãi chịu thuế, VAT, lán trại).

BƯỚC 4: KỸ NĂNG ÁP ĐƠN GIÁ (tiếp):

* MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý (TIẾP):

- Phần giá nhân công và máy thi công còn được điều chỉnh bằng

hệ số điều chỉnh dự toán theo mức lương tối thiểu; phải lưu ý

nếu không bạn sẽ điều chỉnh 2 lần

- Bạn nên đánh dấu bôi vàng những đơn giá nào Tạm tính (TT)

chưa chắc chắn để làm cơ sở điều chỉnh về sau

- Để điều chỉnh giá gói thầu sau khi đã cơ bản hoàn tất (thấp xuống hoặc cao lên), nên để ý những vật liệu có đơn giá lớn (ví dụ Cửa, Khuôn cửa, Cửa kính, Đá granite vv… Hoặc các Vật liệu có khối lượng lớn (thép, xi măng, bê tông thương phẩm

BƯỚC 5: XỬ LÝ VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC BẢNG

BiỂU:

1 BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ DỰ THẦU:

BƯỚC 5: XỬ LÝ VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC BẢNG

BiỂU:

1 BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ DỰ THẦU:

BƯỚC 5: XỬ LÝ VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC BẢNG

BiỂU:

2 BẢNG ĐƠN GIÁ TỔNG HỢP:

BƯỚC 5: XỬ LÝ VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC BẢNG

BiỂU:

3 BẢNG ĐƠN GIÁ CHI TiẾT:

BƯỚC 5: XỬ LÝ VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC BẢNG

BiỂU:

4 BẢNG KHỐI LƯỢNG THỪA THIẾU:

BƯỚC 5: XỬ LÝ VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÁC BẢNG

BiỂU:

5 BẢNG KÊ VẬT LiỆU SỬ DỤNG CHO GÓI THẦU:

BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHI TIẾT

1 LẬP FILE DỰ TOÁN

1.1 Kiểm tra dữ liệu đơn giá

1.2 Kiểm tra các thông số theo Chế độ chính sách NN

2 NHẬP MÃ DỰ TOÁN

2.1 Kiểm tra tính đúng đắn và hợp lý của đơn giá

2.2 Kiểm tra thứ tự đầu việc

2.3 Kiểm tra khối lượng

3 ĐỔI TÊN CÁC ĐẦU VIỆC

3.1 Đổi tên lại các đầu việc

3.2 Kiểm tra lại tên các đầu việc

BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHI TIẾT

4 PHÂN TÍCH VẬT TƯ

4.1 Chọn tính năng phân tích vật tư

4.2 Kiểm tra lại, nếu lỗi thì phân tích lại

5 TỔNG HỢP VẬT TƯ

5.1 Chọn tính năng tổng hợp vật tư

5.2 Kiểm tra lại, nếu lỗi thì tổng hợp lại

6 LẬP BẢNG GIÁ TRỊ VẬT TƯ

6.1 Lấy tên các vật tư từ bảng TH vật tư và dự toán

6.2 Nhập giá vật tư theo Công bố, thị trường vv…

7 LẬP BẢNG CHÊNH LỆCH VẬT TƯ

7.1 Lập bảng chênh lệch vật tư

7.2 Link cột giá TB bằng giá trong bảng giá trị VT

BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHI TIẾT

8 PHÂN TÍCH ĐƠN GIÁ CHI TIẾT

8.1 Chọn tính năng giá vật tư bằng giá thông báo

8.2 Phân tích đơn giá chi tiết

8.2 Kiểm tra lỗi, kiểm tra các thành phần chi phí

9 TỔNG HỢP ĐƠN GIÁ DỰ THẦU

9.1 Tổng hợp đơn giá dự thầu

9.2 Kiểm tra lại, nếu lỗi thì tổng hợp lại

10 LẬP BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ DỰ THẦU

6.1 Lập và tổng hợp các giá trị từng hạng mục (link

giá trị) 6.2 Kiểm ra, rà soát và điều chỉnh nếu cần.

1 Sử dụng bộ lọc tự động: Data/Filter/Autofilter

Sử dụng tính năng này, ta có thể dễ dàng thu gọn vùng thao tác, qua

đó kiểm tra những sai sót như giá vật tư, tên các vật tư, các chi phí khác, các đơn vị tính vv…, đồng thời giúp chỉnh sửa bản in một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

2 Cố định ô cửa: Window/Freeze Panes

Đây là một tính năng trong Microsoft Excel dùng để cố định một vùng

ô tính để có thể di chuyển khung chọn xuống hay ngang mà không làm cho vùng đã cố định di chuyển Với cách cố định này, ta có thể

dễ dàng theo dõi tiêu đề của bảng biểu.

- Cố định cột (hàng): CHọn dòng (hàng), sau đó Freeze Panes

- Cố định cả cột và hàng: CHọ ô giao nhau, sau đó Freeze Panes

3 View /Page Break Preview: Xem trước ngắt trang

Tính năng này giúp các bạn xem trước trang in, qua đó chỉnh sửa và căn chỉnh để tạo cảm giác dễ xem nhất cho chính mình và người

kiểm tra sau này.

4 Link giữa các Sheet và các File

Tính năng này giúp các bạn dễ dàng kiểm soát số liệu, đồng thời khi chỉnh sửa 1 số liệu ở file bất kỳ thì các file khác cũng được sửa theo

5 Sử dụng các phím tắt

Có quá nhiều trang web hay diễn đàn cho bạn biết cách sử dụng các phím tắc trong Excel hay Phần mềm dự toán, các bạn nên tham

khảo.