Kế hoạch ngân quỹ góp phần định hướng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp được lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn.. - Kế hoạch ngân quỹ là một kế hoạch t
Trang 1Tên học viên: Nguyễn Thị Dung
Đơn vị công tác:Khách sạn Công Đoàn Việt Nam thuộc Công ty
TNHH MTV Du lịch Công Đoàn Việt Nam.
BÀI TẬP CÁ NHÂN
*******
CHỦ ĐỀ: Tại sao kế hoạch ngân sách (ngân quỹ) lại không tốt cho doanh
nghiệp?
I GIỚI THIỆU:
1 Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng trưởng thành hơn Thành công này là nhờ những chủ trương đúng đắn của nhà nước và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập Càng ngày các doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hướng đúng đắn cho riêng mình là một điều vô cùng quan trọng Kế hoạch là một trong những công
cụ thể hiện những định hướng ấy
Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạch ngân quỹ Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp Kế hoạch ngân quỹ góp phần định hướng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp được lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn
Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh hiện đại, không phải lúc nào kế hoạch ngân quỹ cũng tốt cho doanh nghiệp Trên thực tế, kế hoạch ngân sách
Trang 2cũng cho rằng kế hoạch ngân sách lại đi kiểm soát những việc làm không cầ thiết chẳng hạn điểm danh (đếm đầu người), và bỏ qua những việc đúng đắn, cần thiết như chất lượng, dịch vụ khách hang, và thậm chí là lợi nhuận Tồi tệ hơn, chúng tạo nên những bức tường giữa các bộ phận khác nhau của công ty và giữa công ty với khách hang Đã có ý kiến cho rằng “ Khi bạn bị kiểm soát bởi
kế hoạch ngân sách, bạn sẽ không kiểm soát doanh nghiệp”
2 Mục tiêu nghiên cứu:
Từ ý nghĩa thiết thực của việc phân tích như đã kể ở trên, bài viết sẽ tập trung trả lời các câu hỏi như sau:
• Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ?
• Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu?
• Mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp?
• Các công ty như Xerox, Emerson và 3M đã làm thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ”?
3 Phương pháp nghiên cứu vấn đề:
Để đạt được các mục tiêu trên việc nghiên cứu được tiến hành thông qua tổng hợp các tài liệu có liên quan để xây dựng được cơ sở lý thuyết cần thiết Trên cơ sở lý thuyết đó việc phân tích nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh được tiến hành thông qua các số liệu thứ cấp lấy từ các báo cáo của ngành, của đối thủ cạnh tranh theo các hình thức khác nhau Bên cạnh đó phương pháp quan sát cũng được áp dụng
II PHÂN TÍCH
1 Khái niệm cơ bản và mục tiêu và ý nghĩa của kế hoạch ngân quỹ:
1.1 Khái niệm:
Trang 3- Kế hoạch ngân quỹ là một công cụ quản lý quy hoạch, định hướng và phân bổ nguồn tài chính cho một dự án hoặc cả doanh nghiệp Nội dung của nó bao gồm dự đoán chi tiêu cho một dự án hoặc một doanh nghiệp Nói cách khác
Kế hoạch ngân quỹ bao gồm tất cả các dự toán trong hoạt động của công ty, bao gồm dự toán hoạt động và dự toán tài chính
- Kế hoạch ngân quỹ là một kế hoạch tài chính chi tiết thể hiện đặc trưng cho tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong một giai đoạn nhất định của doanh nghiệp Nội dung của nó bao gồm: quản lý số lượng các kế hoạch về ngân sách, liên quan đến thông tin tài chính và thông tin phi tài chính của doanh nghiệp
1.2 Mục tiêu:
- Xây dựng kế hoạch ngân sách có thể giúp một doanh nhân mới khởi nghiệp đặt ra mục tiêu và đánh giá khả năng hiện thực của một ý tưởng kinh doanh
- Kế hoạch ngân quỹ xuất phát từ sự cần thiết phải sắp xếp lại hoạt động kinh doanh với mục tiêu hoạt động thường xuyên và định hướng cụ thể Nó là một cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp và tổ chức để trao đổi thông tin và phối hợp với nhau giữa các bộ phận tốt hơn
- Mục đích của việc kế hoạch ngân quỹ nhằm giảm thiểu những chi phí quá nhiều vượt qua giới hạn cho phép và thường xuyên kiểm tra được những hành động tiêu cực Thiết lập kế hoạch kinh doanh có nghĩa thúc đẩy thực hiện
kế hoạch ngân quỹ đồng thời sau đó dựa vào kế hoạch đó để thực hiện chiến lược đã được xác định trước của doanh nghiệp
13Ý nghĩa:
- Đối với một Giám đốc mới khởi nghiệp, một ngân sách được xây dựng tốt là tối quan trọng để đánh giá liệu một ý tưởng có thực tế hay không, xét đến triển vọng tài chính và kinh doanh Một khi công ty đi vào hoạt động, kế hoạch
Trang 4ngân sách là công cụ cho bạn biết liệu nguồn tài chính của bạn đã được sử dụng đúng đắn hay chưa
- Nhờ có kế hoạch ngân sách, bạn sẽ có trong tay lịch sử quá trình hoạt động của công ty, cho phép bạn công khai những gì bạn đã dự tính tiến hành với công ty của bạn và những gì bạn đã đạt được Mọi chủ doanh nghiệp đứng ở vị trí của mình đều hiểu rõ công ty của mình và tin tưởng nó Nhưng nếu người khác ở ngoài nhìn vào thì lại muốn thấy rõ những gì được dự tính và lên kế hoạch Xây dựng ngân sách là bước đi đầu tiên để làm được điều đó
- Kế hoạch ngân quỹ cũng giúp nhà quản lý phân tích được nguyên nhân
của sự khác biệt giữa thực hiện trong thực tế và kế hoạch, qua đó đánh giá được hiệu quả của cán bộ quản lý hay hiệu quả hoạt động của từng bộ phận hay sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau đồng thời qua đó đề ra được những biện pháp khắc phục, điều chỉnh cho kế hoạch sắp tới, phù hợp hơn với thực tế
- Kế hoạch ngân quỹ là một hệ thống cảnh báo đối với các khoản chi đột xuất và kiểm soát chi tiêu bất hợp lý Kế hoạch ngân quỹ tốt là chìa khóa để tiếp cận các khoản vay, tìm kiếm đối tác kinh doanh mới và thu hút đầu tư cho doanh nghiệp
2 Nguyên nhân khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu?
Kết quả hoạt động kinh doanh thường được đánh giá thông qua thực tế
và kế hoạch ngân quỹ của công ty dành cho các hoạt động đó Tuy nhiên, trên thực tế thì thường xuyên kết quả thực hiện lại không giống như số liệu của kế hoạch ngân quỹ và đôi khi đi lệch hướng so với kế hoạch Các nguyên nhân của sai lệch đó là:
2.1 Tính không linh hoạt:
- Người quản lý có thể không ủng hộ những ý tưởng nhân viên trong kế hoạch tổ chức lại việc kinh doanh hay những phát sinh tức thời bởi những ý tưởng này “không có trong ngân sách” Khi đó, doanh nghiệp có thể mất cơ hội
và lợi ích trong kinh doanh mà ý tưởng mới có thể mang lại
Trang 52.2 Tính cứng nhắc, không sáng tạo và không thực tế:
- Một sai lầm trong việc xây dựng kế hoạch ngân quỹ là đề ra một kế hoạch
ngân quỹ không thực tế, không đưa vào đó chi tiết chính xác, hoặc có một số yếu tố quan trọng nhưng lại lúng túng khi đưa ra dự đoán Nên xây dựng ngân quỹ tuyệt đối chính xác
- Kế hoạch ngân quỹ có thể phát huy hiệu quả tốt nhất khi được sử dụng để theo dõi thu, chi Nhưng khi nó được sử dụng như một công cụ để đánh giá hiệu quả hoạt động, nó có thể làm sai lệch kế hoạch dài hạn và trở thành một rào cản đối với sử dụng nguồn lực
- Việc lập kế hoạch ngân quỹ thì hoàn toàn dựa trên số liệu những thời kỳ trước đã thực hiện và sau đó ước tính cho kế hoạch thời kỳ tới Vì vậy sẽ có sự chênh lệch giữa ngân quỹ và thực hiện trong thực tế Việc điều chỉnh kế hoạch ngân quỹ phải được làm thường xuyên và linh động để đáp ứng những yêu cầu thực tế và khách quan
2.3 Sự thiếu gắn kết giữa các bộ phận trong công ty và giữa công ty với khách hàng:
- Khi nhà quản lý tập trung vào kiểm soát theo kế hoạch ngân quỹ thì có thể
sẽ đánh mất sự kiểm soát hoạt động thực tế của công ty
- Kế hoạch ngân quỹ của doanh nghiệp có thể bị tác động và ảnh hưởng bởi tính cá nhân của các nhà quản lý Do đó khi thiết lập kế hoạch ngân quỹ, những lợi ích của doanh nghiệp có thể bị bỏ qua do ảnh hưởng của những mục tiêu cá nhân của họ.Lợi ích chung của công ty cũng như dịch vụ khác hay chất lượng sản phẩm cũng sẽ bị bỏ qua
.- Cơ cấu tiền lương, tiền thưởng và cắt giảm chi phí … không có sơ sở hoặc doanh thu, lợi nhuận phi thực tế trong việc cung ứng, phân phối hàng hóa và sau
đó phải thu hồi ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập kế hoạch ngân quỹ
- Do là công cụ đánh giá hoạt động của các bộ phận hay của người quản lý
bộ phận, vì vậy họ rất thận trọng trong việc lập kế hoạch ngân quỹ nhằm đảm
Trang 6bảo lợi ích của bộ phận họ phụ trách hay lợi ích của chính bản thân họ Điều này cũng dẫn tới xung đột nội bộ giữa các phòng ban chức năng với nhau
2.4 Chưa thật sự quan tâm tới kế hoạch ngân sách và tính thiếu chuyên nghiệp
- Trong việc xây dựng ngân sách, sai lầm lớn nhất mà chủ doanh nghiệp thường mắc phải đó là họ coi kế hoạch ngân sách là việc phải làm mỗi năm một lần hơn là một tài liệu quan trọng giúp họ quản lí việc kinh doanh hàng ngày Thường thì các chủ doanh nghiệp chỉ chuẩn bị kế hoạch ngân sách khi họ đang muốn vay tiền hoặc phải đóng thuế Khi đó, họ dồn hết thời gian và sức lực vào việc đề ra kế hoạch ngân sách, để rồi sau đó họ bỏ qua .- Sai lầm phổ biến cuối cùng là các chủ doanh nghiệp thường cần sự giúp
đỡ khi thiết lập kế hoạch ngân sách, nhưng thường lại không nhờ ai giúp Nên có một cố vấn tài chính giúp bạn chuẩn bị kế hoạch ngân sách lần đầu tiên Sau khi
đã có kế hoạch ngân sách ban đầu, nhiều chủ doanh nghiệp có thể tự cập nhật số liệu Tuy nhiên, nên có một chuyên gia xem xét lại ngân sách cho bạn, đặc biệt khi đến lúc phải đóng thuế
Với những lý do nêu trên, kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp không hoàn toàn tốt cho doanh nghiệp.
3 Mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp?
Thực ra, kế hoạch ngân quỹ và thực hiện chiến lược kinh doanh hầu như không tồn tại mối quan hệ mật thiết hoặc rất ít nếu có Lý do là đánh giá kế hoạch ngân quỹ trong mỗi công ty là rất quan trọng nhưng nó thực hiện không tương thích với chiến lược kinh doanh Ngân sách kế hoạch trở thành công cụ chính để thẩm định hiệu quả của hoạt động Nó làm biến dạng các kế hoạch dài hạn, là rào cản cho các nhà quản lý đến tái cơ cấu công ty nói chung hay chiến lược kinh doanh khi cần thiết Các nhà quản lý cố gắng hết sức mình để thực hiện kế hoạch ngân sách để đạt được con số mục tiêu Theo đó, các nhà quản lý
ít khi quan tâm trong hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp với kế hoạch
Trang 7ngân quỹ và họ cũng không có bất kỳ kế hoạch ngân quỹ nào để thực hiện thành công chiến lược kinh doanh đã định trước
Với mục đích kiểm soát và đánh giá hiệu quả kinh doanh thì Kế hoạch ngân quỹ cần thiết lập một hệ thống để đo lường, kiểm soát hoặc đánh giá khác như
số lượng các sản phẩm mới, chủ động tìm kiếm khách hàng, và thiết lập hệ thống kiểm soát căn cứ trên các biện pháp thực thi chiến lược kinh doanh Kế hoạch ngân quỹ phải được thiết lập trên cơ sở hoạt động kinh doanh và cần thêm các biện pháp để giảm thiểu thiếu sót của mình cho hiệu quả tốt hơn của chiến lược kinh doanh
4 Tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá của các công ty như Xerox, Emerson và 3M để tránh các “cuộc chiến cục bộ”? Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó?
4.1 Tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá
Xerox:
Xerox đã chuyển hệ thống cấp bậc từ chiều rộng để dọc, tái cấu trúc bằng cách kết hợp các hoạt động bán hàng, dịch vụ và nhận đặt hàng theo đơn vị khu vực, không phải quản lý theo chức năng Công ty cũng tin tưởng rằng, với chức năng như hiện tại có thể bị thâm hụt về nguồn vốn
Emerson:
- Emerson chuyển cách đánh giá từ thước đo chi tiêu sang lợi nhuận Công ty cũng cụ thể hóa các hoạt động cho từng bộ phận chức năng cụ thể và đo lường bằng sản lượng đầu ra mà không phải đầu vào
- Nhà quản lý và nhân viên có thể chủ động chi tiêu không theo kế hoạch cho trước nhằm cải thiện thị phần và phát triển sản phẩm Đối với các bộ phận phi lợi nhuận như R&D, bộ phân nhân sự công ty áp dụng những thước đo thích hợp dựa trên tỉ lệ sản phẩm mới trên tổng doanh thu, tỉ lệ lao động bỏ việc, thời gian thu hồi vốn, …
3M:
Trang 83M đã thay đổi hệ thống đo lường của mình và bây giờ công ty được tổ chức theo ma trận: nhân lực, công nghệ và vốn được được kết hợp giữa các bộ phận Doanh thu của mỗi bộ phận được tính cho những bộ phận liên quan của mình Khi các nhà quản lý cần nhiều ngân quỹ hơn họ căn cứ vào từng bộ phận trực thuộc hoặc những bộ phận khác trong công ty để quyết định
4.2 Sự khác biệt giữa các hệ thống đánh giá:
Mỗi công ty trong 3 công ty kể trên có hệ thống đánh giá riêng của mình để tránh “chiến tranh cục bộ” giữa các bộ phận:
Xerox
Quản lý theo chiều rộng gây “chiến tranh cục bộ”
về nguồn vốn
Kết hợp bán hàng, dịch
vụ và nhận đặt hàng theo đơn vị khu vực
Emerson
“Chiến tranh cục bộ”
xuất phát từ phân chia các nguồn lực giữa các
bộ phận
Phân chia lợi ích hài hòa
3M
“Chiến tranh cục bộ”
xuất phát từ lợi ích khác nhau của mỗi bộ phận khác nhau
Chính sách ngân quỹ cho từng nhân viên tham gia chứ không phải cho bộ phận trực thuộc
III: LIÊN HỆ THỰC TẾ
Được thành lập từ năm 1989 - Công ty TNHH MTV Du lịch Công đoàn Việt Nam (Trực thuộc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam) là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực lữ hành và khách sạn của tổ chức công đoàn Việt Nam với nhiều chức năng kinh doanh:
• Du lịch trong nước và Quốc tế
• Khách sạn và nhà hàng
Trang 9• Vận chuyển du lịch và các dịch vụ du lịch khác
• Kinh doanh Bất động sản và xuất nhập khẩu thương mại
Hiện công ty có các khách sạn nằm ở Hà Nội, Hạ Long, Đồ Sơn, Kim Bôi, Sa Pa và Thịnh Long Các khách sạn đều lấy tên chung là khách sạn Công Đoàn Việt Nam và đạt tiêu chuẩn 3 sao Tuy nhiên các khách sạn trên đều hạch toán độc lập
Khách sạn Công Đoàn Việt Nam tại Hà Nội là khách sạn 3 sao với tổng
số 130 phòng Giá phòng bình quân là 50 usd/phòng/đêm; công suất phòng bình quân đạt 80% Bên cạnh kinh doanh phòng ngủ khách sạn còn kinh doanh các dịch vụ bổ trợ khác như phục vụ tiệc, hội nghị và hội thảo, du lịch, đặt vé máy bay, massage…
Ngành dịch vụ nói chung và khách sạn nói riêng có một vài đặc điểm khác biệt so với các ngành kinh doanh hàng hóa thông thường khác Một vài điểm khác biệt cơ bản nhất là tính vô hình, không thể lưu kho (ví dụ nếu hôm nay không bán được phòng thì doanh thu phòng đó sẽ mất đi vĩnh viễn bởi nếu
để tới ngày hôm sau bán tiếp thì doanh thu đó là doanh thu của ngày hôm sau chứ không phải của ngày hôm nay), thời gian tiêu thụ và sản suất diễn ra cùng một lúc
Ngay từ ngày đầu thành lập, chúng tôi đã mời các chuyên gia hàng đầu
về Nhà hàng – Khách sạn về tổ chức những khóa học ngắn hạn, thiết thực cho hoạt động của công ty với mục tiêu từ sứ mệnh mang lại sự hài lòng cho khách hàng và cạnh tranh được với các khách sạn khác trên địa bàn Hà Nội Qua đó chúng tôi xây dựng kế hoạch hoạt động phù hợp để đạt được mục tiêu chiến lược và xác định nguồn ngân quỹ cụ thể cho các hoạt động như nghiên cứu thị trường, quảng bá hình ảnh, ngân quỹ cho các chi đó đồng thời xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho từng bộ phận: bộ phận lễ tân, bộ phận bàn, bộ phận buồng Trong quá trình hoạt động, tôi thấy rằng kế hoạch ngân quỹ cho toàn
Trang 10công ty là cần thiết tuy nhiên cũng cần phải điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với hoạt động chung của toàn công ty và của từng bộ phận trong công ty
Đối với hoạt động marketing: Việc phân tích chiến lược Marketing của
các đối thủ cạnh tranh là một việc khó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức Bên cạnh đó ngành khách sạn là một ngành thuộc nhóm dễ đưa ra các chiến lược và ý tưởng mới nhưng những chiến lược và ý tưởng mới này ít khi tạo ra được các lợi thế và các bước đột phá trong cạnh tranh và hơn nữa những chiến lược và ý tưởng mới của nhóm ngành này rất dễ bị copy
Việc quảng bá, khuếch trương cho các khách sạn được nghiên cứu ở đây không được thực hiện trên quy mô lớn như quảng cáo trên truyền hình,
tổ chức các hoạt động giao tế công cộng (Public relation) lớn Các hình thức quảng bá và quảng cáo phổ biến ở các khách sạn này chủ yếu thông qua các tập gấp, tạp chí du lịch, quảng cáo qua một số trang thông tin xã hội
Vì vậy, việc lập kế hoạch ngân quỹ cho hoạt động marketing đòi hỏi phải
hết sức linh động và kịp thời tuỳ theo nhu cầu thực tế của khách hàng và các hoạt động của đối thủ cạnh tranh
Đối với các chi nhánh: Việc tiếp quản và đầu tư mới toàn bộ cho từng chi
nhánh đòi hỏi phải có kế hoạch chi tiết và cụ thể như tiến độ thời gian, nguồn vốn Điều này là rất quan trọng bởi đối với chi nhánh Đồ Sơn hay Quảng Ninh, Hoà Bình thì mùa cao điểm bắt đầu từ 30/4 Vì vậy, nếu không có kế hoạch ngân quỹ cụ thể cho từng chi nhánh thì các hạng mục đầu tư có thể bị dừng hoặc chậm tiến độ thi công ảnh hưởng đến việc phục vụ khách Vì vậy, việc lên kế hoạch ngân quỹ cho các dự án đầu tư là vô cùng quan trọng
IV KẾT LUẬN
Xây dựng kế hoạch ngân quỹ cũng có thể giúp chủ các doanh nghiệp đánh giá năng lực tài chính của công ty mình, xác định những cơ hội kinh doanh mới