Tiểu luận môn quản trị thực hiện công việc

QUY CHẾQUẢN LÝ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI( Ban hành kèm theo quyết định số ……………. Ngày……… của Tổng giám đốc)MỤC LỤCCHƯƠNG INHỮNG QUY ĐỊNH CHUNGĐiều 1. Đối tượng áp dụng Quy chế này áp dụng đối với toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I có hợp đồng lao động chính thức thời hạn 01 năm trở lên hoặc không xác định thời hạn. Điều 2. Giải thích từ ngữ KPI Key Performance Indicator: Chỉ số hoạt động cơ bản, là những mục tiêu lượng hóa trong mục tiêu chiến lược của công ty, được chia thành các cấp độ: KPI cấp công ty, KPI Cấp đơn vị, và KPI cho các vị trí công việc cụ thể. “ Quản lý thực hiện công việc” mô tả công tác quản lý và quá trình kết quả công việc tại công ty và từng đơn vị, dùng cho tập thể và các nhân. Việc này bao gồm các hoạt động quản lý, từ lập kế hoạch, giao việc, theo dõi đến đánh giá kết quả của bộ phận và nhân viên. “ Mục tiêu chung của công ty”: Trên cơ sở chiến lược, Ban Tổng giám đốc xây dựng mục tiêu chung của công ty theo từng năm. Công ty là Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I Đơn vị là Các khối, phòng ban, bộ phận chức năng nghiệp vụ trực thuộc đơn vị, người đứng đầu đơn vị gọi là Trưởng đơn vị. CBCNV Là Cán bộ công nhân viên. Điều 3. Mục tiêu của công tác quản lý thực hiện công việc Định hướng cho các cấp quản lý và CBCNV những hành vi và kết quả cần thiết để đạt mục tiêu, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời duy trì những giá trị cốt lõi của công ty. Khích lệ tinh thần làm việc hướng tới mục tiêu chung, hoàn thành tốt các mục tiêu sản xuất kinh doanh đồng thời với phát triển cá nhân.Điều chỉnh hành vi cho CBCNV theo kết quả và phát triển các giá trị văn hóa của công

TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

PHÂN TÍCH QUY CHẾ QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

MINH LONG I

MỞ ĐẦU

Trong sự phát triển của kinh tế xã hội, con người ngày càng khẳng định là vị trítrung tâm, là yếu tố quyết định cho sự tồn tại và phát triển của một quốc gia hay một tổchức chứ không phải là các yếu tố như tài nguyên thiên nhiên, công nghệ Chính vì lẽ

đó, vấn đề chất lượng nguồn nhân lực chiếm vị trí quan trọng hàng đầu đối với một tổchức, một doanh nghiệp Trong giai đoạn hiện nay, người lãnh đạo luôn chú trọng đầutiên tới vấn đề làm thế nào để tạo ra và duy trì được một nguồn nhân lực có thể đáp ứngtốt các yêu cầu công việc Họ nhận thức được rằng : Khi tổ chức có được đội ngũ nhânviên tốt cùng với sự bố trí, sắp xếp lao động hợp lý thì tất cả mọi công việc đều có thểvận hành trôi chảy Vì thế, hoạt động quản lý nguồn nhân lực ngày càng đóng vai tròquan trọng trong một tổ chức Công tác này thành công hay không phần lớn là do ngườilãnh đạo biết đánh giá đúng hiệu quả làm việc của nhân viên Đánh giá thực hiện côngviệc là căn cứ cho các hoạt động khác của quản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đàotạo và phát triển, thù lao lao động… Đồng thời là cơ sở để người lao động tự hoàn thiệnmình, đáp ứng ngày càng cao những tiêu chuẩn, yêu cầu của công việc đề ra

Qua quá trình tìm hiểu thực tế và nhận thấy tầm quan trọng cũng như sự cần thiếtcủa công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Minh Long Với mục đích vậndụng lý thuyết, xem xét thực trạng và đưa ra một số kiến nghị, giải pháp trên quan điểm

cá nhân nhằm hoàn thiện năng lực đánh giá thực hiện công việc Qua đó nhóm xin trìnhbày đề tài: “ Trình bày quy chế quản lý và đánh giá thực hiện công việc tại Công ty MinhLong I’’

Nội dung và kiến thức có thể nói là khá rộng và cần có một quá trình nghiên cứunhất định Việc thực hiện và hoàn thiện đề tài khó tránh khỏi các sai sót về mặt nội dunglẫn hình thức Những đóng góp và góp ý của cô là rất cần thiết để bài nghiên cứu củanhóm được ngày càng hoàn thiện hơn Xin chân thành cám ơn

QUY CHẾ QUẢN LÝ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI ( Ban hành kèm theo quyết định số ……… Ngày…/…/… của Tổng giám đốc)

MỤC LỤC

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Đối tượng áp dụng

- Quy chế này áp dụng đối với toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I có hợp đồng lao động chính thức thời hạn 01 năm trở lên hoặc không xác định thời hạn

Điều 2 Giải thích từ ngữ

- KPI- Key Performance Indicator: Chỉ số hoạt động cơ bản, là những mục tiêu lượng hóatrong mục tiêu chiến lược của công ty, được chia thành các cấp độ: KPI cấp công ty, KPI Cấp đơn vị, và KPI cho các vị trí công việc cụ thể

- “ Quản lý thực hiện công việc” mô tả công tác quản lý và quá trình kết quả công việc tạicông ty và từng đơn vị, dùng cho tập thể và các nhân Việc này bao gồm các hoạt động quản lý, từ lập kế hoạch, giao việc, theo dõi đến đánh giá kết quả của bộ phận và nhân viên

- “ Mục tiêu chung của công ty”: Trên cơ sở chiến lược, Ban Tổng giám đốc xây dựng mục tiêu chung của công ty theo từng năm

- Công ty là Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I

- Đơn vị là Các khối, phòng ban, bộ phận chức năng/ nghiệp vụ trực thuộc đơn vị, người đứng đầu đơn vị gọi là Trưởng đơn vị

- CB-CNV Là Cán bộ công nhân viên

Điều 3 Mục tiêu của công tác quản lý thực hiện công việc

- Định hướng cho các cấp quản lý và CB-CNV những hành vi và kết quả cần thiết để đạt mục tiêu, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời duy trì những giá trị cốt lõi của công ty

- Khích lệ tinh thần làm việc hướng tới mục tiêu chung, hoàn thành tốt các mục tiêu sản xuất kinh doanh đồng thời với phát triển cá nhân

-Điều chỉnh hành vi cho CB-CNV theo kết quả và phát triển các giá trị văn hóa của công

ty bao gồm “ Đơn giản mà hiệu quả, an toàn hai lần, làm cho bằng được, vui vẻ cởi

mở, hợp tác chân tình”.

- Làm cơ sở cho công tác trả lương, đào tạo, bố trí nhân sự, khen thưởng, kỷ luật và định hướng tuyển dụng

CHƯƠNG II NGUYÊN TẮC VÀ HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC Điều 4 Nguyên tắc quản lý thực hiện công việc

- Công ty áp dụng nguyên tắc quản lý công viêc hướng vào kết quả mục tiêu và đảm bảo hành vi phù hợp với văn hóa của công ty Phương pháp áp dụng là quản lý theo hệ thống tiêu chí hoạt động cơ bản (KPI) nhằm thực hiện chiến lược phát triển bền vững của công ty

Điều 5 Hệ thống tiêu chí đánh giá

Hệ thống tiêu chí đánh giá được xây dựng cho 3 cấp

- Hệ thống tiêu chí đánh kết quả công việc cấp Công ty: là KPI của công ty được thiết lậphàng năm dựa trên Chiến lược phát triển của công ty Hàng năm KPI được xây dựng lại

và theo dõi đánh giá dựa trên các số liệu thống kê KPI công ty bao gồm đầy đủ bốn khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển

- Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả công việc cấp Đơn vị: là KPI cấp đơn vị được xây dựng hàng năm dựa trên KPI của công ty gắn liền với chức năng của đơn vị và không nhất thiết phải bao gồm đầy đủ bốn khía cạnh trên

- Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả công việc cho cá nhân CB-CNV là tập hợp KPI cho các vị trí công việc, gắn liền với chức năng nhiệm vụ của vị trí công việc

CHƯƠNG III QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, CHẤP NHẬN VÀ KHIẾU NẠI KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ Điều 6 Quy trình quản lý thực hiện công việc

Quy trình quản lý thực hiện công việc tại công ty được thực hiện qua ba bước chính:

6.1 Xây dựng và giao chỉ tiêu kế hoạch

- Hàng năm, dựa trên các mục tiêu chiên lược dài hạn, Ban Tổng giám đốc công ty xây dựng KPI công ty, trình Hội đồng thành viên phê duyệt trước ngày 01 tháng 01 hàng năm

- Dựa trên KPI công ty, Phòng nhân sự chủ trì phối hợp với các đơn vị thực hiện xây dựng KPI cho từng đơn vị Kết quả mục tiêu KPI cuối cùng thống nhất giữa các đơn vị vàPhòng Nhân sự sẽ được trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt trước ngày 31 tháng 01 hàng

năm và sử dụng làm cơ sở để theo dõi đánh giá kết quả công việc của các đơn vị trong năm

- Trên cơ sở KPI của các đơn vị được Tổng giám đốc phê duyệt, Các đơn vị thiết lập KPI cho các cá nhân CB-CNV Phòng Nhân sự làm đầu mối tổng hợp, trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt, giao KPI cho các cá nhân theo quy định dưới đây trước ngày 28 tháng 02 hàng năm Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị theo dõi đánh giá theo định kỳ tháng, quý, 6 tháng và 1 năm tùy thuộc vào dạng mục tiêu đặt ra cho từng vị trí công việc

- KPI của cá nhân được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo phân cấp sau:

1 Tổng giám đốc Hội đồng thành viên

4 Cán bộ công nhân viên Trưởng đơn vị

- Trên cơ sở KPI năm của đơn vị, Trưởng đơn vị tiến hành phân bổ mục tiêu theo quý và lập kế hoạch chi tiết cho từng tháng để thực hiện đảm bảo hoàn thành mục tiêu được giao

- Phòng Nhân sự có trách nhiệm điều phối, tổ chức, hướng dẫ các đơn vị xây dựng KPI hàng năm, là đầu mối tổ chức thực hiện giao KPI và đánh giá kết quả thực hiện, báo cáo kết quả các chỉ tiêu theo kỳ đánh giá

6.2 Theo dõi đánh giá

- Phòng Nhân sự có trách nhiệm điều phối và theo dõi thực hiện

- Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin, Phòng quản trị hệ thống thôngtin căn cứ các chỉ tiêu KPI của công ty, của các đơn vị xây dựng hệ thống báo cáo các số liệu thực hiện, làm căn cứ đánh giá các chỉ tiêu của công ty, các đơn vị và các vị trí công việc

- Số liệu thống kê được công bố, phân tích vào các kỳ căn cứ tần suất theo dõi của từng chi tiêu

- Hàng tháng, Trưởng đơn vị đánh giá nhân viên bằng phương pháp so sánh số liệu thống

kê với mục tiêu đã thống nhất đầu kỳ - Hàng tháng, Phòng Nhân sự lập báo cáo kết quả đánh giá của công ty, các đơn vị trình Tổng giám đốc

- Kết quả xếp hạng đánh giá được quyết định dựa trên các nguyên tắc được trình bày tại

mục 6.3 Phân loại đánh giá

- Mục tiêu, chỉ tiêu được xác định từ đầu năm có thể được điều chỉnh theo tần suất quý hoặc sáu tháng căn cứ theo tiến độ, kết quả và năng lực thực hiện mục tiêu Trường hợp các viễn cảnh thị trường kinh doanh, điều kiện môi trường,… có sự thay đổi bất thường

so với kế hoạch hoặc công ty thay đổi chiến lược, định hướng sản xuất kinh doanh thì Phòng kinh doanh sẽ chủ trì cùng Phòng Nhân sự tổ chức xác định lại các mục tiêu, chỉ tiêu của công ty, của các đơn vị theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc, Các đơn vị phối hợp với Phòng Nhân sự để điều chỉnh KPI của đơn vị

- Ghi chú: Tùy theo đặc thù công việc và năng lực cá nhân mà mỗi đơn vị có thể thực

hiện phương pháp quản lý công việc đối với nhân viên khác nhau như : giao việc hàng ngày, giao việc theo tuần/ tháng, giao mục tiêu… Trưởng đơn vị cần thống nhất phương pháp quản lý trước từ đầu kỳ đối với nhân viên và đăng ký với công ty để có những công

cụ hỗ trợ thống kê và theo dõi, đảm bảo quá trình đánh giá được sát thực và hiệu quả

6.3 Phân loại đánh giá

- Phân loại đánh giá theo đơn vị:

XẾP HẠNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ ĐƠN VỊ

Xuất sắc Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt 100% trở lên

Hoàn thành tốt Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt trên 90% đến 100%

Hoàn thành Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt trên 80% đến 90%

Cần cố gắng Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt từ 70% đến 80%

Không hoàn thành Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt dưới 70%

-Phân loại đánh giá theo cá nhân

XẾP HẠNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CÁ NHÂN

Xuất sắc (A*) - Thể hiện rõ ràng và nhất quán thành quả công việc một cách

xuất sắc ở tất cả các lĩnh vực chịu trách nhiệm;

- Mục tiêu các nhân/ đơn vị (KPI cá nhân) được hoàn thành trên 100%

Hoàn thành tốt (A) - Có tinh thần trách nhiệm, chủ động thực hiện công việc và

phối hợp tốt với các cá nhân, đơn vị liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao;

- Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt trên 90% đến 100% Hoàng thành(B*) - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt trên 80% đến 90% Cần cố gắng (B) - Tinh thần trách nhiệm chưa cao, hoặc chưa chủ động trong

việc thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao;

- Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt từ 70% đến 80%

Không hoàn thành (C) - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt dưới 70%

-Điều kiện ràng buộc giữa kết quả hoàn thành công việc của đơn vị với kết quả đánh giá

cá nhân: + Nếu đơn vị đạt loại Hoàn thành tốt: Tỷ lệ tối đa đa số CB-CNV trong đơn vị đạt loại A* là 50% trở lên;

+ Nếu đơn vị đạt loại Hoàn thành: Tỷ lệ tối đa đa số CB-CNV trong đơn vị đạt loại A là 50% trở lên;

+ Nếu đơn vị đạt loại cần cố gắng: Tỷ lệ tối đa đa số CB-CNV trong đơn vị đạt loại A là 20% trở lên;

+ Nếu đơn vị không hoàn thành mục tiêu: Không có cá nhân nào đạt loại A

Điều 7 Quá trình chấp nhận kết quả

- Phòng Nhân sự với hợp với các Trưởng đơn vị xác định kết quả đánh giá của các đơn vị

và cá nhân Các số liệu thống kê chính thức do Phòng Nhân sự công bố được coi là cơ sở

để xác định kết qủa đánh giá

- Các kết quả đánh giá có căn cứ chính xác, trung thực, hợp lý sẽ được chấp nhận

Điều 8 Quá trình khiếu nại kết quả đánh giá

- Các đơn vị và cá nhân có quyền khiếu nại về kết quả đánh giá, xếp loại đánh giá trong vòng 07 ngày kể từ khi kết quả được công bố Phòng Nhân sự là đầu mối tiếp nhận ý kiếnkhiếu nại, tổng hợp thông tin báo cáo Ban Tổng giám đốc và thông báo kết luận về ý kiếnkhiếu nại

- Sau 05 ngày kể từ khi nhận được khiếu nại, các ý kiến phản hồi sẽ được gửi tới đơn vị,

cá nhân khiếu nại bằng văn bản

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 9 Trách nhiệm của Ban Tổng giám đốc và các đơn vị

- Tổng giám đốc:

+ Trình Hội đồng thành viên duyệt KPI hàng năm của công ty;

+ Giao mục tiêu KPI cho các Phó Tổng giám đốc, Trưởng các đơn vị;

+ Đánh giá các Phó tổng giám đốc, trưởng các đơn vị

- Trưởng các đơn vị:

+ Tham gia xây dựng KPI công ty;

+ Lập mục tiêu cho đơn vi;

+ Giao chỉ tiêu cho nhân viên;

+ Đánh giá nhân viên;

+ Xử lí khiếu nại của nhân viên và gửi ý kiến phản hồi theo quy định tại điều 8

- Phòng Nhân sự:

+ Chủ trì và phối hợp cùng các đơn vị xây dựng hệ thống mục tiêu công ty, mục tiêu các đơn vị;

+ Tổng hợp các kế hoạch mục tiêu đã giao;

+ Tổ chức triển khai xác định kết quả các tiêu chí;

+ Theo dõi và thúc đẩy quá trình đánh giá và gửi kết quả;

+ Tổng kết các kết quả đánh giá;

+ Khuyến nghị về các vấn đề phát sinh;

+ Tham gia xử lí khiếu nại

- Các đơn vị có liên quan:

+ Tư vấn hệ thống tiêu chí đánh giá mục tiêu;

+ Chủ trì trong việc xác định và điều chỉnh các mục tiêu của công ty có liên quan trực tiếp đến đơn vị;

+ Tham gia phối hợp trong việc xác định kết quả đánh giá;

Điều 10 Điều khoản thi hành

- Các Trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến quy chế này đến toàn thể CB-CNV trong đơn vị;

- Trong quá trình thực hiện, Quy chế sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khi có những thay đổi về chủ trương chính sách của nhà nước Tổng giám đốc là người duy nhất có quyền điều chỉnh quy chế này

TỔNG GIÁM ĐÔC

MỤC LỤC QUY CHẾ QUẢN LÝ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI CÔNG TY MINH LONG

PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU.

1.1 Khái niệm quy chế đánh giá và thực hiện công việc:

1.1.1 Khái niệm về quy chế quản lý

1.1.2 Khái niệm về đánh giá thực hiện công việc

1.2 Tổng quan về đánh giá thực hiện theo KPIs

1.2.1 Khái niệm đánh giá công việc theo KPIs

1.2.2 Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc.

1.2.3 Mục tiêu khi xây dựng KPI

1.3 Quy trình xây dựng KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc và quy trình đánh giá thực hiện công việc:

1.3.1 Quy trình xây dựng quy trình đánh giá thực hiện công việc

1.3.2 Ưu nhược điểm khi sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc

1.4 Tổng quan về Quy chế quản lý và đánh giá thực hiện công việc tại công ty:

1.4.1 Nội dung của quy chế đánh giá thực hiện công việc:

1.4.2 Tổ chức thực hiện

1.4.3 Các yêu cầu cần đảm bảo khi xây dựng quy chế :

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY MINH LONG I

2.1 Khái quát về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1.3 Mục tiêu, chiến lược của công ty

2.2 Thực trạng quy chế quản lý và đánh giá thực hiện công việc tại công ty Minh Long

2.2.1 Nội dung của quy chế đánh giá thực hiện công việc:

2.2.2 Đánh giá quy chế quản lý và đánh giá thực hiện công việc công ty minh Long đang

áp dụng

CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT

Tài liệu tham khảo

PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU.

1.1Khái niệm quy chế đánh giá và thực hiện công việc:

1.1.1 Khái niệm quy chế quản lý.

Quy chế là chế độ được định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong mộtphạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành trong một phạm vi

cơ quan, tổ chức đó

Hay nói cách khác, Quy chế quản lý và đánh giá thực hiện công việc của một tổ

chức là những chế độ được quy định dưới dạng văn bản thể hiện thông qua các điềukhoản để điều tiết hành vi của con người khi thực hiện những hoạt động nhất định nào đótrong tổ chức.

1.1.2 Khái niệm đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc (Job Performance Appraisal – JPA) là việc ghi nhận

và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của một quá trình gồm các bước từ xác địnhnội dung, mục tiêu công việc đến theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện giữangười quản lý và nhân viên nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu công việc thực hiệnthành công, đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về đánh giá thực hiện theo KPIs

1.2.1 Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc bằng KPI

KPI - là hệ thống các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất nhân viên thông qua các

số liệu, tỷ lệ phần trăm, chỉ tiêu định lượng Chỉ số KPI sẽ cho thấy doanh nghiệp đanghoạt động hiệu quả như thế nào, tỉ lệ tăng trưởng của từng bộ phận, từng nhân viên thậmchí là toàn thể doanh nghiệp

KPI là 1 công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thànhcác mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên;

vì vậy KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tựquản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân

Sử dụng trong đánh giá thực hiện công việc hệ thống KPI được hiểu là những chỉ sốđánh giá kết quả thực hiện công việc Hay nói cách khác KPI chính là mục tiêu công việc

mà cá nhân, tổ/nhóm, phòng/ban, tổ chức… cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung

Thông thường mỗi vị trí chức danh sẽ có bản mô tả công việc trong đó nêu rõnhững trách nhiệm của vị trí chức danh đó phải thực hiện Dựa trên cơ sở những tráchnhiệm công việc đó Nhà quản lý sẽ đưa ra các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện côngviệc của vị trí chức danh đó

Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cánhân KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của nhân viên và đưa ra nhữngkhuyến khích phù hợp cho từng nhân viên

1.2.2 Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc theo KPI được sử dụng theo nhiều mục đích khácnhau tùy vào cơ cấu doanh nghiệp:

Thông qua bản đánh giá thực hiện công việc, từng nhân viên sẽ hiểu được mức độ

hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra và thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản

mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể:

 Tạo động lực làm việc cho nhân viên với kết quả đánh giá thực hiện côngviệc hiệu quả

 Nhân viên có thể phát hiện ra khiếm khuyết và cải thiện chúng trong quátrình đánh giá thực hiện công việc

 Quy trình đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quan

về hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luậtphù hợp

 Các chỉ số KPI có tính chính xác và định lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả

quy trình đánh giá thực hiện công việc.

 Việc đánh giá thực hiện công việc theoKPI góp phần làm cho việc đánh giá thựchiện công việc trở nên minh bạch, rơ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn

1.2.3 Mục tiêu khi xây dựng KPI.

Vì là công cụ trong việc đánh giá thực hiện công việc nên khi xây dựng hệ thốngKPIs những nhà quản lư cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:1.S – Specific: Cụ thể

2.M – Measurable: Đo lường được

3.A – Achiveable: Có thể đạt được

4.R – Realistics:Thực tế

5.T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

Yêu cầu không bị bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổchức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ caohơn

1.3 Quy trình xây dựng KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc và quy trình đánh giá thực hiện công việc:

1.3.1 Quy trình

- Quy trình xây dựng KPIs bao gồm có 8 bước :

Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược.

Đầu tiên là phải xác định được những chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược củacông ty vì những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến cácchiến lược công ty Ngày nay các công ty hàng đầu thường sử dụng bản đồ chiến lược đểvạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phânphối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý kinhdoanh được hiệu quả

Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Các bộ phận, phòng hoặc ban tự xây dựng KPI có thể là do các bộ phận, phòng hoặcban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộphận/phòng, ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của nhữngngười có chuyên môn

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩanhất, đặt ra các KPQ là một giải pháp Nói cách khác, để có được câu trả lời, bạn cần phảibắt đầu bằng 1 câu hỏi Khi đề ra các KPQ cần phải đảm bảo chúng liên quan mặt thiếtđến doanh nghiệp Cần để cho các nhân viên cũng như các bên liên quan tham gia vàoviệc đưa ý kiến và các câu hỏi phải đảm bảo tính chính xác, ngắn gọn, rõ ràng và khôngdùng thuật ngữ và câu hỏi cần được xây dựng trên hình thức câu hỏi mở nhằm gợi lên suynghĩ Các câu hỏi nên tập trung vào hiện tại và tương lai để hình thành KPQ hiệu quả vàsau đó tiến hành sàng lọc KPQ và đưa ra quyết định sáng suốt

Bước 4: Xác định các KRA của bộ phận.

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng và trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho

bộ phận, phòng, ban và hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện và gắn liền với đặctrưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó

Bước 5: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

Tuỳ vào mỗi chức danh mà người xây dựng KPI sẽ đưa ra một số trách nhiệm chính

mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện Các trách nhiệm chính này chính