Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

 Lý do chọn đề tài Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một tổ chức chính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia. Ở nước ta cũng thể phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong các lĩnh vực đời sống nhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển , các hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty. Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu.Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều.Công việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu Hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ và quản lý. Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty.Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta luôn thấy những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao. Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mới phương pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả… Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em đã tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sự hướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự ”.  Giới thiệu đề tài Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của người quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất. Ngày nay, hầu hết các công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càng phát triển hơn trong vấn đề quản lý.  Mục đích nghiên cứu Vận dụng tổng hợp những kiến thức đã học để tiến hành xây dựng ứng dụng Quản lý nhân sự. Tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự trong các các công ty, doanh nghiệp để triển khai hệ thống quản lý cho phù hợp. Khai phá lợi ích của ứng dụng quản lý,đảm bảo độ chính xác, an toàn và nhanh chóng.  Phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng Quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu. Tìm hiểu một số công cụ và ngôn ngữ hỗ trợ quá trình xây dựng ứng dụng . Các chức năng của ứng dụng quản lý. Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý.  Phương pháp nghiên cứu Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài để hình thành nên những ý tưởng tổng quan. Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù hợp.

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay Công nghệ thông tin nói chung.tin học nói riêng đã đóng góp 1 vaitrò quan trọng trong đời sống con người Các thành tựu đã đang và sẽ được ứng dụngphát triển trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, quân sự của các quốc gia Nếu như trướcđây, máy tính chỉ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: Quản lý,lưu trữ dữliệu, giải trí, điều khiển tự động…Như vậy công nghệ thông tin đã trở thành một công

cụ quản lý cho toàn bộ hệ thống xã hội

Những năm gần đây, ở nước ta tin học đã ứng dụng rộng rãi trong các doanhnghiệp Việc ứng dụng phần mềm quản lý trong các doanh nghiệp đã trợ giúp rất nhiềucác nhà quản lý từ khâu quản lý nhân viên, quản lý tiền lương,…đảm bảo khoa họcchính xác và nhanh chóng

Thực chất, quản lý thông tin,xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảmbảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian,tiền bạc và những chi phí không đáng có Quản lý thông tin trên máy tính là quản lý dữliệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và xử lý khoahọc

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính

có nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp Trong đó,quản lý nhân sự là đề tài đangthu hút được sự quan tâm, chú ý nhất Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanhnghiệp là một hệ tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực,thểlực của từng lao động, bao gồm:về số lượng,chất lượng,trong mọi thời điểm:quá khứ,hiện tại và dự kiến trong tương lai Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hànhthường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theoyêu cầu của của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoặc và nhiệm vụ của công

ty trong từng giai đoạn

 Lý do chọn đề tài

Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin Công nghệthông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một tổchức chính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia Ở nước tacũng thể phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong các lĩnh vựcđời sống nhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sángtạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển , các hồ sơtuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưutrữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty

Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lýnhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu Nhưvậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều.Công việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽgặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều

Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìmtrong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc Nếu Hàng ngày cứlặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trongcông tác lưu trữ và quản lý

Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty Quản lýnhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty Chúng ta luôn thấynhững tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫnđến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để cóthể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viêntrong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao

Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trongcông tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay làđầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóatrong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mới phươngpháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả…

Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em

đã tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sựhướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản

lý nhân sự ”

 Giới thiệu đề tài

Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý củangười quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất Ngày nay,hầu hết các công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty vớidoanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càngphát triển hơn trong vấn đề quản lý

Các chức năng của ứng dụng quản lý

Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý

 Phương pháp nghiên cứu

Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài đểhình thành nên những ý tưởng tổng quan

Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phùhợp

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗtrợ, sự giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù là trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốtthời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, em đã nhận được rấtnhiều sự quan tâm, giúp đỡ của Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Thầy Cô ở Khoa trường Đại Học

đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho

em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chứccho em được tiếp cận với môn học rất hữu ích đối với sinh viên ngành Đó là môn:

“Đồ án tốt nghiệp”

Em xin chân thành cám ơn cô đã tận tâm hướng dẫn em qua từng buổi thực tậptrên trung tâm cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về dự án Trong thời gianđược học tập và thực hành dưới sự hướng dẫn của cô , em không những thu được rấtnhiều kiến thức bổ ích, mà còn được truyền sự say mê và thích thú đối với bộ môn

“Đồ án tốt nghiệp” Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô em nghĩ đồ án

này của em rất khó có thể hoàn thành được

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên đồ án “”

sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự quan tâm, thôngcảm và những đóng góp quý báu của các Thầy Cô để đồ án này ngày càng hoàn thiệnhơn

Chương I:Mô tả bài toán

1.1.Giới thiệu chung về đơn vị thực tập

1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Giới thiệu chung

Công ty cổ phần Portalbeanz

Số 74 phố Doãn Kế Thiện,Phường Mai Dịch,Quận Cầu Giấy,Hà Nội

Email:thanhnt@potalbeanz.com

Khẩu hiệu: We Growth For Your Business

Công ty Cổ phần Portalbeanz được đăng ký thành lập ngày 6-7-2016 là mộtCông ty tin chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ,hệ thống và các giải pháp về Côngnghệ thông tin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên ngành quản lý, chuyên giacông nghệ có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin có cùng ýtưởng đến từ nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vưc khác nhau

Portalbeanz xuất phát với những thế mạnh từ việc tập trung nghiên cứu phát triển

các sản phẩm phần mềm đặc thù trên nền tảng phần mềm nguồn mở song song với

việc tiếp nhận và thực hiện các dự án dịch vụ trực tiếp với các khách hàng, đội ngũ kỹ

sư của chúng tôi đã được tiếp cận công nghệ tiên tiến, và học hỏi được những kiếnthức và kinh nghiệm của bạn hàng để củng cố sức mạnh của chính mình

Tài sản quý giá và nhân tố đưa Portalbeanz giá nhập thị trường chính từ sự quyếttâm, ý tưởng xây dựng sản phẩm cùng chí hướng của đội ngũ lãnh đạo và các thànhviên sáng lập từ ngày đầu thành lập Đến nay, chặng đường chưa thực hiện đươc nhiềutuy nhiên Portalbeanz tự tin khẳng định những bước đi vững chắc trên con đườngchinh phục thị trường

Portal beanz việt nam nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong việc tạo ra cácsản phẩm mới để đáp ứng tất cả các hạn chế yêu cầu để đóng góp phần nâng cao chấtlượng cuộc sống của công nghệ cốt lõi Mobility và Cloud Computing.

Nhiệm vụ của Công ty

Buôn bán kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn và phát triển vốn

Bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ không ngừng nâng cao trình độ, chuyên mônnghiệp vụ, trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và mở rộng thị trường bánbuôn bán lẻ các loại thiết bị máy tính

Bồi dưỡng những lập trình viên cho tương lai để tạo ra những sản phẩm hữu íchtrong công nghệ thông tin nhằm đưa ra ứng dụng tốt hơn trong thực tế

Thực hiện quy chế dân chủ và chế độ làm việc theo năng lực, hưởng theo kếtquả,hiệu quả kinh doanh Phấn đấu đảm bảo hài hòa lợi ích của nhà nước, của doanhnghiệp

Hoạt động sản xuất kinh doanh phải thực hiện theo hàng lang pháp luật, quyđịnh

Tập thể cán bộ nhân viên trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, nội quy.Thực hiện nghiêm chỉnh chính sách của Đảng và Nhà nước, Xây dựng nếp sống vănminh

1.1.2.Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu được tổ chức theo quan hệ trực tuyến Ban giám đốc trực tiếp chỉ đao vàgiúp đỡ các phòng ban nắm bắt được tình hình thực tế một cách kịp thời để đưa ranhững quyết định một cách đúng đắn chính xác hỗ trợ giám đốc là có phó giám đốc,các phòng ban có nghiệp vụ có chức năng tham mưu, chỉ đạo hướng dẫn và chịu tráchnhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mà bộ phận mình chịu trách nhiệm

Công ty gồm có: Giám đốc công ty, phó giám đốc công ty, phòng quản lý nhân

sự, phòng kế toán, phòng thiết kế

Trong đó:

Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, là người lãnh đạo công ty có

trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình hoạt động của công ty Là người phụtrách chung các hoạt động quản lý Chịu trách nhiệm về vấn đề công ăn việc làm,đảmbảo đời sống vật chất cho nhân viên Công ty

Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc và có trách nhiệm phụ

trách công tác kế hoạch làm việc, có trách nhiệm đôn đốc theo dõi giúp đỡ những bộphận được giám đốc phân công phụ trách hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề ra Quản lýchỉ đạo về mặt kỹ thuật trong công ty, thay mặt giám đốc trong một số trường hợp khiđược ủy quyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc và pháp luật.Được tham gia đê xuất với giám đốc trong công tác quản lý, tổ chức và điều hành vàxây dựng chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn

Phòng quản lý nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ

chức lao động như : Tiến hành tuyển dụng nhân viên, tổ chức các phong trào khenthưởng, kỷ luật, thực hiện công tác bảo vệ ở công ty Xây dựng mô hình tổ chức bộmáy quản lý công ty Làm báo cáo tuyển dụng, xếp lương, nâng lương, khen thưởng,xây dựng định mức nhân viên

Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, nhân vienmới vào Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên

Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành và quản lý

trong lĩnh vực tài chính Chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời, liên tục có hệ thống các sốliệu về quỹ và tài sản của công ty Lập và kế hoạch thực hiện kế toán, tài chính, lập báocáo hàng tháng, quý, năm theo qui định Chịu trách nhiệm và xây dựng kế hoạch tàichính Thực hiện thống kê và chức năng xây dựng các mức lao động và tiềnlương,xác định quỹ lương, các hình thức tiền lương tính trả lương cho cán bộ nhânviên trong công ty

Phòng thiết kế:Phòng thiết kế chuyên thiết kế và xây dựng phần mềm, công ty

nhận những dự án về bài toán quản lý ví dụ như những bài toán xây dựng bài toánquản lý nhân sự của một công ty nào đó, hoạch xây dựng bài toán quản lý học phí chomột trường học nào đó… và phòng thiết kế có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành dự ánđó

1.1.3.Các ngành nghề kinh doanh

Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

Lập trình máy vi tính(Ngành chính)

Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vitính

Cổng thông tin

Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan.

Quảng cáo

1.2.Thực trạng bài toán nghiên cứu.

Thực trạng quản lý bài toán tại đơn vị khảo sát

Công ty Công ty cổ phần Portalbeanz Việt Nam có nhận dự án về phần mềmquản lý nhân sự cho công ty TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu Qua quá trình thực tập ởcông ty em được tham gia và tìm hiểu về dự án đó

Đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty TNHHTM và ĐT CánhHải Âu” Và sau đây em sẽ giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty và tình hình quản

lý nhân sự của công ty tại thời điểm hiện tại

1.2.1.Giới thiệu về công ty.

1.2.1.1.Giới thiệu chung.

Công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu chuyên buôn bán các mặt hàng tiêudùng Công ty gồm có sáu mươi thành viên gồm có giám đốc, các phòng ban, nhânviên… Ban đầu thì công ty chỉ là một công ty nhỏ, ít nhân viên, nay công ty có quy môlớn hơn với số lượng nhân viên, số lượng hàng hóa ngày càng nhiều

Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuấtkinh doanh và điều hành công ty, là đại điện pháp nhân cho công ty Giúp việc vàtham mưu cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng

Cơ cấu tổ chức công ty đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo chế

độ 1 thủ trưởng toàn công ty, đồng thời cơ cấu tổ chức của công ty gọn, linh hoạt,giúp cho người quản lý nhanh nhạy trong việc tiếp nhận và giải quyết các vấn đề mộtcách hợp lý, làm việc có hiệu quả cao

Ngoài môi trường làm việc đem lại hiệu quả cao thi công ty còn có chế độ đãingộ hợp lý Công ty TNHHTM và ĐT Cánh HẢi Âu luôn trả lương cho công nhânviên đúng thời hạn trong điều kiên có thể Trong những trường hợp công ty không thểtrả lương đúng kỳ hạn thì công ty luôn có thông báo trước cho cán bộ công nhân viên Việc xếp lương cho công nhân viên được căn cứ vào hệ số thang bảng lương, và

sự cống hiến của họ cho công ty

Trong việc đề bạt thì thường thông qua bầu xét duyệt của các phòng ban cơ sở.Việc xét duyệt đề bạt thường công khai và luôn dựa vào năng lực cống hiến của nhânviên Bên cạnh khen thưởng đề bạt thì công ty còn có hình thức kỷ luật nghiêm khắc

công bằng đối với mọi thành viên vi phạm các kỷ luật lao động Hàng năm công tycũng có những đợt cho cán bộ đi đào tạo Tạo cơ hội thăng tiến cho họ, giúp họ luôn

có động lực để phấn đấu, không ngừng vươn lên học hỏi để đáp ứng yêu cầu côngviệc

Với chính sách quản trị nhân sự đã tạo cho công ty một tập thể vững mạnh, vàluôn vượt qua mọi khó khăn Và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty.Tuy nhiên thì chính sách quản lý nhân sự của công ty vẫn có nhiều vấn đề chưa đượcphù hợp

1.2.1.2.Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu

Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trong công ty

Ban giám đốc:gồm có giám đốc: giám đốc là người góp vốn nhiều nhất,chịu

trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, chỉ đạo hoạt động kinhdoanh của công, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên hay tổ chức bộ máyhoạt động

Phòng hành chính nhân sự:bao gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên Thực hiện

chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ Đào tạo vào tuyển dụng laođộng, quản lý quỹ của công ty để có các chế độ chính sách cho nhân viên

Phòng tài chính kế toán: Gồm có trưởng phòng với nhân viên kế toán.Có chức

năng thống kế các quá trình làm việc của công ty để dựa vào đó tính lương cho nhânviên trong công ty

Phòng quản lý bán hàng: Có chức năng quản lý quá trình bán hàng của nhân

viên như những mặt hàng bán được, những mặt hàng không bán được trong ngày

Phòng quản lý kho: Thực hiện việc nhập hàng hóa vào kho,xuất kho và kiểm kênhững hàng hóa còn tồn trong kho

1.2.2.Thực trạng quá trình quản lý nhân sự của công ty

Hiện nay công ty TNNHH và ĐT Cánh Hải Âu quản lý vấn đề nhân sự trên sổsách và giấy tờ

Quản lý hồ sơ nhân viên: Công nhân khi làm việc tại công ty đều phải nộp hồ

sơ xin việc bao gồm đơn xin việc ,sơ yếu lý lịch,giấy khám sức khỏe Khi được tuyểndụng thì phải đi thử việc trước một tháng Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70%lương Nếu hồ sơ được chấp nhận thì sẽ chính thức là nhân viên và được hưởng lươngbình thường , nếu không được hoàn trả lại hồ sơ Thông tin của nhân viên cần cậpnhập vào sổ sách để quản lý gồm họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh,địa chỉ ở hiệntại, ngày vào làm việc Những thông tin trên được ghi vào danh sách nhân viên

Hình 1.2 Hồ sơ nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu

Hình 1.3 Hồ sơ quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu

Quản lý chấm công, tính lương

Công việc chấm công hiện nay của công ty là hàng ngày được ghi vào sổ và theodõi năng suất Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương Bảng theodõi năng suất bao gồm Họ Tên, ngày tháng,…

Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra đối chiếu với số ngày công của nhânviên xem có đúng không Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại Nếu đúng thì sẽ thực hiệntính lương của nhân viên theo bảng tính lương của công ty

Hình 1.4 Bảng chấm công của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu

Hiện nay thì công ty vẫn tính lương trên sổ sách và nhờ sự hỗ trợ của máy tính

để tính lương nhưng quá trình tính lương vẫn còn thủ công

Hình 1.5 Bản tính lương của nhân viên Công ty TNNHH và Đầu Tư Cánh Hải Âu.

Như vậy, Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổsách giấy tờ như vậy không thể tránh khỏi những sai xót Thống kê báo cáo là mộtnhiệm vụ quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh Mà có những báo cáothì mỗi thành viên trong bán giám đốc mới tiếp cận được đầy đủ thông tin Như vậyviệc quản lý thủ công sẽ dẫn đến những khó khăn như:

Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp,thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng đều

Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh.Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhập, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều vềvật chất và con người

Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin…yêucầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tạichưa đáp ứng được

Vì vậy, Hệ thống mới của công ty được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạođiều kiện chuyển đổi dễ dàng hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin họchóa

1.2.2.Mô tả bài toán.

Xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” nhằm hỗ trợ cho công tác quản lýthông tin nhân viên …cho công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu

Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề đặt ra là vì sao phảiquản lý? và quản lý như thế nào để công việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian chongười quản lý

Phần mềm quản lý nhân sự phục vụ công tác quản lý nhân sự, người quản lý cókhả năng bao quát và điều hành nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báocáo định kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của công ty Các khâu chuyêntrách khác của nhân sự sẽ do nhânviên trong bộ phận nhân sự quản lý đảm nhiệm.Quản lý nhân sự sẽ có các bộ phận chuyên tách riêng cho các công việc liên quan đếnnghiệp vụ nhân sự

Ngoài ra bộ quản lý phải theo dõi việc chấm công để chuyển số liệu cho phòng

kế toán tính và trả lương cho nhân viên Hàng quý, bộ phận quản lý phải báo cáo lênlãnh đạo về số lao động và số người nghỉ hưu, số hợp đồng lao động mới kí

Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty

TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu” mong rằng công ty có một hệ thống nhân sự mới đểviệc quản lý của công ty với nhân viên dễ dàng hơn

Vì vậy trong bước đầu xây dựng bài toán thì chúng em quan tâm chủ yếu đếnnhững phần chính như sau:

Mô hình mới xây dựng của bài toán

1.2.2.1.Quản lý hồ sơ nhân viên.

Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông qua việc lập vàđiều chỉnh hồ sơ nhân viên

Khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định tuyểndụng một nhân viên mới từ ban giám đốc, phòng nhân sự sẽ lập danh sách và hồ sơ cánhân của nhân viên mới này

Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân viên mớitrong công ty để có thể cập nhật các thông tin mới về nhân viên; đồng thời để pháthiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên Tất cả các thông tinđược lưu lại hệ thống hồ sơ nhân viên làm cơ sở cho kiểm tra của Ban Giám Đốc

Đồng thời nếu giám đốc xem hoặc chỉnh thông tin nhân sự thì phòng quản lýnhân sự lấy thông tin của nhân viên từ hệ thống để báo cáo với Ban Giám Đốc

Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên khi giám đốc có quyết định một nhânviên trong công ty thay đổi mức lương, phòng nhân sự sẽ tiến hành chỉnh mức lươngcủa nhân viên đó trong hệ thống, các thông tin về điều chỉnh này sẽ được lưu trong hệthống và làm cơ sở cho việc tính lương của phòng kế toán.

Một nhân viên trong công ty thôi không làm việc,sau khi đã có quyết định củaBan Giám Đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về nhân viên

Trong công ty có nhiều phòng ban khác nhau như phòng giám đốc, phòng nhân

sự, phòng kế toán, phòng quản lý bán hàng, nhưng các phòng ban thì được quản lýchung bởi phòng nhân sự, phòng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thông tin của nhânviên từng phòng ban

Trong mỗi phòng ban thì gồm có mã phòng ban và tên phòng ban, số lượng nhânviên trong phòng ban đó, chức vụ của nhân viên đó là gì

Tất cả các nhân viên trong công ty sẽ được phòng quản lý nhân sự cập nhật thôngtin như họ tên, ngày sinh, chức vụ, trình độ học vấn, quê quán, số điện thoại, ngày bắtđầu làm việc…

Khi nhân viên phòng quản lý nhân sự muốn tìm kiếm một nhân viên nào đó bất

kì thì chỉ cần nhập mã nhân viên đó thì có thể dễ dàng xem được thông tin về nhânviên đó như: nhân viên đó thuộc phòng ban nào, chức vụ gì, họ tên, ngày sinh , quêquán…

Thông tin nhân viên của các phòng ban sẽ được nhập và lưu trên máy tính đểquản lý Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách từ những thông tin trongđơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụ côngtác, phòng ban và mức lương của nhân viên Một nhân viên có một chức vụ duy nhất,một nhân viên có một chuyên môn nhất định

Lập danh sách nhân viên gồm các bước:

Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty

Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó

Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ, điệnthoại, trình độ…

Nhập phòng ban nhân viên đó làm việc

1.2.2.2.Quản lý chấm công,tính lương.

Chấm công

Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cập nhật

Khi nhân viên đã làm thêm giờ , phòng nhân sự sẽ cập nhật tiếp ngày thêm vàobảng chấm công, thông tin này được lấy từ phía nhân viên

Vào cuối tháng nhân viên phòng nhân sự kiểm tra xem số ngày nghỉ có phép,ngày nghỉ không phép của nhân viên và hệ thống sẽ tổng hợp lại bảng chấm công vàocuối tháng, sau đó in ra danh sách bảng chấm công của nhân viên, rồi đối chiếu thựctế

Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng chấm công đã kiểm tra để báo cáochấm công rồi chuyển bảng chấm công sang cho bộ phận kế toán tính lương

Bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngàynghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương…

Công việc chấm công này sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật và điềuchỉnh kết quả chấm công hàng tháng,theo dõi quá trình làm việc

Theo dõi chấm công cho nhân viên hàng tháng,để nắm bắt tình hình làm việc củatừng nhân viên trong công ty

Thời gian làm việc tại công ty bắt đầu từ 8h đến 11h30 và chiều từ 1h30 đến5h30

Việc chấm công sẽ được làm hàng ngày,phục vụ cho việc tính lương hàng tháng

Quản lý lương.

Quản lý lương của nhân viên do phòng kế toán và phòng nhân sự đảm nhiệm.Phòng kế toán lập báo cáo tính lương dựa vào bảng chấm công lấy từ phòng nhân sự.Cuối tháng phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được giám đốc duyệtcủa phòng nhân sự,đồng thời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp

và các khoản như BHYT, BHXH…vào hệ thống để làm cơ sở tính lương

Dựa vào các thông tin, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương là mức lươnghưởng của mỗi nhân viên.

Sau khi được Giám đốc xét duyệt, nhân viên sẽ nhận lương, kế toán sẽ lập cácbáo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH

Việc nhân viên các phòng ban được tăng lương hay chuyển phòng ban thì khi đó

kế toán sẽ điều chỉnh lương lại cho nhân viên

Lập phiếu tính lương cho từng nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên,lương ngày công, phụ cấp, tổng thu nhập…

Lương ngày = ( Lương cơ bản *hệ số lương)/số ngày qui định trong tháng

Tạm ứng = Tiền thực tạm ứng <=1/2 *lương cơ bản *hệ số lương

Lương chính = Lương hàng ngày * số ngày công

Lương thêm giờ = 150% *lương ngày *số ngày thường làm thêm

= 200% *lương ngày *số ngày ngày chủ nhật làm thêm

= 300% * lương ngày* số ngày lễ làm thêm

Tiền phụ cấp chức vụ và bằng cấp = lương chính * hệ số chức vụ *Hệ số bằngcấp.

Số liệu đầu vào và đầu ra

Số liệu đầu vào:

Hệ thống quản lý nhân sự:

Tình trạng nhân sự hiện tại, gồm các trường: Mã phòng ban, Mã nhân viên, Mãchức vụ, họ tên, giới tính, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh,nơi sinh, quê quán, trú quán, chỗ ở hiện tại, thành phần gia đình, trình độ học vấn,ngày vào công ty, lý lịch gia đình, quá trình công tác, quá trình học tập, ngạch lương,phụ cấp trách nhiệm, bậc lương, số sổ BHXH, hệ số lương, BHYT, BHXH…

Quá trình biến động của nhân sự, gồm các Form sau:

Lý lịch nhân viên

Quyết định tăng lương

Quyết định thôi việc

Quyết định nghỉ việc hưởng BHXH một lần

Quyết định nghỉ hưu

Quyết định đào tạo, bồi dưỡng

Quyết định khen thưởng

Quyết định kỷ luật

Số liệu đầu ra:

In lý lịch chi tiết cho 1 hoặc nhiều nhân viên

In ra danh sách chi tiết của nhân viên

In bảng lương chi tiết hàng tháng cho nhân viên bao gồm các khoản thưởng, bảohiểm xã hội và các khoản giảm trừ, kỷ luật

In báo cáo chấm công cho 1 nhân viên hay toàn thể nhân viên

Chức năng của hệ thống:

Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi thực hiện các công việc quản lý trên phầnmèm và được sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn người đăngnhập

Menu chính gồm có hệ thống đăng nhập, hệ thống quản lý hồ hơ nhân viên, hệthống quản lý chấm công, tính lương, hệ thống tra cứu, Báo cáo thống kê

Chức năng quản lý hệ thống có đăng nhập, đổi mật khẩu, thoát

Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên: quản lý tất cả thông tin nhân viên trong công

ty, như thêm, sửa, xóa nhân viên

Chức năng báo cáo thống kê chỉ áp dụng cho người quản lý phòng nhân sự

Chức năng tra cứu: có thể tra cứu nhân viên theo mã nhân viên, tên nhân viên

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.

Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương là quá trình quản lý nhân sự ,tínhlương ,trả lương và báo là hoạt động của bất cứ một doanh nghiệp nào.Trong quản línhân sự và tiền lương có hoạt động quản lí nhân sự tại bộ phận này có 3 bộ phận :quản

lí phòng ban,quản lí nhân viên , quản lí công việc Hoạt động tính lương có 5 hoạtđộng : lương cơ bản ,phụ cấp ,thưởng , tạm ứng và các khoản giảm trừ Hoạt dộng trảlương và báo cáo gồm có 4 hoạt động : phiếu xác nhận sản phẩm , bảng chấm công ,bản thanh toán tiền lương , và phiếu lương

Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình tiền lương tại công ty

cổ phần Portalbeanz

Quản lý nhân sự

Báo cáo thống kê

Đăng nhập

Sao lưu phục hồi

Bảng chấm công

Tính lương

Tra cứu hồ sơ nhân viên

Tra cứu nhân viên theo phòng ban th

Báo cáo lương

Báo cáo nhân viên Phân quyền

Quản lý hồ sơ

Lưu hợp đồng lao động Lưu hồ sơ cá nhân

Hình 2.1 Sô đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

Đây là hệ thống "quản lý nhân sự " công ty công ty cổ phần TNHH TM và ĐT

Cánh Hải Âu Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin

nhân viên vào máy tính để quản lý Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả

lương cho nhân viên vào cuối tháng hay đầu tháng kế tiếp Hồ sơ nhân viên được

quản lý ở phân hệ “Quản lý hồ sơ nhân viên” Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân