CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN 1.1.Tổng quan 1.1.1.Lý do chọn đề tài Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một tổ chức chính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia. Ở nước ta cũng thể phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong các lĩnh vực đời sống nhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển , các hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty. Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu. Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều. Công việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu Hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ và quản lý. Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta luôn thấy những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao. Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa. trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mới phương pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả… Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em đã tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sự hướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự ”. 1.1.2.Giới thiệu đề tài Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của người quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất. Ngày nay, hầu hết các công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càng phát triển hơn trong vấn đề quản lý. 1.1.3Mục đích nghiên cứu Vận dụng tổng hợp những kiến thức đã học để tiến hành xây dựng ứng dụng Quản lý nhân sự. Tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự trong các các công ty, doanh nghiệp để triển khai hệ thống quản lý cho phù hợp. Khai phá lợi ích của ứng dụng quản lý,đảm bảo độ chính xác, an toàn và nhanh chóng. 1.1.4.Phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng Quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu. Tìm hiểu một số công cụ và ngôn ngữ hỗ trợ quá trình xây dựng ứng dụng . Các chức năng của ứng dụng quản lý. Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý 1.1.5.Phương pháp nghiên cứu Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài để hình thành nên những ý tưởng tổng quan. Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù hợp.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤTKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay Công nghệ thông tin nói chung.tin học nói riêng đã đóng góp 1 vai tròquan trọng trong đời sống con người Các thành tựu đã đang và sẽ được ứng dụng pháttriển trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, quân sự của các quốc gia Nếu như trước đây, máytính chỉ được sử dụng cho một số mục đích khác nhau như: Quản lý,lưu trữ dữ liệu, giảitrí, điều khiển tự động…thì bây giờ máy tính được sử dụng hầu hết trên mọi lĩnh vưc.Như vậy công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ quản lý cho toàn bộ hệ thống xãhội
Những năm gần đây, ở nước ta tin học đã ứng dụng rộng rãi trong các doanhnghiệp Việc ứng dụng phần mềm quản lý trong các doanh nghiệp đã trợ giúp rất nhiềucác nhà quản lý từ khâu quản lý nhân viên, quản lý tiền lương,…đảm bảo khoa học chínhxác và nhanh chóng
Thực chất, quản lý thông tin,xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo
an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiềnbạc và những chi phí không đáng có Quản lý thông tin trên máy tính là quản lý dữ liệu,
do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và xử lý khoa học
Trong thời đại công nghệ thông tin nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính có nhucầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp Trong đó,quản lý nhân sự là đề tài đang thu hútđược sự quan tâm, chú ý nhất Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp làmột hệ tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực,thể lực của từnglao động, bao gồm:về số lượng,chất lượng,trong mọi thời điểm:quá khứ, hiện tại và dựkiến trong tương lai Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòihỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của củaquản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch hoặc và nhiệm vụ của công ty trong từnggiai đoạn đồng thời thu giảm bộ máy quản lý nhân sự
Trang 3CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN 1.1.Tổng quan
1.1.1.Lý do chọn đề tài
Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin Công nghệthông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một tổ chứcchính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia Ở nước ta cũng thểphủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong các lĩnh vực đời sốngnhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo
để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển , các hồ sơ tuyểnvào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơcủa nhân viên khi vào công ty
Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lýnhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu Nhưvậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều Côngviệc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rấtnhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều
Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìmtrong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc Nếu Hàng ngày cứlặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trongcông tác lưu trữ và quản lý
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty Quản lýnhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty Chúng ta luôn thấynhững tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫnđến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thểlưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trongcông ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao
Trang 4Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trongcông tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu
tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa
trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mớiphương pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả…
Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em đãtiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sựhướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lýnhân sự ”
1.1.2.Giới thiệu đề tài
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của ngườiquản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất Ngày nay, hầu hết cáccông ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với doanh nghiệpvừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càng phát triển hơntrong vấn đề quản lý
Tìm hiểu thực trạng Quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Tìm hiểu một số công cụ và ngôn ngữ hỗ trợ quá trình xây dựng ứng dụng
Các chức năng của ứng dụng quản lý
Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý
1.1.5.Phương pháp nghiên cứu
Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài đểhình thành nên những ý tưởng tổng quan
Trang 5Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù hợp.
1.2.Giới thiệu về đơn vị thực tập
1.2.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty
Giới thiệu chung
Công ty cổ phần Portalbeanz
Số 74 phố Doãn Kế Thiện,Phường Mai Dịch,Quận Cầu Giấy,Hà Nội
Email:thanhnt@potalbeanz.com
Khẩu hiệu: We Growth For Your Business
Công ty Cổ phần Portalbeanz được đăng ký thành lập ngày 6-7-2016 là một Công tytin chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ,hệ thống và các giải pháp về Công nghệ thôngtin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên ngành quản lý, chuyên gia công nghệ cókinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin có cùng ý tưởng đến từ nhiều tổchức, doanh nghiệp trong lĩnh vưc khác nhau
Portalbeanz xuất phát với những thế mạnh từ việc tập trung nghiên cứu phát triển
các sản phẩm phần mềm đặc thù trên nền tảng phần mềm nguồn mở song song với việc
tiếp nhận và thực hiện các dự án dịch vụ trực tiếp với các khách hàng, đội ngũ kỹ sư củachúng tôi đã được tiếp cận công nghệ tiên tiến, và học hỏi được những kiến thức và kinhnghiệm của bạn hàng để củng cố sức mạnh của chính mình
Tài sản quý giá và nhân tố đưa Portalbeanz giá nhập thị trường chính từ sự quyếttâm, ý tưởng xây dựng sản phẩm cùng chí hướng của đội ngũ lãnh đạo và các thành viênsáng lập từ ngày đầu thành lập Đến nay, chặng đường chưa thực hiện đươc nhiều tuy
Trang 6nhiên Portalbeanz tự tin khẳng định những bước đi vững chắc trên con đường chinh phụcthị trường
Portal beanz việt nam nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong việc tạo ra cácsản phẩm mới để đáp ứng tất cả các hạn chế yêu cầu để đóng góp phần nâng cao chấtlượng cuộc sống của công nghệ cốt lõi Mobility và Cloud Computing
Nhiệm vụ của Công ty
Buôn bán kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn và phát triển vốn
Bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ không ngừng nâng cao trình độ, chuyên mônnghiệp vụ, trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và mở rộng thị trường bán buônbán lẻ các loại thiết bị máy tính
Bồi dưỡng những lập trình viên cho tương lai để tạo ra những sản phẩm hữu íchtrong công nghệ thông tin nhằm đưa ra ứng dụng tốt hơn trong thực tế
Thực hiện quy chế dân chủ và chế độ làm việc theo năng lực, hưởng theo kếtquả,hiệu quả kinh doanh Phấn đấu đảm bảo hài hòa lợi ích của nhà nước, của doanhnghiệp
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải thực hiện theo hàng lang pháp luật, quy định.Tập thể cán bộ nhân viên trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, nội quy.Thực hiện nghiêm chỉnh chính sách của Đảng và Nhà nước, Xây dựng nếp sống vănminh
1.2.2.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu được tổ chức theo quan hệ trực tuyến Ban giám đốc trực tiếp chỉ đao vàgiúp đỡ các phòng ban nắm bắt được tình hình thực tế một cách kịp thời để đưa ra nhữngquyết định một cách đúng đắn chính xác hỗ trợ giám đốc là có phó giám đốc, các phòngban có nghiệp vụ có chức năng tham mưu, chỉ đạo hướng dẫn và chịu trách nhiệm trướcgiám đốc về lĩnh vực mà bộ phận mình chịu trách nhiệm
Công ty gồm có: Giám đốc công ty, phó giám đốc công ty, phòng quản lý nhân sự,phòng kế toán, phòng thiết kế
Trong đó:
Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, là người lãnh đạo công ty có trách
nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình hoạt động của công ty Là người phụ trách
Trang 7chung các hoạt động quản lý Chịu trách nhiệm về vấn đề công ăn việc làm,đảm bảo đờisống vật chất cho nhân viên Công ty.
Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc và có trách nhiệm phụ trách
công tác kế hoạch làm việc, có trách nhiệm đôn đốc theo dõi giúp đỡ những bộ phậnđược giám đốc phân công phụ trách hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề ra Quản lý chỉ đạo
về mặt kỹ thuật trong công ty, thay mặt giám đốc trong một số trường hợp khi được ủyquyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc và pháp luật Được thamgia đê xuất với giám đốc trong công tác quản lý, tổ chức và điều hành và xây dựng chiếnlược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn
Phòng quản lý nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ
chức lao động như : Tiến hành tuyển dụng nhân viên, tổ chức các phong trào khenthưởng, kỷ luật, thực hiện công tác bảo vệ ở công ty Xây dựng mô hình tổ chức bộ máyquản lý công ty Làm báo cáo tuyển dụng, xếp lương, nâng lương, khen thưởng, xây dựngđịnh mức nhân viên
Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, nhân vien mớivào Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên
Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành và quản lý trong
lĩnh vực tài chính Chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời, liên tục có hệ thống các số liệu vềquỹ và tài sản của công ty Lập và kế hoạch thực hiện kế toán, tài chính, lập báo cáo hàngtháng, quý, năm theo qui định Chịu trách nhiệm và xây dựng kế hoạch tài chính Thựchiện thống kê và chức năng xây dựng các mức lao động và tiền lương,xác định quỹlương, các hình thức tiền lương tính trả lương cho cán bộ nhân viên trong công ty
Phòng thiết kế:Phòng thiết kế chuyên thiết kế và xây dựng phần mềm, công ty
nhận những dự án về bài toán quản lý ví dụ như những bài toán xây dựng bài toán quản
lý nhân sự của một công ty nào đó, hoạch xây dựng bài toán quản lý học phí cho mộttrường học nào đó… và phòng thiết kế có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành dự án đó
1.2.3 Các ngành nghề kinh doanh
- Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Lập trình máy vi tính(Ngành chính)
Trang 8- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vitính.
- Cổng thông tin
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
- Quảng cáo
1.3 Thực trạng bài toán nghiên cứu
Thực trạng quản lý bài toán tại đơn vị khảo sát
Công ty Công ty cổ phần Portalbeanz Việt Nam có nhận dự án về phần mềm quản
lý nhân sự cho công ty TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu Qua quá trình thực tập ở công ty
em được tham gia và tìm hiểu về dự án đó
Đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty TNHHTM và ĐT CánhHải Âu” Và sau đây em sẽ giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty và tình hình quản lýnhân sự của công ty tại thời điểm hiện tại
1.3.1 Giới thiệu về công ty
1.3.1.1 Giới thiệu chung
Công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu chuyên buôn bán các mặt hàng tiêudùng Công ty gồm có sáu mươi thành viên gồm có giám đốc, các phòng ban, nhânviên… Ban đầu thì công ty chỉ là một công ty nhỏ, ít nhân viên, nay công ty có quy môlớn hơn với số lượng nhân viên, số lượng hàng hóa ngày càng nhiều
Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinhdoanh và điều hành công ty, là đại điện pháp nhân cho công ty Giúp việc và tham mưucho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng
Cơ cấu tổ chức công ty đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo chế độ
1 thủ trưởng toàn công ty, đồng thời cơ cấu tổ chức của công ty gọn, linh hoạt, giúp chongười quản lý nhanh nhạy trong việc tiếp nhận và giải quyết các vấn đề một cách hợp lý,làm việc có hiệu quả cao
Ngoài môi trường làm việc đem lại hiệu quả cao thi công ty còn có chế độ đãi ngộhợp lý Công ty TNHHTM và ĐT Cánh HẢi Âu luôn trả lương cho công nhân viên đúngthời hạn trong điều kiên có thể Trong những trường hợp công ty không thể trả lươngđúng kỳ hạn thì công ty luôn có thông báo trước cho cán bộ công nhân viên
Trang 9Việc xếp lương cho công nhân viên được căn cứ vào hệ số thang bảng lương, và sựcống hiến của họ cho công ty.
Trong việc đề bạt thì thường thông qua bầu xét duyệt của các phòng ban cơ sở.Việc xét duyệt đề bạt thường công khai và luôn dựa vào năng lực cống hiến của nhânviên Bên cạnh khen thưởng đề bạt thì công ty còn có hình thức kỷ luật nghiêm khắc côngbằng đối với mọi thành viên vi phạm các kỷ luật lao động Hàng năm công ty cũng cónhững đợt cho cán bộ đi đào tạo Tạo cơ hội thăng tiến cho họ, giúp họ luôn có động lực
để phấn đấu, không ngừng vươn lên học hỏi để đáp ứng yêu cầu công việc
Với chính sách quản trị nhân sự đã tạo cho công ty một tập thể vững mạnh, và luônvượt qua mọi khó khăn Và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty Tuynhiên thì chính sách quản lý nhân sự của công ty vẫn có nhiều vấn đề chưa được phùhợp
1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty.
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trong công ty
Ban giám đốc:gồm có giám đốc: giám đốc là người góp vốn nhiều nhất,chịu trách
nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, chỉ đạo hoạt động kinh doanh củacông, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên hay tổ chức bộ máy hoạt động
Phòng hành chính nhân sự:bao gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên Thực hiện
chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ Đào tạo vào tuyển dụng lao động,quản lý quỹ của công ty để có các chế độ chính sách cho nhân viên
Trang 10Phòng tài chính kế toán: Gồm có trưởng phòng với nhân viên kế toán.Có chức
năng thống kế các quá trình làm việc của công ty để dựa vào đó tính lương cho nhân viêntrong công ty
Phòng quản lý bán hàng: Có chức năng quản lý quá trình bán hàng của nhân viên
như những mặt hàng bán được, những mặt hàng không bán được trong ngày
Phòng quản lý kho: Thực hiện việc nhập hàng hóa vào kho,xuất kho và kiểm kênhững hàng hóa còn tồn trong kho
1.3.2.Thực trạng quá trình quản lý của công ty
Hiện nay, công ty TNNHH và ĐT Cánh Hải Âu vẫn còn quản lý nhân sự trên sổsách và giấy tờ Công tác quản lý ở nhiều bộ phận còn thực hiện thủ công dẫn đến công
ty cần nhiều nguồn nhân lực và thời gian chờ để thực hiện công việc còn khá chậm Khimuốn tìm kiếm thông tin của một nhân viên thì phòng quản lý nhân sự mất khá nhiềuthời gian, công sức để tìm kiếm
Quy trình quản lý nhân sự của công ty phụ thuộc chủ yếu vào hai phòng ban làphòng quản lý nhân sự và phòng kế toán.Trong đó:
Nhân viên phòng nhân sự sẽ quản lý các vấn đề về nhân sự như : Tạo danh sách cácnhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc , các thông tin về nhân viên ( thông tin
cá nhân, chức vụ …)
Sau đây là hồ sơ nhân viên của công ty:
Trang 11Hình 1.2 Hồ sơ nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Hình 1.3 Hồ sơ quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Công việc chấm công hiện nay của công ty là hàng ngày được ghi vào sổ và theodõi năng suất Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương Bảng theo dõinăng suất bao gồm Họ Tên, ngày tháng,…
Trang 12Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra đối chiếu với số ngày công của nhân viênxem có đúng không Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại Nếu đúng thì sẽ thực hiện tínhlương của nhân viên theo bảng tính lương của công ty.
Nhân viên phòng kế toán sẽ quản lý tiền lương bằng cách nhận thông tin chấm công
từ bộ phận nhân sự về để tính lương cho từng nhân viên đối với khung lương của từng bộphận và từng chức vụ…
Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ Nhân viên có chức vụ nào sẽ nhậnđược mức lương ứng với từng chức vụ đó
Những việc được khen thưởng (lý do khen thưởng ) và hình thức khen thưởngtương ứng do giám đốc công ty định ra Bộ phận nhân sự có chức năng tạo bảng khenthưởng và hình thức khen thưởng tương ứng
Những việc kỷ luật (lý do kỷ luật ) và hình thức kỷ luật tương ứng do giám đốccông ty định ra Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó cótên loại kỷ luật và hình thức kỷ luật tương ứng Hình thức khen thưởng, kỷ luật đều được
sử dụng các biện pháp về tài chính như thưởng tiền hay trừ lương
Hình 1.4 Bảng chấm công của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Hiện nay thì công ty vẫn tính lương trên sổ sách và nhờ sự hỗ trợ của máy tính để
tính lương nhưng quá trình tính lương vẫn còn thủ công
Trang 13Hình 1.5 Bản tính lương của nhân viên Công ty TNNHH và Đầu Tư Cánh Hải Âu.
Như vậy, Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ sáchgiấy tờ như vậy không thể tránh khỏi những sai xót Thống kê báo cáo là một nhiệm vụquan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh Mà có những báo cáo thì mỗi thànhviên trong bán giám đốc mới tiếp cận được đầy đủ thông tin Như vậy việc quản lý thủcông sẽ dẫn đến những khó khăn như:
Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp, thiếuchính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng đều
Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh.Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhập, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều vềvật chất và con người
Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin…yêu cầungày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại chưađáp ứng được
Vì vậy, Hệ thống mới của công ty được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điềukiện chuyển đổi dễ dàng hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa
1.3.3 Mô tả bài toán
Xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý thôngtin nhân viên …cho công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Trang 14Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh tiết kiệm đượcthời gian cho người quản lý giúp cho việc quản lý có hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự phục vụ công tác quản lý nhân sự, người quản lý có khảnăng bao quát và điều hành nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo cáo định
kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của công ty Các khâu chuyên trách khác củanhân sự sẽ do nhânviên trong bộ phận nhân sự quản lý đảm nhiệm Quản lý nhân sự sẽ cócác bộ phận chuyên trách riêng cho các công việc liên quan đến nghiệp vụ nhân sự
Ngoài ra bộ quản lý phải theo dõi việc chấm công để chuyển số liệu cho phòng kếtoán tính và trả lương cho nhân viên Hàng quý, bộ phận quản lý phải báo cáo lên lãnhđạo về số lao động và số người nghỉ hưu, số hợp đồng lao động mới kí
Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty
TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu” mong rằng công ty có một hệ thống nhân sự mới đểviệc quản lý của công ty với nhân viên dễ dàng hơn
Vì vậy trong bước đầu xây dựng bài toán thì chúng em quan tâm chủ yếu đến nhữngphần chính như sau:
Mô hình mới xây dựng của bài toán
1.3.3.1 Quản lý danh mục
Tạo danh sách nhân viên
Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông tintrong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụcông tác, phòng ban và mức lương của nhân viên Mã nhân viên luôn được giữa nguyên,
nó không thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự ( khi đó cần tạodanh sách nhân viên mới)
Khi công ty có những thay đổi liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản lýnhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ ( không cần thay đổi
mã nhân viên, không cần cập nhập thêm thông tin về nhân viên)
Thông tin nhân viên
Một nhân viên có một chức vụ duy nhất
Một nhân viên có một bằng cấp nhất định
Trang 15Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân sự cónhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện cácbước sau:
Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty
Điền họ tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó
Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại,trình độ…
Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc
Bảng kỷ luật và khen thưởng
Những việc kỷ luật và khen thưởng và hình thức kỷ luật tương ứng do giám đốccông ty định ra Bộ phận nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó có tên kýluật và hình thức kỷ luật tương ứng
Mã khen thưởng và kỷ luật theo quy ước của công ty
Tra cứu dữ liệu
Nhân viên khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể xem được thông tin cá nhân củamình
Nhân viên quản lý có thể xem danh sách nhân viên để xem mức lương…
1.3.3.2 Quản lý chấm công,tính lương.
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cập nhật vàđiều chỉnh chấm công
Hằng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin chấm công từ ngày đầu tháng đếncuối tháng của nhân viên vào hệ thống của công ty
Vào cuối tháng nhân viên phòng nhân sự kiểm tra xem số ngày nghỉ có phép, ngàynghỉ không phép của nhân viên và hệ thống sẽ tổng hợp lại bảng chấm công vào cuốitháng, sau đó in ra danh sách bảng chấm công của nhân viên, rồi đối chiếu thực tế
Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng chấm công đã kiểm tra để báo cáochấm công rồi chuyển bảng chấm công sang cho bộ phận kế toán
Bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngàynghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương…
Trang 16Công việc chấm công này sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật và điềuchỉnh kết quả chấm công hàng tháng,theo dõi quá trình làm việc.
Theo dõi chấm công cho nhân viên hàng tháng,để nắm bắt tình hình làm việc củatừng nhân viên trong công ty
Thời gian làm việc tại công ty bắt đầu từ 8h đến 11h30 và chiều từ 1h30 đến 5h30.Việc chấm công sẽ được làm hàng ngày,phục vụ cho việc tính lương hàng tháng.Quản lý lương của nhân viên do phòng kế toán và phòng nhân sự đảm nhiệm.Phòng kế toán lập báo cáo tính lương dựa vào bảng chấm công lấy từ phòng nhân sự
Cuối tháng phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công của phòng nhân sự,đồngthời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản như BHYT,BHXH…vào hệ thống để làm cơ sở tính lương
Dựa vào các thông tin, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương là mức lương hưởngcủa mỗi nhân viên Nhân viên sẽ nhận lương, kế toán sẽ lập các báo cáo về lương,thưởng, BHYT, BHXH
Lập phiếu tính lương cho từng nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, lươngngày công, phụ cấp, tổng thu nhập…
1.3.4.Số liệu đầu vào và đầu ra.
Số liệu đầu vào:
Hệ thống quản lý nhân sự:
Tình trạng nhân sự hiện tại, gồm các trường: Mã phòng ban, Mã nhân viên, Mãchức vụ, họ tên, giới tính, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh, nơisinh, quê quán, trú quán, chỗ ở hiện tại, thành phần gia đình, trình độ học vấn, ngày vàocông ty, lý lịch gia đình, quá trình công tác, quá trình học tập, ngạch lương, phụ cấp tráchnhiệm, bậc lương, số sổ BHXH, hệ số lương, BHYT, BHXH…
Trang 17Quá trình biến động của nhân sự, gồm các Form sau:
Lý lịch nhân viên
Quyết định tăng lương
Quyết định thôi việc
Quyết định nghỉ việc hưởng BHXH một lần
Quyết định nghỉ hưu
Quyết định đào tạo, bồi dưỡng
Quyết định khen thưởng
Quyết định kỷ luật
Số liệu đầu ra:
In lý lịch chi tiết cho 1 hoặc nhiều nhân viên
In ra danh sách chi tiết của nhân viên
In bảng lương chi tiết hàng tháng cho nhân viên bao gồm các khoản thưởng, bảohiểm xã hội và các khoản giảm trừ, kỷ luật
In báo cáo chấm công cho 1 nhân viên hay toàn thể nhân viên
- Chức năng quản lý hệ thống có đăng nhập, Sao lưu phục hồi, phân quyền
- Chức năng quản lý danh mục: Quản lý danh mục phòng ban, danh mục chức vụ,danh mục, danh mục nhân viên, danh mục hợp đồng lao động, danh mục khen thưởng kỷluật, danh mục hệ số lương
- Chức năng báo cáo thống kê chỉ áp dụng cho người quản lý phòng nhân sự
- Chức năng tra cứu: có thể tra cứu theo hồ sơ nhân viên, theo phòng ban
Trang 18CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng
Sơ đồ phân rã chức năng bao gồm :Quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản lý tínhlương, tìm kiếm, báo cáo thống kê
Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng
Trang 19Đây là hệ thống "quản lý nhân sự " công ty công ty cổ phần TNHH TM và ĐTCánh Hải Âu Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhânviên vào máy tính để quản lý Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả lương chonhân viên vào cuối tháng hay đầu tháng kế tiếp Hồ sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ
“Quản lý hồ sơ nhân viên” Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân viên đó làm việc toànthời gian hay bán thời gian Như vậy các phân hệ khác cũng có thể sử dụng thông tin củaphân hệ này Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm công, tính lương cho cácnhân viên làm việc bán thời gian ấy
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuấtbáo cáo, thống kê theo yêu cầu
Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự " nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viênhiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng Hơn nữa, phần mềmgiúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết
Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:
Quản lý hệ thống:
+Quản lý người dùng: Quản lý tài khoản mật khẩu và các thông tin người dùng.+Sao lưu phục hồi :Khi người dùng muốn dữ liệu được sao lưu chức năng sao lưu sẽlưu cơ sở dữ liệu và phục hồi khi hệ thống có sự cố
+Phân quyền : Quản lý phân quyền người dùng hệ thống
+ Danh mục khen thưởng,kỷ luật : Danh mục này cho biết mã khen thưởng và lý dokhen thưởng hay kỷ luật
+ Danh mục điều chuyển công tác: Danh mục này cho biết mã điều chuyển, ngàyđiều chuyển và chức vụ và phòng ban mới
Trang 20+ Danh mục quản lý hồ sơ nhân viên: Danh mục này cho biết thông tin về nhân viênnhư mã nhân viên, phòng ban, chức vụ…
+Tra cứu nhân viên theo phòng ban: Lọc tìm kiếm nhân viên theo phòng ban
Báo cáo thống kê:
+Báo cáo lương: Báo cáo thông tin chi tiết về lương của nhân viên theo từng thángquý năm
+Báo cáo nhân viên: Báo cáo chi tiết hồ sơ nhân viên của một cá nhân hoặc danhsách hồ sơ nhiều cá nhân trong phòng ban hoặc tất cả