GA ĐIỆN TỬ TIN HỌC 7 PHẦN EXCEL

11 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  New làm xuất hiện hộp thoại Các mẫu bảng tính... - Chuyển đổi trạng thái hiện hành giữa các bảng tính C1: Nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh tr

3

Bài 1: Làm quen với MS-Excel 2000

Bài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính

4

LÀM QUEN VỚI MS-EXCEL

1 Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

2 Thao tác cơ bản trên bảng tính

5

C1: Nhấn chuột vào nút Start  Programs  Microsoft Excel

 Mặc định mỗi bảng tính mới có 3 trang bảng tính

có tên Sheet1 , Sheet2 , Sheet3

hiển thị toạ độ ô soạn thảo(ô hiện hành) và nội

dung dữ liệu của ô

Thanh công thức Đường viền ngang ng vi n ngang ền ngang

10

1 NHỮNG THAO TÁC ĐẦU TIÊN VỚI MS-EXCEL

C1 : Nhấn chuột vào biểu tượng New  trên thanh công

11

Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  New làm

xuất hiện hộp thoại

Các mẫu bảng tính

12

1 NHỮNG THAO TÁC ĐẦU TIÊN VỚI MS-EXCEL

1.4.Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa.

Nhắp chuột vào biểu tượng Save  làm xuất hiện hộp

thoại

Chọn thư mục sẽ chứa tệp tin trong

ô Save in

Nháy nút

Save để lưu

13

Ghi lưu vào đĩa mềm:

Mở thực đơn lệnh File  chọn lệnh Save As…

14

1 NHỮNG THAO TÁC ĐẦU TIÊN VỚI MS-EXCEL

1.5.Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác.

Nhập tên mới cho bảng tính

•  File  Save As

16

1 NHỮNG THAO TÁC ĐẦU TIÊN VỚI MS-EXCEL

1.6.Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác.

• Ghi lưu để có thể đưa lên trang Web

 File  Save As

Chọn kiểu Web page

Vào File  chọn lệnh Close đóng các bảng tính

-Thoát khỏi Excel:

Vào File  Exit hoặc nhấn nút Close

Nếu bỏ qua thao tác đầu sẽ xuất hiện hộp thoại

B1: Vào File  Open… hoặc nháy nút Open

Xuất hiện hộp thoại Open

19

b.Mở nhiều bảng tính

B1: Vào File  Open… hoặc nháy nút Open

Xuất hiện hộp thoại Open

20

2 THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH

2.2 Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

- Bảng tính hiện hành?

- Chuyển đổi trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

C1: Nhắp chuột vào biểu

tượng trên thanh trang thái

C2: Vào Window 

nhắp chọn tên bảng tính

22

2 THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH

2.3 Trang hiện hành, ô hiện hành.

 Ô hiện hành

Di chuyển ô hiện hành?

23

 Các dạng con trỏ trong Excel

- Con trỏ ô: xác định ô hiện hành

Khi ở trên các ô

Khi đang soạn thảo

- Con trỏ soạn thảo: xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô

- Con trỏ chuột:

24

2 THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH

2.3 Trang hiện hành, ô hiện hành.

 Nhập, chỉnh sửa dữ liệu trong ô

26

2 THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH

2.5.Che dấu/hiển thị các thanh công cụ.

-Các loại thanh công cụ

-Ẩn hiện các thanh công cụ:

dưới được phép cuộn lên hoặc cuộn xuống hoặc cố định một số

cột bên trái khi các cột còn lại được phép dịch sang trái hoặc

phải.

Vào Window  Freeze Panes / Unfreeze Panes

28

SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH

1- Nhập dữ liệu kiểu số, văn bản

2- Biên tập dữ liệu

3- Thao tác chọn/huỷ chọn ô, dòng, cột

4- Sử dụng công cụ điền nội dung tự động

5- Thao tác sao chép, di chuyển, xoá, chèn các ô

6- Thêm bớt ô, dòng, cột

7- Thao tác với các trang bảng tính

8- Sử dụng tiện ích sắp xếp và lọc dữ liệu

29

Kiểu văn bản – Text

True - đúng False - sai

• Nếu muốn nhập số âm thì đánh dấu “ - ” đằng trước hoặc nhập

số vào giữa cặp ngoặc đơn

• Dùng dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân

• Dữ liệu kiểu ngày tháng:

• Phải nhập theo khuôn dạng: tháng-ngày-năm

• Vd: Muốn nhập 19/05/1997 phải gõ: 5/19/1997

• Nếu không gõ năm thì chương trình sẽ mặc định là năm hiện

tại

32

2.BIÊN TẬP DỮ LIỆU

Sửa nội dung đã có trong ô:

• Nhắp đúp chuột vào ô cần sửa để MS-Excel chuyển sang trạng thái

soạn thảo (hoặc chọn ô cần sửa và ấn F2)

• Sửa xong ấn Enter để kết thúc

Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô:

• Nhắp chuột vào ô cần thay thế dữ liệu rồi nhập vào dữ liệu mới

Sử dụng lệnh Undo và Redo

• Lệnh Undo (Ctrl + Z): quay trở lại kết quả đã có trước khi thực hiện một số lệnh hoặc hành động

• Lệnh Redo: thực hiện lại hành động đã bị huỷ bỏ bởi lệnh Undo

Bài tập: Nhập vào ô B2: “Chúc mừng năm mới”, sau đó xoá cụm từ

“năm mới” Sử dụng lệnh Undo để khôi phục lại nội dung vừa xoá

 Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái

 Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải

 Thả phím Shift để kết thúc việc chọn

35

3.1 Chọn ô, dòng, cột

Chọn một cột:

• Để chọn một cột ta nhắp chuột vào tên cột trên đường viền ngang

Chọn dãy cột liền kề nhau:

• Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái hoặc bên phải) trên

đường viền ngang

• Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng của dãy Sau

đó thả phím Shift

• Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

• Giữ phím Ctrl và nhắp chuột chọn cột hay dãy cột tiếp theo

• Thả phím Ctrl

37

3.1 Chọn ô, dòng, cột

Chọn một dòng:

• Để chọn dòng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng trên đường viền dọc

Chọn dãy dòng liền nhau:

• Nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng) trên đường viền dọc

• Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy Sau đó thả phím Shift

• Chọn dòng hoặc dãy dòng liền nhau

• Giữ phím Ctrl và nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo Sau đó thả phím Ctrl

Chọn toàn bộ bảng tính:

• Ctrl + A hoặc nhắp chuột

1 Thực hiện việc đánh dấu chọn dòng 3 đến dòng 50 bằng 2 cách

2 Thực hiện việc đánh dấu chọn các vùng ô sau: B2:E9 và H2:K9

3 Thực hiện việc đánh dấu chọn cả trang bảng tính

4 Huỷ chọn

41

4.2 Thực hành điền tự động theo chuỗi dữ liệu

• Nhập dữ liệu BGI010252 vào ô B2 và BGI010253 vào ô B3

• Chọn vùng ô (B2:B3)

• Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải, con trỏ chuyển thành hình dấu

cộng Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc

• Chọn ít nhất 2 ô chứa dãy giá trị đã cho trước

• Nhắp chuột vào đúng vị trí góc dưới-phải, kéo và thả

VD:

43

4.4 Thực hành điền tự động theo cấp số nhân

Thao tác:

• Chọn ít nhất 2 ô chứa dãy giá trị đã cho trước

• Nhắp chuột phải vào vị trí góc dưới-phải, kéo và thả

• Khi thả nút chuột phải, bảng chọn nóng xuất hiện Nhấn vào

Growth Trend

Ví dụ:

2 Trên Sheet1, nhập giá trị 0.5 và 1.0 vào ô D1 và E1 Dùng công

cụ điền tự động để tạo dòng số liệu như sau: 0.5, 1.0, 1.5, 2.0,

3 Trên Sheet2, nhập 2 và 4 vào ô D2 và E2 Dùng công cụ điền tự

động để tạo dòng số liệu như sau: 2, 4, 8, 16, 32,

4 Trên Sheet 3, nhập nội dung “D003” vào ô B3 Sử dụng công cụ

điền tự động để có dãy dữ liệu tăng có quy luật, kết thúc ở ô B10

5 Trên Sheet4 nhập nội dung “Tháng 1” tại ô D4 Sử dụng công cụ

điền tự động tạo ra dãy ô có nội dung là “Tháng 2” đến “Tháng

12” Kết thúc tại ô D15

6 Ghi lưu bảng tính

45

• Các nút lệnh trên thanh công cụ Standard:

Copy , Cut , Paste

• Trong thực đơn lệnh Edit • Trong hộp chọn lệnh xuất

hiện khi nhấn phải chuột vào các đối tượng

3 Di chuyển con trỏ đến ô C3, sau đó nhấn nút Paste

4 Kiểm tra kết quả

5 Di chuyển tiếp con trỏ đến ô E5 và nhấn nút Paste Hãy kiểm tra xem việc dán ô có được thực hiện tiếp trong lần thứ 2 không?

6 Nhấn nút ESC làm mất đường viền nét quanh vùng ô A1: B2 Sau đó

di chuyển con trỏ chuột đến vị trí ô A3 Hãy kiểm tra xem việc dán ô có thực hiện được nữa không?

7 Rút ra nguyên tắc cho việc sao chép và dán ô trong MS-Excel

48

5.THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XOÁ, CHÈN CÁC Ô

5.1 Sao chép các ô

Thao tác sao chép giữa các ô khác trang bảng tính:

• Trên trang bảng tính hiện hành, chọn các ô cần sao chép

3 Nhắp chọn Sheet2, đặt con trỏ tại ô C3, nhấn nút Paste

4 Kiểm tra kết quả trên Sheet1 và Sheet2

52

6.THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT

6.1 Thêm dòng

• Bước 1: Chọn 1 dòng hoặc nhiều dòng

• Bước 2:  Insert  Rows, dòng mới được chèn vào sẽ đẩy dòng

được chọn xuống dưới

6.2 Thêm cột

• Bước 1: Chọn 1 cột hoặc nhiều cột

• Bước 2:  Insert  Columns, cột mới được chèn vào sẽ đẩy cột

được chọn sang bên phải

53

6.3 Thêm vùng ô

• Bước 1: Chọn số ô muốn thêm

• Bước 2:  Insert  Cells, làm xuất hiện hộp thoại

Chèn ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn sang phải

Chèn ô trống và đẩy các ô từ vị trí chèn xuống dưới

Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới

Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải

• Bước 2:  Edit  Delete, làm xuất hiện hộp thoại

Xoá ô và đẩy các ô bên phải vị trí xoá sang trái

Xoá ô và đẩy các ô dưới vị trí xoá lên trên

Xoá dòng chứa ô và đẩy các dòng dưới vị trí xoá lên trên

Xoá cột chứa ô và đẩy các cột bên phải vị trí xoá đi sang trái

55

6.5 Thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao của dòng

• Chiều rộng của cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải

• Chiều cao của dòng được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới

Co dãn kích thước một cột:

• Di chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải tiêu đề cột khi đó con trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên 2 chiều

• Kéo và di chuột sang 2 bên để tăng hoặc giảm kích thước cột

Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột một lúc:

• Chọn dãy cột muốn co dãn kích thước, đặt con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn

• Kéo và di chuột sang 2 bên để tăng hoặc giảm kích thước các cột

• Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột, MS-Excel sẽ tự động co

dãn kích thước cột cho phù hợp với độ dài dữ liệu chứa trong cột

Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột:

• Chọn các cột

•  Format  Column  Width làm xuất hiện hộp thoại

• Nhập kích thước cột vào ô trống và nhấn OK để kết thúc

57

6.5 Thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao của dòng

Thay đổi độ cao nhiều dòng:

• Chọn các dòng muốn thay đổi

• Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một dòng trong vùng chọn

• Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi độ cao

58

6.THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT

6.5 Thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao của dòng

Thay đổi độ cao nhiều dòng bằng nhau:

• Chọn các dòng muốn thay đổi

•  Format  Row  Height làm xuất hiện hộp thoại

• Nhập chiều cao vào ô Row Height và ấn OK

• Cách 2: Nhắp chuột phải vào trang tính bất kỳ, chọn mục Insert

làm xuất hiện hộp thoại, nhấn OK

7.2 Đổi tên trang bảng tính

• Nhấn phím chuột phải vào tên trang tính muốn đổi tên

• Chọn Rename

• Gõ tên mới rồi ấn Enter

Trước và sau khi đổi tên trang tính

• Chọn tên trang bảng tính cần sao chép

• Giữ phím Ctrl rồi kéo thả tên trang tính đó sang vị trí mới

Sao chép một trang bảng tính

62

7.THAO TÁC VỚI CÁC TRANG BẢNG TÍNH

7.4 Sao chép trang bảng tính

Sao chép nhiều trang bảng tính:

• Chọn tên các trang bảng tính cần sao chép

•  Edit  Move or Copy ( hoặc chuột phải vào vùng trang

được chọn và chọn Move or Copy ) làm xuất hiện hộp thoại

Chọn bảng tính nhận bảng sao chép

Vị trí đặt trang sao chép là trước

trang nào

63

7.5 Di chuyển trang bảng tính

Cách 1 (Chỉ di chuyển được trong cùng một trang bảng tính):

• Chọn tên các trang bảng tính cần di chuyển

• Kéo thả các trang bảng tính đó sang trái hoặc sang phải danh sách trang Trong quá trình kéo thả có một mũi tên nhỏ xuất hiện để xác định vị trí của các trang được di chuyển

• Chọn tên các trang bảng tính cần di chuyển

•  Edit  Move or Copy ( hoặc chuột phải vào vùng trang

được chọn và chọn Move or Copy ) làm xuất hiện hộp thoại

Chọn bảng tính nhận trang di chuyển đến

Vị trí đặt trang di chuyển là trước trang nào

2 Nhập nội dung bất kỳ lên Sheet1 của bảng tính THUCHANH1.XLS

3 Thực hiện sao chép Sheet1 của bảng tính THUCHANH1.XLS đến cuối dãy trang của bảng tính THUCHANH2.XLS

4 Thực hiện di chuyển tất cả các Sheet có trên bảng tính

THUCHANH2.XLS đặt trên bảng tính THUCHANH1.XLS

5 Kiểm tra lại kết qủa

VD: Cho bảng tính có nội dung sau Hãy lọc ra tất cả những người

có học lực xếp loại Giỏi hoặc Khá

69

8.2 Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu

VD: Các bước thực hiện

• Đưa con trỏ về ô bất kỳ thuộc vùng dữ liệu A1:E7

• Data  Filter  AutoFilter

Nhắp chuột

• All: lấy tất cả, không loại trừ dòng nào

• Top 10: lấy 10 dòng đầu tiên

• Có thể chọn các điểm số đã có: 4.0, 6.0, 7.5,

• Custom: lọc theo điều kiện do chúng ta xác định

Nhắp chọn

• does not equals: so sánh không bằng

• is greater than: so sánh lớn hơn

• is greater than or equals to: so sánh lớn hơn hoặc bằng

• is lees than: so sánh nhỏ hơn

• is lees than and or equals to: so sánh nhỏ hơn hoặc bằng

Nhắp chuột

Trước và sau kki lọc dữ liệu

Để xoá bỏ tiện ích lọc tự động:  Data  Filter  AutoFilter

74

1.TÌM HIỂU TRƯỚC KHI TIẾN HÀNH ĐỊNH DẠNG

Hộp thoại Format Cells

75

Một số nút lệnh trên thanh công cụ định dạng

76

2.THAO TÁC ĐỊNH DẠNG Ô

MS-Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm:

• General: Dạng chung do MS-Excel quy định khi nhập dữ liệu

• Number: Dạng số

• Currency: Dạng tiền tệ

• Date: Dạng ngày tháng

• Time: Dạng thời gian

• Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa

77

VD:

• Mở một bảng tính và nhập số thực 1111.99 vào ô C1 của Sheet1

 Format  Cells (Ctrl + 1), chọn Number

Nơi biểu diễn giá trị ô thay đổi theo các lựa chọn

78

2.THAO TÁC ĐỊNH DẠNG Ô

2.2 Biểu diễn dữ liệu theo dạng ngày tháng:

Khuôn dạng mặc định của MS-Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày

tháng là tháng/ngày/năm (mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy) Sau khi nhập theo đúng khuôn dạng ta có thể thay đổi cách biểu diễn:

VD:

• Mở một bảng tính nhập giá trị

04/30/2005 vào ô C1 của Sheet1

•  Format  Cells (Ctrl + 1)

80

2.THAO TÁC ĐỊNH DẠNG Ô

2.4 Biểu diễn dữ liệu theo dạng phần trăm:

Trong một vài trường hợp, người dùng muốn biểu diễn một

số dưới dạng phần trăm, vd: 0,75 sẽ được hiển thị là 75%

• Sử dụng các nút trên thanh Formating

81

Hộp thoại Format Cells

82

3 ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN

3.1 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ:

Thực hiện tương tự trong Words

3.2 Thay màu chữ và màu nền ô:

Thay đổi mầu chữ

Cách 1

Cách 2

83

3.2 Thay màu chữ và màu nền ô:

Thay đổi mầu nền ô

Cách 2

Cách 1

84

3 ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN

3.3 Sao chép định dạng ô:

Sử dụng chổi quét định dạng – Format Painter

3.4 Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô:

Đây là công cụ cho phép tự động xuống dòng trong một ô

86

4 CĂN LỀ, VẼ ĐƯỜNG VIỀN Ô

4.1 Căn vị trí chữ trong ô: giữa, trái, phải, trên, dưới

theo chiều ngang bằng các nút:

Căn theo chiều ngangCăn theo chiều dọc

•  Format  Cells, Chọn Alignment

• Chọn Merge Cell trong mục Text Contrl

88

4 CĂN LỀ, VẼ ĐƯỜNG VIỀN Ô

4.3 Thay đổi hướng chữ trong ô

Các bước thực hiện:

• Chọn các ô cần hoà nhập

•  Format  Cells, Chọn thẻ Alignment

• Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo và

quay để thay đổi độ nghiêng phù hợp

89

4.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô

Các bước thực hiện:

• Chọn các ô hay vùng ô cần tạo đường viền

•  Format  Cells, Chọn thẻ Border

Chọn kiểu đường viền

Chọn màu đường viền

90

4 CĂN LỀ, VẼ ĐƯỜNG VIỀN Ô

4.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô

Có thể thực hiện bằng cách sử dụng nút Border trên thanh

Formatting

91

Tạo bảng tính có nội dung sau và đặt tên là BANGDIEM.XLS

92

CÔNG THỨC VÀ HÀM

1- Tạo công thức cơ bản

2- Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối

3- Thao tác với các hàm

4- Bài tập tổng hợp

93

1.1 Tạo công thức số học cơ bản

Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng

tính Phải nhập ký tự “=“ trước khi nhập nội dung công thức Ký

tự này giúp MS-Excel nhận biết và thực hiện công thức

Kết qủa tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức

sẽ hiển thị trên thanh Formula Bar và chúng ta có thể

chỉnh sửa nội dung công thức tại thanh này

94

1 TẠO CÔNG THỨC CƠ BẢN

1.1 Tạo công thức số học cơ bản

Phép toán trong công thức số học:

Danh sách các phép toán và ký tự khác dùng trong công thức số học được liệt kê trong bảng sau:

95

Phép so sánh trong công thức Logic:

Công thức Logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) Danh sách các phép toán dùng trong công thức Logic:

> Lớn hơn (A1>B1)

< Nhỏ hơn (A1<B1)

>= Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1)

<= Nhỏ hơn hoặc bằng (A1<=B1)

<> Khác (A1<>B1)