B Tin Học (Access''2003 Table)

Cơ sở dữ liệu Database: là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ..., được l

2 03/23/24

CƠ SỞ DỮ LiỆU ?

Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau

Mô hình CSDL quan hệ

Theo mô hình này, dữ liệu được thể hiện trong các bảng

Mỗi bảng gồm các dòng và cột, mỗi cột có một tên duy nhất

Mỗi dòng cho thông tin về một đối tượng cụ thể trong quản lý (mỗi dòng thường được gọi là một bản ghi hay một bộ)

4 03/23/24

Các tính năng của HQT CSDL quan hệ

Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.

Truy nhập số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả.

Được xây dựng trên mô hình dữ liệu (quan hệ).

Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.

Đồng bộ các truy nhập cạnh tranh.

Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thẩm quyền truy nhập và phục hồi

Khả năng và ứng dụng của Access

Access là HQTCSDL quan hệ, phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ

Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ

6 03/23/24

Chế độ làm việc của Access

Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lý

Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người

sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập

Ngôn ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu

Ngôn ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu

Ngôn ngữ QBE (Query By Example): cho phép bạn xây dựng các truy vấn

dữ liệu bằng cửa sổ thiết kế và bằng các công cụ có sẵn

Ngôn ngữ SQL (Structure Query Language): cho phép bạn truy vấn dữ liệu bằng các câu lệnh có cấu trúc

8 03/23/24

KHỞI ĐỘNG MS ACCESS

Double Click vào Shortcut

MS Access trên Desktop

Hoặc mở Start \ All

Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Access 2003

10 03/23/24

GIAO DiỆN MS ACCESS

Hệ thống menu chính của Access

 File: Các thao tác cơ bản trên tệp.

 Edit: Các thao tác soạn thảo.

 Create Shortcut: tạo lối tắt trên màn hình

Windows.

 View: Các chế độ quan sát đối tượng.

 Insert: Thêm một thành phần vào đối tượng

đang thiết kế.

 Tools: Các công cụ, tiện ích CSDL.

 Relationship: Xem mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL

12 03/23/24

Hệ thống menu chính của Access

 Database utilities: Các tiện ích cơ sở dữ liệu như:

 Chuyển đổi dữ liệu giữa các phiên bản (Convert).

 Nén tệp CSDL (Compact).

 Tạo menu nhờ công cụ sẵn có (Switch Board).

 Chia nhỏ tệp CSDL (Split).

 Tạo tệp MDE, để che giấu các thiết kế.

 Bảo mật quyền truy nhập (Security)

TẠO MỚI MỘT CSDL

1 Chọn lệnh Create a new file …

2 Chọn Blank database …

3 Trong hộp thoại File new database ta

chọn nơi lưu trữ và nhập tên tập tin Mặc định sẽ có phần mở rộng là

*.MDB

4 Chọn Create

Lưu ý : Không lưu trùng tên tập tin và không sử dụng dấu tiếng Việt

14 03/23/24

THÔNG BÁO LƯU FILE TRÙNG TÊN

HỘP THOẠI FILE NEW DATABASE

16 03/23/24

GIAO DiỆN DATABASE

CSDL THEO TRANG

TỰ ĐỘNG HÓA LẬP TRÌNH ĐƠN

THỂ

BẢNG TRUY VẤN TIN MẪU NHẬP LiỆU BÁO BiỂU

CSDL THEO TRANG

TỰ ĐỘNG HÓA

LẬP TRÌNH ĐƠN

THỂ

18 03/23/24

TABLE

Nơi trực tiếp chứa dữ liệu Access

có thể gộp tới 32 768 đối tượng

(tổ hợp các bảng, biểu mẫu, báo

biểu, …), và có thể mở cùng một lúc tới 1 024 bảng nếu như có đủ sẵn tài nguyên

Có thể nhập khẩu, kết nối các

bảng từ các ứng dụng cơ sở dữ

liệu khác như Paradox, Excel,

FoxPro, dBase, …

20 03/23/24

THAO TÁC TẠO BẢNG

Double Click vào lệnh

Nhấn F6 để di chuyển xuống vùng Field

Properties

nhấn F6 để trở lên vùng thiết kế Field.

Lưu ý: Trong khi chọn các thuộc tính cho Field, nên xác định rõ ràng vị trí thuộc tính cần qui định.

CÁC THÀNH PHẦN TRONG CHẾ ĐỘ THIẾT KẾ BẢNG

22 03/23/24

 Field Name: Tên trường (Nên sử dụng bảng mã

Unicode, không dấu tiếng Việt)

 Data Type : Kiểu dữ liệu có các dạng sau

1 Text : Xâu ký tự có độ dài 255.

5 Currency : Tiền tệ.

bản ghi mới

7 Yes/No : (Boolean) Dữ liệu logic, giá trị thực 0, 1.

9 Hyperlink : Địa chỉ trang web

hoặc nhập trực tiếp giá trị cho hộp liệt kê chọn (Combo box; List Box).

CÁC LỖI THƯỜNG GẶP

1. Cần xác định khóa chính trước

khi lưu trữ bảng.

2. Đối với bảng không xác định

khóa chính, sau khi lưu bảng, Access cảnh báo gợi ý định nghĩa khóa chính, ta chọn No.

3. Các bảng tạo ra buộc phải thiết

lập mối quan hệ (Relationships)

24 03/23/24

THÔNG BÁO GỢI Ý ĐỊNH NGHĨA KHÓA CHÍNH

THANH CÔNG CỤ TẠO BẢNG

Chuyển từ DESIGN / DATASHEET

VIEW (Thiết kế / Nhập liệu)

Định nghĩa

khóa chính

Set Primary

Chèn thêm dòng (Insert Row)

Xóa dòng (Delete Row) Index Properties Build Database New Object

Cut Copy Paste Undo Redo File Search

Save

26 03/23/24

PRIMARY KEY ?

 Là một hay nhiều trường (field) của bảng xác định duy nhất mỗi mẫu tin được lưu trữ trong bảng, nhưng thông tin của trường này bắt buộc phải có và

không trùng giá trị nhau (No Duplicate).

 Trong một vài trường hợp một trường làm khóa chính không được (có các giá trị trùng), ta phải gán từ hai trường trở lên để làm khoá chính

RELATIONSHIP ?

 Khi tạo các bảng ta phải thiết lập mối quan hệ giữa các Table trong cùng ứng dụng Hệ thống sẽ dùng các mối quan hệ đó thông qua khóa chính để

từ đó truy tìm và kết hợp các dữ liệu lại theo một trật tự nhất định

 Mối quan hệ được tạo sẽ đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu giữa các bảng

28 03/23/24

THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG

 Mở Tool \ Relationship hoặc nhấn

chọn biểu tượng RelationShip trên toolbar , dùng chuột

Drag trường khóa chính sang bảng phụ kết nối.

 Từ hộp thoại Edit Relationship

 Chọn các thuộc tính kết nối.

 Chọn Create

30 03/23/24

THUỘC TÍNH KẾT NỐI

 Enforce Referential Intergrity : buộc máy kiểm tra giá trị mẫu tin ở phần Many (bảng 2) phải ứng với nội dung ở phần One (bảng 1) , và ta không thể nhập vào một nội dung khác ở bảng 2 nếu bảng 1 không có nội dung đó.

 Cascade Update Related Fields : Cho phép cập nhật thông tin tự động trên bảng 2 (Many) khi ta thay đổi giá trị trong trường khóa chính từ bảng 1 (One).

 Cascade Delete Related Fields : Cho phép xóa thông tin tự động trên bảng 2 (Many) khi ta thay đổi giá trị trong trường khóa chính từ bảng 1

32 03/23/24

FIELD PROPERTIES

 Field Size: Kích thước trường

 Format : Kiểu định dạng

 Decimal Places: Số lẽ thập phân

 Input Mask: Qui định mặt nạ nhập liệu

 Caption: Tên Field dạng diển giải

 Default Value: Giá trị mặc định khi mở Table dạng Datasheet View

 Validation Rule: Biểu thức kiểm chính nhập liệu

FIELD PROPERTIES

 Validation Text : Dòng thông báo khi Validation Rule bị vi phạm

 Require : Yes / No

 Allow zero length : Yes / No

 Indexed : Chỉ mục (Yes, No duplicate)

đặt chỉ mục nhưng không cho phép trùng nhau; (Yes, duplicate ,OK) đặt chỉ mục nhưng cho phép trùng nhau;

No (không đặt chỉ mục.)

34 03/23/24

CÁC ỨNG DỤNG

000LL (chỉ nhập 3 ký số và 2 ký tự)

Date() (lấy giá trị ngày hiện hành).

CÁC ỨNG DỤNG

“*A” Or Like “*B”; [SOMAY] Mod

2=0; Like “[A-D]*”; Between 10

And 30.

nhập liệu khi Validation Rule bị vi phạm.

36 03/23/24

LƯU Ý KHI THIẾT KẾ CẤU TRÚC BẢNG

của bảng trước khi lưu bảng.

chính sử dụng Shift+Click mouse

trường (Fields Properties)

chọn No khi cảnh báo tự động xác định trường ID

QUI TRÌNH THIẾT KẾ CSDL

1. Tạo mới CSDL (Create a new file).

2. Tạo các Table (Create table in

38 03/23/24

IMPORT DỮ LiỆU

1. Tạo mới CSDL

2. Mở menu File\ Get External

Data\ Import Hoặc R_Click

trên Database chọn Import

3. Chọn File nguồn (CSDL mẫu)\

Open

4. Chọn đối tượng \ Select All\

(Table,Query…)\ OK

40 03/23/24

RELATIONSHIP CSDL MẪU

LƯU Ý

1. Trước khi quyết định một

thao tác, học viên phải quan sát kỹ nội dung thông báo thao tác trên thanh tiêu đề của hộp thoại.

2. Khi gặp lỗi cần đọc qua

thông tin cảnh báo của MS ACCESS

42 03/23/24

Thông tin thao tác trên

thanh tiêu đề

44 03/23/24

46 03/23/24

48 03/23/24

(CTRL+ S CTRL+

W)

hành (ALT+ F4)

50 03/23/24

form

Apply/ Remove

Filter

Lưu trữ In ấn

Cut Ctr+X

Copy Ctr+C

Paste Ctr+V

Find New Record

Delete Record Database

New Object

KHAI THÁC CSDL TRÊN BẢNG

Mở bảng T05 PHATSINH ở chế độ Datasheet View.

Xác định cột.(Focus)

Chọn công cụ Sort/ Ascending hoặc Descending

Advanced Filter Sort

52 03/23/24

 Field: Tên trường

 Sort : Sắp xếp

 Criteria : Thiết lập điều kiện lọc

Vùng chứa bảng dữ liệu

Vùng chứa thông tin hiển thị

Lựa chọn các mẫu tin Xuất-Nhập