Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2008, mô tả về quy trình kiểm soát tài liệu phù hợp với HTQLCL ISO 9001:2008 của công ty CP Xây lắp CN Tây Đông. Quy trình này nhằm cung cấp một phương pháp thống nhất và nhất quán để kiểm soát các tài liệu và dữ liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng. Quy trình này nhằm khẳng định và đảm bảo rằng mọi tài liệu thích hợp đều có sẵn tại những nơi tiến hành các hoạt động liên quan chặt chẽ tới hiệu lực của hệ thống chất lượng.
Trang 1DANH SÁCH PHÂN PH I ỐI
Nơi nhận Xác nhận Nơi nhận Xác nhận Nơi nhận Xác nhận
Đội LM số 5
TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT
Lần
soát
1
2
3
PHÊ DUY T ỆT
Trang 2MỤC LỤC
Trang 31 Mục đích:
Quy trình này nhằm cung cấp một phương pháp thống nhất và nhất quán để kiểm soát các tài liệu và dữ liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng
Quy trình này nhằm khẳng định và đảm bảo rằng mọi tài liệu thích hợp đều có sẵn tại những nơi tiến hành các hoạt động liên quan chặt chẽ tới hiệu lực của hệ thống chất lượng
2 Phạm vi áp dụng:
Quy trình này áp dụng đối với tài liệu là đối tượng được soát xét, được sử dụng trong các hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng của Công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Tây Đông bao gồm:
A - Tài liệu nội bộ:
Sổ tay chất lượng
Bản vẽ kỹ thuật
Yêu cầu kỹ thuật
Quy trình chất lượng
Quy trình kiểm tra và thử nghiệm
Yêu cầu về an toàn
Các hướng dẫn công việc
Tài liệu về công nghệ, quy trình sản xuất
Kế hoạch chất lượng
Tài liệu về mua, bán
Danh sách các nhà thầu phụ, cung ứng được chấp nhận
Chính sách chất lượng
Mục tiêu chất lượng
B - Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài:
Tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc gia; tiêu chuẩn ngành; tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc tế được áp dụng
Quy phạm quốc gia, quy phạm ngành, quy phạm quốc tế
Hợp đồng, đơn đặt hàng
Tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp
Các quy định khác của pháp luật
Trang 4C - Hồ sơ nội bộ:
Báo cáo kiểm tra, thử nghiệm
Báo cáo đánh giá người cung cấp
Báo cáo đánh giá nội bộ và bên ngoài
Báo cáo, biên bản, bản vẽ liên quan tới kiểm soát quá trình
Biên bản xem xét của lãnh đạo
3 Tài liệu tham khảo:
Sổ tay chất lượng – STCL -01
Quy trình “ Kiểm soát hồ sơ” QT - 02
4 Định nghĩa:
WE Construction: Công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Tây Đông
Tài liệu: là những tư liệu, thông tin (có ý nghĩa) được dùng làm căn cứ hoặc hỗ trợ cho việc hoạch định và thực hiện các công việc liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng
Tài liệu được kiểm soát: là tài liệu chịu chế độ soát xét, cập nhật, tài liệu ở dưới dạng bản cứng Các tài liệu trong máy tính chỉ để tham khảo, phục vụ cho việc in
ấn, sửa đổi
Hồ sơ: là những tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp các bằng chứng
về các hoạt động được thực hiện Hồ sơ là tài liệu mang tính lịch sử không thể sửa đổi được mà chỉ có thể bổ sung thêm
Trưởng đơn vị là: Trưởng phòng, giám đốc các dự án, đội trưởng các đội sản xuất trực thuộc công ty
QMR (Quality Management Representative) là người đại diện cho lãnh đạo về hệ thống chất lượng
5 Khái quát:
5.1 Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm:
Phê duyệt việc ban hành, sửa đổi sổ tay chất lượng, các quy trình và các tài liệu sử dụng chung trong toàn công ty
Tổng giám đốc uỷ quyền phê duyệt một số tài liệu cho các trưởng đơn vị theo văn bản riêng
5.2 Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) chịu trách nhiệm:
Kiểm soát mọi tài liệu thuộc hệ thống chất lượng
Trang 5 Xem xét sự phù hợp của mọi tài liệu thuộc hệ thống chất lượng trước khi trình Tổng giám đốc ký ban hành
Quản lý việc ban hành và sửa đổi mọi tài liệu được kiểm soát
Chịu trách nhiệm về công việc: Nhận phiếu yêu cầu ban hành, sửa đổi tài liệu đã được Tổng giám đốc công ty phê duyệt
Thực hiện ban hành, sửa đổi duy trì, cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu và hồ sơ tài liệu
Lập danh mục và lưu trữ các yêu cầu thay đổi tài liệu; Sao chụp tài liệu, phân phối tài liệu, thu hồi và huỷ bỏ tài liệu lỗi thời
5.3 Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm:
Khi cần thiết, phối hợp với QMR xem xét sự phù hợp của một số tài liệu thuộc hệ thống chất lượng trước khi trình Tổng giám đốc ký ban hành
Đảm bảo rằng mọi tài liệu cần thiết cho hoạt động trong khu vực mà mình phụ trách đều sẵn có vào mọi thời điểm và chỉ những tài liệu hiện hành và đã được phê duyệt mới được sử dụng
Kết hợp với bộ phận kiểm soát tài liệu để quản lý những tài liệu được kiểm soát sử dụng trong phạm vi bộ phận của mình
Khi cần ban hành sửa đổi các tài liệu dùng trong bộ phận phải tuân thủ theo các bước quy định trong quy trình này
6 Quy trình:
a) Hệ thống ký mã hiệu:
Sổ tay chất lượng: STCL- 01
Quy trình của hệ thống chất lượng: QT -xx
Hướng dẫn công việc: HD-xx-yy
Biểu mẫu: BM-xx-yy
b) Mẫu trình bày các quy trình:
Mọi quy trình được trình bày theo cách thức được trình bày trong quy trình này
Các quy trình được tập hợp trong cuốn Sổ tay chất lượng
Số của quy trình
Số của quy trình
Số thứ tự hướng dẫn (1;2;3 n)
Số của quy trình
Số thứ tự biểu mẫu (1;2;3 n)
Trang 6 M i trang c a quy trình (ho c h ủa quy trình (hoặc hướng dẫn công việc) có tiêu đề trình bày ặc hướng dẫn công việc) có tiêu đề trình bày ướng dẫn công việc) có tiêu đề trình bày ng d n công vi c) có tiêu ẫn công việc) có tiêu đề trình bày ệc) có tiêu đề trình bày đề trình bày trình b y ày theo m u A sau: ẫn công việc) có tiêu đề trình bày
Ngày soạn thảo:
dd/mm/yyyy
Lần ban hành:
Số soát xét:
Trang số: /tổng số trang
Trang đầu tiên của mỗi quy trình (hướng dẫn công việc) trình bày theo trang 1 của quy trình này
c) Các phần của một quy trình:
Mỗi quy trình gồm có các phần như sau:
1 - Mục đích: Tài liệu được xây dựng nhằm giải quyết vấn đề gì?
2 - Phạm vi áp dụng: Nêu rõ quy trình sẽ áp dụng tới các khu vực hoạt động, bộ phận, nhóm, cá nhân nào?
3 - Tài liệu tham khảo: Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ, hay từ bên ngoài được thực hiện để hiểu rõ và thực hiện quy trình Phải công bố rõ tên và số hiệu của các tài liệu
4 - Định nghĩa: Giải thích cụ thể từ, ký hiệu viết tắt, hay cụm từ có thể làm người đọc không hiểu rõ
5 - Khái quát: Nêu rõ trách nhiệm có tính chất tiên quyết của quy trình
6 - Quy trình: Mô tả rõ cách thức; địa điểm, thời gian và nếu có thể cả nguyên nhân tiến hành hoạt động Phải nêu rõ cá nhân hay bộ phận liên quan đến hoạt động Sử dụng lưu đồ dòng chảy được để mô tả hoạt động
7 - Tài liệu kèm theo (nếu có): Liệt kê mọi hồ sơ phát sinh như: biểu mẫu, sổ cái, biểu theo dõi v.v coi như là các bằng chứng của việc thực hiện quy trình Ký mã hiệu của các tài liệu kèm theo để làm rõ thủ tục này
d) Quy định về việc soát xét và ban hành tài liệu
Khi có việc sửa đổi bổ sung tài liệu viện dẫn thì tình trạng soát xét/ ban hành tài liệu sẽ thay đổi Tùy theo tính chất của việc sửa đổi QMR có thể quyết định việc sửa đổi bổ sung tài liệu sẽ kèm theo việc ban hành tài liệu mới hoặc chỉ dừng ở mức độ soát xét tài liệu Tuy nhiên, những tài liệu nào đã qua 3 lần soát xét thì từ lần thứ 4 trở đi phải được ban hành mới
Việc đánh số thứ tự lần ban hành theo thứ tự: A, B, C kèm theo đó là năm ban hành
VD: lần ban hành B/2015 tức là tài liệu đã được ban hành lại lần 2 vào năm 2015.
Trang 7Việc đánh số thứ tự lần soát xét theo thứ tự: 1, 2, 3 ứng với lần ban hành đó VD: tài liệu
có tình trạng soát xét lần thứ 1 và lần ban hành là A/2015 thì tài liệu đó có nghĩa như sau: tại thời điểm ban hành lần đầu tiên năm 2015 tài liệu này đã được sửa đổi 1 lần.
6.1 Quy trình kiểm soát Tài liệu nội bộ: (Xem lưu đồ trang 10)
Bước 1:
Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền chỉ định người chịu trách nhiệm viết tài liệu mới hoặc sửa đổi
Người được chỉ định ghi đầy đủ các thông tin cần thiết vào phần 1 của “Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu” BM-01-01, sau đó chuyển phiếu này cùng với tài liệu dự thảo cho trưởng đơn vị tương ứng để xem xét
Bước 2:
Trưởng đơn vị tiến hành xem xét phải chú ý đến sự phù hợp của tài liệu đã dự thảo với các chính sách của hệ thống chất lượng, đối tượng sử dụng, hình thức trình bày cũng như yêu cầu của khách hàng Thông thường người kiểm tra xem xét một tài liệu sẽ không tham gia vào việc soạn thảo chuẩn bị tài liệu đó
Trưởng đơn vị ghi ngày xem xét tài liệu vào phần 2 của “Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu” BM-01-01 Trường hợp chưa đạt yêu cầu phải chuyển lại phiếu này cho người dự thảo, yêu cầu người dự thảo chuẩn bị tài liệu lại hoặc quyết định kết thúc
Bước 3:
Trưởng đơn vị đồng ý với nội dung soạn thảo/ sửa đổi, nhân viên soạn thảo sẽ chính thức soạn thảo/ sửa đổi tài liệu đó theo các quy định
Bước 4:
Sau khi đã soạn thảo/ sửa đổi xong tài liệu, trưởng đơn vị và QMR cùng nhau xem xét trước khi đệ trình tài liệu cho Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký phê duyệt tài liệu QMR phải ký xác nhận vào phần 2 của biểu BM-01-01
Bước 5:
Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền xem xét và ký duyệt vào phần 2 của biểu mẫu BM-01-01
Bước 6:
QMR có trách nhiệm hoàn chỉnh phần 3 của biểu mẫu BM-01-01
QMR có trách nhiệm hoàn chỉnh tài liệu về hình thức trình bày và chỉ đạo bộ phận chức năng tiến hành sao chụp (copy) tài liệu, đóng dầu bằng mực đỏ “Tài liệu được kiểm soát” lên trang bìa và đóng dấu giáp lai của tài liệu được kiểm soát
Trang 8Bước 7:
QMR cập nhật “Danh mục kiểm soát tài liệu” và đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” lên tài liệu gốc đã thu hồi
Bước 8:
QMR tiến hành chỉ đạo bộ phận giúp việc phân phối tài liệu đến các đơn vị liên quan, đưa vào danh sách phân phối tài liệu
Việc phân phối tài liệu đến các đơn vị sẽ được căn cứ theo danh sách phân phối tài liệu và tài liệu khi được phân phối cho các đơn vị đều phải được ký vào sổ giao nhận tài liệu và lấy sổ giao nhận tài liệu làm căn cứ để xem xét khi thu lại các tài liệu lỗi thời hoặc các tài liệu cần sửa đổi
Các tài liệu khi đã được thu hồi phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”
QMR chịu trách nhiệm phân phối tài liệu mới tới các đơn vị có liên quan
6.2 Quy trình kiểm soát Tài liệu bên ngoài: (Xem lưu đồ trang 11)
Bước 1:
Mọi nhân viên của các bộ phận xác định nhu cầu sử dụng tài liệu bên ngoài vào mục đích phục vụ cho công việc thuộc nhiệm vụ của mình và điền thông tin vào phần 1 của biểu mẫu BM-01-03
Bước 2:
Trưởng đơn vị xem xét nhu cầu cần thiết hay không; nếu xét thấy cần thiết thì ký tên
và trình Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt quyết định cho mua
Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền tiến hành xem xét chú ý đến sự phù hợp của tài liệu với các chính sách của hệ thống chất lượng, đối tượng sử dụng và chỉ định nhân viên mua tài liệu, xác định số lượng cần mua, xác định thời hạn thực hiện, ghi vào phần 1 của biểu mẫu BM-01-03 và chuyển cho nhân viên được chỉ định tiến hành mua
Bước 3:
Nhân viên được chỉ định giữ phiếu yêu cầu BM-01-03 đã được người phê duyệt ký tên và tiến hành đi mua tài liệu
Nhân viên đi mua tài liệu giao phiếu yêu cầu BM-01-03 và tài liệu mua được cho QMR
Bước 4:
QMR nhận tài liệu từ nhân viên được chỉ định mua và xác định mã số tài liệu hoàn chỉnh phần 1 của biểu mẫu BM-01-03
Trang 9Bước 5:
QMR xem xét nội dung tài liệu xem xét sự phù hợp của tài liệu với các chính sách của hệ thống chất lượng
Bước 6:
Nếu cần thiết, QMR tiến hành sao chụp, đóng dấu bằng mực màu đỏ có chữ: “Tài liệu được kiểm soát” Nếu là tài liệu không được phép sao chụp thì phải mua đủ số lượng cần thiết
Bước 7:
QMR phân phối tài liệu và cập nhật vào phần 2 biểu mẫu BM-01-03
Bước 8:
QMR thu hồi tài liệu lỗi thời và huỷ bỏ hoặc đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” đưa vào lưu giữ
Bước 9:
QMR và các đơn vị nhận tài liệu có trách nhiệm cập nhật phần 2 của biểu
BM-01-03, lập danh mục theo biểu mẫu BM-01-04
7 Tài liệu kèm theo:
+ Phiếu yêu cầu ban hành sửa đổi tài liệu: BM-01-01
+ Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ (Tài liệu đến): BM-01-02
+ Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ (Tài liệu đi): BM-01-03
+ Danh mục tài liệu bên ngoài: BM-01-04
+ Phiếu yêu cầu mua tài liệu bên ngoài: BM-01-05
+ Quy định dấu kiểm soát:
WE CONSTRUCTION
TÀI LIỆU KIỂM SOÁT
Ngày: / /
Bộ
WE CONSTRUCTION
TÀI LIỆU LỖI THỜI
Ngày: / /
Bộ phận:
Trang 10LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu
Yêu cầu soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu
Kết thúc
Soạn thảo chính thức tài liệu
Có
đ ồn
g ý
Phê duyệt
Copy đóng dầu kiểm soát
Cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu và đóng dấu tài liệu lỗi thời lên tài liệu đã thu hồi
Phân phối tài liệu mới
Phiếu yêu cầu ban hành/sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần 1
Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần 2
Nội dung tài liệu
Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần 2
Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần 2
Dấu kiểm soát màu
đỏ BM-01-01 phần 3
BM-01-02
Nhân viên được
chỉ định soạn
thảo
Trưởng đơn
vị
Nhân viên được
chỉ định soạn thảo
Trưởng đơn vị
Giám đốc hoặc
người được uỷ
quyền
Nhân viên được chỉ
định
Nhân viên được chỉ
định
QMR và các đơn
vị liên quan
1
Không
đ ồng ý
Có
đ ồn
g ý
Không
đ ồng ý
2
3
4
5
6
7
9
Xem xét có đồng ý hay không ?
Xem xét có dạt yêu cầu không?
Sổ giao tài liệu ISO hoặc biên bản giao tài liệu
Trang 11LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu
Yêu cầu mua hoặc thu thập
tài liệu
Kết thúc Mua tài liệu
Có
đ ồng
ý
Xem xét nội dung
Coppy đóng dấu
Phân phối
Thu hồi huỷ bỏ tài liệu
lỗi thời
Cập nhật và lên danh mục lưu trữ
BM-01-03
BM-01-03
Tài liệu bên ngoài
Tài liệu bên ngoài
Tài liệu bên ngoài
Dấu kiểm soát màu
đỏ
"Tài liệu kiểm soát "
BM-01-03
BM-01-03
BM-01-04
Các bộ phận
Trưởng đơn vị và
Tổng giám đốc hoặc
người được uỷ
quyền
Nhân viên được chỉ
định
Nhân viên được chỉ
định
Nhân viên được chỉ
định
Nhân viên được chỉ
định
Nhân viên được chỉ
định
QMR và các đơn
vị liên quan
Nhận tài liệu
Nhân viên được chỉ
định
6
Không
đ ồng ý
1
2
3
4
5
7
8
9
Xem có đồng
ý không?