giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư giao tiếp qua thư
Trang 23.2.3 Giao tiếp qua thư tín
Trang 3Nội dung cơ bản của một bức thư
1. Tên tổ chức (công ty, cơ quan ), địa chỉ, điện thoại, fax Phần này được đặt ở
góc phía trên, bên trái của tờ giấy Trong trường hợp tổ chức gửi thư có biểu
tượng riêng và được in sẵn trên giấy viết thư thì phần này nằm ngay dưới biểu tượng của tổ chức.
2 Địa danh, ngày tháng năm: Phần này nằm ở phía trên hơi lệch về bên phải tờ giấy.
3 Kính gửi + họ tên, chức vụ, địa chỉ người nhận.
4 Lời chào đầu thư: Tuỳ theo mối quan hệ và nội dung của lá thư mà chọn lời chào
đầu thư cho phù hợp Ví đụ: Thưa ông (bà), Chú T kính mến
5 Nội dung lá thư: Đây là phần quan trọng nhất của lá thư Phần này cần trình bày
rõ ràng, hấp dẫn
6 Lời chào cuối thư: Giống như lời chào mở đầu, lời chào cuối thư mang tính
phong tục, thể hiện phép lịch sự và đồng thời để kết thúc lá thư Lời chào cuối thư cẩn phải phù hợp với hoàn cảnh, lời chào đầu thư và tính chất của lá thư.
7 Chức vụ, chữ ký và họ tên của người gửi
8 Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp, lá thư còn có thể có thêm phần ghi chú: nêu phụ
lục kèm theo hoặc một vài điều nhắn gửi thêm (tái bút).
Trang 4Thư đặt hàng
Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2016 Kính gửi: Ông Lý Hoàng Nam, Giám đốc kinh doanh công ty
LIAN Thưa Ông, Tôi là Mai Hà An, Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến Công ty tôi có nhu cầu đặt mua mua 30 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 16 tấm loại 120x200x10 để trang bị cho các phòng ngủ của cán bộ công nhân viên của công ty Thời gian thuận tiện để tiếp nhận lô hàng chuyển đến công ty tôi là vào 8h00’ sáng thứ hai, ngày 28 tháng 11 Giá trị của lô hàng sẽ được thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt theo giá mà công ty ông đã niêm yết trên báo giá ngay sau khi chúng tôi nhận được đủ hàng Rất mong sớm nhận được hồi âm của ông
Kính chào Ông Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến
Công ty TNHH
thương mại Kim
Yến
Địa chỉ: 19 Ngọc
Hà, Ba Đình, Hà
Nội
Điện thoại:
0438463757
Fax: 0438692750
Thư số: 12
Trang 5Thư trả lời thư đặt hàng
Hà Nội ngày 02 tháng 11 năm 2016 Kính gửi: Bà Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến
Thưa bà, Chúng tôi rất vui mừng khi nhận được thư đặt hàng của bà ngày
01 tháng 11 năm 2016 để mua 30 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 16 tấm loại 120x200x10 Bà đã có một sự lựa chon tuyệt vời vì đây là loại sản phẩm có mẫu mã đẹp và đang rất được ưa chuộng trên thị trường
Hiện nay, số hàng mà bà đặt mua đã được chuẩn bị và vào 8h30’ ngày 28 tháng 11 năm 2016, những nhân viên có kinh nghiệm của chúng tôi sẽ chuyển máy đến trụ sở công ty theo yêu cầu của bà.
Xin cảm ơn sự tín nhiệm của bà và quý công ty, hy vọng rằng trong tương lai chúng tôi lại có dịp được phục vụ quý công ty Trân trọng,
Lý Hoàng Nam Giám đốc kinh doanh công ty LIAN
Công ty LIAN
Địa chỉ: 12 Phan
Đình Phùng, Hà Nội
Điện thoại:
0438395727
Fax: 0438472750
Thư số: 13
Trang 6Thư từ chối thư đặt hàng
Hà Nội ngày 02 tháng 11 năm 2016 Kính gửi: Bà Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến
Thưa bà, Chúng tôi rất vui mừng khi nhận được thư đặt hàng của bà ngày 01 tháng 11 năm 2016 để mua 30 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10
và 16 tấm loại 120x200x10 Bà đã có một sự lựa chon tuyệt vời vì đây là loại sản phẩm có mẫu mã đẹp và đang rất được ưa chuộng trên thị trường
Tuy nhiên, do sự chậm trễ của nhà cung cấp vật liệu sản xuất ra loại hàng bà đặt nên chúng tôi rất tiếc không thể giao số hàng mà ông yêu cầu đúng hạn Để tránh ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của quý công ty thì ông có thể tham khảo nhà cung cấp sản phẩm tương tự của công ty Đệm Việt, số 76 đường Cầu Diễn
Xin cảm ơn sự tín nhiệm của ông và quý công ty, hy vọng rằng trong tương lai chúng tôi lại có dịp được phục vụ quý công ty
Trân trọng,
Lý Hoàng Nam Giám đốc kinh doanh công ty LIAN
Công ty LIAN
Địa chỉ: 12 Phan
Đình Phùng, Hà
Nội
Điện thoại:
0438395727
Fax: 0438472750
Thư số: 13
Trang 7Thư khiếu nại
Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2016 Kính gửi: Ông Lý Hoàng Nam, Giám đốc kinh doanh công ty LIAN
Thưa Ông, Ngày 01 tháng 11, tôi đã đặt mua tai công ty ông 30 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 16 tấm loại 120x200x10 và đã thanh toán bằng tiền mặt toàn bộ giá trị của lô hàng Hôm nay, tôi có nhận được 20 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 10 tấm loại 120x200x10 Số lượng hàng hóa này đã bị thiếu so với đơn đặt hàng của tôi
Chúng tôi cho rằng đây chỉ là một sự nhầm lẫn và hy vọng ông
có thể chuyển cho chúng tôi số hàng còn thiểu trong thời gian sớm nhất có thể
Trân trọng, Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến
Công ty TNHH
thương mại Kim
Yến
Địa chỉ: 19 Ngọc
Hà, Ba Đình, Hà
Nội
Điện thoại:
0438463757
Fax: 0438692750
Thư số: 14
Trang 8Thư trả lời thư khiếu nại
Hà Nội ngày 29 tháng 11 năm 2016 Kính gửi: Bà Mai Hà An Giám đốc Công ty TNHH thương mại Kim Yến
Thưa bà, Ngày 28 tháng 11, tôi có nhận được thư bà về việc công ty chúng tôi đã giao
cho bà 20 tấm đệm Kim Đan loại 160x200x10 và 10 tấm loại 120x200x10 Số lượng hàng này là thiếu so với đơn đặt hàng của
bà Tôi đã cho kiểm tra ngay lại quy trình giao nhận hàng tại kho
và xác nhận đây là sự nhầm lẫn của nhân viên giao hàng do ghi nhầm số lượng trong phiếu xuất hàng
Chúng tôi sẽ gửi bổ sung đơn hàng cho bà đúng như đặt hàng ban đầu trong 3 ngày tới Xin cảm ơn bà đã kịp thời nêu vấn đề để chúng tôi có thể thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình và thành thật xin lỗi bà về sự nhầm lẫn đáng tiếc này
Hy vọng rằng chúng ta sẽ tiếp tục hợp tác tốt đẹp trong tương lai Trân trọng,
Lý Hoàng Nam Giám đốc kinh doanh công ty LIAN
Công ty LIAN
Địa chỉ: 12 Phan
Đình Phùng, Hà
Nội
Điện thoại:
0438395727
Fax: 0438472750
Thư số: 13