Bài 2: Truy vấn dữ liệu

Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query.Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng hợp - thống kê; thêm - bớ

Trường Cao đẳng nghề công nghiệp Hải Phòng

Khoa công nghệ thông tin

Giáo viên: Đặng Quỳnh Diệp

Bài 2

Truy vấn dữ liệu

Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query.

Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích - lọc - hiển thị

dữ liệu; tổng hợp - thống kê; thêm - bớt - cập nhật dữ liệu; …

tãm t¾tliªn kÕtchØnh söaxo¸

2 Truy vấn SELECT queries

Bước 1: Chọn Queries nhấn đúp chuột lên biểu tượng Create query in Design view trên màn hình

2.2 Tạo truy vấn SELECT queries

tạo truy vấn mới

Bước 2: chọn các bảng dữ liệu

nguồn tại hộp thoại Show Table

nhấn lệnh Add

Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query:

Field : là nơi khai báo các

trường của bảngkết quả.

Query

thị dữ liệu trường đó ra bảng kết quả

Criteria để lọc dữ liệu Các điều kiện nằm trên cùng một

dòng được nối với nhau bởitoán tử AND (và); trên mỗi dòng được nối với nhau bởi toán tử OR (hoặc)

- Toán tử LIKE để biểu diễn những giá trị mang tính tương đối

Like ‘< giá trị tương đối>’

+ Ký tự * để biểu diễn bất kỳ giá trị nào;

- Toỏn tử BETWEEN để lọc ra cỏc giỏ trị nằm trong một khoảng

nào đú, giải quyết cỏc yờu cầu lớn hơn hoặc bằng bao nhiờu và nhỏ hơn hoặc bằng bao nhiờu?

Between < giỏ trị nhỏ> And < giỏ trị lớn>

Lọc những bản ghi cú 5<= điểm <=10

- Toỏn tử NULL, NOT NULL: dùng kiểm tra xem một tr ờng đã có dữ liệu hay ch a

- Sử dụng các tham biến vào điều kiện lọc : thay đổi theo

người sử dụng khi nhập dữ liệu điều kiện

[Gõ một lời nhắc trong ngoặc vuông] tại đúng vị trí tham

số cần thiết lập.

Khi thi hành query, một hộp thoại yêu cầu gõ vào tham số cần lọc:

3 TOTAL queries

Tiến hành nhóm các bản ghi, sau đó thực hiện các phép tính

Tính tổng (sum)

Đếm (count)

3.1 Thứ tự làm việc của truy vấn tính tổng

- Dựa vào các điều kiện đặt trong các tr ờng để lọc ra các mẩu tin tham gia phân nhóm và tính toán

- Phân nhóm và sắp xếp các mẩu tin trong từng nhóm theo các tr ờng phân nhóm

- Thực hiện phép tính theo từng nhóm trên các tr ờng tính toán

- Các dòng kết quả có thể đ ợc sắp xếp lại theo các tr ờng phân nhóm và tr ờng tính toán

- Nếu có các điều kiện trên các tr ờng phân nhóm và tính toán thì chỉ các dòng thoả mãn điều kiện này mới đ ợc hiển thị

Group by Ph©n nhãm

Where ®iÒu kiÖn tham gia phan nhãm vµ tÝnh tæng, nhËp ®iÒu

kiÖn vµo dßng Criteria

Number

Count đÕm sè gi¸ trÞ kh¸c rçng cña tr êng.

First Cho gi¸ trÞ cña tr êng ë mÈu tin ®Çu tiªn trong nhãm

* Mét sè hµm trong tÝnh tæng

3.1.C¸ch t¹o truy vÊn

- Chän c¸c b¶ng ® a vµo truy vÊn

- Chän menu View\Total, xuÊt hiÖn mét dßng Total trong cña sæ truy vÊn

+ Ph©n nhãm

+ §iÒu kiÖn, tiªu chuÈn tham gia ph©n nhãm vµ tÝnh tæng

+ TÝnh to¸n + Chän thø tù hiÓn thÞ + §Þnh tiªu chuÈn hiÓn thÞ kÕt qu¶

- Chän c¸c tr êng

đếm (sum)

chọn tr ờng phân

nhóm

sử dụng hàm

đếm

4 Truy vấn Crosstab

Truy vấn Crosstab đ ợc dùng để tóm l ợc dữ liệu và trình bày kết quả theo dạng cô đọng nh một bảng tính th ờng đ ợc dùng để tạo nên số liệu để so sánh dữ liệu

Bảng dữ liệu

Bảng tổng hợp

4.1 CÊu tróc truy vÊn Crosstab

Value

cã duy nhÊt mét tr êng

trunh b×nh , chØ cã duy nhÊt mét tr êng

4.2 Cách tạo truy vấn

- Chọn bảng /truy vấn nguồn để xây dựng truy vấn mới

- Tại menu Query chọn Crosstab Kết quả trong cửa sổ truy vấn xuất hiện thêm hai hàng là Total và Crosstab

- Chọn các tr ờng để thực hiện tóm tắt dữ liệu

Row heading Column heading Value (sum)

Row

Column

5 Truy vấn dùng câu lệnh SQL

5.1 Truy vấn hội (Union Query)

Dùng để kết nối nhiều bảng cùng cấu trúc Truy vấn hội có thể sắp xếp, đổi tên tr ờng, hoặc liệt kê các mẩu tin trùng nhau