Excel ưng dung

dạng dữ liệu■ Dữ liệu dạng văn bản Text – Ví dụ: “Nguyễn Văn An” – Lưu ý với dữ liệu dạng văn bản: ■ - Khi các tóan hạng trong công thức hoặc tham số trong các hàm số là dữ liệu dạng vă

Tin học ứng dụng trong kinh tế

– Quản trị doanh nghiệp

Bộ Giáo dục và Đào tạo Trường Đại học Mỏ- Địa chất

Mục tiêu, đối tượng và phương pháp

Đối tượng nghiên cứu :

Nội dung nghiên cứu môn học

Bài 1 : Tổng quan về M.E

Bài 2: Nhập dữ liệu

Bài 3: Tính tóan dữ liệu

Bài 4: Định dạng bảng tính trong M.E.

Bài 5: Vẽ đồ thị trong M.E.

Bài 7: Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin từ CSDL Bài 6: Các công cụ phân tích dữ liệu thống kê

Bài 1: Tổng quan về M.E

Giới thiệu về M.E

– Tự động hóa các công việc thường này

Vào – ra, mở, ghi file dữ liệu

Cấu trúc giao diện của M.E.

Vào ra, mở, ghi file dữ liệu –

Khởi động Excel:

Menu: Start/Program/Microsoft Excel

Kích chuột vào biểu tượng Excel trên desktop

C¸c thuéc tÝnh cña file d÷ liÖu

N¬i l­u tr÷ file -

Save in:

Tªn file – File name

KiÓu file – Type of

file

File ®­îc b¶o vÖ hay

kh«ng –

Protection

bài 2: Nhập dữ liệu

1 Kiểu dữ liệu

2 Xác định ô tính, miền ô tính, dữ liệu

3 Nhập dữ liệu

4 Điền đầy dữ liệu cho miền ô

5 Copy – Cut (cắt) và Paste (dán) dữ liệu and

Paste Special

6 Xóa dữ liệu

dạng dữ liệu

■ Dữ liệu dạng văn bản (Text)

– Ví dụ: “Nguyễn Văn An”

– Lưu ý với dữ liệu dạng văn bản:

■ - Khi các tóan hạng trong công thức hoặc tham số trong các hàm

số là dữ liệu dạng văn bản thì chúng phải được đặt trong dấu nháy (‘’).

■ - Muốn sử dụng chữ số để biểu diến dữ liệu dạng văn bản thì phái

đặt dấu (‘) trước khi nhập dữ liệu vào ô tính

■ - Theo ngầm định dữ liệu dạng văn bản căn thẳng trái trong ô tính

Đây là một dấu hiệu để nhận biết dạng dữ liệu

■ Dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân của 1 số.

■ Cách thể hiện dữ liệu dạng ngày tháng (tháng/ngày/năm)

■ Theo ngầm định dữ liệu dạng số sẽ được căn phải khi nhập dữ

liệu vào ô tính

– Tham chiếu, bao gồm:

• Tham chiếu là địa chỉ ô: Ví dụ: =B3+B4+8

• Tham chiếu là tên miền, ví dụ: =6%*Thu_nhap

– Hàm số, ví dụ: =6%*Sum(B2:B20)

– Lưu ý:

■ Công thức được thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả của công

thức thể hiện trong ô tính

Xác định miền ô

■ Xác định miền ô liền kề

– Đưa chuột lên góc trái trên miền ô cần xác định, giữ và

rê tới góc phải dưới của miền ô

– Đưa con trỏ ô tới ô góc trái trên của miền cần xác định,

giữ phím Shift+mũi tên lên, xuống, trái phải đề di chuyển con trỏ ô tới góc phải của miền cần xác định

– Đưa con trỏ ô (nhắp chuột) ở ô góc trái trên của miền

cần xác định, giữ phím Shift+nhắp chuột vào ô góc phải dưới của miền cần xác định

Nhập dữ liệu

■ Nhập dữ liệu cho từng ô tính

– Đưa con trỏ ô về nơi cần nhập, gõ dữ liệu, xác định dữ liệu nhập

■ Nhập cùng dữ liệu cho miền nhiều ô

■ Xác định miền ô cần nhập dữ liệu

■ Gõ dữ liệu

■ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter

– Hoặc

■ Gõ dữ liệu cần nhập vào ô đầu

■ Menu: Edit/Fill Down (Left ; Right; Up)

■ Nhập dãy dữ liệu (serie dữ liệu)

Copy-cut-Paste dữ liệu

1 Xác định miền dữ liệu cần Copy hoặc Cut

1 Chọn 1 trong các cách sau để thực hiện lệnh Copy

1 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+C

2 Menu: Edit/Copy

3 Nhắp chuột vào nút lệnh “Copy” trên thanh công cụ chuẩn

4 Kích chuột phải ở vị trí dữ liệu đã xác định để kích họat Menu tắt, chọn lệnh

Copy

2 Chọn 1 trong các cách sau để thực hiện lệnh Cut

1 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+X

2 Menu: Edit/Cut

3 Nhắp chuột vào nút lệnh “Cut” trên thanh công cụ chuẩn

4 Kích chuột phải ở vị trí dữ liệu đã xác định để kích họat Menu tắt, chọn lệnh

Cut

3 Đưa con trỏ ô về vị trí cần dán, chọn 1 trong các cách sau để thực hiện lệnh Paste

1 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+V

2 Menu: Edit/Paste

3 Nhắp chuột vào nút lệnh “Paste” trên thanh công cụ chuẩn

4 Kích chuột phải ở vị trí cần dán để kích họat Menu tắt, chọn lệnh Paste

4 Lệnh Paste Special

1 Đưa con trỏ tới vùng cần dán

Chọn: Menu: Edit/Paste Special

Sao chép hoặc di chuyển trang tính

1 Đặt con trỏ ở ô bất kỳ trong trang tính nguồn

2 Menu: Edit/Move or Copy sheet

1 Chọn Create a Copy để tạo bản Copy

1 Không chọn: Di chuyển

2 To Book: chọn file (book) nơi bạn

muốn di chuyển hoặc Copy (Chọn nơi

đích) – Nếu đích là một File khác thì

File ấy phải đang được mở hoặc bạn có thể chọn đích là một File mới

3 Before sheet: Chọn vị trí đứng của bản

Copy hoặc bản được di chuyển tới

3 Cách khác: Giữ và rê chuột vào tên

xóa dữ liệu

■ Xóa nội dung trong ô tính

– Xác định miền dữ liệu cần xóa

– Nhấn phím Delete

– Với lệnh này chỉ dữ liệu trong miền ô bị xóa

■ Xóa ô, miền ô, cột, hoặc xóa dòng

– Xác định miền ô cần xóa

– Menu: Edit/Delete hoặc Kích họat Menu tắt, chọn Delete

■ Shift Cells Left: Xóa khối ô và dịch những ô còn lại sang trái

■ Shift Cells Upt: Xóa khối ô và dịch những ô còn lại lên

■ Entire Row: Xóa toàn bộ những dòng có chứa khối ô đang xác định

■ Entire Column: Xóa toàn bộ những cột có chứa khối ô đang xác định

– Xác định miền ô cần xóa

– Chọn menu: Edit/Clear và lựa chọn:

■ All: Xóa tất tần tật

■ Formats: Xóa những thuộc tính về định dạng

■ Contents: Xóa nội dung của miền ô (tương đương với việc nhấn phím Del)

■ Comment: Xóa lời chú giải của ô tính

– Chiều cao dòng (Height)

– Tự động thay đổi chiều cao phù hợp với dữ liệu trong dòng (Autofit)

– ẩn dòng (Hide)

– Tái hiện những dòng đang bị ẩn: Unhide

■ Định dạng cột (tương tự)

Định dạng (format) (tiếp)

■ Định dạng trang tính

– Đổi tên trang tính (Rename sheet)

– Ân trang tính: Menu: Format/Sheet/Hide

– Tái hiện trang tính: Menu: Format/Sheet/Unhideh

■ Sử dụng công cụ định dạng có sẵn

– Xác định miền cần định dạng

– Menu: Format/Autoformat

Định dạng trang in

■ Menu: File/Page Setup

– Cài đặt trang in (Page):

■ Chọn hướng in (Orientation): Portrait: in dọc trang giấy; Lanscape: In ngang trang giấy

■ Điều chỉnh mật độ in (Scalling): Ajust To: 100% để thu nhỏ hoặc phóng to khi in

– Tự động điều chỉnh cho vừa số trang in: Fit to… wide and … tall

■ Lựa chọn kích cỡ giấy in: Paper size

■ Chất lượng in (Print Quality):

■ Đánh số trang in đầu tiên (First Page Number)

– Cài đặt lề trang in:

■ Top (lề trên; Bottom (lề dưới); Left (lề trái); Right (lề phải)

■ Lựa chọn nội dung in có được in ở giữa trang (theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang

hay không? Center on Page

– Cài đặt tiêu đề trên (dưới) cho mỗi trang in

– Header

– Footer

– Cài đặt thuộc tính cho trang tính khi in

■ Xác định miền in (Print Area)

■ In nhắc lại dòng đầu đề trên đầu mỗi trang in, hoặc cột đầu tiên bên trái mỗi trang in

– Row to Repeat at top

– Column to Repeat at Left

– Thứ tự đánh số trang

Cài đặt in

■ Menu: File/Print

– Miền in (Print Range)

■ In tất cả các trang in (All)

■ Lựa chọn in một số trang nhất: Page(s) From… To ….

■ In trang tính hiện thời (Active Sheet)

■ In tất cả các trang tính trong Workbook (file): Entire Workbook

Bài 3: Tính tóan với bảng tính

1 Các tóan tử và tóan hạng trong công thức

– Công thức được bắt đầu bởi dấu (=)

– Trong công thức bao gồm:

■ Các tóan tử: + ; - ; * ; / ; ^

■ Các tóan hạng, có thể là:

– Hằng số: Ví dụ: =2*3 – Tham chiếu, bao gồm:

• Tham chiếu là địa chỉ ô: Ví dụ: =B3+B4+8

• Tham chiếu là tên miền, ví dụ: =6%*Thu_nhap – Hàm số, ví dụ: =6%*Sum(B2:B20)

■ Công thức được thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả

của công thức thể hiện trong ô tính

Các dạng tham chiếu trong công thức

1. Theo tính chất cố định khi tham chiếu

■ Tham chiếu tương đối: Ví dụ: =B2*B3

■ Tham chiếu tuyệt đối: Ví dụ: =$C$12*F4

■ Tham chiếu hỗn hợp: =$C12*F14

■ Lưu ý: Để chuyển từ địa chỉ tương đối thành địa chỉ tuyệt đối

sử dụng phím F4 khi nhập tham chiếu

2. Tham chiếu là tên miền, Ví dụ:

1. =Ngày_công*Tổng_hệ_số

3. Theo tầm xa của tham chiếu

1. Tham chiếu 1 chiều: C24

Gán tên cho miền ô

1 Xác định miền ô cần gán tên

1. Names in workbook: Xác nhận tên miền

2. Tên miền tham chiếu tới đâu (Refers To:)

những nhãn (labels) có sẵn trên trang tính

1. Xác định miền cần gán tên (Trong miền đó phải có

chứa các nhãn)

2. Menu: Insert/Name/Create

■ Nếu tham chiếu là địa chỉ ô:Đưa chuột để xác định miền tham chiếu

■ Nếu tham chiếu là tên miền:

■ Nhập các tóan tử: Sử dụng nhóm phím NumLock để nhập các tóan tử

4 Nếu nhập cùng một công thức cho miền có nhiều ô thì… phải nhấn tổ hợp phím

Ctrl+Enter Nếu chỉ nhập giữ liệu cho 1 ô: Enter

5 Có thể sử dụng thao tác Copy- Paste để sao chép công thức của ô tới những ô khác

1 Hết sức lưu ý tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối trong công thức

hàm số (function)

Cú pháp chung:[Tên hàm]([các đối số của hàm])

Trong đó:

1 Tên hàm: Do M.E đặt, người sử dụng không được tự ý thay đổi, viết tên

hàm không có dấu cách, trong tên hàm không phân biệt chữ viết thường

và chữ viết hoa.

2 Các đối số của hàm:

1 Luôn được đặt trong dấu ()

2 Các đối số của hàm được phân cách nhau bởi dấu phân cách, giữa các

4 Các đối số có thể tùy chọn hoặc bắt buộc

5 Một hàm số có thể không có đối số, hoặc có thể có tới 30 đối số hoặc không có đối số

2 Hàm tính tổng theo điều kiện: Sumif(Range,Criteria,SumRange )

Ví dụ: =SumIf(Ten_hang;”Than cám5”;Số_lượng)- hàm tính tổng số lượng than

Trong đó: Number là số cần làm tròn; Num_digits là số chữ số làm tròn Nếu

Num_digits là số âm, hàm sẽ làm tròn các chữ số phần nguyên; nếu làm tròn phần thập phân, nếu Num_digits bằng 0 hàm cho ra phần nguyên của số đó.

Ví dụ: =Round(4.5354,1) 4.5

Một số hàm cụ thể (tiếp)

I Các hàm tóan học (Math and Trig) (tiếp)

7 Hàm tính tổng của các tích: SUMPRODUCT(Array1,Array2,…)

Kết quả của hàm là tổng của tích các phần tử tương ứng của các mảng aray1; aray2;…)

Ví dụ: =SUMPRODUCT(Don_gia;So_luong) sẽ cho ra kết quả làtổng doanh số bán hàng

với 2 miền chứa thông tin về giá bán và số lượng hàng bán của mỗi đợt giao hàng.

Các hàm làm việc với ma trận là những công thức mảng nên khi nhập công thức (hàm)

vào ô tính phải giữ đồng thời tổ hợp phím: Crtl+Shift+Enter

Mét sè hµm cô thÓ (tiÕp)

I C¸c hµm tãan häc (Math and Trig) (tiÕp)

15. Hµm n©ng mét sè lªn lòy thõa: POWER(Number,Power)

Một số hàm cụ thể (tiếp)

II Các hàm logic

1 Hàm xét điều kiện:

IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_False)

Trong đó: Logical_Test : biểu thức logic (biểu thức chỉ

cho ra giá trị đúng ( True or False ) để đưa ra điều kiện kiểm tra

Value_if_true: Giá trị mà hàm IF đưa ra nếu biểu thức

logic là True (đúng)

Value_if_False: Giá trị mà hàm IF đưa ra nếu biểu thức

logic là False (sai)

Một số hàm cụ thể (tiếp)

II Các hàm logic (tiếp)

1 Hàm xét điều kiện đồng thời:

AND(Logical1, Logical2, Logical3,…)

Trong đó: Logical1, Logical2, Logical3 l những biểu à

thức logic.

Nếu tất cả các biểu thức logic đều đúng ( True ) thì hàm

AND sẽ cho kết quả là đúng ( True ) Nếu một trong số các biểu thức logic là sai ( False ) thì hàm

AND sẽ cho kết quả là sai ( False )

Một số hàm cụ thể (tiếp)

II Các hàm logic (tiếp)

3 Hàm xét một trong các điều kiện:

OR(Logical1, Logical2, Logical3,…)

Trong đó: Logical1, Logical2, Logical3,… l những biểu à

thức logic.

Nếu một trong các biểu thức logic đều đúng ( True ) thì hàm

OR sẽ cho kết quả là đúng ( True ) Nếu tất cả các biểu thức logic là sai ( False ) thì hàm OR sẽ

cho kết quả là sai ( False )

4 Hàm xét một trong các điều kiện: NOT(Logical)

Hàm đưa ra giá trị nghịch đảo của biểu thức logic

Ví dụ: =NOT(3>1)False

Lookup_aray là miền tìm kiếm của hàm MATCH

Match_type: Kiểu tìm kiếm M.E quy định kiểu tìm kiếmbởi các giá trị

Nếu Match_type =1 thì hàm MATCH sẽ tìm đến vị trí của phần tử có giá

trị lớn nhất nhưng không vượt quá giá trị tìm kiếm Khi ấy các phần

tử trong miền tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Nếu Match_type =-1 thì hàm MATCH sẽ tìm đến vị trí của phần tử có giá

trị nhỏ nhất nhưng không nhỏ hơn giá trị tìm kiếm Khi ấy các phần

tử trong miền tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Table_aray là bảng tìm kiếm của hàm HLOOKUP Bảng này phải có ít nhất là

2 dòng Hàm HLOOKUP sẽ tiến hành tìm kiếm ở dòng đầu tiên phần tử

có giá trị thỏa mãn Lookup_Value Row_index_num chỉ số dòng mà hàm HLOOKUP sẽ lấy kết quả nếu nó tìm

thấy phần tử tương ứng trong dòng đầu tiền của miền bảng tìm kiếm thỏa mãn giá trị tìm kiếm

Range_Lookup: là một giá logic quy định kiểu tìm kiếm

Nếu Range_lookup =True (hoặc bỏ qua) thì hàm Hlookup sẽ tìm đến vị trí của

phần tử có giá trị lớn nhất nhưng không vượt quá giá trị tìm kiếm Khi ấy các phần tử trong dòng đầu tiên của bảng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Nếu Range_lookup =False (0) thì hàm HLOOKUP sẽ tìm đến vị trí của phần tử vị

trí đầu tiền của phần tử có giá trị chính xác bằng giá tìm kiếm Nếu không tìm thấy thì hàm HLOOKUP sẽ báo lỗi #N/A

Trong đó: Lookup_Value l giá trị mà hàm VLOOKUP tìm kiếm trong cột à

đầu tiên miền Table_aray

Table_aray là bảng tìm kiếm của hàm VLOOKUP Bảng này phải có ít nhất là

2 cột Hàm VLOOKUP sẽ tiến hành tìm kiếm ở cột đầu tiên phần tử có giá trị thỏa mãn Lookup_Value

Col_index_num chỉ số dòng mà hàm VLOOKUP sẽ lấy kết quả nếu nó tìm

thấy phần tử tương ứng trong cột đầu tiền của miền bảng tìm kiếm thỏa mãn giá trị tìm kiếm

Range_Lookup: là một giá logic, quy định kiểu tìm kiếm

Nếu Range_lookup =True (hoặc bỏ qua) thì hàm Hlookup sẽ tìm đến vị trí của

phần tử có giá trị lớn nhất nhưng không vượt quá giá trị tìm kiếm Khi ấy các phần tử trong cột đầu tiên của bảng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự

Hàm đưa ra gía trị của phần tử là giao của chỉ số dòng và

chỉ số cột trong miền Array Trong đó:

Array là mảng các phần tử Mảng này có thể là mảng 1

chiều hoặc mảng 2 chiều.

Row_index_num chỉ số dòng mà hàm INDEX sẽ tham

chiếu tới để lấy kết quả.

Col_index_num chỉ số cột mà hàm INDEX sẽ tham chiếu

tới để lấy kết quả.

Hµm cho ra mét x©u ký tù b»ng c¸ch c¾t lÊy Num_Chars ký tù tõ bªn

tr¸i cña chuçi Text

3 Hµm c¾t mét sè ký tù tõ bªn ph¶i

RIGHT(Text,Num_chars)

Hµm cho ra mét x©u ký tù b»ng c¸ch c¾t lÊy Num_Chars ký tù tõ bªn

ph¶i cña chuçi Text

4 Hµm c¾t mét sè ký tù tõ gi÷a mét x©u ký tù kh¸c

Một số hàm cụ thể (tiếp)

IV Hàm với dữ liệu văn vản (Text)

5 Hàm chuyển xâu ký tự thành chữ in thường:

LOWER(Text)

Start_Num của chuỗi Text

6 Hàm chuyển xâu ký tự thành chữ in hoa:

UPPER(Text)

7 Hàm chuyển dữ liệu dạng Text sang dữ liệu dạng số:

VALUE(Text)

Ví dụ: Value(“04”)4

Một số hàm cụ thể (tiếp)

V. Hàm với dữ liệu thời gian (Date and Time)

1 Hàm xác định ngày tháng:

DATE(Year,Month,Day)

Hàm đưa ra ngày tháng hoặc số đại diện cho mã ngày tháng trong M.E.

2 Hàm xác định ngày (tháng, Năm) của dữ liệu dạng ngày tháng

DAY(Serial_Num); MONTH(Serial_Num); YEAR(Serial_Num);

Trong đó: Serial_Num- là ngày tháng mà bạn muốn tìm xem đó là ngày nào

trong tháng (tháng nào trong năm hoặc năm nào) Các dữ liệu ngày tháng phải được nhập bởi hàm Date hoặc là kết quả của công thức hoặc hàm số

3 Hàm giờ (phút, giây) của dữ liệu thời gian

■ HOUR(Serial_Num); MINUTE(Serial_Num);

SECOND(Serial_Num);

Một số hàm cụ thể (tiếp)

V Hàm với dữ liệu thời gian (Date and Time)

4 Hàm xác định ngày tháng, thời gian hiện thời theo hệ thống lịch của

Trong đó: Serial_Num- là ngày tháng mà bạn muốn tìm xem đó là ngày

thứ mấy trong tuần Các dữ liệu ngày tháng phải được nhập bởi hàm Date hoặc là kết quả của công thức hoặc hàm số

Return_Type - Các giá trị dùng để quy định kiểu kết quả đưa ra

Nếu Return_Type =1 hoặc bỏ qua hàm sẽ cho kết quả từ 1 đến 7, trong đó

số 1 tương đương với chủ nhật và… số 7 là ngày thứ 7 Nếu Return_Type =2 hàm sẽ cho kết quả từ 1 đến 7, trong đó số 1 tương

đương với thứ 2 và… số 7 là ngày chủ nhật Nếu Return_Type =3 hàm sẽ cho kết quả từ 0 đến 6, trong đó số 0 tương

đương với thứ hai và… số 6 là ngày chủ nhật