Hệ thống Văn phòng điện tử PTI

Các quy trình khảo sát bao gồm: - Quy trình xử lý văn bản đến – đi - Qui trình xử lý hồ sơ công việc, giao việc - Quy trình đăng ký lịch quản lý và hiển thị lịch họp, hiện thị sinh nhật

Hệ thống Văn phòng điện

tử PTI

AG Group , JSC

[Sau khi khảo sát hiện trạng quy trình xử lý văn bản và những

nhu cầu mới của PTI, AG đưa ra bản mô tả quy trình hiện tại

nhằm đảm bảo chương trình quản lý văn bản sau khi nâng cấp

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỊCH SỬ CẬP NHẬT 5

THUẬT NGỮ (GLOSSARY) 6

1 ĐẶT VẤN ĐỀ 7

1.1 Giới thiệu 7

1.2 Giới hạn 7

1.3 Đối tượng 7

2 QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 8

2.1 Quy trình Văn bản đi 8

2.1.1 Trạng thái văn bản đi 9

2.1.2 Mô tả quy trình văn bản đi 10

2.2 Quy trình văn bản đến 12

2.2.1 Trạng thái văn bản đến 13

2.2.2 Mô tả quy trình văn bản đến 13

2.3 Quy trình văn bản nội bộ 16

2.3.1 Trạng thái văn bản nội bộ 16

2.3.2 Mô tả quy trình văn bản nội bộ 16

2.3.3 Giao diện nhập văn bản nội bộ 17

2.4 Giao diện của văn thư nhập văn bản đến 19

2.4.1 Giao diện nhập văn bản đến 19

2.4.2 Giao diện xử lý văn bản đến 22

2.4.3 Giao diện theo dõi tiến độ văn bản đến 27

2.4.4 Giao diện Văn bản đến – Lưu trữ 28

2.4.5 Giao diện văn bản đến/Tìm kiếm 29

2.5 Giao diện nhập văn bản đi 30

2.5.1 Giao diện nhập văn bản của văn thư công ty thành viên gửi đến văn thư văn phòng Tổng công ty 32

2.5.2 Giao diện xử lý văn bản đi 33

2.6 Giao diện cấu hình tham số hệ thống 36

2.6.1 Giao diện cấu hình tham số cho phần loại sổ 36

2.6.2 Giao diện cấu hình tham số cho mức độ khẩn 37

2.6.3 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo ký văn bản 38

3 TÍCH HỢP TÍNH NĂNG SỔ VĂN BẢN 39

4 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 41

4.1 Công việc liên quan đến văn bản 41

4.1.1 Giao diện chức năng giao việc liên quan đến văn bản 42

4.1.2 Giao diện chức năng báo cáo công việc 43

4.2 Công việc không liên quan đến văn bản 44

4.2.1 Qui trình luồng xử lý Giao việc độc lập với văn bản 45

4.2.2 Giao diện chức năng giao việc không liên quan văn bản 46

4.2.3 Giao diện chức năng báo cáo tiến độ và báo cáo hoàn thành 47

4.2.4 Giao diện chức năng tìm kiếm công việc 49

4.2.5 Giao diện cấu hình tham số Công việc 50

5 QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC 51

5.1 Chức năng tạo lập hồ sơ công việc 51

5.2 Chức năng tra cứu hồ sơ công việc 52

5.2.1 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ công việc theo thời gian tạo hồ sơ 52 5.2.2 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ 53

5.2.3 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo người xử lý chính 53

5.2.4 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo Trạng thái hồ sơ 54

5.2.5 Giao diện cấu hình tham số 54

6 PHÂN HỆ LỊCH CÔNG TÁC, NHẮC SINH NHẬT VÀ CÁC NGÀY KỶ NIỆM 56

6.1 Quy trình phân hệ lịch 56

6.2 Giao diện phần lịch công tác 57

6.3 Giao diện form xử lý thông tin đăng ký 59

6.4 Giao diện xem lịch trên máy tính 60

6.5 Giao diện cấu hình tham số hệ thống 62

6.5.1 Giao diện cấu hình tham số Đơn vị phối hợp 62

6.5.2 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo Ban 63

6.5.3 Giao diện cấu hình tham số phòng họp 63

7 CHỨC NĂNG BÁO CÁO THỐNG KÊ 64

7.3.6 Giao diện cấu hình đổi mật khẩu 76

8 CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG 77

8.1 Hệ thống nhắc việc qua Email, SMS, Popup 77

8.2 Chức năng iChat 77

8.3 Chức năng nhắc nhở sinh nhật 77

8.4 Chức năng quản lý Tài liệu dùng chung 78

9 KIẾN NGHỊ TỪ PTI 79

10 LIÊN HỆ 80

LỊCH SỬ CẬP NHẬT Ngày

cập nhật

Phiên bản

hiệu lực

26/07/2011 v.1.0 Sửa theo kiến nghị từ PTI LyNK 26/07/2011

02/08/2011 v.1.3 Sửa tài liệu sau buổi khảo sát

18/08/2011 v.1.6 Điều chỉnh giao diện –

Soạn thảo theo luồng và không theo luồng

THUẬT NGỮ (GLOSSARY)

xOffice - PTI Hệ thống quản lý văn bản của PTI

Văn thư ban Văn thư của một một ban thuộc PTI

Văn thư công ty thành viên Văn thư của Công ty thành viên của PTI

1 ĐẶT VẤN ĐỀ

1.1 Giới thiệu

Sau khi tìm hiểu quy trình xử lý văn bản, và những nhu cầu mới của PTI, AG đưa ra bản mô tả quy trình hiện tại nhằm đảm bảo chương trình quản lý văn bản và các quy trình tiện ích khác sau khi nâng cấp là phù hợp nhất

1.2 Giới hạn

Văn bản này chỉ mô tả các vấn đề liên quan đến một số quy trình làm việc trong PTI

và tính năng sẽ được nâng cấp theo nhu cầu xử lý văn bản của PTI

Các quy trình khảo sát bao gồm:

- Quy trình xử lý văn bản đến – đi

- Qui trình xử lý hồ sơ công việc, giao việc

- Quy trình đăng ký lịch quản lý và hiển thị lịch họp, hiện thị sinh nhật các thành viên PTI

2 QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

2.1 Quy trình Văn bản đi

Hình 1 Mô tả quy trình xử lý văn bản đi

2.1.1 Trạng thái văn bản đi

sau bước xử lý

1 Nhân viên soạn thảo văn

bản

Nhân viên soạn thảo Mới nhập

1 Nhân viên soạn thảo văn

Chờ Lãnh đạo phê duyệt, triển khai

3 Lãnh đạo yêu cầu chỉnh

sửa

Nhân viên soạn thảo văn bản

Chỉnh sửa theo yêu cầu

4 Nhân viên chỉnh sửa theo

yêu cầu

Trình Lãnh đạo Tổng Công ty

Chờ Lãnh đạo phê duyệt, triển khai

5 Lãnh đạo TCT chỉ đạo,

triển khai

Nhân viên soạn thảo Phê duyệt, triển khai

6 Nhân viên soạn thảo Văn thư VP Tổng

Công ty

Tiếp nhận ban hành văn bản

2.1.2 Mô tả quy trình văn bản đi

Bước 1: Nhân viên soạn thảo văn bản trình Lãnh đạo Ban với các thông tin sau đây:

- Thông tin dự thảo văn bản đi:

- Trình Lãnh đạo ban kiểm tra nội dung thể thức

Bước 2: Lãnh đạo Ban kiểm tra nội dung

 Chuyển lại cho nhân viên

 Yêu cầu sửa nội dung

 Không cần ban hành

Bước 3: Nhân viên tiếp nhận văn bản có chữ ký nháy của Lãnh đạo Ban

 Trình Tổng Giám đốc ký phê duyệt

Bước 4: Tổng Giám đốc

 Yêu cầu chỉnh sửa

 Chỉnh sửa theo yêu cầu

 Trình Lãnh đạo Ban ký nháy

Bước 7: Nhân viên soạn thảo

 Tiếp nhận văn bản ban hành

 Lưu trữ

Bước 8: Văn thư Công ty thành viên tiếp nhận văn bản

Bước 9: Giám đốc ban giao việc nhân viên

Bước 10 : Nhân viên tiếp nhận công việc và báo cáo công việc hoặc Hoàn thành công việc

Bước 11: Giám đốc ban xem báo cáo và xác nhận hoàn thành công việc

 Chú ý: Văn bản trình ký có thể qua Lễ tân trình ký hoặc trình trực tiếp Lãnh đạo Công ty Ở bước này có thể chạy trên máy hoặc chạy ngoài

2.2 Quy trình văn bản đến

Chờ tiếp nhận

5 Văn thư Ban tiếp nhận

VB, trình Lãnh đạo

ban

5 Lãnh đạo Ban giao

việc cho nhân viên

Nhân viên trong ban Tiếp nhận công

 Có chức năng đánh số cho từng loại sổ Bắt đầu từ 01/01/Năm Có thể mở một sổ và khóa sổ khi hết năm

 Ngày tháng đến (bắt buộc)

 Số đến: để tự tăng hoặc chèn thêm số

 Tác giả: (tên cơ quan, tổ chức ban hành) (bắt buộc)

 Số - ký hiệu văn bản (bắt buộc)

 Ngày, tháng của văn bản (bắt buộc)

 Tên loại văn bản (bắt buộc)

 Trích yếu nội dung (bắt buộc)

 Đơn vị hoặc người nhận: Bản gốc, bản photo

 Phê duyệt, chỉ đạo triển khai

 Chuyển cho Văn thư Tổng công ty phân phối theo bút phê

Bước 3: Phó tổng giám đốc xử lý

 Duyệt / Chỉ đạo triển khai

 Chuyển lại cho Văn thư Tổng Công ty phân phối

Bước 4: Văn thư TCT xử lý

Bước 5: Văn thư ban

Bước 7: Nhân viên trong Ban

 Tiếp nhận công việc sau

 Xử lý công việc

 Báo cáo Hoàn thành công việc

 Hoặc báo cáo tiến độ thực hiện công việc lên Lãnh đạo Ban

 Lưu trữ

Bước 8: Lãnh đạo ban xác nhận báo cáo và kết thúc công việc

Bước 9: Văn thư Công ty thành viên

2.3 Quy trình văn bản nội bộ

2.3.1 Trạng thái văn bản nội bộ

2.3.2 Mô tả quy trình văn bản nội bộ

Bước 1: Nhân viên soạn thảo văn bản

 Nhập soạn thảo văn bản

 Trình Lãnh đạo ban

Bước 2: Lãnh đạo ban xử lý văn bản

 Cấp số ban hành văn bản

 Không cần ban hành

A Công văn nội bộ

1 Chuyên viên soạn thảo Nhân viên soạn

Phê duyệt văn bản nội bộ

3 Lãnh đạo ban phê duyêt

 Giám đốc ban và văn thư các Ban khác tiếp nhận và xử lý công văn như theo luồng

2.3.3 Giao diện nhập văn bản nội bộ

Hình 4 Giao diện xử lý văn bản nội bộ Tổng Công ty của Giám đốc Ban

2.4 Giao diện của văn thư nhập văn bản đến

2.4.1 Giao diện nhập văn bản đến

Hình 5 Giao diện form nhập văn bản đến của văn thư Tổng công ty

Hình 6 Giao diện văn bản đến văn thư Tổng Công ty - Phân phối văn

bản

Hình 7 Giao diện xử lý văn bản của Văn thư thành viên

2.4.2 Giao diện xử lý văn bản đến

Hình 8 Giao diện xử lý văn bản đến

Hình 9 Giao diện xử lý văn bản đến/ Trình Tổng Giám đốc

Hình 10 Giao diện xử lý văn bản đến/ Trình Lãnh đạo Ban

Hình 11 Giao diện xử lý văn bản đến/ Tổng GĐ chuyển cho Văn thư

2.4.3 Giao diện theo dõi tiến độ văn bản đến

Hình 13 Giao diện theo dõi tiến độ văn bản đến

2.4.4 Giao diện Văn bản đến – Lưu trữ

Hình 14 Giao diện Văn bản đến/ Lưu trữ

2.4.5 Giao diện văn bản đến/Tìm kiếm

Hình 15 Giao diện Văn bản đến/ Tìm kiếm

2.5 Giao diện nhập văn bản đi

Hình 16 Giao diện form nhập văn bản đi của văn thư văn phòng

Hình 17 Giao diện phân phối văn bản đi

2.5.1 Giao diện nhập văn bản của văn thư công ty thành viên gửi đến văn thư

văn phòng Tổng công ty

Giống giao diện nhập văn bản đến của văn thư văn phòng tổng công ty Khi văn thư văn chi nhánh nhập văn bản và gửi đi, văn bản này nằm trong mục chờ xử lý của văn thư văn văn phòng tổng công ty PTI

Hình 18 Giao diện nhập văn bản của văn thư công ty thành viên gửi đến

văn thư văn phòng Tổng công ty

2.5.2 Giao diện xử lý văn bản đi

Hình 19 Giao diện xử lý văn bản đi

Hình 20 Giao diện xử lý văn bản đi – Trình Lãnh đạo Ban

Hình 21 Văn thư công ty thành viên tiếp nhận văn bản

2.6 Giao diện cấu hình tham số hệ thống

2.6.1 Giao diện cấu hình tham số cho phần loại sổ

Hình 22 Giao diện cấu hình tham số Loại sổ văn bản

2.6.2 Giao diện cấu hình tham số cho mức độ khẩn

Hình 23 Giao diện cấu hình tham số mức độ khẩn của văn bản

2.6.3 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo ký văn bản

Hình 24 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo ký Văn bản

3 TÍCH HỢP TÍNH NĂNG SỔ VĂN BẢN

3.1 Sổ văn bản đi

- Sổ văn bản đi của Tổng công ty có 5 sổ theo 5 loại văn bản

 Sổ công văn đi thông thường

 Sổ Quyết định

 Sổ Quyết định hội đồng quản trị

 Sổ công đoàn

 Sổ Đảng bộ

- Sổ văn bản đi của Ban lấy số từ đầu cho tất cả các loại văn bản

- Số công văn tự nhẩy theo 5 loại công văn

- Ký hiệu công văn tự điền

 Công văn đến công đoàn

 Công văn đến đoàn thanh niên

 Sổ thư đến

Hình 26 Giao diện Sổ văn bản đến

4 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

4.1 Công việc liên quan đến văn bản

Quản lý luồng công việc liên quan đến văn bản, từ khi phát sinh đến khi hoàn thành công việc

 Văn bản sau khi được Lãnh đạo Ban phê duyệt/Chỉ đạo triển khai sẽ được giao việc xuống cho nhân viên trong Ban

 Chức năng giao việc cho phép giao việc theo nhiều đối tượng (đơn vị/cá nhân), có thể giao việc theo nội dung riêng, hoặc có thể giao việc riêng cho từng đơn vị/cá nhân

 Lãnh đạo phòng ban sẽ tiến hành giao việc cho từng nhân viên thực hiện công việc

 Nhân viên sau khi thực hiện công việc có nhiệm vụ báo cáo lại Lãnh đạo Ban:

 Nhân viên có thể báo cáo hoàn thành công việc nếu như công việc đó đã hoàn thành 100%

 Chuyên viên có thể báo cáo tiến độ, tức là công việc này sẽ được tiến hành thành nhiều lần, mỗi lần Nhân viên báo cáo sẽ là % hoàn thành khối lượng công việc đó

 Nếu như công việc báo cáo của Nhân viên là chưa được, Lãnh đạo ban có thể yêu cầu báo cáo lại, hoặc nếu Nhân viên chưa thực hiện và báo cáo công việc, Lãnh đạo có thể đốc thúc xử lý công việc

4.1.1 Giao diện chức năng giao việc liên quan đến văn bản

4.1.2 Giao diện chức năng báo cáo công việc

Hình 28 Giao diện form báo cáo tiến độ

Hình 29 Giao diện form báo cáo hoàn thành

4.2 Công việc không liên quan đến văn bản

Quản lý luồng công việc không liên quan đến văn bản, các công việc xuất phát từ Lãnh đạo, từ kết luận cuộc họp Quản lý quy trình từ lúc phát sinh công việc đến lúc kết thúc công việc

 Sau khi có một công việc phát sinh, Lãnh đạo ban sẽ thực hiện giao việc kèm theo thời hạn cần hoàn thành công việc đó

 Lãnh đạo khi giao việc có thể giao việc cho từng phòng ban/ cá nhân tùy theo từng cấp độ Lãnh đạo ban có thể giao việc cho tất cả mọi người, không giao việc được cho phòng ban khác hay Lãnh đạo cấp trên

 Đơn vị/cá nhân sau khi tiếp nhận công việc sẽ thực hiện công việc được giao và báo cáo lại Lãnh đạo ban

 Khi Nhân viên thực hiện báo cáo có thể báo cáo hoàn thành nếu như trong

 Nhân viên cũng có thể thực hiện báo cáo tiến độ nếu như công việc đó được thực hiện trong nhiều lần, mỗi lần báo cáo sẽ là % hoàn thành công việc đó

4.2.1 Qui trình luồng xử lý Giao việc độc lập với văn bản

Hình 30 Qui trình luồng giao việc độc lập với văn bản

 Hệ thống báo cáo công việc có chức năng cho phép báo cáo Hoàn thành

và báo cáo tiến độ (từng phần)

 Khi Nhân viên không hoàn thành công việc, hệ thống sẽ lưu vết và có thống kê chi tiết

 Khi Nhân viên từ chối nhận công việc, phải có chỗ nhập thông tin vì sao

từ chối công việc

4.2.2 Giao diện chức năng giao việc không liên quan văn bản

Hình 31 Giao diện chức năng giao việc không liên quan tới văn bản

4.2.3 Giao diện chức năng báo cáo tiến độ và báo cáo hoàn thành

- Chức năng báo cáo tiến độ:

Hình 32 Giao diện báo cáo công việc không liên quan đến văn bản

Hình 33 Giao diện báo cáo hoàn thành

4.2.4 Giao diện chức năng tìm kiếm công việc

Hình 34 Giao diện chức năng tìm kiếm công việc

4.2.5 Giao diện cấu hình tham số Công việc

Hình 35 Giao diện cấu hình tham số Nguồn việc

5 QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

5.1 Chức năng tạo lập hồ sơ công việc

Chức năng quản lý hồ sơ công việc cho phép Chuyên viên có thể tạo mới hồ sơ công việc, gom nhóm các văn bản vào hồ sơ, thực hiện tra cứu hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí khác nhau

5.2 Chức năng tra cứu hồ sơ công việc

Chức năng tra cứu hồ sơ công việc cho phép người dùng có thể thực hiện tra cứu hồ

sơ theo các tiêu chí khác nhau:

 Tra cứu theo thời gian tạo hồ sơ

 Tra cứu theo loại hồ sơ

 Tra cứu theo trạng thái hồ sơ

 Tra cứu theo tình trạng hồ sơ

 Tra cứu theo người xử lý chính

5.2.1 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ công việc theo thời gian tạo hồ sơ

Hình 37 Giao diện tra cứu hồ sơ theo thời gian tạo hồ sơ

5.2.2 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ

Hình 38 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ

5.2.3 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo người xử lý chính

5.2.4 Giao diện chức năng tra cứu hồ sơ theo Trạng thái hồ sơ

Hình 40 Giao diện tra cứu hồ sơ theo trạng thái của hồ sơ

5.2.5 Giao diện cấu hình tham số

 Giao diện cấu hình tham số của phần Loại hồ sơ

 Giao diện cấu hình của phần tham số Lãnh đạo phụ trách

Hình 42 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo phụ trách

6 PHÂN HỆ LỊCH CÔNG TÁC, NHẮC SINH NHẬT VÀ CÁC NGÀY

KỶ NIỆM

6.1 Quy trình phân hệ lịch

- Phân hệ lịch được tạo cho 3 nhóm đối tượng sử dụng:

 Nhóm đối tượng có vai trò đăng ký lịch họp (Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia)

 Nhóm đối tượng có vai trò quản lý, sắp xếp lịch họp: Khi nhận được lịch họp được đăng ký nếu phù hợp sẽ duyệt lịch

 Các nhóm đối tượng khác đều có thể xem lịch nếu lịch được duyệt

Hình 43 Sơ đồ luồng qui trình Đăng ký lịch họp với Lãnh đạo

 Lịch mới đăng ký có mầu xanh đậm chỉ người đăng ký và người quản lý lịch nhìn thấy

 Lịch họp được duyệt có mầu xanh lá mạ tất cả mọi người nhìn thấy và hiên thị lên LCD

 Lịch bị từ chối có mầu đỏ chỉ người quản lý lịch và người đăng ký lịch nhìn thấy