Hệ thống quản lý gian hàng điện tử bán đồ may mặc qua mạng được tổ chức để đảm bảo: • Cung cấp cho khách hàng khả năng mua hàng trực tuyến với các sản phẩm đã có trên cửa hàng, đảm bảo an toàn tuyệt đối những thông tin liên quan đến người dùng trong quá trình đặt mua hay thanh toán. • Cung cấp cho người quản trị có thể quản lý thông tin hàng hóa, quản lý việc nhập hàng hóa, thông tin nhân viên, thông tin khách hàng cũng như việc đăng kí, đăng nhập của khách hàng, dễ nâng cấp, bảo trì, sửa chữa khi cần bổ sung, cập nhật những tính năng mới. • Cho phép các khách hàng có thể ghé thăm cửa hàng và mua hàng trực tuyến mà không cần phải đi đến tận nơi. Khách hàng có thể mua hàng ở bất cứ nơi nào, bất kỳ thời gian nào. Khách hàng có thể ghé thăm website, tìm kiếm sản phẩm và xem sản phẩm dễ dàng. Khách hàng có thể tạo ra một giỏ hàng và thêm sản phẩm vào giỏ hàng hoặc xóa sản phẩm khỏi giỏ hàng. Sau đó, khách hàng chọn các hình thức thanh toán, địa điểm, thời gian giao hàng. • Các giao dịch sẽ được chăm sóc bởi hệ thống trong tất cả thời gian. Lưu trữ dữ liệu là dễ dàng. Hệ thống này là thân thiện với khách hàng và dễ sử dụng. Tất cả các dữ liệu quan trọng của sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và tránh bất kỳ nhầm lẫn trong khi giao dịch
Trang 1 Cung cấp cho người quản trị có thể quản lý thông tin hàng hóa,quản lý việc nhập hàng hóa, thông tin nhân viên, thông tinkhách hàng cũng như việc đăng kí, đăng nhập của khách hàng,
dễ nâng cấp, bảo trì, sửa chữa khi cần bổsung, cập nhật những tính năng mới
Cho phép các khách hàng có thể ghé thăm cửa hàng và muahàng trực tuyến mà không cần phải đi đến tận nơi Khách hàng
có thể mua hàng ở bất cứ nơi nào, bất kỳ thời gian nào Kháchhàng có thể ghé thăm website, tìm kiếm sản phẩm và xem sảnphẩm dễ dàng Khách hàng có thể tạo ra một giỏ hàng và thêmsản phẩm vào giỏ hàng hoặc xóa sản phẩm khỏi giỏ hàng Sau
đó, khách hàng chọn các hình thức thanh toán, địa điểm, thờigian giao hàng
Các giao dịch sẽ được chăm sóc bởi hệ thống trong tất cả thờigian Lưu trữ dữ liệu là dễ dàng Hệ thống này là thân thiệnvới khách hàng và dễ sử dụng Tất cả các dữ liệu quan trọngcủa sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và tránh bất kỳ nhầmlẫn trong khi giao dịch
2 Phạm vi
Quy mô hệ thống: Hệ thống quản lý gian hàng điện tử bán đồmay mặc qua mạng là hệ thống phục vụ cho mọi khách hàng,hoạt động trong phạm vi toàn quốc Hệ thống có thể quản lýkhoảng hơn 5000 mặt hàng các loại ( quần, áo, mũ, giày dép
và nhiểu phụ kiện may mặc khác) Hệ thống quản lý hơn 300nhân viên, quản lý hơn 10.000 thông tin tài khoản khách hàng
và cho phép nhiều khách hàng truy cập cùng một lúc
Phạm vi nghiệp vụ quản lý: Hệ thống quản lý việc đăng ký,đăng nhập của khách hàng, quản lý việc mua bán, thanh toán,giao hàng cho khách Quản lý thông tin nhân viên quản lýviệc đánh giá và đảm bảo chất lượng dịch vụ của hệ thống
Trang 2Thực hiện báo cáo thống kê lượng khách truy cập vào website,
số lượng khách mua hàng Báo cáo thống kê tình trạng các mặthàng và doanh thu của cửa hàng trong tháng/ quý/ năm choban quản trị Thực hiện các quy định và yêu cầu quản lý từphía nhân viên quản trị giao phó Ngoài ra cho phép quản trịmạng từ xa
3 Cơ cấu tổ chức hệ thống.
II Mục tiêu dự án phần mềm
1 Mục tiêu của dự án phát triển phần mềm
Hiện tại cửa hàng đang có nhu cầu mở rộng quy mô buônbán ra toàn quốc nên ban quản trị của cửa hàng đã thành lập mộtwebsite bán hàng trực tuyến Công việc quản lý hệ thống bán hàngqua website của cửa hàng bao gồm quản lý danh mục hànghóa,quản lý hóa đơn đặt hàng, quản lý thông tin khách hàng, quản
lý việc giao hàng và thanh toán cũng như quản lý nhà cung cấphàng của cửa hàng qua website mới chỉ được thực hiện một cáchthủ công vì vậy quá trình quản lý gặp rất nhiều khó khăn, bất cập:Khó khăn trong việc thêm mới danh mục hàng hóa, khó khăn trongviệc quản lý hóa đơn đặt hàng, khó khăn trong việc theo dõi tìnhtrạng phát triển của trang web của cửa hàng, khó khăn trong việcquản lý thông tin khách mua; công việc của các nhân viên trong cửahàng là rất vất vả Nguy cơ bị mất mát dữ liệu của khách hàng, dữliệu của cửa hàng là khá cao.Vì vậy việc phát triển một hệ thốngphần mềm quản lý gian hàng điện tử bán đồ may mặc qua mạng có
ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động củatrang web, nâng cao hiệu năng quản lý của nhân viên các phòng
NHÂN VIÊN QUẢN
TRỊ
Quản lý
đặt hàng
Quản lýgiao hàng
và thanhtoán
Quản lýthông tinkháchhàng
Quản lýnhà cungcấp
Quản lýdanh mụcsản phẩm
Trang 3nhân sự đối với trang web nói chung và giảm bớt công việc chonhân viên quản lý trang web của cửa hàng đồng thời tiện lợi hơncho khách hàng trong việc sử dụng trang web.
2 Phạm vi phần mềm
Phần mềm dự kiến tập trung làm những nhiệm vụ sau đây:
Quản lý danh mục hàng hóa bao gồm việc thêm sản phẩm mới,sửa đổi thông tin sản phẩm, những sản phẩm cửa hàng đanggiảm giá, sản phẩm nhiều người mua nhất, xóa sản phẩm cửahàng không còn bán…
Quản lý việc đặt hàng: Quản lý các hóa đơn đặt hàng từ kháchhàng
Quản lý thông tin khách mua: Quản lý thông tin của khách,quản lý việc mua hàng của khách…
Quản lý giao hàng và thanh toán: Quản lý hình thức giao hàng,hình thức thanh toán mà khách hàng chọn
Khách hàng có thể tìm kiếm sản phẩm, xem thông tin sảnphẩm
Lưu trữ các thông tin để lập báo cáo thống kê hàng tuần, hàngtháng, hàng quý, hàng năm
Việc quản lý cơ sở vật chất của cửa hàng không do phần mềm quản
lý mà do phòng quản trị cơ sở vật chất đảm nhiệm Ban quản lý củacửa hàng là người trực tiếp đưa ra các nhiệm vụ quản lý nhưngkhông trực tiếp thực hiện nghiệp vụ quản lý của phần mềm quản lýbán hàng may mặc qua mạng.Chức năng này thuộc về nhân viênquản trị
3 Các giả định ràng buộc
Hệ thống vận hành trên một số máy tính kết nối mạng LAN
có kết nối Internet Nhân viên quản trị là người quản trị các chứcnăng của phần mềm Khách hàng chỉ có quyền tìm kiếm thông tinsản phẩm, đăng ký, đăng nhập, thêm sản phẩm vào giỏ hàng vàthực hiện giao dịch thanh toán Chủ cửa hàng là người đưa ra cácquyết định quản lý nhưng không trực tiếp thực hiện các nghiệp vụquản lý phần mềm
4 Lớp người sử dụng
Nhân viên quản trị: bao gồm nhân viên quản trị trang web,nhân viên quản lý kho…là người điều hành, quản lý và theodõi hoạt động của hệ thống, xuất hàng, nhập hàng, đảm bảohoạt động tốt của hệ thống
Trang 4 Nhân viên giao hàng: là người trực tiếp giao hàng cho kháchkhi khách có nhu cầu giao hàng tận nơi.
Khách thăm: là những ghé qua trang web, xem thông tin sảnphẩm
Khách hàng: là những khách đã đăng ký thành viên của hệthống, mua hàng, bình luận sản phẩm
Nhà cung cấp: là người cung cấp hàng cho cửa hàng
III Yêu cầu người dùng
1 Yêu cầu về chức năng
a Quản lý danh mục hàng hóa
Khi đăng nhập vào hệ thống người quản lý có thể lựa chọn thực hiệncác thao tác cần thiết :
Xem danh sách các thông tin về danh mục hàng hóa :
- Hệ thống cho phép người quản lý xem thông tin về toàn bộcác sản phẩm có trong danh mục của cửa hàng
- Hệ thống sẽ cho phép người quản lý nhập tên sản phẩm ở ô
‘tìm kiếm’ để hiển thị sản phẩm
- Hệ thống sẽ cho phép người quản lý xem thông tin sản phẩm,Form xem thông tin sản phẩm xuất hiện, hệ thống sẽ hiển thịthông tin về sản phẩm đã chọn, sau đó người quản lý sẽ xemđược thông tin chi tiết của sản phẩm được hiển thị gồm tên,hình ảnh, thông tin mô tả, giá tiền…
Thêm một sản phẩm vào danh mục hàng hóa :
- Hệ thống có nút ‘Thêm mới ‘ trên màn hình danh sách cácdanh mục hàng hóa để người quản trị thêm sản phẩm vào cửahàng khi có sản phẩm mới được nhập về Sau đó hệ thống sẽhiển thị màn hình Form ‘Thêm mới danh mục sản phẩm’gồm : Thuộc danh mục, Tên sản phẩm, mã sản phẩm, ảnhsản phẩm, thông tin chi tiết về sản phẩm (giá, sản phẩm mới,khuyến mãi, hot…)
Trang 5- Người quản trị nhập các thông tin cơ bản trên về danh mụcsản phẩm đang được thêm mới, sau khi hoàn tất thành cônglựa chọn một trong 3 cách sau để lưu thông tin sản phẩm:+ Chọn Lưu để quay về trang danh sách sản phẩm+ Chọn Lưu & Tiếp tục sẽ thêm mới sản phẩm và ngườiquản lý có thể tiếp tục chỉnh sửa thông tin về sản phẩm vừatạo.
+ Chọn Lưu & Thêm mới sẽ thêm mới sản phẩm và ngườiquản lý có thể thêm mới ngay sản phẩm tiếp theo
Trang 6 T
Thêm mới hàng loạt sản phẩm :
Hệ thống sẽ cho phép người quản lý đăng nhanh nhiều sảnphẩm cùng một lúc Mỗi một ảnh được upload lên sẽ tự độngtạo ra một sản phẩm với tên sản phẩm trùng với tên ảnh đượcupload
Người quản lý có thể chọn nhiều file ảnh trên máy tính vàupload cùng một lúc, sau khi upload xong, người quản lý chọndanh mục và ‘Lưu’ Dùng công cụ tải hình ảnh: Drag and
Drop Browse tới thư mục chứa ảnh dùng chuột quét chọn ảnh sau chọn Open
Hình II.1 : Thêm sản phẩm mới.
Trang 8Click vào nút cần UpLoad
C
Chọn ‘Lưu ‘để thêm mới các sản phẩm
Cập nhật hoặc thay đổi nội dung thông tin một sản phẩm vào danh mục hàng hóa :
- Trên màn hình chứa danh sách các danh mục, hệ thống chophép người quản lý lựa chọn một danh mục sản phẩm cần cậpnhật hoặc thay đổi về nội dung
- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình ‘Cập nhật sản phẩm’ ( Giốngnhư màn hình ‘Thêm mới sản phẩm’ nhưng đã có thông tincủa sản phẩm đã nhập trước đó )
- Người quản lý chọn thông tin cần cập nhật và thay đổi theoyêu cầu, sau khi hoàn tất thành công nhấn vào nút lưu thông
Hình II.2: Mở ảnh cần đăng
Hình II.3 : Upload ảnh lên Website.
Trang 9tin sản phẩm.Nếu sai hệ thống sẽ có thông báo việc nhập dữliệu thay đổi không hợp lệ, người quản lý nhập lại thông tin,chu kỳ lặp lại khi nào hoàn tất và lưu trữ được thông tin sảnphẩm vào cơ sở dữ liệu.
Xoá một hay nhiều sản phẩm trong danh mục hàng hóa :
Người quản lý tìm kiếm và lựa chọn xóa một hay nhiều sảnphẩm cùng lúc
- Xóa một sản phẩm :Tại cửa sổ hiển thị danh sách sản phẩmngười quản lý ấn vào biểu tượng thùng rác để thực hiện loại
bỏ sản phẩm
- Xóa nhiều sản phẩm :Tại cửa sổ hiển thị danh sách sảnphẩmngười quản lý click chọn vào các ô Checkbox tươngứng vớ các sản phẩm muốn xóa
Hệ thống hiển thị hộp thông báo yêu cầu người quản lý xácnhận khi xóa một sản phẩm hay nhiều sản phẩm.Nếu ngườiquản lý chọn OK để đồng ý xóa sản phẩm hoặc chọn Cancel
để hủy bỏ thao tác xóa sản phẩm
Trang 10- Tiền điều kiện: Sản phẩm khách hàng cần chọn phải tồn tại trong hệ thống.
- Tiến trình xử lý:
1 Khách hàng chọn danh mục sản phẩm cần mua
2 Hệ thống hiển thị danh sách sản phẩm trong danh mục khách hàng lựa chọn
3 Khách hàng xem thông tin về sản phẩm cần mua
4 Nếu trong danh sách có sản phẩm khách hàng cần mua thì khách hàng sẽ chọn sản phẩm cụ thể mình cần mua Nếu trong hệ thống không có sản phẩm khách hàng cần mua thì thực hiện Tiến trình rẽ nhánh A1
- Tiến trình kết thúc
- Tiến trình rẽ nhánh A1:
+ Khách hàng chọn mua sản phẩm ở mục khác
+ Quay lại bước 4 của Tiến trình xử lý
- Kết quả: Sản phẩm cần mua được chọn xong
Chức năng thêm sản phẩm vào giỏ hàng.
1 Chọn chức năng thêm vào giỏ hàng để đưa sản phẩm
đã chọn vào lưu trữ trong giỏ hàng Nếu chưa chọn sảnphẩm mà chọn chức năng thêm vào giỏ hàng thì thực hiệntiến trình rẽ nhánh A1
2 Hệ thống hiển thị thông tin về sản phẩm được đưa vàogiỏ hàng
3 Tiến trình kết thúc
- Tiến trình rẽ nhánh A1: Chưa chọn sản phẩm cần mua
1 Hệ thống thông báo sản phẩm chưa được chọn
2 Hiển thị sản phẩm để khách hàng chọn
3 Quay lại bước 1 của Tiến trình xử lý
- Kết quả: Thông tin về sản phẩm đã được thêm vào giỏ hàngcần phải được lưu trữ
Chức năng loại sản phẩm khỏi giỏ hàng.
- Tác nhân: Khách hàng
- Mô tả chức năng: Tiến trình cho phép khách hàng loại bỏ cácsản phẩm đã đưa vào giỏ hàng ra khỏi giỏ hàng của mình
Trang 11- Tiền điều kiện: Giỏ hàng đã có sản phầm.
4 Nếu khách hàng chấp nhận thì sản phẩm sẽ bị loại bỏ.Nếu không thực hiện tiến trình rẽ nhánh A2
5 Hệ thống hiển thị đã loại bỏ thành công
6 Tiến trình kết thúc
- Tiến trình rẽ nhánh
Tiến trình rẽ nhánh A1: Sản phẩm chưa được chọn:
1 Hệ thống thông báo chưa chọn sản phẩm cần loại bỏ
2 Quay lại bước 1 của Tiến trình xử lý
Tiến trình rẽ nhánh A2: Quay lại giỏ hàng
1 Hệ thống hiển thị danh sách các sản phẩm còn lại tronggiỏ hàng
2 Tiến trình kết thúc
- Kết quả: Sản phẩm được chọn bị loại bỏ khỏi giỏ hàng
Chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng.
- Tác nhân: Người quản lý
- Mô tả chức năng: Tiến trình cho phép người quản lý nhận cácthông tin về đơn đặt hàng của khách hàng
- Tiền điều kiện: Đã có đơn đặt hàng
- Tiến trình xử lý:
1 Hệ thống thông báo có đơn đặt hàng mới
2 Người quản lý chọn xem đơn đặt hàng mới
3 Hệ thống hiển thị thông tin về đơn đặt hàng mới màngười quản lý muốn xem
4 Người quản lý xem các yêu cầu của đơn hàng
5 Tiến trình kết thúc
Chức năng giao cho nhân viên thực hiện.
- Tác nhân: Người quản lý
- Mô tả chức năng: Tiến trình cho phép người quản lý giao đơnđặt hàng của khách hàng cho nhân viên thực hiện
- Tiền điều kiện: Người quản lý đã tiếp nhận đơn đặt hàng
Trang 12- Tiến trình xử lý:
1 Người quản lý chọn nhân viên để thực hiện đơn hàng
2 Giao đơn hàng cho nhân viên
3 Chờ thông tin phản hồi từ nhân viên
4 Nếu nhân viên chấp nhận chuyển hàng thì thay đổi tìnhtrạng của đơn hàng sang đã được nhân viên tiếp nhận.Nếu không chấp nhận thì thực hiện tiến trình rẽ nhánhA1
5 Tiến trình kết thúc
- Tiến trình rẽ nhánh A1:
1 Người quản lý chọn nhân viên khác để thực hiện đơnhàng
2 Giao đơn hàng cho nhân viên mới
3 Trở lại bước 3 của tiến trình xử lý
c Quản lý giao hàng và thanh toán
Chức năng thanh toán :
- Tác nhân : Khách hàng
- Mô tả chức năng : Chức năng thanh toán cho phép kháchhàng tạo đơn hàng để tiến hành thanh toán giỏ hàng sảnphẩm
- Tiền điều kiện : Khách hàng đã chọn sản phẩm vào giỏ hàng
- Tiến trình xử lí : Khách hàng nhấn nút thanh toán để tạo đơnhàng Có hai hình thức thanh toán là thanh toán trực tiếp chonhân viên và thanh toán online Nếu khách hàng chọn thanhtoán online thì 1Form thanh toán xuất hiện, hệ thống hiển thịđơn hàng và một số thông tin mặc định của đơn hàng Kháchhàng nhập tiếp các thông tin : họ tên, số tài khoản, phươngthức thanh toán, địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, địachỉ e-mail để thanh toán đơn hàng Sau đó, khách hàng chọngửi đơn hàng Nếu đơn hàng đã nhập đúng thì hệ thống sẽkiểm tra xem số tài khoản và phương thức thanh toán có hợp
lệ hay không Nếu hợp lệ thì thông báo giao dịch thành công,nếu không hợp lệ chuyển sang tiến trinh rẽ nhánh A2 Cònnếu đơn hàng đã nhập không hợp lệ chuyển sang tiến trình rẽnhánh A1
- Tiến trình rẽ nhánh A1 : Khi đơn hàng nhập sai, hệ thống sẽbáo đơn hàng nhập không thành công Hệ thống sẽ hiển thịlại Form nhập thông tin và các mục nhập sai Nếu khách hàng
Trang 13muốn giao dịch tiếp thì sẽ nhập lại thông tin và thực hiện lạicác bước ban đầu Nếu không chuyển sang tiến trình rẽ nhánhA3.
- Tiến trình rẽ nhánh A2: khi thông tin tài khoản không hợp lệ,
hệ thống sẽ báo thông tin tài khoản không hợp lệ Nếu kháchhàng muốn tiếp tục giao dịch thì yêu cầu khách hàng nhập lạithông tin và thực hiện các bước tiếp theo như trong mô tả tiếntrình xử lí chính Nếu không chuyển sang luồng rẽ nhánh A3
- Mô tả tiến trình rẽ nhánh A3 : Hủy bỏ đơn hàng Nếu kháchhàng muốn hủy bỏ đơn hàng thì khách hàng nhấn nút hủy bỏ
và hệ thống sẽ hiển thị các sản phẩm để khách hàng tiến hànhgiao dịch mới
Chức năng kiểm tra đơn hàng : Hệ thống có bộ phận kinh
doanh cho phép các nhân viên trong kinh doanh kiểm tra vàxác thực đơn hàng, thông tin của khách đặt hàng Nếu thôngtin thu thập được đúng như thông tin mà khách nhập thì mớitiến hành giao hàng cho khách hàng
Chức năng giao hàng : Sau khi bộ phận kinh doanh đã kiểm
tra xác thực đơn hàng là chính xác thì giao cho nhân viên thựchiện đơn giao hàng, đồng thời chuyển tình trạng giao hàngthành đang giao hàng Khi hàng đã được giao cho khách thìnhân viên thông báo kết quả giao hàng để cập nhật trang tháigiao hàng là đã thành công và xin chữ kí xác nhận của kháchhàng
d Quản lý thông tin khách mua
Nhóm chức năng quản lí thông tin khách mua bao gồm các chứcnăng sau:
Chức năng đăng kí
Chức năng đăng nhập, đăng xuất
Chức năng sửa đổi thông tin cá nhân của khách hàng
Chức năng xem thông tin cá nhân của khách hàng
Chức năng đăng kí làm thành viên trang web.
Tác nhân: Khách xem
Mô tả chức năng: Cho phép khách xem trang web đăng kílàm thành viên của hệ thống
Tiền điều kiện: Khách xem phải truy cập vào trang web
Tiến trình xử lý: Khi khách xem truy cập vào trang web củacửa hàng, nếu muốn làm thành viên của hệ thống thì khách
