Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Lời nói đầu

Nh chúng ta đã biết việc quản lý thu tiền ở các cửa hàng nhỏ đa phần đềuquản lý một cách thủ công Tuy nhiên đối với một siêu thị thì việc quản lýthu tiền bằng thủ công thì rất khó khăn, vì quy mô của siêu thị rất lớn, lợngkhách hàng phải phục vụ rất cao do vậy việc áp dụng tin học vào công tácquản lý vấn đề thu tiền ở siêu thị là rất cần thiết

Với mục đích tìm hiểu và tiếp cận dần với các vấn đề quản lý thực tế và

đa ra một vài ý kiến của mình sau khi nghiên cứu đề tài tự chọn em đã chọn

đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị > ”

Do năng lực và thời gian có hạn nên không khỏi sai sót và khiếm khuyết vậy

em mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy, các cô

Em xin trân thành cảm ơn thầy Trơng Văn Tú cùng các thầy các cô trongkhoa Tin Học Kinh Tế đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Phần 1 Giới thiệu chung

1 Giới thiệu chung về khung cảnh đề tài

Trong thời đại ngày nay tin học hoá các công tác quản lý là một vấn đềcấp bách nh: công tác quản lý th viện, quản lý nhân lực Vấn đề thutiền trong siêu thị cũng rất cần đợc tin học hoá vì:

 Giảm đợc thời gian cho khách hàng, không để họ chờ quá lâu chocông tác tính tiền thủ công

 Tăng độ chính xác, giảm thiểu các sai sót có thể sảy ra khi tính tiềncho khách

 Dễ dàng kiểm soát đợc lợng hàng hoá bán ra, mua vào, lợng hàngtồn kho

 Các sổ sách, báo cáo về tình hình bán hàng, mua hàng, doanh thubán hàng, chi phí mua hàng đợc đa lên cho giám đốc siêu thị mộtcác chính xác và kịp thời

 Rút ngắn đợc thời gian lên sổ sách, viết báo cáo, kiểm kê hànghoá

Một điều cần lu ý là muỗn sử dụng đợc hệ thống thông tin vào việc quản

lý công tác thu tiền trong siêu thị thì các nhân viên thu tiền phải biết các

- Một hoá đơn có thể bao gồm nhiều mặt hàng bán, cùng hoăckhác chủng loại hàng.

- Báo cáo hàng bán đợc liên kết với hoá đơn bán hàng

- Mỗi hoá đơn bán hàng đều phải ghi rõ những thông tin sau: Sốhoá đơn, ngày lập hoá đơn, nhân viên lập hoá đơn, và mã hànghoá, tên hàng hoá, số lợng, đơn giá, và số tiền thanh toán trên

từ với các nội dung sau: Số chứng từ, mã hàng, tên hàng, mã loại,

đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngày nhập, thứ tựhàng mua, cán bộ mua hàng ngoài ra còn có chữ ký của các bộphận có liên quan

 Xuất kho: Chứng từ xuất kho là hoá đơn bán hàng

 Tồn kho: Bao gồm các nội dung sau: Thời điểm(ngày, tháng, năm),tên hàng, mã hàng, mã nhóm, số lợng tồn, đơn giá, thành tiền.2.2.2 Yêu cầu đối với phần mềm quản lý kho

- Dễ sử dụng

- Tra cứu nhanh

- Khai thác dữ liệu thuận tiện, chính xác, hiệu quả cao

 Đối với liên kết sản phẩm tồn Cơ sở liên kết dữ liệu nhập, xuất, tồnnên sử dụng mã số theo chữ số liên tiếp (VD: 008823 ) bởi vì sốlợng hàng hoá rất lớn(khoảng 800 loại) trong đó có khoảng 650loại là ổn định( ít thay đổi giữa các tháng) làm nh vậy sẽ khắc phục

đợc hiện tợng trùng mã, nhng để bảo đảm tra cứu nhanh trong quátrình nhập, xuất hàng hoá thì cần tra cứu theo tên hàng hoá sau đó

chọn mã số quản lý(tự đặt) Vd: Khi xuất bán 1 chai dầu gội đầuFeather 200 ml(có mã số 008823) chỉ việc gọi tên, tức là đánh chữ

>Feather 200 ml” là ta có đợc mã số 008823 để làm cơ sở cho việctrừ lợng tồn kho khi xuất hàng, và cộng vào khi nhập hàng Có ýkiến cho rằng nên sử dụng ngay mã hàng hoá của nhà sản xuất đểlàm cơ sở liên kết, với thực tế hiên nay đang sử dụng rất nhiều hànghoá không có mã, do vậy rất khó để làm điều này

 Với phần nhập kho Chơng trình phải đảm bảo đợc:

3 Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện từ 28/8/2002 đến 25/8/2002

PhÇn 2 Qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin thu tiÒn b¸n hµng t¹i siªu thÞ 1E

trêng chinh

I.1 Giai ®o¹n 1: ThiÕt kÕ kh¶ thi s¬ bé

I.1.1 Tªn dù ¸n: X©y dùng hÖ thèng th«ng tin thu tiÒn b¸n hµng t¹i siªu

- (09) Đồ dùng học sinh.

- (10) Đồ trang trí

- (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác

 Sơ đồ bố trí hàng hoá trong siêu thị

Tầng 1: Chứa các loại hàng hoá thực phẩm tơi và khô (thuộcnhóm hàng 07 và 08)

Tầng 2: Chứa các nhóm hàng (03,04,05,06,09,11)

Tầng 3: Chứa các nhóm hàng(01,02,10)

Tầng 4: Là phòng giải trí với nhiều trò chơi điện tử hiện đại.Hiện tại sau khi mới thành lập và đi vào hoạt động các nhân viên tính tiềndựa vào phần mềm mua lại của một siêu thị khác, do vậy nó không phùhợp với môi trờng làm việc ở đây , thờng xuyên bị mộit số lỗi về phơngpháp tính tiền, tính tiền sai, do vậy tạo phản ứng không tốt từ phía kháchhàng

I.1.4 Giải pháp.

 Tin học hoá cả 4 khối xử lý

 Phần cứng: 7 máy PC đợc kết nối thành mạng cục bộ (LAN),không có máy chủ, 1 máy in

 Phần mềm: Hệ điều hành Windows ME, MS Office2000 và một sốphần mềm ứng dụng nhỏ khác nh( Font chữ ABC, một số trò chơigiải trí nhỏ )

Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu

Thời gian thch hiện giai đoạn 1 từ 01/9/2002 đến 08/9/2002

I.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

I.2.1 Đội ngũ cán bộ phân tích:

3.0 Nhập hàng

- 2 phân tích viên:(Trần Văn Sung và Phạm Đăng Thành)

- 1 cán bộ quản lý siêu thị: Nhân viên Phạm Thanh Phơng

 Xác định các phơng pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn1- Giám đốc siêu thị: Vũ Đình Chiến

2- Nhân viên kế toán: Phạm Thu Hơng

3- Nhân viên bán hàng: Nguyễn Thu Trang

4- Nhân viên phụ trách nhập hàng: Phạm Đăng Thịnh

5- Nhân viên quản lý kho: Lê Văn Hạnh6- Khách hàng mua hàng

- Quan sát việc thu tiền khi bán hàng

- Nghiên cứu tài liệu, với các tài liệu:

1- Hoá đơn nhập, xuất hàng hoá

2- Phiếu thu, chi tiền

3- Danh mục hàng hoá

4- Các báo cáo tài chính có liên quan

5- Các dự án phát triển siêu thị trong tơng lai

Thời gian thực hiện từ 08/9/2002 đến 18/9/2002

I.2.2 Môi trờng hệ thống

 Môi trờng ngoài

1- Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại

2- Trong giai đoạn hiện nay vấn đề văn minh trong mua sắm ngàycàng đợc nâng cao, do vậy việc các siêu thị lần lợt ra đời phản

ánh một cách tích cực vấn đề an toàn và văn minh trong việcmua sắm hàng hoá

 Môi trờng trong hệ thống:

1- Nhiệm vụ của siêu thị là cung cấp hàng hoá phục vụ ngời tiêudùng một cách văn minh nhất, lịch sự nhất đáp ứng tối đa nhucầu của khách hàng trong điều kiện có thể Và tạo ra sự an toànkhi mua sắm

2- Siêu thị 1E Trờng Chinh mới đợc xây dựng và đi vào hoạt độngtháng 11/2001, do vậy mục tiêu của ban lãnh đạo siêu thị là sẽ

mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các lĩnh vực khác nữa nh điệ

tử, điện máy không những vậy họ còn đa ra chính sách nhằmphục vụ tốt hơn nữa đối với nhu cầu của khách hàng

3- Siêu thị có 20 cán bộ công nhân viên trong đó: 1 Giám đốc, 1 kếtoán, 5 nhân viên thu tiền (làm việc theo ca), 5 nhân viên bảo vệ

và 7 nhân viên phụ trách việc khuân vác và xắp xếp hàng hoátrong siêu thị, 1 nhân vên phụ trách vấn đề quản lý hàng tồnkho

 Tiến hành phỏng vấn

1- Phỏng vấn nhân viên bán hàng

Họ và tên: Nguyễn Thu Trang Đích

Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên thu tiền bán hàng thông tin ra

2- Phỏng vấn nhân viên quản lý kho

Khách hàng

Lập hoá đơn, xử

lý thu tiền Hàng hoá

đã chọn Hoá đơn bán hàng

Phiếu xuất

Phiếu thu tiền

Bc bán hàng

Nv quản lý kho

Nv Kế toán

Hồ sơ

hàng bán

Lập báo cáo bán hàng

Giàm Đốc

Hä vµ tªn: Lª V¨n H¹nh §Ých

Nguån th«ng tin vµo Chøc vô: Nh©n viªn qu¶n lý kho th«ng tin ra

3- Pháng vÊn nh©n viªn kÕ to¸n

Sæ thu chi

LËp b¸o c¸o thu chi

Giµm §èc

PhiÕu xuÊt

PhiÕu chi

PhiÕu thu tiÒn

1 98% số hoá

đơn đợc tính tiềnmột cách chính

1 tiến hành tự

động hoá một sốcông đoạn nh: chỉ

Bc hàng mua

lập hoá đơn,

xử lý thu tiền

2.0 Ghi chép vào thẻ

kho

3.0 Nhập hàng

Phiếu thu tiền

Bc chi phí mua hàng

đợc lu trữ, do vậykiểm tra rất khó.

2 hàng tồn khovẫn đợc kiểmsoát bằng phơngpháp thủ công, dovậy vấn đề kiểmtra lợng hàng tồncòn hay hết rấtkhó khăn và haysảy ra lầm lẫn

xác và nhanhchóng để phục vụkhách hàng

2 kiểm soát hàngtồn kho bằngmáy tính do vậy

rễ dàng kiểm tralợng hàng tồnkho

nhập mã hàngcòn tên hàng, giábán đợc tự đọng

in ra, và giá bánnhân với số lợng

để tính ra đợc sốtiền mà kháchphải trả cho lợnghàng hoá màkhách mua

2 tạo ra lợnghàng hoá tồn khomin, max để dễdàng kiểm soát đ-

ợc hàng hoá tôngkho, không lonhỡ hàng

Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu

Thời gian thch hiện giai đoạn 12 từ 08/9/2002 đến 188/9/2002

I.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic tử các thông tin ra

I.3.1 Danh sách các thông tin đầu ra

Thông tin đầu ra đợc lấy từ 2 nguồn chính là: Hoá đơn bán hàng khixuất hàng và hoá đơn mua hàng khi nhập hàng

 Từ đầu ra >Hoá đơn bán hàng ” ta lập danh sách các thuộc tính:

Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh

Tiến hành chuẩn hoá mức 1:

Loại bỏ các thuộc tính lặp trong danh sách, và đa các thuộc tính lặp(R) thành danh sách con Do vậy sau khi chuẩn hoá mức 1 các thuộctính của hoá đơn bán hàng trên đợc tách ra thành 2 danh sách nh sau:

Chuẩn hoá mức 2 quy định: Trong 1 danh sách mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc hàm vàomột phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy phải tách những thuộctính phụ thuộc vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Sau khi chuẩn hoá mức 2 danh sách các thuộc tính

Chuẩn hoá mức 3 quy định, trong một danh sách không đợc phép có

sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Do vậy sau khi chuẩn hoámức 3 ta có các danh sách thuộc tính của >Hoá đơn bán hàng ” nh sau

Ký hiệu (R) là đánh dầu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh

Sau khi chuẩn hoá qua 3 bớc ta đợc danh sách các thuộc tính của >Hoá đơn mua hàng” nh sau

Hoá đơn mua hàng.

- Mã hoá đơn

- Mã nhà cung cấp

- Ngày lập hoá đơn

đồ cấu trúc dữ liệu sau:

Mã khách hàng địa chỉ Số tài khoản

Mã hoá đơn Mã hàng Số lợng

Mã hoá đơn Mã khách hàng Phơng thức thanh toán Ngày xuất Mã NV xuất

Hoá đơn bán hàng

Khách hàngHàng bán

Hàng hoá

Tên hàng Mã hàng đơn vị tính Giá xuất Giá nhập

Mã hoá đơn Mã hàng Số lợng

Mã nhà CC Địa chỉ Số tài khoản

Mã hoá đơn Mã nhà CC Phơng thức thanh toán Ngày nhập Mã NV nhập

Tên nhân viên Địa chỉ Chức cụ Mã nhân viên

II.1Công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu.

Công cụ thiết kế chơng trình >Quản lý việc thu tiền tại siêu thị” Dùngcông cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 kết hợp vớiMicrosoft Visual Basic for Application thiết kế chơng trình

II.1.1 Giới thiệu sơ lợc về công cụ thiết kế Microsoft Access

Ms Access 2000 là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhấtthuộc tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional 2000 do hãngphần mềm Microsoft Cooperation sản xuất, nó hoạt động trong môitrờng Windows 98 hay 2000

Các đối tợng của Access ngoài bảng dữ liệu, còn có các đối tợngkhác nh: các lệnh truy vấn, các Form, các báo cáo (Report), macro,module.

II.1.2 Giới thiệu sơ lợc về Visual Basic for Application

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho MS Access Tadùng Visual Basic tơng tự nh dùng các macro để liên kết các đối tợngtrong một ứng dụng vơí nhau thành một thể thống nhất

 Cách kiểm tra điều kiệ và tổ chức chu trình trong Visual Basic

- Lệnh IF

Dạng lệnh

If điềukiện then

Nhóm lệnh 1[ElseIf điều kiện then

Select Case <biểu thức >

[Case Danh sách biểu thức 1]

[Nhóm lệnh 1]

[Case Danh sách biểu thức 2]

Do until <®k>

Nhãm lÖnh Loop

Do Nhãm lÖnh Loop Until <®k>

- LÖnh For NextD¹ng lÖnh:

2.2.1 Form màn hình chính

Có thực đơn gồm 5 trình đơn >Hệ thống”., >Bán hàng”., >Mua hàng”., >Báo

 Trong trình đơn >Hệ thống” có các mục sau >Danh mục nhómhàng hoá”., >Danh mục hàng hoá”., >Danh mục khách hàng”.,

>Danh mục nhà cung cấp” và >Thoát” khi chọn các mục đó sẽ

mở các Form tơng ứng trong các form đó bạn có thể xem, sửa,xoá hay cập nhật các dữ liệu mà bạn muốn

 Trong trình đơn >Bán hàng ” có các mục sau >Danh mục hoá

đơn bán hàng”., >Hoá đơn bán hàng” bạn có thể mở các Fỏm

t-ơng ứng của các mục này để xem, sửa đổi, xoá hặc thêm dữ liệuvào các form đó ngoài ra trong trình đơn này còn có >Báo cáobán hàng ” đợc in ra để làm báo cáo cuối kỳ và mục >Hoá đơn”.dùng để in ra hoá đơn cho khách hàng khi khách hàng muahàng.

 Tơng tự nh vậy trong trình đơn >Mua hàng” có các mục >Danhmục hoad đơn nhập”., >Hoá đơn mua hàng”., >Báo cáo muahàng”., >Hoá đơn”

 Trong trình đơn >Báo cáo ” có các mục >Báo cáo hàng bán”.,

>Báo cáo hàng nhập >, >Báo cáo tồn kho” Mở các báo cáo tơngứng

 Trong quá trình thực hiện nếu có chỗ khó hiểu cần giải thích để

sử dụng thì có trình đơn >Giúp đỡ” nhằm giúp đỡ thêm ngời sửdụng

2.2.2 Danh mục hoá đơn bán hàng

Với nguồn tạo Form là bảng >DMHDBAN”

Trong form này liệt kê từng hoá đơn bán hàng một với các thông tinchính của một tệp hoá đơn nh: Mã hoá đơn, mã khách hàng, tên, địachi, số tài khoản của khách hàng, quầy thực hiện thanh toán và nhânviên thanh toán.

Trong Form này có hệ thống nhập dữ liệu tự động trong đó khi ta nhậpmã khách hàng vào Form thì Tên, địa chỉ, số tài khoản đợc nhập mộtcách tự động

Private Sub cuoi_Click()

On Error GoTo Err_cuoi_Click

Private Sub dau_Click()

On Error GoTo Err_dau_Click

MsgBox "B¶n ghi bÞ lçi yªucÇu b¹n kiÓm tra l¹i", vbInformation + vbOKOnly,

End Sub

Private Sub Huy_Click()

On Error Resume Next

Private Sub sau_Click()

On Error GoTo Err_sau_Click

Private Sub Truoc_Click()

On Error GoTo Err_Truoc_Click

Private Sub xoa_Click()

On Error GoTo err_xoa_click

Dim traloi

If IsNull(ma_hd) Then

MsgBox "Dữ liệu không có gì để xoá", vbExclamation + vbDefaultButton1,

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70

End Sub Private Sub Command25_Click()

DoCmd.OpenForm "F_HDBH", acNormal, "ma_hd=[forms]![F_XUATHANG]! [ma_hd]"

Docmd.OpenForm "F_HDBH", acNormal, "ma_hd=[forms]! [F_XUATHANG]![ma_hd]"

DoCmd.Restore End Sub

2.2.3 Form >Hoá đơn bán hàng”

Nguồn đợc lấy từ Query >Q_XuatCT” :

SELECT [DMHDBAN].[ma_hd], [DMHDBAN].[ma_kh], [DMHDBAN] [ngay], [DMHDBAN].[quay], [DMHDBAN].[ma_nv]

FROM DMHDBAN

WHERE [DMHDBAN].[ma_hd]=[Forms]![F_XUATHANG]![ma_hd];

Và query >Hang Ban” là nguồn của SubForm

SELECT [DMHBAN].[ma_hd], [DMHBAN].[tt_hang], [DMHBAN] [ma_hang], [DMHH].[ten_hang], [DMHH].[dv_tinh], [DMHBAN] [so_luong], [DMHH].[don_gia_xuat], [DMHBAN].[so_luong]*[DMHH] [don_gia_xuat] AS [Thành tiền]

FROM DMHH INNER JOIN DMHBAN ON [DMHH] [ma_hang]=[DMHBAN].[ma_hang];

Các hệ thống nút lệnh cũng đợc viết nh Form >Danh mục hoá đơn bánhàng” chỉ khác khi nhấn nut >In ” thì sẽ in cho ta một hoá đơn bánhàng, hoá đơn này để giao cho khách hàng ki thanh toán tiền hàng.Mã lệnh nh sau:

Private Sub in_Click()

DoCmd.OpenReport "DMHDBAN", acViewPreview, "ma_hd=[Forms]! [F_HDBH]![ma_hd]"

Set CSDL=Currentdb

L=0 RS.MoveFirst

Do Until RS.EOF

If RS.ma_hang=me.ma_hang then

L=RS!luong_ton RS.Edit

RS!luong_ton=l-me.luong_ton RS.Update

Exit do End if

RS.MoveNext Loop

End sub

Report >Hoá đơn bán”

Nguồn để tạo ra báo cáo này là 1 Query có câu lệnh nh sau:

[KHACHHANG].[so_tk], [DMHDBAN].[ngay], [DMHDBAN].

[DMHBAN].[ma_hang], [DMHH].[ten_hang], [DMHH].[dv_tinh], [DMHBAN].[so_luong], [DMHH].[don_gia_xuat]

FROM KHACHHANG INNER JOIN (DMHH INNER JOIN (DMHDBAN INNER JOIN DMHBAN ON [DMHDBAN].

[ma_hang]=[DMHBAN].[ma_hang]) ON [KHACHHANG] [ma_kh]=[DMHDBAN].[ma_kh]

WHERE [DMHDBAN].[ma_hd]=[Forms]![F_HDBH]![ma_hd];