MÔ TẢ PHẦN MỀM ONLINE OFFICE Version : 6.0

Thông tin chung - Phần mềm Online – Office : Phần mềm Online - Office là một hệ thống tương tác thông minh phục vụ công tác quản trị điều hành doanh nghiệp "ONLINE".Thông qua các công cụ

Địa chỉ : Lầu 6 41-43 Trần Cao Vân , P.6, Q.3, Tp.HCM

Điện thoại : (84-8) 2.2444166 Fax : (84-8) 5.4489499

Hotline : 0936.135.136

Email : we@onlineoffice.vn

Website : www.onlineoffice.vn

MÔ TẢ PHẦN MỀM ONLINE OFFICE

Version : 6.0

MỤC LỤC

1 Thông tin chung 3

2 Kết quả hỗ trợ hoạt động của phần mềm 3

3 Mục tiêu của Online - Office……… 3

4 Mô hình thông tin của Online – Office 4

5 Chức năng chính của Online - Office 5

5.1 Module Quản lý công việc, Dự án 5

5.1.1 Quản lý công việc, dự án……….5

5.1.2 Trao đổi công việc………7

5.1.3 Tủ hồ sơ cá nhân.………7

5.1.4 Báo cáo định kỳ.……… 7

5.2 Module Quản lý và tổ chức thông tin……… 7

5.2.1 Thông báo……… 7

5.2.2 Danh bạ……….8

5.2.3 Cổng thông tin điện tử…… ………8

5.2.4 Thư viện điện tử……… 8

5.2.5 Thảo luận……….8

5.2.6 Quản lý Card visit… ……….8

5.2.7 Lịch làm việc điện tử…….……….8

5.3 Quản lý văn bản, hợp đồng, đơn đặt hàng………9

5.4 Quản trị nguồn nhân lực……… 10

5.4.1 Thông tin lý lịch……….10

5.4.2 Quá trình làm việc……… 10

5.4.3 Quản lý tuyển dụng………11

5.5 SMS……… ……… 12

5.6 Chữ ký điện tử……… ……… 12

6 Đối tượng người dùng ……… …… 12

7 Hỗ trợ của nhà cung cấp 12

8 Khách hàng tiêu biểu 12

1 Thông tin chung

- Phần mềm Online – Office : Phần mềm Online - Office là một hệ thống tương tác thông minh phục vụ công tác quản trị điều hành doanh nghiệp "ONLINE".Thông qua các công cụ được tích hợp trong phần mềm các thành viên trong doanh nghiệp

sử dụng một công cụ tương tác thông minh trong các hoạt động hàng ngày, từ trao đổi, xử lý công việc, chia sẻ thông tin về các dự án, kế hoạch và quỹ làm việc

cá nhân, cho đến tiếp cận khách hàng Công cụ nổi bật nhất là liên kết các thành viên làm việc theo nhóm, giúp các thành viên tham gia xử lý dòng công việc, dự án công việc, nắm bắt rõ ràng, kịp thời, nhanh chóng do thông tin được cập nhật thường xuyên, tổ chức khoa học

- Nhà cung cấp : ONLINE OFFICE

- Tên phần mềm : Online Offfice

- Chứng nhận bản quyền : 2163/2010/QTG

- Version : 6.0

2 Kết quả hoạt động của phần mềm

 Online – Office tổ chức phân công, xử lý và theo dõi toàn bộ tiến trình công việc

được phân cấp trong mô hình tổ chức của tổ chức, doanh nghiệp

 Online – Office tổ chức việc lưu trữ, luân chuyển công văn đến, công văn đi,

công văn nội bộ, hợp đồng trong doanh nghiệp nhánh chóng, hiệu quả và an toàn Việc lưu trữ được bảo mật và tìm kiếm dễ dàng

 Online – Office hỗ trợ thành viên trao đổi thông tin theo nhóm trong doanh

nghiệp theo dạng diễn đàn, Tin nhắn, thăm dò ý kiến, thông tin được xử lý theo trình tự

 Online – Office là công cụ để doanh nghiệp, tổ chức truyền thông một cách đơn

giản, hiệu quả

 Online – Office còn tạo ra những tiện ích cho việc xây dựng lịch làm việc, quản

lý, chia sẽ qũy thời gian và thông tin cá nhân

 Online – Office cung cấp công cụ quản trị thông tin của doanh nghiệp, tổ chức

tập trung, việc xử lý, tiềm kiếm nhanh chóng, việc quản lý từng thông tin cá nhân cũng trở nên đơn giản

3 Mục tiêu của Online – Office

 Dễ triển khai, dễ sử dụng

 Hiệu quả đem lại nhanh chóng

 Chi phí đầu tư hợp lý

 Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: chỉ cần kết nối Internet là người dùng tham gia vào hệ thống và làm việc như đang ngồi tại doanh nghiệp của mình cho dù họ đang ở nhà hoặc đi công tác nước ngoài

 Tất cả thông tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung

 Quá trình liên kết tổ chức thông tin giữa những bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp đơn giản và nhanh chóng

 Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ, đóng góp thông tin tiện lợi, nhanh chóng, góp phần tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp Người dùng giao tiếp hiểu ý, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo truyền đạt thông điệp của mình cho các nhân viên một cách nhanh chóng hiệu quả nhất

 Nâng cao kỹ năng ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo nên một phong cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường IT ồng thời tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình quản trị thông tin, xử lý công việc của tất cả thành viên trong doanh nghiệp

 Vận hành, giám sát và đánh giá những quy trình ISO

 Tăng 40% năng xuất làm việc của mỗi thành viên

 Lãnh đạo quản lý hiệu quả công việc và con người

4 Mô hình của Online – Office

5 Tính năng chính của Online – Office

5.1 Module Quản lý công việc

5.1.1 Quản lý công việc

Hệ thống tương tác thông minh giúp cho những người tham gia xử lý công việc nắm rõ tất cả những thông tin chính của một công việc:

 Ai là người giao việc

 Tên và nội dung (có thể đính kèm văn bản hoặc file nội dung)

 Ai là người chịu trách nhiệm chính

 Bộ phận, cá nhân tham gia xử lý công việc

 Bộ phận,cá nhân tham khảo công việc

 Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc

 Toàn bộ tiến trình công việc: sắp xếp theo thứ tự thời gian cập nhật

 Trạng thái công việc: đang thực hiện, gần quá hạn, đã hết hạn, đề nghị kết thúc và kết thúc

Công cụ hỗ trợ thêm

 Theo dõi, báo cáo, cho ý kiến hoặc chỉ đạo trên một công việc

 ính kèm nhiều file trong một dòng công việc

 Ủy quyền công việc cho một cá nhân khi đi công tác

 Tạo tên dự án : đưa tất cả công việc liên quan đến một dự án để dễ theo dõi, xử lý

 Xem diễn tiến mới nhất

 Tạo lịch cá nhân để theo dõi

 Phân loại công việc : chưa hoàn thành, chuyển giao, được xem, kết thúc

 Thống kê công việc tổng thể và của bản thân

 Tìm kiếm công việc theo từ khóa

 Lưu trữ tất cả công việc kết thúc để tham khảo

Hình : Tạo công việc mới

Hình : Dòng công việc đang xử lý ( Work flow Chart)

Hình : Danh sách công việc đang sử lý 5.1.2 Trao đổi công việc

phòng ảo trao đổi riêng)

5.1.3 Tủ hồ sơ cá nhân

5.1.4 Báo cáo định kỳ

lập tiếp các báo cáo riêng của mình + Report tổng hợp từ cấp N, sau đó tiếp tục báo cáo đến cấp N-2, cứ thế cho đến Root, Root sẽ nhận được báo cáo tổng hợp toàn bộ tình hình công việc

5.2 Module Quản lý và Tổ chức thông tin:

5.2.1 Thông báo

trong doanh nghiệp

báo

Hình : Thông báo điện tử 5.2.2 Danh bạ

việc liên lạc : Tên, chức danh, Email, số điện thoại

5.2.3 Cổng thông tin điện tử

mẫu chuẩn , …

thống nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm "từ khóa"

Hình : Danh mục tư liệu 5.2.4 Thư viện điện tử

công việc

5.2.5 Diễn đàn

tâm

5.2.6 Quản lý Card Visit

5.2.7 Lịch làm việc điện tử

5.3 Module Quản lý văn bản, hợp đồng, đơn đặt hàng

Công cụ tổ chức lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng ồng thời giảm chi phí rất lớn cho việc in ấn, photo chuyển cho các bộ phận cá nhân liên quan

- Số hóa và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

- Chuyển và thông báo văn bản đến Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân liên quan cần cập nhật hoặc xử lý

- Tổng Giám đốc/Văn thư/Thư ký chuyển thành công việc xử lý khi cần thiết

- Tra cứu văn bản qua từ khóa khác nhau: Nơi phát hành, nơi gởi, người ký,ngày, tháng, năm, trích yếu,

- Phân loại văn bản đã xử lý, chưa xử lý Công cụ hỗ trợ thêm

- Ủy quyền xử lý văn bản

- Tổ chức cập nhật văn bản theo cây thư mục giúp tìm kiếm nhanh chóng (Ví dụ Tên công ty  Năm  Dự án)

- Phân loại văn bản, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

- Chuẩn hóa Quy trình lưu trữ, phân quyền và xử lý văn bản, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

- Tự động đánh chỉ mục thông tin văn bản và các tập tin văn bản đính kèm

Hình 5: Quản lý văn bản 5.4 Quản trị nguồn nhân lực

5.4.1 Thông tin lý lịch

tổng quát, tiểu sử cá nhân, quan hệ gia đình

5.4.2 Quá trình làm việc

chức vụ, nhiệm vụ công việc mà thành viên đã từng nắm giữ tại công ty theo từng giai đoạn

5.4.3 Quản lý tuyển dụng

nghiệp như: phương thức tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, số người tham gia và số thành viên được tuyển dụng của mỗi đợt

5.5 Module SMS

Module này tích hợp vào hệ thống phần mềm Online Office cho phép nhắn tin đến điện thoại di động của người dùng những tin tức mới nhất của hệ thống Việc lựa chọn những thể loại thông tin để nhắn tin đến người dùng trên hệ thống phần mềm Online Office được lựa chọn bởi Quản trị hệ thống.Các thông tin quan trọng nhắn tin đến người dùng:

 Lịch cá nhân

5.6 Module Chữ ký điện tử

Nếu chữ ký bằng tay là bạn phải ký trực tiếp trên bản “cứng” hay còn gọi là bản “hard copy”, còn đối với chữ ký điện tử bạn sẽ ký trực tiếp trên bản “mềm” hay còn gọi là bản

“soft copy” Việc ứng dụng công nghệ này sẽ giúp bạn duyệt công văn, tờ trình, biên bản, quy trình, tài liệu, nhanh chóng cho dù bạn đang ở ngoài văn phòng, công nghệ này khi tích hợp vào Online Office sẽ giảm chi phí giấy tờ và thời gian do chờ bạn ký duyệt

6 Đối tượng người dùng : Yêu cầu về người sử dụng

 Thành phần sử dụng: tất cả thành viên trong một doanh nghiệp, khách hàng, đối tác

 Biết sử dụng trình duyệt Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera,…

 Thiết bị cầm tay tương thích : 3G Ipad Apple, các dòng điện thoại Smartphone ( Iphone, Blackbery, Nokia, Samsung, LG, Motorola,… )

Máy chủ :

STT Thành phần Cấu hình

cứng tối thiểu 80GB

7 Hỗ trợ từ nhà cung cấp

ONLINE OFFICE cam kết với khách hàng:

 Tư vấn, xây dựng mô hình, quy trình ứng dụng thích hợp nhất đối với từng tổ chức, Tổng công ty, Tập đoàn

 Chăm sóc, hỗ trợ khách hàng qua Chat, Email, Phone, trực tiếp

 Sản phẩm bảo hành 12 tháng

 Bảo trì hàng năm

 Lập trình thêm những công cụ, tính năng khách hàng yêu cầu

8 Khách hàng tiêu biểu:

 Trung Nam Group ( www.trungnamgroup.com.vn) : 10 công ty thành viên cùng sử dụng trên cùng một phần mềm để tương tác với nhau Ban Tổng giám đốc quản lý tình hình công việc của công ty thành viên dễ dàng : khoảng 600 user

 Công ty Cổ phần địa ốc Viễn ông Việt Nam : chủ đầu tư tòa nhà Medrian cao nhất miền Trung – 48 tầng tại à Nẵng

 Công ty Cổ phần Bất động Sản BIDV Dalat land

 Khu đô thị sinh thái cao cấp Goldenhills.com.vn

 Công ty Cổ phần Xuất nhập Khẩu Thủy Sản Năm Căn – Seanamico (

 Công ty TNHH MTV Việt Nữ

 Văn phòng Tỉnh Ủy Bình Thuận

 Phòng Giáo dục huyện Tuần Giáo – Tỉnh iện Biên