Tổ chức lễ hội và sự kiện nhóm passion

Cuối cùng, AMA là một trung tâm anh ngữ hàng đầu cả nước theo xếp hạng về tiêu chuẩn chất lượng của bộ GD & ĐT, cùng với đó là hàng loạt hoạt động vui chơi, giải trí sẽ đem đến cho học v

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

BÀI TẬP NHÓM

TRẺ EM TRUNG TÂM ANH NGỮ AMA

Môn: TỔ CHỨC LỄ HỘI & SỰ KIỆN

MỤC LỤC

I Ý TƯỞNG CỦA SỰ KIỆN

II KẾ HOẠCH MARKETING CHO SỰ KIỆN

III QUY TRÌNH DIỄN RA SỰ KIỆN

IV QUẢN TRỊ DỰ ÁN SỰ KIỆN

V NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN

VI QUẢN TRỊ RỦI RO SỰ KIỆN

I Ý TƯỞNG CỦA SỰ KIỆN:

1 Vài nét về trung tâm anh ngữ AMA ĐÀ NẴNG:

Hệ thống Trung Tâm Anh Ngữ American Academy (AMA) là một hệ thống đào tạo Anh Ngữ hàng đầu tại Việt Nam với tổng số lượng chi nhánh lên đến 15 trung tâm trên khắp cả nước đã chính thức có mặt tại Đà Nẵng từ ngày 01/11/2012– Địa chỉ số 56 Lê Đình Dương, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng

AMA Đà Nẵng mang sứ mệnh nâng cấp và chuẩn hóa kỹ năng Anh Ngữ của học viên theo tiêu chuẩn quốc tế AMA Đà Nẵng cam kết mang lại một môi trường học tiến tiến, thoải mái với cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại theo một quy chuẩn

Giáo viên của AMA là 100% người bản xứ có Bằng cấp Sư phạm, tận tình, có chứng nhận Giảng dạy Quốc tế TESOL, CELTA và được đào tạo lại theo tiêu chuẩn của AMA Học viên sẽ được học hoàn toàn với 100% Giáo viên nước ngoài

Ngoài ra, AMA tổ chức Câu lạc bộ Tiếng Anh hoàn toàn Miễn phí cho học viên hằng tuần,

có giáo viên nước ngoài hướng dẫn với nhiều chủ đề thiết thực, lôi cuốn

Cuối cùng, AMA là một trung tâm anh ngữ hàng đầu cả nước theo xếp hạng về tiêu chuẩn chất lượng của bộ GD & ĐT, cùng với đó là hàng loạt hoạt động vui chơi, giải trí sẽ đem đến cho học viên cảm giác học mà chơi, chơi mà học Hứa hẹn sẽ đem đến cho học viên những giây phút thoải mái sau những giờ học bổ ích nhưng cũng không kém phần thoải mái

2 Biểu diễn ý tưởng tổ chức sự kiện giáng sinh cho trẻ em trung tâm anh ngữ AMA

bằng mô hình 5WHS:

 Tổ chức bữa tiệc Noel cho trẻ em sau giờ học để động viên, khuyến khích học tập tốt hơn

 Tạo sự đoàn kết, gắn kết giữa các học viên với nhau

 Quảng bá hình ảnh của Trung tâm thông qua đội ngũ hỗ trợ và tư vấn khách hàng tại

bộ phận lễ tân

 Tạo điều kiện trao những suất học bổng là các khóa học giá trị cho các em

 Thắt chặt tình cảm giữa giáo viên và học viên, gia đình học viên với trung tâm, đồng thời nâng cao giá trị thương hiệu của trung tâm chúng tôi, thực hiện sứ mệnh chia sẻ,

chăm sóc đời sống tinh thần cho các mầm non tương lai, giúp các bé có được những ngày lễ vui vẻ, ý nghĩa.

 Who:

Bên trong:

 Đơn vị chỉ đạo: Trung tâm Anh ngữ AMA

 Đơn vị tổ chức: Công ty tổ chức sự kiện Passion

Bên ngoài:

 Người tham gia: Tất cả các học viên hiện đang theo học tại trung tâm và người thân

và cả bố hoặc mẹ và trẻ em không phải học viên của trung tâm cũng có thể tham gia

để hiểu hơn về trung tâm cũng như cách học tiếng anh hiệu quả cho trẻ em

− Thời gian:18:00, ngày 23 tháng 12 năm 2016

− Địa điểm: Trung tâm anh ngữ AMA

Địa chỉ :56 Lê Đình Dương, quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng

 What

 Tên: AMA- Stanclaus for childs

 Chủ đề sự kiện: Twinkle twinkle little star

 Chương trình gồm nhiều nội dung hấp dẫn, thú vị hứa hẹn sẽ đem đến cho các em một buổi tối vui vẻ, bổ ích hơn sau những ngày học tập, rèn luyện

• Những nội dung hoạt động chính của chương trình:

- Trò chơi: Decorating Pine-tree

- Mom and me selfie

- Trò chơi: Who is she/he?

- Treo quà lên cây thông Noel

- Tiết mục: We’re singer

Jingle Bell All I want Christmas is you Last Christmas

The Christmas Song

- Trò chơi: Who is the most beautiful?

• Hoạt động khác:

Truyền thông:

 Truyền thông với đối tượng đang học tại Trung tâm:

- Gửi thông báo, giấy mời đến phụ huynh Nên gửi trước khoảng 4-5 ngày để các phụ huynh dễ dàng dàn xếp lịch rãnh

- Có một buổi nói chuyện với các em về buổi tiệc đó để nhằm gây sự hứng thú tò mò về chương trình Đồng thời thực hiện nhắc nhở thường xuyên để các em nhớ

 Truyền thông chung cho sự kiện:

- Thiết kế băng rôn treo trước Trung tâm để tuyên truyền với các học viên

- Đăng bài lên các lên website hay mạng xã hội như facebook, twitter của Trung tâm để thu hút các thành viên trong nhóm

Nguồn lực thực hiện:

- Cơ sở vật chất: Từ Trung tâm và thuê từ nhà cung ứng khác

- Kinh phí: Ngân sách của trung tâm, sự ủng hội từ quý phụ huynh

II KẾ HOẠCH MARKETING CHO SỰ KIỆN:

1. Quyết định về chọn địa điểm sân khấu

“Môi trường sự kiện” và bầu không khí sự kiện giữ vai trò rất quan trọng nên công ty sự kiện Passion quyết định chọn sân khấu tại phòng họp của Trung tâm Anh ngữ AMA Lý do chọn địa điểm này vì nơi đây có đủ điều kiện thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, không gian rộng rãi phù hợp cho các hoạt động hoạt náo diễn ra trong sự kiện, không những thế đây còn là nơi quen thuộc đối với khách hàng và dễ dàng hơn trong sự di chuyển của khách hàng

2 Hoạt động quảng bá sự kiện:

Hình thức

truyền thông

kênh truyền thông

Công việc chi tiết Phân bổ nguồn lực

Quảng cáo

(Advertising

)

Poster quảng cáo 1.Thiết kế nội dung poster:- lấy thông tin về khách hàng

mục tiêu và yêu cầu về sự kiện

- soạn thảo nội dung, hình ảnh của poster: poster sẽ bao gồm hình ảnh có màu sắc nổi bật

Trong đó, nội dung sẽ bao gồm các hoạt động nổi bật và thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện

2 Xác định vị trí treo poster:

Các poster sẽ được treo trước cửa trung tâm, trong các phòng học và trên đường Lê Đình Dương, là địa chỉ của trung tâm

là phụ huynh cùng con em của

họ đang theo học tại trung tâm AMA

- kiểm tra, liên hệ và hiệu chỉnh danh sách khách mời để tránh thiếu sót

Ban nhân sự

2.Soạn thư mời:

- soạn thảo nội dung thư

- trình lên cấp trên để chỉnh dửa lần cuối

nhở để đảm bảo khách mời có thể tham gia được chương trình.

Internet 1.Soạn thảo nội dung bài viết để

đăng lên Website và Facebook của trung tâm

Ban nhân sự

3 Kênh điện tử trong phân phối sự kiện

Về việc phân phối kênh điện tử trong sự kiện, công ty sự kiện đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng Thiệp mời sẽ được giáo viên phụ trách lớp trao tận tay cho quý phụ huynh hoặc quý phụ huynh có thể nhận thiệp mời tại quầy lễ tân của Trung tâm và cũng như làm thủ tục đóng góp, ủng hộ tại đây Một cách khác, Trung tâm sẽ gửi thư mời đến quý phụ huynh thông qua việc nhắn tin, liên lạc qua điện thoại và phần chi phí đóng góp phụ huynh có thể thông qua thẻ tín dụng điện tử cá nhân, kênh điện tử cập nhật công nghệ này sẽ giúp quý phụ huynh cảm thấy thoải mái và tiện nghi hơn Không những thế, đối với nhà sản xuất sự kiện cũng sẽ giảm bớt tính phức tạp vốn có về công tác đảm bảo an ninh trong khâu nhận tiền mặt của khách hàng

4 Quyết định về địa điểm và thời gian

Trung tâm Anh ngữ AMA có vị trí

khá thuận lợi nằm trên các tuyến đường

giao thông chính, nên việc các khách hàng

di chuyển để đến sự kiện là rất dễ dàng

Thời gian buổi tiệc sẽ diễn ra từ

18h-21h Thời gian này hầu như công việc

của các bậc phụ huynh và khách mời đã

kết thúc, nên việc họ đến dự tiệc sẽ cao

hơn, và sự kiền kết thúc không quá trễ

không làm ảnh hưởng đến giờ ngủ của trẻ

em Hơn nữa việc tổ chức sự kiện Nole vào buổi tối sẽ mang lại bầu không khí ấm áp, rộn ràng hơn sự kiện

III QUY TRÌNH CỦA SỰ KIỆN:

1. Công tác chuẩn bị

1.1 Không gian bên ngoài sự kiện:

• Hệ thống chỉ dẫn: sơ đồ tổng thể nơi diễn ra sự kiện như nơi chiêu đãi tiệc, phòng vệ sinh…Các ký hiệu khu vực, chỉ dẫn đường

• Các hoạt động quảng bá: bố trí các hoạt động quảng bá cho các hoạt động hoặc các khóa học tiếp theo của trung tâm AMA (voucher, phiếu giảm giá, ưu đãi )

1.2 Không gian bên trong sự kiện trung tâm

• Tổ chức theo tiệc ngồi: giúp trẻ và phụ huynh tiện lợi cho việc di chuyển cũng như theo dõi chương trình

Đồ uống: các loại nước trái cây, nước ngọt có gas như cam vắt, coca cola,

• Nhân viên vệ sinh, hậu cần: Tận dụng người của ban tổ chức để tiết kiệm chi phí.

 Quét dọn, lau chùi sạch sẽ phòng hội nghị, sắp xếp 3 dãy bàn ghế cuối hội trường, mỗi dãy 10 ghế cho phụ huynh Phía trên 3 dãy ghế đó là 3 dãy ghế nhỏ hơn dành cho các em thiếu nhi, phía bên phải hội trường là dãy ghế cho ban giám khảo, phía bên trái là dãy ghế cho giáo viên

d) Các bên chạy chương trình thuê ngoài:

• MC: 2 người (nam, nữ) có kinh nghiệm, ngoài hình tốt, ưu tiên những đối tượng trẻ

• Đội văn nghệ đến từ vũ đoàn : Công ty TNHH Giải trí Vũ điệu Việt

• Trung tâm sẽ sử dụng bộ phận âm thanh, ánh sáng thường ngày của trung tâm Ngoài ra, trung tâm sẽ ký hợp đồng với bên thứ ba để thuê âm thanh ánh sáng và trang trí sân khấu có kèm theo con người điều phối chương trình Phần trang trí sân khấu sẽ do công ty lên ý tưởng rồi giao cho bộ phận sân khấu thực hiện

• Hệ thống đèn chủ yếu sử dụng là đèn led, moving head và máy tạo khói  tạo không khí mờ ảo nhưng không kém phần sôi động của tiệc giáng sinh

• Mục đích: Tạo không gian thật vui tươi, sôi động với màu đỏ và trắng làm chủ đạo

• Treo bong bóng, quả châu, đèn nhiều màu sắc trên trần phòng hội nghị, rải xốp xung quanh phòng để tượng trưng đó là tuyết

• Chọn âm nhạc với những giai điệu giáng sinh vui tươi đầy màu sắc cùng với đó là những vật dụng trang trí không thể thiếu như cây thông.

• Trang trí 1 cây thông noel lớn trong phòng, có thể thuê để tiết kiệm chi phí Gói các phần quà là giải thưởng cho các đội thắng cuộc để ở dưới gốc cây noel

• Mua các cây thông nhỏ, các đồ trang trí như ngôi sao, quả cầu,…để thực hiện trò chơi “Decorating Pine-tree.

• Thuê các bộ trang phục như váy, quần, áo, áo khoác cho cả nam và nữ chuẩn bị cho phần thi “Who is the most beautiful?”

• In các bảng điểm các các số 8, 9, 10 để ban giám khảo chấm điểm sau các phần thi

• Phân công các cô, thầy giáo chuẩn bị sẵn những động tác phù hợp với những nghề nghiệp in trong các lá thăm để các đội chơi bốc trong phần thi “Who is she/he?”

• Mua sẵn một vài cây gậy tự sướng đáp ứng cho hoạt động phụ trợ “Mom & me selfie”

f) Cơ sở vật chất kỹ thuật: Bàn, ghế, ly, chén, Tất cả đều được thuê ngoài.

• Trang bị loa, micro,

2 Các quy trình tiếp theo của sự kiện:

• Đón tiếp:

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại quầy lễ tân, có sự tham gia của khách hàng khi phụ huynh hỏi vị trí của nơi tổ chức buổi tiệc Nhân viên tiếp xúc: lễ tân

• Vào vị trí ngồi:

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp Phụ huynh và học viên được các nhân viên hướng dẫn chỉ dẫn chỗ ngồi để ổn định vị trí.

• Trò chơi “Decorating Pine-tree”

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp MC chia 30 học viên thành 5 đội, mỗi đội đặt tên nhóm theo ý thích Nhân viên hậu cần mang 5 cây thông và các vật dụng trang trí ra cho các học viên Các học viên tiến hành trang trí cây thông của đội mình

• Hoạt động “Mom & me selfie”

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp Mẹ và các bé trong thời gian chờ đợi

bộ phận hậu cần sắp xếp các lá thăm cho phần thi “Who is she/he?” sẽ cùng nhau chụp những tấm hình lưu niệm

• Trò chơi “Who is she/he?”

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp Giáo viên nam B và giáo viên nữ C theo sự phân công lần lượt thể hiện các động tác miêu tả nghề nghiệp in trong các

lá thăm mà các đội đã bốc Các đội sẽ đoán, nếu đúng được cộng 10 điểm

• “We’re singer”

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp Mỗi đội cử 1 thành viên, 5 thành viên được chọn cùng hát 1 bài hát tự chọn Trong lúc đó, nhân viên hậu cần mang quần

áo, đồ trang điểm cần thiết chuẩn bị cho trò tiếp theo

• Trò chơi “Who is the most beautiful?”

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp Mời 5 vị phụ huynh lên tham gia Các

em có15 phút để trang điểm cho các ông bố bà mẹ của mình

• Phát quà, trao giải:

Diễn ra ở khu vực tiền sảnh, tại phòng họp Ban giám khảo trao thưởng cho các đội nhất, nhì, ba, khuyến khích Lúc đó nhân viên hậu cần kê bàn và mang các món ăn lên

Phátquà Ăntiệc

1 Chi phí trang trí nhà

hàng và các khoản khác

IV QUẢN TRỊ DỰ ÁN SỰ KIỆN:

1 Cấu trúc phân chia công việc:

2 Bảng phân công nhiệm vụ:

Lên kế hoạch dự trù kinh

Liên hệ với nhà cung ứng

Liên hệ nhà cung ứng âm

Hậu cần

(Dung + Lịch)

Truyền thông (Nhớ)

An Ninh (Lịch)

Kỹ thuật (Vy + Huệ) Nhân sự

(Thư)

Thiết kế đồ trang trí

Thiết kế giấy mời, gửi giấy

Thiết kế các băng rôn quảng

Lắp đặt hệ thống âm thanh,

Thi công sân khấu và trang

26/12/2016 Huệ + Linh Kĩ thuật + An ninh

Hoàn trả các dụng cụ cho

3 Danh sách nhà cung ứng:

Địa điểm : Trung tâm anh ngữ AMA – 56 Lê Đình Dương, Tp, Đà Nẵng

 In ấn: công ty TNHH Quảng cáo Đại Hưng Thịnh - 07, Man Thiện, Hòa Thuận Tây,

Đà Nẵng, Việt Nam

 Bàn ghế ,dĩa : dich vụ cho thuê bàn ghế Hùng Cường – 413 Trưng Nữ Vương, Đà

Nẵng

 Đồ ăn: công ty bánh Đồng Tiến – 1201 Ngô Quyền – Đà Nẵng

• bánh phere trái cây: 5000/1 bánh

• bánh su kem: 3000/1 bánh

• bánh bông lan trái cây lớn: 50000/1 bánh lớn

 Âm thanh ánh sáng : Công ty Nhật

Địa chỉ: 789/1 Trần Cao Vân –Tp Đà nẵng

Điện thoại: 0905611756 (Mr nhật)

 Giải trí (Mc và vũ đoàn) : Công ty TNHH Giải trí Vũ điệu Việt

Địa chỉ: 16 đường 2 tháng 9, Hải Châu, Đà Nẵng, Việt Nam

Điện thoại:+84 90 533 00 23

Địa chỉ: 356 Nguyễn Phúc Nguyên.

SĐT: 0511 3662 919

4 Sơ đồ mạng:

Liên hệ thuê địa điểm

tổ chức 15/10)

(10/10-Khảo sát địa điểm tổ

chức (10/10-15/10)

Phục vụ thi công sân khấu (12/4-23/4)

Chuẩn bị quà tặng cho khách mời (5/12-13/12)

Liên hệ đội biểu diễn văn nghệ (5/11- 15/11)

Kiểm soát, lễ tân, hướng dẫn chỗ ngồi (15/4)

Chuẩn bị trang phục Phục vụ sản xuất

Chuẩn bị nhân sự

(10/12-20/12)

Thư mời, mời khách (20/10- 5/12)

Lên sơ đồ 5/12)

(20/11-Liên hệ nhà báo (10/11-15/11) Liên hệ đội an ninh, bảo vệ, y tế (5/11- Quảng cáo (5/11-15/11)

15/11)

Xin tài trợ 25/11)

(5/11-Lên chương trình sự kiện (15/10-25/10)

V NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN:

− Chào khách

− Kiểm tra giấy mời của khách

− Hướng dẫn khách lối đi đến hội trường nơi diễn ra sự kiện

Văn nghệ bắt đầu chương trình: Hát múa “Jing the bell”

Tiết mục sẽ do một giáo viên nữ hát, có

10 em học sinh nhảy múa phụ họa và có thầy giáo hóa trang ông già Noel diễn cùng cô và các em

MC giới thiệu chương trình; thành phần BGK và thành phần tham dự

MC thực hiện công việc theo kịch bản

Pine-Ban tổ chức sẽ chuẩn bị sẵn những cây thông Noel và những vật dụng cần thiết

để trang trí Nhiệm vụ của các bạn nhỏ

là trang trí làm sao cho cây thông của mình đặc sắc và nổi bật nhất Bên cạnh

đó còn thể hiện tính sáng tạo của các bạn nhỏ khi biến những quả chuông

cách dùng bút màu vẽ lên chúng Cuối cùng là các bạn nhỏ phải trình bày được

ý nghĩa của việc mình trang trí cây thông để ban giám khảo đánh giá được

sự thông minh và sáng tạo của các bạn

chấm điểm

BGK sẽ từng người nhận xét và đánh giá sản phẩm của từng đội chơi, sau đó hội ý và chấm điểm

7 10 phút Giải lao: Mom and me selfie

Trong thời gian chờ đợi BGK nhận xét

và chấm điểm, phụ huynh và các bé sẽ cùng nhau selfie thỏa thích trên những background nổi trội mà BTC đã chuẩn

bị để lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ cùng con yêu của mình Bên cạnh đó BTC sẽ chuẩn bị máy ảnh để chụp lại những khoảnh khắc này, có thể quý phụ huynh sẽ thấy hình ảnh của mình và con trên mặt báo sau khi kết thúc sự kiện, phụ huynh cũng có thể lưu những hình ảnh này từ fanpage của Trung tâm

she/he?

-Tạo điều kiện cho cả học viên và giáo viên cùng tham gia với nhau

-5 thầy cô giáo đã được chọn sẽ lần lượt

ra sân khấu, bốc thăm 1 lá phiếu, trong

đó ghi tên một nghề nghiệp.Thầy, cô giáo không được dùng lời nói chỉ dùng

cử chỉ của mình để mô tả nghề nghiệp đó

9 10 phút Tiết mục: We’re singers

-Mời ca sĩ nhí Hoàng Anh-thí sinh của chương trình The Voice Kid năm 2014 biểu diễn ca khúc “Medley Honey Pie

& Come Together”

-Một bạn nhỏ trình diễn chung ca khúc

Hoàng Anh, bạn đó sẽ được nhận quà từ chương trình và từ khách mời

Trò chơi hóa trang:

Who is the most beautiful?

-Tạo điều kiện cho phụ huynh cùng tham gia sự kiện

-Mỗi nhóm mời 1 bố(mẹ) lên tham gia trò chơi

-Các bạn nhỏ có 15 phút để biến đổi phong cách cho bố mẹ mình

11 10 phút BGK chấm điểm, -Ban giám khảo hội ý sau đó nhận xét